BILAGA 3 VERKSAMHET I SAMVERKAN Version 1 VÄSTERÅS STAD
Verksamhet i samverkan Innehåll Inledning... 2 Ungdomskontraktet... 2 Organisation och styrning... 3 Styrgrupp... 3 Samordningsfunktion... 3 Samordning av insatser... 4 Referensgrupp... 4 Huvudprocess, Ungdomens Väg... 4 Hitta, uppsökande, inbjudan... 4 En väg in... 5 Kartläggningsfunktion... 5 Insatser/Aktiviteter... 6 Stödprocesser... 6 Information... 6 Rapportering och kvalitetsäkring... 6 Stöd som vid behov kan erbjudas... 6 Social hänsyn vid offentlig upphandling... 7 Inhämtning av ungas åsikter, erfarenheter... 7 Samverkan med Kommunal... 7 Parallella processer till huvudprocessen... 7 Förebyggande/ avhoppsförhindrande... 8 Arbetsgivare/platser/praktik... 8 Kompetensråd... 9 Budget för samverkan... 9 Arbetsförmedlingen... 9 Kommunen... 9 Övriga parter... 9 Ansökan av medel... 10 1
Inledning I Västerås finns ett flertal arbetsmarknadsinsatser för olika målgrupper hos kommunen, arbetsförmedlingen och andra parter. Ett ständigt utvecklingsarbete pågår vilket överenskommelsen behöver ta hänsyn till. Överenskommelse är tänkt att vara flexibel, möjlig att ändra och kunna användas till andra målgrupper vid behov. Vissa delar av överenskommelsen kan från början drivas inom ramen för ordinarie resurser. Medel kommer att sökas för att vidareutveckla långsiktiga stabila strukturer för samverkan, såsom en gemensam kartläggningsfunktion, tillsätta en samordnare för överenskommelsen samt för att utveckla YOU-konceptet mot nya målgrupper. Västerås väljer att kalla sin verksamhet i samverkan för Ungdomskontraktet. Prioriterat är ungdomens process mot arbete eller studier inom vilken olika insatser och aktiviteter sker. För att genomföra Ungdomskontraktet behövs en organisation och styrning varför en styrgrupp och en samordnare kommer att tillsättas. Därtill kommer en chefsgrupp att finnas samt arbetsgrupp/grupper bestående av handläggare. Arbetsmarknadsrådet som finns i staden kommer att utgöra referensgrupp. Huvudprocessen ungdomens väg - delas in i tre områden: Hitta/uppsökande som handlar om att hitta ungdomarna och nå ut med information till dem. En väg in/kartläggning innebär att ungdomen på ett ställe ska möta samlad kompetens och där en kartläggning av ungdomens möjligheter och behov sker. Via kartläggningen lotsas ungdomen till lämplig insats som är det tredje området i processen. För att effektivisera och skapa ett lärande mellan de olika insatserna kommer samordning mellan dem att skapas. Genom kartläggningen (bilaga 1) har behov av stödprocesser till huvudprocessen identifierats såsom kvalitetssäkring, rutiner för rapportering, upphandlingsregler med social hänsyn, information, samverkan med fackförbundet Kommunal, inhämtning av ungas åsikter och socialt stöd. Parallellt med huvudprocessen ser vi i första hand tre parallella processer: Förebyggande/avhoppsförhindrande vars syfte är att jobba med ungdomar så att de inte hoppar av gymnasiet, att de fullföljer sina studier. Arbetsgivarkontakter vars syfte är att samordna de insatser som görs för att få flera arbetsgivare att anställa ungdomar och erbjuda praktikplatser. Kompetensråd vars syfte är att fånga de kompetensbehov och kompetensinsatser som behöver göras på kort och lång sikt i Västerås för att stärka arbetslivet. Ungdomskontraktet Ungdomskontraktet ska rikta sig mot ungdomen och budskapet är att i Västerås är du som ungdom (16-24 år) garanterad en insats som leder mot arbete eller studier inom 90 dagar. Ungdomskontraktet säger att alla ungdomsinsatser ska leda mot arbete eller studier med målet egen försörjning och ha en tydlig koppling till arbetsmarknadens behov för att trygga kompetensförsörjningen i Västerås. Ungdomskontraktet innebär att ungdomen får möjlighet att ta del av de insatser som finns, utifrån sina egna behov och när nya behov visar sig eller uppstår. När ungdomen tackar ja till att delta så tackar den samtidigt ja till att delta i en noggrann kartläggning som syftar till en individuell planering 2
