Utbildnings och arbetslivsförvaltningen Elisabeth Jonsson Höök Ärendenr BUN 2016/63 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 3 februari 2016 Barn- och utbildningsnämnden Gemensam analys inför verksamhetsplanering för år 2016 Förslag till beslut Informationen tas emot. Bakgrund och syfte med verksamhetsplan 2016 En verksamhetsplan(vp) ska tillsammans med budgeten utgöra ramarna för verksamhetsåret 2016 inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Verksamhetsplanen riktar sig i första hand till medarbetarna och ska tydliggöra målen för 2016. Inför 2017 kan fullmäktige komma att besluta om en annan utformning. Verksamhetsplanen ska bygga på fakta. Förvaltningen har därför genomfört en analysvecka där man i förvaltningsledningen samt i de olika avdelningarna analyserat och dragit slutsatser från olika resultat, bland annat; måluppfyllelse, delårsrapporter, kvalitetsrapporter samt annan fakta i regionala och nationella styrdokument. Resultatet av detta, tillsammans med en omvärldsanalys, ger förvaltningsledningen en nulägesbild, en målbild för utveckling samt prioriterade utvecklingsområden för hela utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Den utgör utgångspunkt för all verksamhetsplanering samt uppföljning. Syfte med gemensam nämndsberedning I det gemensamma nämndsarbetsutskottet 27 januari presenterade utbildningsdirektören förvaltningens slutsatser och förslag till struktur och innehåll av verksamhetsplan 2016. Syftet med gemensam nämnd 17 februari är en dialog där förtroendevalda inom respektive nämnd presenterar sina synpunkter på följande: 1) Syftet med VP 2016 är vi överens? 2) Struktur på densamma synpunkter på strukturen? 3) Prioriterade övergripande utvecklingsområden: synpunkter och skillnader? Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2016/63 2 (2) 4) Processen: framtagandet av VP 2016; synpunkter på t ex tidpunkt, mm? 5) Uppföljning av VP hur ska det gå till? Nästa steg Sammanfattningen av förtroendevaldas synpunkter utgör underlag för justeringar i VP 2016. På arbetsutskotten 8 mars skall förslag på slutgiltig VP 2016 presenteras. Verksamhetsplan 2016 fastslås därefter i respektive nämnd 22 och 23 mars. Elisabeth Jonsson Höök Handläggare Anders Jolby Utbildningsdirektör Bilagor: 1.Program för 17 februari 2.Flödesschema för processen kring framtagande av verksamhetsplan 3.Utbildningsdirektörens presentation
Gemensam na mnd 17 februari kl 9-12 Plats: Hörsalen Kompetenscentrum Deltagare: barn- och utbildningsnämnden BUN, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden GVN, utbildningsdirektör, chef för kvalitet och utveckling, HR-chef, ekonomichef, strateg, chef för grundskolan, chef för förskolan, chef för gymnasiet tillika tf chef för vux- och arbetsmarknad, chef för särskolan, chef barn- och elevhälsan, chef kulturpedagogiskt centrum, chef IT och försörjning, kommunikatörer. Ordförande: Ordf i GVN Processledare: Lotten von Heijne Program: Kl. 09:00-10:00 Inledning av utbildningsdirektören Presentation av måluppfyllelse brukare och processer, BUN och GVN (chef kvalitet och utveckling) Presentation av slutsatser från analysveckan, tidigare presenterat för AU (utbildn.dir) Presentation av prioriterade utvecklingsområden för respektive verksamhetsområde KAFFE -Förskolan (Chefen för förskolan 5 min) - Grundskolan (Chefen för grundskolan 5 min) - Gymnasiet (Chefen för gymnasiet 5 min) - Vuxenutbildning och arbetsmarknad (tf chefen för vux och arbetsmarknad 5 min) 10:20-11:30 Dialog verksamhetsplanen Arbetssätt: Förtroendevalda presenterar sina synpunkter 1. Syftet med Verksamhetsplanen är vi överens? 