Välkommen till Reseinfodagen 2016!

Dagens program - myndigheter 08.30 09.00 Registrering med frukost 09.00 09.25 Information från Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet 09.25 10.00 Information om ramavtal samt frågor & svar 10.00 10.20 Kaffepaus 10.20 11.30 Information om ramavtal samt frågor & svar 11.30 13.00 Besök på leverantörsutställningar 13.00 13.45 Gemensam lunch och kaffe

Information från Statens inköpscentral Zofia Sola

Information från Förvaltningsenheten Riskklassning av våra ramavtal Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Revisioner Dynamiska inköpssystem Frukostseminarier med tematiska frågor Enkäten Leverantörsdagar Enklare avropsblanketter

Välkommen att kontakta oss För frågor om specifika ramavtalsområde, se www.avropa.se, alt. kontakta ramavtalsförvaltare. Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: 08-700 07 70, ramavtalsservice@kammarkollegiet.se www.avropa.se www.kammarkollegiet.se/statensinkopscentral Vid övriga upphandlingsfrågor : Upphandlingsmyndigheten

Frågor?

Aktuellt om förstudier & upphandlingar Agneeta Anderson

Pågående Upphandlingar Tilldelning Ramavtal löper ut Flygresor utrikes 2016-09-30 FFU Konferens och möten annons september 2016-12-31 Fordonsförhyrning annons november 2017-04-07 Överprövat Hotelltjänster kategori 4

Pågående/planerade Förstudier Pågående Förstudie klar Hotelltjänster 2016-11-30 Flygresor inrikes 2016-12-31 Planerade Konferens- och möten 2017-12-31

Aktuellt om Resebyråtjänster Ingela Mildton-Patzelt

Resebyråtjänster - upphandling Nytt avtalsområde Många stora myndigheter har för närvarande egna avtal Ville upphandla avtal med stor flexibilitet för att täcka behovet Konsult Expert på området resebyråtjänster Statens inköpscentral valde att i upphandlingen enbart utvärdera på kvalitet.

Extern remiss Många kommentarer från leverantörer och myndigheter. Flera justeringar efter externa remissen. Bättre och mer förankrad kravställning!

Avtalet - omfattning Erbjuda ett heltäckande koncept av resebyrå- och reseadministrativa tjänster gällande statens tjänsteresor i Sverige och utomlands. Detta innebär att ombesörja bokningar av resor av olika slag såsom flyg-, landoch båttransporter, bokningar av transfer, bokningar av hotellrum, bokningar av grupp- och konferensarrangemang, fullservice men även självbokning (Online).

Avtalet Ramavtalsleverantörer (10 st) Big Travel Sweden AB CWT Sverige AB GBT Sweden AB HRG AB Lingmerths Resebyrå AB Stureplans Affärsresebyrå AB Ticket Biz AB Tranås Resebyrå AB Travellink AB XLNT Travel Norrland AB Avropsordning Förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning. Avropsordning Skriftlig Avropsförfrågan skickas samtidigt till samtliga Ramavtalsleverantörer. Skälig anbudstid Utvärdering och tilldelning Eventuell avtalsspärr Kontrakt tecknas med den Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen eller det lägsta priset.

Kravkatalog Ska-krav och/eller bör-krav kan ställas inom följande områden: Information/kommunikation (24-tim.service, reseportal m m) Kompetens (resekonsultens kompetens och erfarenhet m m) Statistik och uppföljning (statistikverktyg, uppföljningsmöten m m) Service (konsulttjänster, klimatkompensation m m) Bokning (leverans av färdhandlingar, följesedlar) Pris (se exempel på arvodesmatris för Resebyråtjänster under Gemensamma dokument på avropa.se)

Minst följande delar kan preciseras: Kontrakt Ramavtalets benämning och avtalsnummer Kontraktets parter Kontaktpersoner Priser/Avtalad ersättning Förutsättningarna för tillhandahållande av de Tjänster som omfattas av Kontraktet Vilken Tjänst som omfattas av Kontraktet som har Avropats och en beskrivning av Tjänsten. Fakturering Kontraktets giltighetstid Ramavtalsbilaga Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontraktet oavsett om Allmänna villkor åberopas eller inte.

