ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs hantering av allmänna handlingar Kommunarkivarien har på delegation av Eslövs arkivmyndighet genomfört en tillsyn hos Vård- och omsorgsnämndens förvaltning den 29 november 2011 och lämnar härmed följande rapport. Rapporten innehåller sammanfattning med förelägganden och rekommendationer. gäria Beckman kommunarkivarie Kopia för kännedom till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Postadress 241 80 Eslov Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@esiov.se webb www.esiov.se
Närvarande från Vård och Omsorg Eva Åström, förvaltningschef Regina Silvander, administradv assistent Carin Svensson, informatör Monica Persson, LSS-koordinator Per-Olof Frick, kvalitetskontroller Vesna Velevska, administrativ assistent Tuija Kaattari, socialsekreterare Annelie Lundblad, socialsekreterare Sabina Lindell, förvaltningssekreterare Närvarande från Arkivmyndigheten Maria Beckman, kommunarkivarie Anita Gustavsson, kommunarkivarie, Höörs konimun Sammanfattning Arkiymyndigheten inspekterade Vård och omsorgsnämndens förvaltning, Vård och Omsorg den 29 november 2011. Inspektionen avsåg endast den centrala förvaltningen och inte enheterna utanför stadshuset, såsom äldreboendena. Enheterna utanför stadshuset har endast berörts på de ornråden som är gemensamma för hela organisationen. Inspektionen gällde nämndens hantering av allmänna handlingar samt arkivlokaler. Vård- och omsorgsnämnden har inte tidigare inspekterats av arkivmyndigheten. Arkiymyndigheten bedömer att Vård- och omsorgsnämnden strävar efter att ha goda rutiner när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. Dock är ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar för tillfället mindre god då man inte har klart för sig vem som är arkivansvarig och vem som är arkivredogörare. Förvaltningen har inte heller använt sig av de hanteringsanvisningar som fmns (d.v.s. dokumenthanteringsplanen) i sitt dagliga arbete. Däremot sköts diarieföringen väl. Nämndens arkivlokal behöver ses över. Inspektionen var föraviserad. Sammanfattning av förelägganden och rekommendationer Om nämnden inte följer arkivlagstiftningen utfärdas ett föreläggande. utfärdas då arkivmyndigheten anser att hanteringen av allmänna handlingar kan bli mer effektiv. n Arkivmyndigheten förelägger Vård- och omsorgsnämnden att: redovisa arkivredogörare i sin arkivbeskrivning. uppdatera sin dokumenthanteringsplan och sin arkivbeskrivning. kontrollera huruvida Statens Provningsanstalts förteckning över godkända skrivmaterial följs på förvaltningen. gallra i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan. Postadress 241 80 Eslov Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webb www.eslov.se
upprätta gallringsprotokoll för gallrade handlingar. (Där det inte redan görs). förvara sekretessbelagda handlingar skyddat. enbart förvara allmänna handlingar i sina arkivlokaler. De handlingar som förvaras i arkivlokalen ska förvaras ordnade. verka för att hyresvärden uppfyller de av arkivreglementet ställda kraven på arkivlokaler för de arkivutrymrnen som förhyrs av nämnden kontrollera att deras arkivlokaler håller föreskriven temperatur och luftfuktighet. (18 C ± C, RF 40% ±10%) fastställa rutiner för utlån av nämndens allmänna handlingar. leverera handlingar till kommunarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vård- och omsorgsnämnden ska senast den 1 oktober 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där nämnden skriftligt redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Arkivmyndigheten rekommenderar Vård och omsorgsnämnden att: delegera till förvaltningschefen att anta dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning uppmärksamma handläggarna på att upprättade handlingar ska lämnas till diarieföring så snart handlingen är färdigställd uppmärksamma handläggarna på att de ska använda sig av dokument och ärendehanteringssystemet då de skriver tjänsteskrivelser se över om det finns lathundar som täcker de dagliga rutinerna kring postöppning och diarieföring uppmärksamma handläggarna på skillnaden mellan gallring och renstiing uppmärksamma handläggarna på att rensning av aktema bör ske så snart ett ärende är avslutat hålla sina destruktionsintyg ordnade beakta vem som har tillgång till de sekretessbelagda handlingama i samband med att arkivlokalerna byggs om se över vilka av deras anställda som ska ha tillgång till arkivlokalen informera förvaltningens anställda om vilka rutiner som gäller för utlån av allmänna handlingar Postadress241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webbwww.eslov.se
