zotero -kort handledning Universitetsbiblioteket
Zotero: En kort handledning INNEHÅLL 1 Inledning... 1 Installation... 1 Mitt Zoterobibliotek... 2 Ändra information i en bibliografisk post... 2 2 Samla... 3 Sök i MIKS och spara ned referenserna... 3 Sök i PubMed och spara ned referenserna... 4 Sök och samla referenser i Web of Science... 5 Sök och samla referenser i PsycINFO... 6 Samla referenser manuellt... 7 Arkivera bibliografisk information från webbsidor... 8 3 Bifoga filer till den bibliografiska informationen... 10 Hämta metadata för PDF:er... 10 4 Synka ditt Zoterobibliotek... 11 5 Word... 12 Word Processor Plugin... 12 Verktygsfältet i Word... 12 Fler referensstilar... 15 6. Dela... 16 Interagera med grupper via Firefox Add-On (Ditt Zoterobibliotek)... 19 7 Mer information... 20 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket, 2011-07-12 Kontaktpersoner: Miritt Zisser, miritt.zisser@ki.se, Klas Moberg, klas.moberg@ki.se
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 1 (20) 1 Inledning Zotero är ett öppet (öppen källkod) och gratis referenshanteringsprogram. Genom att använda programmet får du hjälp med att hantera dina källor. I Zotero kan du samla, dela, citera och synka dina referenser. Programmet känner av när man tittar på en bibliografisk post på en webbsida och gör det enkelt att spara referensinformationen. Det finns en rad olika referensstilar att välja på och det är enkelt att byta stil under arbetets gång. Information om olika referenssystem hittar du under TEMA Hur skriver jag vetenskapligt? på vår hemsida http://ki.se/ub/. Grunden i programmet är ett tillägg (Add-on) till webbläsaren Firefox som är gratis. För att programmet ska fungera måste det vara installerat i denna webbläsare. Man måste också använda Firefox då man vill installera fler referensstilar. Det finns flera tillägg (plug-ins) till ordbehandlare som kan installeras i Word eller OpenOffice för att kunna skriva referenser i texten samt skapa bibliografier. Installation För att installera Zotero börjar man med att öppna webbläsaren Firefox. Gå till www.zotero.org. Välj en version av programmet som passar det operativsystem du använder (Det finns versioner både för Windows och Mac) och klicka på download. Kör installationsfilen och starta sedan om Firefox. Programmet har nu installerats och ligger under Verktyg > Tillägg. (Tools > Add-ons) i Firefox. Det ska nu finnas en liten Zotero-ikon längst ned till höger i webbläsaren. Fig. 1 Du kommer nu att bli ombedd att registrera ett konto. Detta är nödvändigt om man vill kunna arbeta med sina referenser från flera olika datorer och därmed måste synka sitt bibliotek. Kontot fungerar även som en sorts back-up, då allt lagras på en Zoteroserver på nätet.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 2 (20) Mitt Zoterobibliotek När man klickar på Zotero-ikonen får man fram sitt bibliotek. Det ser ut som i fig 2. Biblioteket är uppdelat i tre kolumner. I den vänstra kolumnen har man sina samlingar (mappar), i mittenkolumnen ser man vad vald mapp innehåller och i den högra kolumnen ser man den bibliografiska informationen för det valda dokumentet. Det är också här som man går in och ändrar eller lägger till information. Fig. 2 För att skapa en ny samling/mapp klickar man på ikonen högst upp i vänstra hörnet i Zoterobiblioteket. Se fig. 3. Fig. 3 Ändra information i en bibliografisk post I den högra kolumnen i Zoterobiblioteket kan man se och ändra informationen i en post. För att ändra i texten väljer man Info-fliken och sedan klickar man i textrutorna där man vill ändra något. Dessa kommer då att ändras till redigeringsläge. Man kan ta bort och lägga till författare/redaktörer genom att använda plus- och minusikonerna. Se fig. 4.