Certifiering av projektledare

Certifiering av projektledare Projektledning: Ledning av projektbaserad verksamhet ME2017 KTH 2009-02-26 Sven Antvik och Håkan Sjöholm Disposition 1 Inledning 2 Allmänt om certifiering 3 PMI och PMIs system 4 IPMA och IPMAs system 5 Jämförelser av systemen 6 Frågor och diskussion Sida 1 Sida 2 Håkan Sjöholm 1 Inledning 30 års erfarenhet från Asea/ABB inom projektledningsområdet som internationell projektledare, projektchef, linjechef (resursägare) i projektdrivna organisationer, chef för projektkontor samt projektkonsult Certifieringsansvarig i Svenskt Projektforum, f.d. ordförande Ledamot av Svenska ProjektAkademien, tidigare medlem i utskottet som utser Årets Projektledare Svensk representant i arbetsgruppen som utvecklade ISO 10006: Vägledning för kvalitetsledning i projekt En av de svenska representanterna i arbetsgruppen som utvecklar ISO 21500: Guide to project management Certifierad enligt PMI (PMP) Assessor för certifiering enligt IPMA Egen konsultverksamhet inom projektledningsområdet: Projektkonsult Håkan Sjöholm AB En av två författare till boken: Projekt ledning och metoder Sida 3 Sida 4 1

Sven Antvik Flerårig erfarenhet av beställarens projektledning inom FMV Forskning och undervisning i projektledning vid KTH Forskningsrapport om certifiering vid KTH 2003 Ledamot av Svenska ProjektAkademien, medlem i utskottet som utser Årets Projektledare åren 1995-2004 Certifierad enligt PMI (PMP) år 2000 Assessor för certifiering enligt IPMA sedan år 2002 Medverkat som frågeförfattare inom PMI certifiering Egen konsultverksamhet inom projektledningsområdet: Management and Aviation En av två författare till boken: Projekt ledning och metoder Instruktör flygning samt språkassessor flygsvenska och flygengelska Det är bättre att fråga och verka dum, än att inte fråga och förbli dum Kinesiskt ordspråk Sida 5 Sida 6 Varför licensiering? 2 Allmänt om certifiering Licensiering reducerar köparens osäkerhet vid bedömning av kvalitet. Kvalitetsinformation. Behandlat av kända nationalekonomer, bl. a. Akerlof (1970): The Market for Lemons Arrow (1973): Higher Education as a Filter Särskild betydelse vid icke upprepade transaktioner (t. ex. utvärdering av anbud) Ett enkelt sätt att informera beställare Sida 7 Sida 8 2

Vad är ett certifikat? Certifikat enligt SAOB - exempel Frågan besvaras med hänvisning till SAOB (Vid tullbehandlingen) bör företes det certificat, som afsändaren undfått af magi-straten, att sockret är svensk tillverkning. (officiellt) intyg som utfärdats l. till sin riktighet bestyrkts af vederbörande myndighet; i sht om intyg med internationell giltighet. af (Segel-)Sällskapets direktion utfärdadt certifikat, upptagande fartygets namn.. samt egarens namn och hemort. Sida 9 Sida 10 Fråga? Liknande kvalitetsbegrepp Vilka certifikat har ni? Exempel:.. Liknande kvalitetsbegrepp med samma innebörd som certifiering: Legitimering, t ex läkare Socialstyrelsen Auktorisering, t ex revisor FAR Advokat Advokatsamfundet Licensiering, t ex svetsare, Fugu-kock Flygcertifikat, piloter Transportstyrelsen Körkort, bilförare Transportstyrelsen Sida 11 Sida 12 3

Frågor? ABB Sveriges satsning på projektledning Bakgrund Åtgärder Karriärväg för projektledare Erfarenheter Sida 13 Sida 14 Bakgrund Åtgärder I mitten av 1990-talet gick några stora affärsprojekt i Sverige mindre bra Den svenska företagsledningen beslutade om åtgärder Stödfunktion för affärsprojekten i Sverige, stabsfunktionen Project Support Project Policies Project Management Development Program, utbildning Karriärväg för projektledare Sida 15 Sida 16 4

