Rehabiliteringsprocessen

Revisionsrapport Rehabiliteringsprocessen Piteå kommun mars 2009 Helena Lundberg, Certifierad kommunal revisor

2009-05-05 Helena Lundberg, uppdragsansvarig

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...3 2.1 Bakgrund...3 2.2 Revisionsfråga...3 2.3 Metod och avgränsning...3 2.4 Tidigare granskning...4 2.5 Lagstiftning m.m....4 3 Granskningsresultat...5 3.1 Riktlinjer och rutiner rörande rehabilitering...5 3.1.1 Personalpolitiska riktlinjer...5 3.1.2 Rehabiliteringsrutiner...5 3.2 Tillämpning av befintliga riktlinjer och rutiner...6 3.3 Organisation och ansvarsfördelning...7 3.4 Rapportering och uppföljning...7 Bilaga 1 Piteå kommuns rehabiliteringsprocess

1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Piteå kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB granskat rutinerna rörande rehabilitering. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Granskningen syftar till att bedöma om rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Resultat och bedömning redovisas i det följande under respektive för granskningen styrande frågeställningar. - Vilka rutiner, riktlinjer finns i kommunen avseende rehabilitering? Det finns personalpolitiska riktlinjer samt rehabiliteringsrutiner i Piteå kommun. Dessa ska dels uppmärksamma arbetsgivaren på ohälsa bland de anställda och vidta åtgärder i förebyggande och rehabiliterande syfte, dels ge stöd till chefer i rehabiliteringsarbetet. Vi bedömer att befintliga rutiner och riktlinjer är ändamålsenliga och till gott stöd för arbetsledare. - Är rutinerna, riktlinjerna kända och implementerade i verksamheten? Befintliga rutiner och riktlinjer är kända av intervjuad personal och de vittnar om att dessa är implementerade i verksamheten i stor utsträckning. Intervjuade chefer har samtliga hänvisat till rutinerna/riktlinjerna och påtalat hur de tillämpar dessa i vardagen. Övergången till steg 3, när kommunens rehabiliteringskonsulent övertar ärendet och undersöker om det finns möjlighet till omplacering i kommunen, fungerar dock inte fullt ut tillfredsställande, vilket vi rekommenderar kommunstyrelsen att analysera och vidta åtgärder. Vi bedömer att rutiner och riktlinjer rörande rehabilitering är känd i organisationen samt att rutiner och riktlinjer är implementerade i verksamheten i stor utsträckning. - Har kommunen en tydlig organisation och ansvarsfördelning avseende rehabiliteringsarbete, insatser och åtgärder? I befintliga rutiner/riktlinjer finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning rörande rehabiliteringsprocessen fastställd. Generellt upplever intervjuade att denna är klar och tydlig. Vi bedömer att kommunen har en tydlig organisation och ansvarsfördelning avseende rehabiliteringsarbete, insatser och åtgärder. 1

- Vilken avrapportering/uppföljning sker till ansvarig nämnd avseende rehabiliteringsinsatser? Det varierar i vilken utsträckning respektive facknämnd erhåller rapportering rörande rehabiliteringsarbetet. Socialnämnden erhåller ett personalbokslut årligen där uppgifter av nämndens rehabiliteringsarbete framgår. Vi bedömer att rapporteringen/uppföljningen är tillfredsställande. Teknik- och servicenämnden erhåller inget personalbokslut från teknik- och gatukontoret. Däremot erhåller nämnden rapportering av förvaltningens personalmål, nyckeltal och verksamhetsmått i samband med årsbokslutet. Fastighets- och servicekontoret redovisar ett separat personalbokslut för Teknik- och servicenämnden. Vi bedömer att teknik- och servicenämnden bör tillse att förvaltningarna redovisar/rapporterar på likartat sätt. Kommunstyrelsen, kommunens personalorgan, erhåller rapportering i form av personalbokslut för hela kommunen. Vi bedömer att rapporteringen/uppföljningen är tillfredsställande. Avslutningsvis bedömer vi att rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig och den interna kontrollen tillräcklig. 2

