Steg för steg Så här förbereder du din förskola/skola för att arbeta i Unikum Detta är en guide för dig som administratör för förskola/skola, som skall förbereda din förskola eller skola för att börja arbeta med Unikum. Mer om vad en Administratör gör i Unikum finns i vår Guide för administratörer. Vi förutsätter att: Du har bekantat dig med Unikum Din förskola/skola finns inlagd i Unikum Du har dina inloggningsuppgifter Guiden är upplagd så här: Generell information, dvs sådant som gäller alla oavsett vilka moduler i Unikum man använder Specifika förberedelser för respektive modul Information om hur du importerar data i Unikum Innan du sätter igång Kontrollera att du har Administratörsrättigheter i Unikum för förskolan/skolan du skall arbeta med. Det krävs för att du skall kunna lägga till avdelningar/klasser/grupper, personal, barn/elever och vårdnadshavare. Du ser det genom att ikonen Admin syns när du ställer dej på förskolan/skolans startsida. Mata in en och en, eller importera från fil? Ett beslut man måste ta innan man börjar med förberedelserna är om man vill hantera alla personer (barn/elever, personal, vårdnadshavare re mm) manuellt, dvs registrera dem en och en, eller importera personerna. Är det endast ett fåtal personer är det enklast att mata in dem en och en, men om det är mer än en handfull personer är det mest rationellt att använda funktionen Importera personer, se avsnittet på sidan 8. Några viktiga punkter Använd ALLTID riktiga personnummer Dela inte ut Admin-behörighet till fler än än nödvändigt Om du vill importera personer, läs noga instruktionerna och be om hjälp från Unikum om du är osäker [1]
Så här gör du: 1. Skapa Avdelningar, Grupper, Klasser och Arbetslag i förskolan/skolan Gå till förskolans/skolans startsida Klicka på Lägg till klass Fyll i namn, ev beskrivning, ladda ev upp en bild och spara Lägg in såväl avdelningar, grupper, klasser och arbetslag på samma sätt Tips! Skriv gärna något mer än en siffra i namnet, för att skilja Klasser, Grupper och Arbetslag åt, t ex Klass 3A, År 2, Grupp A7G, Lag B Bildarna 2. Lägg in personalen Gå till förskolans/skolans startsida Klicka på fliken Personal Klicka på Lägg till personal Fyll i förnamn, efternamn, personnummer med tolv siffror (inklusive 19 eller 20 ) och e-post samt ev ytterligare uppgifter och spara OBS! Om du försöker lägga in en person vars personnummer redan används av en användare i Unikum kommer du få en fråga om det är samma användare du avser och i så fall vill koppla denna, eller om du skall avbryta inmatningen. (Två användare kan ej läggas in med samma personnummer.) Inloggningsuppgifter till personal Detta kan du göra på flera sätt: Via e-post genom att klicka på länken i det gröna meddelandefältet direkt efter det att en enstaka ny användare sparats Via fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola (Observera att här visas alla nya användare oavsett roll.) Bocka för de nya användarna som ska få inloggningsuppgifter och klicka på Skicka lösenord (längst ner). (Endast användare med e-postadress är klickbar.) Via fil/utskrift från fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola Tips! Under fliken Alla användare för respektive avdelning/klass kan du se om alla verkligen har lyckats logga in. [2]