Karriärväg för projektledare Erfarenheter Karriärvägen hade tre nivåer För varje nivå fanns krav på erfarenhet, utbildning och test För nivån Senior Project Manager fanns krav på certifiering enligt PMIs system, PMP En certifierad projektledare presterade inte alltid bättre är en icke certifierad Gruppen certifierade projektledare presterade bättre än gruppen icke certifierade Sida 17 Sida 18 Frågor? Vad är certifiering? Certifiering innebär att en oberoende organisation bekräftar att någon eller något uppfyller vissa krav Den oberoende organisationen utfärdar ett bevis på uppfyllande av kraven, ett certifikat Certifiering är ett kvalitetsbegrepp Sida 19 Sida 20 5

Vad kan certifieras? Bakgrund för certifiering av projektledare Utrustning, t ex gränssnitt för datortillbehör Organisationer, t ex system för kvalitetsledning och miljöledning Personer Ökande projektifiering medför att projektens resultat blir alltmer viktiga för organisationens resultat Ökande beroende av underleverantörer och entreprenörer medför att leverantörernas projektledare blir mer betydelsefulla Sida 21 Sida 22 Certifiering av projektledare Förutsättningar för certifiering Bedömning av projektledares kompetens att leda projekt Önskemål från marknaden Väldefinierade krav Enhetliga processer Krav på vidareutveckling av kompetensen - certifieringen måste underhållas Genomförs av oberoende organisation Sida 23 Sida 24 6

Varför certifiering av projektledare? Fördelar för projektledarna: Internationellt erkänt certifikat Definierad kompetensnivå Personlig utveckling Kontaktnät Status och erkännande Kvalitetsstämpel Varför certifiering av projektledare? Fördelar för organisationen: Professionella projektledare Attraktiv arbetsgivare Krav från kunder Krav från andra intressenter, t ex finansiärer Säkerhet Sida 25 Sida 26 Varför certifiering enligt projektledare? Frågor? Enligt boken Projektliv Villkor för uthållig projektverksamhet så anger ofta projektledare följande motiv för att certifiera sig: Utmaning att uppnå en professionell standard Få bevis på skicklighet Ökad trovärdighet Breddad och fördjupad kunskap Sida 27 Sida 28 7

PMP PMP är den första och vanligaste PMI-certifieringen 3 PMI och PMIs system PMP = Project Management Professional Sida 29 Sida 30 Antal examinerade PMP och faser Förberedelse Etablering Genomförande PMP 1969-1983 1969 PMI bildas Vad är projektledning? Förberedelsefas 1981-1983 ESA - projektet Ethics - Standards - Ackreditation 1983 PMBOK-föregångare i PMI tidskrift Project Management Quarterly PMBOK = Project Management Body of Knowledge Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare Sida 31 Sida 32 8

PMP 1984-1997 Etableringsfas 1984-10-06 Första PMP-prov: 43 (56) godkända 1987 PMBOK publiceras (pärm) 1990-talet Ökat företagsintresse 1996 PMBOK Guide Edition 1996 1994 Totalt 3.383 personer certifierade 1997 Totalt 6.360 personer certifierade Datoriserade teoriprov Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare PMP 1998- Genomförandefas 1998 -- Tusentals nya PMP varje år 2001 13.288 nya PMP 2000 PMBOK Guide Edition 2000 PMI rutiner för PMP ISO-certifierade 2004 PMBOK Guide Third Edition Per september 2008: Total active PMPs 299 751 New PMPs (YTD) 42 390 New PMPs (Sep) 4 070 Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare och PMI today Sida 33 Sida 34 PMBOK-utgåvor PMBOK är grund för PMI olika certifieringar Project Management Body of Knowledge 1987 A Guide to the Project Management Body of Knowledge 1996 1996 Edition 2000 2000 Edition 2004 Third Edition (för PMP t.o.m. 30 juni 2009) 2008 Fourth Edition PMI olika certifieringar 2009 Certified Associate in Project Management (CAPM ) Project Management Professional (PMP ) Program Management Professional (PgMP) PMI Risk Management Professional (PMI-RMPSM) PMI Scheduling Professional (PMI-SPSM) Referens <www.pmi.org> Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare och <www.pmi.org> Sida 35 Sida 36 9

