TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Barn- och utbildningsförvaltningen 2014-01-17 Dnr: 2013/846-UAN-013 Helena Larsson - bunhl01 E-post: helena.larsson@vasteras.se Kopia till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Beslut - Intern kontroll, riskhanteringsplan för åtta fastställda riskområden Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fastställer riskhanteringsplanen 2014 för de åtta riskområden som identifierats och beskrivits i 2014 års internkontrollplan. Ärendebeskrivning Basen i arbetet med intern kontroll är riskanalysen. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden uppdrog vid sammanträdet den 2 oktober 2013 till presidiet att ta del av förvaltningens samlade riskanalys samt att bereda ett förslag till internkontrollplan 2014. Presidierna för barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har tillsammans vid två tillfällen tagit del av verksamhetens riskanalyser, diskuterat vilka riskområden som är mest relevanta ur ett politiskt ledningsperspektiv, och som därmed prioriterade för att lyfta in i nämndernas internkontrollplan. Internkontrollplanen för 2014 har fokus på följande riskområden. 1. Dialogen mellan enhet och nämnd. 2. Redovisningen av förvaltningens overheadkostnader. 3. Tillämpningen av beslutade resursfördelningsmodeller. 4. Beslutsunderlagen till nämnderna. 5. BIBASS+ och tilläggsbelopp. 6. Samordning och planering av barn- och elevvolymer. 7. Tillgången till vikarier. 8. Säkerställande av kvalitet i förskolechefs och rektors myndighetsbeslut. I den bifogade riskhanteringsplanen framgår ansvarig tjänsteman för respektive riskområde, aktiviteter som ska genomföras i syfte att undanröja hinder för att verksamheten bedrivs lagligt, effektivt och med en tillförlitlig rapportering. Den ansvarige tjänstemannen är fadder för riskområdet och har ansvar för att planerade aktiviteter genomförs. Direktören och enheten för styrningsstöd bedömer statusen inom riskområdet och rapporterar till nämnd. Riskområdet får vid årets slut ett samlat omdöme enligt trafikljusmodell. Riskområden som vid årets slut fortsatt är röda eller Skickad av: Helena Larsson - bunhl01
VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) 2014-01-17 Dnr: 2013/846-UAN-013 gula följer med i underlaget till nästa års internkontrollplan. Bilagor Riskhanteringsplan 2014 för utbildnings-och arbetsmarknadsnämnden
Samordning o planering av barn- och elevvolymer Leif L mfl Risk för att enheterna i budgetarbetet överskattar antalet barn och elever, vilket kan innebära att det sammantagna budgeterade antalet barn och elever blir orimligt högt. Risk finns också för det motsatta scenariet, att verksamheten budgeterar och dimensionerar för ett för lågt antal barn och elever. I tertial 1 och 2 görs under särskild rubrik en analys av volymen barn och elever i budget och utfall. Tilldelningsekonomin har ansvar för att i samverkan med verksamhetsekonomin göra analysen. Stefan, Etableringen av nya fristående verksamheter Bengt, beaktas. Planeringsenheten och enheten för Ingrid o styrningstöd bidrar. Christel Om så sker betyder det i praktiken att det finns behov av att samordna tilldelningsekonomin bedömning av rimliga volymer inom de olika verksamhetsområdena med de volymer som enheterna budgeteterar för I budget 2014 finns det i stort en samstämmighet i barn och elevtal mellan tilldelningsekonomin och verksamhetsekonomin. Denna redovisas i budgethandlingar och bokslutshandlingar till nämnderna. Stefan, Bengt, Ingrid o Christel Förskolechefer och rektorer förväntas hålla budget men har inte tillräckligt stöd i bedömningen av enhetens intäkter (volymerna). Placeringsassistenterna ska knytas närmare verksamhetscheferna och det förväntas ge förutsättningar för en säkrare volymplanering. VC fsk säkerställ er i projektet Förvaltningen utreder möjligheten att på ett enkelt sätt samla bättre information om elevers val av skola oavsett om det gäller val av fristående eller kommunal skola. VCgrundskol a
Tilldelningsekonomin södjer verksamheten i bedömningen av inflödet av interkommunala barn o elever Ingrid, stefan o Christel
BIBASS+ och tilläggsbelopp Teddy Nämnderna ser en risk att processen BIBASS+ inte till fullo är implementerad enligt den modell som beslutades i nämnderna hösten 2011. Grundlig genomgång av nämndernas beslut i Ledarforum. I dialogen med enheterna framgår att rektorer och förskolechefer inte är införstådda med hur processen går till. Damma av och säkra att processen fungerar - remissa och förankra i Ledarformum. Återkoppla till nämnd när detta fungerar. första juni 14 Det finns nu prejudicerande domar avseende tilläggsbelopp till fristående skolor som visar att den modell som båda nämnderna beslutat om är den ordning som förordas i högsta förvaltningsdomstolen. Risk att vi ändå inte upprätthåller kvalitet i processen Minska avståndet mellan BIBASS +processen i den kommunala skolan och processen med tilläggsbelopp till fristående skolor. Avstämning ska göras kontinuerligt för att säkerställa likvärdighet. Rapport i bokslutet avseende tilläggsbelopp. En tydlig tidplan för hela BIBASS+ arbetet tas fram och följs - särskilt viktigt inför budgetbesluten i nämnderna
