Verksamhetsberättelse och bokslut 2003

ÅRSREDOVISNING 2003 1(7) Verksamhetsberättelse och bokslut 2003 Folktandvården Gotland (verksamhetens namn) Verksamhet Beskriv viktiga händelser i verksamheten (t ex förändringar i organisation/utbud). 1. Införande av digitalt journal och tidbokssystem Den viktigaste händelsen inom organisationen var införandet av vårat digitala journal och tidbokssystem OPUS. Det som är speciellt med systemet är att alla vårdgivare arbetar mot en gemensam databas. 1:1 Införandeperiod Införandet skedde successivt med pilotkliniken Roma i februari och slutfördes med specialistkliniken för Ortodonti under september. 1:2 Införandefas Själva införandet av systemet har gått bra på många kliniker fanns en stor oro kanske p.g.a. bristande datavana men de flesta användarna tycker att det har gått bättre än förväntat och att systemet ger nya möjligheter. Den hjälp som användarna fått av de två ansvariga på gamla MIT har varit ovärderlig. 1:3 Tekniska problem Tyvärr har vi haft stora svårigheter med den tekniska överföringen, vilket framförallt har drabbat klinikerna Lärbro/Fårösund, Burgsvik och Roma. Dessa problem har med vissa tekniska lösningar försökts åtgärdats av ITC men framförallt klinikerna Lärbro/Fårösund upplever den bristande tekniken och osäkerheten i uppkopplingarna som mycket negativt vilket påverkar dras arbetsmiljö negativt. 1:4 Störningar i verksamheten Såväl intäkter som patientflöde minskade under den första införandefasen eftersom det administrativa arbetet med journalen blev helt annorlunda. När väl användarna blivit vana vid den digitala miljön och alla gamla statusuppgifter väl är inmatade i systemet kommer den digitala journalen ge en effektivisering. Eftersom införandet har skett successivt under första halvåret kommer statistiken (epidemiologin) från 2003 vara bristfällig eftersom den måste hämtas från två olika system med de felkällor som det medför. Den

ÅRSREDOVISNING 2003 2(7) produktionsstatistik som kan tas ut för 2003 går endast att följa upp från september december då alla allmänkliniker var igång med systemet. 1:5 Systemets utvecklingspotential Som i alla datasystem finns det vissa funktioner som bör förbättras, samt att det tar tid att lära sig att hitta systemets alla finesser. Eftersom hela Folktandvården arbetar mot en gemensam databas finns det mycket bra möjligheter att göra uppföljande statistik såväl inom vårdpanoramat samt den ekonomiska uppföljningen. Hur har faktorer i omvärlden påverkat verksamheten? 1. Rekryteringssvårigheter Svårigheter att rekrytera personal alla kategorier ger ökad belastning på befintlig personal, mindre intäkter, längre köer och sämre tillgänglighet. Möjligheten att anställa specialisttandläkare (ortodonti, pedodonti och käkkirurg) på fasta tjänster är mycket liten. För att förse den gotländska befolkningen med tillgång till specialisttandvård är det viktigt att den tänkta organisationsmodellen inom Mun- och Käk centrum kan sjösättas. 2. Förändringar i tandvårdsförsäkringen Ökad efterfrågan efter implantatprotetik i och med att den nya tandvårdsförsäkringen 65+ infördes. Ökad byråkrati och omfattande förhandsprövningsförfarande ger mindre tid för rationellt patientarbete 3. Investeringsmedel På grund av senarelagda beslut om investeringsmedel har projekteringen och planeringen av Mun- och Käkcentrum förskjutits med drygt ett halvt år, vilket har försenat processen med att förena de olika verksamheterna i enligheten med den organisationsutredning som gjordes under 2002. 4. Nytt ekonomi och personalsystem i Runt årsskiftet 2003 infördes både DevisX och IFS-tid. Bägge systemen har lidit av barnsjukdomar och medfört mycket extra arbete inom organisationen. De uppgifter som vi erhållit ur systemen har dessutom inte varit tillförlitliga och skapat oro och frustration inom organisationen

