Behovsanalys medarbetarportal 7 maj 2015 Frida Hallén och Max Walter Hornbruksgatan 19 SE-117 34 Stockholm T: +46 (8) 506 533 00 www.metamatrix.se
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Prioriterade behov och uppgifter... 4 2.1 Interna nyheter från fakulteten/avdelningen... 4 2.2 Hitta kollegor, kompetensprofiler och organisationsstruktur... 5 2.3 Egenadministration (närvaro, lön, semester, resor osv.)... 5 2.4 Styrdokument, riktlinjer, policies, regler, rutiner och beslut... 6 2.5 Boka möte... 6 2.6 Information från ledningen... 7 2.7 Blanketter och mallar... 7 2.8 Helpdesk IT... 7 2.9 Samarbeta i grupp eller i projekt, erfarenhetsutbyte... 7 2.10 Information om vad som händer på Mittuniversitetet... 8 3 Specifika rollers behov... 9 3.1 Information på engelska... 9 3.2 Chefers behov... 9 3.3 Lärares behov... 10 3.4 Forskarrelaterade behov... 11 3.5 Övriga lägre prioriterade uppgifter... 11 3.6 Önskade egenskaper... 12 4 Webbanalys av miun.se... 13 5 Jämförelse med andra universitet... 15 5.1 Uppsala Universitet... 15 5.2 Göteborgs universitet... 16 5.3 Karlstad Universitet... 16 6 Slutsatser... 17 2 (17)
1 Inledning Den här behovsanalysen syftar till att identifiera vad som är viktigast i medarbetarnas vardag, samt vilka problemen är. På så sätt kan vi identifiera vad som är viktigast att prioritera i framtagandet av en Medarbetarportal. Behovsinsamlingen skedde genom workshops och intervjuer med anställda på Mittuniversitetet. Workshoparna fokuserade på vilka behov av en medarbetarportal som medarbetarna har. Deltagarna på workshoparna fick utgå från sin vardag och dela med sig av vad de behöver veta och göra, för att kunna utföra sitt arbete. Resultatet blev ett antal vanligt förekommande uppgifter, som deltagarna fick gruppera och prioritera. Uppgifterna handlar om allt ifrån kursadministration till att hantera fakturor, det vill säga saker som görs idag i Studentportalen och Agresso. En medarbetarportal skulle då exempelvis kunna vara en väg in till funktioner i till exempel Agresso och Palasso, men kommer inte att ersätta de systemen. Värt att påpeka kan vara att mycket av den information som efterfrågades redan finns idag på de befintliga medarbetarsidor på miun.se. Under workshoparna samlades följande material in: Mötesanteckningar från respektive workshop. Lista över de uppgifter som deltagarna grupperade och prioriterade. Egenskaper/attribut som deltagarna vill att en framtida Medarbetarportal ska präglas av. Materialet har därefter analyserats och resultatet från behovsanalysen redovisas i detta dokument. 3 (17)
2 Prioriterade behov och uppgifter Nedan listas de högst prioriterade behoven och uppgifterna som flest deltagare har tagit upp på workshoparna: Interna nyheter från fakulteten/avdelningen Hitta kollegor och kompetensprofiler Egenadministration (närvaro, lön, semester, resor) Styrdokument, riktlinjer, policies, regler, rutiner och beslut Boka möten (lokal, fika, utrustning, hitta datum) Information från ledningen Blanketter och mallar Organisationsstruktur, vem ansvarar för vad? Samarbeta i grupp eller i projekt, erfarenhetsutbyte Information om vad som händer på Mittuniversitetet Information om personalfrågor (närvaro, lön, semester, resor) Varje grupp av uppgifter beskrivs närmare nedan. Det finns även uppgifter som prioriterats högt av specifika roller, utifrån att de är lärare, chefer eller forskare dessa uppgifter redovisas i kapitel 4.2. 2.1 Interna nyheter från fakulteten/avdelningen Behovet av att få och sprida information på olika nivåer har varit återkommande. Det är främst information från den egna fakulteten/avdelningen som efterfrågas, men även information från ledningen och information om vad som händer på lärosätet. Av dessa tre är information/nyheter från fakulteten/avdelningen högst prioriterat. Informationen som efterfrågas är, till exempel nyheter om vad som är på gång, information om nästa APT (arbetsplatsträff), minnesanteckningar och protokoll. Flera som deltagit i behovsanalysen påpekar att den här typen av information är högre prioriterat än central information om vad som händer på Mittuniversitetet. Vi är dåliga på att veta vad andra gör på vår avdelning. Skulle vara kul att veta att den personen har gjort det här. Andra menar att det är universitetsövergripande informationen som saknas, för att man inom fakulteten redan har fungerande kommunikationsvägar. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 2: Nyheter, Kapitel 3: Kalender 4 (17)
