Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll från styrelsemöte 6 april 2016 Plats: Skype Tid: onsdag 6 april kl. 18.00. Närvarande: Anna-Maria Resare, Michaela Gesther, Maria Hultberg, Sara Rösare, Anna-Sara Jaensson, Mathilda Lefin Matz, Anna Folkesson, Frej Persson, Madeleine Jacobsson. 1. Mötet öppnas Mötet öppnas kl. 18.10. 2. Dagordningen godkänns Punkt 8 (Revisorernas återkoppling från årsmötet i mars 2016) flyttas fram till punkt 4. Efter detta godkänns dagordningen. 3. Val av justerare Annasara Jaensson justerar protokollet. 4. Revisorernas återkoppling från årsmötet i mars 2016 Ulrika Berg-Roos skrev ihop tips till ESS styrelse i form av ett blankettförslag förra året. Listan finns i Owncloud under rubriken Rutiner och riktlinjer à Tips till Ess styrelse från revisorn 2015. Hon vill att styrelsen läser igenom tipsen och följer råden där. De viktigaste två punkterna var att: det som tas upp mellan mötena skrivs in i nästkommande mötesprotokoll. konferensbudgeten läggs som en bilaga till (årsmötes)protokollet. Ulrika Berg-Roos har bett Maria Hultberg meddela styrelsen att påminnelser ska skickas ut till de ESS-medlemmar som ännu inte har betalat. Mathilda och Anna F har lista på konton och kvitton (in- och utbetalningar). Revisorerna uppmanar styrelsen att läsa igenom mallen Redovisa utlägg som finns under Riktlinjer och rutiner i Owncloud.
(a) Kassörens rapport Anna F börjar skicka ut papperspåminnelser fr o m detta möte. Planen för april är att ta kontakt med medlemmar Anna F som har företagsflikar men inte betalat för dessa Mathilda alternativt de som har företagsflikar men inte skrivit något under dem. Mathilda önskar lista på de personer hon ska maila. Mathilda och Anna F har skickat ut konferensfakturor. Styrelsen har diskuterat att eventuellt fakturera i förskott för framtida konferenser, men väntar med att fatta beslut. Beslut kommer fattas i samband med att nya riktlinjer för kassören klubbas. (b) Medlemshantering Föreningen har ett behov av en effektivare medlemshantering och det finns ekonomiska resurser för att kunna genomföra detta. Vikten av ett effektivt system har diskuterats av Mathilda Lefin Matz, Anna Folkesson, Anna-Maria Resare och Malin Bornhöft. Bokföringen behöver fungera bättre än den gjort hittills, och därför finns planer på att byta ut Visma som använts under hösten. Ordföranden ser en lösning i tre steg som lämplig att genomföra under 2016 (se mer under punkt (c) Rutiner kring fakturering och påminnelser):
(c) Rutiner kring fakturering och påminnelser Förslag från ordföranden Skicka ut fakturor innan konferenser och att ha checklistor vid konferensen för att se att alla har betalat. Mer fokus på riktlinjer för kassörens roll som ska underlätta vid t.ex. överlämningar. Gamla riktlinjer ska gås igenom (information ska uppdateras, läggas till och tas bort) och uppdaterade riktlinjer kommer lanseras framöver. Styrelsen har fattat beslut om att Mathilda och Anna F ska avsätta tid för att göra detta under våren. Styrelsen har godkänt och beslutat att revisorerna kan agera bollplank för Mathilda och Anna F i deras arbete. Enligt Anna F finns det ett påbörjat dokument med riktlinjer. Mathilda Lefin Matz tycker att hon och Anna F ska göra en inventering om hur stort arbetet är. Mathilda, Anna F och ordföranden har separat avstämning kring kassörens uppdaterade rutiner. Anna F Mathilda Maria Ulrika Det har även förekommit diskussioner om att uppdatera bokföringssystem. (1) Gå från Visma till Fortnox (Anna-Maria Resare har bra erfarenheter från Fortnox). Det är förutom ett effektivare system en förbättring i pris. (2) Ta till extern hjälp när detta behövs. Ordföranden har hört sig för hos olika revisionsbyråer företag som jobbar med revision, och nämner Accuranto som verkar vara ett bra alternativ för föreningen. (3) Skaffa ett medlemssystem (Membit) som ska gå att koppla till Fortnox.