utifrån individens aktuella behov samt behov som uppstår eller visar sig i processen mot egen försörjning. Ungdomen tackar också ja till att delta i verksamhet som erbjuds utifrån behoven. Verksamhet kan vara arbets-/studieförmågebedömning, arbete, praktik, utbildning, kurser, arbetsträning, personlig utveckling på olika sätt, uppföljning utifrån ett supported employment perspektiv etc. Organisation och styrning Styrgrupp I och med överenskommelsen kommer en styrgrupp att tillsättas bestående av representanter från ledningsfunktioner från respektive parter. Styrgruppens sammansättning kan revideras vid behov. Styrgruppen för verksamheten som bedrivs i samverkan inom överenskommelsen ska vara aktiv och ha mandat att fatta erforderliga beslut. Styrgruppens ansvarsområde kan komma att utökas i det fall överenskommelsen revideras och till exempel kommer att omfatta fler målgrupper. Därutöver kan det komma att behövas andra styrgrupper för olika insatser som bedrivs inom överenskommelsen. I de fall det redan förekommer styrgrupper ska de finnas kvar så länge behovet kvarstår. Samordningsfunktion En samordnarfunktion på heltid skall tillsättas. Samordarens roll är att: Vara operativt ansvarig för överenskommelsen, att den verkställs och vidareutvecklas. Får via styrguppen mandat för detta. 3
Ansvara för samordning av ungdomens process inom överenskommelsen. Ansvara för löpande uppföljning och revidering av överenskommelsen. Ansvara för att erforderliga medel söks. Ansvara för samordning av insatserna inom överenskommelsen. Ansvara för att samordna flödet mellan de uppsökande verksamheterna, kartläggningsfunktionen, insatserna, stödprocesser och parallella processer inom överenskommelsen. Ansvara för att de parallella processerna till överenskommelsens huvudprocess startar, fortlöper och synkas med huvudprocessen. Ansvarar för att få igång de stödprocesser som behövs inom överenskommelsen. Vara dragande inför styrguppen. Samordning av insatser Ett syfte med överenskommelsen är att skapa ett bra flöde och samarbete mellan de insatser som finns och ska ingå i verksamheten i samverkan samt den nya kartläggningsfunktion som bildas. För att möjliggöra detta skapas en insatssamordning bestående av representanter (en chefsgrupp) från de olika insatserna, den nya kartläggningsfunktionen och samordnaren. Beslut bör kunna fattas här. Denna grupp ska träffas månadsvis till att börja med och återkoppla till styrgruppen genom samordnaren. På detta sätt kan insatserna också effektiviseras och ett lärande mellan dem kan ske. En kartläggning av vilka samordningsvinster som finns, vilka resurser kan man dela på och vilka utvecklingsområden som finns ska göras inom ramen för överenskommelsen. Nuvarande projekt och övriga insatser kommer att utvärderas för att möjliggöra en bedömning av om det är rätt insatser som bedrivs. Styrgrupp och insatssamordning kan skapas inom ramen för befintliga resurser. För utvecklingen av kartläggningsfunktion och för en samordnartjänst samt för att utveckla konceptet YOU till fler målgrupper kommer medel att sökas via DUA. Referensgrupp Referensgrupp till överenskommelsen är det befintliga arbetsmarknadsrådet som bland annat består av kommunstyrelsens ordförande, ordförande i utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, arbetsförmedlingen, ABB, representanter för företagarna, handeln, svenskt näringsliv, småföretagarna, landstinget, fackförbund, kommunen, bemanningsbranschen och försäkringskassan. Huvudprocess, Ungdomens Väg Hitta, uppsökande, inbjudan Då målgruppen 16-24 år inte är en homogen grupp utan består av individer med olika behov samt att de är utspridda geografiskt behöver vi jobba brett för att nå så många unga som möjligt. Många ungdomar söker själva upp till exempel arbetsförmedlingen eller vuxenutbildningscentrum medan vi aktivt behöver söka upp andra. Flera verksamheter kommer att involveras för att hitta ungdomarna och nå ut till dem. Verksamheter som behöver samverka kring detta är Arenan som arbetar med det kommunala aktivitetsansvaret, Arbetsförmedlingen, till viss del fritidsgårdarna, familjecentrum, socialkontor ekonomi, socialkontor barn- och ungdom, socialkontor vuxen och frivilligorganisationer 4
