Köpguide för effektivare möten Världen förändras snabbt. Idag kan du och dina medarbetare hålla effektiva möten oavsett var ni befinner er.
Tänk om du och dina medarbetare skulle kunna ha effektiva möten på webben så ni inte behöver stressa för att vara med överallt. Och tänk om du kunde få en leverantör som förstår dig, som kan prata på ett sätt som du förstår och som håller vad den lovar.
Du vet att effektivare möten skulle innebära mindre stress för dig och dina medarbetare. Och att möten online kan vara ett alternativ. Men hur gör du dina möten mer effektiva och hur kan webbmöten göra vardagen enklare för dig och dina kollegor? Hur kan vi spara tid, stressa mindre och ändå nå bra resultat? Många pratar om att ha fler möten online. Visst är det tydligt att det finns vissa fördelar. Men det kan vara svårt att veta hur man gör för att komma igång med webbmöten. Särskilt som många medarbetare, och kanske även kunder, kan vara ovana vid digitala medier. Och vad innefattar egentligen webbmöten? Har jag behov av fördelarna? Och hur kan det hjälpa mina medarbetare att jobba bättre och stressa mindre? Idag finns det många alternativ till att resa för att möta kunder, kollegor och affärspartners. Oavsett vilken tjänst du väljer för att komplettera vanliga möten med, finns det bra råd att följa för att alla möten ska bli effektiva. Det finns också råd som är särskilt bra för just webbmöten. Webbmöten innefattar en del funktioner man kan dra nytta av, men också begränsningar man måste planera för. Du bör också fundera på när möten online passar bättre i din verksamhet, och när det är bättre med fysiska möten. Efter det börjar det bli dags att välja vilken tjänst och leverantör som vore bäst för just ert arbetssätt och er budget. Vi har samlat råd för att du ska kunna planera och genomföra bättre möten, oavsett var du och dina medarbetare befinner er. Det är helt enkelt råd som hjälper er att arbeta bäst där ni är. 3
Hur kan alla mina möten bli mer effektiva, både online och offline? Det är egentligen ingen svår konst att arrangera produktiva och givande möten, men det är ändå några saker du bör tänka på i förväg för att slippa struliga sammankomster. Här ger vi dig tio råd för möten både i verkliga livet och online. 1. Sätt mål Det första du bör göra är att formulera varför mötet ska äga rum. Skriv samtidigt ner vilka beslut som ska fattas, vad ni ska komma fram till, eller vilka frågor som ska besvaras. På så sätt vet alla vad mötet går ut på, och du kan enkelt utvärdera om mötet var lyckat eller inte efteråt. 2. Bjud bara in dem det berör Det känns ofta som slöseri med tid och energi att sitta i långa möten man egentligen inte hade behövt vara på. Den som känner så kan i sin tur lätt sprida en negativ stämning. Bjud därför omsorgsfullt bara in de personer som verkligen behöver vara med för att dela information eller fatta beslut. Boka gärna mötet med hjälp av synkroniserade kalendrar och kallelser med e-post, till exempel via Outlook, så går också mötesbokningen mycket smidigare. 3. Agenda Se till att alla deltagare får den information de behöver för att förbereda sig för mötet. Mejla gärna ut en agenda i listform minst några dagar innan. Ange om det är något som deltagarna behöver förbereda, till exempel om de behöver läsa på eller ska ta med sig något till mötet. 4. Förbered allt runtomkring Om mötet är fysiskt måste du vara i mötesrummet först och se till att det finns kaffe, tilltugg och vatten. Ta med några extra pennor och block. Du måste också dubbelkolla så att all utrustning finns på plats och fungerar. Utse en administratör om du inte har tid eller kunskap för det tekniska. Sker mötet online räcker det med att dubbelkolla att du är uppkopplad, det tekniska fungerar och att deltagarna fått ett telefonnummer till dig så de kan ringa om de skulle få problem. 5. Uppmuntra dialog Ett möte är självklart till för att deltagarna ska få komma till tals, antingen genom att dela med sig av tankar och information, eller genom att få tillfälle att ställa frågor. Se till att det finns tid till det, även om du har mycket att berätta. Formulera frågor du söker svar på i förväg och låt ingen ta över samtalet så att det inte finns tid kvar för andra. 