PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2016-01 2016-01-16 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Peter Svensson Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Martin Jarl Ekonomichef (närvarande pkt 1-5) Anna Wilhelmsson GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes efter två ändringar. Rapportpunkten 6.6, utökande bidrag från RF, ströks. Ärendepunkten 5.11, framtida utbildning, flyttades till rapporter och blev då ny punkt 6.6. 2. Val av justerare Peter Svensson valdes att justera dagens möte.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 10 2015 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2015-07. 4. Resultatrapport Styrelsen tar del av resultaträkningen. Årets utfall ser ut att bli positivt. Kostnadssidan har hållits nere och intäktssidan följer budget på ett positivt sätt. Revison påbörjas inom kort och bokslutet beräknas vara klart i slutet av februari. Siffror för innevarande år ser bra ut men det är alltför tidigt att dra några slutsatser eller se några tendenser efter en halv månad. 5. Ärenden 5.1 Styrelserepresentanter VM/EM-tävlingar 2016 (HL/PW) Styrelsen genom dess medlemmar representerar Svemo vid större internationella tävlingar av mästerskapskaraktär. Utifrån den lista på större tävlingar som föreligger för 2016 fördelas tävlingarna mellan styrelsens ledamöter. Styrelsen fördelar vid vilka tävlingar som styrelsens ledamöter skall representera förbundet. 2
5.2 Banlicenser (PW) Till följd av det nya försäkringsavtalet och genomförda förändringar i licens- och försäkringssystem har SMK Motala begärt att få en viss del av kostnaden för banlicensen återbetald då man anser att innehållet delvis försämrats då den tidigare allmänna försäkringen nu enbart gäller förare upp tom tolv år. Klubben menar att klubbens verksamhet har skadats ekonomiskt då klubbens medlemmar inte längre kan träna på banan utan extra kostnad, d.v.s. licenskostnaden. Styrelsen diskuterar frågan och konstaterar att en ändring i banlicensens innehåll har skett till följd av den nya försäkringsupphandlingen och beslutet att alla förare som kan komma att använda försäkringen ska vara med och betala premien via sin licens. Det innebär då att klubben inte kan erbjuda allmänna försäkringar till förare utan licens då några sådana inte ska kunna utnyttja klubbarnas banor inom Svemos försäkringssystem. Styrelsen konstaterar vidare att man mot bakgrund av Nationellt Tävlingsreglemente (NT) Kapitel 3. Tävlingsreglemente, Punkten 3.2 Tolkning, komplettering och ändring av tävlingsreglementen, har både mandat och skyldighet att löpande genomföra förändringar i regelverk och bestämmelser. Samtliga klubbar har tidigt informerats om att förändringar ska komma och löpande informerats om det pågående arbetet. Samtliga klubbar med banlicens har fått ut information och nya dokument/banlicenser som anpassats till den nya situationen. Styrelsen beslutar att inte tillmötesgå SMK Motalas begäran om en prisreducering av banlicensen. 3
5.3 Ansökan förtjänstplakett (AA) Styrelsen diskuterade namnförslag till Förtjänstplaketter. Frågan bordläggs till nästa styrelsemöte i avvaktan på kompletterande information. 5.4 Proposition till förbundsmötet (HL) VU fick i uppdrag att ta beslut om de propositioner som styrelsen vill förelägga förbundsmötet. Detta resulterade i två propositioner, som skickats ut till distrikten för kommentarer. Eftersom propositioner är en viktig del av förbundsmötet önskar dock VU att styrelsen fullt ut ställer sig bakom propositionerna. Styrelsen kan också justera propositionerna, om styrelsen så önskar. Styrelsen beslutar att ställa sig bakom de propositioner som VU formulerat inför förbundsmötet 2016. Styrelsen uppdrar till kansliet att snarast sända ut propositionerna till distrikten. 4
5.5 Distriktens årsmöten (PW) Samtliga distrikt kommer under den närmaste månaden att genomföra sina årsmöten. Inför dessa behöver styrelsen bland annat lämna ut förslag till propositioner och annat. Styrelsen diskuterar de frågor som finns inför och i samband med distriktens årsmöten. Styrelsen beslutar att styrelseledamöter närvarar vid distriktens årsmöten enligt följande: Övre Norra Thomas Avelin Mellersta Norra Agneta Andersson Nedre Norra Olle Bergman Västra Åke Knutsson Östra Peter Svensson Södra Tony Jacobsson 5.6 Minderlicens (PW) Frågan om licenser för minder inom trial har diskuterats en tid. Thomas Avelin har på begäran av Trialsektionen fört upp frågan i styrelsen. Önskemålet har varit att få tillstånd en enklare och om möjligt billigare licens för den som enbart är minder med avsikt att öka antalet minders inom sporten. Styrelsen beslutar på Trialsektionens begäran att införa en ny minderlicens som skall vara enklare och om möjligt billigare för den som enbart vill agera som minder. Styrelsen uppdrar åt Trialsektionen att i samarbete med Idrottsgruppen/licensavdelningen snarast ta fram nytt regelverk och kostnad för denna licens samt förankra förslaget i TK. 5
