Upphandling av projekterande konsult Vid upphandling av projekterande konsult skall avtal upprättas med ABK som grund. Uppdragets omfattning och förutsättningar ska beskrivas genom tillämpning av AF Konsult 97 - Administrativa Föreskrifter för konsultuppdrag. AF ska upprättas på sedvanligt sätt och innehållet anpassas till uppdragets omfattning och komplexitet. Vid mindre uppdrag (mindre än SEK 50 000) kan ett förenklat förfarande, utan AF Konsult, tillämpas. Projektledaren/projekteringsledaren ansvarar för att innehållet i AF Konsult efterlevs och att begärda planer, uppgifter etc. fortlöpande upprättas och lämnas av konsulten. Nedan följer ett antal punkter som ska/bör ingå i avtalet. Text markerad med situationstecken ska alltid anges med exakt lydelse. Därutöver kan kompletterande text infogas. Text markerad med kursiv text anger vad som bör preciseras under aktuell punkt alternativt förslag på innehåll. Förtydligande: Nedan angivna punkter skall ej ses som ett minimi-innehåll i AF utan ska betraktas som punkter som ovillkorligen ska vara med. En fungerande AF ska därför innehålla även andra punkter/text för att utgöra en bra kontraktshandling. B BESTÄLLARINFORMATION Skandia Fastigheter AB är ett helägdt dotterbolag till Skandia Liv. Fastighetsbeståndet är placerat i ett antal bolag som alla har Skandia Fastigheter AB som ägare. Beståndet utgörs huvudsakligen av kontor, bostäder och köpcentrumanläggningar. B4.2 Beställare Ange vilket bolag inom Skandia Fastigheter koncernen som är beställare B4.21 Beställarens ombud Bolagsnamn c/o Skandia Fastigheter AB Att (Namn enligt Projektbeslut) Postadress: Utdelningsadress: Telefon: Mobil:
Beställarens ombud företräds, enligt fullmakt, av: Namn Adress Telefonnummer E-mail adress B4.22 Beställarens handläggare Om annan än person som enligt fullmakt företräder beställarens ombud enligt AFC.311. Ange i så fall anges namn, adress, telefonnummer etc. U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Beställaren (namn) omfattas ej av lag om offentlig upphandling U1 FORMER FÖR UPPHANDLING U1.2 Uppdragsform Ange uppdragets form U1.3 Ersättningsforms Ange ersättningsform U1.4 Särskilda upphandlingsförutsättningar Ange särskilda förutsättningar som gäller för upphandlingen. Exempelvis ännu ej erhållna tillstånd som krävs för att projektet, och därmed uppdraget, ska genomföras. U2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag 1. Dessa Administrativa Föreskrifter med tillhörande bilagor 2. ABK 96 (bifogas ej) 3. Upprättade handlingar enligt följande: - Cad-manual dat. XX-XX-XX - Miljöprogram för projektet dat XX-XX-XX - Teknisk kravspecifikation konto dat XX-XX-XX U5 ANBUDSPRÖVNING Beställaren förbehåller sig fri prövningsrätt och rätt att förkasta anbud. U6 BESTÄLLNING Kontrakt kommer att upprättas mellan beställaren och konsulten.
A A1 AVTALSFÖRESKRIFTER För projekteringsuppdraget gäller ABK 96 med de ändringar och tillägg som följer av kontrakt och dessa Administrativa Föreskrifter. PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT A1.1 Uppdragsgenomgångar Kan genomföras t ex en enligt punkt A2.7 nedan. A1.3 Ansvar, befogenheter Konsulten är direkt underställd Beställarens handläggare enligt B4.22. Allt informationsutbyte skall således ske med projektledningen och konsulten skall inte ta direktkontakt med beställaren. Konsulten har dock rätt att själv kontakta övriga parter i projektet för att underlätta samordningen av projektet. Sådana kontakter skall fortlöpande rapporteras till projektledaren, såvida de inte avser sådant som uppenbarligen saknar intresse för projektledningen, beställaren eller övriga konsulter. Samtliga frågor som påverkar kostnader, kvalitet och tid i projektet skall dock alltid godkännas av projektledaren innan beslut fattas. A2 UPPDRAGETS OMFATTNING Konsulten skall utföra projektering enligt de underlag som finns redovisade under punkt A2.41. Redovisning av projektering skall ske i enlighet med gällande standard och Bygghandlingar 90 om inte annan instruktion ges av projektledningen. Valda lösningar skall kunna motiveras tekniskt och ekonomiskt och konsulten skall verka för miljömässigt lämpliga val. Val mellan olika lösningar skall dokumenteras. Då flera olika konsulter påverkas av val mellan olika lösningar skall frågan samordnas av, och beslut fattas av, projektledaren. Om projektledningen i sitt granskningsarbete upptäcker fel och brister skall konsulten, utan särskild ersättning, justera handlingarna. Konsulten skall upprätta en förteckning över samtliga de handlingar som entreprenörerna skall upprätta och överlämna till beställaren för granskning. (T.ex. kontrollhandlingar för stålmontage, tillverkningsritningar för glaspartier, drift- och skötselanvisningar etc.) I konsultens uppdrag ingår att för beställarens räkning granska dessa handlingar. Konsulten skall bevaka och tillse att både beställarens och det egna ansvaret i enlighet med AFS 2000:42 och AFS 2008:16 uppfylls.