2.2 Hitta kollegor, kompetensprofiler och organisationsstruktur Att hitta kollegor och kompetensprofiler är viktigt för många. Flera deltagare lyfter dessutom fram att informationen idag ofta är inaktuell och felaktig. Det är viktigt att kunna hitta vem som är ansvarig för ett visst arbetsområde, till exempel vem som administrerar löner för en viss avdelning och att hitta kontaktuppgifter till dessa. I grunden ligger ett behov av att få överblick av hur organisationen är strukturerad och kunna söka den informationen. Uppgifterna Hitta kollegor och kompetensprofiler och Organisationsstruktur, vem ansvarar för vad? relaterar på så sätt till varandra. Som medarbetare behöver man ofta hitta sina kollegor både deras namn, titel, kontaktuppgifter, avdelning och inriktning (till exempel professor i ämnet x ). Mittuniversitets anställda har behov av att till exempel veta vem som är chef för vilken avdelning, vilka administratörer som finns på eller arbetar mot respektive avdelning för löneadministration, eller vilka som är skyddsombud ellerprogramansvariga. I en framtida medarbetarportal måste informationen vara uppdaterad och korrekt, vilket den inte upplevs vara idag. Idag frågar man runt för att veta. Man ringer. Jag behöver uppdaterad information om detta för att kunna svara på frågor från studenterna Det är svårt att hålla listorna uppdaterade. Kursansvariga och programansvariga måste vara rätt! Det är den värsta frågan man kan få från studenterna, känns oprofessionellt att slussa runt personen flera gånger I dagsläget får helpdesk ta emot en mängd frågor som rör detta: vem som ansvarar för vad och vart man ska vända sig för att få svar. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 8: Information om medarbetare, Kapitel 9. Sök 2.3 Egenadministration (närvaro, lön, semester, resor osv.) Det finns också ett antal behov och önskemål kring den egna administrationen som har kommit upp under workshoparna. De uppgifter som medarbetarna lyfte upp som prioriterade var sjuk- och semesterrapportering, att hantera fakturor, boka och rapportera resor samtgöra reseräkningar. Det tar tid och man blir frustrerad. Jag chansar på att det blir rätt men det blir säkert fel ibland Hoppas på att min chef upptäcker det och kan rätta till det. Det här är administration som framförallt sker i systemen Agresso och Palasso. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 10: Integration med verksamhetssystem 5 (17)
2.4 Styrdokument, riktlinjer, policies, regler, rutiner och beslut Medarbetarna på Mittuniversitetet har också behov av information som rör sin anställning. Informationen är viktig både för nyanställda och för de som varit anställda en tid men har frågor som dyker upp under anställningen. Behovet av information rör regelverk och styrande dokument anställda behöver veta och förhålla sig till, både skyldigheter och rättigheter. Det handlar om min anställning, t.ex. att hitta svar på frågor som vad är det som gäller kring semesterdagar? Idag finns en osäkerhet hos de anställda var de kan hitta korrekt och uppdaterad information, vilket leder till att tid och energi går åt till att hitta svaret på vad som borde vara enkla frågor kring semester, närvaro, lön, frånvaro, terminalglasögon och så vidare. Som nyanställd visste jag inte var jag kunde hitta informationen Informationen sprids idag på olika sätt ibland någon som berättar i fikarummet, eller så kommer det upp på ett APT-möte. Eller ligger det kanske under Medarbetarsidan? Medarbetarna har också behov av formella styrdokument som har slagits fast av ledningen (på lokal och central nivå) och mer allmän information kring vad som gäller i olika frågor. För att uppfylla detta behov måste också informationen göras hittbar, så att medarbetarna enkelt når informationen och de måste kunna lita på att den är korrekt och aktuell. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 1: Webbpublicering, Kapitel 4. Dokumenthantering 2.5 Boka möte Mötesbokning är ett återkommande behov som rör många i vardagen. Inom uppgiftsområdet boka möte ingår även att boka lokal, beställa fika, hitta datum och annat som rör själva mötesbokningen. Medarbetarna har behov av att boka olika typer av lokaler; grupprum, konferensrum, utbildningssalar, rum med möjlighet till videokonferens. Det finns även behov av att boka den utrustning som behövs för mötet. Skulle gärna se att vi delar kalendrar med varandra. Ser gärna en koppling mellan schema och kalendarium, så att när man gör en schemaläggning kan man se kalenderhändelser som kan påverka planeringen. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 10: Integration med verksamhetssystem 6 (17)
2.6 Information från ledningen Medarbetarna har både behov av att få ledningsinformation som påverkar deras arbete och anställning på olika sätt, och av att föra ut information från ledningsnivå. Det är svårt att nå ut med rätt information till rätt personer. Mycket går idag via e-post till chefer som får en massa information som de ska vidareförmedla till medarbetarna. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 2: Nyheter, Kapitel 3: Kalender 2.7 Blanketter och mallar För att man som medarbetare ska kunna anmäla och rapporta olika saker finns ett behov av tillgång till blanketter och riktlinjer. Flera medarbetare lyfter upp behovet av mallar och riktlinjer för olika typer av dokument, både mallar med logotyp och den grafiska form som ska följas, samt mallar för olika typer av dokument. Jag tycker det fungerar bra idag, men man kan både använda en fysisk blankett och rapportera i Palasso vilket är förvirrande och kanske inte så effektivt. En viktig aspekt är att blanketterna och mallarna ska gå att hitta på ett enkelt sätt. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 4: Dokumenthantering 2.8 Helpdesk IT Utöver allmän universitetsövergripande information om vad som är på gång, finns ett stort behov av att få information från IT-avdelningen samt tillgång till en helpdeskfunktion. Det behov som främst kommit upp på workshoparna har handlat om att få information om planerat systemunderhåll som påverkar tillgång till de olika systemen. Inom detta område ryms även behovet av att få hjälp kring IT-relaterade frågor samt att göra felanmälningar, framförallt kopplat till lokaler och utrustning som projektorer. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 2: Nyheter, Kapitel 10: Integration med verksamhetssystem 2.9 Samarbeta i grupp eller i projekt, erfarenhetsutbyte Flera medarbetare har behov av projektytor och verktyg för att kunna samarbeta digitalt, till exempel efterfrågas samarbetsrum, och möjlighet att kunna arbeta gemensamt i ett och samma dokument. Medarbetarna har behov av att samarbeta digitalt både inom avdelningen, men också gränsöverskridande i vissa projekt. Många anställda inom Mittuniversitetet tillhör inte bara en avdelning eller en fakultet, utan även ett ämne eller ett forskningscenter, det vill säga de har många olika organisatoriska tillhörigheter. 7 (17)
För oss som jobbar mycket i projekt med olika deltagare har jag verkligen saknat att kunna dela dokument enkelt, vi har använt Dropbox externt, vi har också använt den interna projektplatsen - men där var användargränssnittet ett stort hinder, nu senast har jag använt Google Drive - men när man har sekretessbelagt forskningsmaterial är det inte så kul att använda externa lösningar. Idag erbjuds inga interna möjligheter till digital samverkan eller erfarenhetsutbyte mellan medarbetare, samtidigt som behovet är tydligt. I vissa fall har medarbetarna löst detta på egen hand genom att använda tjänster som Dropbox eller Google Drive för att dela dokument. Utöver de säkerhets- och integritetsmässiga riskerna som finns med dessa tjänster, sker dessa samarbeten till stor del utanför Mittuniversitetets kontroll och möjlighet till styrning. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 6: Samarbets- och projektytor, Kapitel 7: Socialt flöde 2.10 Information om vad som händer på Mittuniversitetet Medarbetarna har behov av information om vad som händer på universitetet, till exempel information om kommande besök eller temadagar. Enligt behovsanalysen är dock den här typ av information lägre prioriterad än information från/inom den egna avdelningen.. Ibland läser man i tidningen att idag får Mittuniversitetet besök från xxx då blir man stolt, men hade gärna fått informationen på universitetet istället för i tidningen. Vi har ett ansvar att gå in själva och uppdatera oss om vad som händer. Den information som idag finns på miun.se upplevs inte innehålla all aktuell information, samt att information inte alltid passar in i ett kalendarium. Att tillfredsställa detta behov skulle skapa en större samhörighet inom en organisation som är geografiskt utspridd, som Mittuniversitetet är. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 2: Nyheter, Kapitel 3: Kalender 8 (17)
3 Specifika rollers behov Några behov som kom fram på workshoparna bedömdes vara unika utifrån medarbetarnas roll. Specifika behov som framkom var för rollerna chefer, lärare och forskarrelaterade behov och de redogörs kortfattat för nedan. Vår uppfattning är att chefernas behov är relevanta för att uppfyllas av en Medarbetarportal, medan lärarnas behov bör uppfyllas i andra system såsom Studentportalen, Moodle och Ladok. Dock ska noteras att medarbetarna upplever problem och frustration kring användningen av dessa system. 3.1 Information på engelska Ett övergripande behov som inte är specifikt för vissa roller är behovet av information på engelska. Bland universitetets anställda finns det många som inte kan tillgodogöra sig information på svenska, utan skulle behöva informationen på engelska. Detta bedömer vi vara en viktig förutsättning för en framtida medarbetarportal och ett behov som bör prioriteras. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 1: Webbpublicering, båda språken svenska och engelska ska kunna hanteras på webbplatsen. 3.2 Chefers behov I sin roll som chef har man särskilda behov och uppgifter man behöver utföra i sitt arbete. Det handlar både om behov av särskild information men även av att utföra administrativa uppgifter och rapportering av olika slag, samt behov av kommunikation och utbyte chefer emellan. De prioriterade uppgifter som kom fram under behovsinsamlingen var: Ekonomiuppgifter stöd för att göra budgetar, prognoser, uppföljning och utfall. Personalhantering till exempel förlängning av anställningar, mallar för att skriva intyg och information inför löneförhandlingar. Information för chefer som endast riktar sig till chefer. Dialog samt erfarenhets- och kunskapsutbyte mellan chefer. Hantera fakturor. Upplevelsen är att informationen finns idag, men att den inte är strukturerad och finns inte heller samlad på ett ställe. Ett annat behov som lyfts fram är att kunna bearbeta informationen vidare och att få se detaljer, till exempel budgetuppföljning. Detaljerad information går att få tillgång till, om man frågar specifika personer, men sådan information finns annars inte tillgänglig. Budgeten görs på ett sätt och budgetutfallet på ett annat sätt. Jag har behov av att följa upp på en detaljerad nivå. 9 (17)
Dessa behov kan uppfyllas med en medarbetarportal, där man via rättigheter med sin chefsroll kan få tillgång till särskild information eller samarbetsytor som enbart är för chefer. Medarbetarportalen skulle även kunna vara ett stöd för cheferna genom att avisera när det är dags att administrera och rapportera olika personalärenden (till exempel att godkänna semester, fakturor eller reseräkningar), genom integration till andra verksamhetssystem. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 2: Nyheter, Kapitel 3: Kalender, Kapitel 6: Samarbets- och projektytor, Kapitel 10: integration med verksamhetssystem 3.3 Lärares behov Lärarna lyfter av naturliga skäl upp behov som främst rör undervisning. I deras arbete är kurs- och utbildningsadministration samt kommunikation med studenter primära uppgifter. Denna administration och kommunikation sker idag i Studentportalen och i Moodle. Dessa befintliga verktyg och hur de ska samspela med en framtida Medarbetarportal är en viktig aspekt för Mittuniversitetet att ta hänsyn till framöver. Behoven rör följande uppgifter: Rapportera in resultat, examinera, uppdatera kursmaterial. Hitta information om studenterna. Få