Rutiner för lokal registerkoordinator i HAKIR 2012:5 Frida Bartonek Kvalitetsutvecklare, Södersjukhuset AB
HAKIR BAKGRUND Avgörande för att HAKIR som kvalitetsregister, på längre sikt, ska fungera jämsides den kliniska verksamheten krävs att det är väl integrerat i varje verksamhet. Det krävs också att täckningsgraden är hög, vilket helt enkelt betyder att det behöver innehålla tillräckligt många av patienterna och att data ska vara av så bra kvalité som möjligt. För att på ett bra sätt integrera HAKIR med den egna verksamheten behöver rutiner kring logistik och registrering vara väl genomtänkta och anpassade till den egna verksamhetens förhållanden, i god tid innan registreringsstart. Det här är en beskrivning av hur man vid varje verksamhet kan arbeta med logistik och rutiner, både inför registreringsstart gärna tillsammans med checklistan, och sedan när registrering sker kontinuerligt. Logistik och rutiner beskrivs i detalj under två rubriker; inför registreringsstart och vid kontinuerlig registrering. Alla dokument som hänvisas till i texten finns för nedladdning alternativt kan efterfrågas via www.hakir.se (central registerkoordinator). 2
INNEHÅLL Sida INFÖR REGISTRERINGSSTART...4-12 1. Struktur..4 2. Hemsida..4 3. Checklista..4 4. Nationell mätmanual...5 5. Datastruktur och säkerhet. 5 6. Patientinformation 5 7. Registerplattform.... 6-7 7:1 Manual 7:2 E-tjänstekort 7:3 Inloggning (med instruktion) 8. Enkäter......8-11 8:1 Webbenkät (med instruktion) 8:1:1 Dator 8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät 8:1:3 Instruktion för AnvändarID 8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord 8:2 Pappersenkät 9. Nya användare.11 10. Praktiska förberedelser. 11-12 VID KONTINUERLIG REGISTRERING... 13-17 1. Enkäter postoperativt. 13-17 2:1 Valideringsrapport (med instruktion) 2:2 Webbenkät: sms (med instruktion) 2:3 Pappersenkät: adresser (med instruktion) 2. Rutiner på Rehabenheten 17 3. Läs mer..18 Kontaktuppgifter 18 3
INFÖR REGISTRERINGSSTART 1: Struktur HAKIR är ett webbaserat, nationellt kvalitetsregister till vilket information samlas in, på grundrespektive utökad nivå, som framförallt rör diagnos, undersökningar, operation, behandling, uppföljning och eventuell förekomst av komplikationer. Patienterna ombeds besvara enkäter pre- och postoperativt som innehåller frågor som rör symtom, funktion i hand/arm och nöjdhet med operationsresultat och bemötande. Samtliga sju handkirurgiska kliniker i Sverige deltar i arbetet med HAKIR men registrerar i olika utsträckning. Södersjukhuset AB är centralt personuppgiftsansvarig. Registerhållare är Marianne Arner, som också är verksamhetschef vid Handkirurgkliniken vid Södersjukhuset. Registercentrum Syd (RC Syd), som är ett Nationellt kompetenscentrum för kvalitetsregister, administrerar den server och registerplattform (3C) där data lagras och registreras. Registret är uppbyggt i enlighet med rekommendationer från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och bestämmelserna i Patientdatalagen (SFS 2008:355). Patientdatalagen säger bland annat att registrering i kvalitetsregister alltid måste vara frivillig och att en påbörjad registrering ska avbrytas och/eller tidigare registrerad data utplånas, i de fall patienten så begär. Personuppgifterna omfattas vidare av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) och behandlas på samma sätt som journaluppgifter. De data som matas in krypteras, inloggning till 3C sker med s.k. E-tjänstekort och engångslösenord administreras till de patienter som fyller i enkäterna på webben. 