Utdrag ur Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 1 (2) Kommunstyrelsen Utdrag ur Sammanträdesprotokoll Sammanträde med Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Onsdag den 6 april 2011 Plats och tid Kommunstyrelsens sessionssal A 287, kl 13:30-16:15 Sekreterare Linda Svahn KS 128 Dnr 2011/162-KS-015 Anmälan av revisionsrapport - Granskning av stadens medarbetarpolicy Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att lämna rapporten utan ytterligare åtgärd samt att lägga densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Ernst&Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad granskat stadens arbete med den medarbetarpolicy som antogs av kommunfullmäktige 6 nov Syftet med granskningen har varit att undersöka om styrelser och nämnder säkerställer att medarbetarpolicyn efterlevs. Stadsledningskontoret konstaterar med tillfredsställelse att granskarna noterat och i positiva termer kommenterat de initiativ till implementering som tagits från såväl stadsledningskontoret som Teknik- och idrottsförvaltningen samt proaros. Granskarna har även noterat att medarbetarpolicyn inte ensamt värnar de grundläggande värderingar och den syn på medarbetarskapet som kommunfullmäktige beslutat ska gälla. Västerås stads samverkansavtal, den årliga medarbetarenkäten och medarbetarsamtalet är exempel på dokument och uppföljningar som tillsammans förstärker att dessa värden hålls levande och efterlevs. Granskarnas slutsats är att såväl kommunstyrelsen som proaros och tekniska produktionsstyrelsens förvaltning genomför aktiviteter som bidrar till att säkerställa att medarbetarpolicyn kommer att följas.

2 Rätt utdraget intygar Linda Svahn

3 Sid 1 Diarienr 2011/162-KS Eva Little Personaldirektör Tel Eva.little@vasteras.se Kommunstyrelsen Granskning av stadens medarbetarpolicy Förslag till beslut Från Erns&Young inkom till Västerås stad en granskningsrapport Granskning av stadens medarbetarpolicy (Dnr ). Stadsledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att lämna rapporten utan ytterligare åtgärd samt att lägga densamma till handlingarna Bakgrund Ernst&Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad granskat stadens arbete med den medarbetarpolicy som antogs av kommunfullmäktige 6 nov Syftet med granskningen har varit att undersöka om styrelser och nämnder säkerställer att medarbetarpolicyn efterlevs. Stadsledningskontoret konstaterar med tillfredsställelse att granskarna noterat och i positiva termer kommenterat de initiativ till implementering som tagits från såväl stadsledningskontoret som Teknik- och idrottsförvaltningen samt proaros. Granskarna har även noterat att medarbetarpolicyn inte ensamt värnar de grundläggande värderingar och den syn på medarbetarskapet som kommunfullmäktige beslutat ska gälla. Västerås stads samverkansavtal, den årliga medarbetarenkäten och medarbetarsamtalet är exempel på dokument och uppföljningar som tillsammans förstärker att dessa värden hålls levande och efterlevs. Granskarnas slutsats är att såväl kommunstyrelsen som proaros och tekniska produktionsstyrelsens förvaltning genomför aktiviteter som bidrar till att säkerställa att medarbetarpolicyn kommer att följas. Västerås Monica Ericsson Stadsdirektör Eva Little personaldirektör ID: Tjansteskrivelse medarbetarpolicy

4 Revisionsrapport 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Västerås stad Granskning av stadens medarbetarpolicy

5 Innehåll 1. Sammanfattning och bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Granskning och iakttagelser Policydokument i Västerås stad Direktiven i medarbetarpolicyn Framtagandet av policyn Implementeringen av policyn Uppföljning av hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare Intervjuades erfarenheter av och synpunkter på policyn... 7 Bilaga Källförteckning 1

