Granskning av den gemensamma lönenämnden 2012

www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Linda Yacoub Granskning av den gemensamma lönenämnden 2012 Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner

Granskning av löneprocessen i den gemensamma lönenämnden 12 mars 2013 Carin Hultgren Projektledare Uppdragsledare Roger Burström, Tierps kommun Henrik Fagerlin, Knivsta kommun Louise Cedemar, Älvkarleby kommun Kommunerna Tierp, Knivsta och Älvkarleby

Granskning av löneprocessen i den gemensamma lönenämnden Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfrågor och kontrollmål... 3 1.3. Revisionsmetod och avgränsning... 4 2. Verksamhet och organisation... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2.1. Uppdraget gemensam Lönenämnd... 6 2.2. Organisation Lönecentrum... 7 2.3. Gränsdragning och ansvarsfördelning... 7 2.4. Nämndens styrning och uppföljning... 7 2.5. Styrande och stödjande dokument... 9 3. Löneprocessen... 9 3.1. Lönesystem... 9 3.2. Hantering av löneunderlag... 10 3.2.1. Upplägg/registrering av nyanställda... 10 3.2.2. Rapportering av frånvaro... 10 3.2.3. Avslut av anställning... 10 3.2.4. Avvikelserapportering... 11 3.3. Kontrollmoment i löneprocessen... 11 3.3.1. Lönekörning... 11 4. Registeranalys... 13 4.1. Validering av data... 13 4.2. Analyser... 14 4.2.1. Fördelning av lönearter... 14 4.2.2. Analys av orimliga värden för preliminärskatt... 15 4.2.3. Avvikande ålder... 15 4.2.4. Översikt av grundlön och höga månadslöner... 15 4.2.5. Avgångsvederlag... 17 4.2.6. Dubbletter av transaktioner... 17 4.2.7. Utbetalt arvode till förtroendevalda... 17 4.2.8. Traktamente... 18 4.2.9. Reseräkning/kostnadsersättning... 18 4.2.10. Övertidsersättning till deltidsanställd... 19 4.2.11. Fyllnadslön till heltidsanställd... 19 Kommunerna Tierp, Knivsta och Älvkarleby

Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Knivsta, Tierp och Älvkarleby kommuner genomfört en gemensam granskning av löneprocessen i den för kommunerna gemensamma lönenämnden. Granskningen syftar till att bedöma huruvida den interna kontrollen i lönerutinerna i den gemensamma löneadministrationen är tillräcklig samt om redovisningen är korrekt/tillförlitlig. Den nya nämnden och Lönecentrum har funnits i drygt ett år, men den skarpa driften, det vill säga löneutbetalning, skedde först under hösten 2012. Verksamheten är med andra ord ny och arbete pågår med att uppfylla syftena med sammanslagningen. Hantering av löneunderlag och kontroller av löneunderlag görs idag på olika sätt för de olika kommunerna. De två revisionsfrågor som granskningen ska besvara är följande: Fungerar den nya nämndens verksamhet tillfredsställande ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv samt utifrån syftet med sammanslagningen? Är lönehanteringen säker och tillförlitlig och är uppgifterna i lönesystemet aktuella, fullständiga och rättvisande? Vi bedömer att lönenämndens verksamhet i huvudsak fungerar tillfredsställande ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv utifrån syftet med sammanslagningen som framgår av förarbetet till beslutet om att bilda en gemensam nämnd. För att uppnå intentionerna med sammanslagningen i sin helhet anser vi att det är angeläget att arbetet med att hitta en gemensam arbetsprocess fortsätter. I dagsläget skiljer sig arbetsprocessen åt mellan de olika kommunerna. Vi anser att en gemensam arbetsprocess bör ge förutsättningar för en väl fungerande och effektiv intern kontroll. Vidare anser vi att befintliga rutinbeskrivningar m.m. bör tydliggöras avseende vilka kontroller som ansvarig chef ska göra innan attest samt vilka kontroller som lönecentrum gör innan löneutbetalning. I detta arbete bör införandet av efterkontroller övervägas i syfte att stärka den interna kontrollen. Mot bakgrund av vad som framgår ovan bedömer vi att lönehanteringen inte fullt ut är säker och tillförlitlig/ändamålsenlig mot bakgrund av att hantering av löneunderlag och kontroller av löneunderlag fortfarande görs på olika sätt för de olika kommunerna. Vidare är det angeläget att ett samlat dokument av vilket det framgår vilka väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet samt Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 1 av 20

