Krisledningsorganisation Luleå kommun Reviderad 2016
Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd Giltighetstid Riktlinje Krisledningsorganisation 2016-11-11 Löpande Dokumentansvarig Senast reviderad Beslutsinstans Dokument gäller för Säkerhetschef 2016-11-11 Kommundirektör Luleå kommun och kommunala bolag
Innehåll Sammanfattning 4 Bakgrund 4 Organisation 4 Krisledningsnämnd 5 Central krisledningsstab 5 Posomgrupp och frivilliga resursgrupper 6 Tjänsteman i beredskap, TiB 6 Samverkan vid kris 6 Ledningsplatser 6 Krisledningsstab 6 Upplysningstjänst 6 Räddningstjänstens stab 6 Förvaltningarna och bolagen 6 Övning och utbildning 6 Bilaga 1: Kriskommunikationsplan
Kommunens centrala krisledningsorganisation Sammanfattning 1. Krisledningsnämnden består av kommunstyrelsens arbetsutskott och kan ta över beslut från övriga nämnder vid extraordinära händelser. Krisledningsnämnden sammanträder på fritidsförvaltningen. 2. Krisledningsstaben fungerar som anpassad krisledning med en kärngrupp som utvidgas beroende på händelse. Krisledningsstaben sammanträder på räddningstjänsten. 3. Upplysningstjänsten svarar på frågor från allmänheten och uppdaterar kommunens kommunikationskanaler. Upplysningstjänsten är lokaliserad till fritidsförvaltningens lilla sammanträdesrum. 4. Tjänsteperson i beredskap (TiB) har beslutsmandat att initiera krisledningsstaben. 5. Förvaltningarnas och bolagens krisledningsstaber samordnar insatser i den egna verksamheten och bistår kommunens centrala krisledning. 6. Luleå kommuns kriskommunikationsplan framgår som bilaga till detta dokument. 7. Övning och utbildning ska prioriteras och är ett uppdrag för respektive nämnd att omhänderta och löpande planera i sin verksamhet. Bakgrund 2013 gjordes en genomgående förändring av Luleå kommuns krisledningsorganisation då både stabernas sammansättning och lokalisering förändrades och en ny kriskommunikationsplan togs fram. I denna revidering görs en del smärre justeringar och uppdateringar till dagens förhållanden. Organisation Luleås krisledningsorganisation är uppbyggd för att vara robust vid kriser. Det finns därför en central krisledningsstab som består av tjänstepersoner i olika funktioner och en politisk krisledningsnämnd som kan sammankallas vid extraordinära händelser. Stab och krisledningsnämnd bistås av förvaltningarnas och bolagens krisledningsorganisationer. Dessa och andra stödverksamheter förväntas sammantaget kunna hantera extraordinära händelser eller kriser på ett kompetent och förtroendeingivande sätt. Krisledningsnämnd (Kommunstyrelsen Apu) Tjänsteperson i beredskap (TiB) Inre befäl Kommundirektör Central krisledningsstab Stabschef, lägesansvarig, information, analys, WIS, dokumentation, upplysningstjänst, juridik Frivilliga resursgruppen POSOM Förvaltningarna och bolagens lokala ledningsgrupper Rektorsområden Avdelningar etc Enheter 4
Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden kan överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämnden i Luleå styrs av ett särskilt reglemente som antogs av kommunfullmäktige 2003. Luleås krisledningsnämnd består av kommunstyrelsens arbetsutskott under ledning av dess ordförande eller vice ordförande. Det är kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande som avgör om krisledningsnämnden ska sammankallas, eventuellt i samråd med kommundirektören eller tjänsteperson i beredskap. I de flesta fall kan kriser hanteras av den normala organisationen utan att krisledningsnämnden sammankallas. Kommunstyrelsens ordförande kan, om inte krisledningsnämnden tillträder, besluta om en tillfällig avvikelse från ordinarie ledningsstruktur och ge kommundirektören ledningsansvar över hela förvaltningsorganisationen. Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter är att: Fatta de övergripande inriktnings- och prioritetsbeslut som krävs med anledning av händelsen. Besluta att överta hela eller delar av övriga nämnders verksamhet. Besluta om resurser och resursfördelning samt bistånd till enskilda. Besluta om eventuellt sänkt servicenivå inom olika delar av kommunens verksamhet med anledning av händelsen. Besluta om när de särskilda åtgärderna som föranletts av händelsen ska upphöra. Fortlöpande dokumentera beslut. