E-arkiv och e-diarium (eard) översiktlig beskrivning Version 2.0 14 januari 2013
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 1(18) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SAMMANFATTNING... 3 2. PROJEKTBESKRIVNING... 4 2.1 BAKGRUND... 5 2.2 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA SPECIFIKATIONER... 7 2.3 PROJEKTMÅL... 9 2.4 LEVERANSER... 10 2.5 AVGRÄNSNINGAR... 11 2.6 LEVERABLER... 12 2.7 BEROENDEN OCH SAMBAND... 13 2.8 ORGANISATION OCH BEMANNING... 14 2.9 TIDPLAN... 17
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 2(18) ÄNDRINGSLOGG Version Datum Namn Beskrivning 1.0 31 juli 2012 Kristiansson/Almalander/Geber Första version Anpassning efter nya FGS:er 2.0 14 jan 2013 Kristiansson/Almalander/Geber Ny indelning av dokumentet
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 3(18) 1. SAMMANFATTNING et e-arkiv och e-diarium (eard) är ett av de prioriterade områdena inom E-delegationens arbete. Målen för projektet är att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (härefter FGS), testa och kvalitetssäkra dem och slutligen föreslå en organisation för att förvalta dem. et avgränsas genom att utveckling och upphandling av e-tjänster för e-arkiv och e-diarium inte ingår i projektet. Samordning sker med E-delegationens övriga prioriterade projekt och erfarenhetsutbyte med de myndigheter och institutioner som infört e-arkiv. et är indelat i åtta olika delprojekt och projektets deltagare kommer från statliga myndigheter, kommuner och landsting. et planeras att pågå 2011-06-01 2014-06-30, i det här dokumentet presenteras en uppdaterad tidsplan. et kommer att leverera ett antal FGS:er och dessa består ofta av tekniska specifikationer gällande struktur och metadatainnehåll för leveranspaket/överföringsformat.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 4(18) 2. PROJEKTBESKRIVNING Detta dokument beskriver på en övergripande nivå projektet e-arkiv och e-diarium (eard) och hur resultatet från de olika delprojekten ska leda fram till förverkligandet av visionen att det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras. Se projektdirektivet (på beställning) för er mer utförlig beskrivning.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 5(18) 2.1 BAKGRUND För att uppnå målen för e-förvaltningsarbetet behöver myndigheternas utvecklingsarbete utgå från den gemensamma nyttan istället för att enbart fokusera på den egna effektiviteten. Om myndigheterna samverkar och skapar gemensamma lösningar kan större resurser frigöras för kärnverksamheten. Sådan samverkan kan även leda till höjd kompetens hos myndigheterna och en ökad kvalitet till lägre kostnader. Initiativet till projektet kommer ursprungligen från E-delegationen där man identifierade e-arkiv och e-diarium som en av flera strategiska framgångsfaktorer för skapandet av en effektiv e-förvaltning. För att skapa förutsättningar för en effektiv informationsförsörjning inom offentlig förvaltning och säkra åtkomsten till det digitala kulturarvet tog riksarkivarie Björn Jordell på sig att driva denna fråga som en av de viktigaste profilfrågorna för Riksarkivet. Riksarkivet genomförde därför på hösten 2010, på uppdrag av E-delegationen, förstudien e-arkiv och e-diarium 1 i samverkan med E-delegationen, Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Tillväxtverket och SKL (Sveriges Kommuner och Landsting). Förstudierapporten överlämnades till E-delegationen i början av 2011 och med ledning av förstudien föreslog E-delegationen i sitt betänkande 2 våren 2011 att Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium. Regeringen tillsätter en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium. Därutöver gjorde E-delegationen följande ställningstagande vad gäller arbetet på kort sikt 3 E-delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. [...] I E-delegationens betänkande framhålls att ett första steg mot gemensamma tjänster bör tas genom utarbetande av FGS:er. Specifikationerna ska innehålla de krav som utgör en minsta gemensam nämnare och de ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet ska ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting. 1 Rapport Förstudie om e-arkiv och ee-diarium, se http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22306 (20120731) 2 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt En bit på väg (SOU 2011:27) 3 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt En bit på väg (SOU 2011:27), sid. 24
