AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 ÖVERTORNEÅ KOMMUN Direktupphandling Ljudisolerade kontorsdörrar till Förvaltningsbyggnaden, Övertorneå Sista dag för inlämning av anbud är 2016-10-11 1 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 Administrativa föreskrifter ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beställare Övertorneå kommun Tingshusvägen 2 957 85 Övertorneå 1.1.1 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Patrik Wilhelmson Ingenjör Telefon: 0927-720 38 E-post: patrik.wilhelmson@overtornea.se 1.1.3 Beställarens handläggare under anbudstiden Frågor rörande anbud skall under anbudstiden ställas skriftligt till handläggaren Patrik Wilhelmson E-post: patrik.wilhelmson@overtornea.se 1.2 Information om uppdraget Uppdraget är en totalentreprenad. Övertorneå kommun ska byta ut 27 innerdörrar, inklusive dörrkarmar, i förvaltningsbyggnaden. Se bilaga 1, Ritning över förvaltningsbyggnaden. De nya dörrarna skall ha nedanstående specifikationer Massiv innedörr av trä Brandklass: EI 30 Ljudisoleringsklass: Minst R w 35dB Gummitröskel med släplist Dörrblad Laminatbelagd Låshus:standardbeslagning typ ASSA 310 Kulör: NCS S 0502-Y Ljudisoleringsklass minst R w 35dB är ett minimikrav som skall uppfyllas. 2 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 Även byte av dörrfoder ingår i uppdraget. Det nya dörrfodret ska vara i sammas kulör som dörrarna. I uppdraget ingår förutom leverans och montage av nya dörrar, demontering och omhändertagande av befintliga dörrar. Ordinarie verksamhet kommer att bedrivas i Förvaltningsbyggnaden under tiden som arbetet utförs. Entreprenören skall ta hänsyn till detta och bestämma tidpunkt för arbetet tillsammans med verksamheten. Entreprenören ska säkerställa att det vid varje tidpunkt är möjligt att passera i korridorer. Det är anbudsgivarens ansvar att före inlämning av anbud, på plats förvissa sig om förhållanden som påverkar på uppdraget. 1.3 Tidpunkt för uppdraget Dörrarna skall vara monterade och arbetsplatsen avstädad senast onsdagen den 21 december 2016. 1.4 Option Upphandlingen innehåller en option på byte av ytterligare upp till 30 dörrar i förvaltningsbyggnaden under 2017. Beställaren har rätt att använda optionen till och med den 28 februari 2017. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dörrarna upphandlas i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 2.1 Upphandlingsförfarande Direktupphandling. 2.2 Ersättningsform Fast pris utan indexreglering. 2.3 Förutsättningar för upphandlingen Upphandling kommer att genomföras under förutsättning att vinnande anbud ligger inom den anslagna budgeten. 2.4 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget kan hämtas från Övertorneå kommuns hemsida www.overtornea.se/sv/kommun--politik/upphandling/aktuella-upphandlingar/ 3 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 2.4.1 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Dessa Administrativa föreskrifter daterade 2016-09-27 Bilaga 1: Ritning över förvaltningsbyggnaden Bilaga 2: Anbudsformulär. Bilaga 3: Leverantörsinformation Bilaga 4: Leverantörsförsäkran Bilaga 5: Tips och råd vid anbudsinlämning 2.4.2 Kompletterande förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren finner att förfrågningsunderlaget är oklart, skall skriftliga frågor ställas till beställarens handläggare snarast. Beställaren lämnar lika och skriftliga svar på sådana frågor till samtliga anbudsgivare. Svar på frågor publiceras på kommunens hemsida, www.overtornea.se/sv/kommun--politik/upphandling/aktuellaupphandlingar/ Anbudsgivare kan endast åberopa skriftliga kompletterande uppgifter som erhållits enligt ovan som svar på skriftliga frågor. Endast skriftliga svar från beställarens handläggare är bindande för beställaren. 3 Anbuds form och innehåll Anbudet skall lämnas i original och skall vara skriftligt och avgett på det svenska språket i ett tillslutet, omärkt omslag. Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget och avges enligt tillhandahållet anbudsformulär. Följande handlingar skall följa med anbud Anbudsformulär Leverantörsinformation Leverantörsförsäkran Produktblad för dörr Anbud som ej avges enligt anbudsformulär kommer att förkastas. Utelämnade uppgifter och dokument tolkas som att krav inte uppfylls eller accepteras, vilket leder till att anbud förkastas. Beställaren svarar för att anbud inte delges obehöriga och att de förvaras på ett betryggande sätt intill tiden för ärendets avgörande. 3.1 Sidoanbud Sidoanbud/alternativa anbud accepteras ej. Reservationer accepteras inte. 4 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 3.2 Kompletteringar till anbud Vid offentlig upphandling gäller begränsningar i rätten att begära kompletteringar. Anbudsgivare skall dock vara beredd att lämna eventuella kompletterande uppgifter inom 3 dagar från mottagen begäran om komplettering. 3.3 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast 2016-10-11. Sista dag att ställa frågor angående upphandlingen är 2016-10-04. Sista dag för beställaren att besvara frågor är 2016-10-05. 