2: Hemsida Den mesta av informationen och de allra flesta dokument som behövs före registreringsstart och även sedan när registrering sker kontinuerligt, finns på hemsidan; www.hakir.se. För att främja samarbetet kring HAKIR - med till exempel utbyte av idéer och rutiner, finns också adresser och telefonnummer till varje kliniks kontaktperson för HAKIR där. 3: Checklista Innan HAKIR införs på varje klinik måste vissa krav uppfyllas och rutiner finnas och i syfte att underlätta detta arbete finns en checklista, som listar alla nödvändiga förutsättningar både vad gäller organisation och logistik och för de lagrum som reglerar arbetet med kvalitetsregister. Checklistan ska fyllas i vid respektive klinik innan registrering påbörjas. 4
4: Nationell mätmanual Handkirurgiskt kvalitetsregisters mätmanual är en nationell manual för rörelse- och styrkemätning av armbåge, underarm och hand som är sammanställd 2010 av Rehabenheterna på handkirurgklinikerna i Göteborg, Linköping, Malmö, Stockholm, Umeå, Uppsala och Örebro. Syftet med upprättandet av mätmanualen är att åstadkomma en så hög reliabilitet som möjligt vid funktionsmätningarna i HAKIR, samt försöka skapa en svensk standard för statustagande. Mätmanualen behövs där funktionsmätningarna sker och ofta är det fördelaktigt att ha en rumsbunden manual som alltid finns att tillgå. Lämna också gärna en mätmanual till nya användare av registret. Manualen finns att ladda ner på hemsidan, i tre olika versioner som är anpassade till olika läs- och utskriftsformat. 5: Datastruktur och säkerhet En del data måste sparas på andra platser än i 3C och via webbenkäten, t ex AnvändarID och lösenord, adresser till postop enkäter, mobilnummer för sms etc. För att ingen obehörig ska få tillgång till de data behöver sättet man väljer att spara sina data på vara genomtänkt: Ha en egen inloggning till själva datorn ifall du sparar data där Strukturera dina mappar på datorn väl, så att du enkelt kan leta dig bakåt bland data Ta backup på dina datafiler Alla pappersformulär ska sparas (backup), förvara dom inlåsta och ordna dom så att du hittar Låt inte AnvändarID och lösenord till webbenkäten ligga framme, oanvända som använda Begränsa antalet personer som har inloggningar till 3C till minsta möjliga Riskera inte att obehöriga får tillgång till din inloggning, t ex genom att spara det på datorn Logga ut genom att ta ut e-tjänstekortet ur kortläsaren, när du lämnar datorn 6: Patientinformation Varje patient måste inom rimlig tid informeras om HAKIR, vad det innebär samt få vetskap om sina rättigheter och möjlighet att tacka nej till att delta. Hur informationen lämnas skiljer sig lite beroende på hur man väljer att jobba med HAKIR så den måste anpassas för varje verksamhet. Informationen lämnas med fördel på flera sätt, för att säkerställa att ingen patient missas, vanligen genom en patientinformationsbroschyr, försättsblad till enkät, planscher och de kallelser som skickas till patienten såsom operations-, rehab och mottagningskallelse. På hemsidan ska det finnas en patientinformationsbroschyr för respektive (registrerande) klinik. Det finns en färdig patientinformationsbroschyr (utformad i enlighet med Patientdatalagen och anpassad 5
att fungera med webbenkäten) utan kontaktuppgifter att ladda ner - lägg till de egna kontaktuppgifterna (kräver Adobe Acrobat) och skicka till central registerkoordinator så läggs den ut på hemsidan. Glöm inte att trycka den i tid. Det finns också en plansch att ladda ner. 7: Registerplattform Det program där HAKIR s data matas in heter 3C (Comporto, Computo, Comedius), finns på Internet och du hittar till sidan via www.hakir.se och rubriken Personalinformation och Till register ( ), eller genom att skriva: https://www.comporto.nko.se/ i din webbläsare. I Comporto registreras data och från Computo hämtas den ut i form av s.k. rapporter. Data registreras i s.k. formulär och det hör i regel ett formulär till varje registreringstillfälle. De kliniker som registrerar i 3C har komplett och ständig tillgång till sina egna data och kan när som helst hämta ut den i form av Computorapporter. Också adresser och mobilnummer för postoperativa enkät- och sms-utskick är Computorapporter. 