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 3 (20) Det går också att lägga till anteckningar genom att använda Notefliken. Man kan också tagga referensposterna med egna ord för att lättare hitta dem. Man använder då Tag-fliken. Fig. 4 2 Samla Det finns en del olika sätt att lägga till referenser i Zotero. Det lättaste sättet att samla referenser är genom att klicka på den ikon som dyker upp i Firefox webbadressrad då man är inne på en bibliografisk post. Sök i MIKS och spara ned referenserna Fig. 5 Är man t.ex. inne på en post i vår bibliotekskatalog MIKS kan man helt enkelt klicka på den blå bokikonen i adressfältet och referensen kommer då automatiskt att sparas i ditt Zoterobibliotek.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 4 (20) Fig.6 Sök i PubMed och spara ned referenserna Är man inne på en post i PubMed kommer det att dyka upp en liten artikelikon i webbadressfönstret. Genom att klicka på denna sparar man ned referensinformationen i sitt Zoterobibliotek. Fig.7
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 5 (20) Om man inte har gått in på en enskild post i resultatlistan kommer man istället att se en mapp-ikon i webbadressfönstret. Fig. 8 Fig. 9 Klickar man på denna får man upp en lista över alla dokumenten. Man väljer de dokument man vill spara i Zotero genom att klicka i boxarna till höger om titlarna och sedan OK. Referenserna kommer nu att sparas i ditt Zoterobibliotek. Fig. 10 Sök och samla referenser i Web of Science Att samla referenser från Web of Science fungerar på precis samma sätt som i PubMed. Är man inne på en enskild post kommer artikelikonen att synas och är man i en resultatlista så kommer det att finnas en mappikon i webbadressfönstret.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 6 (20) Sök och samla referenser i PsycINFO Zotero fungerar inte lika bra i alla databaser och i bl.a. PsycINFO är det nödvändigt att först exportera referenserna och sedan importera dem till sitt Zoterobibliotek. Det syns inga artikel/mappikoner i webbadressfönstret när man befinner sig i en resultatlista eller är inne på en post i PsychINFO. Då man har fått fram en resultatlista från en sökning i PsycINFO måste man välja de referenser man vill spara genom att klicka i boxarna till vänster om titeln. Se fig. 11. Fig. 11 Sedan väljer man Export. Se fig.12. Fig. 12 I rullgardinsmenyn väljer man RIS och sedan Export citations
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 7 (20) Fig. 13 Man sparar referenserna på lämpligt ställe på datorn, t.ex. på Skrivbordet. Sedan öppnar man sitt Zoterobibliotek och klickar på den lilla kugghjulsikonen (Actions-knappen) och väljer Import. Sedan väljer man dokumentet med referenserna som man exporterat och klickar på Öppna. Dessa kommer nu att laddas upp i ditt Zoterobibliotek. OBS! Använder man Firefox när man laddar ned referenserna kommer dessa att hamna i mappen Downloads. De kan vara svåra att hitta, och det kan därför vara lämpligt att använda sig av Explorer vid nedladdning. När man senare importerar referenserna till sitt Zoterobibliotek måste man däremot använda Firefox. Samla referenser manuellt Man kan också samla referenser manuellt med New item -knappen. Fig. 14 Genom att klicka på New Item-ikonen får man fram en rullista med en rad olika dokumenttyper att välja på. När du valt dokumenttyp kommer det att läggas in en tom post i ditt bibliotek där du kan fylla på med bibliografisk information.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 8 (20) Fig. 15 Man kan också använda Zoteros identifieringssökare om man vet t.ex. ISBN-numret. Man klickar på ikonen för Add item by identifier. Sedan skriver man in ISBN-nummer, Digital Object Identifier (DOI) eller PubMed ID (PMID). Posten med bibliografisk information kommer nu att dyka upp i ditt bibliotek. Fig. 16 Fig. 17. Arkivera bibliografisk information från webbsidor När man är inne på en webbsida som man vill spara bibliografisk information ifrån, klickar man på Zotero-ikonen längst ned till höger i webbläsaren. Man väljer Create New Item from Current Pageikonen. Fig. 18 Om funktionen Automatically take snapshots when creating items from web pages (på Actions >Preferences > General) är vald, kommer även en snapshot av sidan som den såg ut den dag man hämtade informationen, att sparas som en undermapp till den