avsätta tid till handläggare och arkivredogörare att rensa de handlingar som ska levereras till kommunarkivet och gallra de handlingar som ska förstöras. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.sewebb www.eslov.se
Arkivorganisation Enligt Vård- och omsorgsnämndens arkivbeskrivning är förvaltningschef Eva Åström arkivansvarig Arkivredogörare är enligt samma beslut personalassistent Marianne Olsson. Marianne Olsson slutade sin anställning i kommunen 2008. Förvaltningen ger intryck av att förväxla uppdraget som arkivredogörare med den juridiska uppgiften att vara arkivansvarig, då det var arkivredogörarna som nämndes som förslag på vem som var arkivansvarig. I dagsläget fmns 4 personer som betraktas som arkivredogörare. Dessa firms dock inte redovisade i nämndens arkivbeskrivning. Vård- och omsorgsnämnden ska redovisa arkivredogörare i sin arkivbeskrivning. Arkivbildning Vård- och omsorgsnämnden har en dokumenthanteringsplan som antogs i juni 2005. Planen har inte reviderats sedan dess trots att förvaltningen har förändrat organisation och frånhändat sig vissa uppdrag under mellantiden. Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras minst en gång om året, eller när handlingstyper tillkommer eller försvinner från myndigheternas verksamhet. Man anser även på förvaltningen att dokumenthanteringsplanen inte används i det dagliga arbetet. En förklating till detta anser man vara att mycket av huruvida myndighetens handlingar ska gallras eller bevaras styrs direkt av SOL och andra lagar. Vård- och omsorgsnämndens arkivbeskrivning är även den antagen 2005. Inte heller den har uppdaterats eller reviderats sedan dess trots förändringar i arbetssätt och organisation. Enligt arkivreglementet ska arkivbeskrivningen revideras minst en gång om året eller när förändringar inträffar i vad som är myndighetens allmänna handlingar eller i hur dessa hanteras Förvaltningen har även andra hanteringsanvisningar för allmänna handlingar i form av rutinbeskrivningar och lathundar för t.ex. posthantering och diarieföring. Vård- och omsorgsnämnden ska uppdatera sin dokumenthanteringsplan och sin arkivbeskrivning. Vård och omsorgsnämnden rekommenderas att delegera till förvaltningschefen att anta dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning. Registrering och diarieföring Vård- och omsorgsnämnden har goda rutiner för posthanteringen. Postöppningen sker centralt och fullmakt finns. Det finns ersättare till registrator och man bedömer att registreringen fungerar väl även vid semester och sjukdom. Vård- och omsorgsnämnden har goda rutiner för sin diarieföring. Central diarieföring tillämpas både i Platina och i Treserva. Handlingar registreras samma dag som de kommit in av registrator. Eftersom handlingar inte skrivs i Platina kan registrator inte med hundra procents säkerhet säga att alla utgående handlingar som ska diarieföras verkligen blir Postadress241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webbwww.eslov.se
diarieförda. Registrator bedömer dock att det stora flertalet av de utgående handlingarna diarieförs. Varje handläggare öppnar sin egen e-post och skickar det de bedömer ska registreras till registrator. Registratorerna upplever att handläggare kan glömma bort att även e-posten ska diarieföras. Vård- och omsorgsnämnden har två diarieföringssystem, Platina som är det allmänna diariet och Treserva för individärenden. Såvitt registrator kan bedöma förekommer ingen dubbelregistrering av ärenden. I Platina registreras ca 500 ärenden om året. Positivt är att förvaltningen skriver ut ärendekortet och lägger det tillsammans med de diarieförda handlingarna, då detta leder till att man har god överblick över vilka handlingar som finns i ärendet. Diarieplanen för det allmänna diariet omarbetades år 2009 och upplevs som relevant och välfungerade av registratorerna. Vård- och omsorgsnämnden bör uppmärksamma