Rapport Vimmerbys IT-Ekonomi 2015-04-13 Diarienr: 2015/00028
Innehåll... 1... 1 Rapport Vimmerbys IT-Ekonomi... 1 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Gränsdragningar... 3 2 Analys... 4 2.1 Data och uppgifter... 4 2.1.1 Ekonomi... 5 2.1.2 Vimmerbyspecifika kostnader... 5 2.1.3 WSP rapport... 6 2.2 Enheter... 6 2.3 Leasing/Licenser/Support... 7 2.3.1 Licenser... 8 2.3.2 Support... 8 3 Nyckeltal... 9 4 Trådlöst... 11 5 Servrar och drift... 12 5.1 Molntjänster... 12 6 Sammanfattning... 13 6.1 Prismässigt... 13 6.1.1 Priser samverkan... 13 6.1.2 Priser som blandas ihop med IT-kostnader... 13 6.1.3 Kommunikation... 13 7 Strategi och framtid... 14 2
1 Inledning Vimmerby kommun har sedan 2012 varit medlemmar i ITSAM för samverkan, drift, support och utveckling inom IT. En utredning gjordes före inträdet och beslut togs av KF 454 2011-12-19. Ledord KSF 2011 Fördelar Besparingspotential på sikt Infrastrukturell satsning på fiber Ökad ekonomisk tydlighet Ökad kvalitet Strategisk samverkan - även inom fler områden Nackdelar Ökade kostnader Ökade investeringskostnader Ökade kostnader per förvaltning Färre antal IT personal på plats Funktionsupphandling av system - ej valfritt 1.1 Bakgrund Kommunchefen i Vimmerby har med anledning av det uppkomna ekonomiska läget i kommunen bett ITSAM att göra en jämförelse med Vimmerbys och andra kommuners IT-kostnader. I uppdraget ingår också att jämföra Vimmerbys tidigare kostnader, när IT drevs i egen regi, med nuvarande. 1.2 Syfte Syftet med denna skrivelse är att påvisa IT och dess kostnader under de senaste åren. Att få en bild av hur IT-kostnaden såg ut före inträdet i ITSAM med samverkan. Det ska också framgå hur ITtätheten och användningen av IT har förändrats de senaste fem åren och att viss teknik/behov som finns nu, inte fanns för fem år sedan. 1.3 Gränsdragningar Rapporten visar bilden av IT och dess kostnader gällande Vimmerby kommun. För att kunna göra en rättvis bedömning som är jämförbar med andra kommuner har inga kostnader för Fiberprojektet tagits upp. Dessa särredovisas i vanliga fall och så också i detta underlag. Underlaget baseras på ITkostnader, såsom; leasingkostnader, support, drift, utveckling, nätverk, internet, trådlöst och dylikt. Observera att kostnader för systemlicenser som betalas direkt till leverantör inte finns med i ITSAMs redovisning. Kommunalförbundet har enbart kännedom om dessa kostnader i de fall medlemskommunerna samverkar. Övriga delar som inte klassas som IT-kostnader i ITSAMs redovisning är projektorer, Telebild konferenssystem, molntjänster som köps direkt från leverantör och konsultkostnader för system där inte ITSAM har driftsansvar. 3
2 Analys 2.1 Data och uppgifter Inhämtande av data har gjorts via: Ekonomisystemet Aditro Rapporter från ekonomisystemet i Vimmerby kommun WSP s rapport 2010 Underlag för kostnadsberäkningar gjorda via införandeprojektet Underlag för kostnadsberäkningar gjorda på Vimmerby kommun Underlag från årsbokslutet för 2014 Statistik via SCB Kontakt med personal på andra kommuner gällande nyckeltal 4
2.1.1 Ekonomi IT-kostnaden för en kommun är bland annat baserad på: Enheter datorer, surfplattor och därtill kringutrustning Licenser knutna till enheten, såsom Microsoftlicenser Licenser knutna till verksamhetssystem, såsom Procapita Licenser knutna till central IT infrastruktur, servrar, brandvägg mm Kommunikation Internetkostnad Infrastruktur Datahallar, servrar, switchar, aktiva nät Personal kostnader för personal anställda för IT-drift/support/ledning Redovisning av IT-kostnader skiljer sig distinkt jämfört med dagens ITSAM-samarbete. Historiskt sett har Vimmerby haft en central IT-avdelning som i sin tur haft en drift- och investeringsbudget. Varje verksamhet har löpande stått för sina egna kostnader gällande system/program, datorer och licenser. I och med ITSAM-samverkan köper verksamheterna en funktion som är prissatt istället för att använda investeringsbudget för upphandling av datorer och system. 