7:1 Manual Till varje ny användare ska manualen för Comporto lämnas. Det finns även manualer för hur några av formulären fylls i och rutiner kring inklusion- och exklusionskriterier på www.hakir.se. 7:2 E-tjänstekort För att logga in i 3C krävs att du har ett elektroniskt tjänstekort (kallas ibland Smartcard), som tillhandahålls av respektive landsting/sjukhus. Att logga in med E-tjänstekort är en sorts elektronisk identifiering som krävs när tjänster som kräver s.k. stark autentisering används, till vilka uppgifter i ett kvalitetsregister hör. Vanliga lösenord anses i de fallen inte vara tillräckligt säkra. För att kunna logga in med E-tjänstekort krävs att ditt tangentbord har en kortläsare, alternativt en extern kortläsare har kopplats till datorn, och att rätt mjukvara har installerats. Samtliga landsting i Sverige har beslutat sig för att börja använda e-tjänstekort för att logga in i journalsystem etc. och de allra flesta har påbörjat processen. E-tjänstekortet är alltså ett verktyg för säker inloggning, men det finns ingen koppling mellan E- tjänstekort och HAKIR/3C. Första gången du loggar in till registret behöver du därför först behörighet till själva registerplattformen, och det får du genom central registerkoordinator i form av en engångskod. Du registrerar ditt E-tjänstekort i 3C med hjälp av engångskoden och loggar därefter in med identifieringskoden som hör till E-tjänstekortet (med E-tjänstekortet följer två sexsiffriga koder, en för underskrift och en för identifiering). 6
Ansök om behörighet till 3C via central registerkoordinator och ordna E-tjänstekort via din verksamhet i god tid innan registreringsstart. Om en person med inloggning slutar jobba med HAKIR, eller av annat skäl inte ska ha tillgång till registret, måste varje klinik meddela detta till Penny Lindgren på RC Syd. Listor över samtliga användare (vid varje klinik) kan också fås av Penny, för kontroll av konton där giltighetstiden ska förlängas. 7:3 Inloggning Det finns en testversion av 3C som man kan få inloggning till ifall man vill bekanta sig med miljön innan registreringsstart. Vid varje klinik som registrerar i HAKIR ska de användare som registrerar aktivt ha inloggning till ett s.k. läs och skrivkonto. En person vara ansvarig för administreringen av AnvändarID och lösenord till webbenkäten, och behöver därför två konton i 3C: ett läs- och skrivkonto och ett läs-konto. Behörighetsblankett lämnas ut av central registerkoordinator. Tänk på att du som har två konton måste registrera båda dessa konton till ditt E-tjänstekort. Tänk på att bara de som behöver använda registret har inloggning, att vikarier får tidsbegränsade inloggningar och att personer som t ex slutar får sin behörighet avslutad. Alla behörigheter är tidsbegränsade och det är Penny Lindegren vid RC Syd (pl@rcsyd.se) som har hand om administreringen och som alltså ser vilka datumen är (står även på brevet man får med inloggningen). Kontona förlängs inte automatiskt utan avaktiveras och blir obrukbara när de går ut. Du kan maila Penny och begära att få listan för din klinik så kan du ha koll själv. Om ni säger till Penny innan de går ut så förlänger hon dom. Instruktion för registrering av E-tjänstekort i 3C: 11. Du behöver både lösenordet som hör till ditt e-tjänstekort och lösenordet till 3C. 12. Inaktivera funktionen blockering av popup-fönster via Verktygsfältet i ditt Explorerfönster 13. Skriv in inloggningsuppgifterna