6. Styr upp samtalet Se till att deltagarna känner till bakgrunden till mötet, dess mål och syfte så att alla vet vad ni ska hålla er till under samtalets gång, och fokusera på det. Var en ämnespolis diskussionerna bör inte fara iväg så att viktiga frågor måste bordläggas till nästa gång. 7. Håll tiden Det gäller givetvis att hålla tiderna för mötet. De flesta har andra saker de också behöver hinna med under en arbetsdag. Ett råd är att därutöver gärna göra egna anteckningar om hur mycket 4
genom att slippa springa runt på det egna företaget. Om någon av er behöver mer avskildhet för mötet än det går att få där man sitter, kan ni enkelt koppla upp er på en dator i ett avskilt rum någonstans i närheten. Webbmöten är möten som sker online via en molntjänst. Du startar ett möte via tjänsten, ställer in tid, datum och bjuder in deltagare genom att skicka en länk. Sedan kan du och alla som deltar i ditt möte prata med varandra, dela skärm, visa bilder och dokument, skicka filer till varandra eller till och med jobba i samma dokument beroende på vad du bestämmer att ni ska göra på mötet. Med en webbkamera på laptopen eller fristående i rummet kan ni se varandra under samtalets gång, precis som på vilket möte som helst. I heltäckande webbmöteslösningar ingår ljud, video och bild. Ljud kan överföras via internet, eller separat genom fast telefon och mobiltelefon. Med en bra webbmöteslösning kan du visa deltagarna presentationer, sälj- eller utbildningsmaterial, filmer och andra dokument. Webbmöteslösningar är även utmärkta verktyg för sådant som supporttjänster och demonstrationer eftersom du kan visa och göra saker direkt på din egen skärm så att andra kan se. Fem råd för bra och effektiva webbmöten 1. Ta det lugnt Att använda webbmöteslösningar kan vara helt nytt för vissa, och upplevas som onaturligt av andra. Tänk på att dina medarbetare kan behöva vänja sig successivt vid att använda webben som en professionell mötesplats. Med tiden kommer du och kollegorna se det nya arbetssättet som en naturlig del av er arbetsdag. 2. Använd tjänsten brett Kom ihåg att du kan använda din webbmöteslösning till mer än virtuella träffar. Det går även utmärkt att göra presentationer, hålla föredrag och demonstrera produkter och tjänster via webben. 3. Spela in mötet Alla bra webbmöteslösningar har finessen att det går att spela in ljud och video från mötet. Upplys alla deltagare om att de blir inspelade i god tid innan mötet startar. Du kan sen återanvända det inspelade materialet som utbildnings- eller informationsfilm. Att du kan spela in gör det också enkelt för andra att i efterhand ta del av det ni diskuterade på mötet. 4. Kollaborera mera När du börjar bli varm i kläderna kan du testa att jobba med andra i samma dokument, exempelvis för att författa en rapport, eller skriva en offert. När någon gör en ändring eller ett tillägg kan alla deltagare se direkt vad som händer i dokumenten på era egna skärmar. 5. Smart support Många företag och organisationer använder webbmöteslösningar för att hantera supportärenden. Till exempel kan it-avdelningens supporttekniker fjärrstyra din dator vid felsökning, eller visa dig hur du åtgärdar ett problem eller använder en funktion i ett program. Även du kan använda webbmöten på ett liknande sätt för att visa dina medarbetare hur de kan använda olika verktyg och program på datorn. 6
