INFÖR RAPPORTERINGEN AV 2016 ÅRS MILJÖLEDNINGSARBETE

INFÖR RAPPORTERINGEN AV 2016 ÅRS MILJÖLEDNINGSARBETE Webbinarium 12 december Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 1

Dagordning 1. Syfte och genomförande 2. Bakgrund till rapporteringen 3. Rapporteringsprocessen 4. Vägledning och nyheter i rapporteringssystemet: - Miljökrav i upphandling - Energianvändning - Tjänsteresor och transporter - Övriga delar 5. Bidra till årlig uppföljning av de nationella miljökvalitetsmålen 6. Följa upp och rapportera resfria möten 7. Vem kan jag vända mig till 2016-12-14 2

1. Syftet med webbinariet Informera om den kommande rapporteringen viktiga datum och informationsutskick. Vägleda i specifika delar och presentera nyheter i rapporteringssystemet. Lyfta betydelsen av att rätt kontaktpersoner är registrerade. Visa på samordningsmöjligheter. Skapa möjlighet att ställa frågor 2016-12-14 3

1. Genomförande Presentatörer: - Anette Svensson/Heini-Marja Suvilehto, Upphandlingsmyndigheten - Carl-Martin Johborg/Lina Kinning, Energimyndigheten - Emma Fryksmark, Naturvårdsverket - Jannica Häggbom, Naturvårdsverket - Hans Wrådhe, Naturvårdsverket - Per Schillander, Trafikverket och REMM-projektet, och Peter Arnfalk, Lunds universitet och REMM-projektet Tekniskt stöd på plats (Bengt Littorin). Frågor i ställer ni via chatten. Frågorna besvaras direkt muntligt efter respektive presentation och en sammanställning av frågor och svar mailas ut till myndigheternas kontaktpersoner. Webbinariet filmas och länk mailas ut till myndigheternas kontaktpersoner. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 4

2. Bakgrund Myndigheter som omfattas av miljöledningsförordningen (2009:907) ska ha ett miljöledningssystem som integrerar miljöhänsyn i myndighetens verksamhet. Årligen redovisa miljöledningsarbetet till Naturvårdsverket i samband med att årsredovisningen lämnas in. Redovisningen inkluderar även uppföljning förordningen om energieffektiva inköp (2014:480). Naturvårdsverket ska senast 15 april varje år lämna till regeringen en sammanfattning av myndigheternas redovisning. Tre nya myndigheter: Myndigheten för vård- och omsorgsanalys, Statens servicecenter och Upphandlingsmyndigheten. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 5

2. Varför redovisa och bedöma? Redovisningen - Visar statens sammanlagda miljöpåverkan och trender. - Ambitioner på miljöområdet. - Underlag för åtgärder (RU etc.). Bedömningen - Lyfta fram förbättringsområden för respektive myndighet. - Skapa drivkraft i systemet jämförelser mellan myndigheter men även internt. - Speglar hur aktivt myndigheterna arbetar med den miljöpåverkan verksamheten ger upphov till. - Stimulera medarbetarna att bidra till förbättringar. - Underlag för vägledande insatser. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 6

3. Rapporteringsprocessen 9/1 Justera 11/1 Rapporteringsperiod 22/2 Sammanställning 15/4 E-postutskick: - info om automatutskick 11/1 och hänvisning till NV:s hemsida för mer information Rapporteringssystemet öppnar Automatutskick via e-post med inloggningsuppgifter till registrerad kontaktperson för myndigheten Sista dag att rapportera Rapport till regeringen Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 7

Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 8 Frågor?