du har fått från RC Syd i fälten för användarnamn och lösenord 14. Tryck logga in 15. Sätt i ditt e-tjänstekort och vänta tills lampan lyser på tangentbordet och NetID-symbolen längst ner till höger under Explorer-fönstret syns 16. Skrolla längst ner på sidan och tryck Starta registrering 17. Fortsätt enligt instruktionerna som följer: knappa in koden för identifiering som hör till ditt e- tjänstekort etc. 18. När du är klar kommer du tillbaka till förstasidan och en grön text som bekräftar att ditt e- tjänstekort är registrerat 19. När du loggar in efter detta, tryck direkt på Logga in med Smartcard utan att skriva in något lösenord och använd den sexsiffriga koden som hör till e-tjänstekortet 7
8: Enkäter Patienterna ombeds fylla i en enkät, som består av två delar, preoperativt samt 3 och 12 månader postoperativt. Den första delen innehåller frågor som rör självupplevda symtom och nöjdhet med operationsresultat och bemötande och som patienten själv skattar på s.k. VAS-skalor. Den andra enkäten ställer frågor kring eventuell funktionsnedsättning och heter QuickDASH. Enkäterna bör i möjligaste mån användas i sitt webbaserade format men finns också på papper. Generellt för registreringen i HAKIR gäller att eftersträva ett så litet bortfall, som inte kan förklaras med något exklusionskriterium, som möjligt. Enkäterna erbjuder lite mer av en utmaning när det gäller att integrera dem i verksamheten och det är samtidigt knepigt att på ett tillförlitligt sätt mäta bortfallet. Enkätregistreringen kräver därför lite extra uppmärksamhet vad gäller utformningen av rutiner men framförallt kring uppföljningen av dem. 8:1 Webbenkät Webbenkäten är en elektronisk översättning av framförallt de båda enkäterna i sina pappersversioner men också av formuläret HAKIR 001 Patientinformation (som finns i 3C). De data som registreras via webbenkäten sparas via en separat server och personuppgifter respektive enkätresultat skickas av säkerhetsskäl i både skilda och krypterade filer. Det finns ingen direkt koppling av data mellan webbenkäten och 3C. Tillgång till webbenkäten finns via www.hakir.se och länken Patientenkät. Patientinformation som beskriver hur webbenkäten fylls i finns också på hemsidan. Instruktion för personal och patient Enkät lämnas inte och ingen registrering sker i 3C: Patienter som tackar nej till registrering, har reservnummer, utländskt personnummer eller skyddad ID. Enkät lämnas inte men registrering sker i 3C: Barn under 16 år, patienter som ska operera båda händerna, har opererat samma eller andra handen inom 12 månader eller av andra skäl inte kan fylla i enkäten men således kan registreras i Grundformulär för operation registreras bara med personnummer, sjukhus, inte fått enkät samt relevant exklusionskriterium i Patientinformationsformuläret. Enkät lämnas inte. Webbenkät fylls i och registrering i 3C sker: Det vanliga är att patienten direkt vid operationsplanering får en klisterlapp med AnvändarID och lösenord fäst på patientinformationens baksida. Personalen noterar samtidigt och på motsvarande klisterlapp (med samma AnvändarID-nr 1) patientens personnummer. Patienten fyller i enkäten direkt 8
på webben, först anges kontaktuppgifter på en sida som kallas Webb-PIF (webbaserat patientinformationsformulär) och sedan klickar man sig vidare till enkäterna, där AnvändarID och lösenord fylls i, följt av enkätresultaten. Personalen registrerar personnummer, sjukhus, ifylld enkät/inte samt ev. exklusionskriterier och AnvändarID 1-3 i Patientinformationsformuläret i 3C. Sms skickas vanligen sedan av den lokala registerkoordinatorn, 3 respektive 12 månader efter op. 8:1:1 Dator Det är som sagt vanligt att man vid respektive klinik har en dator på mottagningen där