ANBUDSFÖRFRÅGAN 1. DIARIEUPPGIFTER Upphandlingsenhet: Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9), PB 2, AX-22 151 Jomala (nedan Beställaren ). Anbudsförfrågans namn: Företagshälsovård för Jomala kommun Anbudsförfrågans diarienummer: 168/2016 Publicering av upphandlingsannons: Upphandlingen har 10.3.2016 annonserats på webbplatsen HILMA (http://www.hankintailmoitukset.fi/sv/). Upphandlingen och tillhörande anbudshandlingar har även annonserats på Jomala kommuns webbplats (http://www.jomala.ax/). 2. FÖREMÅL FÖR UPPHANDLINGEN 2.1. En allmän beskrivning av upphandlingen Beställaren begär anbud för företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå för anställda vid Jomala kommun. Uppdraget ska utföras på Åland. Anställda vid Jomala kommun har rätt till lagstadgad förebyggande företagshälsovård. Utöver det bekostas sjukvård som ges av hälsovårdare eller allmänläkare samt laboratorieprover enligt avtal. I Jomala kommun fanns 31.12.2015 totalt 202 inrättade tillsvidareanställningar i tjänsteoch arbetsavtalsförhållanden som innehades av totalt 184 olika personer. Procentuellt utgör kvinnorna cirka 85 procent och männen 15 procent av de tillsvidareanställda. Verksamheten är uppdelad på sexton (16) olika verksamhetsplatser som framgår av bifogade karta (Bilaga 1). Under 2015 betalade Jomala kommun 75 131,15 euro exklusive moms för företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå för anställda vid kommunen. Bifogat denna anbudsförfrågan finns statistik gällande hur många samt vilken typ av företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå som utnyttjades 2014 2015 (Bilaga 2). Angiven kvantitet bygger på de två senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Beställaren garanterar sålunda ingen specifik volym, utan leverantören ska åta sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 2.2. Uppdragstid och option Uppdragstiden utgör en period om fyrtioåtta (36) månader, med planerad begynnelsedag 1.1.2017. Beställaren har en option att förlänga uppdragstiden med tolv (12) månader (oförändrade villkor). Beställaren ska senast sex (6) månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela leverantören ifall denne ämnar utnyttja optionen.
2.3. Företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå 2.3.1. Lagstadgad förebyggande företagshälsovård (FPA 1) Verksamhetsplan (enligt 11 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)) En skriftlig verksamhetsplan för företagshälsovård ska upprättas senast inom 3 månader efter det att avtalet har trätt i kraft. Verksamhetsplanen ska innehålla de allmänna målen för företagshälsovården samt de behov som grundar sig på förhållandena på arbetsplatsen och de åtgärder som föranleds av dessa. Verksamhetsplanen görs upp för 1 5 år och ska ses över årligen. I planen beskrivs de allmänna arrangemangen för företagshälsovården såsom: 1. de allmänna målen för företagshälsovården; 2. verksamhetens innehåll och omfattning per ersättningsklass; 3. behov som grundar sig på förhållandena på arbetsplatsen; 4. företagshälsovårdens uppgifter (arbetsplatsutredningar, hälsoundersökningar, lämnande av uppgifter, rådgivning och handledning, sjukvård som ordnas utöver företagshälsovården); 5. huvudsaklig serviceproducent samt namngivna yrkesutbildade personer och sakkunniga inom företagshälsovården; 6. uppföljning och utvärdering av verksamheten; 7. samarbete t.ex. med arbetarskyddet, den övriga hälso- och sjukvården och rehabiliteringen; och 8. planens giltighetstid. I verksamhetsplanen beskrivs också åtgärder för upprätthållande, uppföljning och tidigt stödjande av arbetsförmågan. Vad gäller praxisen för upprätthållande av arbetsförmågan beskrivs i verksamhetsplanen: 9. företagshälsovårdens uppgifter för stödjande av arbetsförmågan och förebyggande av problem med arbetsförmågan i enlighet med god företagshälsovårdspraxis; 10. samarbete mellan arbetsplatsen och företagshälsovården där syftet är att identifiera behovet av tidigt stödjande, följa upp sjukfrånvaron samt göra upp och presentera rapporter om hälsosituationen och arbetsförmågan på arbetsplatsen; och 11. samarbete mellan företagshälsovården och utomstående aktörer i ärenden som gäller arbetsförmåga. Företagshälsovårdens innehåll (enligt 12 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)) 1. Arbetsplatsutredning Företagshälsovården ska utreda och utvärdera hälsan och säkerheten i arbetet och arbetsförhållandena genom upprepade arbetsplatsbesök och andra metoder inom företags- 2(9)