Certified Associate in Project Management Certified Associates in Project Management (CAPM ) Understand the processes and terminology and have a fundamental knowledge of the PMBOK Guide Demonstrate knowledge of project management practices Contribute to project team as a Subject Matter Expert PMI Project Management Professional Project Management Professionals (PMP ) Are responsible for all aspects of the project for the life of the project Lead and direct cross-functional teams to deliver projects Demonstrate sufficient knowledge and experience to apply a methodology to projects Referens <www.pmi.org> Referens <www.pmi.org> Sida 37 Sida 38 PMI Program Management Professionals Program Management Professionals (PgMP) Are responsible for achieving an organizational objective by overseeing a program that consists of multiple projects. Define and initiate projects and assign project managers to manage cost, schedule and performance. Maintain alignment of program scope with strategic business objectives. Referens <www.pmi.org> PMI Risk Management Professional PMI Risk Management Professional (PMI-RMPSM) A project risk management professional provides expertise in the specialized area of assessing and identifying project risks, along with plans to mitigate threats and capitalize on opportunities. Responsible for identifying project risks and preparing mitigation plans. Supports project management and the team as a contributing member. Minimum of three years of project risk management experience. Referens <www.pmi.org> Sida 39 Sida 40 10

PMI Scheduling Professional PMI Scheduling Professional (PMI-SPSM) A project scheduling professional provides expertise in the specialized area of developing and maintaining the project schedule. Responsible for creating and maintaining the project schedule. Supports project management and the team as a contributing member. Minimum of three years of project scheduling experience. Referens <www.pmi.org> Frågor? Sida 41 Sida 42 Svens PMP-certifiering år 2000 1 Teoretisk grundutbildning 2 Praktisk erfarenhet 3 Skriftlig ansökan och betalning 4 Godkänd tentamen 5 Löfte att följa PMI Code of Conduct Budgetens fem poster Ansökningsavgift Tentamensavgift Preparandkurs Resor och uppehälle vid examination och utbildning Tid för administration, kurs inläsning och examination Totalt ca 17 000 18 000 kronor exklusive kostnad för tid Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare Sida 43 Sida 44 11

Svens PMP-certifiering - prov PMBOK i 1996 års utgåva var grund för tentamen 200 frågor på engelska att besvara Krav ca 70 % rätt besvarade frågor Flervalsfrågor med ett rätt av fyra alternativ 9 av 20 från preparandkursen klara efter första provtillfället Alla gick inte upp på första tentan Några underkända bland de som tentade Exempel på möjlig PMP-fråga - 1? Ett arbetspaket är a) Leverabel på lägsta nivå i en arbetsstruktur, WBS b) Uppgift med ett unikt identifieringsbegrepp c) Erforderlig rapporteringsnivå d) Uppgift som kan fördelas till mer än en organisatorisk enhet Ref.: Antvik: Varför certifiera projektledare Sida 45 Sida 46 Exempel på möjlig PMP-fråga - 2? Vilket påstående om kundens förväntningar är inte sant? a) Produkten eller tjänsten ska gå att använda som avsett. b) Avtalade krav, inklusive tider och prestationsnivåer ska uppfyllas. c) Avtalsändringar ska genomföras genast, och alla kundönskemål ska uppfyllas utan något som helst byråkratiskt krångel. d) Säljaren ska ta ansvar för att uppfatta kundens krav och önskemål och hantera dem på ett adekvat Exempel på möjlig PMP-fråga - 3? Kostnadsnyckeltalet, CPI, har visat sig vara relativt stabilt efter hur många procent av projektgenomförandet? a) 5 till 10 % b) 15 till 20 % c) 25 till 35 % d) 50 till 75 % sätt. Sida 47 Sida 48 12

