Strategisk kompetens- försörjning

Transkript

1

2

3 Strategisk kompetens- försörjning Kerstin Svensson Cert. kommunal revisor Hallsbergs kommun

4 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2. Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Bakgrund 4 3. Resultat Ansvar och organisation Ansvar för strategisk personal- och kompetensförsörjning Styrning och uppföljning Vår bedömning Kunskap om framtida behov Analysunderlag Framtida behov Vår bedömning Åtgärder Vår bedömning 10 Hallsbergs kommun

5 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i kommunen har gett Kommunal Sektor inom i uppdrag att granska hur kommunen arbetar för att säkerställa framtida behov av kompetens. Revisionsfrågan är om Kommunstyrelsen och Kultur- och utbildningsnämnden bedriver ett ändamålsenligt strategiskt kompetensförsörjningsarbete för att säkra framtida behov av personal och kompetens. Vår sammanfattande bedömning är att Kommunstyrelsen behöver utveckla styrningen av det strategiska arbetet och förbättra underlag för bedömning av framtida kompetensförsörjning för att arbetet ska kunna anses vara ändamålsenligt. Nuvarande styrning och underlag anser vi inte säkrar att framtida behov av personal och kompetens tillgodoses. Kultur och utbildningsnämnden bedömer vi bedriver ett ändamålsenligt arbete styrning, struktur och underlag finns för de närmaste åren. Vi anser det vore värdefullt om nämnden även tog sig an ett längre tidsperspektiv i sitt arbete med kompetensförsörjning. Vår bedömning baserar vi på följande: Ansvaret för strategisk kompetensförsörjning är inte tydligt uttryckt i Kommunstyrelsens eller Kultur- och utbildningsnämndens reglemente, men det finns en samstämmighet bland de intervjuade kring ansvarsfrågan. Vi saknar en koppling vad avser hur kommunen kompetensmässigt ska kunna förverkliga fullmäktiges mål. Inriktningsmålen har inte konkretiserats i dokumenterade verksamhetsmål eller strategier inom personalområdet. Den statistik och beskrivning av verksamhet som finns på kommunövergripande nivå har inte i första hand tagits fram för att utgöra underlag för framtida kompetensförsörjning och beskrivs inte heller ha utgjort något underlag för vidare åtgärder. Det finns inte en samlad enhetlig bild av framtida utmaningar vad avser kompetensförsörjning på kommunövergripande nivå och inte någon dokumenterad kompetensförsörjningsplan. Vi har inte funnit något uppdrag från Kommunstyrelsen om framtagande av underlag för analys eller kompetensförsörjningsplan. Inriktningen på befintliga policydokument inom personalområdet bedömer vi mer hanterar en övertalighetssituation än utgör stöd för en framtida kompetensförsörjning. Inom Kultur- och utbildningsnämndens ansvarsområde finns ett underlag för de närmsta åren, det finns även en upparbetad struktur för kartläggning och analys av Hallsbergs kommun 1 av 12

6 kompetensbehov. Nämnden ger uppdrag till ledningsgruppen och får löpande information och rapportering kring kompetensbehov. Men även inom nämndens område saknas en beskrivning på längre sikt. Stödet från personalkontoret beskrivs som tillräckligt från kultur- och utbildningsförvaltningen. Förvaltningen har också egna resurser som används i arbetet med att ta fram underlag och analysera kompetensbehov. Hallsbergs kommun samverkar med andra kommuner och landstinget. Samverkan är etablerad och fungerar väl, särskilt inom Syd Närke. Likaså gäller för samverkan med de fackliga organisationerna. Någon samverkan i syfte att beskriva framtida behov av kompetensförsörjning har vi inte uppfattat har skett. De förbättringsområden vi vill uppmärksamma är: Ansvaret på den kommunövergripande nivån anser vi behöver tydliggöras. Personalfunktionens ansvar och uppgifter i förhållande till förvaltningarna är väsentligt att tydliggöra för att undvika förväntningsgap och/eller dubbelarbete. Den kommunövergripande styrningen behöver utvecklas. Dialogen mellan den politiska nivån, kommunledning och personalkontor behöver stärkas i syfte att klargöra personalkontorets uppgift i det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Hur fullmäktiges inriktningsmål påverkar det praktiska strategiska arbetet behöver synliggöras genom framtagande av uppföljningsbara verksamhetsmål och val av strategier. Både Kommunstyrelsen och Kultur- och utbildningsnämnd behöver klargöra vilket underlag som ska användas i analysen av framtida kompetensförsörjningsbehov på längre sikt. Hallsbergs kommun 2 av 12

