Extern redovisning av miljöledningsarbetet vid Mälardalens högskola 2015

Transkript

1 / (1) Beslutande Rektor Handläggare Rebecka Malmgren Extern redovisning av miljöledningsarbetet vid Mälardalens högskola 2015 Beslut Rektor beslutar om extern redovisning av högskolans miljöledningsarbete 2015 enligt bifogad rapport. Bakgrund Mälardalens högskola ska årligen inlämna rapport om högskolans miljöledningssystem till - Naturvårdsverket enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter - Energimyndigheten enligt förordning (2014:480) om myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader Rapporten ska även medfölja högskolans årsredovisning till departementet. I beredningen har sektionschefer för ekonomisektionen, campussektionen och IT-sektionen ingått. Vikarierande rektor beslutar i närvaro av högskoledirektör Marie Eriksson och efter föredragning av arbetsmiljö- och miljösamordnare Rebecka Malmgren. Paul Pettersson Vikarierande rektor Rebecka Malmgren Föredragande

2 Redovisning av miljöledningsarbetet 2015 Mälardalens högskola Enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Del 1 Miljöledningssystemet 1. Är myndigheten miljöcertifierad? Ja, endast ISO Hur lyder myndighetens miljöpolicy? Mälardalens högskolas (MDH) områdesstrategi för hållbar arbetsmiljö Områdesstrategin motsvarar kraven på policy enligt de standarddokument, ISO14001 och OHSAS 18001, som högskolan är certifierad emot. Områdesstrategin för hållbar arbetsmiljö anger ledningens övergripande vision för arbetet och omfattar arbetsmiljö, miljö och jämlikhet för både medarbetare, studenter och verksamhet. Arbetsmiljölagen, miljöbalken och diskrimineringslagen utgör grunden och miniminivån för högskolans arbete där MDH:s arbete fokuseras utifrån definierade arbetsmiljörisker och miljöaspekter. MDH:s områdesstrategi är basen för att införa, följa upp och ständigt förbättra högskolans arbetsmiljöarbete. Områdesstrategin ligger till grund för fastställande av övergripande mål samt upprättande och uppföljning av verksamhetsplaner för respektive organisatoriska enhet. Värde och nytta Arbetet ska ske proaktivt med syfte att perspektiven ska lyftas in i ordinarie besluts- och kvalitetsprocesser. Det förebyggande arbetet förutsätter en god samverkan och delaktighet för att skapa värde och nytta för såväl medarbetare som studenter och verksamhet. Kommittén för hållbar arbetsmiljö (KHA) är högskolans högsta samverkansorgan för arbetsmiljö-, miljö- och jämlikhetsfrågor och motsvarar Arbetsmiljölagens (1977:1160) krav på skyddskommitté. Arbetsmiljö MDH ska bedriva ett förebyggande arbete för att uppnå en hållbar fysisk- och psykosocial arbetsmiljö, så att medarbetare och studenter kan känna trivsel och arbetsglädje och därmed kunna nå goda resultat i både arbete och studier. Högskolan ska ge förutsättningar för samverkan och delaktighet där medarbetarna kan se sin del av högskolans verksamhet, men också för att skapa möten och utvecklingsprocesser inom verksamheten. Viktigt är att dra lärdom av inträffade händelser så att dessa inte upprepas. Alla medarbetare och studenter bär ett ansvar för att rapportera skador och tillbud.

3 Miljö Högskolan ska bedriva ett aktivt miljöarbete för att minska verksamhetens miljöpåverkan och förebygga föroreningar utifrån definierade miljöaspekter. Arbetet ska fokuseras på effektivare energianvändning och minskad klimatpåverkan från resor i tjänsten. Högskolan har genom utbildning och forskning en direkt eller indirekt möjlighet att medverka till en god livsmiljö och verkar därför för att ge medarbetare, studenter och andra samarbetspartners ökade kunskaper inom miljörelaterade områden. Jämlikhet Genom ett aktivt arbete för lika villkor ska MDH skapa en miljö och en medvetenhet som stöder processen att se, förstå, värdesätta och tillvarata mångfalden bland medarbetare och studenter. Jämlikhet och mångfald för högskolan innebär att alla medarbetare och studenter behandlas likvärdigt och möts med respekt. Högskolan tillämpar nolltolerans mot trakasserier och kränkningar. Årligen utarbetas en Likabehandlingsplan. 3. När har myndigheten senast uppdaterat sin miljöutredning? Miljöutredningen uppdaterades a. Vilka av myndighetens aktiviteter har en betydande direkt påverkan på miljön? Miljöaspektsförteckningen uppdaterades senast Energiförbrukning - Avfall och farligt avfall, batterier, kontorsteknik och kemikalier - Förbrukningsmaterial och varor - Vattenförbrukning 4b. Vilka av myndighetens aktiviteter har en betydande indirekt påverkan på miljön? Miljöaspektsförteckningen uppdaterades senast Utbildning och forskning - Transporter och tjänsteresor - Inköp och upphandling - Miljöolyckor 5a. Vilka mål har myndigheten upprättat för de aktiviteter som har betydande direkt påverkan på miljön? Målet gäller till utgången av 2016, med 2013 som basår. Energianvändning