patienten, direkt efter besök som lett till operationsplanering, fyller i webbenkäten. Fördelarna med att ha en dator direkt på mottagningen är många, men det är upp till respektive klinik att skapa rutiner som passar den egna verksamheten bäst. I och med att en dator installeras görs det egna nätverket åtkomligt och för att undvika detta kan datorn låsas så att bara enkäterna via www.hakir.se går att använda. Det finns olika typer av mjukvarulösningar och den lokala IT-avdelningen kan säkert hjälpa till med detta. Webbenkäten kan av tekniska skäl i dagsläget inte fyllas i på en ipad men kan fungera med andra webbläsare än Explorer, t ex Safari. 8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät För att kunna skicka in en ifylld webbenkät behöver varje patient få en inloggning i form av ett (engångs) AnvändarID och lösenord. En unik serie AnvändarID och lösenord skapas för varje klinik innan registreringsstart. AnvändarID skickas över ett säkert e-mailprogram av central registerkoordinator och till den användare som är ansvarig för inloggningarna (har behörighet till läs-konto). Lösenorden hämtas som Computorapport av användaren, som sedan passar ihop rätt AnvändarID med rätt lösenord på en etikettmall (finns på hemsidan) och skrivs ut på klisterlappar. Hur och när AnvändarID och lösenord lämnas till patienten skiljer sig lite åt mellan verksamheterna. På patientinformationsbroschyren finns ett utrymme för klisteretiketten, så att patienten direkt av vårdpersonalen kan få grundläggande information om kvalitetsregister och HAKIR samtidigt med instruktionerna som rör webbenkäten. 8:1:3 Instruktion för AnvändarID 1. Skapa en genomtänkt mappstruktur på din dator 2. Ladda ner Tom mall AnvändarID och lösenord (Word) från hemsidan 9
3. Testa att skriva ut mallen på ark med matchande klisteretiketter (som har två kolumner och åtta rader, 10,5 cm breda resp. 3,7 cm höga). 4. Justera kolumn- och radbredd/höjd om de inte stämmer, såhär: Marginaler: 0.01cm, Column width: 8.5, 1.98, 10.5 för 3 kolumner Row height: 3.7c m för alla (8 rader) Cell: texten i mitten 5. Spara en kopia av din rättade och tomma mall 5. Kontakta central registerkoordinator för att få AnvändarID 6. Klistra in dina AnvändarID i mallens mittenkolumn 7. Dela upp serien med AnvändarID och lösenord om kortare sifferserier så går det lättare att jobba med dokumenten 8. Spara bilden Bild till AnvändarID och lösenordsmapp (finns på hemsidan) i samma mapp som du har sparat AnvändarID och senare lösenordsdokumentet annars syns inte personnummerbilden 9. Ta backup 10. Förvara både datafiler och pappersversioner så att obehöriga inte får tillgång till dom 8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord Du får en serie AnvändarID som vanligen är rätt lång och genom att sedan ange AnvändarID-sekvens i 3C ber du systemet att de generera det första AnvändarID:t och lösenordet; för varje patient och som hör till den sekvensen. Du hämtar med fördel kortare sekvenser åt gången. 1. Registrera ditt e-tjänstekort med båda dina konton 2. På 3C s inloggningssida ska du välja "Computo" i rullgardinen 3. Tryck "logga in med SmartCard" 4. Knappa in din kod 5. Eftersom du nu har registrerat två konton på ditt smartcard kommer du till en sida där du måste välja konto. Välj _LÄS-kontot och tryck "logga in med vald användare". 6. Nu ska du komma till en sida med rullgardinslister. Välj register "HAKIR - Inloggning" och rapporten Inloggningsuppgifter och tryck på Generera rapport. 7. Ange mellan vilka värden du vill hämta AnvändarID och lösenord och tryck "Generera rapport". Tänk på att dom är numrerade med tre AnvändarID per lösenord samt att du inte tar redan använda lösenord 8. Klipp in lösenorden i dokumentet med AnvändarID. Var noga med att rutorna inte förskjuts (att justera textstorleken brukar räcka), kopierar dubbletter samt att rätt AnvändarID i mittenkolumnen kopplas ihop med rätt AnvändarID och lösenord i högerkolumnen 10