Sådana platsberoende förhållanden, som kan påverka arbetsmiljön i de påföljande entreprenaderna, skall samlas i särskilt dokument, som skall ingå i entreprenadförfrågan. A2.1 Uppdragstyp Ange uppdragstyp A2.2 Skede Ange om uppdraget avser förstudie, programhandlingsskede, systemhandlingsskede eller genomförandeskede (förfrågningsunderlag och/eller bygghandling) A2.25.1 Konsultmedverkan under produktionsskedet Konsulten ska utöva teknisk tillsyn över projektet i den utsträckning som beställaren begär. Teknisk tillsyn skall vara avropad av, och överenskommen med, projektledningen för att ersättning skall utgå. Upphandlingsmedverkan och genomgång av entreprenörers dokument med avseende på bl.a. kvalitet, miljö och drift- och skötselinstruktioner ingår i åtagande och ersätts enligt vad som avtalats. A2.26 Förvaltningsskede Senast en månad efter det att konsulten och beställaren kommit överens om att uppdraget är slutfört, skall samtliga av konsulten slutligt redovisade handlingar av konsulten överlämnas till beställaren i digital form på sätt som närmare anges av beställaren. A2.4 Precisering av uppdragets omfattning A2.41 Uppdraget Redogör för uppdragets omfattning. Redovisa de handlingar som ligger till grund för uppdragets omfattning A2.42 Gränsdragning Redogör för gränsdragning mellan projektörer. Hänvisa med fördel till upprättad gränsdragningslista. A2.44 Entreprenaduppdelning Entreprenaduppdelningen fastställs i takt med att projekteringen utförs. Projektledningen ger instruktion om innehåll i de olika förfrågningsunderlag som skall skickas ut.
A2.6 Kostnadsstyrning av objektet Avvägningar mellan kostnad, kvalitet, utformning, area och uthyrningsbar yta måste göras kontinuerligt under projektering, upphandling och produktion. 2005-02-17 Projekteringen skall kostnadsstyras mot de kostnadsramar som fastslagits i förstudiekalkyl, programhandlingskalkyl, systemhandlingskalkyl och eventuellt andra framtagna kalkyler. Under projekteringen skall konsulten vid projekteringsmöten anmäla ändringar som kan ge upphov till kostnadsförändringar gentemot sådan kalkyl. Det ankommer på varje enskild projektör att bevaka kostnadskonsekvenser av den egna projekteringen och att på begäran eller på eget initiativ föreslå förändringar som medför minskad livscykelkostnad. Vid rörligt arvode ska konsulten fortlöpande genomföra avstämningar avseende nedlagd tid, vad som producerats och vad som återstår att producera inom ramen för uppdraget och ställa detta i relation mot fastställd budget. I händelse av att sådan avstämning ger vid handen att fastställd budget ej kommer att innehållas ska konsulten utan dröjsmål meddela detta till projektledningen. I fall konsulten underlåter att utföra beskrivna avstämningar och därmed menligt inverkat på beställarens möjlight att kostnadsstyra projektet har beställaren förorsakats skada som ska betraktas som vårdslöshet enligt ABK 96 6. I händelse av ändringar, orsakade av krav från myndigheter eller annan aktör, med vilken konsult har samrådsansvar, och där erforderligt samråd ej utförts på nöjaktigt sätt, skall konsulten utföra erforderlig omprojektering på egen bekostnad. A2.7 Möten i projektet Beställaren, projektledningen och konsulten skall regelbundet träffas för att gå igenom och precisera uppdragets inriktning och omfattning. Sådana genomgångar skall äga rum på A-, B-möten varvid beställaren och projektledningen deltar i A-möten och projektledningen och övriga konsulter deltar i B-möten. Projektledaren bestämmer tid och plats för dessa möten. Samordning mellan inblandade projektörer ska ske på C- möte. Samtliga möten skall protokollföras. Projektledningen för protokoll vid A- och B-möte. Vid C-möte utses protokollförare innan möte påbörjas. På C-möte beslutas ej i frågor som påverkar kostnader, kvalitet, miljö och tid. Distribution av protokoll/minnesanteckningar skall ske enligt upprättad distributionslista. Konsulten skall även i övrigt delta i möten med beställaren, andra konsulter, entreprenörer enligt A2.25.1, myndigheter och hyresgäster i den utsträckning som bestäms av projektledningen.