4 MDH ska effektivisera sin energianvändning för att bidra till en hållbar miljö för nuvarande och kommande generationer. - Energianvändningen per årsarbetskraft ska minska med 3 procent till b. Vilka mål har myndigheten upprättat för de aktiviteter som har betydande indirekt påverkan på miljön? Målet gäller till utgången av 2016, med 2013 som basår. Tjänsteresor och transporter MDH ska minimera miljö- och klimatpåverkan från resor i tjänsten för att bidra till en hälsosam och hållbar miljö. - Koldioxidutsläppen per årsarbetskraft ska minska med 3 procent till Vilka åtgärder har myndigheten vidtagit för att nå dessa mål? Mälardalens högskolas styrsystem för hållbar arbetsmiljö omfattar medarbetare, studenter och samtliga åtgärder i pågående, förändrad och ny verksamhet i högskolans regi. I MDH:s styrsystem för hållbar arbetsmiljö ingår perspektiven arbetsmiljö, miljö och jämlikhet. Arbetet för hållbar arbetsmiljö ska vara förebyggande och ske i samverkan mellan arbetstagarorganisationerna och arbetsgivaren i enlighet med lokalt samverkansavtal vid Mälardalens högskola. Processbeskrivning för hållbar arbetsmiljö utgör det övergripande styrdokumentet för arbetet och ska bidra till att MDH har ett fungerande styrsystem för arbetsmiljö, miljö och jämlikhet. Processbeskrivningen redogör för högskolans arbete med hållbar arbetsmiljö och beskriver vad som utförs i relation till MDH:s styrdokument. Dokumentet fungerar även som manual för hur ansvarig chef inom ramen för sitt ansvarsområde ska implementera arbetsmiljö-, miljö- och jämlikhetsperspektivet i såväl verksamhetsplaneringsprocessen som i det vardagliga arbetet. Det systematiska arbetet med arbetsmiljö, miljö och jämlikhet är fördelat enligt delegation och respektive chef ansvarar för att arbetet bedrivs i enlighet med processbeskrivning för hållbar arbetsmiljö. Delegation för hållbar arbetsmiljö kan mottas efter utbildning, godkänd diplomering och erhållet kursintyg. Respektive chef ansvarar för att medarbetare har tillräcklig kompetens för att utföra sitt arbete samt för att samverkan sker - för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall samt uppnå en hållbar arbetsmiljö. Varje medarbetare och student vid högskolan har ett personligt ansvar och förväntas medverka till en hållbar arbetsmiljö, bland annat genom att arbeta för ett gott arbetsklimat, verka mot diskriminering samt bidra till en förbättring av miljön. Övergripande och detaljerade mål för hållbar arbetsmiljö framgår i styrdokumentet verksamhetsmål, uppdrag och budget (VUB) samt i verksamhetsplan (VP) för respektive organisatorisk enhet. Åtgärder för att bidra till måluppfyllnad identifieras inom ramen för respektive chefs ansvarsområde, beskrivs i dennes