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 6(18) För att snabbt kunna påbörja arbetet med att ta fram förslag till FGS:er för e-arkiv och e- diarium uppmanade E-delegationen Riksarkivet att tillsätta och leda den föreslagna projektgruppen. Riksarkivarie Björn Jordell initierade därför verksprojektet eard sommaren 2011. Från oktober 2012 är projektet ett av de prioriterade områdena inom E-delegationens arbete. Därmed har projektet också fått ekonomiska medel från Näringsdepartementet och är ett uttalat uppdrag från E-delegationen.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 7(18) 2.2 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA SPECIFIKATIONER Förvaltningsgemensamma specifikationer, eller förkortningen FGS, tas fram för att underlätta för förvaltning och medborgare att söka efter och ta del av information. Begreppet har sitt ursprung i det behov av gemensamma beskrivningar av förvaltningens behov för utvecklingen av infrastrukturella tjänster som identifierades av Regeringskansliet och Statskontoret kring åren 2004-2005. Så här beskrivs en FGS i förstudierapporten om earkiv och e-diarium: En förvaltningsgemensam specifikation är en strukturerad beskrivning av funktionella och tekniska krav som speglar ett behov som delas av hela eller delar av förvaltningen. En specifikation får en styrande verkan när den används i föreskrifter och upphandlingar. Specifikationerna syftar till att säkerställa önskad funktion och interoperabilitet såväl inom förvaltningen som vid kontakter med medborgare och företag. De behövs som underlag för införande av tjänstebaserade lösningar och gemensamma verksamhetsstöd, och utgör en förutsättning för uppbyggnad av ett myndighetsövergripande system för informationsutbyte och långsiktig informationsförsörjning. Syftet med förvaltningsgemensamma specifikationer är att förenkla utveckling, upphandling och införande av enhetliga lösningar, att minska kostnaderna samt att skapa förutsättningar för att
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 8(18) underlätta sökning och återanvändning av information i handlingar och ärenden. För att detta ska vara genomförbart behöver obligatoriska metadata identifieras. Dessa utgör en minimiuppsättning av nödvändiga basuppgifter för att uppfylla grundläggande krav hos samtliga myndigheter. För att förenkla brukar vi göra en liknelse med telefonin. Inom telecombranschen har man kommit överens om olika standarder och specifikationer. Detta gör att alla kan ringa till varandra oberoende av vilken telefon man har eller vilken operatör man använder. På samma sätt vill vi med FGS:erna göra det möjligt att utbyta (och söka!) information mellan olika verksamhetssystem och mellan olika myndigheter på ett enkelt sätt vilket kommer både förvaltningen och medborgarna till godo.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 9(18) 2.3 PROJEKTMÅL Med utgångspunkt i förstudiens formulerade vision att Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information har detta utvecklingsprojekt som mål att i samverkan med statliga myndigheter, kommuner och landsting ta fram förslag till FGS:er för e-arkiv och e-diarium. testa och kvalitetssäkra FGS:er hos olika myndigheter i särskilt utvecklade piloter anslutna till befintliga verksamhetssystem och e-arkiv. ge förslag till en organisation för förvaltning som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av framtagna specifikationer. ets syfte är således i första hand att utarbeta FGS:er inom området e-diarium och e-arkiv som kan användas av statliga myndigheter, kommuner och landsting samt kommersiella aktörer för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. et ska också göra en konsekvens- och nyttorealiseringsanalys av förslagen. Utgångspunkten för analysen ska bland annat tas i E-delegationens vägledning för nyttorealisering.