2. Struktur på VP: Synpunkter på strukturen 3. Prioriterade övergripande utvecklingsområdena: synpunkter och skillnader 4. Processen; framtagning av en verksamhetsplan: synpunkter på t ex tidpunkt mm 5. Uppföljning av VP Hur ska det gå till? 11:30-12:00 Avslutning Sammanfattning av dagen samt nästa steg (AU 8 mars, nämnder 22, 23 mars)
Process för analys av resultat och verksamhetsplan 2016 OBS 2016 är ett träningsår och processen testas Förbereda underlag Medarbetare, ledare/hr Barn, elever, deltagare/kvut Verksamhetsresultat/KVUT Ekonomi, kostnad/tjänst/ek Lokaler/FS Måltider/FS IKT/FS Trygghet och säkerhet 11 januari 2016 12 13 januari 2016 14 januari 2016 14-15 januari 2016 Presentera resultat och analys Funktionsansvariga strategiskt stöd Kvalitetschef Analysera resultat i verksamheten Avdelningschef för verksamhet med rektorer/förskolechefer/enh etschefer (medarbetare) Presentera analys från verksamheten Avdelningschef för verksamhet Bedömning av resultat, behov av förändring, satsningar, prioriteringar Förvaltningschef Avdelningschef för verksamhet Funktionsansvariga strategiskt stöd Kvalitetschef Förslag verksamhetsplan 2016 Presentera för gemensamt AU Partipolitisk förankring 27 januari 2016 17 februari 2016 Gemensam workshop med nämnderna Ta fram slutligt förslag VP AU 8 mars 2016 GVN 23 mars 2016 BUN 22 mars 2016 Besluta verksamhetsplan Verksamhetsplan 2016 UAF 2015 11 10 Strategisk plan och budget Årsredovisning: Gemensam överbyggnad Kapitel GVN Kapitel BUN
UAF 2016 01-14 Utbildnings och arbetslivsförvaltningen
Hit ska vi Riktmärke för arbetet Kunskapslyft för barn, unga, vuxna, En god lärmiljö för livslångt lärande som leder till att elever och studerande fullföljer sina studier med goda resultat och därigenom får goda förutsättningar för en positiv framtid, arbete och delaktighet i samhällslivet. Kunskapslyft i arbetslivet gotländsk arbetsmarknad har tillgång till kompetent arbetskraft. Utbildning, lärande och arbetsmarknadsinsatser leder till att människor utvecklas, växer och känner sig rustade för arbetslivet Lyckad integration utbildning, arbetsmarknads- och integrationsinsatser leder till att nyanlända invandrare kommer in i gotländska samhälls- och arbetslivet. Ett gotländskt samhällsklimat där mångfald ses som en tillgång. UAF
Höga förväntningar rimliga krav
Verksamhetsplan 2016 UAF:s verksamhetsplan 2016 utgör tillsammans med budgeten ramarna för verksamhetsåret 2016. Verksamhetsplanen riktar sig i första hand till medarbetarna och syftet är att tydliggöra vad huvudmannen vill uppnå under 2016. Syfte: Tydliggöra verksamhetens inriktning och fokus Vara ett verktyg för planering och genomförande av verksamheten Underlätta överblicken av verksamheten Vara underlag för uppföljning av verksamheten UAF 2016 01-14
Verksamhetsplanens struktur: 1. Inledning Ny förvaltning, i väntan på nytt koncernstyrkort, pröva arbete med VP för att dra lärdomar, mål och syfte med verksamhetsplan, bygger på fakta, tillvägagångssätt analysvecka inklusive omvärldsanalys (se bilaga omvärldshändelser med SWOT) 2. Organisation Framsida husen 3. Styrmodell Uppdrag/verksamhetsidé, vision, ballongen, cykelkedjan, mål, styrkortsperspektiv, värdegrund, styrprinciper 4. Förvaltningsgemensamma prioriterade utvecklingsområden 5. Avdelningsvisa prioriterade utvecklingsområden 6. Budgetramar 7. Uppföljning Verksamhetsplanen gäller för 2016 och revideras vid behov i samband med delår 2 UAF 2016 01-14