Fordonsuthyrning och Hotell Ingela Mildton-Patzelt

Fordonsförhyrning Avtalsperiod: 2013-04-08 2017-04-07 Förstudie är klar och framtagning av förfrågningsunderlag pågår. Målet är att ha ett nytt ramavtal klart innan det gamla löper ut.

Hotell Avtalsperiod 2016-07-01 2017-06-30. (2020-06-30) Ramavtalsområdet omfattar övernattning inkl frukost 319 avtal från Malmö i söder till Kiruna i norr. Samtliga angivna priser är exkl moms, inkl frukost. Moms 12%. Inga s k Black-out dates (t ex i samband med större events, mässor, konserter). Avtalade priser gäller. Tänk dock på att hotellen ofta blir fullbokade lång tid i förväg inför större evenemang Antal rum, vilka ingår i avtalet finns angivna på www.avropa.se

Hotell Omsättning 2015: 380 838 nätter, 405,3 mkr Pris för övernattning inkl frukost för en person oberoende av rumstyp Avgränsning: För grupper om 10 pers eller fler eller längre vistelse än en vecka, finns andra avbokningsregler angivna i ramavtalet i punkten 1.1.16 Avbokning senast 4 v innan ankomst, 50 % debiteras beställaren Avbokning senast 2 v innan ankomst 75 % debiteras beställaren Avbokning senast 1 v innan ankomst 100 % debiteras beställaren

Avrop Ramavtalet är rangordnat inom respektive ort. Därefter rangordning inom kvalitetskategorierna 2, 3, 4 och 5. I förekommande fall har orterna delats in i zoner (Göteborg och Stockholm) Hotellen kan bokas via er resebyrå eller via Hotelzon. Koder vid bokning direkt till hotellen Scandic: D 357550532, Radisson Blu samt Park Inn: PCR83906. Koderna anges på resp hotells sida på avropa. Vid bokning till övriga hotell hänvisas till ramavtal Staten.

Frågor?

Konferensavtalen Sandra Lukins

Konferensavtalen Avtalsperiod: 2016-01-01-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-12-31 Avtalsperiod: 2015-04-01 2017-03-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-03-31 Avtalsperiod: 2013-01-28-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2016-12-31

Avropsformer Rangordnat Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de tilldelas i upphandlingen - Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen - Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv Anledning att gå vidare till nästa leverantör kan vara om leverantören inte kan: - uppfylla önskemål om djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang, - tillgodose behov för gäster med funktionsnedsättning, - tjänstens syfte inte kan uppnås på grund av att en eller flera tjänster inte kan levereras av ramavtalsleverantören.

Skillnad mellan Bas och Plus Plus innehåller fler obligatoriska krav som måste uppfyllas och anläggningen måste ha kapacitet att ta emot minst 75 deltagare i skolsittning. Bas har färre obligatoriska krav och måste ha kapacitet att ta emot 25 deltagare i skolsittning. Fullständig lista finns på www.avropa.se

Bas & Plus

Avropsformer Förnyad konkurrensutsättning FKU för bokning av mer än 75 personer. Skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i avropet. Villkor får preciseras och kompletteras. Ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning. Ange en skälig tid för att lämna avropssvar. Ta del av avropssvaret först när angiven svarstid har löpt ut.

Tilldelning av kontrakt Det står avropande myndighet fritt att avgöra vilka eller vilket kriterium, av de nedan angivna, som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Kriterierna som kan väljas är: Pris: lägsta pris. Miljö: krav och kriterier enligt behov för konferensen. Kvalitet: alla typer av krav och kriterier som härrör till mötet eller konferensen ex måltider, utrustning, lokaler. Se tex Bas och Plus. Tillgänglighet: för personer med funktionsnedsättning (krav och kriterier enligt behov för konferensen). Avbeställningsregler: Övriga tjänster: exempelvis elektronisk deltagarhantering, hjälp med namnbrickor, beställa blommor, välkomnande på konferensdagen, ev övernattning, övrig dryck och förtäring etc. Tänk på de fem grundläggande principerna.

Förnyad konkurrensutsättning Tilldela den leverantör som lämnat det bästa avropssvaret på grundval av de kriterier och villkor som angetts i avropsförfrågan. Meddela skriftligen de leverantörer som deltagit i FKU om beslut om tilldelning och redovisa skälen för beslutet. I tilldelningsbeslutet kan även information om avtalsspärr finnas. För att undvika att ett avtal ogiltigförklaras kan avtalsspärren iakttas.