2.1.2 Vimmerbyspecifika kostnader VDI påverkar Vimmerbys kostnader mer än alla andra kommuners inom ITSAM-samarbetet. Dessa kostnader slår hårt mot BoU, då de har många klienter och många dubbla klienter. Används VDI på en vanlig stationär eller bärbar dator betalar man för både Microsoftlicenser och VDI licensen, vilket inte är kostnadseffektivt. Av cirka 1.200 möjliga VDI:er används 330 tunna klienter. Det innebär att många betalar dubbla licenskostnader. Det finns en VDI-rapport som gjordes under hösten 2014. Den låg till grund för beslutet att avveckla detta system under 2015. Kostnaderna belastar dock 2014 och även till viss del i årets faktureringar. Kostnader relaterade till VDI: Vimmerby betalar per år 1 319 148 ITSAM har kostnader för VDI 2 220 236-901 088 Som syns av resultatet av VDI är det en minuspost för ITSAM-kommunerna med nästan 1MSEK per år. Detta innebär indirekt att även övriga medlemskommuner betalar för driften av systemet. Det är inte så lätt att säga att ovanstående kostnader försvinner direkt vid avveckling. Tunna klienter måste bytas ut mot stationära/bärbara/surfplattor och för de som verkligen behöver mer avancerad fjärråtkomstlösning tillkommer en mindre kostnad. Dock blir den totala kostnaden lägre och ITSAMkommunerna fokuserar på en plattform, Microsoftplattformen. Förutom VDI har Vimmerby kommun även specifika kostnader i form av förhyrda förbindelser. Dessa uppgår till närmare 400.000:-/år. Dessa avvecklas i samband med att fiberprojektet ansluter verksamheter. 5
2.1.3 WSP rapport 2010 gjordes en rapport av WSP gällande Vimmerby kommuns IT-kostnader och hantering. Den såg ut som följer: OBS WSP original är det som rapporten visade. Den högra kolumnen, WSP korrigerad, är tillagd av ITSAM för att påvisa hur de totala IT-kostnaderna såg ut inklusive verksamheternas IT-kostnader. Kostnaden i originalet var endast baserad på centrala IT-kostnader, dvs exklusive verksamhetssystem, licenser och datorer. WSP 2010 WSP original WSP korrigerad IT-kostnader 7 816 000 15 415 000 Antal datorer 1 183 1 183 Antal anställda 1 509 1 509 Anställda inom IT 6 6 Antal invånare 15 850 15 850 Kostnad per PC 6 607 13 030 Antal PC / tekniker 197 197 IT-kostnad / anställd 5 180 10 215 IT-kostnad /kom.inv 493 973 2.2 Enheter Antalet datorer i kommunen baserat på inventeringar och rapporter. 2009 tas uppgifterna från WSP, 2010 från kommunens uträkning, 2011 avser Vimmerbys beslutsunderlag vid tillträde och 2014 är ITSAMs siffror. Förvaltning 2009 (WSP) 2010 Vimmerby 2011 **Projektet 2014 ITSAM BoU 874 1265* 1575 Övriga förvaltningar 666 (184 lärctr) 484 445 Surfplattor 279 Totalt 1183 1540 1749 2299 *Noterbart 231 registrerade datorer på BoU var äldre än tre år före inträdet i ITSAM. ** Projektet Beslutsunderlaget för inträde i ITSAM-samarbetet 6
2.3 Leasing/Licenser/Support Vimmerby hade en ålderdomlig maskinpark vid inträdet i samarbetet ITSAM, varvid bedömningen var att Vimmerby skulle ingå i en regelbunden utbytescykel med leasing av datorer. Huvudargumentet var inte själva valet av finansieringstyp, utan att datorer byts ut med regelbundna intervaller. Leasing används för att få en stabil och problemfri drift och kontinuitet för den som använder en dator som arbetsredskap. Kostnaden och irritationen som uppstår vid ett driftsavbrott på en äldre dator är hög och effektiviteten påverkas. Säkerheten på en äldre dator är dessutom sämre, då drivrutiner och säkerhetspatchar inte finns tillgängliga då hårdvarusupporten från leverantören upphört. Leasingkostnaden för datorer fanns med i prognosen som låg till grund för inträdet i kommunalförbundet ITSAM. Den totala datorkostnaden togs också fram med hänsyn taget till då gällande Microsoftregler och den överenskomna supportavgiften till ITSAM. Prognos för 2014 enligt kommunens beslutsunderlag 2011, före inträdet i