vilka kontroller som sker vid Lönecentrum respektive av respektive ansvarig chef ska göra. Vi bedömer dock att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Inom ramen för denna granskning har det däremot inte ingått att bedöma substansen i de avvikelser som medarbetarna rapporterat in lönesystemet. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av de rutinbeskrivningar som finns, fördelning av roller och ansvar avseende kontroll av avslut av anställning, avvikelserapportering och löneutbetalning samt resultatet av registeranalysen och den verifiering som genomförts. I syfte att stärka den interna kontrollen lämnar vi följande rekommendationer: Fortsätta arbetet med att ta fram en gemensam löneprocess i syfte att få en effektiv och säker hantering. Inom ramen för detta arbete se över, enligt uppdrag, hantering av underlag (digitalisering). Utveckla arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser så att risker kopplade till lönehantering fångas upp och hanteras inom ramen för arbetet med nämndens interna kontroll. Ett samlat dokument av vilket det framgår vilka väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet och vilka kontroller som sker vid Lönecentrum respektive av respektive ansvarig chef ska göra tas fram. Riktlinjer/instruktion utarbetas som beskriver vilka kontroller som ansvarig chef bör göras vid attestering av medarbetarens avvikelserapportering. De kontroller som löneadministratörerna gör innan lönekörning dokumenteras i syfte att efterkontroll möjliggörs. Överväga om lönekörning bör göras av två i förening. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 2 av 20

1. Inledning 1.1. Bakgrund År 2012 inrättades en gemensam lönenämnd för Tierps, Knivsta och Älvkarleby kommuner med Tierps kommun som värdkommun. Inrättandet av en gemensam lönenämnd syftar till att åstadkomma en effektivare löneadministration mellan kommunerna och ge bättre förutsättningar för effektivisering genom skalfördelar, säkra resursbehovet och kompetensen inom löne- och pensionsområdet. En gemensam löneadministration kan bidra till att attrahera ny kompetens och fortsatt kompetensutveckling samt öka servicegraden. Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunernas externa kostnader. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet, det vill säga väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Nämnden ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla kommuner gemensamt synsätt. 1.2. Revisionsfrågor och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma huruvida den interna kontrollen i lönerutinerna i den gemensamma löneadministrationen är tillräcklig samt om redovisningen är korrekt/tillförlitlig. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Fungerar den nya nämndens verksamhet tillfredsställande ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv utifrån syftet med sammanslagningen? Är lönehanteringen säker och tillförlitlig och är uppgifterna i lönesystemet aktuella, fullständiga och rättvisande? För att besvara revisionsfrågorna och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Verksamhet och organisation Nämnden har en effektiv styrning av verksamheten. Nämnden har en tillfredsställande ekonomisk redovisning. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 3 av 20

