Användarhandledning för programmet DYMO Label
DYMO Corporation 44 Commerce Road Stamford, CT 06902-4561, USA Telefon: (203) 355-9000 Fax: (203) 355-9090 Utrustningsinformation Beskrivning: Direktverkande termisk skrivare Modeller: LabelWriter 300, 310, 315, 320, 330, 330 Turbo, EL40, EL60 och Turbo Certifiering Denna enhet har testats och överensstämmer med kraven enligt: UL 1950 EN60950: Low Voltage Directive Product Safety FCC Part 15 Class B EN55022: Radiated and Conducted Emissions B EN50082-1: Generic Immunity ESD, RF, and Transient Susceptibility Upphovsrätt 2004 DYMO Corporation. Med ensamrätt. Reviderad 02/04. Ingen del av detta dokument eller programvaran får reproduceras eller överföras i någon form eller på något sätt eller översättas till annat språk utan skriftligt tillstånd från DYMO Corporation. Varumärken LabelWriter är ett registrerat varumärke som tillhör DYMO Corporation. DYMO är ett registrerat varumärke som tillhör Esselte Corporation. Alla övriga varumärken tillhör dess respektive ägare.
Innehåll Kapitel 1 Inledning................................................................................ 1 Programvara................................................................ 1 Maskinvara................................................................. 1 Etiketter................................................................... 1 Installera LabelWriter........................................................ 2 Registrera programvaran...................................................... 2 Så här får du hjälp........................................................... 2 Kapitel 2 Komma igång............................................................................ 3 Fönstret DYMO Label........................................................ 3 Skapa en ny etikett........................................................... 4 Kapitel 3 Använda Etikettutformaren........................................................... 9 Starta Utformaren............................................................ 9 Utformningsobjekt........................................................... 9 Skapa en ny etikettfil........................................................ 11 Öppna en befintlig etikettfil................................................... 11 Lägga till ett objekt......................................................... 11 Ta bort objekt.............................................................. 12 Kapitel 4 Arbeta med listor...................................................................... 13 Så här fungerar Adressboken.................................................. 13 Använda Adressboken....................................................... 14 Skapa en ny lista........................................................... 15 Öppna en befintlig lista...................................................... 15 Kapitel 5 Skriva ut etiketter med hjälp av Smart inklistring................................ 17 Om Smart inklistring........................................................ 17 Skriva ut flera etiketter med hjälp av Smart inklistring.............................. 19 Kapitel 6 Använda LabelWriter med andra program......................................... 21 Tilläggsprogram för Microsoft Word........................................... 21 Ytterligare tilläggsprogram för Windows-program................................. 22 Utskrift direkt från andra program.............................................. 23 iii
Kapitel 7 Underhåll och felsökning............................................................ 25 Skötsel av din LabelWriter-skrivare............................................ 25 Utför ett självtest av skrivaren................................................ 26 Erhålla teknisk support...................................................... 26 Bilaga A Tekniska data......................................................................... 29 Produktbeskrivning för skrivaren.............................................. 29 Information för utvecklare och om SDK........................................ 30 Feedback på dokumentationen................................................ 30 iv