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande kommunfullmäktigesammanträde. Nämnden ska också till fullmäktige rapportera åtgärder och insatser i samband med händelsen. Central krisledningsstab Stabens uppdrag definieras enligt följande: En stab är en krets av medarbetare med allsidig kompetens som biträder en chef med insamling och bearbetning av beslutsunderlag, ordergivning, uppföljning, samverkan, dokumentation och information. Staben är ett stöd till verksamheten. Staben ska inte ta över det operativa ledningsansvaret som finns kvar i linjeorganisationen. Händelsen ska så långt möjligt omhändertas i den förvaltning som ansvarar för verksamheten och enligt ordinarie beslutsordning. Krisledningsstaben anpassas till händelsen men har en kärngrupp som alltid infinner sig och består av nedanstående roller. Stabschef leder stabsarbetet och rapporterar till kommundirektören. Kommundirektören ingår inte i central krisledningsstab men ansvarar övergripande för kommunens beslut, information och myndighetskontakter. Kommunikationsansvarig svarar för information och upplysningstjänsten. Lägesansvarig håller kontakt med den operativa verksamheten samt omvärldsvevakar hur händelsen utvecklas och beskrivs, även i digitala kanaler. Analys- och strategiansvariga analyserar läget, kommer med förslag på lösningar och tar fram omfallsanalyser. Administratörerna dokumenterar beslut och händelser i WIS (Webbaserat informationssystem) Upplysningstjänsten bemannas med den sakexpertis som behövs samt med personal från kommunikationskontoret. Dess uppgift är att svara för information till allmänhet och media via telefon och digitala kanaler. Kommundirektören deltar inte i staben, men kan ha en samordnande roll för beslut, information och myndighetskontakter Det finns en särskild bemanningslista med namn, befattning och telefonnummer. Listan uppdateras löpande av säkerhetschefen. Två eller tre befattningshavare identifieras i denna lista för respektive varje arbetsuppgift i staben. Luleå kommun har inrättat tjänsteperson i beredskap (TiB). Denne kan bli först på plats och har beslutsmandat att initiera staben. När staben startar ska stabschefen: Samråda med ansvariga tjänstemän som ansvarar för aktuell händelse. Besluta om övergripande åtgärder utifrån händelsen. Informera den politiska ledningen om händelsen. Bedöma informations- och kommunikationsbehov. Besluta om hur och med vilka samverkan ska ske. Kommunstyrelsens ordförande kan besluta om en tillfällig avvikelse från ordinarie ledningsstruktur och ge kommundirektören ledningsansvar över hela förvaltningsorganisationen. Förvaltningarnas och bolagens krisledningsstaber Bolagens och förvaltningarnas egna krisledningsstaber kan aktiveras beroende på händelse. Både för att samordna insatser i den egna verksamheten men också för att bistå den centrala krisledningen i kommunen. De operativa staberna i linjeorganisationen ska bestå av respektive förvaltnings- eller bolagschef som i sin tur har en lokal ledningsorganisation inom sin verksamhet. Den lokala staben bör innehålla samma kompetenser och interna arbetsfördelning som den centrala krisledningsstaben. Staben ska kunna verka under flera dagar och bör därför bestå av olika funktioner och innehålla personal som arbetar högst 8-10 timmar innan avlösning. 5
Stabschefen ska alltid besluta om: Konsekvenser för det egna ansvarsområde Vidtagna och planerade åtgärder Samverkansbehov Informations- och kommunikationsbehov internt och externt Behov av stöd (materiella, personella, kompetens) Möjligheter att stödja andra förvaltningar Inriktning och prioritering Sammanfattande lägesbeskrivning Övrigt Den lokala krisledningsstaben ska ha kontakter såväl internt som extern och ger uppgifter till sin egen organisation. Arbete och beslut ska dokumenteras. Posomgrupp och frivilliga resursgruppen Posomgruppen (Psykologiskt och socialt omhändertagande) består av personal från räddningstjänsten, socialförvaltningen, kommunhälsan, polisen och Svenska kyrkan. De bistår vid olika kriser och kallas efter beslut av TiB, räddningsledare eller räddningstjänstens inre befäl. De kan också kallas av polis eller förvaltningarnas- och bolagens lokala krisledningsorganisationer. Frivilliga resursgruppen (FRG) ska bistå kommunen vid olyckor och kriser och kallas efter beslut av TiB, räddningsledare eller räddningstjänstens inre befäl. Deras uppgifter är bland annat att informera, assistera med uppsamling, ordna ledsagning och inkvartering, ge första hjälpen, ordna tillsyn, transporter och värmestugor men också samordning med övriga frivilligorganisationer. FRG administreras av räddningstjänsten och utbildas av Civilförsvarsförbundet. De kan också delta i insatser i annan kommun. Tjänsteperson i beredskap, TiB Tjänsteperson i beredskap finns inom alla statliga myndigheter samt vid många landsting, så även i Norrbotten. Som ett led i att ytterligare förstärka Luleås krisberedskap inrättades tjänsteperson i beredskap på försök under två år. Verksamheten ska utvärders andra halvåret 2017. Länsstyrelse, landsting och länets kommuner är viktiga samverkansparter vid kriser. Även statliga myndigheter som Trafikverket, Swedavia och Försvarsmakten deltar. Privata aktörer som