Mikromarc 3 Rapporter och statistik Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, februari 2014
INNEHÅLL RAPPORTER... 3 Topplistor... 3 Låntagare... 3 Utlån... 4 Reservation... 4 Fjärrlån och inlån... 4 Underhåll... 4 DATAUNDERLAG FÖR RAPPORTER... 4 STATISTIK... 5 Kulturrådsstatistik... 5 Samlingar... 5 Biblioteksanvändning... 6 Medieplanering... 7 Utlånsmeddelanden... 7 Web... 7 DATAUNDERLAG FÖR STATISTIK... 7 UTSKRIFT... 10 2
Rapporter Under Rutiner > Rapporter har du möjlighet att ta ut listor som ger information om beståndets cirkulation på biblioteket. Följande arbetsgång gäller för samtliga rapporter: Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras, markera den rapport som ska köras och klicka sedan OK. Justera eventuellt filtreringen under fliken Urval innan du klickar på knappen Beräkna. Resultatet presenteras under fliken Ut-data. Välj fliken Förhandsvisning för att skriva ut rapporten eller spara den till fil med hjälp av någon av de två knapparna längst till vänster i knappraden. Topplistor Utlån och omlån, mest omsatta Denna rapport listar upp till 25 av de mest utlånade titlarna. Den mest utlånade titeln ordnas överst i listan. Uppgifter som presenteras är titel, författare, år, upplaga, materialtyp, klassifikation och klassifikationssystem, samt information om hur många gånger respektive titel har lånats ut eller lånats om. Mest reserverade titlar Rapporten visar upp till 25 av de titlar som har reserverats flest gånger i Mikromarc 3 under en tidsperiod som du själv specificerar. Den mest reserverade titeln visas överst i listan. Uppgifter som presenteras är titel, författare, år, upplaga, materialtyp, klassifikation och klassifikationssystem, samt antal reservationer. Låntagare Låntagare fördelade på status Vid uppdatering från SPAR kan låntagarens status förändras, t.ex. om låntagaren har avlidit eller emigrerat. Med hjälp av rapporten Låntagare fördelade på status kan du enkelt skriva ut en lista över låntagare med status Dold adress, Avliden eller Emigrerat. Rapporten innehåller information om status, låntagarnamn och låntagar-id. Du kan själv ändra sorteringen i rapporten genom att klicka på någon av kolumnöverskrifterna. Låntagare med skuld Denna rapport kan filtreras på datum och biblioteksenhet, och visar uppgift om låntagare, låntagarens hemenhet, låntagar-id och skuld. Spärrade låntagare Låntagare kan spärras manuellt eller per automatik, om du har ställt in att låntagare ska spärras när ersättningskrav sänds. Rapporten Spärrade låntagare ger dig en översikt över de låntagare i databasen som är spärrade, med möjlighet att filtrera på spärrningsdatum och biblioteksenhet. Rapporten visas låntagarens namn och låntagar-id, biblioteksenhet, låntagargrupp, klass, spärrningsdatum och spärrningsorsak. Inaktiva låntagare Rapporten Inaktiva låntagare ger dig en lista över låntagare som inte har varit aktiva (lånat, återlämnat, reserverat etc.) sedan en tid tillbaka. Du ställer själv in vilket datumintervall som ska användas, och om listan ska filtreras på biblioteksenhet. Listan visar låntagarnamn och låntagar-id, låntagarens födelsedatum, låntagargrupp, när låntagaren blev registrerad och det datum då låntagaren senast var aktiv. 3
Utlån Aktiva lån vem har vad Rapporten ger en lista över aktiva lån och reservationer som är knutna till ett exemplar. Urval kan göras på datumintervall, klassifikation, hyllsignum, låntagarens kön och ålder, biblioteksenheter, kataloger, materialtyper, målgrupper, lånetyper, språk, låntagargrupper, klasser, genre samt senaste händelse. Listan visar låntagarnamn, låntagar-id och eventuell klass, författare, titel, exemplarstreckkod, exemplarets hyllplacering, aktiv transaktion samt förfallodag. Reservation De rapporter som används för att hantera reservationer finns beskrivna i avsnittet Plocklistor för reserverade titlar och exemplar i MM3 Kursmanual. Fjärrlån och inlån