5 handlingsplan för hållbar arbetsmiljö och samverkas vid respektive arbetsplatsträff (APT). 7. Redovisa hur väl målen har uppfyllts Målen gäller till utgången av 2016, med 2013 som basår. Siffran för antalet årsarbetskrafter för 2014 har visats sig vara felaktig. Vilket innebär att redovisningen för 2014 inte är korrekt. Därför har MDH för 2015 istället räknat på minskning över tid, , avseende energianvändningen. Vad gäller koldioxidutsläppen kan tyvärr inte minskning över tid beräknas eftersom underlagen från resebyrån visats sig vara inkorrekta för Därför väljer MDH efter samråd med Naturvårdsverket att inte redovisa flygresorna. Det totala resultatet för tjänsteresor och transporter kan därför inte beräknas. Mål 1. Energianvändning MDH ska effektivisera sin energianvändning för att bidra till en hållbar miljö för nuvarande och kommande generationer. - Energianvändningen per årsarbetskraft ska minska med 3 procent till Resultat över tid basår 2013 till Minskning med 19 procent totalt - Minskning med 15 procent per årsarbetskraft - Minskning med 17 procent per m2 Mål 2. Tjänsteresor och transporter MDH ska minimera miljö- och klimatpåverkan från resor i tjänsten för att bidra till en hälsosam och hållbar miljö. - Koldioxidutsläppen per årsarbetskraft ska minska med 3 procent till Resultat från föregående år och över tid avseende basår kan inte beräknas. 8. Vilka åtgärder har myndigheten vidtagit för att ge de anställda den kunskap de behöver för att ta miljöhänsyn i arbetet? I högskolans styrdokument, områdesstrategi för kompetensförsörjning, beskrivs arbetet för att attrahera, rekrytera, kompetensutveckla, behålla och ibland avveckla kompetens för att uppnå verksamhetens mål samt för att högskolan ska vara en attraktiv arbetsplats. MDH ska som en attraktiv arbetsgivare göra strategiska rekryteringar och arbeta för att kompetensutveckla och behålla medarbetare. Kompetensutveckling ska vara kontinuerlig och långsiktig för att upprätthålla en hög kunskapsnivå relaterad till verksamhetens mål. Respektive chef kan motta delegation för hållbar arbetsmiljö efter utbildning, godkänd diplomering och erhållet kursintyg. Respektive chef ansvarar för att medarbetare har tillräcklig kompetens för att utföra sitt arbete. Varje medarbetare

6 har en individuell kompetensutvecklingsplan som uppdateras årligen. Arbetsplatsträffar (APT) ska utgöra samverkansforum bland annat för miljöfrågor. Personalsektionen (PER) fångar årligen upp utbildningsbehovet, bland annat via riskinventeringar samt interna- och externa revisioner, för högskolans medarbetare. Prioriterade utbildningsinsatser planläggs sedan i samband med PER:s VP-arbete. Högskolan arbetar utifrån samverkan med en central kommitté för hållbar arbetsmiljö (KHA). Representanter i KHA förväntas bära alla tre perspektiven - arbetsmiljö, miljö och jämlikhet - samt vara en länk mellan centralt och arbetsplatsnära arbete. Miljöombuden har arbetat tillsammans med högskolans arbetsmiljö- och miljösamordnare under året bland annat med att uppdatera miljöaspektsförteckningen. Ombuden förväntas även vara länk mellan centralt och arbetsplatsnära arbete. I processbeskrivning för hållbar arbetsmiljö regleras att miljöronder ska genomföras årligen inom ramen för respektive chefs ansvarsområde och samverkas på APT. Miljörond genomförs i verksamhetens olika delar inklusive laboratorium, verkstad och metodrum. Ronden kan genomföras i samband med skyddsrond. 9. På vilket sätt har myndigheten använt informationsteknik i syfte att minska sin energianvändning? - Information ges via högskolans internportal och hemsida. - Verksamhetsnära stöd från IT angående modern teknik. - Samtliga datorer i datorsalar stängs av nattetid. 10. På vilket sätt har myndigheten använt informationsteknik i syfte att minska antalet tjänsteresor? Resor och möten är en viktig del av MDH:s verksamhet. Samtidigt är klimatpåverkan av högskolans resor en betydande miljöaspekt. MDH använder Adobe Connect med syfte att minska antalet tjänsteresor. För möten kan miljöhänsyn vägas in exempelvis genom att hänsyn tas till: - form av möte - fysiskt möte alternativt virtuellt möte (telefonmöte, e-möte, videokonferens etcetera). - tidpunkt för mötets början och slut - för att anpassa till en miljövänlig tidtabell. - plats för mötet - planera för att minimera resvägarna.