5.7 Svemo flagga (Kea) Svemo flagga används för att markera att en tävling, träning eller annan sammankomst sker i överenstämmelse med förbundets regler, riktlinjer och uppfattningar. Svemo flagga är svart med vår logga i silver (ljusgrått). Under en längre tid har det förts en diskussion om att byta flaggans färger. Styrelsen beslutar att flaggan ska vara vit med Svemos logo i blått. Inga ytterligare flaggor med det nuvarande utseendet ska köpas in. Klubbar som innehar den nuvarande flaggan skall erbjudas att sända in den till kansliet och då kostnadsfritt få ut den nya flaggan. Bytet skall genomföras så snart som möjligt. 5.8 Ansökan förtjänstmedalj guld (AA) Till styrelsen har det inkommit ansökningar om Förtjänstmedalj Guld. Styrelsen beslutade godkänna samtliga ansökningar. Samtliga skall bjudas in till förbundsmötet den 9 april där medaljerna delas ut. 6
5.9 Riksidrottsgymnasium (TA) Riksidrottsförbundet (RF) genomför en ny dimensionering av Riksidrottsgymnasierna (RIG). I samband med den nya dimensioneringsperioden har RF beslutat att samtliga RIG ska söka om sina platser. 1. Svemo RIG grupp och Motocrossektionen har tillsammans med Fågelviksgymnasiet och Tibro kommun sänt in en ansökan om att man vill fortsätta nuvarande verksamhet med ett Motocrossgymnasium. 2. Svemo RIG grupp och Endurosektionen har tillsammans med Fågelviksgymnasiet och Tibro kommun sänt in en ansökan om att få starta ett nytt Endurogymnasium parallellt med nuvarande Motocrossgymnasium. Förstudier som gjorts visar att det finns goda förutsättningar för att kunna driva bägge verksamheterna. Styrelsen tackar RIG gruppen och sektionerna för ett gediget förarbete och beslutar tillstyrka ansökningarna. 5.10 LOK-stöd Svemoklubbar (TA) Lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd) finns i två olika former. Det centrala LOK-stödet, via RF, och det kommunala LOK-stödet via kommunen. Båda två är lika viktiga. Ansökningarna om LOK-stöd ger RF och Kommunerna underlag för hur stor barnoch ungdomsverksamhet som föreningar och förbund bedriver. Kommunalt LOK-stöd kan även ligga till grund för om föreningen får andra bidrag från kommunen. RFs LOK-stöd rapporteras in två gånger per år till RF (LOK-stödsenheten) och omfattar verksamhet för barn och ungdomar från 7-25 år. De flesta kommuner har samma åldersgränser. Inrapporterat LOK-stöd ger inte bara statistik och underlag för beslutsfattare, det ger också: 7
Ekonomiskt bidrag till klubben Underlag för ekonomiskt bidrag till vissa av våra distrikt (SDF) Underlag för Svemos RF-bidrag Underlag för Svemos del i Idrottslyftet För hösten 2014 var det 143 klubbar som rapporterade in verksamhet, d.v.s. mindre än 30 % av Svemos klubbar. Det måste betraktas som en låg siffra då vi vet att den faktiska verksamheten är betydligt större än så. Det innebär också att framförallt klubbarna går miste om betydande intäkter. Styrelsen ger i uppdrag till kansliet att ta fram informationsmaterial till kommande distriktsårsmöten. Det är viktigt att klubbarna informeras om detta och uppmuntras att ta del av de resurser som finns för att driva verksamheten. 6. Rapporter 6.1 NT (ÅK) Åke Knutsson kompletterade sin skriftliga rapport gällande arbetet med Nationellt Tävlingsreglemente. Arbetet med att justera NT inför 2016-2017 påbörjades under våren 2015 av berörd kanslipersonal, TK och Åke Knutsson. Därutöver har också anlitats kompetens för områden där specialkunskaper krävs. Behjälpliga har varit Tekniska Gruppen, Säkerhetskommittén, Förbundsläkare m fl. Målet var att presentera NT vid årsskiftet. Tyvärr blev det inte så, då ytterligare justeringar tillkom under sista delen av året. Avsikten nu är att NT skall presenteras och träda i kraft under de kommande dagarna. I samband med att NT läggs ut på hemsidan kommer också reservation att göras för att kompletteringar kan införas i publikationen som ges ut ihop med SPAR efter Förbundsmötet. 8