Nämnden har säkrat resursbehovet och kompetensen inom löne- och pensionsområdet. Lönehanteringen/-processen Det finns rutiner inklusive väsentliga kontrollmoment beskrivna i aktuella dokument. Det sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i lönesystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet i enlighet med gällande riktlinjer. Det finns beskrivningar av verifieringskedjor i lönesystemet. Lönesystemet utför tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter (till exempel kontroller i systemet för ologiska belopp och felkodningar) samt att det är tydligt dokumenterat vilka kontroller som utförs. Registrerade avvikelser kontrolleras på ett tillfredställande sätt (till exempel att ansvariga känner till vilka kontroller som ska utföras, tillgång finns till de underlag som krävs). Det finns tillfredställande rutiner avseende förvaring och hantering av anställningsdokument. Det sker central uppföljning över att rutiner inklusive kontroller utförs i enlighet med fastställda rutiner. Riskbedömning och efterkontroller sker på central nivå och kontrollerna är tillfredställande. Det finns tillfredställande kontroller i samband med att filer skickas till betalning. Det finns tillfredställande rutiner för backuptagning kring lönesystemet. Löneredovisningen Uppgift i skattedeklarationer överensstämmer med uppgift i lönesystemet. Avstämning finns mellan lönesystemet och huvudboken i ekonomisystemet. Inga dubbletter av transaktioner eller ologiska personnummer finns i ekonomieller lönesystemet. 1.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen omfattar de tre kommunerna, Knivsta, Tierp och Älvkarleby som ingår i den gemensamma lönenämnden. Intervjuer har gjorts med lönechef i Tierp och två systemansvariga inom Lönecentrum. Vidare har diverse styrande och stödjande dokument varit föremål för genomgång och bedömning. Bedömningen har skett med utgångspunkt i ett antal kontrollmål som framgår i avsnitt 2.2. Bedömningen omfattar dels befintliga regler och rutiner, dels de kontrollaktiviteter som görs vid Lönecentrum. Utdrag ur lönesystemet har bearbetats genom att en så kallad registeranalys av samtliga lönetransaktioner för respektive kommun har gjorts. Registeranalysen omfattar perioden 2012-01-01 till och med 2012-10-31. I syfte att säkerställa att lönetransaktionerna är rättvisande har uppföljning och verifiering gjorts av identifierade avvikelser och orimliga värden. I granskningen har det inte ingått att Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 4 av 20

bedöma substansen i det material som de anställda har rapporterat in i självservicemodulen i Personec P. Denna granskningsrapport har varit föremål för faktaavstämning av representanter för Lönecentrum. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 5 av 20

2. Verksamhet och organisation 2.1. Uppdraget gemensam Lönenämnd Den gemensamma lönenämnden där Knivsta, Tierp och Älvkarleby kommuner ingår, benämnt Lönecentrum, bildades 1 januari 2012. Tierps kommun är värdkommun för samarbetet. Nämndens uppdrag är att ansvara för kommunernas lönehantering, inom ramen för verksamheten kallad Lönecentrum. Den 1 april 2012 skedde verksamhetsövergången och 1 september 2012 hade nämnden alla arbetsplatser klara och gick i skarp drift. I och med den gemensamma lönenämnden bildades även en gemensam IT-nämnd där Tierp och Älvkarleby kommuner ingår. I förarbetet till beslutet om att bilda den gemensamma nämnden anges att bildandet av lönenämnden och Lönecentrum har tagit närmare tre år och att de viktigaste faktorerna har varit att skapa en stadigare verksamhet. Detta genom en minskad sårbarhet, förbättrad tillgänglighet och service samt samutnyttjande av specialistkompetens. Även förutsättningar för effektiviseringar finns genom analys av verksamhetens olika processer och utnyttjande av existerande IT-verktyg dock har detta inte varit ett mål. Det som kommunerna önskar uppnå med den gemensamma nämnden är: Gemensamt systemstöd minska sårbarheten och ge bättre service Tekniska möjligheter möjlighet att utnyttja tekniken ännu bättre Specialister/konsulter kompetensutveckling för medarbetarna på löneavdelningarna Gemensam systemförvaltning effektivare arbetssätt Möjlighet att arbeta över kommungränserna minska sårbarheten och ge bättre service. Kostnaderna för den gemensamma nämnden har fördelats utifrån antal utbetalda löner. Budgeten för 2012 framgår av tabellen nedan och hur kommunerna bidragit. Tierp Älvkarleby Knivsta Totalt Budget 2012 4 951 tkr 2 367 tkr 2 906 tkr 10 225 tkr 1 Fördelning budget 2012 48 % 23 % 29 % 100 % Antal utbetalda löner 2 300 1 100 1 350 4 750 1 Varav 7 448 tkr avser personalkostnader och 2 777 tkr övriga kostnader. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 6 av 20

