Kvalitet och utvärderingskontoret 2016-04-29 Dnr Än 2016-330 Malin Robertsson Maria Svensson Jonas Arnoldsson s- och verksamhetsuppföljning (2016) Verksamhet Aman Care Datum för besök 2016-04-28 Deltagare/metod Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens inhämtas inför besöket. Deltagare Aman Care: Styrelseordförande/delägare Guhad Shire Jama, verksamhetschef Nasra Botan, samordnare, samt två personal. Omsorgs- och äldreförvaltningen, Omsorgskontoret, planeringsledare Maria Svensson, Kvalitets- och utvärderingskontoret, planeringsledare, Malin Robertsson, Kvalitets- och utvärderingskontoret, utredare, Jonas Arnoldsson. Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid Aman Care 2015-02-24 tills vidare Diarienummer Än 2015-293 Arbetsledning E-post Postadress Besöksadress Typ av verksamhet Nasra Botan info@amancare.se Skäggetorp Centrum 1, 586 42 Linköping Skäggetorp Centrum 1, 586 42 Linköping Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Cirka 330 timmar per månad. Tjänster Personlig omvårdnad kl. 07-22. Boservice (städning, tvätt och inköp) kl. 07-17. Verksamhetsuppföljning 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. 1.5.1 Kompetenskrav Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna. 1.5.3 Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad med en sådan kompetens och personalbemanning att brukaren tillförsäkras de insatser denna är beviljad. Detta innebär krav på att schema läggs så att det vid behov finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass.
Lagstiftning Arbetstidslag (1982:673) 14 Arbetstagarna skall ha minst trettiosex timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar (veckovila). Till veckovilan räknas inte beredskapstid då arbetstagaren får uppehålla sig utanför arbetsstället men skall stå till arbetsgivarens förfogande för att utföra arbete när behov uppkommer. Socialtjänstlag (2001:453) 2 kap. Kommunens ansvar 1 Varje kommun svarar för socialtjänsten inom sitt område, och har det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver. Detta innebär ingen inskränkning i det ansvar som vilar på andra huvudmän. 3 kap. Vissa uppgifter inom socialtjänsten, m.m. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Verksamheten är relativt ny och bedrivs i liten skala. Av de två anställda som intervjuades är den ena undersköterska och den andra saknade relevant utbildning. En i personalen beskriver att hen jobbar sex dagar i veckan, där dagarna består av mer eller mindre sammanhängande insatser både morgon och kväll och att detta har pågått under cirka 5 månader i sträck. Det framkom också att en av de två anställda arbetar hemma hos en anhörig. Detta går emot kommunens regler gällande anhöriganställning. Utföraren lever inte upp till arbetstidslagen och bryter mot kommunens regler gällande anhöriganställning. Då personalen aldrig får tid för återhämtning finns risk för att utförandet av omsorgen inte heller håller den kvalitet som avses i socialtjänstlagens 3 kap. 3. Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven i avtalet. 1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) 3 kap. Vissa uppgifter inom socialtjänsten, m.m. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1 kap. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i sådan verksamhet som omfattas av 1. 31 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 2. 16 tandvårdslagen (1985:125), 3. 6 lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och 4. 3 kap. 3 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453). 3 kap. Ansvar för och användning av ett ledningssystem 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten.
Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 4 kap. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Av inkomna handlingar framkommer att det i praktiken saknas ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Avsaknaden av ledningssystem samt rutiner bekräftas av både personal och ledningen. Ledningssystemet bestod i en rad blanketter så som till exempel tystnadsplikt, etiska regler, och nyckelkvittens etcetera, det sade väldigt lite om arbetssätt och rutiner. Arbetssättet som utföraren anammar bygger på att personalen talar med samordnaren som i sin tur konsulterar verksamhetschefen vid behov. Verksamhetschefen är lokaliserad i Stockholm. Samordnare och verksamhetschef bedöms vara kompetenta personer inom vård och omsorg, men verksamheten saknar skriftligt stöd för arbetssätt och rutiner. Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven i avtalet. 1.5.2 Arbetsledare Utföraren ska säkerställa att arbetsledare har lämplig utbildning och erfarenhet av liknande uppgifter. Med arbetsledare avses första linjens chef, enhetschef eller motsvarande. Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. 3 kap. Vissa uppgifter inom socialtjänsten, m.m. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). När Aman Care AB ansökte om godkännande att bedriva hemtjänst med personlig omvårdnad i Linköpings kommun var Nasra Botan angiven som verksamhetschef. Nasra Botan bedömdes uppfylla Linköpings kommuns krav på verksamhetschef då hon har erforderlig utbildning och kompetens. Vid uppföljningen berättar Nasra Botan att hon arbetar från företagets kontor i Stockholm, där företaget har en omfattande verksamhet. Hon är bara på plats i Linköping cirka en gång i månaden. Därutöver har hon kontakt med samordnaren per telefon och e-post. Det dagliga arbetet med att planera och leda verksamheten utförs av samordnaren. Företagets styrelseordförande uppger att han är på plats på kontoret i Linköping cirka en dag i veckan och att han då främst arbetar med marknadsföring och kundrelationer samt med sådant som att följa upp eventuella klagomål från brukare. Samordnaren har gymnasiekompetens i handel och administration, men ingen utbildning inom vård och omsorg. Däremot har hon arbetat flera år inom vården. Styrelseordföranden har ingen tidigare erfarenhet av vårdbranschen, men har arbetat med företagsekonomi i många år. Av vad som framkommit i uppföljningen anser kvalitets- och utvärderingskontoret eller omsorgskontoret att den godkände arbetsledaren inte har haft arbetsledande roll i praktiken. Dessa uppgifter har istället utförts av i första hand samordnaren, till viss del av styrelseordföranden, och endast till liten del av Nasra Botan. Då samordnaren och styrelseordföranden inte har den formella kompetensen uppfyller inte utföraren kommunens avtalskrav. Utföraren brister i och med detta även när
det gäller att uppfylla socialtjänstlagens krav på personal med lämplig utbildning. Då det framkommer att Nasra Botan inte fungerat som arbetsledare har utföraren lämnat oriktiga uppgifter i ansökan om godkännande för att utföra hemtjänst. 3.7.4 Tillgänglighet Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns. Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. Bedömning 1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år). Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. Verksamhetsledningen uppger att samordnaren är tillgänglig per telefon dygnet runt. Insatser kan inledas omgående, eller åtminstone inom två dagar. Potentiella kunder ombes i första hand komma till kontoret för samtal, snarare än hembesök. Detta för att företaget inte vill riskera att omgivningen uppfattar det som att man försöker stjäla kunder från andra utförare. Om potentiell brukare är oförmögen att ta sig till kontoret eller av annan anledning önskar hembesök så genomförs detta. Samordnaren har gått den nödvändiga utbildningen i förenklad handläggning och är den som initialt träffar brukarna, men har även en fortlöpande kontakt med dem. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet. 1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Journalhandlingar ska finnas för varje person för att beskriva den vård och omsorg som ges enligt socialtjänstlagen (SoL). Journalerna ska förvaras oåtkomligt för obehöriga. Journaler skall finnas åtkomliga för berörd personal dygnet runt.
Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) När journalhandlingarna skall överlämnas till ny utförare skall detta ske utan kostnad. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning. 11 kap. Handläggning av ärenden. 5 Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Alla brukare har en genomförandeplan. De upprättas av samordnaren i samråd med brukare och förvaras på kontoret och i brukares hem. Personalen gör ingen dokumentation för egen hand, utan samordnaren är den som registrerar i Treserva. Verksamheten är inte omfattande och samordnaren håller en tät kontakt med personalen som informerats om att rapportera eventuella avvikelser. Enligt samordnaren har ännu ingenting skett som föranlett dokumentation i Treserva vilket är mycket tveksamt. Genomgångna genomförandeplaner visar en varierande kvalité. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet, dock behöver personalens delaktighet och möjlighet att dokumentera öka. 1.9 Nyckelhantering/passerkort I den mån nycklar mottages av enskild skall de kvitteras. Nycklarna får inte vara märkta i klartext och får inte förvaras tillsammans med kodförklaringar, instruktioner eller liknande. Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kan tillgripas av obehöriga. Kopior får inte tillverkas. Utföraren svarar för kostnad för låsbyte samt övriga kostnader som kan uppkomma på grund av förlust av kvitterad nyckel. När ett uppdrag avslutas ansvarar utföraren för att samtliga nycklar återlämnas. Utföraren hanterade inga nycklar. Bedömningen är att utföraren lever upp till kravet i avtalet. 1.10 Telefoner och IT-stöd Samtliga utförare ska dokumentera i och använda sig av kommunen anvisade IT-system (för närvarande Treserva). Utförare ska följa kommunens riktlinjer för dokumentation i berörda IT-system. Vid var tid gällande riktlinjer finns att hämta på www.linkoping.se. Dessa riktlinjer kan under avtalsperioden ändras och fler kan tillkomma utifrån bland annat ny eller ändrad lagstiftning, nya föreskrifter från Socialstyrelsen eller politiska beslut. Utföraren tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med kommunen. Kommunen tillhandahåller verksamhetssystemet Treserva. Kommunen står för kostnaden för själva systemet. För inrapportering av insatser och prestationer är utföraren skyldig att ansluta sig till systemet. För utföraren innebär detta en kostnad för anslutning till verksamhetssystemet.