och föra ut information om kurser, kursansvariga och kurslitteratur. Kommunicera med studenter, likaså publicera föreläsningar, hålla seminarier på distans och löpande kommunikation under en kurs/utbildning. Samarbete med andra lärare (kopplar även till behovet 2.9 ovan: Samarbeta i grupp eller projekt, erfarenhetsutbyte ). Flera lärare påtalar att schemaläggningen är krånglig och att det inte finns någon koppling mellan schema och kalendarium. Det skapar svårigheter när de gör en schemaläggning och samtidigt inte kan se kalenderhändelser som påverkar planeringen. Idag är vi som kidnappade av schemaläggningen, inte av personalen utan av hur systemet fungerar vi kan inte göra några ändringar själva. T.ex. två kollegor som vill byta plats, det kan vi inte ändra själva i systemet utan då måste vi ringa till personerna i schemaläggningen. Även utifrån att kurs- och utbildningsadministrationen fortsätter att ske i andra system som Studentportalen och Moodle har medarbetarportalen en roll att fylla. Dels ge möjlighet för lärare att enklare samarbeta och ha utbyte med varandra och dels kan medarbetarportalen vara ett stöd genom att avisera när det är dags att administrera och rapportera ärenden kopplat till sin undervisning, genom integration till Studentportalen. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 6: Samarbets- och projektytor 10 (17)
3.4 Forskarrelaterade behov Ett par av de lärare som deltog på workshoparna lyfte deras dubbla roller då de även är doktorander och använder Studentportalen både som medarbetare och doktorand. Denna grupp av personer har behov av forskarrelaterad information och uppgifter, till exempel: Söka forskningsmedel Informationssökning kopplat till forskning Forskarutbildning (planera, handleda, checklistor med mera.) Studieplaner för forskarstuderande Hitta och publicera interna och externa publikationer Forskarutlysningar och budgetmallar för olika forskningsfinansiärer Medarbetarportalen kan stödja de forskarrelaterade behoven på flera sätt, även om också mycket av arbetet sker i Studentportalen precis som de lärarrelaterade behoven. Medarbetarportalen kan till exempel ge möjlighet för forskare att enklare samarbeta och ha utbyte med varandra och även att på ett snabbt och enkelt sätt få information om nya forskarutlysningar. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 1: Webbpublicering, Kapitel 6: Samarbets- och projektytor, dokumenthantering, Kapitel 10: integration med verksamhetssystem 3.5 Övriga lägre prioriterade uppgifter Ett antal andra behov framkom också under workshoparna, men prioriterades inte lika högt. Dessa behov beskrivs inte närmare i förstudien, utan redovisas endast med nedanstående lista: Löpande dialog mellan medarbetare Hitta kartor och salar Personifierad information ( du har x antal semesterdagar kvar ) Information om processer (till exempel handböcker, information om EUansökningar) Se och dela gemensamma kalendrar Diariet/arkiv (till exempel göra sökningar) Externa länkar till andra bra informationsställen Information om projekt som är på gång Upphandlingshjälp Ärendehantering Planera bemanning 11 (17)
3.6 Önskade egenskaper Deltagarna på workshoparna fick var och en välja ut fem egenskaper i en lista (av totalt 120 stycken) som de önskar att en framtida medarbetarportal kännetecknas av. Listan över egenskaperna baseras på Microsofts Production Cards 1, som brukar användas vid design och utveckling av produkter och system. De fem egenskaper som flest personer valde är: Användbar Tidsbesparande Lätt att använda Uppdaterad Aktuell Det är tydligt att deltagarna upplever brister i dagens situation, till exempel att informationen inte är uppdaterad och korrekt eller att det finns mycket frustration kring den egna administrationen. Detta avspeglas också i vilka egenskaper flest personer tycker är viktigast i en framtida medarbetarportal. Koppling till kravspecifikation: Kapitel 5: Min sida, Kapitel 10: Integration med verksamhetssystem 1 http://en.wikipedia.org/wiki/microsoft_reaction_card_method_%28desirability_testing%29 12 (17)
