Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV. Närvarande: Från PRV: Arkivansvarig och arbetsledare Huvudregistrator/GD-sekreterare Chef för Patentenheten Från RA: Tomas Wallin, arkivarie Maria Nordström Jarnryd, inspektör SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt PRV för att inspektera arkivvården. PRV är geografiskt placerad i Stockholm och i Söderhamn. Denna inspektion är gjord i Stockholm. Inspektionen som var en systeminspektion var aviserad i förväg. Arkivvården vid myndigheten inspekterades senast 2008. RA besökte PRV och tittade på arkivlokalerna under 2009. Vilket resulterade i minnesanteckningar. FÖRELÄGGANDEN Följande åtgärder ska vidtas och redovisas till RA senast den 18 december 2011. - Arkivbeskrivningen ska uppdateras med sekretess och gallring i enlighet med RA- FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4. Vidare ska noteringar angående överlämnade och införlivade handlingar från PRV till Bolagsverket, i enlighet med RA-MS 2011:27, läggas till i arkivbeskrivningen. - Tillämpningsbeslut gällande Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd gällande gallring och utlån av räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3, ska uppdateras och kompletteras. - Tillämpningsbeslut för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration ska upprättas. - Tillämpningsbeslut gällande RA-FS 2004:2 gällande upphandlingshandlingar ska upprättas. - Tillämpningsbeslut gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS1997:6) innehåller en alltför vid tillämpning av föreskriften. Punkt A.10 och A.12 bör tas bort från beslutet. - Begära in leverantörsförsäkran gällande de tekniska kraven vid inbindning av handlingar i enlighet med RA-FS 2006:4, 3 kap. 2, 4 kap. 14 samt bil. 1 och 2.
Inspektionsrapport 2(7) - Komplettera strategin för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1, 3 kap.1 2. - Det senaste årets handlingar som förvaras på huvudregistrators tjänsterum måste skyddas mot yttre påverkan. Ett arkivskåp eller ett närarkiv behövs för att skydda handlingarna i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrad genom RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. - Arkivlokalerna ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrad genom RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Se under rubriken 7. ARKIVLOKALER. 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom PRV finns grundläggande kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Arbetsledaren vid Patentavdelningen är arkivansvarig för hela myndigheten. Det finns inget skriftligt beslut på detta. Arkivfunktionen i Stockholm är placerad under Patentavdelningen. Diarieföringen är decentraliserad. GD-sekreteraren är även huvudregistrator. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningarna etc. görs av arkivansvarig samt av huvudregistrator och registratorerna. Arkivansvarig känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den. Ansvaret för upphandling av skrivare, kopiatorer och annat skrivmaterial ligger hos inköpsfunktionen samt hos IT-funktionen. Vid myndigheten känner man inte till några stora förändringar som kommer att ske inom den närmaste framtiden. För två år sedan skedde en stor omorganisation. 2 STYRDOKUMENT Följande styrdokument finns vid PRV; arbetsordning, dossiéplan, dokumenthanteringsplan för delar av verksamheten samt riktlinjer för hantering av e- post. På PRV:s Intranät finns handboken Vårt sätt att arbeta. Styrdokumenten fastställs genom beslut av GD eller chefsjurist. Vid PRV uppfattas dokumenten som ändamålsenliga. 3 ARKIVBILDNING PRV använder sig av diariet W3D3. Tidigare diariförde myndigheten i ÄHS. Rutiner för diarieföring finns bl.a. i arbetsordningen. Vid PRV används tre serier i W3D3 att diarieföra i. Serierna är uppdelade 1. Allmän, 2. Patent och 3. Varumärken. Patent- och registreringsverket använder sig av ärende- och dokumenthanteringssystemet Fenix. Hit importeras inkomna elektroniska handlingar och här långtidsbevaras även handlingarna sedan ärendena avslutats. Fenix driftsattes 2002. Det är bara i Fenix som handlingar kommer in elektroniskt. Fenix kommer i framtiden antagligen att bytas ut mot ett annat system.