Verksamhetsplanen bygger på fakta därför en analysvecka Slutsatser från analyser av resultat; kvalitetsredovisningar, månads- och delårsrapporter Majoritetens avsiktsförklaring Styrkort Givna politiska uppdrag Lagstiftning exempelvis skollag och nationella styrdokument och läroplaner Regionala policyer och styrdokument t ex jämställdhetsplaner, miljöplaner osv UAF 2016 01-14
1. Sammanställa resultat: Brukare och process/kvalitet grundskola, förskola, särskola, kulturskola Brukare och process/kvalitet gymnasiet, folkhögskolan, kompetenscentrum Brukare och process/kvalitet Elevhälsan Medarbetare BUF/GVF Ekonomi BUF/GVF Lokaler, IKT, måltider, skolskjutsar Ansvar avdelningarna strategiskt stöd och kvalitet och utveckling 2. Analysera resultat tillsammans med medarbetare: Varför blev det som det blev? Vad har påverkat resultatet, vad ska vi göra åt det? Ansvar verksamhetens avdelningschefer tillsammans med sina medarbetare Centrala samverkansgruppen 3. Presentera verksamheternas analys Ansvara avdelningschefer 4. Omvärldsanalys: Omvärldshändelser och SWOT Analysvecka - tillvägagångssätt: 5. Verksamhetsplanera - från nuläge till nyläge VAD SER VI? VAR ÄR VI? VART SKA VI? HUR GÖR VI DET: slutsatser på förvaltningsövergripande och avdelningsnivå 6. Presentera underlag för gemensamt Au (27 januari) 7. Dialog mellan förtroendevalda och tjänstemän på gemensam nämnd (17 februari) Process för att komma fram till att VP blir en gemensam överenskommelse 8. Korrigeringar utifrån dialog 9. Presentation av förslag VP gemensamt Au (8 mars) 10. Beslut: BUN 22 mars, GVN 23 mars UAF 2016 01-14
Omvärldshändelser Händelser i omvärlden krig, klimat, urbanisering, digitalisering Regionbildningsprocessen i Sverige Gymnasiet? Folkhögskolan? Fler nyanlända till Gotland - Var? Hur många? Integration! Tillväxtkommun 2018: Omstrukturerat näringsliv på Gotland Uppsala universitet utvecklas och vill samverka mer Ökad statlig detaljstyrning av skolan? Vi måste besluta vår inriktning och hålla fast! (lärarlönelyft, lågstadiesatsning, förskolan...) Delegation för unga i arbete (DUA) Nationella gymnasieutredningen mer samverkan Folkan+Gy+Vux Psykisk ohälsa bland barn och vuxna Ny satsning SKL Region Gotlands ekonomi kräver nya prioriteringar skolstrukturen? Stad och land: Möjlighet eller motsättning Teknikutvecklingen ger nya möjligheter till skolutveckling Vad är välfärd? Utbildningsnivå är en del av välfärden Gemensamt arbete 2016-01-15
Styrkor Svagheter Bred verksamhet Hög kompetens Ekonomi i balans Flexibel organisation Engagerade medarbetare Närhet Stabil infrastruktur (lokaler, nät) Ej likvärdiga verksamheter Uppnår ej uppsatta nämndsmålen Många chefsbyten Ineffektiv skolstruktur = dyr och påverkar kvaliteten Medarbetare ej stolta Vana vid att ha god standard (motstånd) Rekryteringssvårigheter viss kompetens (För?) slimmad central förvaltning Tröghet i ledning på högre nivåer Upplevs som långa avstånd på ön Gemensamt arbete 2016-01-15
Möjligheter Hot Förstärk att vi är bra! Kan få en effektivare skolstruktur (Q+Ek) UAF blir en helhet lärande tillsammans Nyanlända Nya jobb => inflyttning Generationsväxling Samverkan AF, UU, SOF, KFF Teknikutvecklingen => skolutveckling Att inte få till en likvärdig skola (struktur) Konkurrens om ekonomi med andra sektorer Kompetenstapp Ökande sjuktal Stad och land inte likvärdigt, motstånd Nyanlända: ej kvar/blir många/oro Vikande elevunderlag Statlig styrning stör t ex med statliga bidrag Gemensamt arbete 2016-01-15
