17.12.2007 Kommentarer till paragrafer i Lokalt kollektivavtal om förnyelse, arbetsmiljö och samverkan Samverkan 2 De arbetsmiljökonsekvensbeskrivningar som ska göras när ändringar i verksamheten planeras är ett exempel på integrering av verksamhetsfrågorna med frågor som rör hälsa, arbetsmiljö och medbestämmande. Arbetsgivaren ska bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Vid exempelvis en personalneddragning ska konsekvensanalysen i huvudsak omfatta hur denna med hänsyn till risken för ohälsa påverkar kvarvarande personal i fråga om bl. a arbetsmängd och arbetsuppgifternas innehåll. Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 8: Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 3 Arbetsplatsträffarna ska vara regelbundna utifrån verksamhetens och gruppens behov av information och beslutsunderlag. Arbetsplatsträffarna ska planeras så att det finns utrymme att diskutera frågor i mindre grupper. Det bidrar till engagemang och ökad delaktighet. Gruppen bidrar genom diskussion och ställningstagande till att gemensamt ta fram beslutsunderlag. Arbetsplatsträffar bör lämpligen hållas minst en gång per månad. 4 Personalpolitiska programmet beskriver hur Haninge kommun arbetar med medarbetar- /målsamtal och resultat-/ lönesamtal. 5 Det är viktigt att varje förvaltning anger vilka uppgifter samverkansgruppen har och, när olika samverkansnivåer finns inom en förvaltning, på vilka nivåer olika frågor ska behandlas. 1
6 Frågor som behandlas på arbetsplatsträffar kan inte lyftas till samverkansgrupp för överprövning. Om en fråga felaktigt tas upp på ett APT ska den föras till samverkansgrupp. Det måste vara tydligt i vilka frågor som chef och anställda kan fatta beslut tillsammans med de anställda.var och en har rätt att gå till sitt fackliga ombud för att få frågor behandlade i det traditionella förhandlingssystemet. Arbetssätt innebär arbetsmetoder som stödjer samrådstanken och används vid arbetsplatsträffar och/eller samverkansgrupp. Exempel på arbetsmetoder: Trios (att diskutera frågor i mindre grupp, t e x trios, innan det lyfts tillbaks i den större gruppen) Mindmap (att tillsammans göra t e x en nulägesbeskrivning i arbetsgruppens verksamhet. Utgångspunkt kan vara mål för arbetsplatsen och gruppen kan bygga vidare i olika riktningar. Olika färger utgör olika områden. Det visuella kan hjälpa till att synliggöra olika samband. Farhågor och förväntningar för att formulera mål, visioner och problem att hantera. Arbetet sker i ett fyrfält och gruppen arbetar stegvis fram de fyra områdena med hjälp av Post-It lappar. Arbeta i grupp utifrån frågor som belyser det aktuella området sammanställning med Post-It lappar Medarbetarsamtal i grupp ( utbildning i en metod för verksamhetsutveckling, ersätter ej det individuella medarbetar- och lönesamtalen) Dialogverktyg framtaget för FAS 05-arbete (läs mer på www.suntliv.nu ) Inventering av friskfaktorer ( avser Prevents arbetsmetod, se www.prevent.se) Fokusgrupper är en kvalitativ metod för gruppintervju/samtal. Metoden syftar till att ta fram viktiga ämnen, t e x i en arbetsgrupps utvecklingsarbete. Arbetsmetod väljs utifrån vilket område som ska diskuteras och utvecklas. Arbetsgruppen eller stödperson kan användas vid val av metod och planering av utvecklingsarbete, resultatet blir vanligtvis bättre när övervägningar görs tillsammans med andra. 9 Särskild grupp som bereder arbetsmiljöfrågor kan även förekomma på förvaltningsnivå. 2 (2)
Hälsa och arbetsmiljö Alla nivåerna behövs Hälsofrämjande Förebyggande Rehabiliterande frisk risk sjuk Arbetsmiljöarbetet i Haninge kommun sker i organisationen på tre nivåer: organisation-, - grupp och -individnivå. Tre olika perspektiv på arbetsmiljö; hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande, finns. Haninge kommun ska sträva efter att betona det hälsofrämjandeoch förebyggande arbetet i syfte att minska antalet personer som blir sjuka och därmed föremål för rehabilitering. 10 Arbetsmiljölagen, Lagen om allmän försäkring och Arbetstidslagen bl a är de lagar som utgör rättslig grund för hälso- och arbetsmiljöarbetet. Haninge kommun har en arbetsmiljöpolicy som omfattar hela kommunen. Den finns i Personalpolitiska programmet (PPP). 