3.4 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik till dess att kontrakt kan tecknas, dock högst tre (3) månader utöver angiven giltighetstid. 3.5 Adressering Anbud skall lämnas i tillslutet, omärkt omslag, märkt "Anbud Dörrar Förvaltningsbyggnaden skall ställas till: Övertorneå kommun Upphandling 957 85 Övertorneå Brevlåda för avlämning av anbud efter receptionens stängning finns på Tingshusvägen 2, bredvid entrédörren till kommunhuset. OBS! Fax-anbud eller e-post-anbud godkännes ej med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Beställaren svarar för att anbud inte delges obehöriga och att de förvaras på ett betryggande sätt intill tiden för ärendets avgörande. För sent inkommet anbud beaktas ej. Anbudsgivare kan ej påräkna att Övertorneå kommun ersätter dem för nedlagda anbudskostnader. 4 Anbudsprövning Anbudsprövningen kommer att underställas Tekniska enhetens chef för granskning och beslut. 5 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 4.1 Prövning av anbudsgivare Prövningen av anbudsgivare sker i tre steg och utgår från regler om uteslutning och kontroll av lämplighet i LOU 10 kap 1 och 2 samt 11 kap. Allt arbete skall utföras med den yrkesskicklighet och de metoder som är vedertagna i branschen. Anbudsgivarens personal skall därför ha yrkeskunskaper för de arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. 4.2 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten Övertorneå kommun och Skatteverket har ett samarbete. Det förebyggande informationsarbetet innebär att Övertorneå kommun begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för sina leverantörer, både inför upphandling och löpande under hela avtalets gång. Med uppgifter om skattestatus menas moms- och arbetsgivarregistrering, F-skatt och arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos Kronofogden. Genom undertecknandet av anbudet intygar leverantören om inte annat anges av leverantören att grund för uteslutning inte föreligger. Om någon omständighet föreligger som kan utgöra skäl för uteslutning är anbudsgivare skyldig att i anbudsformuläret ange detta. Om kontrollen hos Skatteverket visar på omständigheter som av anbudsgivaren kräver ett förtydligande kommer sådan att begäras. Om förtydligandet ej är godtagbart kan anbudsgivaren komma att uteslutas. Kontroll kommer att utföras av beställaren under anbudstiden samt kontinuerligt under hela avtalstiden. Kontrollen avser leverantören och alla dennes underleverantörer i alla led. Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, ska dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen sak framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget ska vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att kontrollerar att inlämnade uppgifter är korrekta. Vid åberopande av ett annat företags resurser ska anbudsgivare till anbudet bifoga en juridiskt bindande överenskommelse, avtal eller motsvarande som visar att denne kommer att förfoga över den åberopade resursen. Beställaren skall ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. 4.3 Uteslutning av leverantörer enligt 10 kap 2 LOU Leverantören får inte vara: 1. I konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, eller vara föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar, eller vara underkastad näringsförbud. 2. Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 3. Genom lagakraftvunnen dom såvitt avser person inom företaget i arbetsledande ställning, dömd för brott avseende yrkesutövningen. 4. Skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 6 (14)
AF Administrativa föreskrifter 2016-09-27 5. I skuld gällande socialförsäkringsavgift eller skatt i det egna landet. Ställföreträdare för anbudsgivare skall intyga på heder och samvete att ingen av ovanstående uteslutningsgrunder föreligger, vid påföljd att anbudet annars kommer att uteslutas från prövning. Intygande skall ske på bilaga 4 leverantörsförsäkran. 4.4 Värderingsgrunder vid prövning av anbud Anbudsgivaren måste uppfylla angivna skall-krav. Ett anbud kommer att antas. Det anbud med lägst pris kommer att antas. Om det lägsta priset delas av fler än 1 (ett) anbud kommer lottning, under närvaro av opartisk person, att avgöra vilket anbud som antas. 4.5 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud Anbudsgivare kommer att underrättas genom upplysning om tilldelningsbeslut enligt LOU kap 15 19 om de beslut som avses i kap 9 9. Anbudsgivare underrättas skriftligt om beslut vid anbudsproövning. Tilldelningsbeslut meddelas via e-post. 4.6 Sekretess för anbudshandlingar Fram tills tilldelningsbeslut är fattat gäller absolut sekretess och beställaren svarar för att anbud inte delges obehöriga och att de förvaras på ett betryggande sätt intill tiden för ärendets avgörande. Efter tilldelningsbeslut blir handlingarna och uppgifterna i dem som regel offentliga. Vid offentlig upphandling ska anbudsgivare lämna underlag för sekretssprövning och tala om för beställaren vilka uppgifter som önskas bli sekretessbelagda och skälen till denna begäran om sekretess med information om vilken skada anbudsgivare kan drabbas av om uppgifterna röjs offentligt. 7 (14)