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 9 (20) bibliografiska informationen. Man kan behöva komplettera den bibliografiska informationen själv eftersom den oftast inte är fullständig. Fig. 19 Dubbelklickar man på snapshot-bilden av webbsidan kommer man att komma till bilden av sidan och i översta vänstra hörnet dyker det upp ett anteckningsverktygsfält. Add annotation Collapse All Annotations Highlight text Unhighlight text Fig. 20 I verktygsfältet finns funktioner för att highlighta text och klistra in kommentarsrutor. Se fig. 21. Fig. 21
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 10 (20) 3 Bifoga filer till den bibliografiska informationen Man kan också bifoga filer till den bibliografiska informationen. Det finns två sätt att göra detta på. Antingen länkar man till dokumentet eller så sparar man en kopia av det. Vilken filtyp som helst kan läggas i Zotero-biblioteket. Det lättaste sättet att spara en kopia av en fil i Zotero är att dra i den (från Mina dokument eller Skrivbordet t.ex.) och släppa den antingen i en samling i den vänstra kolumnen (den blir då fristående) eller på ett dokument i mittenkolumnen (den kommer då att hamna som en undermapp till detta dokument). Man kan också använda sig av New Child Attachment -ikonen för att bifoga en fil. Då man klickar på denna kommer man att behöva välja om det är en länk eller kopia av en fil man vill bifoga till den aktuella bibliografiska posten. Fig. 22 Hämta metadata för PDF:er Om man har importerat en PDF som en fristående post till sitt Zoterobibliotek kan man vilja hämta metadata för denna. Det kan man göra genom att högerklicka på PDF:en och välja funktionen Retrieve Metadata for PDF. På detta sätt skapar man en bibliografisk post direkt från PDF:en.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 11 (20) Fig. 23 4 Synka ditt Zoterobibliotek Vill man kunna komma åt sitt bibliotek från flera olika datorer måste man tillåta synkning. För att komma till inställningar klickar man på den lilla kugghjulsikonen och väljer Preferences. Fig. 24 För att synka sitt bibliotek måste man först skapa ett användarkonto på www.zotero.org (om man inte redan gjort det vid installation av programmet). Sedan öppnar man Zotero Sync och fyller i sitt användarnamn och lösenord i Synkningsinställningarna och klickar på OK. Zotero kommer nu att synka all data med servern så fort något förändras. Fig. 25
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 12 (20) 5 Word Word Processor Plugin För att kunna använda den bibliografiska informationen i t.ex. ett Word-dokument måste man installera en plug-in. Denna finns för nedladdning på Zoteros webbsida. Fig. 26 Verktygsfältet i Word Då man har installerat denna plug-in enligt instruktioner på webbsidan ska det finnas ett nytt verktygsfält i Word (kan se lite olika ut, men i Word 2007 hamnar det under Tillägg). Se fig. 27. Fig. 27 För att lägga till en referens klickar man på Zotero insert citationikonen. Fig. 28 Man får då upp ett fönster där man ombeds välja vilken referensstil man vill använda sig av. Se fig. 29.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 13 (20) Fig. 29 Efter att man valt referensstil kommer man till sitt bibliotek där man väljer det dokument man refererar till. Man kan sedan skriva vilken sida/sidor det gäller vid Page. Fig. 30 Man klickar sedan på OK och referensen förs in i Word-dokumentet: Fig. 31