handläggarna på att upprättade handlingar ska lämnas till diarieföring så snart handlingen är fårdigställd. Vård- och omsorgsnämnden bör uppmärksamma handläggarna på att de ska använda sig av dokument och ärendehanteringssystemet då de skriver tjänsteskrivelser. Vård- och omsorgsnämnden bör se över om det finns lathundar som täcker de dagliga rutinerna kring postöppning och diarieföring. Skrivmaterial Åldringsbeständigt papper köps in till förvaltningens skrivare. Arkivbeständigt papper används för att skriva ut protokoll. Alla namnunderskrifter ska göras med arkivgodkända pennor. Personalen är osäker på om Statens Provningsanstalts förteckning över godkända skrivmaterial följs vid t.ex. inköp av toner till skrivare. Vård- och omsorgsnämnden ska kontrollera huruvida Statens Provningsanstalts förteckning över godkända skrivmaterial följs på förvaltningen. Elektroniska format Förvaltningschefen är ansvarig för förvaltningens IT-system. Alla förvaltningens rutiner sker med datorstöd. Både de inkomna handlingarna och de underskrivna utgående handlingarna skannas och sparas som datafiler i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Originalen bevaras i dagsläget i pappersformat. Vård- och omsorgsnämnden överför elektroniska handlingar till papper i samband med arkivläggning. Det finns inga förvaltningsspecifika rutiner för säkerhetskopiering av elektronisk arkivinformation utan man förlitar sig på den back-up som IT-avdelningen gör för hela kommunen. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webb www.eslov.se
Mikrofilm Vård- och omsorgsnämnden har inga handlingar på mikrofilm. Gallring Vård och Omsorg rapporterar att skillnaden mellan resning och gallring inte är klar för förvaltningen. Det är registrator som rensar i diarieakterna, och arkivredogörarna som utför den av dokumenthanteringsplanen föreskrivna gallringen. Förvaltningen rapporterar att det dock sker gallring av handlingar utanför vad som föreskrivs av dokumenthanteringsplanen. Förvaltningen upplever det som ett större problem att gallringen inte sker, utan att man hellre sparar "för säkerhets skull". 1 Treserva upprättas gallringsprotokoll för de individärenden som gallras. För de handlingar som inte är registrerade i Treserva upprättas i dagsläget inga gallringsprotokoll. Ca 4 hyllmeter hälso- och sjukvårdsakter gallras om året. Mindre än 1 hyllmeter individ och familjeomsorgsakter gallras om året. Sekretesshandlingar som gallras lämnas till destruktion och destruktionsintyg lämnas regelmässigt. Dock är rutinerna för omhändertagandet av destruktionsintyg dåliga, då de inte hålls ordnade. Vård- och omsorgsnämnden ska gallra i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan. Vård- och omsorgsnämnden ska upprätta gallringsprotokoll för gallrade handlingar. (Där det inte redan görs). Vård- och omsorgsnämnden bör uppmärksamma handläggama på skillnaden mellan gallring och rensning. Vård- och omsorgsnämnden bör uppmärksamma handläggarna på att rensning av akterna bör ske så snart ett ärende är avslutat. Vård- och omsorgsnämnden bör hålla sina destruktionsintyg ordnade. Förvaring Vård och Omsorg uppger att en del av myndighetens allmänna handlingar förvaras i enskilda handläggares arbetsrum. Generellt sett så uppger dock förvaltningen att handläggare inte ska ha diarieförda handlingar på sina arbetsrum utan att man kopierar handlingarna som handläggarna ska arbeta med. Merparten av de sekretessbelagda handlingarna förvaras i närarkivet på förvaltningen. I närarkivet förvaras både handlingar från äldreomsorgen och individ och familjeomsorg vuxen i samma lokal. Akterna står öppet på hyllorna och alla som kan koden till närarkivet har åtkomst till dem. En del sekretessbelagda handlingar förvaras dock regelmässigt på handläggarens arbetsrum, arbetsrummet hålls dock låst då handläggaren inte är närvarande. Socialsekreterama förvarar sina handlingar i låsta skåp på sina arbetsrum. Tyvärr uppfyller inget av dessa skåp godkänd brandklassning för förvaring av arkivhandlingar. Det är dock trots allt positivt att de förvaras i låsta skåp. Postadress241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webbwww.eslov.se