Bilaga 1 Ritningar Dörrar Förvaltningsbyggnaden 8 (14)
Bilaga 1 Ritningar Dörrar Förvaltningsbyggnaden 9 (14)
Bilaga 2, Anbudsformulär. Bilaga 2 ANBUDSFORMULÄR Ljudisolerade dörrar förvaltningsbyggnaden. Företagsuppgifter: Företagsnamn: Adress: Besöksadress: Postadress: Telefon: Telefax: E-post: Postgiro: Kontaktperson: Telefon: Företagsform: Firmatecknare: Organisationsnummer: E-postadress dit tilldelningsbesked skall sändas. 10 (14)
Bilaga 2, Anbudsformulär. Anbudspris (SEK, exkl moms) ANBUDSPRIS, Kronor per dörr TOTALT PRIS 27 dörrar, Kronor SEK SEK Skallkravslista Uppfylls Samtliga skall-krav måste accepteras. Ja Nej 3 - Leverantörsinformation ifylld och bifogad anbudet. 3 Produktblad för dörr som ska monteras 3.4- Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i sextio (60) dagar. 4.1- Anbudsgivarens personal skall ha yrkeskunskaper för de arbetsuppgifter de utför. 4.3 - Leverantörsförsäkran underskriven och bifogad anbudet. Underskrift av behörig firmatecknare den Ort Datum Underskrift Namnförtydligande 11 (14)
Övertorneå Leverantörsinformation kommun Bilaga 3 För anbudsgivare i annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning Denna bilaga ska bifogas anbud, samtliga uppgifter fylls i och bilagan undertecknas av behörig person 1.1 Anbudsgivares företagsuppgifter Registrerat firmanamn Postadress Postnummer och ort Telefonnummer Hemsida E-post Fax PG alt BG 1.2 Företagsform Aktiebolag Ekonomisk förening Handelsbolag Enskild firma Registrerad för mervärdesskatt Skatter Ja Nej A-skatt F-skatt Person-/organisationsnummer Personal antal anställda 1.3 Kontaktperson för anbud Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.4 Kontaktperson under avtalstid Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.5 E-postadress dit tilldelningsbeslut skall sändas E-post Ort datum Underskrift behörig person Namnförtydligande 12 (14)
ÖVERTORNEÅ KOMMUN LEVERANTÖRSFÖRSÄKRAN DÖRRAR FÖRVALTNINGSBYGGNADEN BILAGA 4 Denna försäkran återsändes ifylld och undertecknad av behörig person tillsammans med anbudet. Härmed försäkras på heder och samvete att företaget: 1) Är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret eller annat register och registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt samt arbetsgivaravgifter, om sådan registreringsskyldighet föreligger. 2) Är godkänd för F-skatt. 3) Inte är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4) Inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande. 5) Inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 6) Inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 7) Har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Om företaget under avtalets gång inte uppfyller någon eller några av ovanstående punkter och rättelse inte sker omgående efter kommunens anmodan, är detta rättslig grund för kommunen att häva avtalet, utan att vi kan ställa ekonomiska eller andra krav på kommunen. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan. Vi är medvetna om att oriktiga uppgifter i denna försäkran också är grund för hävande av avtal. Kommunen har rätt att begära komplettering av denna försäkran med intyg och eventuellt kontrollera lämnade uppgifter, innan anbudsgivare antas. Ort / datum Organisationsnummer Företag Underskrift behörig person Namnförtydligande För anbudsgivare från annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning. 13 (14)
Bilaga 5 Tips och råd Dörrar Förvaltningsbyggnaden Tips och råd vid anbudslämning - Gå igenom förfrågningsunderlaget noggrant i god tid. Läs även eventuella kompletteringar samt frågor och svar som inkommit under anbudstiden. - Upphandlaren är kontaktperson under hela upphandlingsprocessen, och endast skriftliga svar från denne person är bindande. - Alla presumtiva leverantörer får ta del av uppkomna frågor. - Fråga om något är oklart eller känns fel, ju tidigare i processen desto bättre. Kommunen kan göra förtydliganden eller justera förfrågningsunderlaget under anbudstiden. - Kontrollera alla viktiga datum. - Utforma ert anbud enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. - Bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas till anbudet. - Notera de krav som vi ställer i förfrågningsunderlaget och se till att ni uppfyller dem även om kraven inte känns relevanta för er. - Följ instruktionerna som ges i förfrågningsunderlaget, annars kan ditt anbud bli förkastat. - Se till att anbudet kommer in i tid och är undertecknad av behörig person! Checklista Jag har läst och följt anvisningarna Jag har svarat på alla frågor Jag uppfyller alla skallkrav Jag har använt anbudsformulären Jag har bifogat alla begärda handlingar Behörig person har skrivit under anbudet Anbudet lämnas på det sätt som det föreskrivs i underlaget 14 (14)