ITSAM. Leasingkostnad Licenskostnad Supportkostn Totalkostnad arb.plats KS 334 586 kr 159 048 kr 201 600 kr 695 235 kr BoU 3 356 492 kr 839 795 kr 2 498 400 kr 6 694 687 kr Soc 167 293 kr 79 524 kr 100 800 kr 347 617 kr Omsorg 454 576 kr 227 212 kr 288 000 kr 969 789 kr T&S 167 293 kr 79 524 kr 100 800 kr 347 617 kr K&F 250 582 kr 124 976 kr 158 400 kr 533 949 kr Övr 243 776 kr 134 907 kr 171 000 kr 549 684 kr Totalt 4 974 598 kr 1 644 986 kr 3 519 000 kr 10 138 578 kr 2014 fakturerades 3.294.777 kr för leasing av datorer och andra enheter, vilket kan jämföras med prognostiserad kostnad 4.974.598 kr. Noterbart är att antalet enheter har ökat mer än prognosen och därmed även den totala supportkostnaden, men leasingkostnaden hålls nere på grund av samverkansfördelar vid upphandling. 7
2.3.1 Licenser Licenser Vid inventeringen som gjordes före inträdet visade det sig att det var underskott på ett antal licenser för Vimmerbys del. Detta bidrog till att kostnaderna ökade när ITSAM korrigerade uppgifterna till leverantörerna. Nedan visas ett urval av de licenser som inte var redovisade och därmed påverkade kostnadsbilden mest: - Office -158st (ca 395.000 kr/år) - VMware -297st (ca 175.000 kr/år) - Elevdata -153st - StavaRex -451st - Thinlinc -123st - Antivirus -981st - Antivirus -916st När ITSAM redovisade korrekta antal licenser ökade kostnadsbilden naturligt. 2.3.2 Support Support En summa på 1.800kr/dator fastslogs innan inträdet i ITSAM. Denna innefattar både servicedesk, närstöd (på-platsen-tekniker) och logistik (se klientens livscykel). Under Q1 2015 har gymnasiet i Vimmerby haft på platsen support fem timmar per dag. Under Q2 kommer support på plats att finnas tillgänglig två timmar per dag utan extra kostnad. Detta är en speciallösning som inte återfinns i någon annan verksamhet eller kommun. 8
3 Nyckeltal Nedan i tabellen visas jämförelsetal för IT-kostnaden för Vimmerby kommun 2010, 2011 (pre ITSAM) och 2014. WSP original WSP korrigerad 2011 2014 IT-kostnader 7 816 000 13 816 000 15 453 000 20 724 000 Antal datorer 1 183 1 183 1 540 2 020 Antal anställda 1 509 1 509 1 540 1 675 Anställda inom IT 6 6 6 6 Antal invånare 15 850 15 850 15 473 15 279 Kostnad per PC 6 607 9 155 10 034 10 259 Antal PC per tekniker 197 197 256 336 IT-kostnad per anställd 5 180 10 215 10 034 12 373 IT-kostnad per kom.inv 493 871 999 1 356 Som tabellen visar är kostnaden per kommuninvånare 1.356 kr. Värt att notera är att samtliga kostnader är inkluderat i beräkningen för 2014, inklusive telefonikostnader och alla kostnader för delade system i ITSAM-samverkan. Även skolornas datorer och IT, vilket inte är så vanligt att kommuner tar med i beräkningarna. I jämförelse med andra ITSAM kommuner ser det ut som nedan. Vimmerby Kinda Boxholm Åtvidaberg Ödeshög Ydre Total IT kost. 2014 20 724 000 14 509 000 6 752 000 15 907 000 8 709 000 3 569 185 Invånare 15 287 9 802 5 322 11 472 5 240 3 660 Kostnad/inv 1 356 1 480 1 269 1 387 1 662 1 916 2 000 Kostnad per kommuninvånare 1916 1 800 1662 1 600 1 400 1356 1480 1269 1387 1 200 1 000 800 600 400 200 0 Vimmerby Kinda Boxholm Åtvidaberg Ödeshög Ydre 9
I jämförelse med andra utomstående kommuner ser det ut som nedan Eksjö Nässjö Knivsta Strömstad Total IT kostnad 26 471 000 36 700 000 21 616 000 20 100 000 Invånare 16 598 29 907 14 969 12 335 Kostnad/inv 1 595 1 227 1 444 1 630 Kostnad per kommuninvånare 1800 1600 1400 1200 1356 1595 1227 1444 1630 1000 800 600 400 200 0 Vimmerby Eksjö Nässjö Knivsta Strömstad Övriga kommuner som vi har fått siffror ifrån visar t.ex att: Värnamo har en kostnad per dator och år på 12.111:- I Kristinehamn kostar det 10.500:- i nätavgift per år, därtill kostnaden för datorn och support Nacka har Tjänstekatalog med kostnader o Konto 1.856:-/år o MS-licens 2.760:-/år o Nätåtkomst 1.812:-/år o Lagring 185:-/GB och år Till detta tillkommer pris för dator, verksamhetssystem, verksamhetsspecifika licenser, trådlöst mm Ovanstående tabeller påvisar att Vimmerby har en normal till låg kostnad i jämförelser med andra kommuner. Om man ställer dessa siffror tillsammans med vad kostnaden blir utslagen på varje dator, som i Vimmerbys fall ligger på 10.259:-/dator, blir kostnaden låg. När avveckling av VDI är genomförd kommer kostnad per dator bli lägre. 10