2 Inledning 2.1 Bakgrund Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning. Arbetsgivare har ansvar för anställdas rehabilitering. Arbetsgivaren ska i ett tidigt skede samråda med en sjukskriven anställd om behovet av rehabilitering och också svara för att nödvändiga rehabiliteringsåtgärder vidtas. De åtgärder som vidtas ska vara anpassade till individen och meningsfulla för såväl medarbetaren som arbetsgivaren. För ett framgångsrikt rehabiliteringsarbete krävs också väl inarbetade rutiner och genomarbetade rehabiliteringsutredningar. Piteå kommun har under en följd av år arbetat för att sänka sjukfrånvaron. Kommunens övergripande personalmål 2008 är att arbeta aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare och skapa hälsofrämjande arbetsplatser. Antalet sjukdagar ska understiga 20 dagar och sjukfrånvaron ska understiga 8,5 %. 2.2 Revisionsfråga Granskningens syfte är att bedöma om Piteå kommun har en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess om den interna kontrollen är tillräcklig. I granskningen ingår följande revisionsfrågor: - Vilka rutiner, riktlinjer finns i kommunen avseende rehabilitering? - Är rutinerna, riktlinjerna kända och implementerade i verksamheten? - Har kommunen en tydlig organisation och ansvarsfördelning avseende rehabiliteringsarbete, insatser och åtgärder? - Vilken avrapportering/uppföljning sker till ansvarig nämnd avseende rehabiliteringsinsatser? 2.3 Metod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med 3 personalkonsulenter, 5 enhetschefer, rehabiliteringskonsulent och personalchef. Vidare har granskning skett av personalpolitiska riktlinjer Rehabilitering, rehabiliteringsrutiner i Piteå kommun och personalbokslut 2008. 3

Granskningen avgränsas till individ- och familjeomsorgen, handikappomsorgen samt äldreomsorgen inom socialnämnden och teknik och gatukontoret inom teknik- och servicenämnden. 2.4 Tidigare granskning Revisionen har 2004 i en förstudie granskat rehabilitering och arbetsanpassning. Granskningen visade att det fanns tydliga och klara riktlinjer och policy samt att arbetsgången vid rehabiliterings- och omplaceringsärenden är tydlig. Även ansvarsfördelningen mellan de olika aktörerna bedömdes tydlig. Vidare bedömdes att befintlig organisation var ändamålsenlig. Den interna kontrollen bedömdes kunna utvecklas, bl.a. saknades en total sammanställd bild av kommunens rehabiliteringsverksamhet. Respektive nämnd ansvarade för att följa upp området samt tillse att förvaltningen följer gällande riktlinje. Förstudien föreslår eventuell fortsatt granskning inom följande områden; - Tillämpning av riktlinjer - Personalens kännedom av riktlinjer - Hur arbetsledare upplever erhållet stöd - Hur respektive nämnd följer upp att förvaltningarna följer gällande riktlinjer 2.5 Lagstiftning m.m. Regler kring rehabilitering behandlas främst i lagen om allmän försäkring (AFL). Enligt lagen om allmän försäkring ska arbetsgivaren, om det inte framstår som obehövligt påbörja en rehabiliteringsutredning när - den anställde har varit helt eller delvis frånvarande till följd av sjukdom i fyra veckor - den anställde har upprepad korttidsfrånvaro på grund av sjukdom - den anställde själv begär det. Ytterligare bestämmelser finns i arbetsmiljölagen (AML) samt i Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1 och 1994:1. Det yttersta syftet är att arbetstagaren ska återgå i sitt ordinarie arbete. Det föreligger dock inga skyldigheter att utvidga verksamheten för att skapa nya arbetsuppgifter åt arbetstagaren. 4

3 Granskningsresultat 3.1 Riktlinjer och rutiner rörande rehabilitering Det finns personalpolitiska riktlinjer antagna av Personalutskottet 2006-12-12, se nedan, samt rehabiliteringsrutiner i Piteå kommun antagna av Personalutskottet 2007-05-24 och reviderade 2008-08-25, se nedan. 3.1.1 Personalpolitiska riktlinjer Piteå kommun har personalpolitiska riktlinjer rörande rehabilitering. Syftet är att arbetsgivaren ska uppmärksamma ohälsa bland de anställda och vidta åtgärder i förebyggande och rehabiliterande syfte. Rehabiliteringsarbetet ska bedrivas effektivt och strukturerat, vilket innebär tidiga och samordnade insatser i nära samarbete med den anställde för att nå en så bra lösning som möjligt. Målet med rehabiliteringsarbetet är att medarbetaren ska öka hälsan och återfå arbetsförmåga för att kunna återgå till arbete. Riktlinjerna återger medarbetarens ansvar och arbetsgivarens ansvar samt arbetsgången för rehabilitering. 3.1.2 Rehabiliteringsrutiner Rehabiliteringsrutiner i Piteå kommun finns som stöd till chefer i rehabiliteringsarbetet. Det framgår att arbetsgivarens ambition är att rehabiliteringsarbetet ska vara slutfört efter 12 månader. I syfte att få en tydlig bild av rehabiliteringsbehovet och så snabbt som möjligt påbörja rehabiliteringsarbetet har sjukfrånvaron indelats i fyra grupper med riktade insatser. Dessa grupper är - Upprepad korttidsfrånvaro sex eller fler tillfällen under 12 månader - Nytt sjuktillfälle - Sjuk mer än två månader - Tidsbegränsad sjukersättning Det framgår av rutinerna vilket arbetssätt som ska vidtas för respektive grupp samt kommunens arbetsgång för rehabiliterings- och omplaceringsarbete. Arbetsgången är uppdelad i tre steg; steg 1 rehabilitering på den egna arbetsplatsen, steg 2 omplacering inom egna förvaltningen och steg 3 omplacering i Piteå kommun. Vidare framgår av rehabiliteringsrutinerna vilket stöd chefer kan få i rehabiliteringsarbetet, krav på dokumentation, viktigt att tänka på inför samtalet samt det ekonomiska ansvaret. 5