Kapitel 1 Inledning Programvara Maskinvara Etiketter Gratulerar till ditt köp av skrivaren DYMO LabelWriter. Du kommer ganska snart inse att många av dina dagliga göromål förenklas av att använda LabelWriter-skrivaren. Din LabelWriter-skrivare kommer att hjälpa dig med att adressera kuvert, ordna etiketter till arkivmappar, CD/DVD-skivor, videokassetter, paket och namnskyltar. Med lite fantasi kommer du att hitta på hundratals sätt att använda LabelWriter-skrivaren så att ditt arbete blir lättare och effektivare. Programmet DYMO Label innehåller många funktioner som gör programmet flexibelt och enkelt att använda. Dessutom har DYMO integrerat etikettprogrammet i Microsoft Word vilket innebär att du enkelt och snabbt kan skriva ut etiketter direkt från Word. I Windows har LabelWriter även integrerats med Microsoft Outlook och Palm Desktop. LabelWriter använder avancerad thermoskrivarteknologi för att skriva ut på specialbehandlade etiketter. Det innebär att du aldrig behöver byta ut toner, bläckkassetter eller färgband när du skriver ut etiketterna. En direktverkande termoskrivare överför värme från ett termoskrivhuvud till specialbehandlade etiketter. Termoskrivhuvudet innehåller en rad med miniatyrvärmelement som trycks mot de behandlade etiketterna. När värmeelementet vidrör den specialbehandlade etiketten orsakar en termoreaktion att den specifika punkten på etiketten blir svart. Den enda förbrukningsvaran som någonsin behöver införskaffas till den här skrivaren är etiketter. Vi rekommenderar att du bara använder etiketter av märket DYMO. Om du använder etiketter som inte är av märket DYMO kan garantin bli ogiltig. Hur länge etiketterna kommer att vara beror på hur etiketterna används. Termoetiketter kan blekna på två sätt: Etiketter som exponeras i direkt solljus, fluorescerande ljus under en längre tid, eller av extrem värme, blir blekare. Etiketter som kommer i kontakt med mjukningsmedel (till exempel etiketter som placeras på ringpärmar i plast) blir blekare. I originalförpackningen klarar etiketterna en förvaringstid på 18 månader. Om etiketterna används till kortsiktiga tillämpningar (kuvert, förpackningar, osv) är blekning inte något problem. När de används för att märka mappar i ett arkivskåp bleks de gradvis under många år. Etiketter som används på sidan av en anteckningsbok som sedan placeras på en hylla i solsken kommer att blekas efter ett antal månader. För att förlänga etiketternas livslängd ska etiketterna förvaras i ett svalt, torrt utrymme och i den svarta förpackningen som de levererades i. 1
Inledning Installera LabelWriter Din LabelWriter-skrivare levereras med en Snabbstarthandledning i anslutning till denna Användarhandledning. Följ instruktionerna i Snabbstarthandledningen när du ska installera skrivaren och programmet DYMO Label. Registrera programvaran Så här får du hjälp Vi rekommenderar att du registrerar din version av programmet DYMO Label så att du kan få kundsupport och produktuppdateringar. Även Windows-användarna kan registrera programvaran genom att välja Registrera på Hjälpmenyn. Första gången Windows-användare öppnar programmet DYMO Label kommer de dock att uppmanas att registrera. Om du väljer att inte registrera programmet just nu kommer du att bli ombedd igen när du startar programmet nästa gång. Så här registrerar du programvaran 1 Fyll i alla obligatoriska fält i registreringsformuläret. 2 Du kan välja att registrera dig på Internet eller att skriva ut registreringsformuläret och faxa eller skicka in det. Om du registrerar dig på Internet måste du vänta några sekunder på att informationen överförs till DYMO. 3 Om du vill registrera dig per vanlig post eller fax så skriver du ut det ifyllda formuläret och skickar eller faxar detta till adressen som står på formuläret. Innan du skapar etiketter bör du känna till de olika hjälpresurser som finns tillgängliga. I programmet DYMO Label finns omfattande direkthjälp. Vid olika tillfällen kommer du i denna handbok att hänvisas till direkthjälpen för mer detaljer eller instruktioner om olika ämnesområden. När du vill använda direkthjälpen gör du på något av följande sätt I programmet DYMO Label klickar du på Hjälpinnehåll i menyn Hjälp. Klicka på Start, peka på Program > DYMO Label och klicka därefter på Hjälp med programmet DYMO Label. Tryck på F1 i de flesta fönster och dialogrutor för sammanhangsberoende hjälp. Menyn DYMO Label innehåller även Internet-genvägar för åtkomst till specifika ämnesområden på DYMO:s hemsida, inklusive beställning av etiketter, support, etc. Dessa genvägar är även tillgängliga i menyn Hjälp i programmet DYMO Label. 2