som exempelvis stadsmissionen. Rutiner för denna samverkan kommer att utformas inom ramen för överenskommelsen. En väg in I och med överenskommelsen skapas konceptet En väg in för ungdomarna. Syftet med begreppet En väg in är att ungdomen inte ska behöva kunna navigera mellan flera olika regelverk utan kan gå till ett ställe. Där ska flera kompetenser finnas samlade såsom arbetsförmedlare, studie- och yrkesvägledare, arbetsmarknadskonsulent och i vissa fall även socialsekreterare (arbetsgrupp). Vi ser att många ungdomar har komplexa behov och genom att En väg in skapas kan ungdomen på samma plats få olika stöd och insatser utifrån individuellt behov. En väg in ska vara ungdomens ingång till de arbetsmarknadsinsatser som finns i Västerås, både de som drivs i kommunal regi, via arbetsförmedlingen samt hos övriga parter. När En väg in har etablerats fullt ut kommer det vara det naturliga stället för ungdomen att gå till när det behöver stöd i att komma i egen försörjning. I en övergångsfas kommer individerna att hänvisas till En väg in från Arbetsförmedlingen eller från kommunens verksamheter, till exempel från dem som jobbar med att hitta ungdomarna enligt beskrivningen ovan. Ungdomen kan även själv söka sig till En väg in. I vår analys av ungdomars behov har vi sett att ungdomar vill att det händer något direkt när de valt att söka stöd, oavsett vilken typ av stöd det handlar om. Samtliga ungdomar som kommer till En väg in kommer därför med en gång att erbjudas arbetsmarknadskunskap. Därefter sker en individuell kartläggning av individens behov och möjligheter. Kartläggningsfunktion Den individuella kartläggningen av unga mellan 20-24 år blir en gemensam uppgift som utförs av arbetsförmedlare, arbetsmarknadskonsulenter, studie- och yrkesvägledare samt vid behov socialsekreterare (arbetsgrupp). Sakkunskaper och tillgång till befintliga resurser inom respektive område används därmed på ett effektivt sätt. Kartläggningen kan ske på olika sätt. För de ungdomar där vägen är tydlig från början, ungdomen vet vad den vill och det är relativt klart vilka behov som föreligger kan kartläggningen ske via samtal. För individer vars behov är mer komplexa och otydliga kan kartläggningen ske via en längre process genom till exempel en orienteringskurs där kartläggningen sker i olika steg för att mynna ut i en hållbar och relevant individuell planering. Uppföljning genomförs för varje individ gemensamt av kartläggningsfunktionen ovan, genom uppsökande verksamhet och möten, där såväl individen som dennes placering i insats följs upp. Ett supported employment perspektiv skall tillämpas. Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar i kommunen som inte går i gymnasieskolan eller gymnasiesärskolan och som inte fyllt 20 år. I Västerås är det enheten Arenan som kartlägger vilka ungdomar mellan 16-20 år som omfattas av ansvaret, vilken sysselsättning de har, samt erbjuder dessa ungdomar lämpliga individuella åtgärder. Detta betyder att ungdomar som kartläggs inom det kommunala aktivitetsansvaret, men av olika orsaker inte skrivs in i en gymnasieskola, ska erbjudas planering av annan insats med syftet att motivera till studier eller att leda till egen försörjning på annat sätt. 5