Återlämnade fjärrlån som inte är återsända till ägarbiblioteket Rapporten visar fjärrlån som är återlämnade i cirkulationen, men inte registrerade som återsända till ägarbiblioteket. Urval kan göras på datumintervall och biblioteksenheter. I resultatlistan visas exemplarstreckkod, titel, ägarbibliotek samt återlämningsdatum. Underhåll Exemplar efter statuskod Med hjälp av denna rapport kan du ta fram en lista över exemplar med en specifik statuskod, t.ex. Tillgängligt, Utlånat eller Gallrat/Kasserat. Urval kan göras på datum, biblioteksenhet, klassifikation, hyllsignatur, katalog, materialtyp, språk, litterär genre och exemplarstatus. Rapporten visar titel, författare, exemplarstreckkod, hyllplacering, exemplarstatus, materialtyp och det datum då exemplarets status senast ändrades. Exemplar inte utlånat sedan (datum) Rapporten fångar upp exemplar som inte varit i cirkulation sedan en bestämd tid tillbaka ( hyllvärmare ). Urval kan göras på datum, klassifikation, hyllsignatur, biblioteksenhet, katalog, materialtyp, målgrupp, lånetyp, språk, exemplarstatus samt genre. Dataunderlag för rapporter Vilket dataunderlag om exemplar och låntagare som används vid framtagande av rapporter finns beskriver under rubriken Dataunderlag för statistik i avsnittet Statistik längre fram i denna manual. 4
Statistik Funktionalitet för att ta ut statistik för ditt bibliotek finner du under Rutiner > Statistik. Oavsett vilken information du vill ta fram, är tillvägagångssättet ungefär detsamma: Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj statistik och markera den statistik som du vill ta fram. Du kan bara välja ett alternativ åt gången. Klicka sedan på knappen OK. Beroende på vilken statistiktyp du väljer kan möjligheterna att göra urval variera. Redigera urvalet (t.ex. val av biblioteksenhet) efter behov, genom att klicka på pilknappen till höger om respektive rubrik. En lista med valbara alternativ öppnas då, där du markerar dina val och sedan klickar OK för att spara. Dock visas bara de enheter användaren har behörighet till. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen Beräkna. Resultatet presenteras under fliken Utdata. Välj fliken Förhandsvisning för att se hur utskriften kommer att se ut. Du kan sedan välja om du vill skriva ut resultatet genom att klicka på utskriftsknappen längst till vänster, eller om du vill spara resultatet till fil med knappen näst längst till höger. Kulturrådsstatistik Statistik för Folkbibliotek Denna statistik presenteras utifrån de frågor som ställs i KB:s statistikformulär. Urval kan göras på datum, biblioteksenhet, och katalog. Samlingar Under rubriken Samlingar finner du funktioner för att ta fram beståndsstatistik, t.ex. information om inköp och gallring under en specifik period. Bestånd Denna statistik används för att ta fram en lista över bibliotekets bestånd, fördelat på materialtyp, genre (sköneller facklitteratur) och intellektuell nivå (barn- eller vuxenlitteratur). Urval kan göras på datum, biblioteksenhet, hyllsignum, katalog, klassifikation och språk. Tillväxt Med tillväxt avses i detta sammanhang nyförvärv, d.v.s. nya exemplar som har registrerats under en angiven period. Tillväxten presenteras fördelat på materialtyp, genre (skön- eller facklitteratur) och intellektuell nivå (barn- eller vuxenlitteratur). Urval kan göras på datum, biblioteksenhet, hyllsignum, katalog, klassifikation och språk. 5