Frågor? 4 IPMA och IPMAs system Sida 49 Sida 50 IPMA IPMAs publikationer International Project Management Association (f.d. Internet) Paraplyorganisation för nationella projektledarföreningar Bildades 1965, registrerad i Schweiz 45 medlemsföreningar, Svenskt Projektforum är en av dessa Referensram: IPMA Competence Baseline, ICB www.ipma.ch PM Practice Project Perspectives PM Research Journal International Journal of PM Sida 51 Sida 52 13

IPMAs utbildning IPMA Advanced Courses Specifika ledningsfaser Specifika ämnesområden Organisationens styrning (portfölj, program) IPMAs forskning Ekonomiskt stöd till forskningsprojekt Konferenser för forskare Publikation: PM Research Journal Utmärkelse: IPMA Research Award Sida 53 Sida 54 IPMAs Young Crew IPMAs system för certifiering Nätverk Unga projektledare och studenter < 35 år Egna aktiviteter på IPMAs konferenser Young Project Manager Award Sida 55 Sida 56 14

IPMA certifiering - Tre grundpelare Certifiering enligt IPMA Referensram Certifieringsprocesser Assessorer Mänsklig bedömning av Kunskap Erfarenhet Beteende Certifieringen genomförs på svenska Sida 57 Sida 58 IPMAs system - referensram Referensram: Kompetens i Projektledning, KiP KiP är en referensram som presenterar kompetenskraven, kunskapen kan hämtas från olika källor KiP används för utvärdering av kompetens i projektledning vid: certifiering av projektledare utveckling av projektledare utveckling av projektledning i en verksamhet KiP är ingen lärobok! Sida 59 Sida 60 15

KiP indelning Fem + tre kompetensområden KiP är indelad i kompetensområden 5 för metodkunskap 3 för ledarskapsbeteende 6. Integrera projektet i dess omgivning; 7. Leda projektet framåt; 8. Underlätta projektarbetet Verksam- 5. Samordning mellan organisationen och dess projekt hetsnivå 1. Planera projektledningen Kompetensområdena är indelade i kompetenselement Varje element beskriver en del av kompetensen Projektnivå Projektledning 2. Organisera projektets ledn.faser 3. Utöva övergripande projektledning 4. Utöva operativ projektledning Projektutförande Utföra projektarbete Sida 61 Sida 62 Översikt metodkompetenselement Översikt beteendekompetenselement 1. Planera projektledningen 1.1 Förklara projektformen och projektledning 1.2 Tillämpa projektmodeller 1.3 Planera projektets ledningsinsats 1.4 Utvärdera projektet 2. Organisera projektets ledningsfaser 2.1 Organisera förberedelsefasen 2.2 Organisera uppstartsfasen 2.3 Organisera genomförandefasen 2.4 Organisera avslutsfasen 3. Utöva övergripande projektledning 3.1 Utforma projektorganisationen 3.2 Bemanna projektorganisationen 3.3 Genomföra intressentanalys 3.4 Förankra i projektets omgivning 3.5 Formulera projektets mål 3.6 Klarlägga och strukturera projektets omfattning 3.7 Utarbeta projektets huvudtidplan 3.8 Ingå avtal med projektets leverantörer 3.9 Identifiera och bemöta projektets osäkerheter 3.10 Planera projektets ekonomi 3.11 Etablera infrastruktur för kommunikation 3.12 Planera projektets kvalitetsledning 4. Utöva operativ projektledning 4.1 Utveckla samarbetet i projektet 4.2 Utveckla medarbetarnas kompetens 4.3 Utarbeta detaljerade tid -och resursplaner 4.4 Följa upp projektets planer 4.5 Hantera ändringar i projektet 4.6 Styra projektets leverantörer 4.7 Styra projektet under osäkerhet 4.8 Upprätthålla löpande kommunikation 5. Samordning mellan organisationen och dess projekt 5.1 Förklara verksamhetens ledning av projekt 5.2 Agera i en projektorienterad organisation 5.3 Ta del i ledningen av projektportföljen 5.4 Utveckla projektverksamheten 6. Integrera projektet i dess omgivning 6.1 Agera helhetsorienterat 6.2 Främja strukturer 7. Driva projektet framåt 7.1 Visa handlingskraft 7.2 Kommunicera effektiv 7.3 Visa flexibilitet/manöverskicklighet 7.4 Visa genomslagskraft 7.5 Visa personlig integritet 8. Underlätta projektsamarbetet 8.1 Agera samarbetsorienterat 8.2 Bygga upp personliga relationer/nätverk 8.3 Främja samarbetet på ett aktivt sätt Sida 63 Sida 64 16