2.2. Organisation Lönecentrum I det ursprungliga beslutet skulle antalet heltidsanställda vid Lönecentrum uppgå till 16 personer och därtill en lönechef på 60 %. Vid Lönecentrum finns idag 14 2 personer eller 13,8 heltidsanställda samt en lönechef på 50 %. Bland dessa ingår fem systemförvaltare som har full behörighet i lönesystemet och en medarbetare som administrerar pensionsfrågor. Vissa svårigheter finns med att exakt ange antalet årsarbetare då verksamhetsövergången skett 1 april 2012 och viss personal arbetat kvar i respektive kommun. Eftersom Lönecentrum finns geografiskt beläget i Tierp arbetar en stor del av den tidigare lönepersonalen i kommunen numera vid Lönecentrum. Samtliga personer, fyra stycken, från Älvkarleby medan ingen från Knivsta valde att följa med vid verksamhetsövergången. Det finns inga personer kvar i kommunerna som arbetar med löner. De personer som flyttat över till Lönecentrum arbetade centralt i respektive kommun. I och med bildandet at Lönecentrum har den gemensamma Lönenämnden hittills sparat in två heltidstjänster. Medarbetarna är uppdelade i tre (3) olika team som arbetar med löner. Ett team som arbetar mot Knivsta och Tierp och två team som arbetar mot Tierp och Älvkarleby. Respektive team hanterar löner för 1200-1500 anställda. 2.3. Gränsdragning och ansvarsfördelning Det finns en tydlig gränsdragning avseende ansvarsfördelningen mellan den gemensamma lönenämnden och Knivsta, Tierp och Älvkarleby kommuner. Syftet med lönecentrum är att löneadministratörerna endast ska arbeta med löneadministration, medan HR- och personalfrågor fortfarande hanteras av de tre kommunerna. Bland annat är attestskyldigheten oförändrad och ansvaret ligger på de olika cheferna i respektive kommun. Medarbetarna har sedan 1 september 2012 försökt hitta en arbetsprocess att arbeta efter, tanken är att hitta kompetensen, minska sårbarheten och effektivisera processen. 2.4. Nämndens styrning och uppföljning Den gemensamma lönenämnden följer upp verksamheten löpande enligt den ekonomimodell som används i Tierps kommun. Uppföljning sker i månadsuppföljningar, delårsbokslut och bokslut. Uppföljningarna i delårs- och årsbokslut omfattar även en uppföljning av nämndens styrkort. 2 Varav 13 heltider och en 80 % tjänstgöringsgrad. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 7 av 20

Nämnden har inte fastställt någon internkontrollplan. 2.5. Sammanfattande bedömning av verksamhet och organisation Vi bedömer att lönenämndens verksamhet i huvudsak fungerar tillfredsställande ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv utifrån syftet med sammanslagningen som framgår av förarbetet till beslutet om att bilda en gemensam nämnd. För att uppnå intentionerna med sammanslagningen i sin helhet anser vi att det är angeläget att arbetet med att hitta en gemensam arbetsprocess fortsätter. I dagsläget skiljer sig arbetsprocessen åt mellan de olika kommunerna. Vi anser att en gemensam arbetsprocess bör ge förutsättningar för en väl fungerande och effektiv intern kontroll. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 8 av 20

3. Lönehantering/-processen 3.1. Lönesystem Lönesystemet Personec P som även är ett självservicesystem används i Lönecentrum och användes även av alla tre kommuner före övergången. Detta innebar endast flytt av servrar i och med övergången. Personec P kombineras med behörighetssystemet Neptune där olika behörighetsroller hanteras. Båda systemen driftsätts av Aditro. I Tierp och Älvkarleby används Personec P även som ekonomisystem medan Knivsta använder Agresso. I systemen finns behörighetsträd som är uppbyggda utifrån verksamhet där det finns olika behörighetsroller utifrån befattningar, såsom arbetstagare, arbetsledare, assistent, löneadministratör, med mera. Cheferna är ytterst ansvariga och har därmed högst behörighet, däremot förekommer det att assistenter får behörighet i systemet för att bistå och hjälpa chefen. En gång om året vid årsskiftet sker en genomgång av behörigheterna. Löneadministratörerna vid Lönecentrum upplever att det finns en tydligare ansvarsfördelning/gränssnitt i Personec P. Gränssnittet mellan vilken del i löneprocessen som chef och löneadministratör ansvarar för upplevs som tydlig. 3.1.1. Förvaring av dokument och back-up Backup-tagning av lönesystemet Personec P och behörighetssystemet Neptune görs av IT-avdelningen varje natt. Servrarna finns på Lönecentrum men backuperna sparas på annan server utanför kommunhuset. Anställningsavtal förvaras i respektive kommun. 3.1.2. Behörigheter i lönesystemet Löneadministratörerna har behörighet att registrera registrera nyanställda. Registreringen görs när ett skriftligt underlag erhållits från den anställdes chef. Innan medarbetare får behörighet att registrera avvikelser i självservicesystemet Personec P måste hon gå en utbildning. Utbildningen tillhandahålls av Lönecentrum på plats i respektive kommun. Systemförvaltarna vid Lönecentrum har behörighet att göra löneutbetalningar i lönesystemet. Det finn en dokumenterad rutin för hur detta går till. 3.1.3. Styrande och stödjande dokument Inom Lönecentrum finns en mängd olika stödjande dokument för lönehantering i form av checklistor för löneadministratörerna vid Lönecentrum. Dessa omfattar bland annat registrering av anställningsuppgifter för nyanställda, timanställda, förändringar i anställningen, frånvaro samt avslut av anställning. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 9 av 20