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 14 (20) Om man vill se hur referensen kommer att se ut i texten innan man infogar den kan man använda Show Editor -knappen. Fig. 32 Klickar man på denna får man en förhandsvisning av referensen och man kan även gå in och ändra. Fig. 33 Finns det mer än en referens till ett påstående kan man använda sig av Multiple Sources Fig. 34 Man väljer det första dokumentet och klickar på pilen (som pekar mot höger). Dokumentet hamnar då i kolumnen längst till höger. Man kan nu ange sidnummer och sedan välja nästa referens tills man har fått med alla de referenser man vill ha. När man är klar med hela dokumentet och vill skapa en källförteckning klickar man på Zotero Insert Bibliography -ikonen. Fig. 35 Referenslistan ser olika ut beroende på vilken referensstil man valt att använda. I exemplet nedan är det APA 6th som använts.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 15 (20) Fig. 36 Man kan när som helst gå in och byta referensstil genom att klicka på Zotero Bibliographic Management: Zotero Set Doc Pref. Se fig. 37. För att uppdatera referenser klickar man på Refresh-ikonen. Se fig. 38. Fig. 37 Fig. 38 Fig.39 Då man har arbetat färdigt med dokumentet och ska lämna in det kan det vara bra att skicka en kopia som inte har kvar kopplingen till Zotero. Detta gör man genom att klicka på Zotero Remove Codes - ikonen. Se fig. 39. Tänk på att alltid spara en kopia som har kvar kopplingen till Zoterobiblioteket så att du kan gå in och göra ändringar även i fortsättningen. Fler referensstilar Om man vill lägga till fler referensstilar kan man gå till Zotero Style Repository på http://www.zotero.org/styles. Det enda man
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 16 (20) behöver göra är att klicka på Install bredvid den stil man vill lägga till. Fig. 40 6. Dela Man kan skapa gruppbibliotek där alla gruppdeltagare kan lägga till och använda de referenser som finns i samlingen. Detta kan vara användbart då man skriver ett grupparbete, eller bara vill hålla sig uppdaterad om vad ens kollegor läser för tillfället. Det finns två olika sätt att skapa en grupp på. Det ena sättet är att klicka på New Group -ikonen som man hittar högst upp i vänstra hörnet av Zoterobiblioteket (se fig. 41). Fig. 41
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 17 (20) Det andra alternativet är att gå till www.zotero.org och logga in. Gå sedan till Groups -sidan och välj Create New Group (se fig. 42). Fig. 42 På gruppbibliotekets sida kan man bjuda in deltagare och definiera deras roller. Man kan vara ägare, administratör eller enbart medlem. Vilken roll man har styr vad man kan göra för något i gruppbiblioteket. Det finns också tre olika grupptyper att välja mellan: Private, Public Closed Membership och Public, Open Membership. Fig. 43 När man skapar ett gruppbibliotek kommer man att behöva göra vissa inställningar. Group, Members och Library. Den första handlar om vilken typ av gruppbibliotek man vill att det ska vara. Om det
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 18 (20) ska vara privat eller offentligt (Se fig. 43). Man kan också välja att beskriva gruppens ämnesområde etc. (se fig. 44). Fig. 44 Sedan gör man inställningar under Members. Där kan man bjuda in medlemmar och bestämma deras roller. Man kan också föra över ägandeskapet av gruppbiblioteket till någon annan och svara på ansökingar om medlemskap (se fig. 45). Fig. 45
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 19 (20) De sista inställningarna man gör ligger under fliken Library. Här handlar det om att bestämma vem som får se vad som finns i biblioteket, och vem som har redigeringsrättigheter (se fig. 46). Fig. 46 Interagera med grupper via Firefox Add-On (Ditt Zoterobibliotek) Om man har godkänt synkning av sitt Zoterobibliotek och är medlem i ett gruppbibliotek kommer detta att dyka upp i Zotero-klienten i den vänstra kolumnen. Gruppmedlemmar kan lägga till och redigera information om inställningarna för gruppbiblioteket tillåter detta. Fig. 47 Varje grupp har dessutom en egen webbsida. För offentliga grupper fungerar denna som en öppen portal för gruppens kollaborativa arbete. För privata grupper erbjuder sidan ett sätt för gruppen att interagera med gruppens samling var de än befinner sig.
Karolinska Institutet Zotero: En kort handledning 20 (20) 7 Mer information För att få mer information om Zotero besök webbsidan på www.zotero.org där man finner både dokumentation och introduktionsfilmer. Se även bloggen indelad i olika ämneskategorier på http://forums.zotero.org/categories/.