hälsovården med beaktande av exponeringarna på arbetsplatsen, arbetets belastning, arbetsarrangemangen samt risken för olycksfall och våld (se 12 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)). Arbetsplatsbesök ska genomföras i enlighet med verksamhetsplanen. Företagshälsovården ska lämna en skriftlig redogörelse över arbetsplatsbesöket. 2. Utredning av risker till följd av arbetet och hälsoundersökningar som följer Hälsoundersökning genomförs på grundval av lag och förordningar och med regelbundna intervaller. Företagshälsovården ansvarar för att alla anställda kallas till och genomgår hälsoundersökning enligt verksamhetsplanen. Mer detaljerat innehåll för olika yrkesgrupper fastställs i verksamhetsplanen. När en avdelning genomgått de återkommande hälsoundersökningarna ska företagshälsovården lämna en allmän redogörelse över hälsotillståndet till arbetsgivaren. 3. Åtgärdsförslag Beställaren ska på basis av arbetsplatsutredningar och hälsoundersökningarna få förslag till åtgärder för: förbättrandet av arbetet vad gäller hälsa och säkerhet; främjandet av de anställdas arbets- och funktionsförmåga; och vid behov anpassandet av arbetet till de anställdas förmåga. 4. Information, rådgivning och vägledning Leverantören ska ge rådgivning och vägledning till beställaren och beställarens arbetstagare gällande att förebygga de faror och olägenheter som arbetet, arbetsförhållandena eller arbetsmiljön kan orsaka. 5. Uppföljning av hur arbetstagare klarar sig i arbetet och hänvisning till rehabilitering Leverantören ska följa upp och främja en handikappad arbetstagares möjligheter att klara sig i arbetet samt även ge råd gällande rehabilitering och vid behov hänvisas till vård eller medicinsk eller yrkesinriktad rehabilitering. 6. Samarbete med andra aktörer Leverantören ska i ärenden som gäller de hos Beställaren anställdas arbetsförmåga och utvecklingen av arbetsplatsen samarbeta med nödvändiga samarbetspartners. 7. Första hjälpen Leverantören ska bedöma risken för olycksfall och rekommenderar utgående från denna hurdan förstahjälpsutbildning och -utrustning som behövs. Behovet av detta ska bedömas i arbetsplatsutredningen. 8. Upprätthållandet och främjandet av arbetsförmågan Leverantören ska erbjuda sakkunnighjälp vid planeringen och genomförandet av åtgärder som ska upprätthålla arbetsförmågan på arbetsplatsen. 9. Utvärdering och uppföljning av kvalitet och effekter Leverantören ska tillsammans med Beställaren följa upp effekterna av företagshälsovården. Ärenden som ska följas upp är företagshälsovårdens inverkan på hälsan samt in- 3(9)
verkan av de förverkligade förslagen till åtgärder och i vilken mån de ekonomiska effekterna har realiserats på individ-, arbetsgemenskaps- och arbetsplatsnivå. De gemensamt överenskomna målsättningarna för företagshälsovården ska antecknas i verksamhetsplanen. Leverantören ska även följa upp kvaliteten på den egna verksamheten. 2.3.2. Sjukvårdstjänster (FPA 2) Övriga hälso- och sjukvårdstjänster (enligt 14 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)) Leverantören ska till Beställarens anställda erbjuda sjukvård som ges på allmänläkarnivå av företagsläkare och företagshälsovårdare samt nödvändiga laboratorieundersökningar enligt avtal. Verksamhetsstället ska minst ha öppet vardagar kl. 08-16. Kunden ska kunna boka mottagningstid åt sig själv på verksamhetsstället och per telefon under öppettiderna och/eller via internet. Vid brådskande ärenden ska kunden få tid hos företagshälsovården samma dag om bokning sker före kl. 10.00 på vardagar. Om bokning sker vardagar efter kl. 10.00 får han/hon tid hos företagshälsovården senast följande dag. Om bokning sker efter kl. 10.00 på fredagar får kunden tid på måndagen följande vecka. 2.3.3. Löpande redovisning och årsrapport Leverantören och leverantörens personal ska under uppdragstiden i elektronisk form dagligen föra redovisning över hur många samt vilken typ av undersökningar som genomförts åt Beställaren och Beställarens personal. Beställaren har när som helst under uppdragstiden rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats. Leverantören ska kontinuerligt under året avge skriftliga rapporter med reflektioner och analyser på basis av arbetsplatsutredningar och hälsokontroller vad gäller den utförda företagshälsovården åt Beställaren samt ge rekommendationer och förslag till åtgärder. I samband med årsrapporteringen ska Leverantören hålla en årlig genomgång av verksamhetsplanen med Beställaren och avge en skriftlig rapport, som kan ligga till grund för den fortsatta företagshälsovårdsplaneringen. Leverantören ska även sammanställa en årsrapport där det totala antalet undersökningar och vilken typ av undersökningar som genomförts åt Beställaren och Beställarens personal framgår. Årsrapporten ska också kunna ligga till grund för Beställarens ersättningsansökan till Folkpensionsanstalten i Finland ( FPA ). Årsrapporten ska skickas per e-post till Beställaren senast 31.1 i både PDF-format och i WORD-format. Leverantören ska utan extra kostnad, efter samtycke från Beställaren, sända basuppgifterna för ansökan elektroniskt till FPA. 4(9)