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 10(18) 2.4 LEVERANSER Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) et kommer att leverera ett antal FGS:er och dessa består ofta av tekniska specifikationer gällande struktur och metadatainnehåll för leveranspaket/överföringsformat. I viss omfattning kommer också funktionskrav att specificeras och vägledningar att tas fram. Specifikationerna för paket gäller dels en övergripande generell nivå, dels olika leveranstyper. En leveranstyp kan sägas svara mot en systemtyp som hantera ett visst område av information, t.ex. personalsystem eller mot en teknisk typ av system, t.ex. databaser. Det finns behov av en rad andra leveranstyper men dessa finns det tyvärr inte utrymme att utveckla inom ramen för projektet med nuvarande resurser. Eftersom den principiella lösningen nu blir etablerad kommer det vara möjligt att med ökade resurser kunna koppla på/integrera ytterligare leveranstyper både inom ramen för projektet så väl som utanför projektet. Det är så det kommer att fungera i framtiden när nya behov uppstår. För att det ska vara möjligt för medborgare, myndigheter och företag att återsöka och återanvända informationen som finns i myndigheters verksamhetssystem, myndigheternas egna e-arkiv såväl som berörda arkivmyndigheters e-arkiv är det viktigt att projektet skapar dessa förutsättningar i samarbete med pågående projekt inom E-delegationen till exempel Min ärendeöversikt. Genom att myndigheterna öppnar upp sin information på detta sätt, blir det enklare att hitta registrerad och förvarad information. Förslag till förvaltningsorganisation Det är viktigt att det fastställs ansvar och arbetssätt för det fortsatta specifikationsarbetet. Som en del av eard ska delprojekt 8, i samråd med E-delegationen, ta fram ett förslag till organisation som kan förvalta och i bestämda revisionscykler vidareutveckla de utarbetade FGS:erna. Ansvar och arbetssätt kommer att fastställas för det fortsatta specifikationsarbetet. Överväganden i dessa frågor sker i samverkan med andra inblandade myndigheter och samordnas med andra förslag till FGS:er. Senast innan projektet avslutas ska en sådan förvaltningsorganisation finnas på plats. Att Riksarkivet kommer ha en tung roll i denna ter sig idag som naturligt men innan denna organisation finns på plats fungerar projektet som förvaltningsorganisation. Rapport om nyttorealisering och intressentanalys et kommer att ta fram en rapport som redovisar vinsterna med att införa och använda FGS:er för e-arkiv och e-diarium. Utgångspunkten för arbetet i delprojektet är E-delegationens Vägledning i nyttorealisering och underlag från förstudien kompletterat med relevanta projektresultat
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 11(18) 2.5 AVGRÄNSNINGAR De FGS:er som tas fram för e-arkiv och e-diarium kan ligga till grund för e-tjänster, till exempel söktjänster mot registrerad och arkiverad information. Utveckling och upphandling av e-tjänster för e-arkiv och e-diarium ingår inte i detta projekt. De FGS:er som tas fram är inte några fullständiga kravspecifikationer för upphandling men kan som helhet eller i relevant omfattning användas som en del i en kravspecifikation vid en upphandling av en e-tjänst Bedömningen har gjorts att FGS för funktioner i e-arkiv som till exempel söktjänster till e-arkiv inte kommer att ske inom ramen för projektet. Frågan behöver utredas närmare hur dessa FGS:er kan samordnas med projekten Min ärendeöversikt, Mina fullmakter och liknande. FGS:er för andra leveranstyper än ovan angivna ingår inte heller i projektet. eard-projektet skapar således förutsättningar för men kommer inte att utveckla några e-arkiv eller andra färdiga e-tjänster. Detta kan istället ske av kommersiella aktörer och av myndigheter enskilt eller i samarbete.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 12(18) 2.6 LEVERABLER Övergripande Översiktlig beskrivning (detta dokument) Begreppslista FGS för paketstruktur för e-arkiv (teknisk struktur och metadata) FGS för arkivbeskrivning Leveranstyper FGS för ärendehantering FGS för personal FGS för databaser och register FGS för webbsidor Därutöver kommer projektet, som nämnts under 2.3 en rapport innehållande intressentanalys och nyttorealisering samt förslag till en förvaltningsorganisation.