3. Koppla personal som Admin för förskola/skola En användare kan ha flera olika uppgifter och roller i Unikum, precis som i verkligheten. De olika rollerna behöver kopplas till respektive användare. Börja med att ge Admin-rättighet till de som skall ha det, t ex rektorer, skoladministratörer och ITsamordnare. Gå till förskolans/skolan startsida Klicka på fliken Administratörer Klicka på Hämta admin (om personen redan är inlagd på skolan som personal, annars klicka på Lägg till admin, se punkt 2. Lägg in personal) Klicka på Visa (längst bort till höger) så kommer all inlagd personal på den aktuella förskolan/skolan fram Bocka för den aktuella personen och klicka på Ange som administratör för Kontrollera under fliken Administratör att personen finns 4. Koppla personal som Admin för avd/klass Ge förslagsvis avdelningspersonal/klasslärare Admin-roll för sin avdelning/klass på samma sätt. Dessa kan då de lägga in eller ändra inställningar för barn/elever och Vårdnadshavare för barnen/eleverna. Gå till aktuell avdelnings/klass startsida Klicka på fliken Administratörer Klicka på Hämta admin (om personen redan är inlagd på skolan som personal, annars klicka på Lägg till admin, se punkt 2. Lägg in personal) Klicka på Visa (längst bort till höger) så kommer all inlagd personal på den aktuella förskolan/skolan fram Bocka för den aktuella personen och klicka på Ange som administratör för 5. Koppla personal till Avdelning/Klass eller Grupp För varje Avdelning, Klass eller Grupp kopplar du samtliga pedagoger/lärare som arbetar med barnen/eleverna som Lärare för avdelningen/ i klassen. Gå till aktuell avdelnings/klass startsida Klicka på fliken Lärare Klicka på Hämta lärare (om personen redan är inlagd på skolan som personal, annars välj knappen Lägg till lärare, se punkt 2. Lägg in personal) Klicka på Visa längst bort till höger så kommer all inlagd personal på den aktuella förskolan/skolan fram Bocka för den aktuella personen och klicka på Ange som lärare i klassen [3]
6. Personalen lägger in bilder, kontaktuppgifter och presentationer Bilderna och presentationerna har stor betydelse för användarnas känsla när de använder Unikum. Det är oftast bättre att lägga in en lite enklare bild först som sedan kan förbättras, än att vänta med att lägga in bild till man har den perfekta bilden. 7. Lägg in barn/elever Detta kan göras av skolans administratör eller av avdelningspersonal/klasslärare som är Admin för sin avdelning/klass. Klicka på aktuell avdelnings/klass startsida Klicka på fliken Elever Klicka på Lägg till ny elev Fyll i förnamn, efternamn, personnummer med tolv siffror ( inklusive 19 eller 20 ) och e-post samt ev ytterligare uppgifter och spara OBS! Om du försöker lägga in en person vars personnummer redan används av en användare i Unikum kommer du få en fråga om det är samma användare du avser och i så fall vill koppla denna, eller om du skall avbryta inmatningen. (Två användare kan ej läggas in med samma personnummer.) Inloggningsuppgifter till barn/elev Detta kan du göra på flera sätt: Via e-post genom att klicka på länken i det gröna meddelandefältet direkt efter det att en enstaka ny användare sparats Via fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola (Observera att här visas alla nya användare oavsett roll.) Bocka för de nya användarna som ska få inloggningsuppgifter och klicka på Skicka lösenord (längst ner). (Endast användare med e-postadress är klickbar.) Via fil/utskrift från fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola Tips!! Under fliken Alla användare för respektive avdelning/klass kan du se om alla verkligen har lyckats logga in. [4]
8. Koppla mentor till varje barn/elev Alla barn/elever behöver en mentor. Mentorskopplingen mellan barn/elev och pedagog/lärare är individuell, och inte automatiskt kopplad till pedagogen/läraren för avdelningen/klassen. Varje barn/elev kan ha flera mentorer. Mentor har ett överordnat ansvar för barn/elev och är t ex den som startar IUP-processen genom att välja IUP-mall. Gå till aktuell avdelning/klass Bocka för de barn/elever som ska ha samma mentor Välj knappen Välj mentor Välj knappen Visa längst bort till höger för att få fram all personal på aktuell förskola/skola (eller begränsa urvalet med en sökning på namn i rutan Sök) Bocka för den aktuella mentorn och klicka på Ange som mentor för 9. Lägg in och koppla Vårdnadshavare Detta kan t.ex. göras i samband med föräldramöte. Vi rekommenderar starkt att båda vårdnadshavarna till varje barn/elev läggs in, och inte bara en av dem. Vi rekommenderar också starkt att föräldrarna får tillräcklig information om Unikum innan de får inloggningsuppgifterna. (Tips! Den som är skoladministratör på förskolan/skolan kan importera alla vårdnadshavarna för förskolan/skolan så kan den som är admin för avdelning/klass hämta rätt vårdnadshavare för varje barn/elev. Se i så fall importer sidan?) Klicka på aktuellt barn/elev Klicka på fliken Relationer Välj Ny VH (eller Hämta VH om vårdnadshavaren redan finns på förskolan/skolan) Fyll i förnamn, efternamn, personnummer med tolv siffror ( inklusive 19 eller 20 ) och e-post samt ev ytterligare uppgifter och spara OBS! Om du försöker lägga in en person vars personnummer redan används av en användare i Unikum kommer du få en fråga om det är samma användare du avser och i så fall vill koppla denna, eller om du skall avbryta inmatningen. (Två användare kan ej läggas in med samma personnummer.) Inloggningsuppgifter till vårdnadshavare Se till att alla får sina inloggningsuppgifter och lösenord. Detta kan du göra på flera sätt: Via e-post genom att klicka på länken i det gröna meddelandefältet direkt efter det att en enstaka ny användare sparats [5]
Via fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola (Observera att här visas alla nya användare oavsett roll.) Bocka för de nya användarna som ska få inloggningsuppgifter och klicka på Skicka lösenord (längst ner). (Endast användare med e-postadress är klickbar.) Via fil/utskrift från fliken Nya användare för respektive avdelning/klass/grupp eller förskola/skola Tips!! Under fliken Alla användare för respektive avdelning/klass kan du se om alla verkligen har lyckats logga in. 10. Förskola/skola, avdelningar/klasser och personer har bilder, kontaktuppgifter och presentationer Som sagts tidigare, bilder och presentation har stor betydelse för användarnas känsla när de använder Unikum. Bilder och kontaktuppgifter ser du lättast på Klasslistan Föräldrar/barn/elever ansvarar själva för att lägga in och uppdatera telefon, epost, mobil etc [6]
Förberedelser för respektive modul IUP (Alla skolformer) Varje termin behöver elev/barn en ny "IUPunderlag för utvecklingssamtal (inkl. skriftliga omdömen och IUP för grundskolan). Första terminen behöver du som administratör lägga in den mallen på eleverna/barnen men sen sköts det vanligtvis av barnets mentor. mall" dvs Bedömning (Ej förskola) En del i Unikums bedömningsverktyg är måluppfyllelsestatistik. För att den ska bli riktig måste parametern "Skolår" vara riktigt satt för alla eleverna. Matris (Alla skolformer) Arbetet med att skapa, redigera och använda bedömningsmatriser sköts vanligtvis av lärarna själva, dvs inga förberedelser krävs. Men du som administratör kan tilldela matriser till eleverna om så önskas. Välja och tilldela IUP-mall till barnen/eleverna Gå till aktuell avdelning/klass Klicka på IUP-ikonen Bocka för de aktuella barnen/eleverna Klicka på knappen Starta ny IUP Klicka på Använd (till höger om önskad IUP) Bocka för de aktuella ämnena (gäller ej förskola) Välj knappen Starta planen Registrera rätt skolår på varje elev Gå till aktuell klass Bocka för de aktuella eleverna som ska ha samma skolår Klicka på aktuellt skolår i rullisten vid Sätt skolår till Vänta till uppdatering skett (behövs inte spara) Kontrollera att det blev rätt Välja och tilldela matris/matriser Gå till aktuell avdelning/klass Klicka på Bedömnings-ikonen Klicka på knappen Tilldela