Omsättning 2013-333 milj 2014-389 milj 2015-428 milj 2016 halvår 230 milj

Frågor?

Fikapaus

Taxi samt Utrikes och Inrikes flyg Sandra Lukins

Taxitjänster Leverantör Mycab med huvudtransportör Svea Taxi Allians och Taxi Stockholm (max 2019-09-30) Storstockholm och Övriga landet.

Krav i ramavtalet Sociala krav: arbetstid, vila, övertid, lön, försäkringar och avtalspension, utbildning mm. Lagar: arbetsmiljölagen, arbetstidslagen, diskrimineringslagen, taxilagen, lagen om anställningsskydd mfl. Skatte- och avgiftskontroll

Bokning 24 timmar årets alla dagar via internet, telefon, resebyrå och App (Android), Taxiresa kopplad till tåg och flyg, Taxi tur & retur och via-adresser, VIP-tjänster; taxiresor av högre standard, Betalning via faktura i efterhand,

Information Profil måste skapas innan man bokar via profilformulär på MPSS hemsida och eller direktkontakt med MPSS support. Ny profillänk för självregistrering kommer att distribueras under september/oktober. Nyhetsbrev publicerade på MPSS hemsida.

Utmaningar Täckning i hela Sverige? Tekniska system? Fungerar faktureringen? Resebyråimplementering? Vad gör Supporten? Var är taxin? De hittar inte. Varför svara inte Supporten? Dåligt bemötande från Callcenter. Varför stämmer inte priset? Varför åker taxin till fel adress?

Åtgärder Månatliga uppföljningsmöten Åtgärdsplan Revision

Reklamationer Klagomål och reklamationer ska anmälas på Mycabs hemsida eller direkt till support@mycabtravel.se Reklamationen ska innehålla redogörelse av händelsen samt namn, adress och kontaktuppgifter till myndigheten/resenären. Bekräftelse inom 3 dagar, förklaring/åtgärd inom 10 dagar.

Omsättning Helår 2015, 85 milj Mycabtravel Scandinavia AB Q1 2016 Q2 2016 Stockholm 2 434 897 5 620 869 Övriga landet 1 966 332 4 539 203 4 401 229 10 160 072

Flygresor inrikes Avtalet gäller till 2017-11-30. Ny förstudie klar 2016-12-31.

Omsättning BRA (Malmö Aviation) Nextjet Norwegian SAS Sparrow Aviation (Flyglinjen) Sverigeflyg Omsättning 2014: 272 milj. Omsättning 2015: 289 milj. Omsättning halvår 2016: 164 milj.

Flygresor, utrikes Nuvarande ramavtalet gäller till 2016-09-30. Ny utrikes flygupphandling är gjord och tilldelning har skett. Avtalsspärr pågår.

I det nya avtalet Tydlig handlingsplan för minskade utsläpp på grund av användning av fossila bränslen. Tittat på konventionerna om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna. Reglering av mellanlandning och maximal total restid.

Omsättning Air Canada Qatar Airways Air France KLM SAS British Airways Turkish Airlines Brussels Airlines Finnair Oms 2014: 247 milj. Lufthansa Oms 2015: 195 milj. Norwegian Oms 2016: 100 milj. Polish Airlines

Frågor?

Ny lagstiftning på upphandlingsområdet Axel Krantz, Gabriella Sydorw och Sebastian Svartz

Agenda De upphandlingsrättsliga principerna och den nationella upphandlingsstrategin Rätten att få delta i en upphandling Förfaranden Ramavtal och inköpscentraler Uteslutning och onormalt låga anbud Tilldelning av ramavtal och kontrakt Fullgörande av kontrakt Ändring av kontrakt

Några dokument att känna till Direktiv 2014/24/EU SOU 2014:51 Nya regler om upphandling Ds 2014:25 Nya regler om upphandling Prop. 2015/16:195 Nytt regelverk om upphandling

Den nationella upphandlingsstrategin [O]ffentlig upphandling ska vara effektiv, rättssäker och ta tillvara på konkurrensen på marknaden. Den ska också främja innovativa lösningar och ha miljöhänsyn och sociala hänsyn i beaktande.

