FoU rapport Öppna Jämförelser som underlag för verksamhetsutveckling

FoU rapport Öppna Jämförelser som underlag för verksamhetsutveckling Projekt för utveckling av den egna kommunens arbete med hjälp av analyshandbok för öppna Jämförelser inom socialtjänsten. Sep 2012-dec 2012 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

FoU rapport Löpnummer: 2013:09 Projekt för utveckling av den egna kommunens arbete med hjälp av analyshandbok för Öppna Jämförelser inom socialtjänsten. Sep 2012-dec 2012. Ett samarbetsprojekt mellan Region Västerbotten FoU samt Memeologen, Västerbottens läns landstings utvecklingsenhet. Projektledning och text: Anders Edström och Kristina Nordmark Eventuella synpunkter på denna rapport hänvisas till kristina.nordmark@regionvasterbotten.se. Februari 2013 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Innehållsförteckning Inledning... 1 Handbok för Öppna Jämförelser inom socialtjänsten... 1 Arbetsprocess... 3 Möte 1 Inledande möte för att prova teknik... 5 Möte 2 Förberedelser... 6 Möte 3 Initial analys och prioritering av indikatorer... 8 Möte 4 Fördjupad analys... 9 Möte 5 Framtagande av förbättringsförslag... 10 Möte 6 Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar... 12 Förslag till förbättringar... 14 Bilaga 1 Exempel på manus... 15 Bilaga 2 Förberedelsematerial... 16 Bilaga 3 Självskattning av förberedelser inför ÖJ... 17 Bilaga 4 Handlingsplan... 18 Bilaga 5 Formulär för snabbanalys... 19 Bilaga 6 Identifierade indikatorer Prioritering av indikatorer för fördjupad analys... 20 Bilaga 7 Typ av indikator... 21 Bilaga 8 Underlag för prioritering av förbättringsområden... 22 Bilaga 9 - A3... 23 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Inledning Öppna jämförelser (ÖJ) syftar till att öka tillgången till jämförbar information om kvalitet, resultat och kostnader på lokal, regional och nationell nivå inom olika välfärdsområden. Genom att öppet publicera jämförbar information främjas förbättringsarbete, en mer faktabaserad diskussion som kan påverka ledning och styrning och dessutom ökar kunskapen om offentligt finansierad verksamhet. ÖJ bidrar till ökat fokus på kvalitet, vem verksamheten är till för och vad den ska åstadkomma. Kort sagt, ökat fokus på resultat som är viktiga för brukarna/klienterna/patienterna. ÖJ är ett av flera verktyg som beslutsfattare på olika nivåer i kommuner och landsting kan använda för ledning och styrning av den offentligt finansierade verksamheten. Jämförelserna är öppna, det vill säga lika och tillgängliga för alla. ÖJ bidrar därmed till att ge ett mer faktabaserat underlag för kunskap och diskussion om vad skattemedel används till. Hösten 2011 erbjöd Sveriges Kommuner och Landsting fem län i landet möjligheten att få särskilt stöd i utvecklingsarbete med ÖJ som underlag, varav Västerbotten var ett av länen. Stödet utgick från överenskommelsen om evidensbaserad praktik inom socialtjänst. I Västerbotten startade utvecklingsarbetet den 8-9 september med att FoU Västerbotten arrangerade en workshop tillsammans med kommunernas socialtjänst och berörda delar av landstingets hälso- och sjukvård i Västerbotten, representanter för Sveriges Kommuner och Landsting samt Socialstyrelsen. Denna workshop utgjorde starten på ett arbete med syfte att utarbeta en bra process för att ta emot ÖJ och omsätta resultaten till konkreta förbättringsarbeten. November 2011 startade en serie lärandeseminarier för att konkret arbeta med att genomföra förbättringar i identifierade förbättringsområden ur Öppna Jämförelser. Seminarierna leddes av FoU Västerbotten och landstingets utvecklingsenhet Memeologen. SKL och Socialstyrelsen fanns tillgängliga för dialog under projekttiden. Som modell valdes genombrottsmetodiken. Läs mer om Genombrott som metod på SKL: s hemsida. FoU Västerbottens har utöver detta publicerat sammanställningar över Västerbottens resultat i ÖJ från och med slutet av 2011, för att på ett överskådligt sätt presentera varje kommuns resultat. De regionala rapporterna inom det sociala välfärdsområdet har belyst vård och omsorg om äldre, barn och unga, missbruk och beroendevård, hemlöshet, brottsoffer, stöd till personer med funktionsnedsättning samt ekonomiskt bistånd. Rapporterna finns på FoU Västerbottens hemsida. Handbok för Öppna Jämförelser inom socialtjänsten Under året har även en handbok i ÖJ för Socialtjänsten tagits fram som hjälp för att analysera sina resultat i ÖJ och omsätta dessa i konkreta utvecklingsarbeten där behov finns. Hypotesen bakom framtagandet har varit att de flesta kommuner vid avstämningar av sina planerings- och uppföljningsprocesser redan har fulla agendor och att det därmed inte alltid är självklart hur nya underlag som t.ex. ÖJ ska integreras i det redan pågående strategiska planerings- och uppföljningsarbetet. Handboken är framtagen av tre kommuner från Västerbotten (Nordmaling, Lycksele och Umeå) tillsammans med SKL, FoU Västerbotten, Memeologen och konsultfirman Health Navigator. Handboken och mer information om den finns att hämta på www.skl.se. Syftet med analyshandboken är att visa på olika arbetssätt för att förbättra förmågan att omsätta de egna resultaten i ÖJ till konkreta och strategiska utvecklingsarbeten. I bästa fall bidrar analyshandboken till ökad kunskap och förståelse, vilket i sin tur ökar den faktabaserade diskussionen och underlättar beslutsfattande på alla nivåer. Genom att aktivt följa handbokens Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 1