ÅRSREDOVISNING 2003 3(7) Vad har ni gjort för att förbättra verksamheten? 1. Riskbedömning inom barntandvården Folktandvårdens ledningsstruktur sågs över när den nya organisationen startade 2003. För att lyfta fram de odontologiska frågorna bildades vi sidan av ledningsgruppen ett odontologiskt råd. Under 2003 har vi inlett ett arbete för at se över kallelserutinerna inom barntandvården. I dag kallas i stort sett alla barn en gång per år. Den stora merparten av dessa är friska. Genom en adekvat riskbedömning skulle tiden mellan undersökningarna kunna ökas och därmed frigöra resurser för intäktsbringande vuxentandvård. 2. Genomlysning av verksamhet med hjälp av vårdstatistik Genom de möjligheter till uppföljning som vi fått genom OPUS har en diskussion kommit igång på klinikerna angående rationellt patientomhändertagande och hur tidbok och behandlingstider kan utnyttjas optimalt utan att vårdpersonalen ska springa fortare. 3. Nyckeltal Arbete pågår att ta fram relevanta nyckeltal för organisationen som på ett klart och tydligt sätt speglar kvalité, produktion och som tar fram incitament till utveckling och förbättringar. De ekonomiska nyckeltalen redovisas under ekonomi. Hur har verksamheten uppfyllt effekt- och produktionsmål? Ange mått och nyckeltal. På grund av att organisation under 2003 arbetat med två olika datasystem kan inte vederhäftiga produktionsnyckeltal redovisas för 2003.

ÅRSREDOVISNING 2003 4(7) Ekonomi Vilket ekonomiskt resultat beräknar ni redovisa för helåret 2003? Allmäntandvård: Budget Justerat utfall Resultat Summa Intäkter 34 771 31 817-2 954 Summa Kostnader 37 079 36 237 842 Netto 2 308 4 680-2 112 Täckningsgrad 94 % 88 % Total Tandvården: Budget Justerat utfall Resultat Summa intäkter 44 090 41 849-2 241 Summa kostnader 69 290 67 609 + 1 681 Netto 25 200 25 760-560 Den ursprungliga nettobudgeten för Folktandvården totalt var satt till 26 074. Löpande under året har pengar tagits till utomlänsvården. Nettoutfallet inom allmän tandvården totalt uppvisar ett minus på 560 kkr. Kostnadssidan går med 1 681 kkr plus. Utfallet av intäkterna visar dock en brist på 2 241 kkr. Anledningen till det stora underskottet av intäkter beror till stor del på att flera tandläkare på olika kliniker under 2003 varit långtidssjukskrivna. Som exempel kan nämnas att en av de tandläkare som varit sjukskriven under nästan hela 2003 hade 2002 intäkter på över 1 miljon kronor. Detta visar hur oerhört sårbar intäktsbudgeten är vid långtidssjukskrivningar. Införandet av OPUS med lägre patientflöde och därmed intäktsbortfall samt att många av våra nyanställda tandläkare ännu ej nått upp till normal intäktsnivå ger ytterligare förklaring till resultatet på intäktssidan.

ÅRSREDOVISNING 2003 5(7) Inom allmän tandvården finns det flera kliniker som har en täckningsgrad på över 100 % (Hemse 108 %, Klinte 114 %, Lärbro 106 %) övriga allmänkliniker ligger mellan 83 % 93 % i täckningsgrad. Målet för Folktandvården Gotland är att till 2006 uppnå en 100 % kostnadstäckning. Eftersom 2003 har varit ett turbulent år med många tandläkare sjukskrivna under långa perioder, införandet av nytt datasystem så ser vi med tillförsikt fram mot 2004 och nya budgetutmaningar Tandvårdsenheten Budget Utfall Resultat Administration 702 331 + 371 Uppsökande vård 456-456 Nödvändig tv. 1 800 1 978 (T99)* -178 Led i sjukdom 800 774 (T99)* +26 Netto 3 302 3 539-237 * Utfallet av ersättningar för nödvändig tandvård och tandvård som led i en sjukdomsbehandling är taget från Tandvårdsenhetens dataprogram T99 (exkl. 6 % moms till privata vårdgivarna). Under hösten har en differens mellan T99 och DevisX upptäckts på 448 kkr. Felet är under utredning men beror troligen på att en stor bokföringsorder ej lagts in i DevisX. Vilket innebär att underskottet troligen blir 685 kkr. Ersättning för tandvård till särskilda patientgrupper ingår i Gotlands kommuns generella statsbidrag med 2,5 miljoner. HSF har dock tilldelat Folktandvården Gotland en totalbudget på 25 200 kkr i vilken även ingår Tandvårdsenhetens budget. Effekten av detta blev att allmäntandvården fick ett ökat intäktskrav i budgeten för att budgeten för Tandvårdsenheten skulle kunna läggas på rätt nivå. Barnpeng Budget Folktandvården Privata vårdgivare Barnpeng 11 558 11 287 271 Sedan 1/1 2001 har ett fritt vårdgivarval för barn och ungdomar mellan 3 19 år. Folktandvården har vårdansvaret för barn mellan 0-2 år.

