Koncernkontoret Koncernstab Ekonomistyrning Enhet för koncernekonomi Olof Hallgren 044-309 31 94 FÖRSLAG Datum 2015-04-23 Tillämpningsanvisningar för krav och fakturering Innehållsförteckning Tillämpningsanvisningar för krav och fakturering 1 1 Övergripande riktlinjer 1 1.1 Huvudprinciper... 2 2 Behandling av olika fordringar och avgifter 2 2.1 Betalningsvillkor fakturor... 2 2.2 Information... 2 2.3 Uteblivna besök... 2 2.4 Öppenvårdsavgifter... 2 2.5 Slutenvårdsavgifter... 3 2.6 Betalning via avbetalningsplan... 3 2.7 Faktureringsavgift... 3 2.8 Kreditering och makulering... 3 2.9 Fordringar gentemot anställda... 4 3 Kravhantering 4 3.1 Betalningspåminnelse... 4 3.2 Inkasso... 4 3.2.1 Rutin för inkassoåtgärder... 5 3.3 Anstånd med betalning... 5 3.4 Betalningsföreläggande... 6 3.5 Rättslig åtgärd... 6 3.6 Frivilligt ackord... 6 3.7 Avskrivning enligt skuldsaneringslagen... 6 3.8 Preskribering av fordran... 6 1 Övergripande riktlinjer Riktlinjerna skall tillämpas av alla verksamheter inom Region Skåne. Regionövergripande tillämpningsanvisningar skall komplettera riktlinjerna. Riktlinjerna omfattar Region Skånes fakturering gentemot externa kunder. Tillämpningsanvisningarna för krav och fakturering, som beslutas av ekonomidirektören, är regionövergripande och kompletterar Region Skånes riktlinjer för krav och fakturering beslutade 2015-xx-xx. Anvisningarna visar riktlinjernas kapitel och text, och är markerad med kursiverad fet text. Övriga kapitel och text är tillämpningsanvisningar till riktlinjerna. 1 av 6
Intern fakturering regleras i särskild anvisning. 1.1 Huvudprinciper Alla tjänster och produkter som säljs inom Region Skånes verksamheter skall behandlas på ett sådant sätt att kredit normalt inte lämnas eller så att kredittiden minimeras, i syfte att minska kundförluster och göra inbetalningar räntebärande så snart som möjligt. Inom den öppna sjukvården gäller som huvudprincip att betalning ska ske i samband med vårdbesöket. Betalning vid vårdbesöket kan ske antingen via kortbetalning eller via giltiga svenska sedlar och mynt. Om betalning inte sker vid vårdbesöket faktureras patienten. Betalkortsterminaler ska finnas utplacerade där patientavgifter hanteras i större omfattning. Samtliga enheter som hanterar patientavgifter hanteras i större omfattning ska kunna ta emot betalningar i form av sedlar och mynt. Alla övriga tjänster och produkter som säljs inom Region Skånes verksamheter faktureras. Förskottsinbetalningar bör användas när så är möjligt, till exempel vid tillfällig upplåtelse av lokal. Reglerna i räntelagen skall följas. 2 Behandling av olika fordringar och avgifter 2.1 Betalningsvillkor fakturor För den samordnade patientfaktureringen och fakturering av Skånetrafikens serviceresor sker fakturering under första veckan i månaden efter vårdkontakten/resan och fakturorna förfaller under den sista veckan i månaden. För Region Skånes övriga fakturering skall betalningsvillkoret 30 dagar tillämpas. Kortare tid än 30 dagar får användas om det överenskommits med kunden. För bostads- och lokalhyror bör huvudregeln om förskottsbetalning gälla, om inte särskilda omständigheter gör detta omöjligt. 2.2 Information Patienter eller dess företrädare ska så snart som möjligt få tydlig och utförlig information om avgifter, betalningsvillkor, lämpligt betalningssätt, etc. Informationen skall lämnas i lämplig omfattning i kallelsen till besök, på fakturan, skyltar och motsvarande. 2.3 Uteblivna besök Uteblivna besök faktureras i enlighet med dessa riktlinjer, och enligt särskild taxa. 2.4 Öppenvårdsavgifter Målsättningen är att så stor andel som möjligt av patientavgifterna inom den öppna sjukvården betalas i anslutning till vårdbesöket. Betalning vid vårdbesöket kan ske antingen via kortbetalning eller via giltiga svenska sedlar och mynt. Om betalning inte sker vid vårdbesöket faktureras patienten. Vårdavgifter vid akutbesök, där patienten inte har möjlighet att betala kontant, eller när vårdavgiften ska betalas av annan än patienten t ex kommun, försäkringskassa eller försäkringsbolag, faktureras. 2 av 6