IPMAs system nivåer och krav Översikt över nivåerna Nivå A: Certifierad projektchef ska kunna leda komplexa projektportföljer och/eller -program Nivå B: Certifierad senior projektledare ska kunna leda komplexa projekt Nivå C: Certifierad projektledare ska kunna leda projekt av lägre komplexitet Nivå D: Certifierad i projektkunskap ska ha grundläggande projektledningskunskap Sida 65 Sida 66 Minimikrav för nivå D Grundläggande teoretisk projektledningskunskap samt förmåga att tillämpa den D Sida 67 Minimikrav för nivå C Minst 3 manårs erfarenhet som ledare för projekt av lägre komplexitet Kan leda delprojekt inom komplexa projekt Kan assistera projektledare för komplexa projekt Använder projektledningsmetoder och -tekniker C Sida 68 17

Minimikrav för nivå B Minst 5 manårs erfarenhet som projektledare Varav minst 3 manår som ledare för komplexa projekt Projektledare för Bsamtliga faser i komplexa projekt Använder ett flertal projektledningsmetoder och -tekniker Riktlinjer för ett komplext projekt: Belägger projektledaren så att parallella projekt är omöjligt Har delprojekt Minimikrav för nivå A Minst 5 manårs erfarenhet från portfölj- och/eller programledning Varav minst 3 manår Asom ansvarig ledare för komplexa portföljer och/eller program Plus 2 manårs erfarenhet som projektledare Sida 69 Sida 70 IPMAs system - komplexitet 1. Icke komplext projekt Komplexitetsnivåer 2. Projekt av lägre komplexitet 3. Komplext projekt 4. Mycket komplext projekt Sida 71 Sida 72 18

Karakterisering av projekts komplexitet Projektets omgivning Betydelse, politiska förhållanden, antal intressenter, förändringar Projektets uppgift och förlopp Resultatets funktion, lösning/teknologi, resultatets struktur, tidsramar Projektets resurser och organisation Resursomfång, deltagarnas kompetens, projektorganisation, geografisk placering Karakterisering av projekts komplexitet Parametrar för karakterisering Projektets omgivning Projektets betydelse Politiska förhållanden Antal intressenter Förändringar Projektets uppgift och förlopp Beskrivning av låg komplexitet Liten betydelse för kund/ parter som helhet Hög grad av överenskommelse och enkel beslutsprocess Få, välkända och förutsägbara parter/ relationer Leder till minimala förändringar internt/ externt Utvärdering av komplexitet 1. Icke kompl 2. Låg kompl 3. Komplext X X X 4. Mycke t kompl X Beskrivning av hög komplexitet Vital/strategisk betydelse för kund/parter Många motsättningar och krävande beslutsprocess Många och delvis svårförutsägbara parter/ villkor Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Resultatets funktion Välkänd funktion X Mycket sammansatt, svårförutsägbart Sida 73 Slutsats, aktuellt projekts komplexitet X Sida 74 IPMAs system - assessorer Assessorer Assessorerna är certifierade på minst den nivå de bedömer, dock lägst nivå C 2 assessorer per kandidat (ej alltid på nivå D) Människor bedömer människor! Sida 75 Sida 76 19