7 Del 2 Uppföljning av miljöledningsarbetets effekter Antal årsarbetskrafter och kvadratmeter Antal årsarbetskrafter: 823 Antal kvadratmeter lokalyta: Tjänsteresor och övriga transporter Utsläpp av koldioxid i kilogram, totalt och per årsarbetskraft uppdelat per fordonsslag (1.1), sammanlagt (1.2) och från flygresor över 50 mil (1.3) Kg CO2 Totalt Kg CO2/årsarbetskraft Flygresor under 50 mil Bilresor Tågresor 2,00 2,25 2,24 0,002 0,002 0,003 Bussresor ,92 13,95 15,49 Maskiner och övriga fordon Sammanlagt ovan Flygresor över 50 mil a, b Beskrivning av insamlat resultat (vad som har påverkat resultatet, eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa) Minskningen av koldioxidutsläpp avseende bil- samt tågresor i tjänsten beror troligen på en mängd olika faktorer, bland annat att - det råder hög miljömedvetenhet hos ledning och medarbetare - det sker ett tydligt målarbete via högskolans styrdokument - en handlingsplan för hållbar arbetsmiljö innehållande mål- samt riskhantering ska finnas inom ramen för respektive chefs ansvarsområde och ingå i verksamhetsplaneringsprocessen Siffran för antalet årsarbetskrafter för 2014 har visats sig vara felaktig, vilket inneburit att redovisningen för 2014 inte är korrekt. Resultat från föregående år kan därför inte beräknas. Minskning över tid kan inte heller beräknas då underlagen från den upphandlade resebyrån visats sig vara inkorrekta för Därför väljer MDH efter samråd med Naturvårdsverket att inte redovisa flygresorna. Redovisningen av tjänsteresor och transporter avseende 2015 är således inkorrekt och resultat kan därför inte beräknas. Eventuella taxiresor kan inte urskiljas i systemen och redovisas. För de resor som medarbetare gör i privat bil kan inte typ av drivmedel utläsas, vid beräkning har därför bensin angetts.

8 1.5 Hur uppgifterna är framtagna? Eget uppföljningssystem, Leverantörsuppgifter Schablonlista som Naturvårdsverket tillhandahåller

9 2. Energianvändning 2.1 Årlig energianvändning i kilowattimmar totalt, per årarbetskraft och per kvadratmeter total användbar golvarea uppdelat på kwh totalt Verksamhetsel (avser kontorslokaler) Fastighetsel Värme Kyla Totalt kwh/årsarbetskraft kwh/m Verksamhetsel (avser kontorslokaler) Fastighetsel Värme Kyla Totalt Eventuell energianvändning utanför lokaler kwh totalt El Är värmeförbrukningen normalårskorrigerad Värmeförbrukningen är inte normalårskorrigerad. 2.3 Andel förnybar energi av den totala energianvändningen (anges i procent) Verksamhetsel 100 % 100 % 100 % Fastighetsel 88 % 87 % 80 % Värme 83 % 68 % 52 % Kyla 69 % 62 % 42 % Utanför lokaler 0 % 0 % 0 % Totalt 86 % 77 % 62 % 2.4 Har krav ställts på produktionsspecificerad förnybar el i myndighetens elavtal? Krav har ställts på produktionsspecificerad förnybar el i myndighetens elavtal.

10 2.5 Har energianvändningen minskat som ett resultat av samverkan med myndighetens fastighetsägare? (vid ja ange vilka åtgärder som har genomförts) Nej 2.6 a, b Beskrivning av insamlat resultat (vad som har påverkat resultatet, eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa)) Den totala energianvändningen har ökat med en halv procent i absoluta tal från föregående år. Det som ökat i absoluta tal är värme och fastighetsel, vilket är utanför högskolans påverkan och ligger hos fastighetsägaren att arbeta med. Det MDH gör är att ställa krav på ventilationstider och hur varmt respektive kallt det kan vara för att uppnå ett bra inomhusklimat. Underlaget är baserat inom byggnader där huvuddelen av verksamheten bedrivs på våra två campusorter i Eskilstuna och Västerås. Därefter har nyckeltal använts för att spegla energiförbrukningen över samtliga lokaler som förhyrs. Nyckeltal står endast för cirka fem procent av det redovisade resultatet. - verksamhetselen som högskolan kan påverka direkt, är något lägre än tidigare - eventuell energianvändning utanför högskolans lokaler är inte inräknad - fasadbelysningen ingår i redovisningen av fastighetsel Siffran för antalet årsarbetskrafter för 2014 har visats sig vara felaktig. Vilket inneburit att redovisningen för 2014 inte är korrekt. Därför har MDH för 2015 istället beräknat minskning över tid, från basåret 2013 till 2015, avseende energianvändningen. 2.7 Hur är uppgifterna framtagna? Leverantörsuppgifter, Uppskattning (förklara på vilket sätt) Energiförbrukning för värme och kyla är uppskattad utifrån föregående års förbrukning. Myndigheternas energiförbrukning för värme, kyla och fastighetsel är fördelad utifrån total andel och myndigheternas andel av lokaler inom respektive fastighet. Myndigheternas totala energiförbrukning är fördelad utifrån resultat för lokaler inom campus Eskilstuna och Västerås.