8:2 Pappersenkät Exklusionskriterierna för enkät är desamma som för webbenkäten, se instruktionen ovan. I de fall en pappersenkät lämnas och registrering i 3C sker, bör det med varje enkät följa ett försättsblad med information om HAKIR, enkäterna och relevanta kontaktuppgifter. Patienten fyller med fördel i enkäten direkt på mottagningen och i 3C registreras av personalen: personnummer, sjukhus, namn, enkäten ifylld/inte och adress. Det är bra att instruera patienten i hur enkäterna fylls i; med kryss på VAS-linjerna t ex. Om enkäten fylls i på webben sköts överföringen av resultaten automatiskt, men resultaten från pappersenkäterna måste föras över till 3C för hand. Därför är det viktigt att VAS-linjerna är exakt 100 mm långa och att de mäts och registreras som hela tal och i millimeter (inte centimeter och utan decimal). Tidigare angavs resultatet med en decimal, vilket visade sig inte fungera med utdatarapporten och därför ändrades. Patienten skattar således sina symtom genom att sätta kryss på linjerna, kryssets placering mäts ut och anges såhär: 0-1 - 2-3 ( ) 10-11 - 12 och så vidare, upp till 100 (mm). Ange det värde som är närmast kryssets placering. Ifall svaret är angivet på ett felaktigt sätt (med text, siffror, med kryss långt ifrån linjen etc.) hoppa över frågan helt. 9: Nya användare Det är bra att ha introduktionsmaterial för nyanställda eller nya användare färdigt. Det finns såklart flera sätt med texten ur blå boken, behörighetsblankett till 3C, mätmanualen, rutiner, manualen till Comporto, HAKIR s struktur och instruktion kring hur man registrerar sitt e-tjänstekort. 10: Praktiska förberedelser Bortsett från checklistan och de övergripande organisations- och rutinarbete som behövs innan registreringsstart kan det vara bra att ha en lista över enklare praktiska förberedelser som kan behövas. Listan gör inget anspråk på att vara fullständig och kan såklart också skilja sig åt beroende på hur du själv valt att göra. Patientinformation 1. Broschyr 2. Plansch 3. Kallelser 4. Annat? Etikettmall (Word) 1. För adresser till patienter som ska få pappersenkäter postoperativt 11
2. För AnvändarID och lösenord Klisteretiketter (som passar med Word-mallerna) 1. Med patientens namn och adress (3 kolumner, 8 rader) 2. Med adressen dit enkäten ska returneras (samma som ovan) 3. För AnvändarID och lösenord (2 kolumner, 8 rader) Svarskuvert med svarsporto (behövs i mindre antal även preoperativt) Enkäter 1. VAS-linjerna 100 mm 2. Kopiera dubbelsidigt? 3. Behövs patientinformationsformulär? Skriv försättsblad till pappersenkäter Nedskrivna rutiner inklusion- och exklusionskriterier mm. 1. Mottagning 2. Operation 3. Rehab 4. Annat? Pärmar för förvaring av formulär? 1. Mottagning 2. Operation 3. Rehab 4. Annat? 12
KONTINUERLIG REGISTRERING 1: Enkäter postoperativt Om webbenkäten har fyllts i före operation skickas ett sms ut 3 och 12 månader efter operation, som påminner om att enkäten ska fyllas i och som innehåller ett nytt AnvändarID och lösenord. Listor med mobilnummer respektive adresser till de patienter som är aktuella för enkät hämtas i form av Computorapporter, efter att en s.k. valideringsrapport har gåtts igenom. OBS mobilnumret dit sms:et skickas hämtas bara från webb-pif: en, inte från 3C. Rapporterna genereras månadsvis och måste alltså hämtas inom den aktuella månaden. Det innebär även att rapporten ser likadan ut oavsett när under månaden du hämtar den, och ändras bara i den mån du gör ändringar på den s.k. valideringsrapporten. Ibland saknas