Kapitel 2 Komma igång Fönstret DYMO Label Programmet DYMO Label är ett universalprogram för utskrift av etiketter och det har utformats speciellt för att hjälpa dig att få ut de mesta av din LabelWriter-skrivare. Programmet innehåller: Många föranpassade etiketter för vanligt förekommande arbetsuppgifter En inbyggd Utformare som du kan använda för att skapa dina egna etikettutseenden (se page 9) En inbyggd Adressbok där du kan spara adresser eller andra typer av listor (se page 13) Tilläggsprogram för utskrift direkt från följande program: Microsoft Word Microsoft Outlook Palm Desktop Funktionen Smart inklistring ger dig möjligheten att automatiskt skriva ut flera etiketter genom att kopiera text från andra program direkt på aktuell etikett (se page 17) Databasanslutningen ger dig möjligheten att skriva ut från en databas från Access, Paradox, dbase eller Excel (se page 23) Detta avsnitt presenterar några grundläggande funktioner som finns i programmet DYMO Label. Så här gör du för att starta programmet i Windows Klicka på Start, peka på Program > DYMO Label, och klicka därefter på DYMO Label. Programfönstret DYMO Label visas och innehåller en tom etikett. Ny Öppna Spara Skriv ut Klistra in Lista med etikettfiler Adressbok Etikettutformaren Menyrad Huvudverktygsfält Verktygsfält för formatering Verktygsfält för Utformaren Etikettarbetsyta Användbara länkar Linjaler Panel för Adressboken Statusfält 3
Komma igång Skapa en ny etikett Första gången Windows-användare öppnar programmet DYMO Label kommer de att uppmanas att registrera programmet. Se "Registrera programvaran" on page 2. Alla användare ombeds även att skriva in en returadress och välja en standardlogo, t.ex. din företagslogo. Denna handledning vägleder dig igenom de nödvändiga stegen som behövs för att skapa, skriva ut och spara en anpassad etikett. Det bästa sättet att börja är att du lär dig hur du anpassar en av de föranpassade etiketterna som medföljer programmet. I denna handledning kommer du att anpassa en fraktetikett med grafik. OBSERVERA Du kan bara skriva ut fraktetiketten på skrivarna LabelWriter EL60, Turbo, 320, 330 och 330 Turbo. Om du har en LabelWriter EL40, 300, 310 eller 315 väljer du denna fraktetikett och följer handledning ändå. Denna handledning kommer att ge dig värdefull information om hur du når olika text- och utformningsobjekt och ändrar deras attribut. Välja en etikettfil Första steget är att välja en etikettfil som grund för din nya etikett. Så här väljer du en etikettfil 1 Markera pilen vid sidan av den nedrullningsbara listan Etikettfiler. En lista med de senast använda etikettfilerna visas. Klicka här för att visa listan med de senast använda etiketterna. Klicka vid behov på Mer för att komma åt samtliga föranpassade etiketter. Observera att alla etikettfiler visas med etikettypen först, därefter eventuella viktiga objekt på etiketten och sist etikettens artikelnummer. 2 Markera etiketten Frakt - grafik (99014). Etiketten Frakt - grafik visas i huvudfönstret. 4
Skapa en ny etikett Ändra grafiken Nästa steg är att anpassa grafiken. Som du kommer att upptäcka i detta steg är varje del med information på en etikett ett objekt (t.ex. returadressen, mottagaradressen, linjen, etc.). När du dubbelklickar på ett objekt visas en dialogruta för Inställningar där du kan ändra objektets attribut. Så här ändrar du grafiken 1 Dubbelklicka på grafiken som visas på etiketten. Dialogrutan Grafikinställningar visas. 2 Markera Fil under Välj grafikkälla. Knappen Infoga bild ändras till Välj fil. 3 Klicka på Välj fil. Dialogrutan Öppna fil kommer upp och visar innehållet i standardkatalogen för Clipart. 4 Välj mappen Övrigt och klicka på Öppna. Innehållet i mappen Övrigt visas. 5 Välj Comput1.bmp från mappen Övrigt. En förhandsgranskning med innehållet i grafikfilen Comput1.bmp visas i dialogrutan. 6 Klicka på Öppna. Grafiken Comput1.bmp visas i dialogrutan Grafikinställningar. 7 Klicka på OK. Datorgrafiken placeras på etiketten och ersätter telefongrafiken. 5