A2.9 Datorstöd Beställaren tillhandahåller en CAD manual som ska ligga till grund för hur dokument skall upprättas och hanteras. Uppdragsresultatet skall fortlöpande läggas in i föreskriven databas. A3 ORGANISATION A3.2 Kvalitetssystem, miljöledningssystem Konsulten bör ha ett kvalitets- och miljöledningssystem som är upprättat med en struktur och rubricering i enlighet med ISO 9001 resp 14001. Konsultens kvalitets- och miljöledningssystem skall utöver att hantera ett objekts tekniska kvalitetskrav även ha processer som styr hanteringen av tider och kostnader. A3.21 Kvalitets- och miljöplan, annan kvalitetssäkring Beställaren tillhandahåller kvalitetsansvarig enl PBL. Konsulten skall: - tillse att samtliga de handlingar som konsulten är ansvarig för samordnas och samgranskas såväl med andra handlingar framtagna inom konsultgruppen som med handlingar framtagna utom konsultgruppen. (med konsultgrupp avses de sidokonsulter som deltar i ordinarie B- möten) - upprätta särskilda samordningsritningar där alla installationer samt byggnadspåverkande inredning och utrustning redovisas. Rutiner för samgranskning skall framgå av kvalitetsplan och projekteringstidplan. - föra dagbok eller liknande som beskriver pågående arbeten, erhållna och lämnade besked, kontakter med myndigheter m m. - ta in motsvarande bestämmelser och förutsättningar enligt ovan i sina avtal med underkonsulter. - medverka i arbete med framtagande av kontrollplan enligt PBL. - kvalitets- och miljöarbetet skall ske i enlighet med av beställaren upprättad projektplan eller miljöprogram. Konsulten skall upprätta egen kvalitets- och miljöplan som skall godkännas av beställarens kvalitetsansvarige. - miljöplan ska innehålla uppgifter om konsultens miljöansvarige samt beskriva hur kraven i projektets miljöprogram och miljöplan ska nås. Kraven ska vidarebefordras till ev underkonsulter.
All kontroll (grundkontroll och tilläggskontroll) som finns angiven i bland annat BKR, BBK och BSK skall anges i egenkontrollplanen och beaktas av konsulten i dennes redovisning av de egenkontrollmoment som bör ingå i entreprenörers/leverantörers egenkontrolldokument. Alla de svårigheter som konsulten funnit anledning anta kan komma att uppstå vid entreprenadens genomförande skall redovisas och bearbetas till lämpliga kontrollmoment, vilka ska ingå i entreprenörens / leverantörens egenkontrolldokument. Det kan handla om ordningsföljd, montagesätt, detaljlösningar, materialhantering, provisoriska åtgärder, leveranstider etc. Egenkontroll Konsulten skall inom två veckor efter avtals undertecknande presentera förslag på egenkontrollplan till av Beställaren utsedd kvalitetsansvarig. Planen skall beakta att upphandling av entreprenadarbeten eventuellt skall ske genom delad upphandling. Slutlig egenkontrollplan skall upprättas i samråd med, och godkännas av, beställarens kvalitetsansvarige. Egenkontroll skall ske fortlöpande och kvalitetsansvarige skall kontinuerligt få ta del av utförd kontroll. Inför varje delleverans av handlingar, t ex olika förfrågningsunderlag, skall med namnteckning signerade egenkontrolldokument enligt överenskommen plan översändas till beställarens kvalitetsansvarige för kontroll. A4 GENOMFÖRANDE A4.1 Planering av uppdraget Konsulten ska redovisa en plan för genomförandet av sitt uppdrag Beskriv planens innehåll och hur de olika konsulternas planer kommer att samordnas. Upprätta en gemensam projekteringsplan som ligger till grund för styrning av projekteringen A4.2 Beställarens granskning av uppdraget Granskning av uppdraget kommer huvudsakligen att ske genom uppföljning av de enskilda konsulternas handlingar, kvalitets- och miljöplaner samt konsultens egenkontroll. Även revision kan komma att utföras. Ovannämnda kontroller kommer att utföras på projektledarens initiativ. Dessutom kommer granskning i detalj att ske genom stickprov.
