Sjunde AP-fonden 2014-01-31 Dnr 2014/8 Anbudsförfrågan lokalvård Sjunde AP-fonden Upphandlande myndighet Sjunde AP-fonden (org.nr 802406-2302) Upphandlingen Sjunde AP-fonden inbjuder leverantörer att lämna anbud för upphandling av lokalvård i enlighet med angivna förutsättningar enligt uppdragsspecifikation nedan. Upphandlingen syftar till att leveransavtal ska tecknas mellan Sjunde AP-fonden och en anbudsgivare gällande köp av en komplett städtjänst till de lokaler som Sjunde APfonden hyr på Vasagatan 11 i Stockholm. Sjunde AP-fonden Sjunde AP-fonden är det statliga alternativet i premiepensionssystemet. Ytterligare information om Sjunde AP-fonden finns på www.ap7.se Sjunde AP-fonden har 21 anställda och kontorsytan är 820 kvadratmeter fördelat på ett plan, Vasagatan 11 i Stockholm. Till kontoret tillhör ett förråd på 42 kvadratmeter. Uppdragsbeskrivning Beräknad start för uppdraget är den 1 augusti 2014. Uppdraget omfattar daglig och periodvis städning och påfyllning av förbrukningsmaterial. Därutöver skall den blivande leverantören tillhandahålla de maskiner, den städutrustning, det städmaterial och det förbrukningsmaterial som behövs för att leverera enligt avtalet. Vidare skall den blivande leverantören erbjuda extra städning utöver normalkontorstid och ha uppföljningsmöte på plats hos fonden när så bestäms. Fonden frågar efter en leverantör som: Genomsyras av professionell kompetens med miljö- och kvalitetstänkande. Bidrar till att fondens medarbetare har en god fysisk arbetsmiljö. Bidrar till att de lokaler som uppdraget omfattar ger ett rent och fräscht intryck. Krav på anbudet Lokalvården skall göras vardagar och påbörjas tidigast kl.18.00. Lokalvårdare skall vara svensktalande och individuellt godkända av fonden samt bära synligt ID-kort. Andra än de av fonden godkända får ej vistas i lokalen.
Samtliga lokalvårdare ska ta del av och underteckna fondens sekretessförbindelse innan de påbörjar något arbete på fonden. Förekommande städmaterial skall vara miljövänliga och minst följa gällande lagar och regler. Städbolagets ledningssystem skall vara certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001. Certifieringen skall förnyas årligen och då meddelas till fonden. Förslag till avtal skall bifogas anbudet. Avtalet skall gälla under perioden 1 augusti 2014 31 juli 2017 med möjlighet till ytterligare årsvis förlängning. Årsredovisning för de två senaste verksamhetsåren ska bifogas. Minst två referenser av liknande uppdrag skall bifogas (om arbete ej tidigare utförts till fonden). Leverantören skall ha en gällande verksamhetsförsäkring. Pris Anbudet skall avse totalkostnad (exklusive mervärdesskatt) inklusive kostnad för arbete och städmaterial för löpande lokalvård (Bilaga 1) Storstädning (Bilaga 2) sker förslagsvis 1 gång per år och priset förhandlas vid berört tillfälle. Krav på leverantören Anbudsgivare ska: 1. vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, 2. inneha F-skattebevis och vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, 3. vara fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter, 4. ha en stabil ekonomisk bas. Anbudet ska innehålla intyg/bevis som styrker att punkt 1-3 är uppfyllda. Anbudet ska innehålla en kopia av den senast fastställda årsredovisningen inkl. den undertecknade revisionsberättelsen som underlag för bedömning av punkt 4. Anbudet skall innehålla en försäkran av anbudsgivaren att denne inte omfattas av förhållande som att: 5. vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för företagsrekonstruktion eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastat näringsförbud, 6. vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, företagsrekonstruktion eller liknande förfarande, 7. vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftägande dom 8. ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
Eventuella underleverantörer skall också uppfylla samtliga krav som ställs på leverantören. Eventuella underleverantörer skall årligen redovisas och vid förändringar omgående meddelas fonden. Leverantören skall skriftligen bekräfta att nya underleverantörer uppfyller ställda krav varefter fonden skall godkänna underleverantören. Prövning av anbud Anbud som uppfyller kraven kommer att utvärderas enligt följande grunder. Sjunde AP-fonden kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av följande faktorer: 1. kompetens och förmåga, 2. pris Faktorerna är rangordnade så att kompetens och förmåga har vikten 25 procent och pris har vikten 75 procent vid utvärdering av anbuden. Bedömningen av anbudsgivarens förmåga att utföra uppdraget kommer att göras utifrån följande uppgifter som anbudsgivaren skall lämna: en förteckning över och kortfattad beskrivning av tidigare utförda liknande uppdrag, referenser avseende anbudsgivarens skicklighet, erfarenhet och pålitlighet. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas via mail till nedanstående e-mailadress senast den 7 mars 2014 kl.16.00. Anbudet ska vara avfattat på svenska och innehålla uppgift om anbudsgivarens fullständiga namn/firma, organisationsnummer, adress och telefonnummer samt de uppgifter som efterfrågas ovan i avsnitten Pris, Krav på leverantören och Prövning av anbud. Beslut om vilket anbud som antas fattas inom 60 dagar och underrättelse om beslut sänds omgående till anbudsgivarna. Kommersiella villkor Avtal tecknas för perioden den 1 augusti 2014 - den 31 juli 2017 med möjlighet till ytterligare årsvis förlängning. 1. Avtalet kan sägas upp utan särskild motivering av båda parter med tre månaders uppsägningstid. 2. Leverantören får inte röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift som leverantören kan få tillgång till genom uppdraget. Administrativa bestämmelser Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Sjunde AP-fonden är en statlig myndighet och verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bl.a. att alla handlingar normalt är tillgängliga för den som vill ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Sjunde AP-fonden. Under den tid som upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbuden sekretessbelagda. Prövning av sekretess i varje enskilt fall sker först när någon begär att få ta del av någon uppgift i handlingarna.