näringsliv och frivilligorganisationer kan ingå i planeringen för extraordinära händelser, eventuellt genom avtal. Aktuell namn- och telefonlista till krisledningsnämnd, förvaltnings- och bolagschefer, frivilliga resursgrupper, posomgrupp samt andra resurser finns bland annat på SOS Alarm, men också i krispärmen samt hos räddningstjänstens inre befäl och TiB. Ansvarig för att listorna uppdateras är säkerhetschefen. Ledningsplatser Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden kallas till fritidsförvaltningens sammanträdesrum på Skomakargatan 35, 1 tr. Avbrottsfri kraft finns. Nämnden samlokaliseras med tjänstemannastaben. Reservlokal är våning 9 i stadshuset. Krisledningsstab Krisledningsstaben sammanträder i Räddningstjänstens sammanträdesrum Fågel Fenix på Skomakargatan 35. Avbrottsfri kraft finns. Lokalen är utrustad med videokanon, smartboard, videokonferenssystem. Reservlokal är i våning 9 i stadshuset. Upplysningstjänst Placeras på fritidsförvaltningen. Upplysningstjänstens funktion beskrivs i kriskommunikationsplanen. Räddningstjänstens stab Räddningstjänstens stab vid större olyckor sammanträder i stabsrummet Röda hanen på Skomakargatan 35. Avbrottsfri kraft finns. Lokalen är utrustad med videokanon, smartboard, videokonferens, data och telefoni. Förvaltningarna och bolagen Förvaltningarnas- och bolagens krisledningsstaber sammanträder i den egna verksamhetens lokaler. Avbrottsfri kraft saknas. Reservlokal kan vara våning 9 i stadshuset. Samverkan vid kris För att kunna lösa en extraordinär händelse bör många samverkande krafter medverka. Förvaltningarna är kärnan i den kommunala krishanteringen och förutsätts ta ett stort ansvar för att händelsen ska bli löst på bästa sätt. De kommunala bolagen ska även vara med i arbetet eftersom många strategiska tillgångar som t ex lokaler, transportmedel, el och värme finns där. Övning och utbildning För att en stab eller ledningsgrupp ska kunna verka på ett effektivt sätt förutsätts att den är utbildad och övad. I Luleå har vi haft övningar både för den centrala krisledningsstaben och för förvaltningarnas. Även krisledningsnämnden är övad och utbildad. Krisledningsövningar, gärna i samverkan med andra, ska genomföras minst vart annat år, både för den centrala staben som för förvaltningar och bolag. 6
Bilaga 1 Kriskommunikationsplan för Luleå kommun Bakgrund Enligt lag om extraordinära händelser i fredstid (SFS 2002:833) ska kommunerna ta fram planer för hur man ska hantera sådana händelser. En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner samt kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. En framgångsfaktor vid sådana händelser handlar om hur man kommunicerar händelsens förlopp mot de som är berörda, så att de vet hur de ska agera för att minimera skadeverkningarna. Ansvarsfördelning Vid en kris ska samma ansvarsfördelning och samma arbetssätt, riktlinjer och rutiner tillämpas som gäller i vanliga fall (likhetsprincipen). De regler som gäller för Luleå kommuns ledning och styrning framgår av intranätet. Kommunikationschefen ansvarar för att samordna, stötta och följa kommunens övergripande informationshantering kring händelsen. Varje förvaltning och kommunalt bolag svarar för information inom sin egen verksamhet, såväl internt som externt, med bistånd från upplysningstjänsten. Syfte och mål med planen Kriskommunikationsplanen tydliggör hur Luleå kommun ska arbeta med sin kommunikation vid en kris eller en extraordinär händelse. Med detta avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser. Målsättningen är att: Minimera skadorna Säkerställa att fattade beslut kan genomföras i så stor utsträckning som möjligt Hålla allmänheten informerad om händelsen. Ledning och organisation Vid en omfattande kris ingår kommunikationschefen eller dennes ersättare i kommunledningens krisledningsstab. Respektive berörd förvaltning har sin egen krisledningsorganisation. Kommunikationschefen kalllar in utifrån händelsens omfattning resurser till en kommungemensam upplysningstjänst med följande ansvar: Svara på frågor från allmänhet, drabbade och medier via telefonnummer 0920-45 56 00 och e-post lulea.kommun@lulea.se Uppdatera kommunens webbplats och intranät med information om händelsen Stötta lägesansvarig med att omvärldsbevaka hur händelsen beskrivs internt, på Internet och i massmedia Upplysningstjänsten sitter i fritidsförvaltningens lilla sammanträdesrum, Skomakargatan 35 och är underställd kommunikationschefen eller dennes ersättare i krisledningsstaben. En samordningsansvarig utses i upplysningstjänsten. Resurser till upplysningstjänsten tas från samtliga förvaltningar, beroende på händelsens art och omfattning. De som sitter i upplysningstjänsten tar med sina datorer.