Inera har för Landstinget gjort en liknande beräkning. Deras uträkning hamnade på 28.084:-/dator gällande 2013. 4 Trådlöst Utbyggnaden och efterfrågan på trådlöst har ökat markant. Före samverkan med ITSAM hade Vimmerby kommun 60 trådlösa accesspunkter (AP). Vid utgången av 2014 fanns det 200 AP anslutet till nätet. Det trådlösa systemet kommer att utökas hela tiden med tanke på antalet mobila enheter som används ute i verksamheterna. Även förtätning av accesspunkter kommer att behöva göras på de platser som har trådlöst idag på grund av antalet privata och arbetsrelaterade enheter ökar kraftigt. Trådlöst nät finns redan som tjänst idag och faktureras direkt till verksamheterna. Enligt tidigare beslut leasas dessa från ITSAM. Detta för att kunna styra och kontrollera sitt nyttjande av IT, plus att verksamheterna slipper investera varje AP á 5.000:-, serviceavtal på dessa och switchinvestering. En accesspunkt är likt datorer uppdelade på konsument och professionell. För att säkra drift och kontinuitet centralt krävs en professionell miljö. ITSAMs pris för detta är 220kr/månad och AP (tidigare pris var 192:-/månad och AP exklusive switch). Denna prissättning är mycket fördelaktig och konkurrenskraftig. Jämförelsepris med andra kommuner: Höglandet 355:-/mån och AP Landstinget 350:-/mån och AP Generellt ligger denna tjänst på mellan 275-450:-/mån och ingen i närheten av ITSAMs pris 11
5 Servrar och drift Vid inträdet till ITSAM hade Vimmerby 24 verksamhetssystem och 80 servrar enligt utredningen. Idag har Vimmerby 41 redovisade verksamhetssystem och 90 servrar. Det är en fördubbling av antal system. Ett av dessa system är outsoursat, Fronter, som används av BUN. Kostnaden för det systemet går inte via ITSAM. Socialförvaltning BUN Personal Bygg o miljö Vimmarhem VEMAB Procapita Extens ecompanion Tekis VABAS E4 Elegans PhoniroCare Novaschem Besched Mapinfo Hogia Pluss AquaView LapsCare Fronter Medvind Autodesk MapInfo Medvind Dexter Winlas Tekis FIR VABAS Treserva CAPA Troman Alkoholtillstånd Adato Mobilus Ekonomi KoF Kostenheten Överförmyndare Överförmyndare Arbetsmarknadsenh Raindance Cumulus Aivo Aivo Wärna Accorda Bookit FRI Kostnader för servrar och system är beroende av hur avancerat systemet är och hur många databaser det kräver. Från och med 2014 finns även tjänsten för serverdrift att avropa från ITSAM. Detta gör att varje verksamhet själv står för sina kostnader och eventuellt delar dem med andra om samverkan ingåtts med andra verksamheter. Övriga system ligger i anslaget som nu är under utfasning till förmån för serverdrift som tjänst i Tjänstekatalogen. 5.1 Molntjänster Det är mycket diskussioner kring att köpa tjänster i molnet och att allt ska köras via molnet. Frågan man måste ställa är vad är molnet? Det finns idag ganska få system man lagligen kan köra i molnet. Detta med hänvisning till PUL och lagar och förordningar vad gäller kommunal drift och verksamhet är hårda. All information ska finnas tillgänglig på servrar i Sverige utan att det studsar mot utländska dito. Därtill måste informationen komma till den eventuella molntjänsten och då blir internet den svaga länken. Egentligen har Vimmerby en hel del molntjänster idag. Det är bara det att molnet ligger i samverkan med fem andra kommuner hos ITSAM. Det är ett moln som är kontrollerat och uppfyller de säkerhetskrav som ställs på åtkomst och återställning av data. Kostnader för att köra verksamhetssystem via direkta molntjänster med lagring, SLA och support skulle vida överstiga kostnaden Vimmerby idag betalar. Molnet påverkar inte supporten av datorer, surfplattor mm till det billigare. Licenser, säkerhet, säkert internet med mera kommer finnas där oavsett om man kör i ITSAMs moln eller någon annans. 12