Inspektionsrapport 3(7) Patentärendena är i elektronisk form. De skrivs inte ut på papper. Systemet Cicks används för dessa ärenden vid registreringen under handläggningen och när ett patent beviljats så registreras ärendet i W3D3. Ej beviljade patent läggs aldrig in i W3D3. Ärendehanteringssystemet inkluderar inte något diarium utan ärendena diarieförs i Cicks. E-post bevaras på papper. Ett ärende kan innehålla både elektroniska handlingar och pappershandlingar. Akterna är inte alltid kompletta både på papper och elektroniskt. Dubbelregistrering förekommer inte vid myndigheten. PRV använder sig av ekonomisystemet Agresso och personalsystemet Palasso. 4. FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR PRV och Europeiska Patentmyndigheten (EPO) delar ett system såtillvida att de kör mot varandra. Var och en har arkivansvar för sin del. Myndigheten tillämpar en hemmabyggd systemförvaltningsmodell. Vid systemavveckling så tas ställning till detta i fall till fall. Gällande modell för informationssäkerhet, så har PRV utarbetat och dokumenterat rutiner för back up. Ändrings- och historikfil finns enligt uppgift inbyggt i systemet. Enligt uppgift så finns hos varje systemägare sammanställd dokumentation (förståelsedokument) beträffande systemen för verksamhetsstöd. Äldre versioner av hemsidan bevaras på CD-skiva enligt back up-strategin. Vid PRV finns rutiner för publicering på hemsidan. Gällande strategi för bevarande av elektroniska handlingar så hänvisas till backupstrategin. Den måste kompletteras. Handlingar som utgör publicerat material arkivläggs. Vid PRV binder man in handlingar. Myndigheten har hittills inte begärt in någon leverantörsförsäkran gällande de tekniska kraven. Aktomslag används inte eftersom man vid PRV främst tittar på handlingarna via datorn. Arkivboxarna är väl fyllda. Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Arkivboxarna uppfyller SS 62 81 07. Myndigheten upphandlar åldringsbeständiga papper som uppfyller de tekniska kraven i SS-EN ISO 9706. Vid PRV finns inte ljud- och bildupptagningar, mikrofilm, kartor eller ritningar. Enstaka fotografier kan finnas i akterna.
Inspektionsrapport 4(7) 5. GALLRING PRV har en myndighetsspecifik gallringsföreskrift, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2009:39) om återlämnande och gallring hos Patent- och registreringsverket. Denna är nu känd på myndigheten. Förutom gallringsföreskriften så finns för myndigheten även Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:8) om arkivering av akter vid Patentbesvärsrätten och Patent- och registreringsverket samt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:27) om överlämnande av arkiv och införlivande av handlingar från Patent- och registreringsverket till Bolagsverket. Myndigheten har upprättat ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS1997:6). Dock innehåller beslutet en allt för vid tillämpning av föreskriften. Punkt A.10 och A.12 bör tas bort från beslutet. RA-FS 2004:2 gällande upphandling saknar tillämpningsbeslut även om gallring tas upp i myndighetens upphandlingshandbok så är det inte tillräckligt, t.ex. så är inga gallringsfrister angivna. Tillämpningsbeslut för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration saknas. I arkivbildningsplanen för ekonomi- och planeringsfunktionen finns tillämpningen för RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper men den måste uppdateras. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Forskningshandlingar samt handlingar i EU-samarbete finns inte vid PRV. Gallring enligt föreskrifterna verkställs vid personal- och ekonomifunktionerna. Myndigheten prövar inte fortlöpande förutsättning för gallring. 6. ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning PRV har en arkivbeskrivning som måste uppdateras med uppgifter om gallring och sekretess. Noteringar angående överlämnade och införlivade handlingar från PRV till Bolagsverket, i enlighet med RA-MS 2011:27, ska också föras in i arkivbeskrivningen. Arkivförteckning Myndigheten har en arkivförteckning för Stockholm och en för Söderhamn. Vid inspektionstillfället tittades bara på den för Stockholm. Arkivet är förtecknat enligt allmänna arkivschemat. Arkivförteckningarna upprättades år 1997. Det finns även en äldre förteckning. Den aktuella förteckningen är uppdaterade tom 2008-2009. Uppdateringen sker vid behov. Senaste uppdateringen skedde i maj 2011. Handlingar oavsett media är upptagna i arkivförteckningen. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering arkiveras. Gallringsbara handlingar redovisas genom tillämpningsbeslut, upphandlingshandbok etc.
