Request For Information () Lösningar för stora konferensrum och Ljudförstärkning av övriga konferensrum Diarienummer Sista svarsdag 2016-07-01 1
1 Inledning Försäkringskassan IT erhåller idag en intern IT-tjänst som levererar en konferensrumslösning till sina medarbetare. IT-tjänsten levererar paketerade konferensrumslösningar med varierad teknik beroende på rummens storlek. Vi försöker idag hitta en bra lösning, främst för våra större lokaler där den befintliga paketeringen inte räcker till, men även för mindre konferensrum med exempelvis ljudförstärkning. Försäkringskassan IT har som mål att med hjälp av denna fatta beslut om hur vi skall gå vidare för att möta behovet av konferensrumsutrustning i stora och små, men även unika rumsmodeller. Copyright, Försäkringskassan Sid. 2 (9)
2 Stora konferensrum 2.1 Bakgrund och nuläge 2.1.1 Matsal och hörsal 70 150 personer Exempel: Rummet är en matsal där bord och stolar är utplacerade över hela lokalen med en öppen yta på ca 2m framför scenen. Presentatören ska kunna röra sig fritt på podiet och ändå synas i bild via videolänk utan begränsning. Om möjlig ser vi gärna att publiken också ska kunna visas i bild under presentationen men helst om någon i publiken ställer frågor. Det bör även finnas möjlighet till ljudåtergivning av frågor som ställs i lokalen. Det ska finnas möjlighet att presentera material för publiken och det ska synas tydligt för samtliga deltagare. Även de som sitter längst bak. Ljudkvalitén ska vara så god att alla i lokalen tydligt kan höra presentatören, Copyright, Försäkringskassan Sid. 3 (9)
frågor från publiken och externa deltagare. Ljudanläggningen ska också ha möjlighet att återge ljud med god kvalité med pc som ljudkälla, t.ex. musik och film. Det bör också finnas stöd för personer med hörselnedsättning. Vi ser gärna både förslag där medhavd PC/Mac är ett krav och en helhetslösning där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet. Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server 2013. Copyright, Försäkringskassan Sid. 4 (9)
2.1.2 Konferensrum (aktivt) 40-70 personer Exempel: Möblerat med endast stolar riktade mot filmduk i hela rummet. Rummet används till pulsmöten där ena långsidan är täckt med tavlor med information och presentatörer ska redogöra för driftläget och står i dagsläget placerad på position A för att kunna höras och synas så bra som möjligt med befintlig mötesutrustning. Vid dessa möten tas stolarna bort och åhörarna står upp runt presentatören i rummet. Om möjlig ser vi gärna att publiken också ska kunna visas i bild under presentationen men helst om någon i publiken ställer frågor. Ljudkvalitén ska vara av den nivån att samtliga i rummet kan höra presentatör, frågor från publiken och externa deltagare. Det bör också finnas stöd för personer med hörselnedsättning. Övriga möten sker med åhörarna sittandes riktade mot projektorduken och presentatören rörlig i rummet. Eftersom rummet har två olika mötesstrukturer hade det varit bra om vi kunde möjliggöra för presentatören att röra sig fritt i rummet eller framför väggen för projektorduken till position A utan att minska effekten av ljud och bild på presentatören. Vi ser gärna både förslag där medhaven PC/Mac är ett krav och en helhetslösning där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 5 (9)
Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server 2013. 3 Ljudförstärkning av övriga konferensrum 3.1 Konferensrum 15 40 personer Exempel: Större rum möblerat med konferensbord, skärm/projektor, konferenstelefon och webkamera. Rummet används till möten där deltagarna sitter kring bordet och har mötet samt videomöten via Skype. Rummet används även till möten/utbildningar där en talare kan behöva ljudförstärkning i lokalen. Ljudanläggningen ska också ha möjlighet att återge ljud med god kvalité med PC/Mac som ljudkälla, t.ex. musik och film. Vi ser gärna både förslag där medhavd PC/Mac är ett krav och en helhetslösning där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet. Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server 2013. 