Komma igång Ändra returadressen Som nästa steg ändrar du returadressen. Så här skriver du in en returadress 1 Klicka på texten i etikettens övre högra hörn. Den blinkande markören visas där standardtexten fanns. Blinkande markör 2 Skriv in följande text: COMPUTEK EUROPE B.V. Max Euwelaan 104 3046 MA ROTTERDAM Nederländerna 3 Klicka var som helst utanför textobjektet. Den nya returadressen visas på etiketten. Ändra mottagaradressen Som nästa steg skriver du in en mottagaradress. Så här skriver du in mottagaradressen 1 Klicka en gång på adressobjektet i mitten av etiketten. Den blinkande markören visas där standardtexten fanns. (Windows) För att göra det lättare att identifiera objekt visas en ledtråd när du flyttar pekaren över ett objekt. 2 Skriv in följande adress. Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Nederländerna Elsbeth Meijjers adress visas nu som mottagaradress på etiketten med poststreckkoden under stad, land och postnummer. 6
Skapa en ny etikett Ändra typsnitt Du kanske vill ändra typsnittet som används till mottagaradressen eller returadressen. Så här ändrar du typsnittet 1 Klicka på objektet mottagaradress. Adresstexten markeras. 2 Välj Times New Roman ur den nedrullningsbara listan för typsnitt. 3 Välj i verktygsfältet Formatering. Mottagaradressen visas med det nya typsnittet och utseendet. Skriva ut etiketten Nu när du har anpassat etiketten är du klar för utskrift. OBSERVERA Du kan bara skriva ut denna fraktetikett på skrivarna EL60, Turbo, 320, 330 och 330 Turbo. Om du har en EL40, 300, 310 eller 315 kan du gå igenom detta avsnitt även om det inte går att skriva ut etiketten. Innan du skriver ut etiketten ska du se till att: LabelWriter-skrivaren är ansluten till din dator och att den är påkopplad. Du har laddat fraktetiketter på rätt sätt i skrivaren. Vid behov, läs i Snabbstartshandledningen för information om hur du ställer in skrivaren och laddar etiketter. Så här skriver du ut etiketten 1 Ange det antal kopior av denna etikett som du vill skriva ut i fältet Kopior på huvudverktygsfältet. 2 Klicka på huvudverktygsfältet. Spara etiketten Nu när du har skapat din fraktetikett kan du spara den som en etikettfil. Sparade etiketter visas automatiskt i den nedrullningsbara listan Etikettfiler. Så här sparar du etiketten 1 Klicka på huvudverktygsfältet. Dialogrutan Spara fil visas. 2 Skriv in MinFrakt som nytt namn för filen och klicka på Spara. Notera att din nya etikettfil (MinFrakt) läggs till överst i den nedrullningsbara listan Etikettfiler som den senast använda etiketten och även i alfabetisk ordning i etikettlistan nedan. För att använda en etikettfil som du skapat väljer du den från den nedrullningsbara listan Etikettfiler. 7
Komma igång OBSERVERA För att nå dina etikettfiler från listan Etikettfiler måste du lagra dem i mappen Etikettfiler. När du installerar programvaran i början skapas en standardmapp för Etikettfiler åt dig under installationsmappen för DYMO Label. Nu när du kan öppna, redigera, skriva ut och spara en fraktetikett är du redo att ändra och använda de flesta andra etikettfiler. 8
Kapitel 3 Använda Etikettutformaren Programmet DYMO Label ger dig möjligheten att enkelt utforma etiketter för dina specifika behov med hjälp av den lättanvända Etikettutformaren. Du kan även ändra i de föranpassade etikettfilerna som medföljer programmet. Utformaren låter dig ändra utseendet och innehållet på etiketterna. Du kan lägga till eller ändra text (inklusive adresser), streckkoder, löpnummer, stämpling av datum/tid, linjer, och rektanglar. Följande figurer är exempel på anpassade etikettutseenden. Starta Utformaren När Utformaren är aktiv visas Utformarens verktygsfält under verktygsfältet Formatering. Utformningsobjekt Gör något av följande när du vill starta Etikettutformaren Skapa en ny etikettfil. Se "Skapa en ny etikett" on page 4. Verktygsfältet för Utformaren visas automatiskt. Med en etikettfil öppen, klicka på. En etikett som skapas i programmet DYMO Label kan innehålla olika text- och utformningsobjekt. Varje objekt har specifika attribut till exempel storlek, läge, typsnitt, osv. Du kan välja de attribut du vill ha i objektets dialogruta för inställningar. Se direkthjälpen för ytterligare information om ändring av objektattribut. Detta avsnitt beskriver alla objekt som finns tillgängliga i verktygsfältet för utformning. Text Adress Textobjektet är användbart för att visa information som står oförändrad varje gång du skriver ut en ny etikett (till exempel, Hej! jag heter på namnskyltar eller din returadress på fraktetiketter). Textobjekt kan även användas för variabel text (text som ändras från etikett till etikett). Detta är användbart för reservdelsnummer, boktitlar och många andra poster som inte är av adresskaraktär och som du sparar i en lista i Adressboken. Mer information om variabel text finns i direkthjälpen. Adressobjekt liknar textobjekt men är utformade att skriva ut information som ändras på varje etikett som skrivs ut, exempelvis namn och adresser. Adressobjekt kan även visa POSTNETstreckkoder. Du kan ändra typsnittsinställningar (typsnitt, storlek, utseende, osv.) för text i adressobjekt och styra textens placering. Du kan även lägga in specialeffekter för texten. 9