Den nationella upphandlingsstrategin Strategin ska säkras genom sju inriktningsmål: - Offentlig upphandling ska användas som strategiskt verktyg för en god affär - Offentliga inköp ska vara effektiva - Det ska finnas en mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens - Offentlig upphandling ska vara rättssäker - Offentlig upphandling ska främja innovationer och alternativa lösningar - Offentlig upphandling ska vara miljömässigt ansvarsfull - Offentlig upphandling ska bidrar till ett socialt hållbart samhälle

Principer för upphandling De tidigare allmänna principerna för offentlig upphandling finns kvar, dvs. krav på likabehandling, proportionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande och icke-diskriminering. Konkurrensprincipen tillkommer: En upphandling får inte utformas i syfte [ ] att begränsa konkurrensen [ ] på otillbörligt sätt. Och bör-regeln för hållbarhet lever vidare: En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn, sociala och arbetsrättsliga hänsyn [ ] om upphandlingens detta

Allmänna bestämmelser (Rätten att delta) En anbudsgivare kan inte uteslutas från att delta i en upphandling p.g.a. organisationsform Anbudsgivarens deltagande under upphandlingsförberedelserna = Ok, om det inte snedvrider konkurrensen eller bryter mot principerna om likabehandling och öppenhet De leverantörer som inte har deltagit i förberedelserna av upphandlingen ska erhålla samma information som de som deltagit En påminnelse om att det är tillåtet att genomföra marknadsundersökningar, men ingen egentlig förändring av det rådande rättsläget.

Förfaranden Vid offentlig upphandling får följande upphandlingsförfaranden användas: 1. Öppet förfarande 2. Selektivt förfarande 3. Förhandlat förfarande med föregående annonsering 4. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering 5. Konkurrenspräglad dialog, eller 6. Innovationspartnerskap

Innovationspartnerskap Nytt förfarande Innovationspartnerskap ska skapa möjligheter att upphandla något som inte finns på marknaden Det handlar om utveckling och framtagande av innovativa lösningar (samt efterföljande köp av den färdigutvecklade produkten förutsatt att den kan levereras till överenskomna kapacitetsnivåer och kostnader) Skapa incitament till utveckling

Nyheter och förändringar Möjligheten att använda sig av förhandlat förfarande med föregående annonsering och Konkurrenspräglad dialog har utökats (inte längre undantagsförfaranden) Större flexibilitet för att öka den gränsöverskridande handeln Utgångspunkten är att den upphandlande myndigheten vid varje upphandling ska använda sig av de förfarande som är bäst lämpat för just den enskilda upphandlingen.

Ramavtal Viktigt att ramavtalens parter är identifierade (samtliga parter) Antal leverantörer som antas behöver inte längre vara tre Avtalslängd ramavtalen max fyra år, kontrakten kan dock vara längre.

Inköpscentraler Centraliserad inköpsverksamhet Grossistverksamhet Stödverksamhet för inköp Ansvarsfördelning mellan myndighet och inköpscentral Inköpscentralen som ombud (för andra upphandlande myndigheter i deras namn) eller Inköpscentralen som självständig mellanhand (i eget namn och med eget ansvar).

Obligatorisk uteslutning Obligatorisk uteslutning Terroristbrott Människohandel Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter: Obligatoriskt om det finns en lagakraftvunnen och bindande dom eller myndighetsbeslut. Frivilligt om myndigheten kan visa på ett lämpligt sätt att skyldigheterna inte fullgjorts.

Frivillig uteslutning Missförhållanden i övrigt Samma grunder som i nuvarande lagstiftning, ex. konkurs. Nya grunder med fokus på: Miljö brister i fullgörandet av ett tidigare offentligt kontrakt Myndigheten inte kan undvika en snedvridning av konkurrensen p.g.a. jäv.

Självsanering Möjlighet till självsanering slipper uteslutning om: Ersatt eller åtagit sig att ersätta skador som har orsakats av brottet eller missförhållandet Klargjort förhållanden och omständigheter på ett uttömmande sätt och samarbetat med de utredande myndigheterna Vidtagit konkreta tekniska, organisatoriska och personalmässiga åtgärder som är ägnade att förhindra brott eller missförhållanden.

