Organisationsförändringar att tänka på vid förändringsarbete

Organisationsförändringar att tänka på vid förändringsarbete 2011-09-15

Agenda Förändringsarbete Göteborgs universitet förnyas Informations- och kommunikationsarbete vid implementeringen av en förnyad organisation

Förändringsarbete Introduktion till förändringsledning Människor i förändring Framgångsfaktorer i förändringsarbete

Om förändring

Fem anledningar till förändring Planerad förändring Förändring som evolution Förändring som livscykel Förändring som resultat av maktkamp Förändring som tillfällighet

Att utveckla och förbättra en organisation Ledarskap - Organisation - Mål - Processer - System Struktur Kultur - Värderingar - Normer - Symbolik - Tolkning Utforma Utveckla

Förändringsarbete Önskat läge Nuläge

Diskussion bikupor Vad har du för erfarenhet av lyckade genomförda förändringar? Vad var det som gjorde att det blev lyckat? Vilken ledarstil användes? Hur hanterades medarbetaren under förändringen? Vad anser du vara de stora utmaningarna i ett förändringsarbete?

Att möta människor i förändring Förklara varför Varför ska förändringen genomföras? Vad innebär förändringen och varför är den viktig för mig och organisationen? Hur ska arbetet genomföras i stort och vad innebär det för mitt dagliga arbete? Hantera omställningskurvan

Faser i en förändring omställningskurvan Prestationsnivå Känsla av välbefinnande Ny stabilitet Chock Förnekande Medvetenhet - känslokaos - oro - ilska - skuld - sorg Testande (av nya idéer och strategier) Acceptans (lägga det gamla bakom sig) Förnekande Motstånd Engagemang Hitta ny mening i arbetet Tid

Motstånd en ryggmärgsreaktion Vad? Hur? När? Men jag då? Om då Varför?

Förändringskurvor i otakt Chefer Mellanchefer Medarbetare

Förtäta och förkorta kurvorna Chefer Mellanchefer Medarbetare

Att motarbeta förändring Ifrågasätta in absurdum Motarbeta sättet vi gör förändringen på Undergräva förtroendet för personer som ska driva förändringsarbetet Medvetet strunta i att arbeta med aktiviteter inom förändringsarbetet Diskutera sin tveksamhet med alla utom dem det berör Utebli eller vara passiv på möten Ständigt kritisera men aldrig komma med egna förslag på lösningar

Förändringsledning Att ta ansvar för att driva, organisera och främja förändring i en organisation Vägleda medarbetare genom förändringens olika stadier Den verkliga förändringen inträffar inte förrän de involverade har bestämt sig för att göra förändringen till sin egen.

Framgångsfaktorer i förändringsarbete 1. Tydligt motiv för förändringen 2. Beakta organisationens förutsättningar 3. Hög delaktighet 4. Tydlig struktur i förändringsarbetet 5. Kommunikation och öppenhet 6. Uthållighet 7. Förankra förändringar

1. Tydligt motiv för förändringen Formulera en målbild som visar vad förändringen ska leda till och som kan inspirera medarbetare att vilja följa med på resan Ta fram en strategi för hur målen ska kunna uppnås Målbild och strategi ska förmedlas på ett förståeligt sätt och helst tala till hjärtat Önskat läge Nuläge

2. Beakta organisationens förutsättningar Ta hänsyn till organisationens situation och mognad som underlag för val av metoder för planering och genomförande Aspekter att beakta Kultur och värderingar Arbetssätt Organisationsstruktur Ledarskap Förändringsvana

3. Hög delaktighet Ta del av medarbetarnas kompetens Skapa förankring och nå acceptans Hantera motstånd och oro Skapa etablering av förändringen under arbetets gång Skapa motivation för förändringen och förändringsarbetet Involvera nej-sägare

4. Tydlig struktur i förändringsarbetet Tydliggör förändringsprocessen och skapa delmål Tillsätt en organisation för förändring - projektstruktur Definiera tydliga roller och mandat Skapa en tydlig plan och aktiviteter för genomförande Gör riskanalys för att identifiera åtgärder för att eliminera risker

5. Kommunikation och öppenhet Introduktionsfas Startfas Genomförandefa s Avslutningsfas Sälj in förändringen till medarbetarna, svara på varför, skapa motivation Förbered och kom igång med förändringen, informera om förändringsarbetet, skapa motivation Skapa handling och håll energin uppe under förändringen Avsluta förändringen och bekräfta en ny verklighet

Diskussion bikupor Vilka forum/kanaler använder ni för att kommunicera förändring idag? Vilka forum och kanaler tycker ni borde finnas för att uppnå en god och tydlig förändringskommunikation?