Verksamhetssystemet innehåller bland annat en journalfunktion som är obligatorisk för utföraren. För denna dokumentation erfordras att utföraren kan ansluta sig till kommunens IT-baserade verksamhetssystem. Utföraren hade planer på att införa pekplattor till personalen så att de i framtiden skulle kunna dokumentera i Treserva. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet. 1.11 Information och marknadsföring Utföraren skall i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Information skall vara saklig och korrekt. Bedömning Utföraren skall samråda med kommunen innan eget informationsmaterial distribueras. Företaget delar ut broschyrer om verksamheten i området, via bekanta, lokala föreningar och moskén, samt lägger broschyrer i affärer. Reklamen är inte anpassad till Linköping och telefonnumret som står på broschyren går till verksamheten i Stockholm. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet, dock är det skriftliga informationsmaterialet inte informativt i den utsträckning som vore önskvärt. Resultat Socialtjänstlagen ställer krav på att de tjänster som utförs ska hålla god kvalitet. Vidare anges att kommunen har det yttersta ansvaret för de insatser som utförs, oavsett om dessa utförs av en enskild utförare. Av vad som framkommit i uppföljningen lever Aman Care AB inte upp till socialtjänstlagens krav på flera områden vilket även innebär att de inte lever upp de krav som framgår i avtalet med Linköpings kommun. Även på områden som inte är direkt lagstyrda men som Linköpings kommun anser vara väsentliga för att bedriva hemtjänst i kommunen framkommer att utföraren brister i de åtagande som fastställts i nämnda avtal. Av genomförd uppföljning framkommer även att de uppgifter som lämnades i samband med ansökan om godkännande som gällde arbetsledning var oriktiga och inte överensstämmande med hur verksamheten har bedrivits och bedrivs i praktiken. Att det finns en arbetsledare på plats som har rätt kompetens är avgörande för vilken kvalitet som kan levereras och även för hur det kontinuerliga utvecklings- och förbättringsarbetet bedrivs. Av avtalet mellan Linköpings kommun och Aman Care AB framkommer: Upphörande på grund av brott mot godkännandevillkor eller avtalsvillkor m.m. Utföraren har en skyldighet att följa de villkor som följer av detta avtal och villkoren för godkännande som utförare av hemtjänst. Om godkännande- eller avtalsvillkor inte följs kan godkännandet återkallas.
Om utföraren inte uppfyller kommunens krav, lämnade anvisningar eller direktiv, eller i övrigt bryter mot villkoren har kommunen rätt att säga upp avtalet.utföraren ska inom en (1) månad rätta till de brister som uppmärksammats. En redovisning av hur bristerna rättats till ska lämnas skriftligen till kommunen inom två veckor från det att bristerna åtgärdats. Om brister inte rättas till eller redovisning ej inkommer enligt tid ovan har kommunen rätt att säga upp detta avtal till upphörande tre (3) månader från det att utföraren mottagit besked om uppsägning. Kommunen har vidare rätt att säga upp avtalet och upphäva godkännandet omedelbart om: - utföraren försätts i konkurs - utföraren inlett ackordsförhandlingar - utföraren träder i likvidation - utföraren ställer in sina betalningar eller på annat sätt kan antas ha kommit på obestånd - utföraren är underkastad näringsförbud - utföraren lämnat oriktiga uppgifter i ansökan och dessa uppgifter varit av icke oväsentlig betydelse vid beslut om godkännande. Vid allvarliga brister har kommunen möjlighet att säga upp avtalet och upphäva godkännandet med omedelbar verkan. Såsom allvarliga brister ses t ex upprepade avtalsbrott, kränkande bemötande av brukaren eller brott riktade mot brukaren eller dennes egendom. Åtgärder Kvalitets- och utvärderingskontoret samt omsorgskontoret anser att utföraren lämnat oriktiga uppgifter gällande arbetsledning och att dessa oriktigheter varit av en icke oväsentlig betydelse då arbetsledningen har en så central roll för att säkerställa kvalitén och utveckla verksamheten. De allvarliga brister gällande verksamhetens kvalitet som framkommit kan till stora delar härledas till avsaknad av kompetent arbetsledning. Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kommer föreslå att äldrenämnden beslutar att med omedelbar verkan upphäva Aman Care AB:s godkännande att bedriva hemtjänst i Linköpings kommun. Vidare framkom det att Aman care har en person som arbetar hemma hos en anhörig, detta är inte tillåtet för privata utförare i Linköpings kommun. Det är endast Leanlink (den kommunala utföraren) som får bedriva hemtjänst med anhöriga anställda om det finns speciella skäl till det, och då till en lägre taxa än övrig hemtjänstersättning. Kvalitets- och utvärderingskontoret kommer att föreslå äldrenämnden att kräva viss återbetalning av Aman care för den felaktiga anhöriganställningen. Malin Robertsson Maria Svensson Jonas Arnoldsson Planeringsledare Planeringsledare Utredare