7 2. Uppdrag och bakgrund 2.1. Revisionsfråga Med nuvarande demografiska utveckling kommer en framtida obalans att råda mellan tillgång till arbetskraft bland de i yrkesverksam ålder och de som är i behov av stöd och service från kommunerna. Mindre kommuner kan även ha svårt att upprätthålla kompetens inom olika spetsområden och sårbarheten är ofta hög. Hur kommunen arbetar med dessa frågor är avgörande för hur tillgången till stöd och service säkras framöver. Revisorerna i Hallsbergs kommun har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl för att granska området. Revisorerna i kommunen har gett Kommunal Sektor inom i uppdrag att granska hur kommunen arbetar för att säkerställa framtida behov av kompetens. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Bedriver Kommunstyrelsen och Kultur- och utbildningsnämnden ett ändamålsenligt strategiskt kompetensförsörjningsarbete för att säkra framtida behov av personal och kompetens? Följande kontrollmål ingår: Styrning och uppföljning av personal- och kompetensplanering är ändamålsenlig. Ansvaret tydligt vad avser strategisk personal- och kompetensförsörjning. Ett effektivt ledningsstöd finns för den strategiska kompetensförsörjningen. Tillfredsställande underlag finns för att bedöma framtida behov. Det finns en kartläggning över framtida behov. Samverkan sker med andra kommuner, organisationer etc. för gemensamma lösningar Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med ordförande i Kommunstyrelsen och Kultur- och utbildningsnämnden, personalchef och PA konsult samt förvaltningschef och en verksamhetschef inom Kultur- och utbildningsförvaltningen. Vi har granskat aktuella styrdokument. Som underlag i granskningens bedömningar ingår kommunens egna kartläggningar och statistik. Hallsbergs kommun 3 av 12

8 Granskningen omfattar Kommunstyrelsen vad avser det kommunövergripande arbetet och inom styrelsens verksamheter samt Kultur- och utbildningsnämnden vad avser kompetensförsörjningen inom nämndens verksamheter Bakgrund På kommunens hemsida presenteras statistik kring kommunen. Av denna kan utläsas att Hallsberg har en demografi som avviker något mot riket. Under den senaste tio-årsperioden har kommunens invånare minskat med cirka 400 personer. Åldersgruppen år utgör en mindre andel i förhållande till riket, liksom åldersgruppen år. Däremot är åldersgrupperna år och år större än riket. Likaså är gruppen 80 år och äldre större än i riket. Antalet arbetssökande i åldern år är större i Hallsberg än i länet och i riket. I kostnader per invånare har kommunen en lägre kostnad än genomsnittet i riket för förskola/barnomsorg, IFO och kultur. Områden som äldre och funktionshindrade, utbildning, infrastruktur och fritid kostar mer per invånare än i riket. Utbildningsnivå i kommunens befolkning framgår av tabellen nedan. Utbildningsnivå Hallsberg Örebro län Riket Förgymnasial utbildning 19 % 15 % 14 % Gymnasial 59 % 52 % 47 % Eftergymnasial 21 % 32 % 37 % Hallsbergs kommun har något lägre andel verksamhet i kommunal regi än länet i övrigt, enligt SKL.s statistik 1. Antalet årsarbetare i kommunen är (årsredovisning 2010) och ligger därmed mätt per 1000 invånare över genomsnitt för länet. Lika eller i stort sett lika vad avser förskola/skolbarnomsorg och omsorg om äldre/personer med funktionsnedsättning men högre inom utbildning. Kommunen har en lägre personalkostnad mätt per invånare än för länet. Fördelningen mellan olika åldersgrupper är relativt jämnt fördelad, se nedan. -29 år år år år 60 år - 20,4 % 19,2 % 21,7 % 22,5 % 16,2 % 1 Vad kostar verksamheten i din kommun, bokslut 2010 Hallsbergs kommun 4 av 12