Avgång Med avgång menas exemplar som under en angiven period har tagits bort ur bibliotekets bestånd, t.ex genom gallring. Avgången presenteras fördelat på materialtyp, genre (skön- eller facklitteratur) och intellektuell nivå (barn- eller vuxenlitteratur). Urval kan göras på datum, biblioteksenhet, hyllsignum, katalog, klassifikation och språk. Antal kulturrådsböcker Med hjälp av denna statistiktyp kan du få fram en uppgift över hur många exemplar erhållna från Kulturrådet som ditt bibliotek har i sitt bestånd. Urval kan göras på datum, biblioteksenhet och katalog. För att Mikromarc ska kunna känna igen ett kulturrådsexemplar, måste rutan Kulturrådsexemplar vara förbockad i exemplarets egenskaper i katalogen. Biblioteksanvändning Under denna rubrik finner du cirkulationsstatistik, d.v.s. uppgifter om t.ex. utlån och omlån. Förstagångslån per materialtyp Statistiken visar antal utlån vid valda enheter under en specifik tidsperiod, fördelat på materialtyp. Resultatet visar även intellektuell nivå (målgrupp) och litterär genre (skön- eller facklitteratur). Möjlighet finns att göra urval på datum, utförande biblioteksenhet (d.v.s. där utlånet har registrerats) och katalog. Omlån per materialtyp Denna statistik visar hur många omlån som har gjorts vid valda enheter under en angiven tidsperiod, fördelar på materialtyp. Statistiken visar förutom materialtyp och antal omlån även intellektuell nivå och litterär genre på det omlånade materialet. Urval kan göras på datum, utförande biblioteksenhet (d.v.s. där utlånet har registrerats) och katalog. Utlån och omlån Statistiken visar utlån och omlån i samma rapport. Förutom de aktiva urvalsmöjligheterna kan du även välja hur statistiken ska fördelas. Fördelning måste väljas för att statistiken ska kunna köras. Fjärrlånsbeställningar: sänt till andra bibliotek Statistiken visar antalet fjärrlånsbeställningar till externa bibliotek som har registrerats i fjärrlånemodulen. Urval kan göras på datumintervall, biblioteksenheter och katalog. 6
Fjärrlån (mottaget från andra bibliotek) Statistiken visar exemplar som har blivit ankomstregistrerade i fjärrlånemodulen. Urval kan göras på datumintervall och biblioteksenheter. Listan visar ägarbibliotek och antal mottagna fjärrlån från respektive externt bibliotek. Medieplanering Utlån per hylla Statistiken visar bestånd, antal gallrade, antal nyförvärv, antal utlån (inkl. omlån) samt nyttjandegrad på en viss hylla. Förutom de aktiva urvalsmöjligheterna kan du även välja hur statistiken ska fördelas. Fördelning måste väljas för att statistiken ska kunna köras. Beståndets ålder Statistiken visar åldersfördelning för beståndet på en viss hylla. Du kan välja att beräkna beståndets ålder efter utgivningsår från MARC-posten eller efter exemplarets registreringsdatum. Förutom de aktiva urvalsmöjligheterna kan du även välja hur statistiken ska fördelas. Fördelning måste väljas för att statistiken ska kunna köras. Utlånsmeddelanden Statistiken visar antalet utlånsmeddelanden (aviserings- och påminnelsemeddelanden, krav och ersättningskrav) som skickats under en period. Urval kan göras på datumintervall, biblioteksenheter och kataloger. Web Statistiken visar antalet besök och sidvisningar i webbsök. Urval kan göras på datumintervall och biblioteksenheter. Dataunderlag för statistik Dataunderlag för bestånds- och cirkulationsstatistik ser i regel lika ut, men två viktiga skillnader dataunderlaget för beståndsstatistik baseras på hur poster och exemplar ser ut vid det tillfälle då du kör statistiken, medan dataunderlaget för cirkulationsstatistik baseras på hur poster och exemplar såg ut vid tidpunkten för respektive transaktion. Datumintervall Datuminställningen används på olika sätt beroende på vilken typ av statistik du kör. För beståndsstatistik (samlingar) används registreringsdatum eller gallringsdatum, medan biblioteksanvändningsstatistik använder transaktionsdatum (d.v.s. det datum då t.ex. ett utlån utfördes). Klassifikation Om urval på klassifikation kan göras, och du väljer att inte göra någon inställning, kommer alla klassningar att tas med i resultatet även tomma klassningsfält. 7