Uteslutning Vad gäller framöver? Leverantören har rätt att få yttra sig om skälen till uteslutning innan den upphandlande myndigheten verkställer uteslutningen. Hårdare krav mot arbetsrättsliga och sociala skyldigheter. Undantaget om tvingande hänsyn till allmänintresset lär inte få något egentligt genomslag. I övrigt inga egentliga förändringar jämfört med tidigare lagstiftning (nuvarande LOU).

Onormalt låga anbud Upphandlande myndigheter ska enligt nya LOU begära en förklaring från leverantören och ska förkasta anbudet om förklaringen inte är tillfredsställande. I bedömningen ska hänsyn tas till om miljö-, sociala- och arbetsrättsliga skyldigheter följs trots det onormalt låga anbudet.

Tilldelning av ramavtal och kontrakt Nuvarande skillnad mellan tilldelning enligt lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud försvinner. Tilldelning ska istället alltid ske till den leverantörs vars anbud är ekonomiskt mest fördelaktigt för myndigheten Vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt avgörs enligt något av följande kriterier: Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Kostnad, eller Pris Livscykelkostnader kan beaktas inför tilldelning

Fullgörande av kontrakt Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt - En myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. - En upphandlande myndighet ska, om det är behövligt, kräva att leverantören ska fullgöra kontraktet enligt angiva villkor om lön, semester och arbetstid - Krav kan även komma att ställas på försäkringar, tjänstepension och annan ledighet än semester. - Kraven omfattar även underleverantörer - Kravens nivå ska följa de centrala kollektivavtalens nivå.

Ändring av kontrakt Nya LOU kodifierar vad domstolarna redan idag har ansett gälla. En ändring ska anses vara väsentlig om: - Den inför nya villkor som kunnat påverka vilka anbudssökande som bjudits in i upphandlingen, ingått i utvärderingen eller att fler leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen.

Ändring av kontrakt Forts. Innebär att kontraktets eller ramavtalets ekonomiska jämvikt ändrats till leverantörens fördel, Medför att kontraktets eller ramavtalets omfattning utvidgas betydligt eller, Medför byte av leverantör.

Ändring av kontrakt Tillåtna förändringar: Byte av leverantör p.g.a.: Företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens. Ändringar av små monetära summor: inte mer än 10 procent av ramavtalets värde. Ändringen följer av en klausul i ramavtalet som är klar, exakt och entydig.

Väsentliga förändringar Dock Statens inköpscentrals ramavtal ställer krav på skriftlig anmälan vid byte av underleverantör samt skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. Statens inköpscentrals ramavtal ställer även krav på skriftligt godkännande från Statens inköpscentral vid andra ändringar av ramavtalet.

Sociala och andra särskilda tjänster Frågor? Avser tjänster som har ett begränsat gräns-överskridande intresse och därför till stor del är undantagna direktivets reglering, t.ex. Hotelltjänster motsvarande dagens B-tjänster Tjänsterna ska upphandlas enligt samma regler som varor/tjänster under tröskelvärdena, men Utredningen fick kritik för att inte nyttja det nationella handlingsutrymmet och reglerna ses nu återigen över. Se bl.a. U 2014:04 och dir. 2015:22

Gemensam lunch och besök på leverantörsutställningen

Välkommen till Reseinfodagen 2016!

Dagens program - leverantörer 11.30 13.00 Myndigheterna besöker leverantörsutställningen 13.00 13.45 Gemensam lunch och kaffe 14.00 14.10 Information från Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet 14.10 14.35 Information om ramavtalen samt frågor & svar 14.40 15.00 Kaffepaus 15.00 16.00 Information om ramavtalen samt frågor & svar.