olika steg är förhoppningen att integreringen av resultaten från ÖJ i den befintliga planerings- och uppföljningsstrukturen underlättas. En central del av handboken är att skilja på beredande arbete och strategiska beslut utifrån underlag. Därför vänder sig analyshandboken och dess frågeställningar samtidigt till högsta ledning, stödfunktioner och förvaltning inom kommuner, oavsett storlek och förutsättningar. 1 2 3 4 5 Förberedelser Initial analys och prioritering av indikatorer Figur 1. Arbetssteg i handbok för ÖJ inom socialtjänst. Fördjupad analys Framtagande av förbättringsförslag Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar Även om analyshandboken i sig försöker vara tydlig i sin beskrivning av de olika arbetsstegen, har FoU Västerbotten gjort bedömningen att det behövs stöd för att komma igång och använda den i praktiken. Därför erbjöds ett antal kommuner i Västerbotten och Jönköping att delta i ett pilotförsök hur kommuner som inte sett analyshandboken tidigare kan lotsas framåt i sitt arbete med att analysera resultat i ÖJ och initiera strategiska förbättringar där det behövs. Följande rapport beskriver det valda arbetssättet närmare samt deltagarnas åsikter om upplägget. Vi vill påminna om att många av de praktiska stegen endast är använda på gamla ÖJ-rapporter och att de arbetssätt, metoder och verktyg som gåtts igenom i detta projektarbete kommer till full användning först i samband med kommande års publiceringar av ÖJ. Vår förhoppning är att denna rapport ska vara till hjälp både för verksamhetsansvariga chefer och ledare liksom för personer med utvecklingsuppdrag. Har arbetet haft effekt? Deltagarna har besvarat en enkät om sina arbetssätt för att hantera ÖJ och dess resultat. Enkäten delades ut både före och efter projekttiden. Följande tabell redovisar den genomsnittliga skattningen av huruvida de har etablerade arbetsprocesser för ett antal moment i hanteringen av ÖJ. Svaren angavs på en skala 1-5. före efter Vi har en bra process för att samla in data inför inrapportering till ÖJ 3,4 3,6 Vi har en tydlig organisation för mottagande, snabbanalys och kommunikation 2,3 3,4 Vårt arbetssätt för att identifiera och prioritera angelägna indikatorer för fördjupad analys fungerar bra 2,0 3,0 Våra fördjupade analyser leder fram till konkreta förbättringsområden 2,3 2,6 Vi har ett arbetssätt där vi systematiskt letar förbättringsförslag 2,5 3,6 Prioriterade förändringar genomförs och följs regelbundet upp utifrån uppsatta mål 2,4 3,5 Uppnådda resultat av förändringsarbete kommuniceras 2,3 3,3 Jag skulle rekommendera det här arbetssättet (video) till någon annan 4,5 Västerbotten, februari 2013 Projektledningen; Kristina Nordmark och Anders Edström Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 2

Arbetsprocess I augusti 2012 gick en inbjudan ut från FoU Västerbotten till alla kommuner i Västerbotten och Jönköpings län att med hjälp av analyshandboken utveckla strukturer och arbetssätt för att integrera ÖJ i befintliga planerings- och uppföljningsprocesser i den egna kommunen. Upplägget baserades på Handbok i Öppna Jämförelser för socialtjänsten och gick ut på att under och efter projekttiden ha etablerat; Rutiner för kvalitetssäkring av data En fastställd mottagarorganisation En etablerad analysfunktion En etablerad struktur för prioritering och beslut utifrån ÖJ En etablerad arbetsform för implementering av förändringar samt avstämningsstruktur Deltagande kommuner har varit Lycksele, Robertsfors, Skellefteå, Umeå, Nordmaling, Eksjö, Värnamo och Gislaveds kommun. Projekttiden bestod av sex mötestillfällen via videokonferens och dator med internetuppkoppling. På dessa träffar deltog personer/funktioner med möjlighet att bygga upp och genomföra processen för hantering av ÖJ i respektive kommun. En viktig del av det arbetet var att fatta beslut för verksamheten utifrån de analyser som gjordes. Därför var det av största vikt att de personer som deltog i arbetet hade säkerställt forum och avstämningstillfällen mellan sig själva och formellt ansvariga ledare. Deltagarna skulle ha; Stark koppling till ledningsgrupp Förmåga och tidsutrymme att genomföra analyser Koppling till verksamheter med beredskap att genomföra förändringar av rutiner och arbetssätt Mellan sammankomsterna arbetade deltagarna med hemuppgifter för att säkerställa hanteringen av ÖJ på hemmaplan. Under arbetets gång presenterades också metoder, verktyg och frågeställningar för fördjupade analyser av respektive kommuns resultat. Nedanstående bild visar arbetsprocessen och respektive stegs huvudsakliga innehåll över tid. Möte 1 28 sep 08:30-10:00 Möte 2 19 okt 08:30-12:00 Möte 3 1 nov 08:30-12:00 Möte 4 16 nov 08:30-12:00 Möte 5 30 nov 08:30-12:00 Möte 6 5 dec 08:30-12:00 Presentation Teknik Förberedelser Kvalitetssäkring av data Insamling av data Aktivt mottagande Initial analys Prioritering Fördjupad analys Prioritera förbättringsområden Identifiera och prioritera förbättringsförslag Planering av utvecklingsarbete Hemarbete under mellanperioder Figur 2. Arbetsprocess Den metod som valts för detta arbete kan beskrivas som lärande seminarier på distans via video. Ett principiellt upplägg för ett lärseminarium innehåller en del erfarenhetsutbyte, en del kunskapsöverföring samt tid för arbete i den egna gruppen. Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 3

