Sammanträdesprotokoll Blad 1 (11) Plats och tid Koordinaten, Stora mötet 13.15-15.00 Beslutande Patrik Renfors (V) Bror Sterner (S) Matti Koponen (M) Nina Wikström Tiala (S) Klas-Gunnar Appel (S) Lars Pettersson (MP) Eva Asthage (M) Ej tjänstgörande ersättare Peter Karlsson (S) och övriga deltagare Lena Fornstedt (S) Håkan Carlsson (S) Victoria Flores Sanches (V) Bo Höglander (C) Agnetha West Conny Zetterlund Pia Westlin, 25-28 Sekreterare Förvaltningschef Administrativ handläggare Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer 25-32 Ordförande Patrik Renfors Justerande.. Matti Koponen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden 2016-05-30 Datum för anslagsuppsättande 2016-06-03 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Datum för anslagsnedtagande 2016-06-27 Underskrift Agnetha West
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Kfn 25 Budgetuppföljning per april 3 Kfn 26 Taxor 2017 4 Kfn 27 Uppföljning intern kontrollplan 2016 5 Kfn 28 Informationsärende: Mål och budget 2017-2019 6 Kfn 29 Revidering av bidragsregler 7-8 Kfn 30 Ansökan jubileumsbidrag - Röda korset 9 Kfn 31 Information/rapporter 10 Kfn 32 Extra sammanträde 11
Sammanträdesprotokoll Blad 3 (11) Kfn 25 Dnr KFN.2016.4 Budgetuppföljning per april Godkänna uppföljningen av drift- och investeringsbudget för april 2016. Resultat för april månad är + 329 tkr. Prognos för året är +19 tkr. För perioden har ytterligare kostnader tillkommit med 105 tkr. Resultatet blir då + 224 tkr. Under året har många fler besökt Koordinaten. Besökarna är ca 800 personer per dag. Under våren har ett projekt med film, läsning och musik genomförts tillsammans med musikskolan, Film i Sörmland och Svenska filminstitutet. Beskrivning finns i uppföljningen utifrån fyra perspektiv: kund/brukare, personal, kvalitet och ekonomi. En jämförelse finns även med föregående år. Inga investeringar har gjorts hitintills. De planeras och genomförs under hösten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-05-20. Ekonomisk uppföljning och investeringar per april. Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 (11) Kfn 26 Dnr KFN.2016.18 Taxor 2017 Godkänna förslaget till taxor och avgifter 2017. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna 100 kr per månad och kvadratmeter som förrådstaxa för Ramdalens idrottsplats. 2. Fastställa komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. 3. Beslutsrätten gällande förrådstaxa delegeras till kultur- och fritidsnämnden. Förslag till taxor och avgifter för kultur- och fritidsnämnden är oförändrade med några undantag. Undantagen är ett tillägg för företag när det gäller: konstgräs, naturgräs, löparbanor, gymnastiksalar och sporthallar Taxan för bokning av eventsalen i Koordinaten föreslås öka alternativt att kultur- och fritidsnämnden får en ökad ekonomisk ram. Taxorna beslutas av kultur- och fritidsnämnden. Ny taxa för förråd på Ramdalens idrottsplats införs. Denna taxa beslutas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-05-18. Förslag till taxor och avgifter 2017. Jämförelser taxor 2016. Komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde daterat 2016-05-19. Dagens sammanträde Pia Westlin och Conny Zetterlund föredrar ärendet. Beslut till: Ks/Kf (för åtgärd) Kultur- och fritidschef (för åtgärd)
Sammanträdesprotokoll Blad 5 (11) Kfn 27 Dnr KFN.2016.17 Uppföljning intern kontrollplan 2016 Godkänna uppföljning av intern kontroll plan 2016, uppföljning 1 med fyra kontroller. Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för 2016. Interna kontrollplanen innehåller åtta kontroller och ska följas upp två gånger per år. Den första uppföljningen har nu genomförts och avser perioden 2016 januari till april och avser fyra kontroller. Kontrollerna är följande: kontroll 3, att taxor och avgifter som är beslutade av kultur- och fritidsnämnden följs. kontroll 4, uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen. kontroll 5, att kommunens samt interna rutiner följs. kontroll 8, att kommunens riktlinjer för sponsring följs. Uppföljningen visar att de fyra kontrollerna är godkända. Kontroll tre är genomförd av fritidssekreteraren och kultur- och fritidschefen. Kontrollerna fyra, fem och åtta är genomförda av ekonom på kommunstyrelseförvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-05-13. Intern kontrollplan 2016. Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet. Beslut till: Internkontrollansvarig KSF (För kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 6 (11) Kfn 28 Dnr KFN.2016.20 Informationsärende: Mål och budget 2017-2019 Conny Zetterlund, Pia Westlin och ordförande informerar om arbetet med mål och budget 2017-2019 och nämndens konsekvensbeskrivning.