Inspektionsrapport 5(7) Processerna vid PRV är beskrivna. Någon klassificeringsstruktur i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap.7-14 är ännu inte upprättad. Ett stickprov att söka ett ärende i diariet och plocka fram det gjordes. Det föll väl ut. I huvudregistrators tjänsterum förvaras det senaste årets handlingar utan skydd. Arkivskåp måste ställas i rummet för förvaring av dessa handlingar. 7. ARKIVLOKALER Vid RA:s besök vid PRV den 30 november 2007 så undersöktes fem olika lokaler, lokal 1158 som används av Granskningsnämnden för försvarsuppfinningar vilken PRV är värdmyndighet för, lokal 1156 som innehöll Patent- och registreringsverkets ekonomihandlingar, lokal 1017 centralarkiv. lokal Phoenixarkiv centralarkiv samt rum utanför Phoenixarkiv. I dag nyttjar PRV lokal 1017 och lokal 1014. Lokal 1014 har tidigare inte inspekterats av RA. Lokalerna ligger vägg i vägg. Lokal 1158 med Granskningsnämnden för försvarsuppfinningars arkiv har enligt uppgift åtgärdats enligt Riksarkivets anmärkningar i minnesanteckningarna, dnr RA 231-2007/4400. Den har enligt uppgift även inspekterats av Krigsarkivet. Övriga lokaler har inte åtgärdats sedan Riksarkivets tidigare besök. Vid inspektionen kunde RA i både lokal 1014 och lokal 1017 konstatera brister som PRV måste åtgärda för att arkivlokalerna ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrad genom RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Lokal 1017 Centralarkiv Enligt 10 kap. 7-8 RA-FS 1997:3 ska en arkivlokal utgöra en egen brandcell och utföras så att den vid brand i angränsande utrymmen under 120 minuter ger skydd mot skadlig upphettning, brandgas, öppen låga, genombränning och sammanstörtning. Det står inte klart om lokalen utgör en egen brandcell med brandklass EI 120. Patent- och registreringsverket ska sända in dokumentation till Riksarkivet, som visar att lokalen utgör en egen brandcell och att den uppfyller kravet på brandklass. Enligt 10 kap 9 RA-FS 1997:3 ska dörrar till arkivlokalen utföras så att de inte sänker det brandtekniska skyddet och enligt 12 kap. 1 samma föreskrift så ska arkivlokalens byggnadsdelar vara utförda så att arkivet ges ett tillfredställande skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Befintlig dörr ska bytas ut mot en självstängande dörr med brandklass EI 120. Dörren ska vara låsbar och inbrottssäker. Det finns i lokalen två (en cirkulär och en rektangulär) genomgående isolerade ventilationskanaler i plåt. Dessa måste brandtekniskt avskiljas från angränsande utrymmen. Lokalens tilluftskanal måste dessutom avskiljas brandtekniskt, förslagsvis genom montage av brand-/brandgasspjäll med brandklass EI 120 i enlighet med 10 kap 8 RA-FS 1997:3
Inspektionsrapport 6(7) Ovanför dörren finns två överluftsdon som inte är brandtekniskt avskiljda från angränsande utrymmen. Nödvändiga åtgärder måste vidtas, förslagsvis montage av brand-/brandgasspjäll enligt 10 kap 8 RA-FS 1997:3 Längst in i lokalen bakom kompaktsystemet strax under taket finns ett hål i väggen som leder ut till angränsande lokal. Detta hål ska åtgärdas så att det brandtekniska skyddet inte sänks, se 10 kap. 8 RA-FS 1997:3. Strömbrytaren till lokalens belysning sitter på insidan av lokalen. Den måste flyttas till utsidan. En kontrollampa som talar om att belysningen är tänd ska också finnas utanför lokalen enligt 10 kap. 2 a RA-FS 1997:3. En rökdetektor med larmöverföring till bemannad plats ska installeras i lokalen. Enligt 