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 13(18) 2.7 BEROENDEN OCH SAMBAND Under projektets gång har ett ökat behov av samordning med E-delegationens olika initiativ blivit uppenbart. et har engagerat sig i en rad (främst koordinerande) aktiviteter för att skapa maximala förutsättningar för en effektiv samordning. Detta har gjort att projektet bromsats upp, men samordningen har bedömts viktigare än tiden för att uppnå ett kvalitetssäkrat slutresultat. För att säkerställa koordinering och harmonisering vad gäller de standardiserings- och vägledningsarbeten som E-delegationen och Riksarkivet bedriver, deltar representanter från eard i interoperabilitetsutskottet 4 samt i programrådet inom ramen för SOFT (samordning förvaltningsgemensamma tjänster) som är ett organ inom E-delegationen. Våren 2012 initierades samordning och avstämning med projekten Min ärendeöversikt, Mina fullmakter och Mina meddelanden (som är en fortsättning på Mina sidor). Avstämning sker också fortlöpande med projekt hos myndigheter och institutioner som arbetar med e- arkivlösningar, t.ex. Skatteverket, Rikspolisstyrelsen, Stockholms stad, Stockholms läns landsting, Region Skåne, SKL:s e-arkiv/sambruksprojekt Elektroniskt bevarande, Mittuniversitetet och Kungliga Biblioteket. et avser även att stämma av arbetet gentemot Kammarkollegiet, som ansvarar för upphandling inom det aktuella området, samt sektorsansvariga myndigheter och myndigheter med utvecklingsansvar. Den erfarenhet och dokumentation som började byggas upp under förstudien tas till vara och utvecklas successivt. et beaktar också det arbete som redan gjorts kring utarbetandet av FGS:er. Verket för förvaltningsutveckling, Verva, lät under 2008 ta fram ett omfattande underlag till en sådan beskrivningsmetod, delvis baserad på internationella erfarenheter och standarder. et undersöker också vilka andra myndigheter som arbetet med eller arbetar på att ta fram FGS:er. Exempelvis det arbete som pågår inom E-legitimationsnämnden och FGS:en för Spridnings- och hämtningssystem (SHS) som förvaltas av Försäkringskassan. Hänsyn tas även till PSI-direktivet och en ökad tillgänglighet till offentliga handlingar. et bevakar och/eller deltar i ett antal relevanta europeiska och internationella samverkansprojekt och -initiativ. 4 E-delegationens arbetsutskott för Vägledning för automatiserad samverkan, förkortat VLAUTO
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 14(18) 2.8 ORGANISATION OCH BEMANNING Beställare Riksarkivarie Björn Jordell är projektbeställare och projektägare. organisation ets styrgrupp leds av riksarkivarie Björn Jordell och består av deltagare från Riksarkivet, E-delegationen, Lantmäteriet, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Centrala Studiestödsnämnden, Tillväxtverket, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Eskilstuna kommun. ledare ledare är Göran Kristiansson, landsarkivarie i Lund, med stöd av biträdande projektledare Caspar Almalander, IT-arkivarie Eskilstuna stadsarkiv. deltagare ets deltagare kommer från statliga myndigheter, kommuner och landsting. Totalt deltar drygt hundra personer i projektet med olika bakgrund och kompetenser. indelning et är indelat i åtta olika delprojekt och deras inbördes beroenden kan grafiskt åskådliggöras på följande sätt. DP1 begrepp DP3 e-arkiv FGS DP5 e-diarium FGS DP4/DP6 e-arkiv funktionella krav e-diarium funktionella krav DP7 test och utvärdering med piloter DP2 nyttorealisering, intressentanalys DP8 förvaltningsorganisation
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 15(18) Delprojekt 1, Begrepp Delprojektet utarbetar en gemensam begreppsapparat för projektet. Resultatet är en begreppslista med definitioner och förklaringar. Listan uppdateras i takt med att nya begrepp dyker upp i de olika delprojekten. Delprojekt 2, Intressentanalys och nyttorealisering Utgångspunkten för arbetet i delprojektet är E-delegationens Vägledning i nyttorealisering och underlag från förstudien kompletterat med relevanta projektresultat. Resultatet blir en rapport som redovisar vinsterna med FGS:erna för e-arkiv och e-diarium. Delprojektet startades oktober 2012 och planerat avslut är 30 juni 2013. Delprojekt 3, Metadata och e-tjänster för e-arkiv Delprojektet har tagit fram FGS för paketstruktur för e- arkiv som publicerades i juli 2012. Resultatet är en teknisk specifikation på ett utbytesformat med tillhörande dokumentation. Under hösten 2012 har delprojektet utarbetat FGS:er för både ärendehantering och personal. En intern