11 Haninge kommuns företagshälsovård har en tydlig roll i rehabiliteringsarbetet. De sjukskrivna som har behov av att träffa en läkare och ska rehabiliteras ska hänvisas till företagshälsovården. Företagshälsovården har kunskaper om Haninge kommun som arbetsgivare, de har också i uppdrag att återkoppla till kommunen vad som är viktigt att förbättra, utifrån deras erfarenheter. På så sätt blir det möjligt att även inom området rehabilitering arbeta förebyggande. Kompetens 12 Kompetensutveckling inom arbetsmiljöområdet bör prioriteras och ska ingå som en naturlig del i kommunens chefsutbildning. Skyddsombud ska beredas praktisk möjlighet att prioritera kompetensutveckling inom arbetsmiljöområdet. Kommunen anordnar och bekostar en fyra dagar lång grundutbildning för chefer och skyddsombud. Datum för utbildning bestäms tidigt för att möjliggöra planering av bemanning på arbetsplatserna. Verktyg och metoder som används som stöd i hälso- och arbetsmiljöarbetet ska ständigt anpassas och vidareutvecklas. 3 (3)
Främjande 13 och 14 Aktivt utvecklingsarbete åstadkommer vi genom att utnyttja de forum som redan i dag finns: Arbetsplatsträffarna (APT) ska vara effektiva möten, ett forum för att utveckla verksamheten och att ta till vara på samtliga anställdas kompetens (se litteratur tips nedan). Arbetsgruppen används effektivt genom att chef och medarbetare kombinerar olika kompetenser för att svara upp mot de åtaganden som arbetsgruppen har. Medarbetarsamtalet är bl a ett verktyg för att kartlägga individens kompetensbehov kopplat till organisationens mål. Det har en viktig funktion i utvecklingsarbetet och ger effektivt resursutnyttjande. Utvecklingsarbete kan också ha sin utgångspunkt i en arbetsplatsundersökning eller en allmän kartläggning av arbetsmiljön på arbetsplatsen. Kartläggningar är användbara i utvecklingsarbetet, bilaga 1 visar en modell för det arbetet. Litteraturtips: Meningsfulla arbetsplatsmöten skriven av Knut Irving 15 Mångfald hos våra anställda bidrar till en samlad kompetens för att vi ska kunna ge högkvalitativ service till kommuninnevånarna. Plan för lika behandling innehåller viktiga mål för mångfaldsarbetet och vilka åtgärder vi ska arbeta med för att uppnå målen. Kommunens förvaltningschefer är ansvariga för att planen för lika behandling följs, att förvaltningen har en anpassad planering för lika behandling och att mångfaldsarbete bedrivs och regelbundet följs upp. 16 Skyddsronder ska genomföras årligen, såväl psykosociala som fysiska. Haninge kommun har en gemensam mall för skyddsrond som finns på intranätet: personal/arbetsmiljö/mall för skyddsrond. Utifrån inringade risker ska åtgärder formuleras och prioriteras. Åtgärderna skrivs in i en handlingsplan med tidplan och kostnader. Åtgärderna ska sedan läggas in i kommunens mål och budgetprocess. Förebyggande 18 Haninge kommuns mål och budgetarbete är en förutsättning för möjligheten att följa upp arbetsmiljöarbetet. Kommunen har en gemensam struktur för mål- och budgetarbetet i personalprocesserna personalsnurran (finns med i Kommunfullmäktiges mål- och budget dokument för 2008). Personalsnurran är en beskrivning av vad som ska göras, när det ska göras och följas upp. 21 Introduktion beskrivs i Personalpolitiska programmet under delen Rekrytering. Arbetsplatsintroduktionen ska ge den nyanställde information om arbetsmiljön, så väl den fysiska som psykosociala, vilka risker som finns och hur anställda kan förebygga dessa. De nyanställda behöver också information om vad som främjar hälsan kopplat till arbetet. Förvaltningsspecifika avtal eller rutiner inom arbetsmiljöområdet ska informeras om vid förvaltningsintroduktionen. 4 (4)