Aktuellt om förstudier & upphandlingar Agneeta Anderson

Pågående Upphandlingar Tilldelning Ramavtal löper ut Flygresor utrikes 2016-09-30 FFU Konferens och möten annons september 2016-12-31 Fordonsförhyrning annons november 2017-04-07 Överprövat Hotelltjänster kategori 4

Pågående/planerade Förstudier Pågående Förstudie klar Hotelltjänster 2016-11-30 Flygresor inrikes 2016-12-31 Planerade Konferens- och möten 2017-12-31

Information från Statens inköpscentral Zofia Sola

Information från förvaltningenheten Riskklassning av våra ramavtal Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Revisioner Dynamiska inköpssystem Enkät till ramavtalsleverantörer Leverantörsdagar Webinära möten

Aktuellt om Resebyråtjänster Ingela Mildton-Patzelt

Upphandling Resebyråtjänster Nytt avtalsområde Många stora myndigheter har egna avtal för närvarande Ville upphandla avtal med stor flexibilitet för att täcka behovet Konsult Expert på området resebyråtjänster

Avtalet - omfattning Erbjuda ett heltäckande koncept av resebyrå- och reseadministrativa tjänster gällande statens tjänsteresor i Sverige och utomlands. Detta innebär att ombesörja bokningar av resor av olika slag såsom flyg-, landoch båttransporter, bokningar av transfer, bokningar av hotellrum, bokningar av grupp- och konferensarrangemang, fullservice men även självbokning (Online).

Avtalet Ramavtalsleverantörer (10 st) Big Travel Sweden AB CWT Sverige AB GBT Sweden AB HRG AB Lingmerths Resebyrå AB Stureplans Affärsresebyrå AB Ticket Biz AB Tranås Resebyrå AB Travellink AB XLNT Travel Norrland AB Avropsordning Förnyad konkurrensutsättning

Fordonsuthyrning och Hotell Ingela Mildton-Patzelt

Fordonsförhyrning Förstudie är klar Framtagning av underlag (FFU) pågår. Planerad annonsering november 2016.

Laddning av avtalade priser i Amadeus samt Hotelzon Priserna angivna på avropa exkl moms, inkl frukost Revision korrekt laddade priser, planeras under 2017 Information på www.avropa.se försäljningsredovisning per halvår, statistik, myndigheter under Regeringen Förlängning måste signeras innan avtalet går ut Överlåtelse innan överlåtelse genomförs Hotell

Hotell Kan en ny leverantör komma med i ramavtalet under pågående avtalsperiod? Omsättning 2015: 380 838 nätter, 405,3 mkr

Konferensavtalen Sandra Lukins

Konferensavtalen Avtalsperiod: 2016-01-01-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-12-31 Avtalsperiod: 2015-04-01 2017-03-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-03-31 Avtalsperiod: 2013-01-28-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2016-12-31

Vanliga frågor Kan myndigheter be konferensanläggningen att splitta fakturor? Myndigheten kan be anläggningen att i fakturan specificera kostnaderna för tex mat, logi, etc. Att dela fakturan och skicka till olika adresser kan inte begäras. Vid en FKU kan detta begäras i avropet och anläggningen kan prissätta tjänsten. Myndigheten ber anläggningen att skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet. Kan myndigheten kräva detta? Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev ta betalt för tjänsten.

Vanliga frågor Bokningsbyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det? Ramavtalen är nettoavtal, anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Då är det ordinarie pris som gäller. För att få avtalspris måste myndigheten stå för förmedlarens kostnader. Är det möjligt för en myndighet att använda en extern tjänst/leverantör för att hantera förnyad konkurrensutsättning? Myndigheten kan anlita en konsult/en tredje part (tex resebyrå eller bokningsbolag) för att utföra avropet. Processen bör styras av myndigheten. Myndigheten måste även informera och lära sin konsult/tredje part om myndighetens policys, förnyad konkurrensutsättning och övrig LOU-formalia.

Avtalsförlängning Avtalsförlängningen (2 år) i höst kommer ske genom elektronisk signering.

Omsättning 2013-333 milj 2014-389 milj 2015-428 milj 2016 halvår 230 milj

Frågor?

Fikapaus

Utrikes och Inrikes flyg Sandra Lukins

Flygresor inrikes Ramavtalet gäller till 2017-11-30. Ny förstudie klar 2016-12-31.

Omsättning BRA (Malmö Aviation) Nextjet Norwegian SAS Sparrow Aviation (Flyglinjen) Sverigeflyg Omsättning 2014: 272 milj. Omsättning 2015: 289 milj. Omsättning halvår 2016: 164 milj.

Flygresor, utrikes Nuvarande ramavtalet gäller till 2016-09-30. Ny utrikes flygupphandling är gjord och tilldelning har skett. Avtalsspärr pågår.