Dialogen mellan enhet o nämnd Jan L Risk att inte dialogen mellan nämnd o enhet finner fungerande former. Datum o plats tidigt till nämnd Risk att förutsättningarna för konstruktiva samtal är bristfälliga. Syfte med dialogen klargörs både i nämnderna och via ledarforum till rektorer o förskolechefer Risk att samtalen förs utifrån väldigt olika verklighetsbilder vilket riskerar medföra att förtroendet mellan nämnd och enhet försämras. Risk att nämnden inte får ett relevant vägledning från verksamheten i budgetprocessen Samlad bild över verksamheternas måluppfyllelse och ekonomiska läge ges. nämnd innan dialog, liknande återkoppling via ledarformum till verksamhetschefer och förskolechefer Planeras gemensam uppstart för hela förvaltningen avseende budgetprocess 2015. Den 5/2 Insidan, särskilt styrdokumenten kopplade till "så här styrs BUF" revideras. Ekonomistyrning och verksamhetsstyrning länkas samman och nya processer och nya begrepp kopplade till ny organisation arbetas in. Styrdokumentet "Pedagogiska nämndernas styrmodell" ska vara infärgat av de övergripande effektmålen för den nya skolorganisationen. Säkerställa att förvaltningen gör verkstad av modellen "hårt" och "mjukt" fönster. Kräver samverkan mellan olika kompetenser och ska inte belasta enhetscheferna.
Bristfälliga beslutsunderlag till nämnd Minna Carin o Kristina Bristfälliga beslutsunderlag leder till ineffektiva nämndsmöten och en otrygghet i beslutsfattandet. Otydliga beslutsunderlag skapar osäkerhet i vad beslutet egentligen innebär och den tänkta verkställigheten riskerar då att utebli eller feltolkas. Nämnderna har sedan januari 2013 ansvar för hela den kommunala skolverksamheten. Beräknad sammanträdestid är ungefär densamma som i gamla organisationen. Detta ställer högre krav på formalian i nämndsprocessen. Fler ärenden går upp i nämnderna utan föredragning, både informations- och beslutsärenden. Sammantaget hanterar nämnderna fler ärenden och har ett mer omfattande material för inläsning. Tjänsteskrivelser till nämnd måste hålla hög kvalitet.
Riskområde Aktiviteter Ansvarig Kontrolltid Lägesbedömning Färg Redovisningen av förvaltningens overheadkostnader Bengt K Den övergripande risken är att nämnderna inte kommer att ha tillräcklig insyn i hur overheadkostnaderna utvecklas över tid. Det finns från nämnderna ett formulerat krav på insyn och kontroll över förvaltningens centrala overheadkosntder och från enheterna en förväntan om delaktighet i dimensioneringen och utformningen av overheaden. För att säkerställa att frågan fortsatt blir prioriterad och hanterad på bästa vis så läggs den i internkontrollplanen. Overheadkostnader redovisas på ett tydligt sätt i bokslut och budget. Det ska vara enkelt att jämföra och följa utvecklingen av overheadkostnaderna över tid. Redovisa i särskild bilaga enlig framtagen modell. Redovisa kostnader för olika centrala funktioner. På Ledarforumträffar redovisa för rektorer och förskolechefer. Tillsammans med rektorer och förskolechefer bedöma vilka områden som lämpar sig för att vara "valbara" och vilka som inte bör vara Bengt K valbara. Utveckla, kommunicera och skapa med stöd förståelse för lämpliga prismodeller. av Stefan De ekonomer som kontinuerligt möter enhetscheferna har en viktig roll att kommunicera både ersättningsmodeller och prismodeller för finansiering av gemensamma funktioner, samt att förmedla tillbaka enhetschefernas synpunkter. Ekonomienheten kommer fortsatt utveckla ekonomipedagogiken i dessa möten. Bengt K
Säkerställande av kvalitet i förskolechefers och rektorers myndighetsbeslut Erik J Bengt L Rektorer tar i sin vardag många beslut. Ofta tas beslut utifrån den erfarenhet rektor /förskolechef har sedan tidigare, mer sällan utifrån att rektor / förskolechef grundar beslutet på det lagrum som reglerar frågeställningen. Detta medför risk för att beslut fattas på felaktig grund och att det kontinuerliga lärandet i yrkesutövningen uteblir. Nämnderna lyfter detta till en generell risk för alla verksamhetsområden i förvaltningen Ledarforum med tema skoljuridik under våren. Fånga upp beslutsområden som organisationen vet att det finns förbättringsvinster att göra. Jobba med lärande case i samarbete med enheten för styrningsstöd. Mål att kontinuerligt lära av varandra.