22 Definition av sjukfrånvaro är i Haninge kommuns statistik: Kort= 14 dagar Lång= mer än 14 dagar Upprepade tillfällen= 6 ggr/12 mån Uppföljning av sjukfrånvaron sker månadsvis, sjukfrånvarostatistik redovisas förvaltningsvis. Nyckeltal, som bl a anger sjukfrånvaro i Södertörnkommunerna redovisas årligen. Sjukfrånvarostatistik och andra nyckeltal är viktiga underlag för analysarbetet kring orsaker och tänkbara åtgärder. Rehabiliterande 23 Medarbetaren är enligt AML skyldig att medverka i sin egen rehabilitering. Läkare inom primärvården kan aldrig ersätta bedömning hos företagshälsovården. Företagshälsovården har särskilt kunskap om Haninge kommun som arbetsgivare. 24 Rehabiliterings- och arbetsanpassningsarbetet kan vara olika organiserat på olika förvaltningar utifrån verksamheternas förutsättningar. Ansvaret ligger på närmaste chef. Till stöd och hjälp finns förvaltningens PA-resurs, vid behov PA-resurs på kommunstyrelseförvaltningen. Ekonomiska resurser för arbetslivsinriktad rehabilitering och arbetsanpassning ska avsättas i budgeten. 25 För att svara upp mot sitt ansvar för arbetslivsinriktad rehabilitering och arbetsanpassning är det viktigt att arbetsgivaren har kunskap och rutiner för detta arbete, att det finns en fastlagd process med tydlig struktur, som samtliga berörda aktörer (ansvarig chef, personalfunktion, medarbetare, skyddsombud, företagshälsovård och försäkringskassan) är väl förtrogna med. Haninge kommuns rehabiliteringshandledning är framtagen i samverkan med försäkringskassan i Haninge. Handledningen ska vara ett stöd i rehabiliterings- och anpassningsarbetet och finns på kommunens intranät. Syftet med handledningen är också att bidra till ökad kunskap och insikt till hur och varför olika åtgärder och rehabiliteringsinsatser görs. 26 Underlag för den årliga redovisningen av rehabiliteringsstatistik tas fram på förvaltningsnivå kontinuerligt under året. 5 (5)
Bilaga 1 Kommentarer till 13 och 14 Beskrivning av en modell för arbete med arbetsplatsundersökningar Förankring Planerings och motivationsarbete Kartläggning av organisationen och nuläget Enkätseminarium en dialog om viktiga utvecklingsområden inom hälsaoch arbetsmiljö påbörjas Varje medarbetare fyller i en enkät Återkoppling för medarbetaren individuellt och eventuell kontakt med företagshälsovården Resultatseminarium varje chef får grupprapport och förslag på arbetsmetoder att använda i gruppen Presentation av gruppresultat enskild och gruppens reflektioner Start av förändringsarbetet Planering av förändringsarbetet. Gruppen träffas resultatet blir en handlingsplan Konkret förändringsarbete på varje arbetsplats Uppföljning av arbetet har förändringsarbetet givit resultat? Planering utifrån uppföljningen Vad ska vi fortsätta att arbeta med ett nytt varv börjar 6 (6)
Kommentarer till bild: Förankring, planerings- och motivationsarbete Syftar till att väcka frågor om hälsa/livsstil och arbetsmiljö på alla nivåer i vår organisation. Detta steg utgör en plattform för hela arbetet och är en förutsättning för att arbetet ska ge resultat. Chefen har en central roll i arbetet som processledare. Kartläggning av organisationen och nuläget En organisationsbeskrivning skapas där alla chefer och medarbetare ingår. Den ska beskriva hur många nivåer som finns, hur många medarbetare varje chef har och vilka de är. Organisationsbeskrivningen bidrar till att upptäcka oklarheter som kan rättas till. Den skapas för att resultatet av den kommande kartläggningen ska kunna sammansällas på ett sätt som speglar organisationen. En kartläggning av vad som redan pågår och hur det utvecklingsarbetet kan föras samman med det arbete som påbörjas i och med att arbetsplatsundersökningen genomförs. På så vis anpassas arbetet till den verklighet som varje arbetsplats har. Enkätseminarium en dialog om viktiga utvecklingsområden påbörjas Varje förvaltningschef leder ett seminarium för chefer och processtödjare för att informera om syftet med hela processen, arbeta kring det nuläge som finns. Det här seminariet är också till för att gå igenom tidplan, sekretess och upplägg inför ifyllandet av enkäten. Det är viktigt att alla chefer vet vilket uppdrag de har i det fortsatta arbetet och hur tidplanen ser ut. De behöver också veta vilka resurser som finns, te x ekonomi och vilket stöd som finns, t e x processtöd. Varje medarbetare fyller i en enkät Information om enkäten sprids på ett APT till medarbetaren, möjligheterna med att fylla i enkäten ska också förmedlas vid detta