mobilnummer/användarid eller namn/adress, Computorapporten för mobilnummer fungerar då inte alls och adressrapporten blir ofullständig. De som saknar kontaktuppgifter sorteras därför till en valideringsrapport som används för att manuellt efterregistrera med den information som behövs för att rapporterna ska fungera och som måste vara korrigerad (i.e. tom) innan de andra rapporterna hämtas. Valideringsrapporten minskar alltid i samma takt som uppgifter korrigeras. Har man precis börjat registrera i HAKIR kan det vara bra att titta på valideringsrapporten då och då, även om det inte är dags för den första 3-månaders uppföljningen, eftersom man då lätt hittar ev. fel i registreringen. För att skicka sms hämtas först en Computorapport från 3C som innehåller mobilnummer till de patienter som ska få sms den aktuella månaden, rapporten importeras till Excel och görs då om från det s.k. csv-formatet till ett textformat, som gör att dokumentet sedan kan laddas upp via en Internetlänk ifrån vilken själva sms:et skickas. Rapporten uppdateras månadsvis och byts ut med de patienter som ska få sms just den månaden, hämtningen av varje rapport måste alltså ske månadsvis och gamla rapporter kan inte kan hämtas. För att skicka en pappersenkät behövs istället namn och adress, vilket också hämtas från 3C men på ett lite enklare vis än för sms:en. 1:1 Valideringsrapport Valideringsrapporten är uppdelad i fyra delar; patienter som saknar kontaktinformation för brev, 3 respektive 12 mån samt patienter som saknar mobilnummer för sms, 3 respektive 12 månader. 13
Hur ofta rapporten behöver hämtas och kontaktuppgifter efterregistreras avgörs av hur många fel det blir, vilket i sin tur brukar avgöras i vilken mån både vårdpersonalen och senare patienten får tillräcklig information kring HAKIR och enkäterna, graden av användarvänlighet i webbenkäten och av hur väl de lokala rutinerna fungerar. Hämta inte rapporten oftare än vad som behövs för att du ska hinna med den. Antalet patienter på valideringslistan står såklart även i proportion till hur många patienter som registreras totalt. Instruktion för att hämta Computorapport 1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot) 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Validering av kontaktinformation och klicka på Generera rapport. 3. I de fall namn/adress saknas läggs dessa uppgifter till i Patientinformationsformuläret. 4. Saknas istället mobilnummer/användarid registreras dessa patienter om till att istället få pappersenkät. Ta bort AnvändarID 2 och 3 och lägg till namn/adress. 1:2 Webbenkät: sms Patienten får ett AnvändarID och lösenord i samband med att den preoperativa webbenkäten fylls i och i 3C registreras samtidigt tre AnvändarID, varav det första är samma som patienten har fått. AnvändarID registreras i 3C för att de data som finns i där senare ska kunna kopplas ihop med rätt persons resultat från webbenkäten. Patienten fyller själv i sina kontaktuppgifter i PIF:en, varifrån mobilnumret senare skickas till en Computorapport som hämtas och används för sms-utskick 3 och 12 månader efter operation. Formatet på Computorapporten måste ändras från det s.k..csv till.xls (text) innan det kan laddas upp på sms-sidan och sms:en skickas. Instruktion för att hämta Computorapport, ändra format och skicka sms 1. Logga in i Computo med ditt läskonto 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Lista av patienter att skicka 3 månaders enkät (SMS) och klicka på Generera rapport. Du får en rapport för både 3 och 12 månader, namnet till trots. 3. Klicka på länken Alla data i textfil och välj spara t ex som: CSV_år_månad_3/12mån.csv. Stäng dokumentet. 4. Du har nu hämtat ett.csv-dokument med mobilnummer, som du måste ändra format på för att kunna använda. För att ändra format gör du såhär: 5. Öppna ett helt nytt (tomt) Exceldokument. Det här är det dokument som du kommer ladda upp på sms-hemsidan senare. 6. Spara dokumentet så att du kan skilja det från det första, t ex som: TEXT_år_månad_3/12mån_skickat/inteskickat.csv 14