2.4. Alternativa anbud och delanbud Alternativa anbud och delanbud beaktas inte. Eventuella förbehåll mot villkor i denna anbudsförfrågan eller i avtalet om företagshälsovård är inte heller tillåtet och anbud innehållande förbehåll eller andra villkor kommer inte att beaktas. Ingen förhandling sker efter inlämnat anbud. 3. FORM AV UPPHANDLING Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000 euro. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 43/1994) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. 4. KRAV PÅ LEVERANTÖREN 4.1. Tillämplig lagstiftning Vid utförande av entreprenaden ska leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. Särskilt ska lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001) eller senare gällande lag på området iakttas. 4.2. Behövliga tillstånd Ifall leverantören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska ett näringsrättstillstånd inlämnas till Beställaren. Ifall leverantören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden även inneha ett tillstånd för att tillhandahålla hälso- och sjukvårdstjänsten på Åland. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska dessa tillstånd inlämnas till Beställaren. 4.3. Språkligt krav I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören utföra alla de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska. All kontakt med Beställaren och Beställarens personal ska ske på svenska. 4.4. Verksamhetsplats För att Beställaren och Beställarens personal utan oskäligt dröjsmål ska kunna utnyttja företagshälsovårdstjänsterna och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå ska leverantören ha en verksamhetsplats på fasta Åland där samtliga tjänster mot personer kan erbjudas. 5(9)
4.5. Användning av underleverantörer Anbud ska lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar dock inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av uppdraget. Leverantören ansvarar således för underleverantörers verksamhet som för egen verksamhet. Beställaren kan av särskild orsak neka leverantören att anlita en viss underleverantör. Om leverantören anlitar underleverantör ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-nummer eller motsvarande från annat land samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4.6. Behövliga intyg och uppgifter Till anbudet ska leverantören bifoga en högst tre (3) månader gammal: 1. utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land; 2. handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land; 3. intyg över betalda skatter från skattemyndigheten eller motsvarande i sitt etableringsland eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp; 4. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller motsvarande från annat land; 5. utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen; och 6. lagstadgad patientförsäkring samt ansvarsförsäkring för verksamheten som står i relation till verksamhetens omfattning. Leverantören ansvarar även för att eventuella underleverantörer inlämnar ovan begärda intyg till leverantören och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav. 4.7. Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer För att påvisa att leverantören har möjlighet samt tekniska och yrkesmässiga kvalifikationer att fullgöra uppdraget ska följande handlingar bifogas anbudet: 7. en beskrivning av sin organisation och namngivande av de yrkesutbildade personer som i huvudsak kommer att utföra uppdrag samt beskriva deras kompetens i en meritförteckning eller CV; 8. ett tillstånd för att få tillhandahålla företagshälsovårdstjänster; 9. angivande av två för uppdraget relevanta referenser samt beskrivning av uppdragen (innehållande åtminstone namn, FO-nummer, telefonnummer, e- postadress samt beskrivning av typ och omfattning av uppdrag hos referenten); och 10. ett skriftligt kvalitetssystem, enligt 5 statsrådets förordning om god företagshälsovårdspraxis (FFS 708/2013). 6(9)
4.8. Ekonomisk ställning För att ha en möjlighet att erhålla upphandlingen får inte leverantören ha några betalningsanmärkningar eller betalningssvårigheter. Leverantören ska även ha en ekonomisk möjlighet att fullgöra uppdraget. För att påvisa detta ska följande handlingar bifogas anbudet: 11. leverantörens senaste reviderade årsredovisning; 12. en kreditupplysning som är högst tre (3) månader gammal från ett företag med anmäld kreditupplysningsverksamhet i Finland eller motsvarande från ett annat land om leverantörens registrerade hemort inte är i Finland; och 13. leverantörens bolagsordning eller motsvarande. 5. LEVERANTÖRENS PERSONAL Leverantören handhar som arbetsgivare den personal som används för utförandet av entreprenaden. Leverantören ska vid utförande av entreprenaden följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. Leverantörens personal ska ha sådan yrkeskunskap som krävs enligt principerna för god företagshälsovårdspraxis för att utföra företagshälsovård och allmän sjukvård åt Beställaren och Beställarens personal. 