Använda Etikettutformaren Adressobjekt är variabla textobjekt som standard. Adressobjekt kan även vara fasta textobjekt. Adresstexten sparas som en del i etiketten i fasta textobjekt. Adressen sparas inte med etiketten i variabla textadressobjekt. (Se "Så här fungerar Adressboken" on page 13 för mer information.) Grafik Grafikobjektet låter dig lägga till din företagslogo samt annan favoritgrafik på etiketter. Du kan importera många populära grafikformat, placera dem var som helst på etiketten, ändra storlek och till och med ange en som standardgrafik. Du kan även kopiera och klistra in grafik från andra program (till exempel Microsoft Paint eller CorelDRAW) och sedan klistra in den på etiketten. Du kan importera grafik direkt från en fil eller (endast Windows) hämta in en bild från en videoenhet ansluten till din dator. OBSERVERA Om du har definierat en standardlogofil visas grafikfilen som du angav automatiskt i alla nya grafikobjekt som du lägger till. Se direkthjälpen för information om definition av en standardlogofil. Linjer Rektangel Streckkod Räknare Datum/tid Du kan använda de vågräta och lodräta linjeobjekten för att förbättra etikettens utseende. Vågräta linjer fungerar även väl som synliga avdelare på etiketter (till exempel mellan avsändarens och mottagarens adress på fraktetiketter). Du kan ange tjockleken för linjerna och du kan även dölja linjer som visas på etiketterna. På samma sätt som med linjeobjekt används rektangelobjekt huvudsakligen som utformningsobjekt för att förbättra etikettens utseende. En rektangel kan användas för att skapa en ram runt andra objekt. Du kan ange gråtoner för ifyllnad i rektangeln. Du kan även ange tjockleken på rektangelns ram. Streckkodsobjektet visar och skriver ut en streckkod på din etikett. Du kan använda streckkodsobjekt för att visa fast information som du skriver in eller variabel information som erhålls från ett annat objekt. När du länkar ett streckkodsobjekt till ett annat objekt kodar streckkodsobjektet informationen som finns i det länkade objektet. Om du dessutom ändrar informationen i det länkade objektet kodar streckkodsobjektet automatiskt den nya informationen. Du kanske t.ex. vill länka streckkodsobjektet till ett textobjekt med reservdelsnummer på en etikett. När du uppdaterar reservdelsnumret i det länkade textobjektet så uppdateras även streckkodsobjektet automatiskt. Du kan välja mellan många olika standardstreckkodssymboliker, inklusive streckkoderna kod 39, kod 128, Codabar, UPC A/E, EAN 8/13, ITF-14, POSTNET, PLANET och Interleaved 2 av 5. Du kan välja att ta med eller utelämna läsbar text (alfanumerisk information) och du kan ange typsnittsinställningar för texten. Du kan även välja storlek och läge för streckkoden. Se direkthjälpen för mer information om de streckkodssymboliker som stöds. Ett räknarobjekt numrerar automatiskt en serie med etiketter. Du kan till exempel använda ett räknarobjekt för att automatiskt serienumrera en omgång med lottsedlar. Du kan ange text som du vill ska visas före och efter räknaren (t.ex. "Disk nr. av tio") samt även startsiffra och steg för uppräkning (1, 10, 100 osv). Du kan även ange typsnittsinställningar för räknarinformationen och även andra attribut. Datum/tid-objektet stämplar aktuellt datum och/eller aktuell tid på etiketter genom att använda ett av flera fördefinierade format. Du kan på samma sätt som med räknarobjekt ange den text som du vill ska visas före eller efter datum/tid (t.ex. Dagens datum är ). Du kan välja från en mängd 10
