Malmö stad Kulturförvaltningen 1 Datum 2016-01-25 Vår referens Anja Angsmark HR konsult Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2015 KN-2015-3498 Sammanfattning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. Ett viktigt område är medarbetarnas arbetsmiljö. Arbetsmiljörapport tas fram årligen och är ett tillbakablickande dokument som beskriver arbetsmiljön under det gångna året. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att med godkännande lägga informationen till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2015 Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2015 Beslutsplanering Kulturnämndens arbetsutskott 2016-02-08 Kulturnämnden 2016-02-18 Ärendet Information till kulturnämnden enligt arbetsmiljörapport 2015. Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör SIGNERAD
Malmö stad Kulturförvaltningen Arbetsmiljörapport 2015 Inledning Samverkans- och arbetsmiljöarbetet Rehabiliteringsprocessen Sjukfrånvaro och frisknärvaro i siffror Friskvård Årlig skyddsrond/arbetsmiljökartläggning Arbetsskador och tillbud Arbetsmiljörapport 2015 KULTURFÖRVALTNINGEN Södergatan 9 211 34 MALMÖ Tel. 040-34 10 00 Org.nr. 212000-1124 kulturkansli@malmo.se www.malmo.se/kultur
2 (7) Inledning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. För att uppnå kulturnämndens mål och kulturförvaltningens åtaganden är det viktigt att alla medarbetare har en god möjlighet att vara delaktiga, ta ansvar och använda sitt inflytande. Ett viktigt område är medarbetarnas arbetsmiljö. Arbetsprocess, arbetsmiljörapport Arbetsmiljörapport upprättas årligen och är ett tillbakablickande dokument som beskriver arbetsmiljön under det gångna året. Arbetsmiljörapporten behandlas i förvaltningsrådet/skyddskommittén samt därefter i kulturnämnden. Syftet med rapporten är att följa upp arbetsmiljön inom kulturförvaltningen. Rapporten avser perioden 2015-01-01 2015-12-31. Samverkans- och arbetsmiljöarbetet Malmö stad har sedan 2013 en kommungemensam utbildning i arbetsmiljö, hälsa och samverkan. Utbildningen riktar sig till chefer, fackliga företrädare i samverkansgrupper samt skyddsombud. Utbildningen omfattar fem avsnitt fördelade på fyra halvdagar och en heldag. Målet med utbildningen är att chefer ska kunna bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete samt följa och leva upp till samverkansavtalet tillsammans med sina medarbetare, skyddsombud och fackliga företrädare. För att nya chefer i Malmö stad ska kunna ta emot fördelning av arbetsmiljöuppgifter krävs deltagande i den kommungemensamma arbetsmiljöutbildningen. Under 2015 har kulturförvaltningens chefer, fackliga företrädare i samverkansgrupper och skyddsombud deltagit i utbildningen enligt följande: Tre chefer har genomfört vardera ett avsnitt. Två skyddsombud har genomfört hela utbildningen. Ett skyddsombud har genomfört två avsnitt. Utöver den kommungemensamma arbetsmiljöutbildningen har kulturförvaltningen utbildat och utvecklat förvaltningens chefer inom arbetsmiljöområdet på följande sätt: Nya chefer erhåller introduktion. Mars 2015 föreläsning Forskning kring ledarskap, extern föreläsare. Maj 2015 föreläsning och arbete med Feedback, extern föreläsare. September 2015 utbildning om Psykosocial arbetsmiljö, extern föreläsare.
3 (7) Rehabiliteringsprocessen En väl fungerande rehabiliteringsprocess är en förutsättning för att minska sjukfrånvarons omfattning och längd. I den kommungemensamma rehabiliteringsprocessen tydliggörs bland annat vikten av aktiva och tidiga insatser vid sjukfrånvaro samt insatser vid upprepad korttidsfrånvaro. Målet är att genom minskad frånvaro uppnå kontinuitet i verksamheterna och därmed bättre service till Malmöborna. Rehabilitering på grund av korttidsfrånvaro Chefen (i samråd med HR- konsult) följer kontinuerligt upp vilka medarbetare som har fler än sex sjukfrånvarotillfällen under den senaste tolvmånadersperioden. För 2015 var den siffran 10 personer (7 kvinnor och 3 män). För 2014 var den siffran 10 personer (6 kvinnor och 4 män). Hälsosamtal (Feelgoodprojektet) Kulturförvaltningen följer Malmö stads rehabiliteringsprocess gällande all sjukfrånvaro. Förutom detta har förvaltningen en förstärkt rutin för att hantera korttidsfrånvaro. Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro (mer än 6 ggr per 12 månader) bokas genom rekvisition (via chef samt HR) direkt till Case Manager/Hälsocoach på Feelgood för ett hälsosamtal. Vid hälsosamtalet upprättas en handlingsplan för fortsatta insatser. Handlingsplanen återkopplas till arbetsgivare för vidare diskussion med aktuell medarbetare. Rutinen med Feelgoodprojektet pågår sedan 2011 och utvärderades 2013. Rehabilitering på grund av långtidsfrånvaro Under 2015 var 50 personer dvs 8,46 % av kulturförvaltningens 423 (2015-12-31) medarbetare sjukskrivna längre period än 14 dagar. Detta är en ökning med 20 personer sedan 2014. Fördelat på kvinnor och män så är det 38 kvinnor (6,68 %) och 12 män (13,66 %) som har längre sjukfrånvaro än 14 dagar.