6.2 Organisationsutredningen (PW) Två av tre work shops (WS) har nu genomförts och den tredje är planerad till 7 februari. Intresset och engagemanget har varit stort och arbetet har kommit en bra bit på väg. Efter WS 3 kommer materialet att sammanställas till en rapport som ska presenteras vid förbundsmötet i april. 6.3 Inför förbundsmötet (HL/PW) Förbundsmötet är Svemos högsta beslutande organ. Styrelsen bör redan i början av året och sedan löpande diskutera förberedelser, genomförande samt eventuella följder av förbundsmötet, för att säkerställa ett professionellt möte med bra beslut och tillräckligt med tid för förberedelser. Förbundsmötet kommer hållas lördagen den 9 april på Radisson Blu Royal Park Hotel i Solna, Stockholm 6.4 Relationer till andra organisationer (TA/PW) Styrelsen hade en uppföljande diskussion gällande Trial och MHF U. Tidigare har möte med MHF U genomförts och de organisatoriska frågorna diskuterats. En Trialriksdag genomfördes under senhösten där ytterligare åsikter och synpunkter lades fram. Det dubbla organisationsmedlemskapet är inte en bra och långsiktig lösning. Kostnaderna ökar för förare och klubbar, ansvaret är otydligt och sportens utveckling blir lidande. Målsättningen är att finna en lösning på situationen under 2016.. 6.5 Svemo TA (PS/PW) Under december och januari har diskussioner förts med FIM Europe (FIM E)och FIM angående köp av och/ eller användande av Svemo TA. FIM E hade vid sitt styrelsemöte i december uppe frågan om de skulle kunna handla upp systemet för hela Europa men man beslutade att man ännu inte var mogen för det. FIMs IT avdelning fick i början av januari en Skype presentation av systemet och gick igenom detaljerna. Diskussioner fortsätter med FIM centralt. Beroende på utfall av diskussionerna kan det komma att behövas anpassningar av systemet som idag är svåra att överblicka helt. 9
Styrelsen diskuterade de olika möjliga utfallen och resultaten av en mera omfattande försäljning. 6.6 Framtida utbildning (TA) UK har tillsammans med SISU arbetat fram en handlingsplan för de kommande två åren med prioriterade områden. Styrelsen uppmuntrar UK att arbeta med de områden som rapporten påvisar. 6.7 Licensrapport (PW) GS redogjorde för dagsläget när det gäller licenserna och fördelning mellan grenar. Sett till tidigare år ser situationen ljus ut, men det är för tidigt att se konsekvenserna av licensförändringarna och om den positiva trenden från 2015 fortsätter. 6.8 Effekter av licensförändringarna (PW) I samband med byte av försäkringsbolag och nytecknande av försäkringar beslutade styrelsen att ändra delar av licenssystemet. Målbilden var att, trots kraftigt ökande försäkringskostnader, inte höja priset på förarlicenserna utan inrikta arbetet på att alla som utnyttjar försäkringarna skall vara med och dela på kostnaden. Det tog lång tid att få fram ett nytt försäkringsavtal och avtalet påtecknades först en 31 november för att börja gälla en månad senare. En stor mängd mycket komplex information måste gå ut på en mycket begränsad tid och nå många både inom och utom Svemos klubbar och medlemmar. Till följd av detta har mycket enskild detaljkommunikation med framförallt förare och klubbar pågått under december, jul, och nyår. Frågorna har främst rört tillämpning av Klubblicenser och ProvaPå-licenser samt barn och Guldhjälmsutbildningar. Det samlade intrycket från dom som varit med i dialogerna är att det har varit svårt att ta till sig informationen men att så snart frågorna är besvarade så finns en stor förståelse och acceptans för besluten i de allra flesta fall. Det finns idag inga jämförbara och mätbara data på effekterna av besluten att redovisa. 10
6.9 GS möte i Svemo-huset (PW) Under föregående år beslutade Svemo GS och ett par av kollegorna i Europa att genomföra ett generalsekreterarmöte för att reda ut licensfrågor/försäkringar och annat mellan olika länder. Mötet genomfördes i Paris på Franska förbundet med en handfull deltagare. Mötet följdes sedan av ett liknande möte på Tyska förbundet med ytterligare några deltagare och med generalsekreterarna från både FIM och FIM Europe närvarande. Mötena gav väldigt mycket informations- och kunskapsutbyte. Vid senaste FIM mötet i Jerez, Spanien ombads Svemo GS att kalla till ytterligare ett möte. Idag har drygt 15 generalsekreterare från de större länderna i Europa och USA anmält att de avser att komma. Det kommande mötet i Sverige kommer att hållas 9-10 mars i Svemo-huset. Agendan är ganska omfattande och har bland annat följande punkter: Gemensamma försäkringslösningar, Stigande internationella kostnader, Säkerhetshöjande åtgärder, TA/ITsystem, Administrativa förbättringar och mycket mera. Styrelsen ser mycket positivt på det utbyte som sker mellan olika GS inom FIM och anser att det dels stärker Svemos roll internationellt, dels att ett utbyte mellan högre tjänstemän på regelbunden basis är positivt för att hantera nuvarande och framtida problem och utmaningar för sporten. 6.10 Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (Samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 11
7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 12/3-2016. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2016-01-20 Justerare Peter Svensson Godkänt via mail 2016-01-20 12