Granskning av kompetensförsörjning Kungsörs kommun en förstudie 14 september 2012 Lena Joelsson
Innehållsförteckning Bakgrund 3 Syfte 4 Metod 5 Frågeställningar 6 Omvärldsanalys 7 Analys av kompetensbehov 8 Strategi och handlingsplan 10 Uppföljning 13 Bedömning 14 Källförteckning 15
Bakgrund Kompetensförsörjning är en betydande utmaning för många kommuner. Kompetensförsörjning är ett samlingsbegrepp. Det innefattar en organisations förmåga att tillse att den har personal i tillräcklig omfattning samt att personalen har tillräcklig kompetens för att utföra befintliga och nya uppgifter i enlighet med organisationens mål och de krav som sälls på verksamheten. Om kommunen inte har den kompetens som fordras finns risk att kommunen inte klarar av att uppnå verksamhetens mål och tillhandahålla den service kommunen är skyldig. 3
Syfte Syftet med granskningen är att få en övergripande bild av kommunens kompetensförsörjningsarbete för att ta ställning till om det ska ske en fördjupad granskning. 4
Metod Datainsamling har skett genom intervjuer med personalchef, kommunchef samt kommunstyrelsens ordförande. I källförteckning framgår vika dokument som granskats. En summering av datainsamlingen dokumenterades och delgavs revisorerna inför den hearing som hölls den 28 augusti. Då deltog de intervjuade samt den nytillträdda kommunschefen de förtroendevalda revisorerna och sakkunnig från Ernst & Young. 5
Frågeställningar Omvärldsanalys Hur analyserar kommunen vilka förändringar kommunens verksamheter står inför och vilka krav som kommer att ställas på kompetens för att möta dessa? Analys av kompetensbehov Hur kartläggs kompetensbehoven idag? I vilken omfattning fordras rekryteringar på kort och lång sikt? Vilken kompetensutveckling behövs för att svara mot dagens krav och framtida krav? Strategi och handlingsplan Har kommunen en strategi för att säkra att kommunen har nödvändig kompetens på kort och lång sikt? Vilka åtgärder genomförs? Vilka resurser har avsatts? Uppföljning Hur följs genomförda åtgärder upp? Ger åtgärderna önskad effekt? 6
Omvärldsanalys Kommunen följer aktivt det arbete som SKL bedriver om världens viktigaste jobb. Det handlar om hur sektorn ska säkra kompetensförsörjningen. Befolkningsprognosen är en del i planeringen av verksamheten. Den används för att bedöma inom vilka verksamheter det blir volymförändringar vilket påverkar behovet av kompetens. Det finns behov av flera platser vid boenden för äldre vilket kommer kräva rekrytering. Kommunen har analyserat vilka konsekvenser en långkonjunktur får för inoch utflyttning och därmed för befolkningens storlek och sammansättning. Förvaltningarna fångar upp och ansvarar för att anpassa verksamheten till nationella förändringar som påverkar kompetens, t ex förändringar i läroplanerna och införande av lärarlegitimation. De förändringar som sker inom skolan kommer att kräva kompetenshöjande insatser för en del lärare. 7
Analys av kompetensbehov Personalfunktionen har analyserat pensionsavgångarna för kommunen som helhet t o m 2015 och inom BUN och SOC t o m 2021. De senare förvaltningarna har de största avgångarna. Antagandet är att medarbetarna slutar vid 65. Pensionsavgångarna för kommunen som helhet är; 2012 14 2013 17 2014 30 2015 20 Inom BUN och SOC för de efterföljande åren: 2016 27 2017 22 2018 25 2019 19 2020 17 2021 19 8
Strategi och handlingsplan rekrytering Det finns ingen dokumenterad strategi eller handlingsplan men det genomförs många aktiviteter, systematiken i arbetet skiftar dock. Hittills har det inte varit svårt att rekrytera till de stora verksamheterna vård och omsorg samt skola/förskola. Vikariepoolen är en rekryteringsbas för vård och omsorgsverksamheten. Det är dock en utmaning att rekrytera specialister till en liten kommun varför samarbete sker med Arboga och Köping. Det finns risk att det uppstår brist på förskolelärare. Kommunens löneläge är ett problem för vissa yrkesgrupper och bör ses över, enligt ett par intervjuade. Ett arbete har inletts för att ta fram en strategi för att marknadsföra kommunen som arbetsgivare inom U-län. Två viktiga områden har identifierats: Hur rekryterar och behåller vi strategiskt viktiga specialistkompetenser? Hur kan vi arbeta mer tillsammans för att stärka den kommunala verksamheten som arbetsgivare? En grupp har just tillsatts som ska jobba med employer branding, d.v.s. att stärka bilden av kommunen som arbetsgivare. 9
Strategi och handlingsplan rekrytering Tandemrekrytering med kommunerna Köping och Arboga samt företagen i kommunerna har inletts. Det syftar till att försöka erbjuda arbete till den medföljande parten när någon rekryteras till det geografiska området. Närhet till och samarbete med högskolor är viktigt för att möta rekryteringsbehov. Företrädare för kommunen deltar på högskolornas arbetsmarknadsdagar och vid informationstillfällen på gymnasiet och högstadiet. Här finns behov av större samordning internt för att få ut maximalt av kommunikationen, enligt personalchefen. Vård- och omvårdnadscollege samt Teknikcollege bidrar till tillgången på kompetens. 10