Skapa en ny etikettfil datumformat, inklusive europeiska format. Du kan ta med eller utesluta klockslag och använda 24- timmarsformat (13:00, 22:00, osv). Du kan styra typsnittsinställningen och övriga attribut för informationen för datum/tid. Böjd text Det böjda textobjektet liknar textobjektet men ger dig möjligheten att placera texten längs en kurva. Detta objekt kan användas för att placera text runt kanten på en rund CD-etikett eller bara helt enkelt för att lägga till text i en båge på valfri etikett. Du kan välja att visa text som en hel cirkel eller som en halvcirkel längs överdelen eller underdelen på en etikett. Du kan även välja att spegla texten. På samma sätt som med textobjekt kan det böjda textobjektet användas som ett variabelt textobjekt och du kan styra typsnittsinställningar och objektets läge. Skapa en ny etikettfil Programmet DYMO Label innehåller en tom etikettfil för varje typ av tillgänglig etikett. När du skapar en ny etikett väljer du en av dessa tomma etiketter som utgångspunkt. Så här skapar du en ny etikett 1 Klicka på. Dialogrutan Ny etikett visas. 2 Välj en etikett som bäst överensstämmer med den typ av etikett som du vill skapa och klicka på OK. Den tomma etiketten öppnas i etikettarbetsytan och verktygsfältet för Utformaren visas. OBSERVERA Du kan filtrera antalet etiketter som visas genom att välja Stående eller Liggande i dialogrutan Ny etikett. Öppna en befintlig etikettfil Lägga till ett objekt Om du vill använda en fil som du sparat på disken så öppnar du filen helt enkelt. Du kan därefter skriva ut etiketten som den är eller ändra den så att den passar dina behov. För att det ska bli enklare visas den senast sparade etikettfilen överst i den nedrullningsbara listan Etikettfiler. Så här gör du för att öppna en befintlig etikettfil 1 Klicka på. Dialogrutan Öppna fil visas. 2 Markera den fil som du vill öppna och klicka på Öppna. Etiketten öppnas i etikettarbetsytan. När du placerar ett nytt objekt på en etikett visar det nya objektet vissa standardinställningar. Nya adress- och textobjekt visar text som beskriver hur du ändrar objekten. Även om de olika objekttyperna är olika är stegen för att placera ut objekten på en etikett nästan identiska. Den enda skillnaden är den verktygsknapp du väljer från verktygsfältet för utformning för att placera ut det önskade objektet. Så här gör du för att lägga till ett objekt 1 På verktygsfältet för utformning klickar du på det objekt du vill lägga till. Det nya objektet visas i det övre vänstra hörnet på etiketten. 2 Storleksändra och placera objektet där du vill ha det på etiketten med hjälp av markören. OBSERVERA Om du har definierat en standardlogofil visas grafikfilen som du angav i alla nya grafikobjekt som du placerar ut. Se direkthjälpen för information om definition av en standardlogofil. 11
Använda Etikettutformaren Ta bort objekt När du tar bort ett objekt försvinner även objektets innehåll (text, grafik, streckkod, osv.). Så här tar du bort ett objekt 1 Markera objektet. 2 Välj Klipp ut i menyn Redigera. 12
Kapitel 4 Arbeta med listor Programmet DYMO Label innehåller en inbyggd Adressbok som ger dig möjligheten att hantera adresslistor som används rutinmässigt för att generera etiketter. Du kan även använda adressboken till att lagra annan information än adresser. Denna information (t.ex. en lista med produktnummer eller videotitlar) kan länkas till ett variabelt textobjekt eller streckkodsobjekt (t.ex. för utskrift av streckkodsetiketter för alla dina produktnummer). Detta kapitel beskriver hur du använder Adressboken för att skapa, redigera och skriva ut poster på etiketter. Se direkthjälpen för mer detaljerad information om hur du använder Adressboken. Så här fungerar Adressboken Adressboken ger dig möjligheten att skapa adress- eller datalistfiler. Adresslistposterna sorteras automatiskt med hjälp av adressens första rad. Om denna rad är ett namn på en person så listas och sorteras posten efter efternamn. Om första raden är ett företagsnamn sorteras dock posten efter företagsnamn. Datalistorna sorteras efter de första tecknen på första raden för varje post. Posterna i Adressboken kan användas med adressobjekt och variabla textobjekt. Adressobjekten är som standard variabla textobjekt och den aktuella valda posten i Adressboken visas i objektet. Detta innebär att det faktiska innehållet som skrivs ut i ett adressobjekt inte nödvändigtvis är det samma varje gång etiketten skrivs ut. Om du till exempel väljer tio poster från Adressboken och sedan klickar på utskrift med en adressetikett öppen så kommer tio adressetiketter att skrivas ut, en för varje vald post i Adressboken. När du sparar en adressetikett så är det bara formateringen som sparas, inte en specifik adress. När denna adressetikett öppnas nästa gång så visas den för tillfället aktuella posten i