Styrelsen har fattat beslut om att byta från Visma till Fortnox och att avvakta med punkt 3 (tar upp den under nästa möte). Punkt 3 följer med som förslag vid det arbete Mathilda och Anna F gör under våren. De ska diskutera bytet från Visma till Fortnox med extern konsult och gå igenom obetalda fakturor före eller efter bytet från Visma till Fortnox, beroende på vilket som är mest praktiskt. 5. Föregående protokoll (a) Definition av språkkonsult till Arbetsförmedlingen har börjat skrivas av Anna Folkesson (utifrån deras instruktioner). Anna sätter igång ett GoogleDocs med beskrivningen och Frej Persson fortsätter. (b) Emelie Eriksson har kollat alternativ till Skype. De flesta är dyra och är inte bättre än Skype. Styrelsen kom överens om och fattade beslut om att fortsätta med Skype. (c) Skriva metatext till riktlinjer för språkgranskning. Föreningens webbplats kommer att inventeras framöver. Då kommer även målgrupp och syfte diskuteras. Styrelsen har fattat beslut om att baka in arbetet med metatexten i detta större arbete med webben, och skjuter alltså uppgiften att skriva in en metatext på framtiden. Kvar att göra: (d) Undersöka guide för upphandling av språkkonsulttjänst. Guiden ska vara en hjälp för beställare och etablera språkkonsulter som en viktig part på marknaden. Styrelsen har fattat beslut att skjuta på den här diskussionen till nästa möte. Förslag att skjuta på arbetet i 6 månader till 1 år.
(e) Fortsätta inventera vilka rutiner vi har och göra en mer användarvänlig mappstruktur i Owncloud. Styrelsen har fattat beslut om att lägga ner inventering av rutiner. Arbetet kommer göras på annat sätt, genom att bl.a. Mathilda och Anna F uppdaterar kassörens riktlinjer. (f) Lista över medlemmar som inte öppnar sina mejl. Styrelsen har fattat beslutet att lägga ner punkten eftersom jobbet har påbörjats och detta kommer göras vidare genom att styrelsen jobbar med medlemshantering. 6. Beslut sedan förra (styrelse)mötet (a) Fortsätta inventera vilka rutiner vi har och göra en mer användarvänlig mappstruktur i Owncloud (tidigare Dropbox). Den här punkten har funnits med i två-tre år utan att något har hänt. Dessutom tyckte vi på mötet att mappstrukturen inte är så hemsk. Styrelsen har fattat beslut om att ta bort denna punkt från framtida dagordningar. (b) Malin har gjort en lista över medlemmar som inte öppnar sina mejl. Vi ska fortsätta kontakta dem. Vi har kontaktat en del personer, men det känns som att punkten börjar bli inaktuell. Styrelsen har fattat beslut om att ta bort denna punkt från framtida dagordningar. Efter förra styrelsemötet fattade styrelsen följande beslut: (c) Vi i styrelsen kunde inte bestämma vem som är sekreterare och ordförande på årsmötet, men vi kunde föreslå kandidater. Anna T-L kunde tänka sig att vara sekreterare.
Styrelsen föreslog Anna T-L som sekreterare på årsmötet. (d) Vi i styrelsen kunde inte bestämma vem som är sekreterare och ordförande på årsmötet, men vi kunde föreslå kandidater. Anna Maria föreslog Mikaela Gester på förslag. Styrelsen föreslog Mikaela Gester som ordförandekandidat på årsmötet. (e) Annasara kunde tänka sig att vara moderator på konferensen. Styrelsen föreslog Anna-Sara som moderator på konferensen. (f) Vi hade en hel del frågor om föreläsare och arvoden att ta ställning till. Diskussion kring detta fördes i styrelsen Facebook-grupp. (g) Svenska-masterstudent ville göra en enkätundersökning bland språkkonsulter och undrar om vi kunde mejla ut den. Enkäten har mailats ut. 7. Hänt sedan sist (a) föreningen som helhet Föreningen har haft konferens och årsmöte och vi har erbjudit medlemmar fortsatt rabatt på tidningen Skriva. Enkäten Vad gör en språkkonsult? har gått ut och delresultat har presenterats på konferensen. (b) Stockholm Ingen aktivitet. (c) Umeå Ingen aktivitet.