Vård och Omsorg förvarar, precis som resten av kommunen, sina inskannade pappersfakturor hos det av kommunen anlitade inskanningsföretaget. Vård- och omsorgsnämnden ska förvara sekretessbelagda handlingar skyddat. Vård- och omsorgsnämnden bör beakta vem som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna i samband med att arkivlokalerna byggs om. Arkivlokaler Vård- och omsorgsnämnden använder sig av ett närarkiv, med rumsnummer 3207. Lokalen är ursprungligen byggd för att användas för arkivförvaring. Närarkivet innehåller ca 45 hyllmeter HSL-akter, 6 hyllmeter diarieakter inlåsta i dokumentskåp, 5 hyllmeter diarieförda handlingar i pärmar från och med 2003, 5 hyllmeter akter som tillhör IFO-vuxen och 8 hyllmeter leverantörsfakturor. I lokalen förvaras även tidsrapportering från LSS-assistenter i lösblad. En del av dessa ligger inklämda mellan två hyllsystem. I arkivet finns även 2 hyllmeter med överförmyndarnämndens handlingar, då den tidigare överförmyndarhandläggaren var anställd på Vård och Omsorg. I lokalen förvaras förutom arkivalier bland annat muggar, elektriska apparater, trycksaker och kontorsmaterial. Här finns även tomma sopsäckar och en papperskorg Arkivlokalen är försedd med brandlarm och har en brandsläckare inom föreskrivet avstånd. Ventilationen är försedd med brandspjäll. Dock uppfyller inte dörren till lokalen gällande brandklassning utan står enbart emot brand i enbart en timma Varken luftfuktighet eller temperatur i lokalen kontrolleras och förvaltningen kan inte heller ge besked om belysningen uppfyller de av arkivreglementet ställda kraven. Om de protokoll och diarieförda handlingar som inte har levererats till kommunarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen levereras som avsett, beräknas utrymmet räcka de närmaste 5 åren. Tidigare har nämnden även använt ytterligare en arkivlokal, rum 3218. I dag används denna lokal som postrum, och som förvaring för kontorsmaterial. Här förvaras även de diarieförda individ- och familjeomsorgshandlingar som inte leder till ett ärende samt biståndsbedömarnas handlingar. Dessa förvaras i brandsäkra plåtskåp där ingen annan än handläggarna har tillgång till nyckeln. n Vård- och omsorgsnämnden ska enbart förvara allmänna handlingar i sina arkivlokaler. De handlingar som förvaras i arkivlokalen ska förvaras ordnade. Vård- och omsorgsnämnden ska verka för att hyresvärden uppfyller de av arkivreglementet ställda kraven på arkivlokaler för de arkivutrymmen som förhyrs av nämnden Vård- och omsorgsnämnden ska kontrollera att deras arkivlokaler håller föreskriven temperatur och luftfuktighet. (18 C ± 2 C, RF 40 % ±10%) Vård och Omsorg bör se över vilka av deras anställda som ska ha tillgång till arkivlokalen. Postadress241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webbwww.eslov.se
Utlån Vård- och omsorgsnämnden har inga fastställda rutiner för utlån av nämndens allmänna handlingar. Förvaltningen anser att detta inte behövs då man inte lånar ut originalhandlingar utan enbart lämnar ut kopior till dem som vill ta del av nämndens handlingar. Enligt kommunens arkivreglemente får dock allmänna handlingar lånas ut under vissa betingelser, och då begränsningar av utlån ska beslutas av arkivmyndigheten (d.v.s. kommunstyrelsen) har förvaltningen ingen rätt att neka utlån av originalhandlingar då arkivreglementets krav på låntagaren upp fylls. Vård- och omsorgsnämnden ska fastställa rutiner för utlån av nämndens allmänna handlingar. Rekommendation Vård- och omsorgsnämnden bör informera förvaltningens anställda om vilka rutiner som gäller för utlån av allmänna handlingar. Leveranser Vård- och omsorgsnämnden har behov av att leverera handlingar till kommunarkivet, främst protokoll och diarieförda handlingar. Man har inte levererat enligt dokumenthanteringsplanen då handläggarna och registratorer har upplevt att de inte haft tid att rensa de handlingar som ska levereras till kommunarkivet. Vård- och omsorgsnämnden ska leverera handlingar till kommunarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vård och Omsorg bör avsätta tid till handläggare och arkivredogörare att rensa de handlingar som ska levereras till kommunarkivet och gallra de handlingar som ska förstöras. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefort 0413-620 00 Telefax E-post kommunstyrelsen@eslov.se webb www.eslov.se