matriser till Klass. Bocka för önskad matris Bocka ev bort de elever som ej ska ha matrisen Klicka på knappen Tilldela matris (längst ner) LPP (Alla skolformer) Arbetet med att skapa, redigera och använda bedömningsmatriser sköts vanligtvis av lärarna själva, dvs inga förberedelser krävs. Portfolio (Alla skolformer) Innan skolan kan börja använda Portfolioverktyget behöver Modulen aktiveras och några inställningar göras. Manifest - i den rutan skriver ni in hur förskolan/skolan arbetar med Portfolio för att göra det tydligt för alla föräldrar och elever/barn. Den texten ser både lärare, elever och vårdnadshavare. Reflektionsfrågor - Här lägger ni in de frågor som ska komma upp som "default" när ett nytt Portfolioinlägg skrivs. Detta spar tid och gör arbetet enklare för de som jobbar med Portfolion. Standardfrågorna kan bytas ut för enskilda inlägg vid behov. Aktivera och ev ändra manifest Gå till aktuell förskola/skola Klicka på Portfolio-ikonen Ändra ev på text och flikar Välj knappen Spara [7]
Importera personer (barn/elever, personal, vårdnadshavare) Om man har möjlighet att få ut data/information från det skoladministrativa systemet för de personer man vill använda i Unikum kan man sedan importera dessa i Unikum. På vår hemsida (http:///support/hjalp/admin/howto-importusers) importusers) finns mycket information om detta samt en Excelfil som man kan använda som mall. I instruktionerna nedan hänvisar vi till den Excelfilen så det är bra att börja med att hämta och spara ner den. Importera personal Läs instruktionerna noga i fliken Instruktioner i ovan nämnda Excelfil Gör i ordning och spara en fil med personal med aktuella kolumner och rätt format (se fliken Instruktioner och fliken Personal i Excelfilen) Gå in i Unikum Gå till aktuell skola Klicka på fliken Personal Klicka på knappen Importera personal Bläddra fram din aktuella fil Klicka på aktuell filkodning (vanligast är ISO-8859-1) Klicka på knappen Ladda upp Granska noga raderna, och fortsätt om allt ser allt bra ut, annars avbryt OBS! Kontrollera noga att å, ä och ö ser bra ut i för- och efternamn och övriga uppgifter Klicka på knappen Importera valda användare För att sedan koppla dessa som pedagoger till rätt avdelning/klass, se punkt 5 För att sedan koppla dessa som mentor för rätt barn/elev, se punkt 8 Importera barn/elever Läs instruktionerna noga i fliken Instruktioner i ovan nämnda Excelfil Gör i ordning och spara en fil med barn/elever med aktuella kolumner och rätt format (se fliken Instruktioner och fliken Elever i Excelfilen) Gå in i Unikum Gå till aktuell skola Gå till aktuell avdelning/klass Klicka på fliken Elever Klicka på knappen Importera elever Bläddra fram din aktuella fil Klicka på aktuell filkodning (vanligast är ISO-8859-1) Klicka på knappen Ladda upp Granska noga raderna, och fortsätt om allt ser allt bra ut, annars avbryt OBS!! Kontrollera noga att å, ä och ö ser bra ut i för- och efternamn och övriga uppgifter Klicka på knappen Importera valda användare [8]
Importera vårdnadshavare Läs instruktionerna noga i fliken Instruktioner i ovan nämnda Excelfil Gör i ordning och spara en fil med vårdnadshavare med aktuella kolumner och rätt format (se fliken Instruktioner och fliken Föräldrar i Excelfilen) Gå in i Unikum Gå till aktuell skola Klicka på fliken Vårdnadshavare Klicka på knappen Importera vårdnadshavare Bläddra fram din aktuella fil Klicka på aktuell filkodning (vanligast är ISO-8859-1) Klicka på knappen Ladda upp Granska noga raderna, och fortsätt om allt ser allt bra ut, annars avbryt OBS! Kontrollera noga att å, ä och ö ser bra ut i för- och efternamn och övriga uppgifter Klicka på knappen Importera valda användare För att sedan koppla dessa till rätt barn/elev, se punkt 9 [9]