Vi har också under arbetet använt en gemensam grupparbetsplats för att spara filer och sköta viss kommunikation. Grupparbetsplatsen på Internet har varit ett viktigt hjälpmedel och underlättat mycket av den administration vi annars tvingats ha. För detta arbete användes projectplace.se som tillhandahölls av SKL. Mötesdeltagarna ombads även se till att ha en dator med internetkoppling tillgänglig på varje möte. Internet användes för att hämta material på hemsidor som socialstyrelsen och Skl och titta på egna data via bland annat kolada.se. För att det ska fungera smidigt över video krävs noggrann planering inför och struktur på själva mötet. Noggrannhet med hur deltagarna skulle förbereda sig inför varje möte, tydlighet med tider och arbetsuppgifter samt säkerställd tillgång till arbets- och annat material behöver förberedas av en arrangör. För detta projekt skrevs ett detaljerat manus med ovanstående delar inför varje videoträff (se exempel bilaga 1). Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 4

Möte 1 Inledande möte för att prova teknik Projektet har valt att jobba med korta, effektiva möten över video för att minimera tidsåtgång för möten i projektet och därmed möjliggöra deltagande även för kommuner med sämre förutsättningar att sätta av tid. Av olika skäl är tillgång till och erfarenheter av att använda videoteknik olika mellan kommuner - från kommuner som använder video regelbundet till sådana som inte har egna system utan lånar av andra organisationer. För att säkerställa att handhavandet av tekniken skulle störa arbetet så lite som möjligt genomfördes det första mötet enbart med fokus på att bli vän med den teknik och de hjälpmedel som skulle användas under projektet. Mötet innehöll handfasta övningar så som att logga in, ladda ner och upp dokument, koppla upp och koppla ner och koppla ihop sig med varandra via videosystemet. Tekniken har i stort sett fungerat väl, förutom att det krävs en viss inlärningsperiod innan man är bekväm med hanteringen. En viss svårighet uppstod vid något tillfälle med att koppla samman olika fabrikat av videokonferenssystem samt ett oväntat kabelbrott inträffade under ett pågående möte. Deltagarna har utvärderat värdet av att mötas över video utifrån nedanstående frågor. Utvärdering av distansmöten via video Vad har varit positivt med att mötas via video? Nytt arbetssätt och visst kontaktskapande Tidsvinst, ett bra sätt att mötas på och även få in andra kommuner utanför kransen En jättebra möjlighet till utbyte med kollegor dör de geografiska avstånden ofta omöjliggör det Underlättat att inte behöva resa. Möjligheter att möta kommuner "långt" bort. Det har övervägande fungerat smidigt Inget Trevligt att få se de personer (kommuner) som deltar i utbildningen. Ställer krav på en själv att göra en bra presentation när man "står öga mot öga" Möjlighet till att träffa nya kommuner som man i övrigt inte har någon kontakt med. Tidsaspekten är positiv, man behöver inte resa för att ta sig till utbildningstillfällena, vilket gör att man kan minimera kringtiden runtom utbildningarna. Det har nästan varit en förutsättning för att kunna medverka. Skapar också goda möjligheter för flera personer i kommunen att delta Att möta kommuner spridda över landet med minsta möjliga tidsåtgång! Vad har varit negativt med att mötas via video? Teknikstrul! Något opersonligt ibland Dialogen med övriga deltagare blev sämre än om vi mött varandra fysiskt. Gång 5 kopplades vi samman två och två, det kunde vi gjort någon mer gång. Det förutsätter också att tekniken verkligen fungerar Inget Teknikstrul Teknikfel vid ett tillfälle Inget annat än att vi är ovana vid tekniken och inte haft tid och möjlighet att lära oss mer. Tack och lov hade vi Britt-Marie som ett tekniskt geni. De gånger hon inte var med hade vi problem. Vissa saker lyckades vi lösa själv då men fick ropa efter henne vid ett möte. Den videoutrustning som vi nyttjat tillhör hälsocentralen och är oftast bokad. Vi har pratat om att ha en egen utrustning i kommunen. Det behövs för framtiden Tekniken har inte alltid fungerat vilket gör att kvaliteten på utbildningen blir sämre gentemot om man träffas personligen. Detta måste man dock väga mot fördelarna som jag tycker överväger det negativa. Det är en utmaning att kommunicera med varandra om projekt och dylikt när man inte kan visa material m.m. vilket ställer högre krav på kursdeltagarna Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 5