9 3. Resultat 3.1.Ansvar och organisation Ansvar för strategisk personal- och kompetensförsörjning Ansvaret för strategisk kompetensförsörjning hanteras inte i styrelsens eller nämndens reglemente. Däremot framgår under avsnitt om personalpolitik att Kommunstyrelsen respektive Kultur- och utbildningsnämnden har ansvar som arbetsgivare i samband med förhandling och medbestämmandefrågor. Ansvar av strategisk vikt som åvilar Kommunstyrelsen är att anställa förvaltningscheferna i kommunen samt att lönesätta personal. Styrelsen har även ansvar för att med uppmärksamhet följa vad som sker i omvärlden så att denna omvärldsbevakning i både nationellt och internationellt avseende kommer kommunen tillgodo. Vilket skulle kunna avse även förutsättningar för att klara framtida kompetensförsörjning. Ansvaret beskrivs från de intervjuade som tydligt. Särskilt från kultur- och utbildningsförvaltningen, som pekar på att rektors ansvar även är reglerat på nationell nivå genom lagstiftning. Företrädare för både personalkontoret och kultur- och utbildningsförvaltningen beskriver att det är cheferna ute i verksamheten som ansvarar för den strategiska kompetensförsörjningen. Personalkontoret beskriver sitt ansvar i det strategiska arbetet som i första hand stödjande till cheferna då ett sådant efterfrågas samt att även fånga frågeställningar inom personalområdet. En ökad tydlighet i vad som förväntas av personalkontoret i samband med målbeskrivning på övergripanden nivå efterfrågas. Det anses finnas ett visst ifrågasättande kring befintliga styrdokument, vilket ger en osäkerhet i ansvarsfrågan, till exempel vid lönesättning. Sedan januari 2012 har kommunen samlat alla personalhandläggare i en central personalfunktion. Någon uppdragsbeskrivning för den centrala personalfunktionen finns inte i dagsläget, utöver den beskrivning som ges i fullmäktiges beslut 2. Ett förslag från personalkontoret är för närvarande hos förvaltningarna för synpunkter Styrning och uppföljning Den målstyrningsmodell som tillämpas innebär att fullmäktige anger inriktningsmål som nämnderna har att förhålla sig till, nämnderna tar i sin tur fram effektmål tillsammans med förvaltningen. Som sista steg ska förvaltningarna ta fram uppföljningsbara verksamhetsmål. 2 KF Hallsbergs kommun 5 av 12

10 Nuvarande visioner och mål antogs av fullmäktige år Ett antal inriktningsmål finns som ska konkretiseras i respektive nämnds verksamhetsbudget. Strategisk kompetensförsörjning finns inte omnämnd i inriktningsmålen. Av verksamhetsbudget anges bland annat effektmål för kommunstyrelsen vad avser en personalpolitik som stimulerar ansvar och engagemang. Andra effektmål som har koppling till framtida kompetensförsörjning är att kommunen ska föra en dialog med näringslivet två gånger per år kring frågor om utformning och inriktning av utbildningar samt verka för förbättrade möjligheter till arbetspendling. Kommunstyrelsen har inte gett några uppdrag eller direktiv till personalkontoret till exempel kring kartläggning av framtida behov. Dialogen mellan den övergripande politiska nivån och personalkontoret beskrivs som relativt svag kring hur de övergripande målen ska omsättas i konkreta insatser. En orsak till att målen inte omvandlats till strategiska styrdokument uppges även vara den omorganisation som nyligen har ägt rum och som berör kommunstyrelseförvaltningen. Kommunens ledningsgrupp, där personalchefen deltar, har haft flera uppdrag som avsett framtida kompetensförsörjning. Till övervägande del har insatserna varit av kompetenshöjande karaktär. Uppföljning till den politiska nivån sker främst i årsredovisning och delårsrapport samt genom löpande lönekartläggningar. Kultur- och utbildningsnämnden tar aktivt del av kompetensbehov genom löpande rapportering från verksamheterna. Personalsituationen är ett av de områden som rapporteras. Fokus har legat på innevarande och närmast kommande år, men diskussioner förs även kring behov på längre sikt. Nämnden har gett direktiv och uppdrag som hanteras i förvaltningens ledningsgrupp. Det finns en struktur som utgår från ledningsgruppen och som säkerställer att frågor hanteras och återkopplas. Kompetensförsörjningsfrågor hanteras av en permanent grupp, medan frågor av mer tillfällig karaktär hanteras i olika temporära arbetsgrupper Vår bedömning Är ansvaret tydligt vad avser strategisk personal- och kompetensförsörjning? Det finns en samstämmighet i att ansvaret för strategisk kompetensförsörjning åvilar respektive chef med personalansvar samt att förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för hela verksamhetsområdet. Ansvaret finns dock inte tydligt uttryckt i styrelsens eller nämndens reglemente. Ansvaret på den kommunövergripande nivån anser vi behöver tydliggöras vad avser omvärldsbevakning i personalfrågor. Vilket ansvar har den centrala personalfunktionen i förhållande till chefer ute verksamheten vad avser att ta fram underlag för framtida behov. Hallsbergs kommun 6 av 12