3.2 Tillämpning av befintliga riktlinjer och rutiner Intervjuade chefer och personalkonsulenter är väl medvetna om befintliga riktlinjer och rutiner. Dessa har nyttjats vid rehabiliteringsärenden och anses vara till god hjälp i arbetet. Vid framtagandet av riktlinjer/rutiner har personalen haft möjlighet att ta del av förslag och lämna synpunkter, vilket personalkonsulenter menar bidragit till att personalen fått god insikt i riktlinjerna. Riktlinjer och framförallt rutiner diskuteras löpande i personalhandläggar gruppen. Rutinerna har reviderats utifrån erfarenhet, behov, önskemål och Försäkringskassans ändrade regler. Arbetsledarna har bl.a. efterfrågat tydliga regler rörande rehabilitering, vilket nuvarande rutiner innehåller enligt intervju. Även ett hjälpmedel i form av ett inplastat kort i fickformat finns där arbetsgång samt aktiviteter som ska vidtas framgår. Rehabiliteringskonsulenten träffar även nya chefer och informerar om kommunens rehabiliteringsprocess vid tre tillfällen per år. Intervjuade chefer och personalkonsulenter vittnar om att befintliga rutiner efterlevs. Personalkonsulenterna framför att första linjens chefer är mycket aktiva och engagerade i rehabiliteringsarbetet samt duktiga på att se möjligheter. Däremot kan det vara svårt att finna platser för omplacering. Inom teknik- och gatukontoret är det begränsade möjligheter till omplacering samt att befintlig beredskap ger en osäker och oregelbunden arbetstidsplanering. Inom socialförvaltningen är det begränsade möjligheter till omplacering eftersom det i stor utsträckning rör sig om likartade sysslor. Det framförs kritik från vissa chefer rörande efterlevnad av befintlig rehabiliteringsrutin. Dessa menar att de arbetar i enlighet med fastställd rutin till dess att de inte har möjlighet att vidta ytterligare åtgärder på enheten. Ärendet övergår då till förvaltningens personalkonsulent, steg 2. Personalkonsulenten ansvarar för att utreda om omplacering är möjlig inom förvaltningen. Finns inga möjligheter till omplacering på förvaltningsnivå ska ärendet övergå till rehabiliteringskonsulenten, steg 3. Chefer vid teknik- och servicekontoret anser att tillräckliga åtgärder inte vidtagits i vissa ärenden utan ärendena har återkommit till steg 1 istället för att gå till steg 3. Personalkonsulenterna uppger att övergång till steg 3 kan vara en svaghet för kommunen. De framför dock att ett gemensamt förhållningssätt/rutin har vuxit fram och att kommunen idag är tydligare mot personalen om gällande förutsättningar. Idag ställs krav på att personalenheten ska informeras om verksamheternas rekryteringsbehov. Innan utannonsering av lediga tjänster sker ska personalenheten undersöka om det finns personer med behov av omplacering som motsvarar eftersökt kompetensprofil. Rehabiliteringskonsulenten framför att det är ont om platser att omplacera till och att det är väsentligt att vid eventuell om- 6