4 Webbanalys av miun.se På dagens medarbetarsidor på den externa webbplatsen (miun.se) används Google Analytics för att samla in vilka sidor som besöks och vilka verksamhetssystem som användarna surfar till. De sidor som besöks mest under menyingången Medarbetare på den externa webbplatsen (miun.se) ger en översikt av vilka områden som används mest av medarbetarna på Mittuniversitetet. Listan som presenteras nedan bygger på data insamlad under perioden 1 oktober 2014 till 28 februari 2015. Den typen av uppgifter som är mest populär för medarbetardelen av den externa webbplatsen är: 1. Personalsidor (kontaktuppgifter) 2. Personalfrågor 3. Schema 4. Diariet 5. Blanketter och mallar 6. Nyheter för medarbetare 7. Resor 8. Helpdesk 9. Egenrapportering 10. Atlas 11. Bildkonferens 12. Husöversikt Undersidor till sidorna ovan har räknats bort från resultatet. Personalsidor, Personalfrågor, Blanketter och mallar och Nyheter för medarbetare är grupper av sidor och från dessa sidor surfar användare vidare till andra sidor. Övriga sidor är ofta den sista sida som en användare besöker under en session (ett besök), vilket kan ge en indikation på att de hittat det de sökt efter eller gått vidare till ett annat verksamhetssystem. Många använder medarbetarsidorna på den externa webbplatsen för att surfa vidare till de många verksamhetssystem som Mittuniversitetet har. Listan bygger på data insamlad mellan 1 mars 2015 och 15 mars 2015. Följande verksamhetssystem är då mest populära 2 : E-post TimeEdit (schema och lokalbokning) Palasso (egenrapportering) TicketBiz (resor) 2 Listan bygger både på händelsekategorierna Outbound och på External eftersom olika verksamhetssystem spåras med olika händelsekategorier. Skälet till den begränsade tidsperioden är att händelsekategorin External lades till den 2 mars med hjälp av Google Tag Manager. 13 (17)
Agresso Comearound (helpdesk) Listan ovan stämmer väl överens med de behov som kom fram under workshoparna med medarbetarna. Det som skiljer är att Diariet får en hög placering i listan ovan över populära sidor, vilket inte kom upp så ofta under workshoparna. Vid en närmare titt i Google Analytics kan vi se att det är ett fåtal användare som väldigt ofta använder diariet, vilket resulterar i många unika sidvisningar. 14 (17)
5 Jämförelse med andra universitet Behovsanalyser från tre andra universitets intranät har inom ramen för detta uppdrag gåtts igenom och jämförts med resultatet från Mittuniversitetets behovsanalys. De tre universiteten är: Uppsala universitet Göteborgs universitet Karlstads universitet I alla tre fall har workshops och intervjuer använts för att samla in information om vilka som är de viktigaste uppgifterna som anställda på universiteten behöver utföra. Uppsala Universitet och Göteborgs Universitet har också gjort en prioritering av de viktigaste uppgifterna. Vilka behov som har kommit upp i behovsanalyserna beror på vilka frågor som ställs och vilka som deltar på workshoparna. Uppsala Universitet är det universitet där forskningsrelaterade behov får många höga placeringar i prioriteringen medan Göteborgs Universitet och Karlstad Universitet är mer fokuserade på att lösa uppgifter som berör anställningen. I det perspektivet liknar Mittuniversitetets prioritering av behov de två senare universiteten. Uppsala Universitet är det enda av universiteten som har gjort en prioritering som bygger på att alla medarbetare (cirka 1400 besvarade enkäten för prioritering) har fått rangordna vilka uppgifter som är viktigast. Att administrera sin anställning är högt prioriterad av alla universitet och ingår även i listan från Karlstad Universitet. Mittuniversitetets behov av en medarbetarportal stämmer överens med de som behov som andra universitet har på en medarbetarportal. Det som är unikt för Mittuniversitet är den geografiska spridningen av campus, vilket kanske har påverkat att information från ledning/fakulteterna/avdelningarna och vad som händer på respektive campus har fått en högre prioritet än på de övriga universiteten. Under de tre följande rubrikerna listas de mest prioriterade uppgifterna på respektive universitet. 5.1 Uppsala Universitet 1. Lön, närvaro och ledighet 2. Producera vetenskapliga artiklar 3. Hantera de kurser jag är lärare på 4. Distansarbete hemifrån och på resa 5. Söka forskningsmedel 6. Hitta kollegor och kompetensprofiler 7. Regler och riktlinjer 8. Personlig kalender, "att-göra"-lista, etc. 15 (17)