tid varje punkt på agendan får ta i anspråk. Informera deltagarna när tiden snart är slut och det börjar bli dags för beslut. 8. Fånga idéerna Om du är en aktiv mötesledare hinner du förmodligen inte föra användbara anteckningar samtidigt. Utse någon som skriver ned viktig information, tankar, förslag, frågor och beslut under mötets gång. Var extra noggrann med att tydligt fördela ansvar för de uppgifter som ska utföras efter mötet. 9. Bestäm syfte och mål Du har en mycket viktig uppgift framför dig med att avgöra när ett möte har fyllt sitt syfte, och därefter avsluta mötet. Återkommande möten med oklara mål och syften är riktiga tidstjuvar. 10. Följ upp Efter mötet bör du utvärdera om du nått de mål du satte innan mötet, eller om det behövs fler möten. Skicka ut renskrivna mötesanteckningar, sammanfatta vad ni kommit fram till och tacka alla deltagare för ett bra möte! Sen kan du tänka ut ditt nästa steg och börja igen vid punkt 1. Hur ska jag göra för att ha bra webbmöten? Vad är webbmöten egentligen? Och vad är fördelarna med att ha fler möten online? Här har vi samlat tips för dig som precis ska börja, eller nyligen har börjat använda en tjänst för webb-möten. Vi har också sammanfattat de främsta fördelarna med onlinemöten längre fram i kapitlet för dig som funderar på om webbmöten är något för dig. Det finns många fördelar med att ha möten online via molntjänster på webben. Det går att spara massor av tid genom att slippa resa mellan olika orter för att vara med på möten, eller bara 5
Vad är fördelarna med att ha fler möten online? Du vet förmodligen redan att det finns många fördelar med att ha möten online. Men det kan ändå vara bra att ha argumenten samlade på ett ställe så att du enkelt kan utvärdera om det är något för dig och din verksamhet. Spar tid och resekostnader En av de uppenbara fördelarna med webbmöten är att du och ditt företag kan spara mycket tid genom att slippa resa till alla möten. Ni behöver inte sitta i långa bilköer, leta parkering, stressa över försenade tåg och flyg lika ofta, eller springa fram och tillbaka mellan olika möteslokaler och arbetsplatser. Dessutom kan ni kapa kostnader för resor och logi och på så sätt få pengar över till annat. Använd tiden mer effektivt Ett webbmöte kan du starta direkt. Har båda tid just nu? Perfekt, då kan ni ses online på en gång. Ni behöver inte först få tag på varandra för att boka en tid när ni hinner ses, och sen vänta på att ha mötet innan ni kan gå vidare. Kläm in ett kort webbmöte mellan andra aktiviteter! Jobba smartare Med webbmöten kan deltagarna enkelt skicka bilder, dokument och presentationer till varandra direkt. Ni kan också göra ändringar eller tillägg direkt i dokumenten så att alla deltagare kan se. Jobba där du är Har ni kontor på flera adresser eller orter? Eller vill du kunna ge dina anställda möjligheter att arbeta hemifrån ibland? Med webbmöten går det att delta från ett annat kontor, på resande fot, eller vid hemmakontoret. Flexibiliteten blir helt enkelt större om ni väljer att ha fler möten online. Bidra till en bättre miljö Om du, dina kolleger och partners träffas elektroniskt istället för att alla reser till samma plats, spar ni såklart in på både bränsle och utsläpp. Kombinerar ni webbmöten med att till exempel jobba hemifrån några dagar i månaden sparar ni in ännu mer. Har ni en miljöpolicy i företaget bör den kompletteras med möjligheten att ha möten online. Låt många vara med Möten och presentationer som vanligtvis är till för en stor publik kan ibland kännas opersonliga, och vara svåra att samordna. En fördel som ofta glöms bort med webbmöten är möjligheten att närvara via sin egen skärm vid möten där åhörarskaran är stor. På så sätt blir upplevelsen mer personlig. De som lyssnar och tittar får lättare att koncentrera sig på det som sägs, ser bättre det som presenteras på sin egen skärm och kan enkelt följa med i de frågor som ställs via till exempel en chatt. 7
När passar inte webbmöten? Även om det finns många fördelar med webbmöten innebär det inte att det passar för allt som ska förmedlas. Det finns inga generella regler för när du ska ha webbmöten, eller när du i stället ska ha möten där alla kan närvara fysiskt. Men det finns saker du helst bör förmedla direkt och personligen, människa till människa. Då är det bättre att du bokar in ett personligt möte. Det kan också vara bra att veta att du och dina deltagare kan välja att sätta på kameran eller inte, eftersom alla dagar inte är en bra dag att vara med på bild. Särskilt inte om mötet är spontant. Särskilt i längre och mer personliga samarbeten kan det vara bra att variera onlinemöten med personliga möten. Använd då webbmöten för att snabbt och enkelt lösa