remissomgång genomfördes och därefter publicerades version 1 av materialet. Under det första kvartalet 2013 planeras en öppen remissomgång. Efter den öppna remissomgången kommer en ny version att publiceras. Delprojekt 4, Funktionskrav för e-arkiv Delprojektet kommer att utarbeta vägledningar för. för att underlätta för myndigheterna att tillämpa framtagna FGS:er i sin informationshantering och kravställning av systemstöd. Delprojektet har slagits samman med delprojekt 6 med anledning av att frågeställningarna är likartade. Delprojekt 5, Metadata och e-tjänster för e-diarium, Delprojektet har utarbetat en grundläggande dokumentation för utbyte av information ur e- diarier. Resultatet, klart i juli 2012, ligger till grund för en teknisk specifikation och tas fram inom ramen för delprojekt 3. Den målbild (läs: MoReq2010) som presenteras i DP5 kräver ett långsiktigt arbete av flera olika aktörer och ryms inte inom aktuellt projekt. Delprojekt 6, Funktionskrav för e-diarium Delprojektet har slagits samman med delprojekt 4 med anledning av att frågeställningarna är likartade. Delprojekt 7, Utvärdering och test av FGS:er Delprojektet ska ta fram utvärderingsmetodik och testa utkasten till FGS:er med hjälp av piloter hos olika myndigheter. Vissa aktiviteter har skett under 2012 och skall ta fart uder 2013. Bl a har följande myndigheter anmält intresse Centrala Studiestödsnämnden, Försäkringskassan, Bolagsverket. Statens tjänstepensionsverk (SPV), Länsstyrelsen i Västernorrland, Riksarkivet, SCB, Kungliga bibliotektet, Västerås stadsarkiv samt Stockholms läns landsting och Region Skåne.
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 16(18) Delprojekt 8, Förvaltningsorganisation Delprojektet ska i samråd med E-delegationen utarbeta förslag till organisation som kan förvalta och vidareutveckla de utarbetade FGS:erna i bestämda revisionscykler. Arbetet planeras att starta under våren 2013. Juridiska frågor Uppkomna juridiska frågor behandlas i anslutning till varje delprojekt i samråd med Riksarkivets Division för offentlig informationshantering (fd Tillsynsavdelningen) och E-delegationens juristgrupp. Ursprungligen var det tänkt att dessa frågor skulle behandlas i ett särskilt projekt men efter en inledande diskussion ansågs detta nya upplägg vara ett mer ändamålsenlig tillvägagångssätt. Referensgrupp Varje delprojekt har sin egen referensgrupp. Vid remissarbetet inom delprojekt 3 och delprojekt 5 skickades/skickas materialet till flera personer för att uppnå en hög kvalité och den bästa förankringen. Den öppna remissen, som anges under delprojekt 3, riktar sig till alla myndigheter, lärosäten samt näringslivet (in casu leverantörer IT-system).
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 17(18) 2.9 TIDPLAN et kommer att planeras att pågå 2011-06-01 2014-06-30. En uppdaterad tidsplan har tagits fram i juli 2012. Sommaren 2012 Översiktlig beskrivning Begreppslista FGS för paketstruktur e-arkiv (tekniska utbytesformatet med dokumentation) E-diarium (rapport med underlag till FGS) Januari 2013 Uppdaterad version Översiktlig beskrivning (detta dokument) Uppdaterad version begreppslista Uppdaterad version FGS för paketstruktur e-arkiv FGS för ärendehantering (tekniska utbytesformatet med dokumentation) FGS för personal (tekniska utbytesformatet med dokumentation) 2013 FGS gällande leveranstyper: arkivredovisning, webb, databaser, m.m. Rapport om nyttorealisering och förslag till förvaltningsorganisation Avstämning mot E-delegationen och dess projekt Bred remisshantering levererade FGS:er Tester av FGS:er Tidskarta 2011 2012 2013 2014 DP1 begrepp DP2 nyttor DP3 FGS e-arkiv DP5 FGS e-diarium DP4/6 funkt.krav e-arkiv, e-diarium DP7 test, utvärdering DP8 förv. org. Marknadsföring
Kristiansson/Almalander/Geber 14 januari 2013 2.0 18(18) Förändringarna jämfört med den ursprungliga tidplanen är i huvudsak att FGS:en för e-arkiv fördröjts tre månader och att motsvarande FGS för e-diarium blivit klar januari 2013. Därigenom kommer de fullskaliga testerna av FGS:erna att kunna göras först under 2013. Förskjutning i tidsplanen beror, som också nämnts tidigare, bl a på behovet av koordinering och kvalitetssäkringen av resultatet. Den ursprungliga tidplanen finns att ta del av i projektdirektivet (på beställning).