IPMAs system - processer Reflektion Reflektion är en viktig del av IPMAs certifieringsprocesser Vad var utmaningen? Vilka initiativ tog jag? Vad blev resultatet? Vad lärde jag mig? Sida 77 Sida 78 Översikt över certifieringsprocesserna Nivå A B C D Intro -duktion Steg 1 Steg 2 Re -certifie -ring Själv - utvärde -ring Skriftligt prov Led -nings -rapport Work -shop Intervju Självutvärdering Utvärdering på egen hand av erfarenhet metodkompetens beteendekompetens Reflektion Möte med diskussionspartner Utarbetande av utvecklingsplan Sida 79 Sida 80 20

Workshop En heldag Arbete med praktikfall i grupp på 3-6 personer Assessorerna observerar Intervju Dialog om insänt material Kort presentation av projektledningsrapporten (endast nivå B) Observationer från workshop Dialog om kandidatens kompetensutveckling Intervjun tar ca 2 timmar för nivå B 1 timme för nivå C Sida 81 Sida 82 IPMAs system - självutvärdering Exempel ur KiP på metodkompetens Sida 83 Sida 84 21

Självutvärdering av metodkompetens Element 0 1 Låg 2 3 Medel 4 5 6 Hög 7 8 9 10 Motivering till bedömd nivå 1. Planera projektledningen 1.1 Förklara projektformen och projektledning 1.2 Tillämpa projektmodeller 1.3 Planera projektets ledningsinsats 1.4 Utvärdera projektet Sammanvägd kompetens, område 1 2. Organisera projektets ledningsfaser 2.1 Organisera förberedelsefasen Kunskap 2.2 Organisera uppstartsfasen 2.3 Organisera genomförandefasen 2.4 Organisera förberedelsefasen Sammanvägd kompetens, område 2 Erfarenhet Sida 85 IPMAs system - recertifiering Sida 86 Certifikatens giltighetstid & recertifiering Nivå A giltighetstid 5 år recertifiering efter 5 år Nivå B giltighetstid 5 år recertifiering efter 5 år Nivå C giltighetstid 5 år recertifiering eller ny certifiering på nivå B Nivå D giltighetstid 10 år ny certifiering på nivå D, C eller B Sida 87 Sida 88 22

Krav för recertifiering Projektledare under minst halva tiden sedan certifiering eller sedan senaste recertifiering IPMAs system - antal Utvecklat kompetens Inte har erhållit några befogade klagomål på projektledarkompetens eller professionellt uppträdande Sida 89 Sida 90 Antal IPMA-certifierade per år Antal certifikat vid slutet av 2007 var 72 400 Antal IPMA-certifierade i Sverige A B C D Summa 2002 11 20 15 46 2003 35 30 32 97 2004 25 40 99 164 2005 23 30 71 124 2006 1 35 34 154 224 2007 1 27 46 136 210 2008 0 27 69 226 322 Totalt 2 183 269 733 1187 Sida 91 Sida 92 23

Frågor? 5 Jämförelser Sida 93 Sida 94 Jämförelser certifieringssystem IPMA PMI Referensram KiP PMBOK Källa för metodkunskap Litteratur och utbildning PMBOK Bedömning m.h.a. Människor Dator Bedömning av beteende Ja Erfarenhetskrav Ja Ja Intervju med assessorer Ja (inte nivå D) Krav att följa uppföranderegler Ja Nej Nej Giltighetstid 5 år 3 år Språk Svenska eller engelska Engelska Antal nivåer 4 3 Ja Sida 95 Organisation Erfarenhetskrav för certifiering Nivå Erfarenhetskrav antal år Erfaren -hetens max ålder år PMI PgMP 4 eller 7 som programledare + 4 som projektledare IPMA A 5 som portfölj/ programledare + 2 som projektledare IPMA B 5 varav 3 för komplexa projekt Kommentar 15 Erfarenhetskravet beror av utbildning PMI PMP 3 eller 5 8 Erfarenhetskravet beror av utbildning IPMA C 3 8 PMI CAPM (1) Tidigare krav IPMA D - 12 12 Sida 96 24

Frågor? 6 Frågor och diskussion Sida 97 Sida 98 Frågor? Avslutning Hur ser ni på det här med certifiering? Vad har framkommit under era intervjuer? Vilken certifiering ska jag välja? TACK! Sida 99 Sida 100 25