Möte 2 Förberedelser De resultat som presenteras i ÖJ baseras till liten del på kommunrapporterad registerdata, en varierande grad av data från externa källor så som brukarundersökningar, webbgransningar osv samt i relativt stor omfattning från kommunrapporterad enkätdata. Därför är det av största vikt att validera att de data som levereras och utgör grunden för ÖJ stämmer med den egna kommunens verklighet. Det är negativt om data saknas från någon del av verksamheten eller om olika personer som levererar in data har tolkat uppgiften olika. I analyshandboken ingår därför ett moment att kvalitetssäkra data inför inrapportering. ÖJ inom socialtjänst förändras fortfarande genom att indikatorer byts ut eller förtydligas och fler områden för ÖJ har tillkommit över åren, så det är ett arbete under utveckling. Trots det har flera organisationer erfarenhet av ett stort medialt intresse för de lokala resultaten. De kommuner som ännu inte hittat en arbetsform för att ta emot resultaten, kommunicera dem och beskriva vilka åtgärder man tänker vidta, kan bli överraskade när befolkning eller media hör av sig. Därför rekommenderar analyshandboken en översiktlig analys och att förbereda svar på eventuella frågor. Lärandemål för möte 2 (steg 1a och 1b) har varit att etablera en tydlig insamlingsprocess och mottagarorganisation samt en strategi för att stå rustade i samband med publicering. Källor och hjälpmedel använda under möte 2 Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten (länk) Metodhandbok/Metodbeskrivning för respektive ÖJ (länk) Årshjul med fastställda datum för enkätutskick, sista inlämningsdag och publicering ÖJ 2012/2013 Blankett Förberedelsematerial (bilaga 2) Blankett Självskattning av förberedelser inför ÖJ (bilaga 3) Blankett Handlingsplan (bilaga 4) Blankett Formulär för snabbanalys (bilaga 5) Utvärdering av möte 2 Steg 1a) - Vi har en bra process för att samla in data inför inrapportering till ÖJ Steg 1a) Möte 2 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetsätt 6 5 4 I viss mån Nej Vet inte 3 2 1 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt Ja före efter Kommentarer Vi har medvetandegjort vikten av att kvalitetssäkra insamling av data och övriga förberedelser för mottagande. Frågan har varit uppe på ett förvaltningsledningsmöte med positiv respons. Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 6

Ökad systematik och tydlighet Denna fråga kan vi inte svara på. Jag som har erfarenhet av arbetet med ÖJ var inte med denna gång och för områdeschef (ny sådan), var det första gången hon fick djupare kunskap om ÖJ. Vi har börjat ta fram en checklista som är lyft i ledningsgruppen Vi har fått en tydlig bild och uppfattning om hur vårt arbetssätt bör se ut. Men vi är inte där ännu. Men vi har en ambition. Det har blivit än tydligare av vikten av att kvalitetssäkra data vid insamlandet inom organisationen för att man även ska ha någon nytta av det man samlar in. Har fått enkla underlag för att kunna föra en diskussion inom enheten som ska samla in data, var vi behöver lägga fokus och var det finns förbättringsområden som kan utvecklas. I dagsläget finns inte processen kring öppna jämförelser med i något övergripande "årshjul". Samtliga steg i öppna jämförelser ska in i årshjulet för 2013 där man också kan specificera mer tydligt vad, av vem och när det ska göras. 6 5 4 Steg 1b) - Vi har en tydlig organisation för mottagande, snabbanalys och kommunikation Steg 1b) Möte 2 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt I viss mån Vet inte 3 2 1 Nej 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt Ja före efter Kommentarer Arbetar med en checklista för ÖJ när, var, hur och vem. Svårigheten är att få checklistan optimal pga olika inlämningsdatum från varje år. Viktigt att få hjälp att framföra detta till socialstyrelsen. Vi har gjort en processkartläggning om hur enkäter kommer till kommunen. Vi har identifierat vissa personer som tar emot. Vi har diskuterat oss fram till vem som bör ta emot. Vi har fört in detta i vår lokala handlingsplan för ÖJ. Vi är medvetna om att vi ska göra en snabbanalys men har ännu inte bestämt vem, var och hur. Vi vill ha en ledningsgrupp för detta utan att bilda någon ny grupp. Vårt förslag är den lokala FoU-styrgruppen men vi måste se över så att "rätt" personer ingår där. Vi har fått verktyg för att arbeta med snabbanalys, vilket sannolikt ska förankras mer i en kommande ny kvalitets- och utvecklingsenhet som framöver kommer att ha huvudansvar för arbetet om öppna jämförelser. Arbetet har inte kommit igång, men planeras att nyttjas under 2013 och framöver. Vi har tagit fram en rutin för mottagandet av resultaten som ska presenteras för ledningen. Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 7