Strategi och handlingsplan kompetensutveckling Kommunstyrelsen ansvarar för kompetensutvecklingen av kommunens cirka 40 chefer. Det finns en årlig utbildningsplan som personalchefen arbetar fram med gemensamma utbildningsinsatser. 2010 genomgick alla en chefsutbildning, därefter har mediaträning genomförts och utbildning i arbetsmiljö ska ske. Ett utbildningsprogram är under framtagande för arbetsledare, det påminner om det program cheferna genomgått. En aspirantutbildning genomförs för potentiella chefer i samarbete med flera kommuner där Västerås stad är navet. Kungsör deltar för första gången 2012 för att ta ställning om kommunen ska skicka deltagare framgent. Inom socialförvaltningen tas en kompetensutvecklingsplan fram för medarbetarna vart annat år. Den baseras på utvecklingssamtalen samt den kompetenskartläggning som gjorts av alla medarbetare. Nationella medel för omvårdnadspersonal har senaste åren inneburit mer utbildning. Inom skolan sker gemensamma utbildningar för olika personalgrupper som baseras på den kompetensutvecklingsplanering som förvaltningens ledningsgrupp tar fram. Denna bygger på information från medarbetarsamtal. 11
Uppföljning Medarbetarenkäten är ett instrument för att följa upp hur kommunen uppfattas som arbetsgivare och arbetsplats. I senaste undersökningen, som gjordes 2011 och presenterades 2012, upplevde 3,6 på en 5-gradig skala att de den får den kompetensutveckling de behöver för att uträtta ett bra arbete. 4,4 upplevde att de har tillräcklig kunskap och erfarenhet för att utföra arbetet på ett tillfredsställande sätt. Den sammantagna nöjdheten med kommunen som arbetsgivare uppgick till 3,4. Nöjdheten varierar mellan förvaltningarna. I oktober ska enheterna presentera sina analyser och åtgärder till respektive förvaltningschef. Återkoppling ska ske till personalfunktionen som ska bedöma om det fordras gemensamma åtgärder i kommunen. Det finns inget beslut om med vilken frekvens medarbetarundersökningen ska ske. Personalchefen bedömer att vart annat år är ett lämpligt intervall. Ett stödmaterial har tagits fram som chefer kan använda när de arbetar vidare med enkätresultatet på arbetsplatserna tillammans med medarbetarna. Chefsutbildningar följs upp, likaså de utbildningsinsatser som sker på förvaltningarna. 12
Bedömning Den kommunövergripande omvärldsanalysen är begränsad. Respektive förvaltning svarar för att följa omvärldsförändringar som kan påverka verksamheten. Vi ser att det finns förtjänster med att utveckla den gemensamma omvärldsbevakningen. Det är en styrka om det finns en gemensam bild av förändringar och utmaningar som kommunen behöver hantera. Omvärldsbevakning som med fördel kan vara utgångspunkten för budgetprocessen. Kommunledningen följer upp pensionsavgångarna. Respektive förvaltning följer upp hur dessa fördelas mellan olika funktioner. Den omvärldsbevakning som förvaltningarna gör ger kännedom om exempelvis förändrade lagkrav som ställer krav på ökad kompetens. Det sker ett löpande arbete med kompetensförsörjning och på senare tid har aktiviteten ökat. Det regionala perspektivet och samverkan över kommungränser är en styrka. Vi bedömer att en strategi bör tas fram för att synliggöra vad som görs men också för att öka systematiken samt se om det finns ytterligare aktivteter som bör genomföras, likaså om det finns förtjänster med att i högre grad än idag arbeta över förvaltningsgränser. 13
Bedömning Uppföljningarna av aktiviteterna bör utvecklas vilket underlättas om det finns en strategi som utgångspunkt. Det finns ingen uppföljning som fångar kostnaden för samtliga aktiviteter. Här skiljer sig inte Kungsör från andra kommuner. Det finns inget mål som handlar om kompetensförsörjning eller om att vara en attraktiv arbetsgivare. Vår erfarenhet är att om det finns mål eller på annat sätt uttalade ambitioner ökar både systematiken och aktivitetsnivån i kompetensförsörjningsarbetet och det sker en systematisk redovisning till kommunledningen av aktiviteter och resultat. Vi bedömer inte att det finns anledning att i nuläget genomföra en fördjupad granskning inom detta område. 14
Källförteckning Sammanställning pensionsavgångar BUN och SOC t.o.m. 2021 Implementering av läroplan (ej daterad) Framtida rekrytering 2006-09-05 Konsekvensbedömning av långkonjunktur i Kungsör 2009-03-20 Utvärdering av ledarskapsprogram (ej daterad) Medarbetarenkät, resultat 2011 Utbildningssatsningar inom socialförvaltningen 2011-2012 Aspirantprogrammet 2012 Tandemrekrytering som metod för att underlätta framtida kompetensbehov. 15