Om avgiften ska debiteras någon annan än patienten ska underlag finnas med eller kunna styrkas. I annat fall faktureras patienten. 2.5 Slutenvårdsavgifter Slutenvårdsavgifter faktureras. 2.6 Betalning via avbetalningsplan Vid fakturering av patientavgifter och serviceresor kan kunden, efter att först ha blivit fakturerad, välja att betala skulden via en avbetalningsplan, som i normalfallet sträcker sig över tre månader. Vid upprättande av avbetalningsplan läggs lagstadgad avgift för upprättande av avbetalningsplan till kundens skuld. En lagstadgad avgift debiteras vid varje avbetalning, och dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Den lagstadgade avgiften för upplägg av avbetalningsplan uppgår för närvarande till 170 kronor, och debiteringsavgiften till 50 kronor. Om en delbetalning inte betalas på förfallodagen, lämnas ärendet över till inkassohantering. Upprättande och skötsel av avbetalningsplan kan göras av förvaltningen eller inkassoföretaget. Om det finns avtal med upphandlat inkassoföretag ska upprättande och skötsel av amorteringsplan hanteras av inkassoföretaget. Inkassoföretaget föreslår initialt kunden en avbetalningsplan som sträcker sig över tre månader. 2.7 Faktureringsavgift Om betalning inte skett direkt vid öppenvårdsbesöket, faktureras patienten avgiften med tillägg av faktureringsavgift på 50 kronor. Faktureringsavgift ska inte tas ut i de fall det inte gått att betala med kort eller via giltiga svenska sedlar och mynt. Faktureringsavgift tas inte ut vid fakturering av hembesök. Faktureringsavgift tas inte ut vid uteblivna besök eftersom det debiteras enligt särskild taxa. 2.8 Kreditering och makulering Om det föreligger något fel på en faktura, t ex på priset, antalet eller kvaliteten, gör kunden en reklamation. Om reklamationen accepteras ska en kreditfaktura skrivas ut och skickas till kunden. Vid betalningen ska kunden inbetala mellanskillnaden av beloppet för fakturan och kreditfakturan. För att undvika att kunden tolkar fakturan som en ny faktura bör kreditfakturan utformas avvikande jämfört med en vanlig faktura. För att öka den interna kontrollen skall makulerade och krediterade fakturor fortlöpande kontrolleras av överordnad. För varje kreditering ska det finnas skriftligt och attesterat underlag som styrker handlingen. Enhetschef på GSF kan attestera mailat underlag från förvaltningarna vid kreditering i förvaltningarnas kundreskontra. 3 av 6
Enhetschef och handläggare på GSF har rätt att fatt beslut om kreditering med stöd av regelverket för Patientavgifter och Riksavtalet avseende den samordnade patient- och vårdfaktureringen, som sker i förvaltning 95. Vid makulering av besökstillfälle i Pasis ska kod för orsak anges. Vid ändring av avgift för slutenvårdstillfälle ska det finnas skriftligt underlag attesterat av enhetschef på GSF. Vid behov av kreditering av patientavgift efter det att fakturering är gjord ska makulering ske i Pasis. Information om krediterat belopp ska finnas på nästföljande faktura alternativt ska en kreditfaktura utfärdas. Handläggare vid GSF har alltid möjlighet att kreditera en felaktigt utfärdad faktura för att kunna utfärda en ny korrekt faktura. 