Möte 3 Initial analys och prioritering av indikatorer Alla områden i ÖJ kan av praktiska skäl inte utvecklas samtidigt. För att underlätta initial analys och prioritering av områden presenterar ÖJ resultaten för varje kommun på ett sådant sätt att det ska vara lätt att jämföra sig med liknande kommuner och där det är möjligt, med tidigare uppnådda resultat. Hur de röda områdena ska prioriteras behöver bestämmas av respektive kommun. Inte minst med tanke på att det kan skilja två år mellan den strategiska planen för det kommande året och de data som presenteras i senaste ÖJ. Många förbättringsområden kan redan vara åtgärdade eller nya förutsättningar kan ha tillkommit. Av den anledningen har det betydelse att det sker en initial prioritering så att kloka beslut kan fattas om vilka de mest angelägna indikatorerna är för vidare analys. Lärandemål för möte 3 har varit att etablera ett arbetssätt där bruttolistor med tänkbara områden för fördjupade analyser snabbt sorteras fram utifrån en överenskommen prioriteringsordning. Källor och hjälpmedel använda under möte 3 Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten (länk) Metodhandbok/Metodbeskrivning för respektive ÖJ (länk) Respektive kommuns verksamhetsplan/övergripande målsättningar Kommun- och Landstingsdatabasen Kolada (www.kolada.se) Respektive ÖJ resultatredovisning i Excel (hämtas på socialstyrelsens eller SKLs hemsidor) Definition kommungruppsindelning (länk) Regionala ÖJ-sammanställningar/-rapporter där det funnits sådana (exempel) Blankett Identifierade indikatorer Prioritering av indikatorer för fördjupad analys (bilaga 6) Utvärdering av möte 3 Steg 2a och 2b) - Vårt arbetssätt för att identifiera och prioritera angelägna indikatorer för fördjupad analys fungerar bra Steg 2a och 2b) Möte 3 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt Vet inte 6 I viss mån 5 4 3 2 1 Nej Ja 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt före efter Kommentarer Vi har fått en verktygslåda för vårt fortsatta arbete samt kunskap och medvetande om problem som kan uppstå Ökad kunskap i att jämföra kommuner emellan samt att göra sökningar Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 8

Ökad kunskap hur vi kan jämföra oss med övriga jämförbara kommuner. Översiktsmatrisen för prioritering av indikatorer underlättar arbetet Vi har ökat vår kunskap om hur vi ska identifiera och prioritera men här måste vi fortsätta vårt arbete Har gett större inblick i socialstyrelsens exceldatabaser samt Kolada. Bra att få kunskap om olika indelningar av kommungrupper m.m. och att det skiljer sig mellan de olika områdena inom öppna jämförelser. Ett framtida arbete blir att gå igenom samtliga områden inom öppna jämförelser för att ta fram bruttolista på intressanta indikatorer. Mallen över en matris på identifierade indikatorer ger en bra överblick. Dock har vi inte arbetat speciellt mycket med den just nu, men tanken är att man ska kunna nyttja den framöver. Kursen har gett oss större insikt och bättre kunskap om HUR man kan jobba med det. Vi kommer att jobba med den delen nu under våren i en kvalitetsgrupp Möte 4 Fördjupad analys Den fördjupade analysen strävar efter att öka kunskapen om de prioriterade indikatorerna. Vad är det för typ av indikator och hur kan den påverka verksamheten? Vilka uppgifter bygger indikatorn på och hur tillförlitliga är resultaten? Pratar vi om förutsättningar, arbetssätt eller det som en brukare i slutänden upplever? Med en ökad förståelse för en indikators uppbyggnad ökar också möjligheterna att hitta bra lösningar på identifierade problem. Det kan också ha stor betydelse att resonera kring vad som påverkar eventuella resultat och en enskild kommuns möjligheter att påverka dem. Det är heller inte ovanligt att ett resultat för kommunen som helhet inte alls behöver spegla utfallet i en enskild verksamhet. Kanske finns det redan en lösning på ett problem inom den egna kommunen, men den har inte fått tillräcklig spridning. I slutänden leder en väl genomförd fördjupad analys fram till att tydliga och angelägna förbättringsområden klargörs. Dessa behöver sedan prioriteras och fastställas av ansvariga ledare utifrån strategiska avvägningar. Lärandemål för möte 4 har varit att etablera arbetsformer som leder till ökade kunskaper om prioriterade indikatorer och på ett tydligt sätt pekar ut prioriterade förbättringsområden utifrån de slutsatser som dras av analysen. Källor och hjälpmedel använda under möte 4 Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten (länk) Metodhandbok/Metodbeskrivning för respektive ÖJ (länk) Blankett Typ av indikator (bilaga 7) Blankett Underlag till prioritering av förbättringsområden (bilaga 8) Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 9