6. Uthållighet Låt förändringen ta lagom tid Uppvisa kortsiktiga och tydliga framgångar som bevis på att förändringen är framgångsrik Befäst det uppnådda och prioritera nästa steg Hantera hinder Fira framgångar

7. Förankra förändringarna Tanke Känsla Handling

Summering Lyckade förändringar kräver att man sätter människan i centrum! Vara tydliga med Var är vi? Vart ska vi? Varför ska vi dit? Vad behöver vi förändra? Förändringsledning driver våra verksamheter framåt

Inledning Göteborgs universitet förnyas Riksdagsbeslut juni 2010 Utredning maj till december 2010 Remiss januari till mars 2011 Ledningsrådets överenskommelse 21 mars Universitetsstyrelsens inriktningsbeslut 7 april Formering av projekt och första styrgruppsmöte 18 maj Implementering maj 2011 till juni 2012

Inledning Göteborgs universitet förnyas Riksdagsbeslut juni 2010 Utredning maj till december 2010 Remiss januari till mars 2011 Ledningsrådets överenskommelse 21 mars Universitetsstyrelsens inriktningsbeslut 7 april Formering av projekt och första styrgruppsmöte 18 maj Implementering maj 2011 till juni 2012 o Inklusive utformning av lösningar o Stödprocesser till dec 2012

Grundläggande principer att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang att värdera alla medarbetare lika och skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning

Projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Ekonomi Personal Studieadministration Projektstyrningsforum Referensgrupp/er Facklig samverkan Innovationer Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Utbildningsnämnd Internationalisering Forskarkollegium Arbetsordning Stödprocesser ITverksamhet Samverkan med Chalmers Information Lokaler Planering o Övriga styrning processer Samverkan med VGR

Styrgrupp Pam Fredman, ordförande Lennart Weibull, vice ordförande Sally Boyd, HFN, ledamot Linda Forsberg, sekreterare Christina Dackling, student Christina Rogestam, projektledningsgruppen

Projektledning Christina Rogestam, projektledare Håkan Berg, biträdande projektledare Peter Kim Linda Forsberg Marina Ghersetti Ulf Lekholm Karoline Axelson Marie Norman, student Anne-Charlotte Karlsson, Prové

Arbetsgrupper Arbetsgrupper Ordförande A. Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Stefan Hulth B. Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Lotta Vahlne Westerhäll C. Utbildningsnämnd Börje Haraldsson D. Forskarkollegium Kerstin Johannesson E. Arbetsordning Peter Kim F. Stödprocesser Viktoria Björcke

2011 Göteborgs universitet förnyas 2012 2013 Q1 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1-Q2 Q3-Q4 2013-2014 Remissvar 1 mars Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt okt Styrelsemöte dec Start ny organisation Planering Formering av uppdrag A. Beslutsnivåer i verksamheten B. Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering C. Utbildningsnämnd D. Forskarkollegium E. Arbetsordning F. Stödprocesser

Tidplan och omfattning delprojekt Stödprocesser Göteborgs universitet förnyas - Stödprocesser 2011 2012 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Juni Q3 Q4 Etapp 1: Insamling och analys Etapp 2: Utformning önskat arbetssätt Etapp 3: Bem anning och realisering Planering och styrning Ekonomi Stödprocessområden Personal Studieadministration Forskningsadministration Information Lokaler

Mål delprojekt Stödprocesser Mål Insamling och analys Befintligt material rörande stödprocesserna är identifierat, bearbetat och analyserat på ett sätt att det kan utgöra underlag för arbetet med att utforma önskat läge i etapp 2. Det finns en handlingsplan för nästa etapp. Mål Utformning önskat arbetssätt Det finns en tydlig bild över verksamhetens krav och önskemål på stödprocesserna. Det finns ett utformat och dokumenterat universitetsgemensamt arbetssätt avseende stödprocesserna med tydliga roller, ansvar och beslutsnivåer. Det föreslagna arbetssättet anger vilka processer, eller delar av processer, som kan avvika från det gemensamma. Det finns en beskrivning av de krav på kompetens som ställs i respektive stödprocess. Med utgångspunkt i det önskade arbetssättet finns en bedömning av hur väl befintlig kompetens svarar mot kraven. Det finns en beskrivning av vilka åtgärder som måste genomföras för att det önskade arbetssättet skall kunna realiseras. Det finns en handlingsplan för nästa etapp. Mål Bemanning och realisering De realiserade stödprocesserna vid Göteborgsuniversitet är gemensamma och präglas av hög effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Roller, ansvar och beslutsnivåer i processerna är tydliga och kända för de som arbetar i processerna samt för processernas avnämare/intressenter. Det finns en utformad gemensam modell för arbetet med ständig utveckling av stödprocesserna. Det finns en modell och plan för uppföljning och utvärdering av förändringsarbetet.