6. PRIS OCH ERLÄGGANDE AV BETALNING 6.1. Anbud Leverantören ska uppge sitt anbud på bifogade anbudsformulär (Bilaga 3). De olika ersättningarna för företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå anges exklusive mervärdesskatt. En behörig företrädare för leverantören ska underteckna anbudsformuläret och Beställaren kommer inte att beakta anbud som inte är skrivna på anbudsformuläret. Leverantören har inte rätt till någon extra ersättning för administrativt arbete såsom tidsbokning, expeditionsavgifter, statistikunderlag för ersättningsansökan till FPA, fakturering, informationsmaterial, uppdatering av Beställarens personaluppgifter, sammankallande till återkommande hälsoundersökningar samt löpande månatlig kontakt via mejl och telefon med Beställarens kontaktperson. Vid besök har Leverantören inte rätt till någon extra ersättning för mindre åtgärder såsom öronspolning, suturtagning, mindre sårvård, givande av vaccin eller injektion, utfärdande av A-intyg och recept. Ersättning för ovanstående och dylika kostnader utgår enbart från uppgiven ersättningsgrund för grundavgift i anbudet och övriga uppgivna ersättningsgrunder i anbudet. Vad gäller eventuella övriga tjänster eller specialtjänster som inte omfattas av avtalet överenskommes separat vid uppgörandet av verksamhetsplanen eller enligt annan överenskommelse. 7(9)
6.2. Erläggande av betalning Betalning till leverantören sker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska skickas per e-post till info@jomala.ax i PDF-format. Av fakturan ska framgå hur många samt vilken typ av undersökningar som genomförts. Mervärdesskattebeloppet ska även uppges separat. 7. AVTAL Bifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal om företagshälsovård (Bilaga 4). Villkoren i avtalet är icke förhandlingsbara och en del av anbudsförfrågan. 8. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD 8.1. Behandling av anbud På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfristen löpt ut. Öppningstillfället protokollförs. Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte. Det är kommunstyrelsen i Jomala kommun som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsförfarandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning. Annons i efterhand publiceras. Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte är offentliga förrän Jomala kommun fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller då upphandlingsavtalet ingåtts. 8.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning Anbudet med det lägsta totala priset för både avtalstid och optionstid antas (jämförelsen av anbud görs utgående från totalkostnaden och som utvärderingsgrund används av leverantören uppgivna ersättningar samt utnyttjade företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå för anställda inom Jomala kommun enligt i anbudsformuläret uppskattat antal/år). Tidigast tjugoen (21) dagar efter det att Jomala kommun fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den leverantör som erhållit upphandlingen. 9. INLÄMNANDE AV ANBUD Sista inlämningsdag: Den 25 april 2016. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte. 8(9)
Inlämnande av anbud: Anbudet ska inlämnas i slutet kuvert till Jomala kommun, PB 2, AX-22 151 Jomala, Åland, Finland. Kuvertet ska märkas med texten Anbud företagshälsovård i Jomala kommun. Endast anbud som lämnats in per post eller till informationen i kommunkansliet vid Godbyvägen 448, 22150 Jomala, Åland eller det låsta postfacket utanför kansliet beaktas. Anbudets språk: Ska vara svenska (inklusive alla bilagor). Anbudets giltighetstid: Minst till 25.8.2016. 10. INFORMATION OM BEHÖVLIGA TILLSTÅND M. M. Arbetslagstiftning i Finland: Arbets- och näringsministeriet i Finland (tfn +358 10 606 000). Tillstånd för att tillhandahålla hälso- och sjukvårdstjänsten på Åland: Ålands landskapsregering (tfn +358 18 25 000). Tillstånd för att utöva näring i landskapet Åland: Ålands landskapsregering (tfn +358 18 25 000). 11. NÄRMARE UPPLYSNINGAR Närmare upplysningar om anbudshandlingarna ges av: Ewa Danielsson, personalchef Telefon: +358 (0) 18 329 144 Mobil: +358 (0) 457 5244 049 E-post: ewa.danielsson@jomala.ax Alla förfrågningar som rör anbudsförfrågan ska skickas per e-post till ewa.danielsson@jomala.ax. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare kommer Jomala kommun att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen på http://www.jomala.ax/. BILAGOR Karta över Jomala kommuns verksamhetsplatser (Bilaga 1) Statistik gällande hur många samt vilken typ av företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå som utnyttjades av Jomala kommun 2014 och 2015 (Bilaga 2) Anbudsformulär (Bilaga 3) Avtal för företagshälsovård (Bilaga 4) 9(9)