Slutsatser för att kunna erbjuda LIKVÄRDIG UTBILDNING MED HÖG KVALITET Prioriterade utvecklingsområden för hela förvaltningen 2016 1. Styrning och ledning med fokus på måluppfyllelse för de vi är till för genom - systematiskt kvalitetsarbete i hela UAF - kostnadseffektivitet i processer och strukturer - skapa likvärdighet och tillgänglighet för alla - utveckla lärande strukturer så individens kunskap utvecklar kollektivet Gemensamt arbete 2016-01-15
2. Ledarskap - öka ledarnas förutsättningar att lyckas - pedagogiskt ledarskap på tre nivåer (förvaltning, skola/enhet, klassrum/grupp) med fokus på hög måluppfyllelse 3. Medarbetarskap och kompetensförsörjning - stolthet och ambassadörskap - tydliga uppdrag, roller och ansvar med fokus på de vi är till för - bidra till medveten och systematisk förbättring - kompetensutveckling med fokus på det som ger måluppfyllelse för alla - riktade insatser 4. Samla UAF - skapa och kommunicera vision, verksamhetsidé och strategi för UAF - få delarna att hänga ihop - utveckla våra interna rutiner samt tydlighet inåt och utåt - planera för en långsiktigt hållbar och flexibel utbildningsorganisation - skapa förutsättningar för delaktigt och tillgänglighet - arbeta på bredden för ökad inkludering och psykisk hälsa - Gemensamt arbete 2016-01-15
Verksamhet vad hur Verksamhetsplanering Förskolan Mottagande av nyanlända/allmän förskola Stärka interkulturaliteten Utveckla ledarskap och medarbetarskap Förskoleklass Grundskola Fritidshem Utveckla ledarskap och medarbetarskap t ex genom: Skapa bärkraftiga skolområden Fokus på pedagogiska ledarskapet Förbättra förutsättningarna för ledarna Säkra kompetensförsörjning Gymnasiet Fler elever som lämnar gymnasiet med examen Översyn av introduktionsprogram Språkintroduktion och integration Särskolan grund/gy/vux Utveckla ledarskap och medarbetarskap t ex genom: - Tydlig ledning och styrning - kompetensutveckling Kompetenscentrum Bidra till Gotlands kompetensförsörjning - genom olika insatser för att öka anställningsbarheten bland olika grupper Gotlands folkhögskola Integration och nyanlända - utöka och bredda FHS erbjudanden Uppdragsutbildningar Af Filmcentrum Kulturpedagogiskt centrum Stödja UAFs arbete - med nyanlända - arbete med psykisk ohälsa - skapa intresse för Ma och No - stödja skolor med It och praktiskt material Barn och elevhälsan Det förebyggande arbetet mot psykisk olhälsa Samverkan mellan rektoeran och BEH gällande uppdraget Elevhälsa Stöd till verksamheterna gällande nyanlända Kvalitet och utveckling Utveckla systematiskt kvalitetsarbete UAF Säkerställa och förankra styrkedjan Kvalitetssäkra processerna med uppföljning, utveckling och förbättringsarbete Strategiskt stöd Ekonomi: t ex resursfördelningsmodeller, uppföljning, åtgärder på sikt HR: Kompetensförsörjning och arbetsmiljöfrågor UAF 2016 01-14
Plan för VP UAF 2016 samt Strategisk plan och budget BUN resp. GVN 2017--19 AU 27/1: Presentera resultat, SWOT, slutsatser skolform och helhet Nämnd: 17/2 Politikens synpunkter, analys av ev. skillnader, => vägen framåt AU: 8/3 Utkast till VP och Strategisk plan och budget Nämnder: 22/3 (BUN) 23/3 (GVN) Beslut av VP och Strategisk plan och budget