A5 Om påtagliga brister upptäcks vid genomgång av konsultens tillämpning av sin kvalitets- och miljöplan, och /eller utförd egenkontroll, och dessa inte åtgärdas på ett för beställarens kvalitetsansvarige tillfredsställande sätt förbehåller sig beställaren rätten att låta utföra erforderligt kvalitetsarbete på konsultens bekostnad. Beställarens granskning av handlingar innebär på intet sätt något övertagande av ansvar från konsulten. TIDER A5.1 Tidplan Av kontraktet framgår vilka tider/tidplaner som ligger till grund för uppdraget. Utifrån dessa tider/tidplaner skall konsulten lämna detaljerade underlag avseende projektering av avtalade handlingar för att säkra att dessa färdigställs i tid. Baserat på lämnade underlag, upprättar projektledningen en projekteringstidplan som skall godkännas av konsulten. Av konsulten lämnade underlag skall bl a redovisa: aktiviteter som styrs av beställaren och dess hyresgäster och som konsulten är beroende av såsom leveranser av projekteringsunderlag, granskningstider, beslutstidspunkter, tidpunkter för yttrande från skyddsombud (både beställaren och hyresgäster), information från sidokonsulter samt fastställande av rumsfunktioner (rumskort). aktiviteter som styrs av konsulten såsom leverans av underlag till och från olika leverantörer och projektörer såväl inom som utanför de till projektet knutna aktörerna samt leveranser av preliminära och definitiva handlingar för olika skeden och ändamål. Begrepp såsom frysta planritningar etc. måste tydligt definieras. erforderliga tider för granskning och egenkontroll, samgranskning mellan projektörerna inklusive framtagande av särskilda samordningsritningar. handlingar för samråd med myndigheter. Avstämning av upprättad projekteringstidplan skall ske på projekteringsmöten varvid förändringar skall redovisas. Vid försening skall förslag till åtgärd för inhämtning av förseningen redovisas. Tidplanen skall därefter revideras av projektledningen och distribueras till berörda parter. Om projektets huvudtidplan förändras genom myndighets beslut eller annan oförutsedd händelse som beställaren ej råder över äger beställaren rätt att tillfälligt avbryta projekteringsarbetet för att senare återupptagas med motsvarande förskjutning av projekteringstidplanen utan särskild ersättning för konsulten. Efter ett års uppehåll äger parterna rätt att påkalla omförhandling.
A5.4 Färdigställandetid Precisera när t ex programhandlingar, systemhandlingar, olika förfrågningsunderlag och bygghandlingar ska vara färdigställda, Alternativt hänvisa till tidplan som redovisar detta. A5.5 Vite Överväg att avtala om viten och att koppla dessa till olika delleveranser av t ex förfrågningsunderlag och bygghandlingar. Ange vite med t ex belopp per dags försening alternativt som procent av budget/kontraktssumma. A6 ANSVAR A6.1 Ansvarstidens början Konsult skall skriftligt införskaffa projektledarens godkännande om att uppdraget är slutfört. Därefter påbörjas räkning av ansvarstid. A6.2 Skadeståndsskyldighet Förtydligande till ABK 96: Fel på grund av utebliven samordning med andra konsulter betraktas som skada enligt ABK 96. Överväg att i stora och/eller komplicerade projekt öka skadeståndsskyldigheten. Fel i handlingar kan orsaka beställaren avsevärt större skada än vad som täcks avskadeståndsskyldigheten enligt ABK.