I det nya ramavtalet Tydlig handlingsplan för minskade utsläpp på grund av användning av fossila bränslen. Tittat på konventionerna om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna. Reglering av mellanlandning och maximal total restid.

Omsättning Air Canada Qatar Airways Air France KLM SAS British Airways Turkish Airlines Brussels Airlines Finnair Oms 2014: 247 milj. Lufthansa Oms 2015: 195 milj. Norwegian Oms 2016: 100 milj. Polish Airlines

Frågor?

Avtalsefterlevnad Sebastian Svartz

Avtalsefterlevnad lite att tänka på Offentligt upphandlade ramavtal och kontrakt inte får förändras på ett väsentligt sätt. Förändringar som anses väsentliga omfattar bl.a. - Egna bokningsregler - Prisförändringar - Byte av leverantör, exempelvis vid fusion eller uppköp, utan godkännande från SIC - Att efterge bristande kravuppfyllnad Ansvaret att följa ramavtalet omfattar hela organisationen inklusive underleverantörer Konsekvensen av otillåtna förändringar är att kontrakt kan anses ogiltiga och att ramavtalet måste hävas. Det kan även leda till uteslutning i nästkommande upphandling. Sid 108

Ny lagstiftning på upphandlingsområdet Axel Krantz, Gabriella Sydorw och Sebastian Svartz

Agenda De upphandlingsrättsliga principerna och den nationella upphandlingsstrategin Rätten att få delta i en upphandling Ramavtal och inköpscentraler Uteslutning och onormalt låga anbud Tilldelning av ramavtal och kontrakt Fullgörande av kontrakt Ändring av kontrakt

Några dokument att känna till Direktiv 2014/24/EU SOU 2014:51 Nya regler om upphandling Ds 2014:25 Nya regler om upphandling Prop. 2015/16:195 Nytt regelverk om upphandling

Den nationella upphandlingsstrategin [O]ffentlig upphandling ska vara effektiv, rättssäker och ta tillvara på konkurrensen på marknaden. Den ska också främja innovativa lösningar och ha miljöhänsyn och sociala hänsyn i beaktande.

Den nationella upphandlingsstrategin Strategin ska säkras genom sju inriktningsmål: - Offentlig upphandling ska användas som strategiskt verktyg för en god affär - Offentliga inköp ska vara effektiva - Det ska finnas en mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens - Offentlig upphandling ska vara rättssäker - Offentlig upphandling ska främja innovationer och alternativa lösningar - Offentlig upphandling ska vara miljömässigt ansvarsfull - Offentlig upphandling ska bidrar till ett socialt hållbart samhälle

Principer för upphandling De tidigare allmänna principerna för offentlig upphandling finns kvar, dvs. krav på likabehandling, proportionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande och icke-diskriminering. Konkurrensprincipen tillkommer: En upphandling får inte utformas i syfte [ ] att begränsa konkurrensen [ ] på otillbörligt sätt. Och bör-regeln för hållbarhet lever vidare: En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn, sociala och arbetsrättsliga hänsyn [ ] om upphandlingens detta

Allmänna bestämmelser (Rätten att delta) En anbudsgivare kan inte uteslutas från att delta i en upphandling p.g.a. organisationsform Anbudsgivarens deltagande under upphandlingsförberedelserna = Ok, om det inte snedvrider konkurrensen eller bryter mot principerna om likabehandling och öppenhet De leverantörer som inte har deltagit i förberedelserna av upphandlingen ska erhålla samma information som de som deltagit En påminnelse om att det är tillåtet att genomföra marknadsundersökningar, men ingen egentlig förändring av det rådande rättsläget.

Ramavtal Viktigt att ramavtalens parter är identifierade (samtliga parter) Antal leverantörer som antas behöver inte längre vara tre Avtalslängd ramavtalen max fyra år, kontrakten kan dock vara längre.

Inköpscentraler Centraliserad inköpsverksamhet Grossistverksamhet Stödverksamhet för inköp Ansvarsfördelning mellan myndighet och inköpscentral - Inköpscentralen som ombud (för andra upphandlande myndigheter i deras namn) eller - Inköpscentralen som självständig mellanhand (i eget namn och med eget ansvar).