tillfälle. Varje medarbetare får möjlighet att fylla i enkäten på arbetstid. Störst svarsfrekvens uppnås om samtliga medarbetare fyller i enkäten på ett APT. Viktigt är också att sekretessen betonas och informeras om innan medarbetaren påbörjar sitt ifyllande. Återkoppling individuellt och eventuell kontakt med företagshälsovården Varje medarbetare som har besvarat enkäten får en återkoppling av enkäten hem i brevlådan. Alla erbjuds att ta kontakt med företagshälsovården om resultatet ligger inom de orange, röda fälten eller om oro för sin hälsa finns. Det är ett tillfälle då varje individ ges möjlighet att ta ansvar för sin egen livsstil och hälsa. Personliga handlingsplaner är möjliga att formulera. Uppföljning av detta kan ske i arbetsgruppen om klimatet tillåter eller följas upp av chefen i samband med medarbetarsamtalet. Resultatseminarium Resultatseminariet är ett möte då förvaltningschefen, förvaltningens samtliga chefer och processtödjare träffas. Det leds av förvaltningschefen. Varje chef får sin resultatrapport tillsammans med ett förslag på lämpliga arbetsmetoder att använda i arbetet med gruppen. De får också en genomgång av arbetsmetoderna och förvaltningens övergripande resultat. Processtödjarna har en framträdande roll under detta möte då de beskriver hur de kan vara ett stöd i det fortsatta arbetet. 7 (7)
Presentation av gruppresultatet Varje arbetsplats gruppresultat presenteras sedan för alla medarbetare på en planeringsdag eller på ett APT. Det är en fördel om chefen gör det, processtödjaren kan var stöd i förberedelsearbetet och finnas som sakkunnig under presentationen. Varje medarbetare får då möjlighet att efter presentationen reflektera på egen hand en stund. Syftet med reflektionen är att alla kan skapa sig en egen uppfattning om resultatet innan gruppen/grupperna börjar samtala och alla berättar om sina reflektioner. Planering av förändringsarbete Grupperna träffas och startar förändringsarbetet. Grupparbeten är en bra metod för att ge medarbetarna förutsättningar att göra största delen av arbetet. Chefens uppdrag är att leda analysarbetet och styra mot mål. Det är också att lyfta frågor som inte kan åtgärdas på arbetsplatsnivå. Gruppen av medarbetare är motorn i arbetet, de enas om vilka förändringar som de vill prioritera i samråd med chefen. Andra användbara metoder i planeringsarbetet är också att gå laget runt, arbeta i trios och med Post It lappar på olika sätt (metaplan, förväntningar/farhågor och SWOT). Det mest avgörande för resultatet är de frågeställningar som är utgångspunkt för arbetet i gruppen. Resultatet ska sedan formuleras i en handlingsplan, det som kan åtgärdas direkt behöver inte ingå i handlingsplanen. Konkret förändringsarbete på varje arbetsplats De planerade åtgärderna genomförs på varje arbetsplats. Några exempel på åtgärder kan vara organisatoriska förändringar, det kan vara ändrat arbetssätt, gruppaktiviteter knutna till planeringsdagar eller APT. Det kan också vara ändrade mötesformer och metoder för att höja kvaliteten på de möten som hålls. En av de viktigaste förutsättningarna för lyckat förändringsarbete är att alla på arbetsplatsen är involverade i arbetet. Uppföljning av arbetet Uppföljning av arbetet är en nödvändighet för att ta reda på om de åtgärder som genomförts har givit effekt. Det är också viktigt för att stämma av hur lång man kommit i arbetet, vilka resultat har det givit och om det är något som ska göras annorlunda i fortsättningen. Det är även viktigt att fundera över vilka effekter arbetet gett som är av mer kvalitativ karaktär. Det är effekterna som givit en bättre kvalitet i verksamheten som är av betydelse. Planering utifrån uppföljningen Planering utifrån uppföljningen genomförs på arbetsplatsen då man kommer överens om vad som ska vara prioriterat arbete det kommande året. Arbetsplatsträffarna är centrala under hela processens gång. Minnesanteckningar som skrivs på arbetsplatsträffarna och en effektiv mötesmetod är exempel på förutsättningar som gör att alla kan ta del av arbetet, ta sitt ansvar och göra ett bra arbete. Ett nytt varv enligt modellen tar sin början. 8 (8)