Skriftligt anbud märkt Dnr. 2014/8 skall lämnas i receptionen på Vasagatan 11, 6 tr. Anbuden skall ha kommit in till Sjunde AP-fonden senast den 7 mars 2014 kl 16.00. Anbuden skall vara bindande till den 31 maj 2014. Frågor med anledning av upphandlingen när det gäller avtalsfrågor besvaras av Svante Linder, tfn 08-412 26 62 eller e-post svante.linder@ap7.se. Gäller det uppdragsfrågor kontakta Kristina Bergström, tfn. 08-412 26 63 eller e-post kristina.bergstrom@ap7.se
Bilaga 1 Omfattning av städuppdrag Städupphandling Sjunde AP-fonden, Vasagatan 11, Stockholm Lokal Frekvens Aktivitet Kontor Kontorslandskap 5 g/vecka Tömma papperskorgar Dammsuga mattor, vid behov Dammtorka fria ytor på skrivbord och övriga möbler Vid behov ta ned och kasta papper och glas till källaren i fastighetens återvinningstation WC 5 g/vecka Tömma papperskorgar Fukttorka golv Rengöra sanitära enheter Avtorka inredning Avtorka vägg runt handfat och toalettstol Avtorka speglar Fylla på hygienartiklar Konferensrum Kopieringsrum Pentry Pausrum Korridor Kapprum Entré Reception 5 g/vecka Tömma papperskorgar Dammsuga mattor, vid behov Avtorka konferensbord och konferensmöbler Dammtorka fria ytor Avtorka Whiteboard-tavlor 5 g/vecka Tömma avfallskorg Fuktmoppa golv Avtorka bord och stolar Avtorka diskbänk, väggar runt Avfläcka skåpsdörrar Avtorka kyl, frys och kaffeautomat Fylla på förbrukningsmaterial Disk av koppar, fat, bestick och tallrikar i tillhandahållen diskmaskin med tömning och inställning i skåp 5 g/vecka 1 g/vecka Dammsuga mattor, vid behov Avfläcka dörrglas Dammtorka fria ytor 5 g/vecka Avfläcka entréglas och mellanväggsglas Tömma papperskorgar Dammsuga mjuka mattor, vid behov Övrigt: 1 g/vecka Avtorka fönsterbänkar Borttag störande fläckar - dörrar, dörrfoder och lister Avtorka lister, socklar, element, dörrpartier och väggar Bilaga 2 Storstädning Entré/Reception/Kontor/Konferensrum/Korridorer/Kapprum/Kopiering
Dammsugning och moppning av golv Rengöring av golvlister, dörrfoder, dörrar, elkontakter, lysknappar Rengöring av karmar, fönsterbrädor samt målade ytor Rengöring av element Avfläckning av väggar Dammtorkning av hyllor och tavlor Tömning av papperskorgar Rengöring av ventiler, armaturer och rör Dammsugning av möbler Damma av alla lampor Dammsugning av stolar Damma av alla skåp och bokhyllor höga/låga Dammsugning och våttorkning av alla golv Kök/Pentry/Pausrum Kyl och frys rengörs utvändigt och invändigt Ugn in- och utvändigt Rengöring av spishäll/spisplattor Diskmaskin rengörs in- och utvändigt Rengöring av disk- köksbänk och kakel Skåpluckor/skåpdörrar rengörs Toaletter Rengöring av toalettstol och tvättställ Rengöring av väggar med avkalkning Rengöring av vattenledningar/rör Golvbrunnar öppnas och rengörs inuti Avtorkning av fast belysning Putsning av fönster och speglar