A7 NYTTJANDERÄTT OCH ÄGANDERÄTT A7.1 Nyttjanderätt "ABK 96 7 gäller med följande ändrad lydelse av 7.1 (de två följande styckena): Beställaren har rätt att för avtalat ändamål nyttja resultatet av konsults uppdrag. Beställaren har dessutom full nyttjanderätt till samtliga handlingar och datafiler samt rättighet att använda resultatet för rubricerad fastighet beträffande framtagna principer, typlösningar, detaljlösningar etc utan att särskild ersättning utgår till konsult. På motsvarande sätt får konsult rätt att använda resultatet för andra projekt utan att ersätta beställaren. I de fall resultatet av uppdraget är skyddat enligt upphovsrättslagen, mönsterskyddslagen eller annan dylik lagstiftning fordras medgivande av konsulten för nyttjande utöver avtalat ändamål. Konsult får inte överlåta de ekonomiska befogenheterna hörande till ovannämnda lagstiftning till någon annan än Beställaren. Konsult ansvarar gentemot beställaren för att företaget har rätt att disponera över de ekonomiska befogenheter som är knutna till verket. Punkt 7.7 ABK 96 utgår och ersätts av följande: Beställaren har rätt att utan konsultens medgivande överlåta nyttjanderätten och andra rättigheter till uppdragsresultatet på någon annan. Om beställaren inte fullgjort samtliga sina skyldigheter enligt avtalet får en sådan överlåtelse ske endast under förutsättning att förvärvaren av rättigheterna förbinder sig att fullgöra beställarens förpliktelser enligt avtalet och att det inte finns anledning att anta att förvärvaren inte kommer att fullgöra dessa förpliktelser.
A9 ERSÄTTNING A9.2 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Projekteringsinsatser, som ej omfattas av uppdraget eller som ej skall omfattas av fast arvode (se A.2.25.1), skall överenskommas mellan parterna innan kostnader för dessa projekteringsinsatser uppstår. Om så ej sker äger konsult ej rätt till ersättning för nedlagt arbete. Ändringar och tilläggsarbeten regleras i första hand med överenskommelse om fast pris. Kan parterna ej komma överens om ett sådant pris utgår ersättning i enlighet med överenskomna timtidsersättningar. Dessa timtidsersättningar framgår av kontrakt. A9.3 Särskild ersättning Ersättning för kostnader enligt ABK 96 9 punkt 9.4 inklusive alla kostnader för CAD-projektering, kopiering och plottning av original skall ingå i timarvode resp fast arvode med undantag enligt nedan: - Kopiering för utskick av handlingar enligt projektledningens beställning (förfrågningsunderlag, bygghandling) inkl de revideringar som beställaren förorsakat. - Kopiering av ritningar med format större än A3 - Modeller beställda av beställaren - Rese- och traktamentskostnader för överenskomna resor utom ange aktuell områdesgräns. Konsulten skall verka för att kopieringskostnaderna hålls så låga som möjligt. Kopiering av handlingar skall ske på av beställaren anvisat kopieringsföretag. Kopieringsföretaget skall fakturera beställaren direkt. I de fall kopiering faktureras konsulten anses detta vara avsedd för internt bruk och kommer ej att betalas av beställaren. Plottning av original ingår således i det fasta arvodet.
För underkonsulters utlägg, och utlägg där beloppet överstiger SEK 2.000, får ett procentuellt pålägg om 5 % göras på av underkonsulten verifierad kostnad. A9.4 Ersättning för kostnadsändring Avtalat arvode indexregleras ej. A10 BETALNING A10.1 Betalningsplan Betalningsplan skall vara prestationsbunden till egen, av projekteringsledaren godkänd, tidplan och upprättad ritningsförteckning. Avstämning av dessa handlingar skall presenteras för projektledaren om så begärs. Konsulten är skyldig att till projektledaren anmäla om värdet av utförda arbeten ej motsvarar vad som framgår av egen godkänd tidplan och som förutsatts i överenskommen betalningsplan. 10.2 Fakturering Fakturering får ej ske förrän Beställaren erhållit följande handlingar: - projekteringstidplan - betalningsplan (ihopkopplad med upprättad och godkänd egen tidplan och ritningsförteckning enligt punkt A10.1 ovan) - förslag till kvalitets- och miljöplan - försäkringsbevis Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Faktura skall ställas till: Aktuellt bolag Aktuell adress Faktura skall märkas med projektbenämning och tydligt ange vad den avser. A10.3 Förskott "Förskott medges ej." A10.4 Säkerhet
A11 A12 A13 Avbeställning, Hävning Konsultansvarsförsäkring Ange ev krav på försäkring kopplat till skadeståndsansvaret Tvist "Tvist rörande kontraktet skall alltid avgöras i svensk domstol enligt svensk rätt med Stockholms tingsrätt som första instans."