Obligatorisk uteslutning Obligatorisk uteslutning Terroristbrott Människohandel Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter: Obligatoriskt om det finns en lagakraftvunnen och bindande dom eller myndighetsbeslut. Frivilligt om myndigheten kan visa på ett lämpligt sätt att skyldigheterna inte fullgjorts.

Frivillig uteslutning Missförhållanden i övrigt Samma grunder som i nuvarande lagstiftning, ex. konkurs. Nya grunder med fokus på: Miljö brister i fullgörandet av ett tidigare offentligt kontrakt Myndigheten inte kan undvika en snedvridning av konkurrensen p.g.a. jäv.

Självsanering Möjlighet till självsanering slipper uteslutning om: Ersatt eller åtagit sig att ersätta skador som har orsakats av brottet eller missförhållandet Klargjort förhållanden och omständigheter på ett uttömmande sätt och samarbetat med de utredande myndigheterna Vidtagit konkreta tekniska, organisatoriska och personalmässiga åtgärder som är ägnade att förhindra brott eller missförhållanden

Uteslutning Vad gäller framöver? Leverantören har rätt att få yttra sig om skälen till uteslutning innan den upphandlande myndigheten verkställer uteslutningen. Hårdare krav mot arbetsrättsliga och sociala skyldigheter. Undantaget om tvingande hänsyn till allmänintresset lär inte få något egentligt genomslag. I övrigt inga egentliga förändringar jämfört med tidigare lagstiftning (nuvarande LOU).

Onormalt låga anbud Upphandlande myndigheter ska enligt nya LOU begära en förklaring från leverantören och ska förkasta anbudet om förklaringen inte är tillfredsställande. I bedömningen ska hänsyn tas till om miljö-, sociala- och arbetsrättsliga skyldigheter följs trots det onormalt låga anbudet.

Tilldelning av ramavtal och kontrakt Nuvarande skillnad mellan tilldelning enligt lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud försvinner. Tilldelning ska istället alltid ske till den leverantörs vars anbud är ekonomiskt mest fördelaktigt för myndigheten Vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt avgörs enligt något av följande kriterier: Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Kostnad, eller Pris Livscykelkostnader kan beaktas inför tilldelning

Fullgörande av kontrakt Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt - En myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. - En upphandlande myndighet ska, om det är behövligt, kräva att leverantören ska fullgöra kontraktet enligt angiva villkor om lön, semester och arbetstid - Krav kan även komma att ställas på försäkringar, tjänstepension och annan ledighet än semester. - Kraven omfattar även underleverantörer - Kravens nivå ska följa de centrala kollektivavtalens nivå

Ändring av kontrakt Nya LOU kodifierar vad domstolarna redan idag har ansett gälla. En ändring ska anses vara väsentlig om: Den inför nya villkor som kunnat påverka vilka anbudssökande som bjudits in i upphandlingen, ingått i utvärderingen eller att fler leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen.

Ändring av kontrakt Forts. Innebär att kontraktets eller ramavtalets ekonomiska jämvikt ändrats till leverantörens fördel, Medför att kontraktets eller ramavtalets omfattning utvidgas betydligt eller, Medför byte av leverantör.

Ändring av kontrakt Tillåtna förändringar: Byte av leverantör p.g.a.: Företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens. Ändringar av små monetära summor: inte mer än 10 procent av ramavtalets värde. Ändringen följer av en klausul i ramavtalet som är klar, exakt och entydig.

Väsentliga förändringar Dock Statens inköpscentrals ramavtal ställer krav på skriftlig anmälan vid byte av underleverantör samt skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. Statens inköpscentrals ramavtal ställer även krav på skriftligt godkännande från Statens inköpscentral vid andra ändringar av ramavtalet.

Sociala och andra särskilda tjänster Frågor? Avser tjänster som har ett begränsat gräns-överskridande intresse och därför till stor del är undantagna direktivets reglering, t.ex. Hotelltjänster motsvarande dagens B-tjänster Tjänsterna ska upphandlas enligt samma regler som varor/tjänster under tröskelvärdena, men Utredningen fick kritik för att inte nyttja det nationella handlingsutrymmet och reglerna ses nu återigen över. Se bl.a. U 2014:04 och dir. 2015:22

Hjälp oss att bli bättre delta i våra enkätundersökningar!