11 3. Miljökrav i upphandling 3.1 Andel upphandlingar och avrop där miljökrav ställts av det totala antalet upphandlingar och avrop Antal st Upphandlingar och avrop med miljökrav Upphandlingar och avrop totalt Andel upphandlingar och avrop med miljökrav 100 % 100 % 22 % 3.2 Antal upphandlingar över tröskelvärdet där energikrav enligt förordning (2014:480) om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader har ställts Det har inte varit aktuellt att ställa sådana krav. Om krav enligt förordningen om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader inte har ställts vid upphandlingar över tröskelvärdet, ange skälen för det: Annat: Inte varit aktuellt, då inga sådana upphandlingar över tröskelvärdet gjorts. 3.3 Har myndigheten ställt energikrav vid nytecknande av hyresavtal eller inköp av byggnader? (vid nej ange skälen för det) Nej Har inte tecknat nytt hyresavtal eller köpt byggnad sedan förordning (2014:480) om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader infördes 3.4 Ekonomiskt värde av registrerade upphandlingar och avrop med miljökrav avd et totala värdet av upphandlingar och avrop per år Värde kr Upphandlingar och avrop med miljökrav Upphandlingar och avrop totalt Andel upphandlingar och avrop med miljökrav 100 % 100 % 25 %

12 3.5 a, b Beskrivning av insamlat resultat (vad som har påverkat resultatet, eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa) Under 2015 har högskolan aktivt arbetat med att uppdatera de interna rutinerna för upphandling och inköp vilket har påverkat resultatet i positiv riktning. MDH har även skapat en avtalsdatabas där samtliga inköpsavtal finns tillgängliga för chefer och medarbetare. Syftet är att höja avtalstroheten och förenkla medarbetarnas inköp. Dessutom har inköpare och upphandlare erhållit kompetensutveckling inom området. Vidare har ekonomisektionen genomfört en utredning gällande upphandlingsfunktionen vid MDH. Den nya upphandlingsorganisationen arbeta med följande målsättningar: - upphandlingar och inköp ska ske i enlighet med gällande lagar och förordningar - genomföra upphandlingar som bidrar till god ekonomisk hushållning - främja ett gott näringslivsklimat i regionen - främja hållbar utveckling och bidra till högskolans miljömål - säkerställa att goda arbetsvillkor råder på marknaden MDH kommer att se över miljökraven som ställs i upphandlingssammanhang under Detta för att kvalitetssäkra miljökraven vid inköp. 3.6 Hur är uppgifterna framtagna? Eget uppföljningssystem

13 4. Frivilliga frågor Frågor om policy 4.1 Har myndigheten internt styrande dokument för IT och miljö? (om ja ange vilka områden som tas upp i dokumentet) Frågor om IT-anskaffning 4.2 Andel IT-anskaffningar där miljökrav ställts av det totala antalet ITanskaffningar per år (anges i procent och värde) Andel (%) % % % Värde (Skr) Skr Skr Skr Hur är uppgifterna framtagna? 4.3 Vilken typ av miljöhänsyn har tagits vid IT-anskaffningar? Hur är uppgifterna framtagna? Frågor om energianvändning 4.4 Årlig energianvändning i kilowattimmar totalt och per årsarbetskraft uppdelat på kwh kwh/årsarbetskraft PC-arbetsplats Skrivare Servrar och Serverrum Hur är uppgifterna framtagna?

14 Frågor om resfria möten 4.5 Antal resfria möten totalt och per årsarbetskraft Antal Antal/årsarbetskraft Resfria möten Hur är uppgifterna framtagna? Frågor om förklaring till resultatet 4.6 a, b Beskrivning av insamlat resultat (vad som har påverkat resultatet, eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa) Frågor om energi 4.7 Har myndigheten en strategi för sitt energieffektiviseringsarbete, innefattande nulägesanalys, mål samt handlingsplan med åtgärder, som utgör grunden för ert energieffektiviseringsarbete? 4.8 Producerar myndigheten egen el? (om ja ange hur mycket i kwh)