Carina L o Tillgången till vikarier Yvonne C Nämnden ser allvarligt på signaler från enheterna om svårigheter att rekrytera vikarier. Brist på personaler riskerar leda till stängda förskoleavdelningar och inställda lektioner Riskområdet lyfts också indirekt till nämnd via nämndsinitiativet om garanterad undervisningstid i grundskolan. Brist på vikarier riskerar att elevernas garanterade undervisningstid inte uppfylls. Projekt med Syfte att utreda organisering och hantering vad gäller kortare bemanningsbehov samt att kvalitetssäkra bemanningsprocessen när det gäller att rekrytera medarbetare med rätt kompetens och en effektiv LAS-hantering. Projektledare tillsatt VBU framtaget Säkerställa att skolhuvudmannen kan följa lagligheten avseende total undervisningstid. Verksamheten kan hämta stöd från skolverkets rapport "Att fånga undervisningstiden med målen i fokus" HR-chef HR-chef HR-chef VC Uppföljning av total undervisningtid finns ej Uppföljning av elevers sjukfrånvaro, rapporteras till nämnd VC Uppföljning av elevers ogiltiga frånvaro, rapporteras till nämnd VC Uppföljning av beviljade ledigheter, rapporteras till nämnd VC Uppföljning av schemabrytande aktivieter (i praktiken innebärande att schemalagd undervisning inte genomförs) Återrapporteras till rektorsgruppen, i syfte att rektor inte ska missa att också detta påverkar. VC
Ha med garanterad undervisningstid i uppföljngssamtalen och på så vis öka medvetenheten. (T1,T2, boksl.) VC
Tillämpning av beslutade resursfördelningsmodeller Bengt K Risk att nämndernas beslutade resursfördelningsmodeller omprövas och att enheterna tilldelas budgetmedel på andra grunder än de som beslutats av nämnderna Alla rektorer och förskolechefer behöver ha en god kunskap om hur resursfördelningsmodellerna fungerar. Verksamhetsekonomerna är nyckelpersoner. Fortbilda verksamhetsekonomerna inom området resursfördelning. Ytterligare stärka samverkan inom förvaltningens ekonomifunktioner och ordna Bengt K internutbildningar. mfl Fortsatt stärka den politiska styrningen i hela budgetprocessen. Verksamhetsekonomin får utrymme i nämnderna nov - febr. Den perioden arbetar enheterna och verksamhetsområdena intensivt med sina budgetar. Nämnderna är informerade och involverade i de utmaningar som är av större vikt inför det nya budgetåret. Nämnderna får en bättrre insyn i hur beslutade modeller fungerar och vilka ev korrigeringar som kan behövas. De enheter som budgeterar stora underskott har ett särskilt uppdrag att forsätta arbetet med att genomlysa kostnadssidan samt att ta fram en plan för ekonomi i balans. Drifts- och inköpsprojektet prioriterar dessa enheter.
Barnets rättigheter CHECKLISTA 1 (1) Datum 2014-01-21 Checklista för konventionen om barnets rättigheter för de pedagogiska nämnderna i Västerås. Syftet med checklistan är att varje beslut som rör barn och ungdomar ska föregås av en bedömning om barns rättigheter tillvaratagits i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. Barnchecklistan ska upprättas vid beredning av ärenden till nämnd och ska bifogas ärendet som en bilaga. Kontaktuppgifter Nämnd Barn- och ungdomsnämnden Handläggare Helena Larsson Ärende Riskhanteringsplaner till de åtta riskområden i internkontrollplanen 2014 Dnr PNS27 2013-02 Västerås stad, Konsult och Service Checklista inför beslut Kommer beslutet på ett allmänt och/eller avgörande sätt, direkt eller indirekt, beröra barn/ungdomar? Ja Nej Motivera svaret Beslutet berör indirekt barn och unga. Syftet med beslutet är att stärka effektiviteten, lagligheten i barn- och utbildningsförvaltningen. Målet är att all kärnverksamhet där barn och ungdomar finns ska påverkas positivt av detta. Beslutet syftar också till att säkerställa goda beslutsunderlag till nämnderna för att nämnderna ska kunna fatta väl underbyggda beslut kring de verksamheter som är väldigt viktiga för alla barn och ungdomar i Västerås. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Nej Motivera svaret Förutsättningarna för att driva bra verksamhet stärks vilket innebär att barns och ungdomars bästa är satt i främsta rummet. Det är exempelvis bra för barn och unga att skolor o förskolor har bättre framförhållning i volymplaneringen. Det stärker stabiliteten på enheterna. Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? Ja Nej Motivera svaret Barn och ungdomar påverkas indirekt. Beslutet innebär att förvaltningen genomför att antal aktiviteter som i sig inte är intressanta för barn och ungdomar men som i slutändan gagnar barn. Har särskild hänsyn tagits till barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Ja Nej Motivera svaret En del i beslutet syftar till att stärka processen BIBASS+ och tilläggsbelopp, en annan del att ge rektorer och förskolechefer stöd och utbildning i myndighetsrollen. Det är indirekt betydelsefulla beslut för barn i behov av särskilt stöd. Organisationsnr: 212000-2080 Postadress Besöksadress Kontaktcenter Webbplats Västerås stad Stadshuset 021-39 00 00 www.vasteras.se Barn- och utbildningsförvaltningen 721 87 Västerås E-post buf@vasteras.se