11 Det finns en förväntan från kultur- och utbildningsförvaltningen att personalhandläggaren ska fungera som tidigare, före genomförd centralisering av personalfunktionen. Personalfunktionens ansvar och uppgifter i förhållande till förvaltningarna anser vi är väsentligt att tydliggöra för att undvika förväntningsgap och/eller dubbelarbete. Är styrning och uppföljning av personal- och kompetensplanering ändamålsenlig? På kommunövergripande nivå bedömer vi att styrningen behöver utvecklas för att fullmäktiges mål ska nås. Vi saknar en koppling vad avser hur kommunen kompetensmässigt ska kunna förverkliga målen vilka är utmaningarna, vilka strategier väljs och vilka åtgärder måste vidtas? Inriktningsmålen har inte konkretiserats i dokumenterade verksamhetsmål eller strategier inom personalområdet. Dialogen mellan den politiska nivån, kommunledning och personalkontor behöver stärkas i syfte att klargöra personalkontorets uppgift i det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Inte minst med tanke på att kommunen står inför flera utmaningar vars konsekvenser kan ha stor betydelse för kommunens verksamheter och tillgång till arbetskraft. Inom Kultur- och utbildningsnämnden bedömer vi att styrning och uppföljning är ändamålsenlig vad avser de närmaste åren Kunskap om framtida behov Analysunderlag På kommunövergripande nivå tas inte något specifikt underlag fram för analys av framtida kompetensförsörjning, förutom löpande kartläggning av pensionsavgångar. Däremot finns ett antal styrdokument, som till exempel gemensamma planeringsförutsättningar och fysisk översiktsplan, som anger kommunens generella förutsättningar och inriktning på sikt. Det underlag som tjänstemannanivån i första hand hänvisar till är budget och verksamhetsplan. Inom kultur- och utbildningsområdet görs inför varje läsår en kartläggning av personal- och kompetensbehov. Underlag är nuvarande och framtida elevunderlag, närvarotid etc. Val av underlag har även betydelse för ersättning enligt den resursfördelningsmodell som tillämpas inom förvaltningen. För närvarande pågår en kartläggning av vilka lärare som har lärarbehörighet. Kartläggningen väntas klar under sommaren. Information har getts från kommunledningen både till personalkontor och till förvaltningsnivå kring kommande etableringar i kommunen. Nya arbetstillfällen och därmed även en ökad inflyttning med behov av förskoleplats och skola väntas. Hallsbergs kommun 7 av 12