Vidare finns diverse rutinbeskrivningar/manualer i en portal på Lönecentrums hemsida. Där kan arbetsledare och medarbetare logga in och utföra olika moment i lönehanteringen, så som löpande avvikelse rapportering och/eller attest av avvikelserapportering. Process-/flödeskartor finns även för att registrera anställningsavtal och löneunderlag. I Knivsta har man så kallade chefsuppdrag, ett dokument där chefernas ansvar vad gäller personalfrågor regleras och de kontroller i löneprocessen som ligger på chef beskrivs. Likande dokument saknas i Älvkarleby och Tierp. Innan nyanställd får behörighet att registrera avvikelser i självservicesystemet Personec P måste hon genomgå en utbildning som tillhandahålls av Lönecentrum på hemma plan i den egna kommunen. 3.1.4. Hantering av löneunderlag Nedan redovisas hur hantering av och registrering av nyanställda, sjukfrånvaro samt avslut av anställning görs. 3.1.4.1. Upplägg/registrering av nyanställda Hanteringen av olika löneunderlag ser i dagsläget olika ut för de tre kommunerna. Vid uppläggning av nya medarbetare i Tierps kommun används anställningsavtalet som underlag. Detta signeras av en chef och granskas innan de läggs upp i systemet. Anställningsavtalet ligger tillsammans med löneinformation, det vill säga ytterligare ett dokument, som underlag för löneuppgifterna i Personec P. Anställningsavtalen sparas i digitala personakter som finns på Lönecentrum. Det skriftliga avtalet skickas tillbaka till den anställde. I Knivsta och Älvkarleby skickas kopia av de skriftliga anställningsavtalen efter påskrifter till Lönecentrum för registrering. Därefter sparas avtalen i en pappersakt. 3.1.4.2. Rapportering av frånvaro Även vad gäller frånvaro ser rutinerna olika ut för Tierp och Älvkarleby. Tierp har en rutin tagen av kommunstyrelsen som innebär att medarbetaren ska göra en sjukanmälan och lämna läkarintyg till närmaste chef som sedan skickar intyget till Lönecentrum som i sin tur bevakar ärendet. I Älvkarleby görs anmälan av sjukfrånvaro och VAB via Previa. I Knivsta meddelar medarbetarna sin frånvaro direkt till chef. 3.1.4.3. Avslut av anställning När en medarbetare avslutar sin anställning vid någon av kommunerna skapas ett underlag av ansvarig chef. Utifrån detta avslutar en löneadministratör medarbetaren i Personec P och ett avgångsdatum skapas för att löner inte ska betalas ut fortsättningsvis. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 10 av 20