Checklista för särskilda åtgärder Åtgärd Viktigt meddelande till allmänheten VMA Myndighetsmeddelande vid radio och TV Begäran om OJJE-meddelande via radio och TV (myndighetsmeddelande) Att starta upplysningstjänsten Beslut om nyckelkompetens som behövs i upplysningstjänsten Kontakta externa myndigheter på lokal och regional nivå för att bestämma samverkansformer enligt länsstyrelsens plan för gemensam krisinformation Informera växeln, media och allmänhet om aktuella telefonnummer, e-post, webbinformation och eventuella kontaktpersoner Redovisa vidtagna informationsåtgärder för krisledningsstab och krisledningsnämnd Upprätta kontakt med Posom-gruppen och frivilliga resursgrupper Kommunikationsansvarig för centrala krislednings- staben. Respektive förvaltningschef på förvaltningsnivå Arrangera presskonferenser och ta fram pressmeddelanden Skicka ut pressmeddelande Delta i presskonferens Uppdatera informationen på webb och intranät Informera internt om händelsen och vidtagna åtgärder på kommunövergripande nivå Informera internt om händelsen och vidtagna åtgärder på förvaltningen Ansvarig Inre befäl, räddningsledaren i samråd med KS-ordförande eller kommunchef Respektive förvaltningschef skickar till SOS Alarm som vidarebefordrar till Sveriges Radios sändningsledning Respektive förvaltningschef skickar till Sveriges Radios sändningsledning Kommunikationsansvarig Stabschefen Kommunikationsansvarig Samordningsansvarige i upplysningstjänsten Kommundirektören Inre befäl/räddningsledaren/sos Alarm Kommunikationsansvarig för centrala krisledningsstaben. Respektive förvaltningschef på förvaltningsnivå Den särskilda gruppadressen i mailsystemet ska användas för att säkerställa distributionen Verksamhetsansvarig för händelsen tillsammans med kommunikationsansvarig och räddningsledaren Upplysningstjänsten efter samråd med kommunikationsansvarig Kommunikationsansvarig Förvaltningschef
Struktur för kriskommunikationen Krisledningsnämnd Central krisledning Upplysningstjänst Stöttar den eller de verksamheter som hanterar händelsen Kontakyta mot krisledningsnämnd eller kommunledning Analyserar och föreslår informationsinsatser Skriver pressmeddelanden och bjuder in till presskonferens Stötar med omvärldsbevakning på webb och i sociala kanaler Tar fram informations underlag Samverkar med andra myndigheter Samverkar med berörda förvaltningar Beslutar att inrätta upplysningstjänst Förvaltning/Bolag Hanterar händelsen Analyserar och föreslår informationsinsatser (internt och extern) inom sitt verksamhetsområde Skriver pressmeddelanden och bjuder in till presskonferens Uppdaterar webb, intranät, FB Samverkar med kommunikatör i central krisstab Tar emot och svarar på allmänhetens frågor via telefon, e-post och chatt Tar emot och besvarar medias frågor, inte vid presskonferens Uppdaterar webb, intranät, FB Analyserar sitt informationsflöde
KOMMUNIKATIONSKONTORET, LULEÅ KOMMUN 2016