Innehåll Projektkommunikatören Detta har gjorts Kommunikationsplan Detta ska göras Att fundera på

Projektkommunikatören Ingår i projektledningen Stödjer projektledningen i informations- och kommunikationsfrågor Strategiskt informations- och kommunikationsarbete Operativt informations- och kommunikationsarbete

Styrgrupp Projektkommunikatör Projektledningsgrupp Ekonomi Personal Studieadministration Projektstyrningsforum Referensgrupp/er Facklig samverkan Innovationer Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Ledning policy, uppdrag och rekrytering Utbildningsnämnd Internationalisering Forskarkollegium Arbetsordning Stödprocesser ITverksamhet Samverkan med Chalmers Information Lokaler Planering o Övriga styrning processer Samverkan med VGR

Detta har gjorts Löpande information t ex via Webb: publicering av nyheter, uppdatering av information Rektors nyheter: nyhetsbrev E-post Möten: ledningsgruppen, ledningsråd, avdelningschefs- + kanslichefsmöten, rektors chefsoch prefektsmöten GU-journalen och Spionen Möten Hearings Frukostmöten med rektor Webbsidor Har skapats. Uppdateras och utvecklas kontinuerligt. Kommunikationsplan Framtagen och godkänd av projektledningen. Presentationsmaterial Gemensam power point-presentation för projektledningen. med mera.

Kommunikationsplan - kommunikationsmål Bidra till ett lyckosamt införande av en förnyad organisation. Undvika ryktesspridning och spekulationer. Minimera oro och missnöje bland medarbetarna. Medverka till att stimulera delaktighet och möjlighet att påverka. Skapa begriplighet och relevans. Bidra till bilden av att Göteborgs universitet är ett universitet i tiden.

Kommunikationsplan - budskap I. Göteborgs universitet behöver stärka forskning och utbildning för att öka sin attraktionskraft i en skärpt internationell konkurrens. II. Vår strävan är att göra oss till ett mer samspelt universitet med en gemensam, tydlig och väl förankrad identitet. III. Ett universitet med effektiva arbetssätt och ett gränsöverskridande samarbete underlättar förnyelse och frigör mer resurser till forskning och utbildning. IV. Mot bakgrund av riksdagens beslut om ökad självständighet för universiteten är tidpunkten väl vald för en förnyelse av organisation och arbetsformer.

Kommunikationsplan roller och ansvar Rektor och universitetsledning Projektledning Sekreterare i arbetsgrupperna Chefer på alla nivåer Kommunikatörer/informatörer Medarbetare

Kommunikationsplan - intressenter Internt Alla medarbetare Forskare Lärare Doktorander Administrativ personal Alla chefer Dekaner Prefekter Kanslichefer Övriga chefer Studenter Fackföreningar OFR-S SEKO SACO Externt Politiker och andra beslutsfattare Riksdag och regering Politiker lokalt och regionalt Näringslivet Högskolevärlden Samarbetspartners Västra Götalandsregionen (VGR) Business Region Göteborg (BRG) Chalmers tekniska högskola Göteborgs stad Högskoleverket Media Allmänheten

Kommunikationsplan - kanaler Webb Organisationsarbetets webbsidor finns på: http://www.vision2020.gu.se/strategiska-projekt/organisationsarbete eller gå in via / Anställd / Din sida / Organisationsarbete vid Göteborgs universitet Nyheter finns på: Din sida Medarbetarportalen Visionsarbete Vision 2020 Rektors kanaler Rektors nyhetsbrev till alla medarbetare Rektorsbrev via e-post Rektors ruta i GU-Journalen Webb-TV GU-journalen Rektors ruta, debatt och artiklar om det fortlöpande arbetet

Kommunikationsplan - kanaler Möten Chefsmöten: Rektors ledningsråd varannan vecka, chefsoch prefektsmöten 2 gånger/termin Arbetsplatsträffar Informationsmöten Annat, t ex frukostmöten Studentkanaler Nyhetsrullen i studentportalen Studenternas GU-mail Studentavdelningens egna webbsidor under Utbildning Spionen, där vi har ett uppslag i varje nummer Media Individuella möten med samarbetspartners och företrädare för politik och näringsliv

Kommunikationsplan - riktlinjer Den övergripande ambitionen är att skapa dialog med medarbetarna. Det är viktigt att skapa tydlighet och förståelse för projektet. De olika målgrupperna har olika insikt i utvecklingsprojektet, vilket ska beaktas. Informationen/kommunikationen ska präglas av: Konkreta, enhetliga och samordnade budskap Kontinuitet Öppenhet, lyhördhet och snabbhet Proaktivitet och handlingskraft

Detta ska göras Hitta vägar för samarbete Skapa forum, kanaler, rutiner för samarbete mellan projektet och kommunikatörer/informatörer/motsvarande inom olika enheter och på olika nivåer inom universitetet.

Att fundera på Hur kan jag stödja min chef i informations- och kommunikationsarbetet kring organisationsprojektet inom vår enhet? Vad behöver jag för att kunna vara ett stöd för min chef? Hur kan vi informatörer/kommunikatörer samarbeta med varandra?

Hör gärna av dig! Karoline Axelson, projektkommunikatör E-post: karoline.axelson@gu.se Mobil: 0709-44 02 34

Nästa steg Avrapportering av resultat från arbetsgrupp A-D vecka 39 1. Ledning och ledningsråd måndag 26/9 2. Chefs- och prefektsmöte 27/9 3. Rektors nyhetsbrev till alla medarbetare + webb