3.1.4.4. Avvikelserapportering Oavsett kommun ansvarar respektive chef för attest av medarbetarens avvikelserapportering. De olika rutinerna och hanteringen av olika underlag/information kommer som nämnts att diskuteras för att Lönecentrum ska ha en löneprocess som är gemensam även för de tre kommunerna. I dagsläget sker den största delen av alla underlag genom pappershantering, men det pågår diskussioner om skanning och digitala arkiv. 3.1.5. Kontrollmoment i löneprocessen Löneadministratörerna i de tre teamen ansvarar för att löneuppgifterna i olika listor/delmoment i löneprocessen är korrekta. Lönecentrum har en blankett med olika kontrollmoment som löneadministratörerna som genomföra. Dock används dessa blanketter mer som en lathund och inget som dokumenteras och sparas. För att säkerställa att uppgifterna i lönesystemet är korrekta tas fel- och varningslistor ut och kontrolleras. Bland annat kontrolleras banklistor där orimliga bruttolöner signaleras. Ansvarig chef ansvarar däremot för indata det vill säga de uppgifter som medarbetaren rapporterar. 3.1.5.1. Lönekörning Sammantaget finns det fem systemadministratörer som har behörighet att göra lönekörningen, dvs löneubetalningen. I samband med lönekörningen skapas banklistor och ekonomifiler för redovisningen. Löneutbetalningen görs av en systemadministratör åt gången enligt rullande schema. 3.2. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen Vi bedömer att lönehanteringen inte fullt ut är säker och tillförlitlig mot bakgrund av att hantering av löneunderlag och kontroller av löneunderlag fortfarande görs på olika sätt för de olika kommunerna. Vi saknar bland annat ett samlat dokument av vilket det framgår vilka väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet samt vilka kontroller som sker vid Lönecentrum respektive görs av ansvarig chef i kommunerna. I vår granskning har framkommit att: Det finns ett antal olika dokument i form av rutinbeskrivningar som beskriver hur registrering av nyanställda görs, detsamma gäller avvikelserapportering respektive lönekörning. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 11 av 20

I lönesystemet finns ett antal inbyggda kontroller så som att signallistor genereras om det förekommer orimlig belopp eller andra felkodningar i lönefilen. Vår bedömning är att löneadministratörerna har god kunskap om vilka kontroller som ska görasvid upplägg av nyanställd, innan lönekörning etc. Respektive löneadministratör kontrollera dessa signallistor enligt uppgift innan lönekörning. Då dessa kontroller inte dokumenteras kan vi inte verifiera detta. Det finns dock framtagna blanketter där de olika kontrollmomenten framgår. Ansvaret för att kontrollera registrerade avvikelser ingår i ansvariga chefers attestansvar. I de utbildningar som den anställde respektive chefer får när de ska börja använda Personec P ingår i utbildningen en genomgång av vilka kontroller som ska göras. I nuläget görs ingen efterkontroll vid Lönecentrum av utbetalda löner annat än den kontroll som löneadministratörerna enligt uppgift gör när de tar ut signallistor innan lönekörningen. Vi har inte tagit del av underlag som beskriver att det genomförs eller genomförts några kontroller på central nivå utöver de som beskrivs ovan. Befintlig rutin avseende förvaring av anställningsdokument bedöms vara tillfredsställande då de förvaras i respektive kommun. Vi anser dock att hanteringen av anställningsdokument som skickas per post mellan kommun och Lönecentrum bör effektiviseras. De kontroller som görs i samband med att lönefiler skickas för betalning bör dokumenteras. Vidare bör övervägas om filöverföringen ska göras av två i förening. Det finns en tillfredsställande rutin för back-up tagning av uppgifter i lönesystemet. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 12 av 20

4. Löneredovisningen Nedan återfinns en sammanfattning av resultatet av genomförd registeranalys avseende väsentliga områden att följa upp. Vidare redovisas resultatet av vår verifiering samt en sammanfattande bedömning. 4.1. Validering av data Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har valt att stämma av nettolönen och källskatteskulden för två perioder maj och juli för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. I nedanstående tabell återfinns resultatet av analysen tillsammans med lönearterna som angivits för källskatt. Nettolön Kommun Lönetransaktionsfil Huvudbok Differens för period 201205 Älvkarleby 11 622 577 11 622 577 0 201207 Älvkarleby 12 069 521 12 069 519 2 201205 Knivsta 15 698 581 15 724 693-26 112 201207 Knivsta 16 466 470 16 466 467 3 201205 Tierp 29 570 040 29 570 041-2 201207 Tierp 31 660 258 31 660 255 2 Källskatt Kommun Lönetransaktionsfil Huvudbok Differens för period 201205 Älvkarleby -3 812 516 3 812 516 0 201207 Älvkarleby -4 003 248 3 996 991-6 257 201205 Knivsta -4 989 691 4 988 401-1 290 201207 Knivsta -5 287 007 5 287 007 0 201205 Tierp -9 347 989 9 344 839-3 150 201207 Tierp -10 310 572 10 303 372-7 200 Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Då differenserna är så pass små bedöms de som immateriella och vi kan därför dra slutsatsen att erhållet material är fullständigt och riktigt. Vid avstämning med Knivsta respektive Tierp har vi erhållit förklaringar till avvikelserna ovan som gör att vi kan konstatera att dessa rättats vid senare tillfälle. Avstämning av transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som inte finns upplagda i personalregistret. Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Femton individer (15) som erhållit utbetalning, det vill säga att utbetalning har skett till dessa personer trots att dessa individer inte finns upplagda i personalregistret. Samtliga poster/utbetalningar som avser dessa individer har stämts av mot Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 13 av 20