När en ungdom startar en insats utanför Arenan eller lämnar det kommunala aktivitetsansvaret vid fyllda 20 år ska den kartläggning som är gjord beaktas. Ett nära samarbete med övriga kartläggningsfunktionen ska finnas så att befintliga resurser används optimalt. Gruppen unga under 20 år som har en gymnasieutbildning men ingen sysselsättning behöver bevakas så att de inte faller bort i kartläggningsfunktionen. För ungdomar som eventuellt är aktuella för utbildningskontraktet har gemensamma rutiner redan börjat tas fram. De kallas eller bjuds in till en kartläggning inför vidare individuellt stöd och insatser antingen via ett utbildningskontrakt eller andra insatser inom eller vid behov utanför överenskommelsen. Insatser/Aktiviteter När ungdomen gått in i Ungdomskontraktet kan den ta del av de insatser som bedrivs av arbetsförmedling, kommun och övriga parter. Genom insatssamordningen som beskrivits ovan ska möjligheten att effektivisera insatserna ses över samt om insatser behöver tillsättas eller tas bort. Stödprocesser För att effektivt kunna arbeta i samverkan har följande stödprocesser till huvudprocessen som beskrivits ovan identifierats. Information Ett utvecklingsområde som påvisats är hur information ska nå ut till ungdomarna angående vilka insatser som finns och hur man tar del av dem. Detta ska ses över och utvecklas inom ramen för överenskommelsen. Bland annat ska det utredas om det är aktuellt att skapa en särskild hemsida där information angående arbete, studier, samt stöd och insatser riktat till ungdomar samlas. Verksamheterna som finns med i arbetet att hitta ungdomar som beskrivits ovan kommer att involveras även i detta arbete. Rapportering och kvalitetsäkring Rapportering och kvalitetssäkring är ett av överenskommelsens utvecklingsområden, att hitta ett system att statistiskt kunna följa vad individer i målgruppen gör. Vid kartläggningen av målgruppen inför tecknandet av en lokal överenskommelse har upptäckts att redovisningssystem behöver utvecklas för att kunna följa upp individerna inom olika insatser på ett säkrare sätt och därigenom kunna kvalitetssäkra insatser. Kvalitetssäkring sker genom tydlig dokumentation av varje deltagares progression i insatserna samt via ärendekonferens med berörda parter runt varje förändring för individen. Dessutom skall varje inblandad enhet ansvara för egen kvalitetssäkring av hur respektive insatser hanteras och hur måluppfyllelsen ser ut. Förändringar i arbetssätt skall förankras med övriga berörda parter. Insamling av relevant statistik ska genomföras för att skapa en överblick över nuvarande behov och även kunna prognosticera kommande behov. Stöd som vid behov kan erbjudas Över tid har vi sett att komplexiteten hos målgruppen ökat. Via den gemensamma kartläggningsfunktionen kan vi snabbare och effektivare identifiera de behov som ungdomen har och 6
hitta individuellt anpassade lösningar. Ungdomen kan ha behov av stöd som finns utanför själva överenskommelsens område. Det kan gälla kontakt med försäkringskassan, landstinget, öppenvården eller socialkontoret. I Västerås finns ett väl fungerande samordningsförbund som har etablerade kontakter inom flera områden och via vilket insatser bedrivs. Flera av överenskommelsens parter ingår i samordningsförbundet. Social hänsyn vid offentlig upphandling Enligt Inköps- och upphandlingspolicyn för Västerås stad med helägda bolag, som uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för upphandling i koncernen Västerås Stad, ska miljökrav samt sociala och etiska krav, krav som gemensamt brukar betecknas hållbarhetskrav, beaktas i upphandlingar, i syfte att verka för en hållbar utveckling. Enligt policyn ska det när det är lämpligt ställas krav på att anbudsgivare vid kontraktets genomförande ska anställa arbetslösa, särskilt långtidsarbetslösa, andra personer som är särskilt missgynnade på arbetsmarknaden, t.ex. personer med funktionsnedsättning samt andra grupper som har svårt att ta sig in på arbetsmarknaden, såsom ungdomar, eller anordna utbildning för dessa. Vid bedömningen om sådana krav ska ställas ska en avvägning göras utifrån vad som upphandlas och marknadens möjligheter att uppfylla kravet samt hur ställda krav påverkar potentiella anbudsgivares förmåga att leverera eller utföra de varor, tjänster eller entreprenader som