Västerås stad IT-verksamhet i förändring Att använda Best Practice och standards för att få ordning och reda ett verkligt case
Västerås s stad har ett starkt behov av att producera ett växande utbud av tjänster och ökad volym utan att den egna organisationen behöver växa v!
Utvecklingsfokus Mål Syfte Kärnverksamheter Volym och kvalitet Minskad enhetskostnad Avlastning Verksamhetsutveckling för f effektivare personella insatser Stödverksamheter Standardisering Återanvändning
SAMSTÖD: Då-läget IT (2003) Identifiering av IT-processerna: Planera, Anskaffa, Producera IT Decentraliserad budgetprocess ser ej helheten av IT Kostnaderna ej synliggjorda Styrning av resurser: timmar, årsavtal; svagt incitament för effektivisering 492 individer jobbar med IT = 67 åa Nyckeltal antal tekniker / PC : 1:80 totalt, 1:150 Best Practice Inom Konsult & Service före 30 juni 2003 finns 33 medarbetare Rekrytering av 21 nya medarbetare från verksamheten Nya IT organisationen 54 åa
Vår strategi En ingång för användaren (Effektivare vardag) Kontinuitet (På-platsen-stöd) Effektivitet (Distansåtgärder) Kvalitetshöjning (Konsulting, Projektarbete) Kvalitetssäkring (Problem/Ändringshantering) Kostnadskontroll (Beställningar) Återkoppling (Månadsvis analys över IT-läget hos kund, KA) Proaktivitet (Övervakningssystem för ökad tillgänglighet av servrar och nätverk) Implementera processer för Incident, Problem och Change i fas 1
Klient/presentation Behörigheter & Accesser Funktioner & lagring Marknadens systemerbjudande! Medarbetaren Medborgaren Intranät Internet
Vårt behov: gemensam infrastruktur! INFRASTRUKTUR INFRASTRUKTUR
Framgångsfaktorerna Vad måste vi lyckas med? eller Vad får vi inte misslyckas med? Standardisering System Management förstå sambanden Rutiner Processer Tjänstefiering Kompetensutveckling
Projekten för att nå standardisering 2002 2003 2004 2005 2006 Projekt Samstöd Rekrytering, SLA Samordnad IT-organisation för Admin och Skola Västerås PC, Admin Västerås PC, Skola Elev TC Lagring SAN AD, Admin Exchange, Adm AD, Elev MIIS, Elev Exchange, Elev IS/IT plan Förstudieprojekt Kommunikation, WAN XP-Elev XP-Adm Kommunikation, LAN Admin Kommunikation, LAN Elev Standardiserade program mallar, Elev ITIL, Incident, problem & change Incident & change hantering skola MIIS, Admin (Persona) Webbinfra, Sharepoint SQL-konsolidering Nätverktyg, CMDB, Övervakning, Tjänstekatalog
Standardiserade produkter Anpassningar och tillägg Service och Support Arbetsplatsutrustning Riktlinjer & standard Licenskostnader Virusskydd Lagring Serverplattform Ram avtal Avropsavtal Säkerhet Aktiv utrustning i fastighetsnät Datakommunikation Fastighetsnät
Utveckling IT-kostnader 2002-2007 - exkl IT-system - inkl rationalisering service & support samt rullande byte av utrustning 100 000 000 kr 90 000 000 kr 80 000 000 kr 70 000 000 kr 60 000 000 kr 50 000 000 kr 40 000 000 kr 30 000 000 kr 20 000 000 kr 10 000 000 kr 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Totala IT-kostnader Service & support Kapitalkostnad utrustning
Generell princip för roller Leverantörer Riktlinjer & standard debiterar Konsult och Service debiterar Ram avtal Stadsledningskontoret Avrops avtal Förvaltning/bolag Leverans avtal debiterar Enhet Budgeterar
Då (2003) och Nu (2006) 80:1 23,5 Mkr 30 000 50%?? 67 Åa 4 Mkr Diversifiering 300:1 PC/Tekniker 13,3 Mkr S & S 17 000 Incidenter 75% Samma dag 99.95% Tillgänglighet 52 Åa Medarbetare 2 Mkr Konsultköp Standardisering
Sambanden mellan Verksamhetsmål och Teknik mål Kundnyttan för Kundens kund Teknisk nytta Tjänster Tillgångar/ Produktion Verksamhetsnyttan av IT Servicenivåer och Kunder
Mycket ser vi PC MS-Office Incident Problem RFC Störningar Registrering IT 1 Tjänstekatalog Inventory management IT Governance ITIL-processerna Datat s kvalité, aktualitet, relevans Infrastruktur ERP-system Integrationer Change Webb-lösningar Service Oriented Architecture Kultur IT 2 Spårbarhet Transition
Produktions enhet Produktion Leverans Avtal Adm/Ledning Projektledning Projekt, konsulting (timmar) Projektkontrakt Marknad IT-produktion Tjänster Processer Kommunikation Telefoni Produktförsörjning Produkter/ komponenter SLA Klientplattform Serverplattform Webbplattform Kommunikationsplattform Integrationsplattform
Processorganisation för IT-produktion Chef ITproduktion Problemansvarig Incidentansvarig Changeansvarig Konfigansvarig Releaseansvarig Teamledare Produktion Kundservice Changegruppen Problemgruppen Konfiggruppen Releasegruppen Team Produktion Samspel mellan grupperna
Vägen till en anpassningsbar verksamhet Fas 1 Fas 2 Fas 3 Verksamhetens intresse Kostnad/effektivitet SLA/effektivitet Följsamhet/ processorienterat Teknikens intresse Hålla det igång Service kvalitet Verksamhetsnytta Verksamhetens och Teknikens relationer Följsamhet Teknikcentrerat Servicecentrerat Verksamhetscentrerat Reaktiv Förutsägande Proaktiv Teknikstadie Avskild Integrerad Virtuell
Utmaningar för hela organisationen Förtroende Nya styrmodeller Attityder och värderingarv Teknikutveckling i takt Samverkan Utmaningar för f r utveckling och förändringf