underlag. Verifieringen ger vid handen att dessa hanterats korrekt. Utbetalningarna avser semester som betalats ut kontant vid avslutad tjänst och timlön som betalas ut med en månads fördröjning. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Efter genomförd analys har inga poster med avvikande kontrollsiffra påträffats. 4.2. Analyser 4.2.1. Fördelning av lönearter Samtliga transaktioner har fördelats och summerats per löneart och per period i en lönefluktuationsanalys. Sammanställningen visar alla lönearter uppdelat per period och visar antal transaktioner samt saldot för varje period under granskningsperioden i en tabell. Analysen används som underlag för bedömning om lönekostnaderna är rimligt fördelade under året och om onormala fluktuationer finns som inte är i linje med vad som är normalt för lönekostnadsfördelningen. Uppföljning av analysen möjliggör dessutom ett ställningstagande till om det finns lönearter som använts felaktigt eller om det föreligger skäl att revidera någon enskild post djupare. Analysen utförs således för att ge en överblick av vilka lönearter som driver mest kostnader. I tabellerna nedan redovisas de tio lönearter per kommun där de beloppsmässigt högsta saldona redovisas under granskningsperioden. Summan är adderad för samtliga löneperioder. Löneart beskrivning Tierp Älvkarleby Knivsta 1101 - Månadslön 384 964 655 87 238 576 224 186 715 9999 - Nettolön 212 540 364 81 757 203 111 994 151 8406 - Semester uttag debet balanskonto 70 998 419 14 741 746 21 939 004 8404 - Intj semester debet på kostnadställe 48 057 398 10 649 845 9 331 102 1103 - Månadslön vikariat 35 444 285 8 484 176 6 600 471 1001 - Timlön 24 457 224 8 282 294 4 571 116 8464 - Ers ferie debet balanskonto 13 806 238 3 357 346 2 015 075 5004 - Betald ferielön 11 327 767 2 940 053 1 622 905 8409 - Semester betald semesterdagstillägg 8 602 355 2 710 650 1 438 810 8424 - Intj sem debet på kställe semgrp9 7 292 254 1 915 190 1 316 381 Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning En analytisk granskning av utbetalda löner per månad och kommun har gjorts i syfte att bedöma om de månatliga löneutbetalningarna är rimliga. Vi har från respektive kommun erhållit underlag som visar utbetalda löner per månad under 2012. Vi bedömer löneutbetalningarna per månad som rimliga. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 14 av 20

4.2.2. Analys av orimliga värden för preliminärskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Det är svårt att göra beräkningen helt korrekt på grund av det stora antalet lönearter som ligger till grund för beräkningen. Vi har i tabellerna nedan redovisat de enskilt högsta posterna som har genomgått en fördjupad granskning med avvikande preliminärskatt som överstiger 60 % respektive preliminärskatt som understiger 20 %. Urvalet har gjorts på summan på källskatten i kombination med bruttosumman. Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Resultatet från genomförd analys visar att det förekommer poster med källskatteavdrag som överstiger 60 % samt understiger 20 %. Avvikelserna ovan kan bero på att vi i vår lönekörning inte fångar samtliga utbetalningar och betald källskatt avviker, rättning etc. Rutinen för källskatt är att Lönecentrum hämtar denna uppgift från Skatteverket via fil per kommun. Lönecentrum gör aldrig några egna beräkningar. Vi bedömer rutinen som tillförlitlig. 4.2.3. Avvikande ålder En genomgång av personalregistret har gjorts av samtliga anställda i kommunerna Tierp, Älvkarleby och Knivsta för att identifiera lönetransaktioner för månadslön och timlön för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Analysen identifierade totalt 246 unika personer sammantaget för de olika kommunerna med avvikande ålder. Endast en person är yngre än 16 år. 4.2.4. Översikt av grundlön och höga månadslöner För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall per kommun (se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan). Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Följande lönearter har extraherats: Löneart Löneartsnamn Antal utbet. 1101 Månadslön 33 172 1103 Månadslön vikariat 3 846 Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 15 av 20