Utvärdering av möte 4 6 5 4 Steg 3a, 3b och 3c) - Våra fördjupade analyser leder fram till konkreta förbätringsområden Steg 3a, 3b och 3c) Möte 4 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt Vet inte I viss mån 3 2 1 Ja 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt Nej före efter Kommentarer Vi deltog ej pga av teknikstrul vid tillfälle 4 men gjorde vår hemläxa. Vi har fått med oss tanken kring avd det innebär med prioritering av indikatorer och vad som kan påverka det enskilda resultatet. Våra kunskaper har fördjupats. Fått bra verktyg för vårt fortsatta arbete med ÖJ. Verktygen känns tydliga och användbara Ökad kunskap om och förståelse för olika typer av indikatorer (struktur/process/resultat). Men även att vi har "vidgat" vårt synsätt kring betydelse av fördjupad analys. Vi har förstått innebörden av fördjupad analys och vi förstår värdet av det. Men vi måste arbeta mer med detta. Indelningen av struktur-, process-, och resultatindikatorer är användbart. Här finns potential för vidareutveckling inom kommunen för att se den röda tråden igenom indikatorerna och ut till såväl verksamheter som till övriga mål inom kommunen. En sådan nedbrytning finns inte idag, men utifrån att fortsätta arbetet med den fördjupade analysen finns goda förutsättningar till detta. Får bli ett arbete under 2013. Vi behöver också arbeta mer med frågorna i 3b och framförallt kommunicera ut informationen mer än vad som gjorts tidigare. Kursen har gett oss större insikt och bättre kunskap om HUR man kan jobba med det. Vi kommer att jobba med den delen nu under våren i en kvalitetsgrupp Möte 5 Framtagande av förbättringsförslag Med utgångspunkt från tydliggjorda förbättringsområden behöver tänkbara lösningar identifieras. Det är inte ovanligt att arbetsgrupper sätts samman för det. Lösningar eller delar av lösningar finns ofta inom ramen för den evidensbaserade praktiken. Men trots att det finns både litteratur och praktiska erfarenheter av redan genomförda lösningar kan förkärleken för de egna goda idéerna ta över mest för att vi gillar våra egna idéer bäst. I analyshandboken slås ett slag för att använda ÖJ och andra källor till att hitta förändringsförslag. Ett mycket enkelt sätt är att kontakta en liknande kommun som redan löst problemet och fråga dem vad de gjort. Ytterligare en utmaning i ovanstående är att det ibland kan vara svårt att förmedla alla diskussioner om avvägningar och vägval till beslutsfattare. En strukturerad plan där den röda tråden hur det är Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 10

tänkt i de olika stegen underlättar betydligt för den som ska prioritera förbättringsförslag och sedan ansvara för att genomföra förändringar inom valda områden. Lärandemål för möte 5 har varit att hitta arbetssätt för att identifiera förbättringsförslag och beskriva dessa så tydligt att beslut och formulerade handlingsplaner underlättas. Källor och hjälpmedel använda under möte 5 Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten (länk) Respektive ÖJ resultatredovisning i Excel (hämtas på socialstyrelsens eller SKLs hemsidor) Kommun- och Landstingsdatabasen Kolada (www.kolada.se) Regionala ÖJ-sammanställningar/-rapporter där det funnits sådana (exempel) Blankett Handlingsplan (bilaga 4) Blankett A3 (bilaga 9) Utvärdering av möte 5 6 5 4 3 2 Steg 4a och 4b) - Vi har ett arbetssätt där vi systematiskt letar förbättringsförslag Steg 4a och 4b) Möte 5 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt Vet inte I viss mån Nej 1 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt Ja före efter Kommentarer A3:an bidrar till ett nytt tankesätt inför problem och förbättringsområden Enkelt, översiktligt, användbart och tydligt även för medarbetare som inte sett det tidigare A3 ger en bra struktur för att planera och följa upp aktiviteter för att komma från "nuläge" till "önskeläge" Ja, vi har till viss del ett systematiskt arbetssätt där vi letar förbättringsförslag. I Senior alert arbetar vi med genombrottsmetodik men inte än för ÖJ Har inte använt A3 specifikt inom öppna jämförelser. Däremot har vi arbetat med A3 i andra projekt som vi håller på med inom kommunen. Det skapar en bra grund för dialog och på ett översiktigt sätt kommunicera ut info om projekten. Sociala sektorn i kommunen är inne i ett intressant skede där vi dels är med i Leda för Resultat och dels har genomfört utbildningen inom öppna jämförelser, vilket skapar mycket bra förutsättningar för förbättringsarbete som vi förhoppningsvis kommer att se effekt av 2013 och framåt. Dessa gemensamt har skapat ett synsätt på att det är oerhört viktigt att erhålla kvalitetssäkrad data som sedan ska kunna nyttjas för att mäta, följa upp och styra verksamheterna dels ur ett strategiskt perspektiv för de mer långsiktiga frågorna och dels utifrån ett operativt perspektiv för det mer löpande arbetet. Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 11