upphandlingen avser. Stadens upphandlingsenhet har inlett ett samarbete med stadens arbetsmarknadsenhet (AMA) kring denna fråga där tanken är att AMA ska vara behjälpliga att hitta personer som kan vara aktuella att delta vid en vunnen upphandling. Denna process kan underlätta för personer som har svårt att ta sig in på arbetsmarknaden. Inhämtning av ungas åsikter, erfarenheter Befintliga verksamheter utvärderas redan idag på olika sätt ur ett ungdomsperspektiv, till exempel via enkäter. För fortsatt utveckling av kvalitén på insatserna för målgruppen är avsikten att kontinuerligt fortsätta ta in ungas åsikter och erfarenheter. Rutiner och tillvägagångssätt kommer att utvecklas vidare bland annat tillsammans med verksamheten Ungdomsdialog som arbetar med invånardialog med unga. Samverkan med Kommunal Närmare samarbete med stadens HR funktion och fackförbundet Kommunal är planerat för inom ramen för överenskommelsen. Syftet är att öppna vägen in i stadens förvaltningar för praktikplatser, subventionerade anställningar och annat. Arbetet har inletts genom möten med Kommunal, representanter för den lokala överenskommelsen och stadens förhandlingschef. Kommunal önskar finnas representerade i styrgruppen för överenskommelsen samt att underteckna densamma, avvaktar centrala förhandlingar först. Parallella processer till huvudprocessen Parallellt med huvudprocessen ser vi i första hand tre parallella processer: Förebyggande/avhoppsförhindrande vars syfte är att jobba med ungdomar så att de inte hoppar av gymnasiet, att de fullföljer sina studier. 7
Arbetsgivare vars syfte är att samordna de insatser som görs för att få flera arbetsgivare att anställa ungdomar och erbjuda praktikplatser. Kompetensråd vars syfte är att fånga de kompetensbehov och kompetensinsatser som behöver göras på kort och lång sikt i Västerås för att stärka arbetslivet. Förebyggande/ avhoppsförhindrande Västerås stad kommer under den kommande tre-årsperioden att lägga särskilt fokus på stadens sociala sammanhållning genom ett så kallat Strategiskt utvecklingsområde. Inom ramen för detta kommer arbetet med förebyggande, rådgivande och stödjande insatser utvecklas och intensifieras. Arbetet kommer att bedrivas stadsdelsnära, i dialog med invånare, civilsamhälle och lokalt näringsliv. Inom ramen för detta fortsätter det förebyggande arbetet gällande ungdomar på den redan inslagna linjen. En av de insatser vi bedömt som framgångsrika med avseende på avhopp är bland annat konceptet arbetsmarknadskunskap (AMK). Detta genomförs sedan flera år tillbaka och riktar sig till ungdomar främst på högstadiet och gymnasiet. Det har bland annat som syfte att öka studiemotivationen. Ett av gymnasieskolans ansvarsområden är att försöka förhindra avhopp. Västerås kommunala gymnasieskolor har gjort ett omfattande kartläggningsarbete kring elevers mående och skolornas arbetssätt. Arbetet har lett till ett nytt, gemensamt system för att uppmärksamma elever som mår dåligt och riskerar att avbryta sin gymnasieutbildning. Alla skolor har också som uppdrag att arbeta förebyggande och främjande med trygghet och trivsel samt fysisk och psykisk hälsa på skolan. Västerås deltar även i ett ESF projekt, Jag med, som handlar om avhopp från gymnasieskolan. Alla gymnasieskolor har ett väl utvecklat samarbete med verksamheten Arenan som ansvarar för det kommunala aktivitetsansvaret i Västerås. Arenan är i full gång med att utveckla sitt arbetssätt vilket redan visat sig i färre avhopp från introduktionsprogrammen än tidigare. Inom överenskommelsen ser vi att då det redan pågår arbete kring dessa frågor är det inget som direkt kommer att utvecklas vidare inom den lokala överenskommelsen. Processerna löper dock parallellt med överenskommelsen och följs nära utifrån ett arbetsmarknadsperspektiv då de kan påverka och påverkas av verksamheten inom överenskommelsen. Flera av de verksamheter som är kopplade till överenskommelsen genom uppdraget att