Om du vill filtrera på klassifikation bör du använda det översta alternativet, Sök klassning. (Funktionalitet för att söka direkt mot ett specifikt klassifikationssystem kommer i senare version.) Skriv in den klassning som du vill filtrera på, t.ex. H% i avsett fält, och klicka OK. Om du får med sökresultat från ett annat system än det önskade, justerar du sökkoden KL. Kontakta supporten för mer information. Hyllsignatur Urval på hyllsignatur hämtar i första hand information från exemplaret. Om exemplaret saknar hylluppställning hämtas informationen från dess MARC-post, MARC-fält 852$c eller 852$h. Låntagarens kön och ålder Uppgifter om låntagares kön och ålder hämtas från låntagarregistret. Biblioteksenhet Filtrering på biblioteksenhet innebär antingen att statistiken visar de transaktioner som har utförts vid valda enheter (i de fall du använder statistiktyper för biblioteksanvändning, som listar t.ex. antal utlån), eller att statistiken räknar upp exemplar som är fast placerade vid valda enheter (i de fall du använder statistiktyper som har med beståndet att göra, t.ex. nyförvärv). När det gäller statistik för webbsök avses den biblioteksenhet som webbsök är konfigurerad mot. Katalog Om urval kan göras på katalog, men du väljer att inte redigera urvalet, kommer statistik att visas för samtliga kataloger i databasen. Redigera vid behov genom att klicka på pilknappen till höger om rubriken Katalog, bocka för de kataloger som ska tas med i statistiken, och klicka på knappen OK för att spara. 8
Materialtyp Materialtyp hämtas från MARC-postens fält 000. Värdet i fält 000 sätts automatiskt när du väljer materialtyp i dropdownmenyn Materialtyp. Intellektuell nivå/målgrupp Information om målgrupp hämtas antingen från MARC-fält 084$a eller MARC-fält 008, position 22, beroende på materialtyp. Vid katalogisering av vissa materialtyper, t.ex. periodika, finns inte position 22 i MARC-fält 008 (enligt MARC21-standarden) information om målgrupp, varför detta istället hämtas från MARC-fält 084$a. Information om målgrupp hämtas från MARC-fält 084$a (klassifikation enligt SAB) under förutsättning att delfält 084$2 börjar med kssb och att materialtypen är någon av de följande. Periodikum Artikel/tidningsurklipp Karta Kartografisk resurs Atlas Elektronisk resurs Diskett CD-ROM Resurs för fjärråtkomst Odefinierad Materialet räknas i statistiken som barnlitteratur om något av följande kriterier uppfylls: 084$a innehåller,u De tre första värdena i 084$a är hcf eller hcg Det första värdet i 084$a är u (OBS! Här gör systemet skillnad mellan gemener och versaler!) Om uppgift om målgrupp hämtas från MARC-fält 084$a, och ingen av de tre kriterierna ovan uppfylls, presenteras målgruppen för dessa i poster som Okänd eller inte angiven. Lånetyp De lånetyper som är valbara i listan är de lånetyper som finns registrerade i databasen. Uppgift om lånetyp hämtas från respektive exemplar. Om du inte gör något urval, visar statistiken samtliga lånetyper. 9
Språk Uppgift om språk hämtas från MARC-fält 008, position 35 i respektive MARC-post. En lista över språkkoder finner du här: http://www.kb.se/katalogisering/formathandboken/sprakkoder/. Låntagargrupp och klass Dessa uppgifter hämtas från låntagarregistret. Litterär form/genre Facklitteratur och skönlitteratur skiljs åt med hjälp av den uppgift som är angiven i kontrollfältet för litterär genre, d.v.s. MARC-fält 008, position 33. Facklitteratur: fält 008, position 33 = 0 Skönlitteratur: fält 008, position 33 = 1 Om inget värde är angett, kommer genre att visas i statistiken som Okänt. Utskrift I fliken Förhandsvisning kan du skriva ut resultatet av statistik/rapportkörningen i A4-format, eller exportera resultatet till ett annat format. För att skriva ut resultatet klickar du på skrivarikonen i verktygsraden. Med hjälp av knappen Exportera dokument (Ctrl+E) kan du exportera dokumentet till ett annat format, exempelvis Microsoft Excel eller OpenOffice Calc, där du kan fortsätta att bearbeta resultatet. Tänk på att resultatet exporteras i textformat. Det innebär att du måste använda Excels funktion för att konvertera text till tal för att kunna summera värdena i kolumnen. 10