6 1. Sammanfattning och bedömning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad granskat stadens arbete med dess medarbetarpolicy. Syftet med granskningen är att granska om styrelser och nämnder säkerställer att medarbetarpolicyn efterlevs. Granskningen avgränsas till det kommunövergripande arbetet d.v.s. till kommunstyrelsen samt till tekniska produktionsstyrelsen och styrelsen för proaros verksamheter. Här besvaras granskningens revisionsfrågor. Har genomförda åtgärder för att implementera policyn varit tillräckliga? Med den process som tillämpades för att arbeta fram medarbetarpolicyn startade implementeringsarbetet redan innan policyn var antagen. Efter fastställande har det givits information om policyn, den uppmärksammas vid introduktionen av nya medarbetare, samtalsstöd har tagits fram och alla ledningsgrupper har besökts för att informera om hur arbetet med medarbetarpolicyn kan genomföras på arbetsplatserna. Det har således genomförts en rad olika aktiviteter för att policyn ska bli känd och åtföljas. Granskningen visar att policyn är känd men att implementeringsarbetet bör fortsätta för att skapa förståelse för hur policyn kan användas som stöd för att utveckla medarbetarskapet i staden. Finns det områden i policyn som är svåra att leva upp till? Vi har inte kunnat identifiera att det finns några områden som är svåra att leva upp till. Det kan däremot vara för tidigt att bedöma detta då policyn ännu inte fått ett genomslag i verksamheten. Får cheferna ett ändamålsenligt stöd i arbetet med policyn? Vi bedömer att det stöd som givits till cheferna varit ändamålsenligt och att det bör fortsätta. Vilken uppföljning görs av hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare? Staden genomför återkommande en medarbetarundersökning som ger kunskap om hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare. Hur säkerställs att policyn efterlevs? Utöver de kommungemensamma aktiviteter som genomförts för att implementera policyn säkerställer de båda granskade förvaltningarna att det finns kunskap om policyn genom de dokument som medarbetarna ska underteckna på respektive förvaltning för att bekräfta att det tagit del av ett antal centrala dokument som rör verksamheten. Sammanfattningsvis Eftersom granskningen genomförs när implementeringsarbetet fortfarande pågår är det för tidigt att bedöma efterlevnaden. Vår slutsats är att såväl kommunstyrelsen som proaros och tekniska produktionsstyrelsens förvaltningar genomför aktiviteter som bidrar till att säkerställa att den kommer att följas. 2

7 3

8 2. Inledning 2.1. Bakgrund I november 2008 beslöt kommunfullmäktige om en medarbetarpolicy. Den ska användas som stöd i samtal för att utveckla samspelet på stadens arbetsplatser och upprätthålla en god arbetsmiljö. Arbetsklimatet i staden ska uppfattas positivt av medarbetarna och genomsyras av öppenhet, tillit, nytänkande och ansvarstagande. Detta är även viktiga förutsättningar för att skapa trivsel, arbetsglädje och goda resultat. Policyn beskriver medarbetarens ansvar och arbetsgivarens ansvar. Revisionen har genomfört ett antal granskningar inom det personalstrategiska området men det var fler år sedan området granskades senast. Revisionen gör återkommande granskningar av hur det säkerställs att policys efterlevs vilket motiverar en granskning av medarbetarpolicyn Syfte och revisionsfrågor Syftet är att granska om styrelser och nämnder säkerställer att medarbetarpolicyn efterlevs. Följande frågor besvaras i granskningen. Hur har policyn implementerats? Har genomförda åtgärder varit tillräckliga? Finns det områden i policyn som är svåra att leva upp till? Får cheferna ett ändamålsenligt stöd i arbetet med policyn? Vilken uppföljning görs av hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare? Hur säkerställs att policyn efterlevs? 2.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till det kommunövergripande arbetet d.v.s. till kommunstyrelsen samt till tekniska produktionsstyrelsen och styrelsen för proaros verksamheter. Då en av revisionsfrågorna handlar om hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare redovisas delar av resultatet av den senaste medarbetarundersökningen Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning är medarbetarpolicyn revisionskriteriet Metod Granskningens genomförande baseras på intervjuer med: Personaldirektören Förhandlingschefen 4