9. Boka möte (lokal, fika, hitta datum, etc.) 10. Organisationsstruktur, vem ansvarar för vad? 5.2 Göteborgs universitet 1. Hitta en person (telefonnummer kompetens med mera) 2. Hitta en blankett 3. Rapportera sjukledighet, semester, föräldraledig med mera. 4. Interna nyheter från fakulteten/institutionen 5. Boka lokaler, fika med mera 6. Lathundar och manualer 7. Information från ledningen 8. Riktlinjer, policies, regler och rutiner 9. Samarbeta med andra (dela dokument, forum, chatt med mera) 10. Utbildning och kompetensutveckling 5.3 Karlstad Universitet Karlstad Universitet tog inte fram någon prioriterad lista utan ett par områden med övergripande behov. Nedan presenteras de behov som beskriver uppgifter. Samla individknutna behov Rikare information om medarbetare Möjlighet att anpassa visst innehåll på medarbetarportalen, utifrån personliga preferenser Samarbetsytor Samarbeten internt och externt Organisationsbunden information Öppna debatter och diskussioner Möjliggöra social kommunikation Öppen, tillgänglig och samlad kursrelaterad information Ekonomi i forskning Enkla och bra metoder för sökning och navigering Regler, bestämmelser och beslut Boka möten och resurser Processtöd i stället för systemstöd Förenkla administrativa uppgifter 16 (17)
6 Slutsatser Behovsanalysen visar att Mittuniversitetets medarbetare har behov av ett bättre stöd för information, kommunikation och administration. Medarbetarna upplever i dagsläget problem och brister med att den information man som anställd är beroende av inte finns tillgänglig på ett ställe, är svår att hitta eller inte är aktuell och korrekt. Vidare visar behovsanalysen att delar av den egenadministration som sker upplevs som frustrerande och tar onödigt mycket tid. Med största sannolikhet leder också detta till att en hel del felaktigheter rapporteras in. En framtida medarbetarportal har potential att avsevärt underlätta egenadministrationen, men eftersom detta innebär integration till andra system är det viktigt att välja den/de funktioner som gör mest nytta. I lärarnas arbete är kurs- och utbildningsadministration samt kommunikation med studenter primära uppgifter. Denna administration och kommunikation sker idag i Studentportalen och i Moodle. Dessa befintliga verktyg och hur de ska samspela och kan integreras med en framtida Medarbetarportal är en viktig aspekt för Mittuniversitetet att ta hänsyn till framöver. Brister i tillgång till information och i informationens korrekthet är kostsamt för en organisation. Dels kostnader i form av tidsåtgång för medarbetarna att hitta informationen och dels kostnader i form av fel som uppstår och görs i verksamheten, på grund av tillgång till felaktig information. Detta är problem som inte löses per automatik för att en medarbetarportal utvecklas, utan en viktig förutsättning och framgångsfaktor är att sätta rutiner för underhåll och uppdatering av innehållet. En utmaning för alla större organisationer, men kanske i synnerhet för organisationer som Mittuniversitetet som är utspridda geografiskt, är att skapa en samhörighet mellan medarbetarna och en stark tillhörighet till arbetsplatsen. Utifrån denna aspekt skulle en medarbetarportal kunna verka positivt. Idag erbjuds inga tydliga möjligheter till digital samverkan eller digitalt erfarenhetsutbyte mellan medarbetare. På grund av Mittuniversitetets särskilda förutsättningar campus på olika orter och mycket distansutbildningar bör medarbetarna redan ha vana och kompetens av att använda olika verktyg för samarbete på distans. I vissa fall har medarbetarna löst detta mer eller mindre på egen hand, genom att använda molntjänster som Dropbox eller Google Drive för att dela dokument. Utöver de säkerhets- och integritetsmässiga riskerna som finns med dessa tjänster, sker dessa samarbeten till stor del utanför Mittuniversitetets kontroll och möjlighet till styrning. Resultatet från workshopar och intervjuer med medarbetarna på Mittuniversitetet visar inte på några större skillnader mot vad som framkommit hos andra universitet, samt bekräftas i den webbanalys av miun.se som har gjorts. 17 (17)