4. Miljökrav i upphandling LOU bör beakta miljöhänsyn Förordning (2009:907) miljöanpassa upphandlingar och avrop om möjligt Upphandlingsprinciperna Icke-diskriminering Likabehandling Öppenhet Proportionalitet Ömsesidigt erkännande 2016-12-14 9

4. Miljökrav i upphandling Mål: Miljökrav i alla upphandlingar där det är relevant 2016-12-14 10

4. Miljökrav i upphandling Miljökrav i statliga ramavtal I ramavtalet (kontorsmateriel) I ramavtal och vid avrop (möbler) Endast vid avrop (profil- och presentprodukter, vissa produkter) Miljökrav ej relevant (prenumerationstjänster) 2016-12-14 11

4. Miljökrav i upphandling Vad ska rapporteras? 3.1 Antal upphandlingar totalt Antal upphandlingar med miljökrav 3.4 Värdet av upphandlingar totalt Värdet av upphandlingar med miljökrav 2016-12-14 12

4. Miljökrav i upphandling Vad ska rapporteras? 4.2 Andel IT-anskaffningar med miljökrav 4.2 Värdet av IT-anskaffningar med miljökrav 2016-12-14 13

4. Miljökrav i upphandling Upphandling och energikrav, vad ska rapporteras (2014:480): 3.2 Antal upphandlingar över tröskelvärdet med energikrav (omfattar varor med ekodesign, EU:s energimärkning (inklusive däck) samt ITprodukter). 3.3 Om energikrav ställts vid: tecknande av hyresavtal inköp av byggnader 2016-12-14 14

4. Miljökrav i upphandling Nytt i år Frivilliga frågor 2016-12-14 15

4. Miljökrav i upphandling Vad ska ingå? Avtal tecknade under 2016 Avrop på statliga ramavtal Alternativt beställningar på avropsavtalet Avrop på egna ramavtal Direktupphandling Om möjligt 2016-12-14 16

4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Energi Energi i lokaler rapporteras för lokaler med a-temp A temp : Är den invändiga arean för våningsplan, vindsplan och källarplan som värms till mer än 10 C i byggnaden. A temp är den area som byggnadens specifika energianvändning ska beräknas efter. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 18

4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Att redovisa Energi Har myndigheten egen mätning av energianvändning? Matcha egna mätningar mot data från leverantörer Skilja verksamhetsel från övrig energi i fastigheter/ ute Med användbar golvarea menas A temp Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 19

4. Nytt i rapporteringssystemet Förtydligande: Verksamhetsel inte bara kontorslokaler. Verksamhetsel inkluderar (om atemp): - Kontorslokaler - Lager - Utställningslokaler - Undervisningslokaler - Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 20

4. Nytt i rapporteringssystemet Förtydligande kring elavtal: gröna hyresavtal kan räknas Grönt Hyresavtal: ett avtal för minskad miljöpåverkan från lokaler. Avtalet beskriver vad som är hyresvärdens ansvar, vad som är hyresgästens ansvar och vad som är gemensamt ansvar. Avtalet kan omfatta åtgärder för att minska miljöpåverkan inom information och samverkan, energi och inomhusmiljö, materialval och avfallshantering. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 21

4. Nytt i rapporteringssystemet Nytt fritextfält i fråga 2.7 om hur uppgifterna är framtagna Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 22

4. Nytt i rapporteringssystemet All egenproducerad energi kan nu rapporteras Nya frågor Ny fråga: miljöklassade byggnader Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 23

Belysningsutmaningen Lyft ert arbete med belysning under 2017 www.energimyndigheten.se/belysningsutmanin gen 2016-12-14 24

4. Tjänsteresor och transporter Samla in uppgifter om: Utsläpp av koldioxid i kilogram, totalt och per årsarbetskraft, från: a) flygresor under 50 mil och över 50 mil (in- och utrikes i båda fallen). En mellanlandning räknas som en separat resa. b) bilresor som görs i tjänsten (inkl egen bil, tjänstebil, hyrbil, leasad bil, taxi.) INTE resor till och från arbetet såvida detta inte specifikt gäller din myndighet. Köpta och leasade bilar ska vara miljöklassade. c) tågresor. d) bussresor (inkl färjeresor för enskilda medarbetare). e) maskiner och övriga fordon som används i myndighetsverksamheten. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 26