12 Framtida behov Från kommunövergripande nivå beskrivs behov av sjuksköterskor redan nu och det konstateras ett relativt svagt intresse för undersköterskeutbildning. Kommunen anses sårbar vad avser att tillgodose kompetensförsörjning inom upphandling, teknik- och planering samt inom hälso- och sjukvårdsområdet. Sedan tidigare sker ett samarbete med andra kommuner kring smala och sårbara yrkesgrupper och funktioner. Detta behov anses komma att fortgå liksom behov av att stärka kompetensen för befintlig personal för att kunna anpassa befattningar till kommande verksamhetsförändringar och krav. De behov som beskrivs inom kultur och utbildning gäller redan idag förskollärare och behöriga lärare inom matematik och engelska. I första hand beskrivs inte problem att rekrytera utan behov att kunna finansiera kommande behov. För den kommande 5-10 årsperioden finns ingen dokumenterad beskrivning av behov. De dokument som de intervjuade hänvisar till för beskrivning av behov är delårsrapport och årsredovisning. Kommunen räknar med viss ny arbetskraft i och med kommande företagsetableringar. Men även en ökning av efterfrågan på service som barnomsorg och skola. Viss konkurrens om arbetskraft finns idag från framför allt Örebro kommun. Kommande etableringar kan också innebära konkurrens om arbetskraft. Hittills har flera befattningshavare, bland annat lärare och chefer återvänt till kommunen, efter att ha arbetat i andra kommuner en tid. God arbetsmiljö och hög trivsel anses vara bidragande orsaker till att anställda återvänder Vår bedömning Finns tillfredsställande underlag för att bedöma framtida behov? Vår bedömning är att det till viss del finns underlag för att bedöma framtida behov. Underlagen har inte i första hand tagits fram för att utgöra underlag för framtida kompetensförsörjningsbehov, vilket vi inte heller anser är nödvändigt. Väsentligt är att bedöma kompetensbehov i förhållande till verksamheternas inriktning, omfattning och finansiering. Någon sådan bedömning finns inte dokumenterad och beskrivs inte heller. Den statistik som finns kring framtida befolkningsutveckling, utbildningsnivåer etc. beskrivs inte ha utgjort något egentligt underlag för vidare åtgärder på kommunövergripanden nivå. Inriktningen på befintliga policydokument inom personalområdet bedömer vi mer hanterar en övertalighetssituation än utgör stöd för en framtida kompetensförsörjning. På kommunövergripande finns inte en samlad enhetlig bild av framtida utmaningar vad avser kompetensförsörjning. Bilder finns både av relativt stora kompetensför- Hallsbergs kommun 8 av 12

13 sörjningsproblem och att det inte finns något större problem. Oavsett behov eller ej, saknar vi en analys som ger underlag för val av framtida strategier. Inom Kultur- och utbildningsnämndens ansvarsområde finns ett tillräckligt underlag för de närmsta åren som också används i planering av kompetensförsörjning. Om vi med framtida menar behov 5-10 år framåt i tiden saknas dock en sådan beskrivning. Finns en kartläggning över framtida behov? Inom utbildningsområdet finns en kartläggning av kompetensbehov för det närmaste året. En viktig roll i detta arbete anges att förvaltningens utvecklingssamordnare har. På övergripande nivå finns inte någon liknande kartläggning. En kompetenskartläggning menar vi kan innehålla mer än behov av ren yrkeskompetens. Den kan omfatta anställningsformer, organisationsformer, social och kulturell kompetens, ledarskap etc Åtgärder En central personalfunktion finns sedan januari 2012 med totalt 14 personer, varav fem arbetar med generella personalfrågor och resterande med framför allt löneadministration. Personalchefen ingår i kommunens ledningsgrupp, men inte i budgetberedningen. Syftet med en mer centraliserad personalfunktion är, enligt personalkontoret, att kunna arbeta mer effektivt med annonsering och rekrytering samt att arbeta mer enhetligt. En översyn av rekryteringsprocessen har startat. Centraliseringen av såväl personalfunktion och ekonomifunktion har även varit led i att säkerställa kompetensförsörjningen inom dessa områden. Personalfunktionen har tagit fram riktlinjer för det konkreta personalarbetet. Följande lyfts fram: Personalförsörjningspolicy för Hallsbergs kommun, antagen av kommunstyrelsen 2005 Policy för kompetensutveckling, antagen av kommunstyrelsen 2006 Rekryteringsriktlinjer, gäller sedan Personalkontoret ger stöd i rekryteringsprocessen om så önskas av förvaltningarna, bland annat finns kompetens för att ta fram kravprofiler inför annonsering och rekrytering. Personalchef introducerar samtliga nya chefer i deras personalansvar. Två gånger per år möts samtliga chefer, där bland annat chefsförsörjning har diskuterats. Hallsbergs kommun 9 av 12