Sammanträdesprotokoll Blad 7 (11) Kfn 29 Dnr KFN.2016.16 Revidering av bidragsregler Godkänna kultur- och fritidschefens förslag om stickprovskontroller. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna förslaget om att revidera bidrag till föreningar med tillägget att föreningarna ska ha en föreningsvald revisor och ändringen att meningen i reglerna "vara ansluten till Oxelösunds Föreningsråd och delta på de möten som Föreningsrådet kallar till" tas bort. 2. Förslaget gäller för bidragsansökningar från år 2017. Kultur- och fritidsnämnden har gett kultur- och fritidschefen i uppdrag att revidera reglerna för föreningsbidrag när det gäller stickprovskontroller och förtroendevald revisor. Stickprovskontroller Detta finns idag reglerat i Intern kontrollplan 2016. Ett stickprov på 10 föreningar görs och ordförandeberedningen väljer ut 5 föreningar i september. Stickprovskontroller finns som en punkt i alla bidragsöverenskommelser som tecknas med föreningarna. Den interna kontrollplanen kan fortsätta med detta kontrollmoment. Förtroendevald revisor När kommunen ger bidrag till en förening, behöver kommunen säkerställa att en förtroendevald revisor finns vald i föreningen. Detta är ej idag reglerat bidragsreglerna. Därför föreslås att en förtroendevald revisor ska finnas i de föreningar som får föreningsbidrag av kommunen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-05-16. Bidragsregler.
Sammanträdesprotokoll Blad 8 Kfn 29 Dnr KFN.2016.16 Dagens sammanträde Framskrivet förslag Godkänna kultur- och fritidschefens förslag om stickprovskontroller. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna förslaget om att revidera bidrag till föreningar med tillägget att föreningarna ska ha en förtroendevald revisor. 2. Förslaget gäller för bidragsansökningar från år 2017. Förslag Patrik Renfors (V) föreslår följande ändring: 1. Byta ut förtroendevald revisor till föreningsvald revisor. 2. Ta bort meningen i reglerna "vara ansluten till Oxelösunds Föreningsråd och delta på de möten som Föreningsrådet kallar till". Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag och egna förslag till ändringar och finner att nämnden beslutar enligt förslagen. Beslut till: Ks/Kf (för åtgärd)
Sammanträdesprotokoll Blad 9 (11) Kfn 30 Dnr KFN.2016.10 Ansökan jubileumsbidrag - Röda korset Godkänna att Röda korset får ett jubileumsbidrag med 3 000 kronor. Oxelösund Tunabergs Rödakorsetkrets har 100 års jubileum 2016. Föreningen tänker fira sitt jubileum den 24 september 2016. Jubileumsfirandet vänder sig till allmänheten och föreningen ansöker om ett bidrag 5 375 kronor. Enligt kultur- och fritidsförvaltningens rutiner är maximalt belopp 3 000 kronor för jubileumsbidrag. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Röda korset får 3 000 kronor till sitt 100 -årsjubileum 2016. Anslaget tas ur kontot för bidrag till vuxenorganisationer. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-04-28. Ansökan om jubileumsbidrag - Röda korset. Beslut till: Kultur- och fritidschef (för åtgärd) Sökanden (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 10 (11) Kfn 31 Dnr KFN.2016.1 Information/rapporter Ordförande informerar om Budget 2016 och extra statsbidrag. Beslut tas av kommunfullmäktige 8 juni om fördelningen mellan nämnderna. Kultur- och fritidsnämnden föreslås få 750 tkr tilldelat för 2016. Conny Zetterlund informerar om Bidrag till studieförbund 2016 - rapport om fördelning. Bilfri idrottsplats - grindarna kommer att vara stängda. Viss tillsyn och skötsel av Skateplanen och Frisbeegolfbanan görs under sommaren. Kommunen har startat arbetet med en plan mot våldsbejakande terrorism. Möten med OIK:s ordförande och vice ordförande hålls regelbundet. Sommarkollo sommaren 2016 utökat och förnyat. Uppföljning av det årliga systematiska arbetsmiljöarbetet.
Sammanträdesprotokoll Blad 111 (111) Kfn 32 Dnr KFN.2015.41 Extra sammanträde Extra sammanträde blir tisdag 14 juni 13.15 under förutsättning av kommunfullmäktige fattar erforderliga beslut 8 juni. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige förslås beslut vid möte 25 maj respektive 8 juni en omfördelning av statsbidrag. Det extra statsbidraget gäller för de kommuner som tagit emot många nyanlända. Förslag till kommunstyrelsen och fullmäktige är att kultur- och fritidsnämnden får 750 tkr att fördela under 2016. Av den anledning förslås nämnden att ha ett extra sammanträde innan sommaren för att göra en fördelning. Beslut till: Ledamöter och ersättare (för kännedom)