Beloppsintervall, % 0-5.000 5.000-10.000 10.000-15.000 15.000-20.000 20.000-25.000 25.000-30.000 30.000-35.000 35.000-40.000 40.000-45.000 45.000-50.000 50.000-60.000 60.000-100.000 < 100.000 Tierp Älvkarleby Knivsta 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 13,5% 5,3% 8,1% 22,8% 25,5% 19,2% 30,9% 41,9% 31,5% 24,4% 17,0% 23,5% 5,5% 4,5% 9,8% 1,7% 3,4% 4,6% 0,6% 1,1% 1,3% 0,3% 0,6% 0,7% 0,2% 0,5% 1,0% 0,2% 0,2% 0,3% 0,0% 0,2% 0,0% Summa anställda 1695 647 906 Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Resultatet ovan kan användas för att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner för att kunna göra en rimlighetsbedömning. Vi bedömer att fördelningen ovan verkar rimlig. Vidare ger verifieringen vid handen att dessa överensstämmer med signerade anställningsavtal och i förekommande fall lönerevisioner. Samtliga månadslöner som är 60 tkr eller högre har verifierats mot signerade anställningsavtal och i förekommande fall lönerevisioner. Verifieringen ger vid handen att det finns underlag som styrker samtliga månadslöner utom den månadslön på över 100 tkr i Älvkarleby. Den sistnämnda avser en rättning av Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 16 av 20

felaktigt utbetald lön under ett år, då för låg lön utbetalats. I övrigt har anställningsavtal erhållits som styrker lönerna. 4.2.5. Avgångsvederlag Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till avgångsvederlag har extraherats och analyserats. En analys har utförts för att identifiera personer med transaktioner med koppling till detta. Samtliga lönearter som använts för extrahering återfinns i tabellen nedan.. Löneart Löneartstext Antal transaktioner 5725 Avgångsvederlag 3 5726 Avgångsvederlag soc avg månadsskatt 17 Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Analysen har granskat de transaktioner avseende avgångsvederlag. Analysen identifierade 15 personer som har erhållit avgångsvederlag. För åtta av dessa personer har uppföljning gjorts av att undertecknad överenskommelse finns som styrker utbetalningen. Resultatet av verifieringen ger vid handen att det finns undertecknade överenskommelser för samtliga personer som ingått i vår verifiering. 4.2.6. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter kombination av personnummer + löneperiod + belopp + löneart för månadslön som förekommer mer än en gång under en och samma period. Resultat från dataanalys, verifiering och bedömning Efter genomförd analys identifierades en mängd transaktioner som eventuellt kan vara en dubblett, men då analysen är baserad på absoluta belopp kan det i vissa fall röra sig om korrigeringar. Vidare stickprovstagningar krävs för att verifiera riktigheten i transaktionerna. Inom ramen för denna granskning har åtta poster granskats ytterligare. Resultatet av verifieringen ger vid handen att dessa transaktioner inte utgör verkliga dubbletter utan förklaras av; retroaktiva löneutbetalningar vid lönerevision, felaktig löneutbetalning då sjukanmälan lämnats in för sent, utbetalningen har dock korrigerats i efterhand. 4.2.7. Utbetalt arvode till förtroendevalda Nedanstående lönearter avser utbetalt styrelsearvode under granskningsperioden. Löneart Benämning Antal utbetalningar 1201 Månadsarvode 570 Resultat från dataanalysen, verifiering och bedömning Analysen har granskat de transaktioner avseende arvode till förtroendevalda. Analysen identifierade 71 personer som har erhållit arvode som uppgår till cirka 3 912 tkr. Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner 17 av 20