4 (7) Sjukfrånvaro och frisknärvaro i siffror Frisknärvaro En stor del av kulturförvaltningens medarbetare är friska. Under 2015 hade 27,5 % av medarbetarna ingen sjukfrånvaro. Det var 21,3 % av kvinnorna och 38,5 % av männen som inte hade någon sjukfrånvaro under året. Motsvarande siffror för Malmö stad för 2015 är ännu ej redovisade (2016-01-25) men under 2014 hade 34 % av medarbetarna ingen sjukfrånvaro. Det var 31,3 % av kvinnorna och 42,7 % av männen som inte hade någon sjukfrånvaro under året. I genomsnitt per månad var frisknärvaron på kulturförvaltningen 83,3 % (81,1 % för kvinnorna och 86,8 % för männen). Sjukfrånvaro Sjukfrånvarovolym är antal sjukdagar (kalenderdagar) dividerat med antalet anställningsdagar under perioden, multiplicerat med 100. Källa: Koll År Totalt Kvinnor Män 2015 3,38 3,91 2,55 2014 2,92 3,39 2,16 2013 3,09 3,55 2,34 2012 3,01 3,56 2,11 Sjukfrånvarovolymen 2015 för Malmö stad var 6,74 dagar (kvinnor 7,49 dagar och män 4,25 dagar). Motsvarande siffror för 2014 för Malmö stad var 6,28 dagar (kvinnor 6,91 dagar och män 4,17 dagar).
5 (7) Sjukfrånvaro på institutionsnivå Källa: Koll Institution År Totalt Kvinnor Män Kulturförvaltningen ledning 2013 0,82 1,55 0,00 2014 0,26 0,20 0,32 2015 0,58 1,09 0,09 Kulturkansli 2013 1,13 1,20 0,78 2014 2,11 2,21 1,84 2015 4,02 5,27 0,60 Malmö Konsthall 2013 2,69 4,06 1,23 2014 1,76 3,27 0,27 2015 0,95 1,59 0,35 Malmö Konstmuseum 2013 3,63 2,13 4,70 2014 4,00 2,32 4,88 2015 7,51 8,83 6,76 Malmö Kulturskola 2013 1,71 2,57 0,68 2014 2,23 3,45 0,75 2015 2,17 2,65 1,62 Malmö Museer 2013 4,29 4,99 3,49 2014 3,62 4,90 2,18 2015 3,06 4,17 1,92 Stadsarkivet 2013 2,70 1,56 3,75 2014 1,43 1,54 1,33 2015 3,48 4,68 2,46 Stadsbiblioteket 2013 3,91 4,38 2,34 2014 3,67 3,44 4,39 2015 4,21 3,63 6,10 Kommentar till sjukfrånvaron på institutionsnivå: Det är i allmänhet de långa sjukskrivningarna som ger utslag (både uppåt och neråt) på sjukfrånvarotalet. I likhet med riket i övrigt och Malmö stad var sjukfrånvaron i kulturförvaltningen högre för kvinnor än för män.
6 (7) Friskvård På kulturförvaltningen erbjuds medarbetare med mer än sex månaders anställning en ersättning för kostnader i samband med friskvård med högst 1 200 kronor. Timavlönade med bemanning 60 dagar eller mer kan få ersättning upp till 200 kronor per år. Anställd tre till sex månader får ersättning upp till 600 kronor per år. Föräldraledig och sjukskriven medarbetare kan också ta del av friskvårdserbjudandet. Antal medarbetare Genomsnitt i kronor År Totalt i Totalt Kvinnor Män kronor Totalt Kvinnor Män 2015 171 115 56 183690 1074 1070 1084 2014 166 122 44 184415 1111 Ej redovisat Ej redovisat 2013 200 150 50 213969 1069 Ej redovisat Ej redovisat Skyddsrond/Årlig arbetsmiljökartläggning Respektive institution arbetar aktivt med processerna kring kartläggning, framtagande av handlingsplaner samt uppföljning genom den årliga skyddsronden. Det finns även en möjlighet för institutionerna att lyfta brister i arbetsmiljön som behöver hanteras förvaltningsövergripande. De arbetsmiljöfrågor som lyfts från institutionerna med önskemål om förvaltningsövergripande hantering handlar bland annat om lokalfrågor (till exempel inomhusklimatet) och om arbetet med den psykosociala arbetsmiljön, där det framförs önskemål om stöd i hur den psykosociala arbetsmiljön ska undersökas och arbetas med.
7 (7) Arbetsskador och tillbud Rutinerna vid arbetsskador och tillbud finns beskrivna på intranätet Komin och arbetsskador och tillbud är en stående punkt på samverkansmöten på lokal nivå samt förvaltningsråd. Under 2015 rapporterads följande tillbud och arbetsskador: - besökare har varit föremål för händelsen 11 st - medarbetare har upplevt påfrestande klientkontakt 14 st - medarbetare har upplevt hot 13 st - medarbetare känt oro eller upplevt psykisk ohälsa 4 st - medarbetare har fått eller kunnat få fysisk skada 17 st - övrigt 15 st - färdolycksfall 2 st Fördelningen av dessa 76 arbetsskador och tillbud innebär att 32 % rapporterats från Stadsbiblioteket, 20 % har rapporterats från Konsthallen, 20 % har rapporterats från Kulturskolan, 13 % har rapporterats från Malmö Museer och 9 % har rapporterats från Stadsarkivet. Övriga institutioner har mellan 1-5 incidenter under 2015 och står för 7 % av de inrapporterade händelserna.