2.9 Fordringar gentemot anställda Fordringar gentemot anställda i Region Skåne som uppkommit genom att den anställde fått för mycket utbetald lön hanteras på samma sätt som övriga externa fordringar, med följande undantag: Region Skånes HR-chef har rätt att bevilja anstånd i 6 månader för fordran gentemot anställd. Fakturering sker inte för fordringar som understiger 100 kronor. Dessa fordringar regleras istället i kommande löneutbetalningar. 3 Kravhantering Varje enhet inom Region Skåne som fakturerar har ansvaret för att fordringskrav som kvarstår efter förfallodagen blir hanterade enligt följande kravrutiner. Förvaltningen och enhetschefer inom GSF har rätt att avgöra på vilket sätt och hur långt ett kravärende ska drivas med vägledning av vad som sägs i kapitlen 3.2 3.7. Om juridiska spörsmål och tvister uppstår skall Region Skånes jurister anlitas. 3.1 Betalningspåminnelse Om kunden inte betalar fakturan skickas en betalningspåminnelse avseende skulden. Det debiteras ingen dröjsmålsränta vid utskick av betalningspåminnelse. Om inte kunden betalat inom 35 dagar efter fakturadatum ska en betalningspåminnelse skickas till kunden. I den samordnade patientfaktureringen och fakturering av Skånetrafikens serviceresor, där fakturorna förfaller under den sista veckan i månaden, kan betalningspåminnelse på grund av kalenderavvikelser skickas redan 27 dagar efter fakturadatum. En betalningspåminnelse ska minst innehålla fakturanummer, förfallodag och uppgift om att ärendet kommer att lämnas till över för inkasso om inte skulden betalas, samt vilka inkassoåtgärder som kan vidtas. 3.2 Inkasso Om en faktura inte betalats trots betalningspåminnelse läggs fakturafordringen över för inkasso. Inkassokrav skickas till kunden med tillägg av lagstadgad inkassoavgift. Region Skåne bedriver ingen egen inkassoverksamhet, utan tecknar avtal med inkassoföretag efter genomförd upphandling. Inkassoföretaget blir Region Skånes ombud i inkassofrågor och vidtar självständigt inkassoåtgärder för de fordringar som lämnas över från Region Skåne. 4 av 6
De avgifter som inkassoföretaget debiterar gäldenären ska hanteras som en inkassotjänst mot borgenären, Region Skåne. Inkassoföretagets debitering av inkassotjänsten faktureras Region Skåne som en momspliktig tjänst. Eventuell bonus eller återbetalning av inkassotjänsten som kan uppstå enligt avtalet ska hanteras som en kreditering av tidigare debiterad inkassotjänst. 3.2.1 Rutin för inkassoåtgärder Om fakturan kvarstår som oreglerad 15 dagar efter fakturans förfallodag, ska kravet lämnas över till inkassoföretaget. Undantag sker i samband med den samordnade patientfaktureringen och fakturering av Skånetrafikens serviceresor, där obetalda patientavgifter lämnas över till inkassoföretaget direkt efter betalningspåminnelsen har förfallit. Anledningen är att samlingsfakturorna är månadsfakturor, och kunden har i de fallen redan haft mer än en månad på sig att betala grundfakturan. GSF eller respektive förvaltning ska meddela till inkassoföretaget när och vilka kunder och fakturor, som ska bli föremål för inkassoåtgärder. Information skickas till inkassoföretaget via filkommunikation, informationsöverföringen ska ske på ett sådant sätt att onödig information om kunden inte ges ut. 3.3 Anstånd med betalning Anstånd med att betala en faktura under en viss period får bara beviljas i speciella fall. Som speciella fall räknas följande, eller liknande, typ av situationer: Störningar har inträffat i Region Skånes faktureringsrutiner Patienten är inneliggande på vårdinrättning eller svårt sjuk och saknar möjligheter att betala fakturor Patientens ombud kommer inte åt patientens bankkonto på grund av att patienten är svårt sjuk Patienten har avlidit och dödsboet är fakturamottagare Enhetschefer inom GSF rätt att fatta beslut om anstånd i tre månader för skulder upp till 8000 kronor. Övriga beslut om anstånd fattas av