6 Sammanfattning 6.1 Prismässigt Snittkostnaden av IT på både kommuninvånarnivå och datorarbetsplats påvisar att Vimmerby inte betalar mer än någon annan i samarbetet, eller för den delen mer än någon annan kommun i Sverige. Det som avviker är den extra plattformen som Vimmerby har och betalar för, men den är under avveckling. Prognos inför inträdet i ITSAM för 2014 års kostnader Prognos gjord 2011 22 416 000 Utfall 2014 20 724 000 Resultat 1 692 000 Detta visar att kostnaderna för IT ligger under vad prognosen visade och som låg som underlag för beslutet att gå med i ITSAM samarbetet. 6.1.1 Priser samverkan Redan i beslutsunderlaget som togs fram före inträdet i ITSAM stod det klart att effekten av inträdet skulle komma senare. Detta då Vimmerby har/hade egen datahall med servrar och att ingen fiberförbindelse finns/fanns mellan de andra kommunerna. Första stegen är redan avklarade för att kunna samverka över kommungränserna. Fiberförbindelsen är på plats och nya serverhallen i Vimmerby är på plats. Det är först nu, sedan några månader tillbaka, som möjligheten för samverkan av system finns. 6.1.2 Priser som blandas ihop med IT-kostnader IT-kostnader som inte levereras av ITSAM är bland annat: Kostnader för inköp, drift och service av projektorer Kostnader för inköp, drift och service av Telebild (konferensanläggningar) Kostnader för inköp av programvaror utanför samverkan Kostnader för molnbaserade tjänster utanför samverkan Lärplattform som är utanför samverkan Lönekostnader för IT resurser i verksamheterna Konsultkostnader som rör system utanför samverkan 6.1.3 Kommunikation En stor faktor till diskussion är bristen på tydlig kommunikation kring frågorna: Varför gick Vimmerby med i ITSAM Fördelningen mellan gamla centrala IT kostnader vs som nu verksamhetskostnader Vad skillnaden är på en konsumentdator och professionell dator Det måste till en dialog i kommunen om hur IT kostnader fungerar och en förståelse för det och med hjälp av ovanstående siffror och beräkningar kunna förmedla budskapet att IT kostnaderna är fördelade annorlunda idag och att verksamheterna för stå för det mesta själva. Alla de kostnader som idag finns fanns med i underlaget som Vimmerby hade att förhålla sig till före inträdet i ITSAM. 13
7 Strategi och framtid De utvecklingsområden som ligger i närtid för ITSAM och dess medlemskommuner är: Tjänstekatalog Fasa ut anslagsfinansieringen mot tydligt avropbara tjänster som verksamheterna beställer. Tjänstekatalog ska kunna användas för budgetering av verksamheternas IT-kostnader. Den ska också kunna användas som styrmedel för att kunna reglera IT-kostnaderna, både uppåt och nedåt. AD Vimmerby har ett eget AD (katalog med kontouppgifter för att få rätt behörigheter i nätverket) som under året ska flyttas över till ITSAMs gemensamma AD-katalog där övriga medlemskommunerna finns. Lync En video-/chatfunktionstjänst som är integrerad med Exchange. Möjliggör webbmöten med video och delad skärm för presentationer och arbetsmöten. Besparingspotential vad gäller resor till möten. E-tjänster Tjänster för både kommunmedborgare och anställda inom kommunen. Med hjälp av e-legitimation kan man t.ex. ansöka om bygglov, ställa barn i kö till förskola eller ansöka om ledighet för barn i skolan. Interna tjänster för kommunanställda kan vara beställning av t.ex. TjänsteIDkort. CityNet Ett koncept för wifi (trådlöst nätverk) i offentliga lokaler. En kostnadseffektiv lösning för gratis internetuppkoppling i anslutning till kommunala fastigheter eller evenemang. Säkerhet Att förbättra kunskapen om säkerhet inom kommunen. Vilka regler som finns och hur man förhåller sig till dem. En utbildningsinsats tillsammans med kommunen för att tydliggöra säkerhetsaspekterna inom IT. 14