9 Personalchef på proaros Personalchef på teknik- och idrottsförvaltningen En grupp med enhetschefer En grupp med medarbetare Fackliga företrädare i den centrala samverkansgruppen Vilka dokument som granskats framgår av källförteckningen. Intervjuade har fått möjligheten att lämna synpunkter på rapportens sakinnehåll. 3. Granskning och iakttagelser 3.1. Policydokument i Västerås stad Enligt den kategorisering som görs av styrdokument i Västerås stad uttrycker en policy värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad. Policys beslutas av kommunfullmäktige och medarbetarpolicyn antogs av kommunfullmäktige i november Direktiven i medarbetarpolicyn Policyn är avsedd att användas som utgångspunkt i samtal för att utveckla samspelet på stadens arbetsplatser och upprätthålla en god arbetsmiljö samt ligga till grund för att stadens verksamhet uppfattas som positiv. I policyn framgår medarbetarnas och chefernas ansvar. Medarbetaren ska genom ansvar, samspel, professionalitet, engagemang och nytänkande bidra till trivsel på arbetsplatsen och ett gott resultat i verksamheten. Cheferna ansvarar för att bidra till en kultur och organisation där medarbetare kan, vill, törs och får göra ett bra arbete Framtagandet av policyn Processen för att arbeta fram medarbetarpolicyn startade under 2007 med en workshop där cirka 30 medarbetare deltog. Under workshopen som pågick under en dag delades deltagarna in i grupper som fick olika uppgifter. Några intervjuade medborgare på stan om vad de tycker bör känneteckna en medarbetare i Västerås stad, några intervjuade chefer i staden, andra studerade hur ett antal företag arbetade med medarbetarfrågor. Ett s.k. rådslag skedde där alla chefer inbjöds och där de fick möjlighet att lämna förslag på en policys innehåll och omfattning etc. Personaldirektören svarade för att dokumentera resultatet av workshopen och rådslaget som låg till grund för ett första utkast till policy. Utkastet diskuterades med fackliga företrädare samt med personalchefer i staden. Det reviderade utkastet diskuterades sedan med den politiska ledningen och direktörer i staden innan kommunstyrelsen skickade ut ett slutligt förslag på remiss till nämnder och styrelser i mars Synpunkterna från remissrundan ledde till vissa justeringar. Förslaget till policy lades fram till beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige hösten

10 3.4. Implementeringen av policyn Personalstrategienheten inom stadsledningskontoret svarar för att hålla ihop och driva den samlade personalpolitiken inom Västerås stad. En del i enhetens uppdrag är att utveckla och implementera stadens policydokument inom det personalpolitiska området. Samtliga chefer fick information om policyn vid ett möte våren 2009 där alla chefer samlades. Då gavs möjlighet att diskutera policyn i mindre tvärgrupper där chefer från olika verksamheter möttes. Information om policyn gavs även vid ledningsgruppsmöten på enhetsnivå. Policyn behandlas på introduktionen för nya medarbetare och chefer i staden, enligt personaldirektören. För att underlätta implementeringen av policyn togs ett samtalsmaterial fram om medarbetarskap i Västerås stad som ska användas på arbetsplatsträffar. Materialet utgår från medarbetarpolicyn och stadens samverkansavtal och belyser medarbetarskapet utifrån tre perspektiv: Krav och förutsättningar, delaktighet och samverkan samt stolthet i arbetet. Inom varje perspektiv ges förslag på samtalsämnen att diskutera på arbetsplatsträffarna. För att diskutera Krav och förutsättningar på arbetsplatsen finns exempelvis följande samtalsämnen; professionellt agerande, engagemang, gemensamt ansvar och arbetsgivarens ansvar. Under våren 2010 har förhandlingschefen och fackliga företrädare träffat alla ledningsgrupper i staden för att informera om samtalsmaterialet och hur det ska användas på arbetsplatsträffarna. Återkopplingen från mötena var att materialet ansågs vara användbart Uppföljning av hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare Rapportering om staden som arbetsgivare sker i stadens årsredovisning. Nämnderna/styrelserna följer även upp medarbetarskapet inom den egna förvaltningen i respektive verksamhetsberättelse. Områden som följs upp är bland annat hälsoarbete, löneutveckling, sjukfrånvaro och kompetensutveckling. Medarbetarpolicyn nämns inte specifikt i någon av nämnda dokument. Eftersom implementeringsarbete pågått under 2010 har det ännu inte varit aktuellt att göra en specifik uppföljning av policyn. Västerås stad genomför sedan fyra år en årlig medarbetarundersökning. Genomförandet har upphandlats av företaget, Synovate. Samma enkät används i andra organisationer, däribland flera kommuner, vilket möjliggör jämförelser. Enkäten skickades ut per e-post till alla tillsvidareanställda i förvaltningarna. Svarsfrekvensen för 2010 års undersökning var 77 procent. Enkäten går även ut till tillsvidareanställda på VafabMiljö som har valt att ansluta sig till undersökningen. Resterande företag i koncernen utför egna medarbetarundersökningar. Frågorna är indelade i sex områden; handlingskraft, arbetsorganisation, ledarskap, organisationsklimat, personlig arbetssituation och kundorientering. Resultatet för varje fråga redovisas via ett index som räknas fram utifrån den genomsnittliga andelen positiva svar (andelen som svarat 4 eller 5 på en 5-gradig skala). Resultatet på varje fråga adderas till ett sammanfattande index för frågeområdet. Ett index över 65 är uttryck för en väl fungerande verksamhet medan ett index som ligger på 45 eller under signalerar stora problem på arbetsplatsen. 6