Möte 6 Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar Beslut om förändringar ska inte förväxlas med att de identifierade problemen är lösta. Det är först när ett utvecklingsarbete förändrar arbetssätt som det finns en chans att påverka resultat. Någon måste göra något annorlunda i sin vardag för att resultaten ska förbättras, vilket i sin tur kommer att kräva konkreta aktiviteter av uppföljande karaktär på arbetsplatser. Har vi gjort det vi sagt att vi ska göra? Påverkar det processen? Ser vi några skillnader i det vi tycker är viktigt? Ju enklare former för dessa avstämningar desto mer tid och fokus kan läggas på att förändra arbetssätt för att uppnå ett annat resultat än idag. Slutligen slår analyshandboken ett slag för att komma ihåg att kommunicera uppnådda resultat - internt för att sprida lärdomar till beslutsfattare och verksamheter samt uppmärksamma dem som lyckats förbättra sina resultat. Allmänhet och media kan också behöva veta att förbättringar uppnåtts och inte minst andra kommuner som kanske har jobbet kvar. Lärandemål för möte 6 har varit att initiera arbetssätt som förenklar beslut om förbättringsarbete och skapar strukturerade handlingsplaner för systematiskt förändringsarbete/etablering av avstämningspunkter. En önskvärd effekt av möte 6 och hela arbetet är fler ryggar sträckta av stolthet och fler firade framgångar. Källor och hjälpmedel använda under möte 6 Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten (länk) Blankett Handlingsplan (bilaga 4) Blankett A3 (bilaga 9) Utvärdering av möte 6 Steg 5a och 5b) - Prioriterade förändringar genomförs och följs regelbundet upp utifrån uppsatta mål Steg 5a och 5b) Möte 6 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt Vet inte 6 5 4 I viss mån 3 2 Ja 1 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt Nej före efter Kommentarer Vissa delar upplevde vi som lite svårare att koppla till arbetet med ÖJ. Rutinsnurran tror vi på Kommer att använda rutinsnurran och förbättra bla. analysen. Ni har fått oss att tänka lite i andra banor än tidigare. Lite utanför boxen som det så fint heter. Ja, kopplat till A3 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 12

Kunde tyvärr inte delta på kurstillfälle 6, så har svårt att uttala mig specifikt om kurstillfället. Utifrån kursmaterialet så verkar det finnas matnyttiga saker som kan vara till hjälp för vårt arbetssätt Vi jobbar rätt bra med det redan, men inte utifrån ÖJ och det kommer det nu att bli ändring på Steg 5c) - Uppnådda resultat av förändringsarbete kommuniceras Steg 5c) Möte 6 har bidragit till att vi utvecklat vårt arbetssätt Vet inte 6 5 I viss mån 4 3 2 1 Nej Ja 0 1 - Stämmer inte alls 2 3 4 5 - Stämmer helt före efter Kommentarer Vi kommer att tänka mer på vikten av att kommunicera uppnådda resultat samt se arbetet som en återkopplingsprocess (hjul) snarare än en linjär företeelse Vi har fått verktyg att jobba vidare på Sammanfattningsvis att man behöver ett "brett" tänk kring förändringsarbete, att återkommande analysera om våra ansträngningar verkligen leder till avsedda förbättringar Kunde tyvärr inte deltaga på kurstillfälle 6, så har svårt att uttala mig specifikt om kurstillfället. Utifrån kursmaterialet så verkar det finnas matnyttiga saker som kan vara till hjälp för vårt arbetssätt. Inom Leda för Resultat har vi haft utbildning om kommunikation och en hel del verkar vara liknande saker som i utbildningsmaterialet för öppna jämförelser. Vi har börjat upprätta kommunikationsplaner i projekt för att berörda personer ska få del av den information de behöver Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 13

Förslag till förbättringar I den avslutande enkäten fick deltagarna ange förslag till förbättringar riktat till detta projekt. För den som tänker genomföra något liknande redovisas synpunkterna här; Deltagarnas förslag till förbättringar Säkerställa tekniken. Kunde vara tydligare att det krävdes ganska mycket tid mellan utbildningstillfällena. Vi är helt nöjda med detta arbetssätt. kanske lite mer tid att jobba mellan uppkopplingarna Det var ibland lite mycket text i PP bilderna... men å andra sidan var det ju det ni förmedlade i text. Något längre intervaller mellan kurstillfällena Kortare tid för redovisning per kommun Att inbjudan kommer i god tid innan våra almanackor är fullbokade. Att ni informerar deltagare att avsätta ordentligt med tid både före och efter videomöten. Att deltagare förbereder vilket område och indikator de ska arbeta med. Att ha heldagar med eget arbete i kommunen är bättre än halvdagar. Att ha en instruktion om Projectplace. Det har varit mycket bra. Bra att ni lägger ut material på Projectplace innan själva utbildningstillfällena så att man har möjlighet att förbereda sig. För oss har det varit svårt att se t.ex. pp-bilder och när ni i realtid visat hur man t.ex. söker på Kolada m.m. eftersom skärmen är såpass liten. Lite längre mellan tillfällena då det ibland blev oerhört tajt med tid Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 14