förvaltningschef eller annan ansvarig på förvaltningen. GSF hanterar merparten av Region Skånes fakturor, och för att minska ledtider och underlätta den praktiska hanteringen av fakturaflödet ges enhetschefer rätt att besluta om anstånd upp till 8000 kronor. Med skuld avses kapitalskuld, dvs. fakturabelopp. Vid utredning kring betalningsansvar har enhetschefer inom GSF rätt att fatta beslut om anstånd i 30 dagar. Vid felaktigheter i fakturan, t.ex. kring fakturabeloppets storlek, information eller brist på underlag, ges enhetschefer rätt att besluta om anstånd för att underlätta den praktiska hanteringen. Anstånd med att betala en skuld får endast ges för en period om tre månader. För lönefordringar gentemot anställda i Region Skåne Region får dock anstånd i 6 månader beviljas, se punkt 2.8. Vid beviljande av anstånd skall ett skriftligt underlag upprättas. Attest skall ske och intern kontroll skall ske enligt fastställd plan. 5 av 6
Skriftliga underlag attesteras av enhetschefer inom GSF eller annan ansvarig på förvaltningen som delegerats denna rätt. Anstånd beviljade av Regionservice GSF ska återrapporteras till berörda förvaltningar. Återrapporteringen till berörda förvaltningar ska minst innehålla fakturanummer, belopp och tidpunkten för beviljandet av anståndet. Det ska i efterhand och vid behov gå att ta fram en beskrivning av skälen till anståndet. 3.4 Betalningsföreläggande När en fordran förblir obetald efter inkassokrav har Region Skåne som borgenär den lagliga rätten att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten. Inkassoföretaget tar hand om processen tills gäldenären eventuellt bestrider betalningsföreläggandet. Avgifterna som uppstår läggs till gäldenärens skuld. 3.5 Rättslig åtgärd När kunder/patienter bestrider fordringar efter att ärendet hamnat hos Kronofogdemyndigheten, krävs rättsliga åtgärder. Region Skånes centrala jurister ska då anlitas eftersom de har fullmakt att företräda Region Skåne i rättsliga tvister avseende avgifter och fordringar. Om inkassoföretag, med vilka Region Skåne har avtal, önskar att Region Skåne ska driva även deras del av inkassofordran, ska uppgift om denna del överlämnas samtidigt med ärendet till enheten för juridik. Region Skånes jurister inhämtar därefter en fullmakt från inkassoföretaget i det aktuella ärendet. Alternativt överlämnar Region Skånes jurister hela ärendet till inkassoföretaget för fortsatta rättsliga åtgärder. Detta sker med stöd av fullmakt utfärdad av Region Skånes jurister. 3.6 Frivilligt ackord Om en gäldenär begär en nedsättning av sin skuld får detta endast godkännas om gäldenärens samtliga borgenärer accepterar samma nedsättning. 3.7 Avskrivning enligt skuldsaneringslagen Enligt skuldsaneringslagen kan Kronofogdemyndigheten föreslå nedsättning av en skuld, och eventuell amorteringsplan för resterande belopp, om en gäldenär anses uppfylla lagens kriterier för skuldsanering. 3.8 Preskribering av fordran Preskription av fordran innebär att borgenären förlorar rätten att kräva ut sin fordran. En fordran preskriberas efter: 3 år om det avser fordringar till konsument när det gäller vara, tjänst eller annan nyttighet till konsument som tillhandahållits i huvudsak för enskilt bruk. 2 år om det avser fordringar för hyresgästens/arrendators avflyttning. 10 år om det avser övriga fordringar enligt huvudregeln i preskriptionslagen (1981:130) Preskriptionstiden räknas från fakturans tillkomst eller om preskriptionstiden har avbrutits genom erkännande, krav, erinran, amortering eller väckt talan i domstol eller hos kronofogdemyndighet. Inkassoföretaget bevakar att fordringarna inte preskriberas. ---------------------------------------------- Lars-Åke Rudin Ekonomidirektör 6 av 6