ÅRSREDOVISNING 2003 6(7) Folktandvården har vårdansvar för 13 647 mantalsskrivna gotländska barn och ungdomar mellan 0 19 år medan 320 st. 3 19 åringar har valt att gå till privata vårdgivare. Dessutom har Folktandvården i sitt patientregister 1038 utomläns barn. Barnpengen till privata vårdgivare för 2003 var 938 kronor. Specialisttandvården. Barntandvården: Klinikens verksamhet har upprätthållits med en konsulterande tandläkare och klinikens tandsköterskor i gott samarbete. Kliniken har uppfyllt sina åtaganden och kan sägas vara i balans vad gäller remisser och patientflöde. Tandregleringen: Den specialistvakans på Tandregleringskliniken som har funnits under nästan hela året är bekymmersam, köerna växer och arbetsbördan blir stor. Dessutom har sjukskrivning och en vakans på assisterande personal tillkommit vilket har minskat möjligheter till delegerat arbete och gett en påfrestande arbetssituation. Sårbarheten är tydlig. Mun- och Käkcentrum: Kliniken har i allt väsentligt nått ett mycket bra resultat i relation till förutsättningarna. Verksamhetsmålen har på flera punkter uppfyllts med råge, men den ökade efterfrågan har gjort att väntetiderna ökat till en nivå som är betydligt högre än målet. Väntelista 31 december: År 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Antal 293 184 107 211 168 284 331 Varav 188 är patienter i behov av implantatbehandling. Specialistkonsulter inom parodontologi, endodonti och käkledsbehandling har besökt kliniken regelbundet under sammanlagt 22 dagar. Dessutom har konsult inom käkkirurgi anlitats under sammanlagt 16 veckor. Hur har verksamheten anpassats till den ekonomiska ramen och vilka effekter har det fått? Eftersom tandvården är till stor del intäktsfinansierad är verksamhetsutveckling och anpassningar efter ekonomiska ramar tätt knutna till varandra. Som svar på

ÅRSREDOVISNING 2003 7(7) ovanstående fråga hänvisar vi därför till svaren under rubriken Vad har ni gjort för att förbättra verksamheten? Personal Beskriv viktiga händelser som avser personal. 1. Rekrytering nya tandläkare Under januari månad installerades 7 nya tandläkare (6 från Tyskland och 1 svensk) på klinikerna Slite, Korpen, Gråbo, Roma och Klintehamn. Integreringen och det svenska språket för våra tyska tandläkare har gått bra. Det flesta av de nyanställda tandläkarna är relativt nyutexaminerade och det tar tid innan deras intäkter når normal nivå. 2. Långtidssjukskriven personal Under 2003 har flera kliniker drabbats av långtidssjukskriven personal. Eftersom tandvården är mycket intäktsberoende slår en långtidssjukskrivning av en tandläkare hårt mot klinikens intäktsbudget. Långtidsfrånvaro påverkar överhuvudtaget arbetsmiljön negativt eftersom arbetsbelastningen ökar på de kvarvarande samt att en rationell fördelning av arbetsuppgifter inte kan ske. 3. Eftersläpning av revisionsköer Eftersom nästa alla kliniker under de senaste åren lidit av tandläkarbrist har patienterna på revisionsköerna inte fått behandling i enlighet med uppgjort kallelseintervall. Detta är ett mycket stort stressmoment för vårdpersonalen och påverkar arbetsmiljön mycket negativt. Arbetsdagen blir dessutom svårplanerad när mycket av tiden går åt till akut verksamhet. Ett generellt grepp inom hela Folktandvården måste till för att förändra sättet att utföra revisionsvård och få ett vinna - vinna förhållande. En bättre arbetsmiljö för tandvårdspersonalen och ett större ansvar hos patienten för sin egen tandhälsa men även en bättre tillgänglighet för de patienter som söker vård inom Folktandvården. Hans Forsslund / Helen Hultnäs (Verksamhetschef) Arbetsmiljörapport Nysam