Bilaga 1 Exempel på manus Möte 3 DATUM: 1/11 09:30-12:00 Förberedelse Frågeställning Outcome Blankett/*Verktyg Input Övningar på mötet Frågeställning Outcome Blankett/*Verktyg Välj ut vilken ÖJ det fortsatta arbetet ska handla om Ta fram verksamhetens övergripande mål kring just det området Ha tillgängligt det material som gäller för det vada området (excelfil osv) Skriv ut material 2a) Jämför resultat med andra kommuner och tidigare uppnådda egna resultat - Initial analys Bruttolista med indikatorer att förbättra Analyshandboken Öppna Jämförelser inom socialtjänsten Metodhandbok/Metodbeskrivning för respektive ÖJ Respektive kommuns verksamhetsplan/övergripande målsättningar Kommun- och Landstingsdatabasen Kolada Respektive ÖJ resultatredovisning i Excel (hämtas på socialstyrelsens eller SKLs hemsidor) Definition kommungruppsindelning Regionala ÖJ-sammanställningar/-rapporter - Skillnader mellan olika ÖJ och dess färgkodningar - Kommungruppsindelning (Kolada/Skl) 2a - Vilka ska man jämföra sig med? Hitta kommuner som lämpar sig för jämförelser 2a - Hur står sig resultaten? Jämfört över tid? Jämfört med likvärdiga? Jämfört med landet som helhet? 21-26 Excel 2b) Identifiera och genomför initial prioritering av indikatorer för vidare analys Förslag till prioriteringsordning Blankett Identifierade indikatorer Prioritering av indikatorer för fördjupad analys; - Kommunens övergripande mål utskrivna vart och ett i klartext - Pågående strategiska satsningar - Bedömning av kostnader för kommunen (låga, medel, höga) - Bedömning av antalet invånare som påverkas negativt (få, medel, många) - Andra faktorer som gör indikatorn relevant för prioritering - Kommunicering av beslut Input - Matrisen 27 Övningar på mötet Hemarbete 2b - Underlag för prioritering Vilka faktorer är relevanta för att kunna göra bra prioriteringar? 2b - Presentation av bruttolista för beslut Hur ska listan presenteras? När? Var? Till vem? Färdigställa underlag för prioritering i matrisen Presentera prioriteringsunderlag för beslutsgrupp Säkerställa beslut om indikatorer att gå vidare med för fördjupad analys Program 08:30 Hej/Upprop, bild 2 09:00 bild 3-5 09:30 Fika 09:50 bild 6 10:15 bild 7-8 Deltagare Skellefteå Nordmaling Lycksele Värnamo 10:20 bild 9 10:30 bild 10-11 11:00 bild 12-15 11:30 Redovisning 11:45 Hemarbete Robertsfors Umeå Gislaved Eksjö Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 15

Bilaga 2 Förberedelsematerial Förberedande kartläggning/beskrivning av nuvarande hantering av Öppna Jämförelser Beskriv kortfattat hur ÖJ hanteras idag kvalitetssäkring mottagning analys prioritering och beslut avstämning av beslutade förändringar Beskriv kortfattat vilka utmaningar er kommun ser när det gäller hanteringen av ÖJ. Beskriv kortfattat vilka forum/mötesplatser ni har i er kommun för att diskutera långsiktiga/strategiska utvecklingsfrågor (och där ÖJ är/borde vara en del av det som diskuteras). Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 16

Bilaga 3 Självskattning av förberedelser inför ÖJ Barn och unga Är det tydligt hur insamling går till? Är det tydligt vem samlar in/vem lämnar in? 1a) Insamling av data 1b) mottagande av ÖJ Gemensam förståelse för indikatorerna? Inte alls fullt ut Ingår alla relevanta verksamheter? Vet ej Är det tydligt vem som tar emot resultat? Är det tydligt vem som svarar på frågor? Missbruk/beroende Inte alls fullt ut Vet ej Äldre Inte alls fullt ut Vet ej Funktionsnedsättning Inte alls fullt ut Vet ej Ekonomiskt bistånd Inte alls fullt ut Vet ej Hemlöshet Inte alls fullt ut Vet ej Brottsoffer Inte alls fullt ut Vet ej Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 17

Bilaga 4 Handlingsplan Steg Problem/utmaning Aktivitet Ansvarig Status/Avstämning Förberedelser Ex Hitta mötestider som funkar Ex Boka fasta tider för projektet 1a Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 18

Bilaga 5 Formulär för snabbanalys Plocka ut ett negativt resultat ur ÖJ. Gör frågorna under 1b i handboken. Angeläget resultat Tillförlitligt? Pågår aktiviteter? Vilka? Övriga kommentarer Sammansatt svar Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 19

Bilaga 6 Identifierade indikatorer Prioritering av indikatorer för fördjupad analys Identifierad indikator Relaterat till övergripande mål Pågående satsningar Kostnader: 1. Kvalitetsbristkostnader 2. Förändringskostnader (LÅGA/MEDEL/HÖGA) Antal invånare som påverkas (L/M/H) Kommentarer/annat Prio (1/2/3) Beslut Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 20

Bilaga 7 Typ av indikator Område för ÖJ: 1. Vår bedömning Definition enligt metodbilaga struktur process resultat struktur process resultat 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 21

Bilaga 8 Underlag för prioritering av förbättringsområden Indikatorer Kartläggning av nuläge Analys av bakomliggande orsaker Påverkansmöjlighet egen organisation (LÅG/MEDEL/HÖG) Föreslaget förbättringsområde Prio 1/2/3 Beslut Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 22

Bilaga 9 - A3 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten 23

Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten

FoU rapport 2013:09 Öppna Jämförelser som underlag för verksamhetsutveckling Projekt för utveckling av den egna kommunens arbete med hjälp av analyshandbok för öppna Jämförelser inom socialtjänsten. Sep 2012-dec 2012 Februari 2013 Kvalitetsarbete med hjälp av Öppna Jämförelser i Socialtjänsten