4. Tjänsteresor och transporter Exempel på hur kg CO 2 och antal flygresor beräknas Uppgift från resebyrån eller via Naturvårdsverkets schablon: Utsläpp av koldioxid i kilogram per sträcka: Flygresor under 50 mil och över 50 mil (in- och utrikes i båda fallen). En mellanlandning räknas som en separat resa. Förtydligande detta är ingen förändring. Exempel t o r Östersund - Köln Östersund Stockholm: 45 mil, 78 kg CO 2 Stockholm Frankfurt: 119 mil, 134 kg CO 2 Frankfurt Köln: 10 mil, 18 CO 2 Enligt REMM: registreras som 1 resa i rapporteringsverktyget under Flygresor över 50 mil. Alla resor registreras här oavsett längd. Enligt MLR beräkning och registrering av kg CO 2 : Resor under 50 mil: 78 x 2 + 18 x 2 = 192 kg Resor över 50 mil: 134 x 2 = 268 kg Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 27

4. Nytt i rapporteringssystemet Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 28

4. Tjänsteresor och transporter Begär in uppgifterna från resebyrå, ansvarig på ekonomiavdelningen, myndighetens reseansvarige i tid. Beskriv insamlat resultat i termer av vad som påverkat eventuell förändring i positiv eller negativ riktning. Använd gärna nyckeltal, t.ex.: förändringar i verksamhetens omfattning eller inriktning. Beskriv eventuella problem eller luckor vid insamlandet (datahaveri så att information gick förlorad, avtalet med resebyrån omfattar ännu inte dessa data mm), samt när och hur dessa luckor ska åtgärdas. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 29

4. Nytt i rapporteringssystemet Specificera i fritextfältet vilket fordonsslag valt alternativ i kryssrutorna avser. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 30

4. Tjänsteresor och transporter Det finns uppdaterade schablonlistor på www.naturvardsverket.se för att omvandla resor med egen bil i tjänsten till koldioxidutsläpp utifrån körda km. Använd loggbok för uppföljning av myndighetens egna bilar och maskiner. Ta fram uppgifter om era resfria möten. Nytt för i år: antal (flyg/tåg/bil) resor ska registreras för att bedöma om resfria möten minskat antalet resor. Räkna ej in mellanlandningar. Tur och retur avreseort är en resa, oavsett antal mellanlandningar. Årsarbetskrafter Personalfunktionen; årsredovisningen Ekonomistyrningsverket beskriver i detalj hur uträkning ska gå till. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 31

4. Övriga delar Några grundläggande förutsättning för poängbedömning Tydlig redovisning med en struktur som gör det lätt att följa aktiviteter, mål, åtgärder, måluppfyllelse Beakta direkt och indirekt miljöpåverkan samt upphandling (även de med förenklat miljöledningssystem, jmfr. 6 ). Mätbara mål satta per år både för direkt och indirekt miljöpåverkan respektive upphandling. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 33

4. Underlätta redovisning av åtgärder och måluppfyllelse för direkt och indirekt miljöpåverkan Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 34

4. Stärkning av redovisningen av indirekt miljöpåverkan och bidrag till nationella miljömål Lyfta fram myndighetens positiva miljöpåverkan via verksamheten (besvara remisser, genomföra utredningar, ta fram föreskrifter, hantera bidrag, genomföra utbildning etc.). Vilket eller vilka av de nationella miljömålen påverkas mest av verksamheten? Beskriva miljöpåverkan i relation till ett eller flera av de nationella miljömålen www.miljomal.se Den fördjupade utvärderingen (FU 2015) och årliga uppföljningen av miljökvalitetsmålen kan utgöra underlag i myndigheternas analyser. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 35

4. Förtydligande av poängbedömningen för certifiering Ingen förändring i bedömningen. Förtydligande kring poäng för certifiering: Ska vara: 3 EMAS och ISO 14001 Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 36