4 Hörselhjälpmedel För våra olika rum i storleken 4 70 personer önskar vi förslag på portabla hörselhjälpmedel/hörslingor. Mötestyperna varierar ifrån små rum med intervjuer/samtal till stora rum med många deltagare och mycket sorl. Inget krav på att en typ av hjälpmedel skall täcka upp samtliga rumsstorlekar. 5 Frågeställningar Med denna söker vi information om följande frågeställningar: 1. Vilka produkter och tjänster avseende ovanstående rumsmodeller anser ni vara lämpliga till den här typen av rum? 2. Hur skiljer sig scenarion där presentatören tar med sig egen PC/Mac eller där lösningen inte kräver någon enhet alls. 3. Hur hanteras funktionen att skifta bild mellan presentatör/frågeställare alternativt hur ser lösningen ut för en delad bildström. 4. Hur kan externa parter som Försäkringskassan bjuder in till möten på plats samt via Skype koppla in sig och delta på mötet. Vad förväntas av dessa och av Försäkringskassan för att skapa kompatibilitet? Copyright, Försäkringskassan Sid. 6 (9)
5. Finns det möjlighet för er att presentera era -svar hos Försäkringskassan i Sunsdvall med ett demo eller motsvarande, eller finns det referensobjekt som vi kan ta del av? 6. Vilka olika alternativ till hörselslingor förordar ni beroende på rumstyp och storlek (fast moterade/mobila)? 7. Saknar ni något i våra beskrivningar av hur vi vill åstadkomma bra ljudbild och bra kommunikation i ovan beskrivna rumstyper, som skulle ge mervärde för Försäkringskassan? Copyright, Försäkringskassan Sid. 7 (9)
6 Svarsmall Detta dokument används som svarsmall. Fyll i nedanstående information samt svara på frågor under punkt 7 -svar. Det är accepterat att bifoga bilagor till svaren. Hänvisningar till bilaga skall i så fall anges i svaret till respektive fråga. Leverantörens kontaktperson vid eventuella frågor: Företagsnamn Kontaktperson E-postadress Telefonnummer Skicka -svaret till @forsakringskassan.se. Försäkringskassan ser fram emot efterfrågad information senast 2016-07-01. Försäkringskassan avser att bjuda in några av de leverantörer som svarat på denna, till Försäkringskassans kontor i Sundsvall, alternativt via Skype/Lync i slutet av Augusti och i början av September för att presentera sin. Inbjudan kommer att skickas ut i god tid innan. 6.1 Kontaktpersoner All korrespondens angående denna skall adresseras till: @forsakringskassan.se Svar och förtydliganden publiceras löpande under perioden på: https://www.forsakringskassan.se/omfk/vart_uppdrag/inkop_och_upphandling Frågor som gäller -förfarande kan också ställas till: Birgitta Rönnquist 070-241 72 86 Frågor som gäller innehållet i denna kan också ställas till: Lars Forslin 010-114 61 83 Copyright, Försäkringskassan Sid. 8 (9)
7 -svar Försäkringskassan är medveten om att denna kan anses omfattande. Vi är därför tacksamma för återkoppling även om inte alla frågor är besvarade. I de fall svar inte lämnas ber vi er, för respektive fråga, ange anledning till detta. 1. Vilka produkter och tjänster avseende ovanstående rumsmodeller anser ni vara lämpliga till den här typen av rum? 2. Hur skiljer sig scenarion där presentatören tar med sig egen PC/Mac eller där lösningen inte kräver någon enhet alls. 3. Hur hanteras funktionen att skifta bild mellan presentatör/frågeställare alternativt hur ser lösningen ut för en delad bildström. 4. Hur kan externa parter som Försäkringskassan bjuder in till möten på plats samt via Skype koppla in sig och delta på mötet. Vad förväntas av dessa och av Försäkringskassan för att skapa kompatibilitet? 5. Finns det möjlighet för er att presentera era -svar hos Försäkringskassan i Sunsdvall med ett demo eller motsvarande, eller finns det referensobjekt som vi kan ta del av? 6. Vilka olika alternativ till hörselslingor förordar ni beroende på rumstyp och storlek (fast moterade/mobila)? 7. Saknar ni något i våra beskrivningar av hur vi vill åstadkomma bra ljudbild och bra kommunikation i ovan beskrivna rumstyper som skulle ge mervärde för Försäkringskassan? OBS! Svar önskas senast 2016-07-01 Copyright, Försäkringskassan Sid. 9 (9)