14 Metod för medarbetarsamtal finns och följs upp. Idag genomförs medarbetarsamtal med ca % av de anställda. En följd av genomförda medarbetarsamtal är den IT-utbildning som planeras i höst. Marknadsföringsinsatser sker regelbundet, både externt mot högskolor och mässor och internt med information till elever i grundskolan. Samarbete sker med lärarhögskolor och sjuksköterskeutbildningar kring praktikplatser. Karriärmöjligheter ses över och stöttas, till exempel i form av mentorer. Utbildningsinsatser av mer strategisk karaktär är chefsutbildning för kommande chefer. Utbildningen genomförs gemensamt i Södra Närke. Från Hallsberg deltar ett 15-tal anställda. Utbildningen har startat inom utbildningsområdet, men utökats till att gälla hela kommunens behov av chefsförsörjning. Totalt omfattas ett 60-tal anställda med administrativa arbetsuppgifter av den utbildningsinsats, delvis finansieras med EU medel 3, som syftar till att öka anställningsbarheten även i framtiden. Samverkan sker kring både enskilda tjänster och kring utbildningsinsatser. Ett mycket gott samarbete beskrivs i den södra länsdelen. Exempel på kompetenser där kommunerna samverkar redan idag är hälsoutvecklare, IT- frågor, telefoni, alkoholhandläggare och avgiftshandläggare. Både på politisk nivå och tjänstemannanivå sker kontinuerliga möten som möjliggör uppgörelser kring samverkan. Ett nära samarbete beskrivs med de fackliga organisationerna. Uppföljningar och diskussioner förs en gång per kvartal med Centrala arbetsmiljökommittén och personalkontoret. Därutöver äger sedvanliga samverkansmöten rum mellan parterna Vår bedömning Finns det ett effektivt ledningsstöd för den strategiska kompetensförsörjningen? I och med att den centrala personalfunktionen nyligen har inrättats är det svårt att bedöma denna. Stödet från personalkontoret beskrivs som tillräckligt från kulturoch utbildningsförvaltningen. Förvaltningen betonar vikten av att ha kunskap om verksamheten. Stort stöd har också förvaltningen av sin egen verksamhetsutvecklare när det gäller underlag för och bedömning av kompetensbehov. Kommunens storlek möjliggör ett nära samarbete mellan förvaltning och central nivå. Vi uppfattar att Kultur- och utbildningsförvaltningen lyfts som ett gott exempel i flera avseenden. Vilket vi uppfattar mer beror på en egen inre väletablerad struktur än centralt stöd. Andra förvaltningar kan därför ha ett större behov av stöd från till exempel personalkontoret. 3 Totalt 8 mnkr till länet Hallsbergs kommun 10 av 12

15 Personalkontorets roll och ansvar i den strategiska kompetensförsörjningen anser vi av vikt att klargöra. En proaktiv roll anser vi bör känneteckna en modern personalfunktion. Sker samverkan med andra kommuner, organisationer etc. för gemensamma lösningar? Samverkan är etablerad bland de södra kommunerna i länet kring både utbildningsinsatser och konkreta tjänster. Vi bedömer att samverkan med andra kommuner och landstinget fungerar väl. Den redan idag etablerade samverkan säkrar kommunens möjligheter att även i framtiden hitta gemensamma lösningar, även om en större bristsituation skulle uppstå. Någon samverkan i syfte att beskriva framtida behov av kompetensförsörjning har vi inte uppfattat har skett. Samverkan med de fackliga organisationerna bedömer vi fungerar väl. Hallsbergs kommun 11 av 12

16 Kerstin Svensson Projektledare Marie Lindblad Uppdragsledare Hallsbergs kommun 12 av 12