Adressboken i adressobjektet. Du kan dock definiera ett adressobjekt som ett fast adressobjekt vilket betyder att den faktiska adressen som för tillfället finns i objektet sparas som en del i etiketten när du sparar och stänger etiketten. Nästa gång du öppnar etiketten så innehåller objektet samma adress. Inställningen Fast adress ger dig möjligheten att skapa och spara etiketter för en mottagare som du använder ofta. Ett textobjekt innehåller normalt statisk text (text som är samma varje gång etiketten skrivs ut) men objektet kan bli ett variabelt textobjekt om du väljer objektinställningen Funktion som variabelt textobjekt. Ett variabelt textobjekt uppträder på ungefär samma sätt som ett adressobjekt. Ett variabelt textobjekt kan användas vid utskrift av etiketter från listposter. Du kan till exempel skriva ut prislappar från en reservdelslista eller namnlappar från en deltagarlista. När du öppnar en etikett med ett variabelt adressobjekt eller variabelt textobjekt visas den aktuella valda posten i Adressboken automatiskt. När du väljer andra poster i Adressboken visas varje ny vald post automatiskt i objektet. Om du sedan bestämmer dig för att skriva ut den aktuella valda adressen på en annan etikett så öppnar du bara den nya etiketten och samma adress visas i den etikettens format (så länge den nya etiketten innehåller ett adressobjekt eller ett variabelt textobjekt). Formateringen från den föregående etiketten kopieras inte till den nya etiketten utan bara texten som tar formateringen från den nya etiketten. 13
Arbeta med listor Använda Adressboken Adressboken visas i en panel längst ned i huvudfönstret i DYMO Label. Du kan visa eller dölja panelen med hjälp av knappen Adressbok i Åtgärdsfältet. Så här visar du Adressboken Klicka eller välj Öppna i menyn Adressbok. Den senaste filen som var öppen visas i panelen Adressbok i huvudfönstret. Första gången du öppnar Adressboken visas posterna från provlistan. Lägg märke till att den aktuella valda listposten infogas automatiskt i det variabla adressobjektet på etiketten. Använda Listor med flera variabla objekt Du kan använda Adressboken för inmatning av information i variabla objekt (adress, variabel text eller streckkod) på den aktuella etiketten. Om den aktuella etiketten innehåller fler än ett variabelt objekt måste du markera det objekt som du vill infoga den valda posten från Adressboken. Så här gör du för att infoga adressdata på en etikett med flera variabla objekt 1 Markera de listposter som du vill skriva ut. Dialogrutan Välj variabelt objekt visas och listar tillgängliga objekt på den aktuella etiketten. 2 Välj det objekt som du vill länka till Adressboken och klicka sedan på OK. Om den aktuella etiketten inte innehåller ett variabelt objekt (adress, variabel text eller streckkod) uppmanas du att öppna en etikett som innehåller ett av dessa objekt. Denna uppmaning visas eftersom programmet automatiskt länkar poster i Adressboken till dessa typer av objekt. Du kan fortfarande arbeta i Adressboken utan ett variabelt objekt på den aktuella etiketten men Adressboken kommer inte att länka till den aktuella etiketten. 14
Skapa en ny lista Rotera namn i adresslistor Skapa en ny lista Öppna en befintlig lista Adressboken sorterar automatiskt adresser efter efternamn. Om du till exempel matar in följande adress: Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Nederländerna Adressboken visar Meijjer, Elsbeth i postlistan. I vissa fall identifierar Adressboken efternamnet fel eller identifierar felaktigt ett företagsnamn som namnet på en person. Detta korrigeras enkelt med Rotera namn. Så här gör du för att rotera namnet 1 Välj de poster som visas på fel sätt. 2 Klicka på för att rotera orden i postens första rad för att visa i rätt ordning. När du skapar en ny listfil ger Adressboken dig möjlighet att importera adresser eller data (för nya adresslistfiler respektive datalistfiler) till den nya filen. En ny listfil skapas med det angivna namnet och lagras i standardmappen för listfiler. Det nya filnamnet visas högst upp i panelen för Adressboken. Om du har mer än en fil för adresslista eller datalista kan du välja den som du vill använda för att skapa etiketter. Om du vill importera adresser eller data till en fil måste du först öppna filen dit du vill importera informationen. Se direkthjälpen för information om import och export av listdata. 15
Arbeta med listor 16