7. Öppna ditt nya, tomma Exceldokument (Excelvers. 2002) som du döpte till TEXT ( ) och välj: Data Importera externa data Importera data. (I Excelvers. 2007: Data Från text). 8. Välj filformatet Textfiler hitta din fil och klicka på Öppna (I Excelvers. 2007: Importera) 9. Vid Textimportguiden - Steg 1 av 3, välj Filursprung: 28591 Västeuropeiska (ISO) och klicka på Nästa 15
10. Vid Textimportguiden steg 2 av 3, välj Avgränsare: Tabb och klicka på Nästa 11. Vid Textimportguiden steg 3 av 3, markera alla kolumner i Förhandsgranskning och välj Kolumndataformat: Text och klicka på Slutför 16
12. Tryck OK och importera data på detta kalkylblad. Du har nu skapat en textversion av ditt första.csv-dokument 13. Gå till webbsidan för sms (du får länken via central registerkoordinator) 14. Klicka på Bläddra och hitta ditt textdokument (det senaste dokumentet du skapade). 15. Klicka på Öppna och när du ser att det stämmer, klicka på Skicka 1:3 Pappersenkät: adresser De namn och adresser som registreras i 3C före operation skickas till en Computorapport som sedan hämtas och används för utskick av pappersenkäter. OBS se 8:2 för beskrivning av hur själva enkätresultaten sedan anges. Instruktion för att hämta Computorapport 1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot) 2. Välj register HAKIR 001 Patientinformation och rapporten Lista av patienter att skicka 3 månaders enkät (brev) (alt. 12) och klicka på Generera rapport. 3. Kopiera och klistra in adresserna i etikettmallen (Word) och justera vid behov textstorlek och stavfel. Var noga med att inte kopiera dubbletter. Det går lättast med etikettmallen lite förminskad och genom att kopiera få rutor åt gången. 4. Spara och skriv ut på klisteretiketter som med AnvändarID och lösenord fast andra mått: 24 klisteretiketter/ark och varje etikett ska vara 70 x 36 mm. 2: Rutiner på Rehabenheten Rutiner för funktionsuppföljning behövs ifall någon av de utökade diagnoserna registreras med funktionsuppföljning. Varje klinik anpassar rutinerna kring funktionsmätningarna till det som fungerar bäst vid den egna verksamheten och vem som ur det perspektivet är mest lämpad att utföra mätningarna och när, kan därför vara olika. Det är däremot viktigt för helheten att reliabiliteten av data ska vara så hög som möjligt att mätmanualen används. I de fall funktionsmätning sker behöver man besluta vem som ska genomföra mätningarna och när. Det måste också finnas en rutin för vem, hur och när patienterna ska kallas till den postoperativa uppföljningen och vem som ska genomföra den. Det finns idag inget som styr hur långt före operation en funktionsmätning kan ske men det är önskvärt att det inte sker alltför långt före operation. Alla rutiner som finns vid Södersjukhuset finns tillgängliga för övriga kliniker att använda, kontakta Rehabenheten vid intresse. 17
3. Läs mer Kvalitetsregister www.kvalitetsregister.se Lagar och författningar www.riksdagen.se Kompetenscentrum http://web.rcsyd.se Hemsida www.hakir.se Kontaktuppgifter Central registerkoordinator Frida Bartonek, Leg. Sjuksköterska/Kvalitetsutvecklare Södersjukhuset AB Sjukhusbacken 10 118 83 Stockholm Tel: 08-616 20 13 070-160 73 67 Mail: frida.bartonek@sodersjukhuset.se Rehabenheten SÖS Annika Elmstedt, Leg. Sjukgymnast/Enhetsledare Rehabenheten Södersjukhuset AB Tel: 08-616 43 95 Registerhållare Marianne Arner, Verksamhetschef vid VO Handkirurgi Södersjukhuset AB Tel: 08-616 20 31 18