(d) Göteborg Ingen aktivitet. (e) Lund Inga föregående aktiviteter. 8. Framtida aktiviteter (a) föreningen som helhet Medverkan vid språkkonsultprogrammets träff i Lund. Aktivitet där studenter med extrajobb pratar med andra studenter inför examen i slutet av april. ESS och språkkonsultprogrammet gör det här gemensamt. Pengar ska tas från marknadsföringen. (b) Stockholm Om en vecka är det medlemsträff i Stockholm. Sara Bendegard berättar om sin avhandling. Styrelsen uppmanar varandra att tipsa om träffen. (c) Umeå Inga planerade aktiviteter. (d) Göteborg Inga planerade aktiviteter. (e) Lund Se ovan. 9. Kolla definitionen av klarspråk Definition ligger kvar på Rikstermbanken.
10. Nyhetsbrev Essentiellt går ut en gång/kvartal. Gick ut mitten av februari. Nästa ges ut i maj. Fånga upp senare vid nästa möte. Madeleine Jacobsson har erbjudit sig att ta över nyhetsbrevet och styrelsen har fattat beslut om att det går bra. Madeleine ska ha diskussion med Anna T-L om innehåll. 11. Övriga frågor (a) Journalist Mats Fahlgren vill skriva om Ess Journalist som brukar skriva i Språktidningen. Upptäckte att två upphandlingar definitivt sökte språkkonsulter. Hans fråga: vilka är språkkonsulterna egentligen? Sara R och Anna-Maria återkomma till Mats Fahlgren när Malin Bornhöft har slutfört sammanställningen av enkäten. (b) Aktiviteter under året I år har orterna fått större budgetar för sina aktiviteter. Styrelsen ställde sig frågorna: vad skulle ni som medlemmar vilja göra på era orter? Vilka frågor vill ni ha träffar kring? Detta ska vi diskutera under kommande möten för att dels kunna tipsa klubbmästare, dels ta in tips från våra medlemmar. Alla uppmanas att engagera sig i detta. 12. Höstkonferensen 2016 (a) Arbetsfördelning Anna-Maria har skickat ut en PowerPoint till styrelsen över arbetsfördelningen inför höstkonferensen. Detta dokument godkänns inte nu. Styrelsen ska se om det är användbart, effektivt samt att allt är med och komma med kommentarer under veckan. Konferensarbetet behöver påbörja mellan detta styrelsemöte (6/4) och nästa styrelsemöte (11/5).
Förslag med teman från medlemmar (Sara Rösare): Andraspråk och flerspråkighet Språkets roll i integration Undervisa och arbeta med svenska som andraspråk Sara har startat en tråd kring teman där hon har lagt ut förslag utifrån vad ESS medlemmar önskat efter höstkonferensen 2015 och vårkonferensen 2016. Styrelsen kommer även fortsätta diskutera olika teman med Ess-medlemmarnas förslag som utgångspunkt. (b) Annonsera i Skriva inför höstkonferensen? Styrelsen bordlade denna punkt till nästa möte. 13. Kommande möten Ordföranden har föreslagit följande datum: a. 11 maj b. 8 juni c. 6 juli d. 10 augusti e. 7 september f. 5 oktober g. 9 november h. 7 december Datumen gäller än så länge. Ordföranden uppmanar styrelsemedlemmarna att återkomma om datumen eventuellt behöver ändras.
14. Mötet avslutas Mötet avslutas kl. 20.04. Vid protokollet Justeras Madeleine Jacobsson Annasara Jaensson