10 kap. 6 a RA-FS 1997:6 så ska myndigheten försäkra sig om att en brand i arkivlokalen eller dess närhet kan upptäckas på ett tidigt stadium. Enligt 10 kap. 14 RA-FS 1997:3 så ska det i anslutning till arkivlokalen finnas handbrandsläckare och släckmaterialet ska vara anpassat till det arkivmaterial som förvaras i arkivlokalen. Patent- och registreringsverket ska åtgärda detta. Temperatur och relativ luftfuktighet i lokalen bör mätas och dokumenteras under en längre tid. Med ledning av resultatet kan beslut fattas om luftbehandlingstekniska åtgärder är nödvändiga att vidta, se 11 kap. RA-FS 1997:3. Vid tidigare besök råddes myndigheten att undersöka om lokalen var ett registrerat skyddsrum eftersom det strider mot föreskrifterna på området att använda skyddsrum som arkivlokal enligt 4 kap. 4 RA-FS 1997:3. Vid inspektionen den 24 augusti 2011 uppgav myndigheten att lokalen inte är ett aktivt registrerat skyddsrum. Lokal 1014 Det står inte klart om lokalen utgör en egen brandcell med brandklass EI 120. Patent- och registreringsverket ska sända in dokumentation till Riksarkivet, som visar att lokalen utgör en egen brandcell och att den uppfyller kravet på brandklass i enlighet med 10 kap. 7-8 RA-FS 1997:3. Det finns två dörrar in till lokalen. En som är i bruk och en bakom kompaktsystemet. Dessa dörrar ska bytas ut mot självstängande dörrar med brandklass EI 120. Dörrarna ska vara låsbara och inbrottssäkra enligt 10 kap 9 och 12 kap. 1 RA-FS 1997:3. Det finns i lokalen två (en cirkulär och en rektangulär) genomgående isolerade ventilationskanaler i plåt. Dessa måste brandtekniskt avskiljas från angränsande utrymmen. Lokalens tilluftskanal måste dessutom avskiljas brandtekniskt, förslagsvis genom montage av brand-/brandgasspjäll med brandklass EI 120, se 10 kap 8 RA-FS 1997:3. I lokalen finns två överluftsdon som inte är brandtekniskt avskiljda från angränsande utrymmen. Nödvändiga åtgärder måste vidtas, förslagsvis montage av brand- /brandgasspjäll, se10 kap 8 RA-FS 1997:3 Strömbrytaren till lokalens belysning sitter på insidan av lokalen. Den måste flyttas till utsidan. En kontrollampa som talar om att belysningen är tänd ska också finnas utanför lokalen enligt10 kap. 2 a RA-FS 1997:3.
Inspektionsrapport 7(7) Bakom kompaktsystemet finns strax ovanför golvet ett hål i väggen. Detta verkar dock inte leda ut någonstans. Möjligen bör det dock åtgärdas så att det brandtekniska skyddet inte sänks, se 10 kap. 8 RA-FS 1997:3 En rökdetektor med larmöverföring till bemannad plats ska installeras i lokalen. Enligt 10 kap. 6 a RA-FS 1997:6 ska myndigheten försäkra sig om att en brand i arkivlokalen eller dess närhet kan upptäckas på ett tidigt stadium. Enligt 10 kap. 14 RA-FS 1997:3 så ska det i anslutning till arkivlokalen finnas handbrandsläckare och släckmaterialet ska vara anpassat till det arkivmaterial som förvaras i arkivlokalen. Patent- och registreringsverket ska åtgärda detta. Temperatur och relativ luftfuktighet i lokalen bör mätas och dokumenteras under en längre tid. Med ledning av resultatet kan beslut fattas om luftbehandlingstekniska åtgärder är nödvändiga att vidta i enlighet med 11 kap. RA-FS 1997:3. Skyddsrum får inte användas som arkivlokaler enligt 4 kap. 4 RA-FS 1997:3. Vid inspektionen den 24 augusti 2011 uppgav myndigheten att lokalen inte är ett aktivt registrerat skyddsrum. Stockholm den 15 september 2011 Riksarkivet Maria Nordström Jarnryd Inspektör Tomas Wallin Arkivarie