11 Följande tabell visar resultatet per frågeområde för åren 2009 och 2010: Frågeområde Resultat/index Handlingskraft Arbetsorganisation Ledarskap Organisationsklimat Personlig arbetssituation Kundorientering Medarbetarindex för Västerås stad blev procent. Det innebär att i genomsnitt svarar 69 procent av medarbetarna positivt på frågorna d.v.s. 4 eller 5 på den 5-gradiga skalan. Det är en förbättring med en procentenhet jämfört med Resultatet är klart positivt i förhållande till Synovates jämförelsedatabas där genomsnittet bland andra kommuner ligger på cirka 62 procent. Inom frågeområdet arbetsorganisation har tillgången på information på stadsövergripande nivå utvecklats positivt men lämnar fortfarande rum för fortsatt utveckling relativt stadens resultat. Det går inte att utifrån frågorna avgöra om det är tillgången till informationen, eller innehållet i informationen som kan utvecklas ytterligare. Fler områden som utvecklats positivt i förhållande till föregående år är möjligheten att prioritera mellan arbetsuppgifter, att överenskomna åtgärder utifrån medarbetarsamtalen gemoförs och att medarbetarna får den kompetensutveckling de anser sig behöva. Organisationsklimat är området som relativt sett har det svagaste resultatet. Här ställs frågor som berör kunskapsdelningen inom organisationen, tillvaratagandet av nya idéer, lärande samt samarbete inom och mellan enheter. Det beror dels på att arbetet försvåras pga. revirgränser mellan medarbetare och dels av bristen på konstruktiv kritik medarbetare emellan. I förhållande till 2009 har viljan att rekommendera en vän eller bekant att börja arbeta inom Västerås stad minskat med två procentandelar. Resultatet visar att medarbetare är något mindre positiva än chefer inom alla frågeområden. Resultatet går även att bryta ned per förvaltning, och enhet. Resultaten distribueras till respektive enhetschef som går igenom det med medarbetarna på en arbetsplatsträff. Utifrån resultat ska en handlingsplan tas fram där det framgår förbättringsområden som enheten särskilt ska arbeta med under året och följa upp vid nästkommande undersökning. Personalstrategienheten har tagit fram en handbok som ska guida cheferna i detta arbete Intervjuades erfarenheter av och synpunkter på policyn Policyns innehåll De intervjuade känner alla till medarbetarpolicyn och anser att de har fått adekvat information om dess innehåll. De ser det som positivt att policyn fokuserar på medarbetarnas ansvar istället för rättigheter då ansvar riskerat att bli marginaliserat i samtal mellan chefer och 7

12 medarbetare. Policyn kan enligt vissa intervjuade ge medarbetarna en större förståelse för sin roll och i sitt ansvar. De intervjuade personal- och enhetscheferna anser att de redan arbetar i enlighet med de värderingar som framgår av policyn och att den till viss del sparkar in öppna dörrar. Frågorna uppmärksammas redan på arbetsplatserna enligt dem vilket kan påverka hur mycket policyn används i arbetet med att skapa ett gott medarbetarskap. De fackliga företrädarna i den centrala samverkansgruppen anser att innehållet i policyn är väsentligt då det belyser medarbetarskapet i staden ur ett helhetsperspektiv. Policyn kan skapa en större medvetenhet om att det är staden som är arbetsgivare och inte den enskilda förvaltningen/enheten. Det anser vidare att det var positivt att de fått ta del av och lämna synpunkter på utkast till policy under framtagandeprocessen Implementeringen Den sammanfattande bedömningen om implementeringen varit tillräcklig varierar bl.a. beroende på hur de tillfrågade uppfattar medarbetarpolicyns syfte. De intervjuade ser positivt på de informationsträffar som skett mellan förhandlingschef, de fackliga företrädarna och ledningsgrupperna i staden där syftet var att informera om samtalsmaterialet och hur det ska användas på arbetsplatsträffarna. Enligt de fackliga företrädarna var samverkansavtalet i fokus på träffarna. Om syftet är att klargöra stadens syn på medarbetarskapet har implementeringen varit tillräcklig eftersom det med policyn är dokumenterat och kan bilda utgångspunkt när förvaltningarna tar fram egna dokument. Om syftet däremot är att policyn ska användas handfast vid till exempel medarbetarsamtal, introduktioner för nyanställda eller arbetsplatsträffar har åtgärderna för implementeringen inte varit tillräckliga, trots samtalsmaterialet och besök från förhandlingschef och fackliga företrädare. Detta bekräftas av de intervjuade fackliga företrädarna. Deras intryck är att materialet inte används i någon större utsträckning under APT och medarbetarsamtal. Det är därför viktigt att implementeringen forsätter. Framtida insatser bör fokuseras på ett område i taget för att chefer och medarbetare ska kunna ta till sig materialet. De intervjuade personalcheferna anser att det viktigaste är att policyns intentioner alltid speglas i åtgärder som vidtas, inte att den specifikt används. Policyn ska ses som en lägsta nivå och varje förvaltning/enhet ska utveckla medarbetarskapet utifrån sin verksamhets förutsättningar. Inom proaros används en medarbetarbok för att ge medarbetarna vägledning i arbetet. När medarbetarna tagit del av boken ska de med närmaste chef skriva under en överenskommelse och bekräfta att de läst och samtalat om innehållet. Enligt personalchefen har medarbetarpolicyn beaktats när de tagit fram boken. Vissa chefer tar tillsammans med medarbetaren fram mål utifrån de områden som behandlas i policyn. De ligger sedan till grund för utvärderingen under medarbetarsamtalen. Teknik- och idrottsförvaltning har förtecknat styrdokumenten som berör medarbetare respektive chefer. Där ingår bland annat medarbetarpolicyn. Alla anställda måste läsa dokumenten och skriva under att de tagit del av dem. 8