hitta ungdomar är också involverade i det förebyggande arbetet, därav blir kopplingen till verksamheten inom överenskommelsen naturlig. Arbetsgivare/platser/praktik I såväl kommunal som arbetsförmedlingens verksamhet avsätts det resurser för att jobba med arbetsgivare. Som exempel kan nämnas den Företagslots -funktion som finns hos det kommunala näringslivsbolaget, vars uppgift är att fånga bland annat kompetens- och arbetskraftsbehov hos små och medelstora Västeråsföretag. Inom arbetsförmedlingen finns det arbetsgivarteam som har till uppgift att verka för ett utökat och innovativt samarbete med företagen, vilket möjliggör för hela arbetsförmedlingen att få till stånd praktikplatser och anställningar på ett mer effektivt sätt. Med på detta finns även Jobbsökarna som har en uppsökande verksamhet kring företag som arbetsförmedlingen inte har haft kontakt med, vilket leder till fler arbetsgivare som kan ta emot personer på praktik/anställning. Arbetsförmedlingen har överlag ett stärkt arbetsgivarperspektiv där alla arbetsförmedlare har kontakt med arbetsgivare i olika omfattning utifrån arbetssökandes behov. Arbetsförmedlingen är även uppdelad i branschlag detta för att ha en högre kunskap och möta arbetsgivare mer specifikt utifrån deras behov. 8
Ett annat exempel är vår årligen återkommande rekryteringsmässa med närmare 200 utställare och 12000 besökare, vars huvudtema är Socialt Ansvarstagande rekrytering. Mässan tar sikte på vår funktionella arbetsmarknad, då den samarrangeras av Västerås Stad, Eskilstuna kommun samt Arbetsförmedlingen i Eskilstuna och Västerås. Genom att tydligare samordna dessa arbetsgivarinriktade insatser, kan vi kraftsamla våra gemensamma insatser för att öka sysselsättningen, antalet arbetstillfällen, och därmed kunna erbjuda fler ungdomar jobb/praktik. I och med överenskommelsen kommer samarbetet med näringslivsorgansationer som exempelvis Jobba i Västerås att utvecklas. Kompetensråd Vi har för avsikt att etablera ett kompetensråd för att matcha utbildning mot kompetensbehovet i Västerås. I rådet bör såväl utbildningssidan, som arbetsmarknadssidan och näringslivet finnas närvarande i form av Vuxenutbildningscentrum, Arbetsförmedlingen, Jobba i Västerås, Västerås Stad, Yrkeshögskolan, Mälardalens högskola och näringslivsorganisationer i övrigt. Budget för samverkan Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen bidrar med följande personella resurser: Till styrgruppen för överenskommelsen: 2 chefer, 1 verksamhetssamordnare Till chefsgrupp (af, kommun, övriga parter): 2 chefer Uppföljning och revidering av överenskommelse: 1 verksamhetssamordnare Till arbetsgrupp (af, kommun, övriga parter): 5 arbetsförmedlare, 2 chefer, 1 verksamhetssamordnare Arbetsförmedlingen bidrar med följande ekonomiska resurser: Har en budget för aktivitetsstöd mot arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Kommunen Kommunen bidrar med följande personella resurser: Till styrgruppen för överenskommelsen: 2 chefer, 2 strateger, 1 nämndordförande Till chefsgrupp (af, kommun, övriga parter): 3 chefer, 1 strateg Uppföljning och revidering av överenskommelse 1 strateg Till arbetsgrupp (af, kommun, övriga parter): 2 chefer, 5 arbetsmarknadskonsulenter, 1 studie- och yrkesvägledare Kommunen bidrar med följande ekonomiska resurser: Har en budget för genomförande av insats samt nettokostnader för deltagarlöner. Övriga parter Övriga parter bidrar med följande personella resurser: Representanter till styrgruppen för överenskommelsen Representanter till chefsgrupp (af, kommun, övriga parter) Representanter till arbetsgrupp (af, kommun, övriga parter) 9
Övriga parter bidrar med följande ekonomiska resurser: Har en budget för genomförande av insatser. Ansökan av medel I samband med överenskommelsens tecknande kommer medel att sökas för: Att tillsätta en samordnartjänst Att utveckla en gemensam kartläggningsfunktion Att utveckla YOU-konceptet mot nya målgrupper 10