5. Hur kan era miljöredovisningar bidra till Årlig uppföljning av miljömålen? Tydligt fokus på resultatredovisning i den årliga uppföljningen: vad har staten gjort senaste året? Vi* behöver uppgifter från ÅR och miljöredovisningar från andra myndigheter. Ni kan bli kontaktade dec-feb för att tipsa någon av oss. Ni får gärna lämna tips själva också. Årliga uppföljningen redovisas 31 mars, men huvuddelen av innehållet ska vara klart 27 januari. *Naturvårdsverket, Havs- och vattenmyndigheten, Skogsstyrelsen, Boverket, Jordbruksverket, Kemikalieinspektionen, Strålskyddsmyndigheten och SGU

Redovisa resfria möten En del av att redovisa regeringsuppdrag om att minska utsläppen av koldioxid från resor och transporter Ger en bra bild av utvecklingen inom organisationen Går att jämföra med andra

Resultat 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel RM 2011 Andel RM 2013 60% 63% 58% 51% 43% 43% Riksarkivet Pensionsmyndigheten Tullverket

Vad mäta och rapportera? 1. Antal resfria möten 2. Antal tjänsteresor 3. Andel resfria möten

1. Antal resfria möten Antal möten (inte tid, antal deltagare etc.) Underlag för andel resfria möten Vår definition av RM: Med resfria möten menas möten på distans i realtid, med teknikens hjälp, såsom telefon-, video- och webbmöten. Telefonmöten räknas hit då de har minst tre deltagare.

1. Antal resfria möten Antal möten (inte tid, antal deltagare etc.) Underlag för andel resfria möten Vår definition av RM: Med resfria möten menas möten på distans i realtid, med teknikens hjälp, såsom telefon-, video- och webbmöten. Telefonmöten räknas hit då de har minst tre deltagare. Datainsamling främst via tekniska system Alternativt enkäter eller skattningar Kan vara svårt att mäta och jämföra: Teknikskifte (gränserna suddas ut, nya samverkanslösningar) Svårt att mäta (bristande mätfunktion, definitionsfrågor) Gör det bästa utifrån förutsättningarna; ungefärliga siffror och skattningar är bättre än ingen rapportering alls.

2. Antal tjänsteresor Går att få från anlitad resebyrå (tåg, flyg, buss etc.) Går att räkna ut (resor med bil) Ska räknas som resa tur och retur

2. Antal tjänsteresor Går att få från anlitad resebyrå (tåg, flyg, taxi etc.) Går att räkna ut (resor med bil) Ska räknas som resa tur och retur Schablon för antal resor med bil! 80 km per resa med bil Räkna baklänges: x kg CO 2 (bil) 0,16 kg CO 2 /km = y km y km (bil) 80 km/resa = z resor (bil)

3. Andel resfria möten Sätter utveckling av RM-användning i relation med utvecklingen för tjänsteresor Oberoende av organisationens storlek och antal anställda Antal resfria möten under ett år delat med summan av antal resfria möten och antalet tjänsteresor under ett år.

Rapportering Till Naturvårdsverket (Miljöledning i staten) Tjänsteresors CO 2 -utsläpp Antal resfria möten totalt och per årsarbetskraft. Hur är uppgifterna framtagna? Internt i organisationen (frivilligt) användare (ex. flexibilitet, kunskap, stress, ev. problem,) organisation (ex. effektivitet, tidsbesparing, kostnadsbesparingar) samhälle (CO 2, energi, resor)

Resultat 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel RM 2011 Andel RM 2013 60% 63% 58% 51% 43% 43% Riksarkivet Pensionsmyndigheten Tullverket

7. Vem kan jag vända mig till vid frågor Underlagen läggs på Naturvårdsverkets hemsida naturvardsverket.se/mlr Mycket viktigt med rätt kontaktperson för myndigheten i systemet inför distribution av inloggningsuppgifter. Rekommenderade webbläsare: - FireFox 34.0 - Internet Explorer (11.0.96.17420) - Google Chrome (39.0.2171.71) Frågor skickas till miljoledning@naturvardsverket.se - vidarebefordras till Energimyndigheten när de gäller energieffektiva inköp. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 51

Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2016-12-14 52 Tack för i dag!