problem, uppdatera varandra, få löpande svar på frågor, visa mindre nyheter och liknande. Spara viktiga nyheter, diskussioner och beslut till era fysiska möten. Vad ska jag tänka på när jag skaffar en webbmötestjänst? Du anordnar och deltar i webbmöten via en molntjänst, på internet. Så kallade molntjänster är egentligen ingenting nytt. Hotmail, Gmail och liknande e-posttjänster är exempel på molntjänster som funnits länge, liksom din internetbank och Facebook. Själva idén med tjänster i molnet är att ditt företag kan använda resurser som sköts av någon annan via webben. Leverantören står för till exempel support, drift och säkerhet, liksom utveckling och uppgraderingar av själva tjänsten. Betala per användare och de funktioner ni behöver Med en molntjänst betalar ni i företaget ofta bara för de resurser ni behöver. Molntjänstleverantören debiterar per utnyttjad enhet, till exempel en månadskostnad per användare, och paketerar ofta olika varianter av tjänsten till olika priser. Du kan enkelt skala upp och ner när behovet ändras och behöver inte investera i höga startkostnader. Innan du bestämmer dig bör du alltså fundera på hur många som ska använda mötestjänsten på ditt företag, hur hög månadskostnaden får vara och vilka funktioner ni behöver. När du tittar på vilka funktioner som är nödvändiga är det bäst att utgå från era faktiska behov och vad ni vill kunna göra i framtiden. Fråga dig själv om tjänsten främst ska användas till interna eller externa möten? Vilken typ av möten kommer ni hålla; ska ni hålla utbildningar, demo- och säljmöten eller avstämningsmöten i interna projekt? Vill ni kunna samarbeta med externa partners och leverantörer? Kommer ni använda tjänsten för it-support? Eller annan support? Vore det bra med video, chatt och möjligheten att enkelt dela dokument? Vill ni kunna visa presentationer eller till och med arbeta i samma dokument i samband med möten? Ska tjänsten integreras med till exempel Outlook eller annat e-postprogram, och kanske dessutom kalender, för att det ska vara enkelt att kalla till möten? 8
Flera leverantörer eller en och samma? Det finns många molntjänster att leta upp och ladda ner på nätet. Många är gratis och du kan enkelt själv plocka ihop en bukett med molntjänster du tror skulle kunna passa er verksamhet. Men tänk då på att många mindre molntjänstleverantörer kan ha svårt att garantera tillräckligt hög säkerhet för att tjänsten ska passa företag. Dessutom måste du också tänka på att du själv ska installera och underhålla tjänsterna och framför allt få dem att fungera tillsammans! I en paketerad tjänst ingår ett antal tjänster och program som noggrant testats och utvecklats så att de fungerar bra tillsammans. Det kan vara tjänster och program från samma leverantör i ett paket, till exempel Microsofts Office 365. Paketen fungerar ofta också bra med övriga produkter och tjänster från samma leverantör. Till exempel fungerar webbmötestjänsten Microsoft Skype bra ihop med Outlook och Exchange. Skype integreras med Outlook så att kalendrar och kontakter kan delas mellan programmen, vilket gör det smidigt att boka möten och hålla tider. Vad ska tjänsten leverera? Det är viktigt att välja en stabil tjänst och en pålitlig leverantör så att tekniken verkligen fungerar när det gäller. Det låter kanske självklart, men långt ifrån alla alternativ på marknaden erbjuder integrerat ljud, automatisk uppringning, möjlighet att delta i möten via mobiltelefon och fungerar med både interna och externa mötesdeltagare. Undersök om dessa funktioner finns och hur de fungerar när du utvärderar en tjänst. Tänk också på att det är viktigt med: Hög användarvänlighet och stabilitet. Alla deltagare ska ha möjlighet att komma in i mötet i tid och utan problem. Möjlighet att integrera tjänsten med andra program, så att du exempelvis kan boka möten direkt via din kalender. Hög säkerhet. Den information ni delar i alla möten ska inte vara tillgänglig för obehöriga. En väl etablerad leverantör gör att du riskerar mindre. De har ofta längre erfarenhet och resurser att utveckla säkra tjänster för webben. www.dialect.se