placering ska personen i fråga klara av att utföra arbetsuppgiften och inneha efterfrågad utbildning. 3.3 Organisation och ansvarsfördelning Befintlig organisation upplevs tydlig och ändamålsenlig, Det framgår av rehabiliteringsrutinerna i Piteå kommun vilka arbetsinsatser respektive ansvarsnivå, chef, personalkonsulent och rehabiliteringskonsulent, ska vidta. Generellt fungerar detta tillfredsställande enligt intervjuerna. Vissa chefer upplever dock en viss otydlighet i mer komplicerade ärenden rörande vem som ska överta ett ärende när det övergår till steg 3, eftersom ärenden inte har lämnats över till nästa steg. Kommunens personalkonsulenter är kontaktpersoner/ansvariga för olika verksamhetsområden inom organisationen. Det varierar om dessa är fysiskt placerade vid förvaltningen eller vid personalkontoret. Det framförs vid Teknik- och gatukontoret att personalkonsulenter som fysiskt är placerad vid en förvaltning troligtvis har en större förståelse och insikt i dels förvaltningens verksamhet, dels pågående rehabiliteringsärenden. Enligt personalchefen påverkar inte personalkonsulenternas placering rehabiliteringsprocessen eftersom det finns tydliga och klara riktlinjer och rutiner. 3.4 Rapportering och uppföljning Det är ett fåtal rehabiliteringsärenden per år som intervjuade chefer handlägger. Dessa sammanställer ingen statistik eller rapportering. 2007 sammanställdes statistik rörande sjukfrånvaro och det framkom att det fanns 140 personer med tidsbegränsad sjukersättning. Denna kunskap bidrog till att rehabiliteringsarbetet till viss del fokuserades mot denna grupp och idag återstår 21 personer som samtliga har en plan för eventuell återgång i arbete. I kommunens personalbokslut framgår att den totala sjukfrånvaron i % minskat från 13 % år 2003 till 7,9 % år 2008. I syfte att minska den totala sjukfrånvaron ytterligare är det väsentligt att vidta åtgärder inom socialtjänstens område eftersom det är en relativt stor personalgrupp som påverkar den totala sjukfrånvaron i stor utsträckning, enligt personalchefen. Den högsta sjukfrånvaron i % återfinns inom socialtjänsten, 10,9 %, och teknik- och gatukontoret, 11,1 %. Lägst sjukfrånvaro i % återfinns inom ekonomikontoret 1,6 % och NAV förvaltning 4,2 % samt Räddningstjänsten 4,5 %. Det varierar huruvida facknämnderna erhåller information kring rehabiliteringsärenden. Personalkonsulenterna vid socialförvaltningen upprättar årligen personalbokslut för socialnämndens ansvarsområde. Denna delges nämnden. Vidare har socialförvaltningen fokuserat på rehabiliteringsärenden under det senaste året och därigenom gått igenom samtliga 7

ärenden. Inom socialnämndens ansvarsområde har 5 omplaceringar skett 2008 och 14 avslut varav tre avslut skedde under steg 2, då omplacering söktes inom förvaltningen. Teknik- och gatukontoret har inte resurser att upprätta ett separat personalbokslut utan avrapporterar sina personalmål, nyckeltal och verksamhetsmått i samband med årsbokslutet. Fastighets- och servicekontoret redovisar däremot ett separat personalbokslut för Teknikoch servicenämnden. Vidare ingår förvaltningens personalredovisning i kommunens gemensamma personalbokslut samt i förvaltningens eget bokslut. Förvaltningens personalkonsulent uppskattar att av uppkomna rehabiliteringsärenden går 40 50 % till steg 2 då omplacering söks inom förvaltningen och av dessa går 15 20 % till steg 3 då omplacering sker inom kommunen. Det finns ingen statistik rörande detta. Kommunstyrelsen är kommunens personalorgan och det är personalutskottet som erhåller redovisning inom området. Utskottet har en stående punkt vid sina sammanträden rörande rehabilitering. I kommunens personalbokslut 2008 framgår: - Antal sjukfrånvarodagar för kommunen 19,7 (mål under 20 sjukfrånvarodagar) - Antal sjukfrånvarodagar för socialförvaltningen 26,5 - Antal sjukfrånvarodagar för teknik- och gatukontoret 19,5 - Sjukfrånvaro totalt för kommunen 7,9 % (mål 8,5 %) - Sjukfrånvaro totalt för socialförvaltningen 10,9 % - Sjukfrånvaro totalt för teknik- och gatukontoret 11,1 % - Frisktal för kommunen 69 % - Frisktal för socialförvaltningen 65 % - Frisktal för teknik- och gatukontoret 73 % Personalbokslut 2008 redovisar att tre träffar har genomförts med personal som varit sjuk mer än 59 dagar. Vid dessa träffar har information lämnats rörande arbetsgivarens ansvar och begränsningar samt vilka rehabiliteringsmöjligheter som finns. Även information rörande försäkringskassans rehabiliteringskedja och hur arbetsgivarens rehabilitering påverkas av de nya reglerna har lämnats. Kurser i personlig utveckling har 61 personer genomfört. Individuella samtal har skett och 67 personer med upprepad korttidsfrånvaro har varit på hälsokontroll på Pitehälsan. Under 2008 har fyra avslut skett i steg 3 när rehabiliteringskonsulenten övertagit ärendet för omplacering inom kommunen och för de med tidsbegränsad sjukersättning har 24 överenskommelser om avslut skett. Det framgår av intervjuerna att kommunen inhandlat ett administrativt stöd som framgent dels underlättar statistiska sammanställningar och dels automatiskt signalerar bl. a. då personal har frånvaro mer än 59 dagar. 8

9 Bilaga 1