13 Utmaningar Det är inga områden som anses vara speciellt svåra att leva upp till. De intervjuade tror dock att de flesta medarbetare ser att det är den förvaltning eller enhet där de arbetar som är arbetsgivare och inte staden. Det kan påverka användandet av policyn enligt ett par intervjuade. Att förvaltningar/enheter i första hand ses som arbetsgivare beror bl.a. på den hårda profilering som i synnerhet proaros gjort sedan flera år för att skapa sammanhållning och ett starkt varumärke. Profileringen har börjat tonas ner en aning, bl.a. genom en gemensam grafisk profil för staden. De fackliga företrädarna påtalar att cheferna har egna utarbetade modeller för APT och medarbetarsamtal som cheferna anser passar deras verksamhet. För att policyns intentioner ska nå ut till medarbetarna måste modellerna vara mer enhetliga och beakta medarbetarpolicyn. De flesta fackliga företrädare tar upp antalet medarbetare per chef som en faktor i arbetet med medarbetarskapet. För många direkt underställda medarbetare leder till att operationella frågor prioriteras och mindre tid läggs på utvecklingsfrågor som exempelvis medarbetarskap Uppföljning Synen på medarbetarundersökningen bland de intervjuade är genomgående positiv. Cheferna och medarbetarna påtalar dock att det krävs mer åtgärder för att få alla medarbetarna medvetna om att de är för deras skull undersökningen görs. Detta då syftet är att använda resultatet för att utveckla staden i sin roll som arbetsgivare. De fackliga företrädarnas intryck är att vissa chefer inte följer upp och åtgärdar de förbättringsområden som identifierats i den utsträckning som de bör. Det kan göra att medarbetarna tappar intresset och tilliten till undersökningen som uppföljnings- och utvecklingsinstrument Stöd till chefer Cheferna anser att de får tillräckligt stöd i arbetet med policyn. Informationen är tillgänglig och utbildningar ges. Det samtalsmaterial som tagits fram har använts i begränsad omfattning. Att samtalsmaterialet inte använts av alla beror enligt intervjuade chefer på att det finns mer verksamhetsnära frågor och dokument som känns mer relevanta att ta upp och har därför prioriterats. De som använt materialet har fokuserat på den del som rör samverkan. Som redan framgått anser de intervjuade fackliga företrädarna att det behövs ett fortsatt stöd till chefer och medarbetare för att policyn ska bli implementerad. Mer generellt anser de att stödet till cheferna i tillräckligt. Bland annat genom det stöd Konsult och service samt Medarbetarcentrum erbjuder. De tror dock att cheferna använder stödet i för liten utsträckning. Västerås, 15 februari 2011 Per Tegnér Lena Joelsson 9

14 Källförteckning Västerås stads medarbetarpolicy Medarbetarskap i Västerås stad samtalsmaterial Tekniska produktionsstyrelsens verksamhetsberättelse 2009 Nämndernas sammanfattning verksamhetsberättelse 2009 ProAros verksamhetsberättelse Västerås stads årsredovisning Västerås stads årsredovisning