Analysverkstad i Ulricehamns kommun Niklas Anemo, ekonomichef Caroline Ahlberg, ekonom Peter Danestad, utvecklingsstrateg Marie Eriksson, utvecklingsledare välfärd Foto: Sören Håkanlind
Tillväxtkommun - 23 600 invånare 2015 2014 2013 2012 2011 23 494 23 244 23 211 23 015 22 996 + 250 + 33 + 196 + 19 + 158
En nämnd en förvaltning Kommunchef Kommunledningsstab Sektor miljö och samhällsbyggnad Sektor service Sektor välfärd Sektor lärande
Något om kommunens ekonomi EKONOMISKT RESULTAT, mnkr 2015 2014 2013 2012 2011 48,4 29,0 58,2 54,1 18,3 INVESTERINGAR Självfinansiering, % 94 143 159 102 69 SOLIDITET, % 57,1 59,1 57,2 56,7 54,2 Inkl. samtliga pensionsåtaganden exl. internbank, % 39,4 38,4 35,7 36,5 32,3 SKATTESATS 21,05 21,05 21,05 21,05 20,98
Foto: Jan Töve KKiK Kommunens Kvalitet i Korthet Bland de 25 % sämsta kommunerna 7 mått Bland de 50 % kommunerna i mitten 23 mått Bland de 25 % bästa kommunerna 7 mått
Sektor välfärd Äldreomsorg Funktionsnedsättning Individ- och familjeomsorg Beställning och kvalitet Foto: Sören Håkanlind
Analysverkstad intervju med Carin Stangel och Carina Martin, enhetschefer ÄO
Foto: Jan Töve Från uppföljning till analys Uppföljningsprocessen Systemstöd Stratsys Gemensam struktur Ekonomi Personal Verksamhetsplaner
Analysverkstäder Vi är ofta duktiga på att följa upp men analysen brister. Analysverkstäder - initiativ från socialchef Samtliga chefer och specialiststöd deltar Hur görs analys? Analyshandbok måste göras! Projekt SKL Analys i två steg enkel vid tertialuppföljningar, fördjupad analys vid behov Foto: Sören Håkanlind
Intervju med Nina Landström, tf verksamhetschef äldreomsorg
Analyshandbok Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder
Analys vid tertialuppföljningar Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Samla ihop information kring - resultaträkning, - personaltal, -verksamhetsplan Fokusera Angivna målnivåer Eventuella avvikelser Jämförelser Trender och tendenser Könsuppdelad statistik Är åtgärder och insatser genomförda? Är målet nått eller uppdraget löst? Foto: Sören Håkanlind
Analys vid tertialuppföljningar Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Tänkbara orsaker till en avvikelse Mätfel Omvärld Medborgare och brukare Samspel och kultur inom organisationen Utrustning och materiel Annan information ex. klagomål eller anmälningar Rätt insatser och åtgärder Foto: Sören Håkanlind
Analys vid tertialuppföljningar Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Exempel på verktyg att använda vid analysverkstäderna: www.kolada.se 1. Varför 2. Varför 3. Varför 4. Varför 5. Varför Foto: Sören Håkanlind
Analys vid tertialuppföljningar Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Beslutade åtgärder och insatser kopplas till aktuellt mål eller uppdrag i uppföljningssystemet Stratsys. Foto: Sören Håkanlind
Foto: Jan Töve Fördjupad analys Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder
Gruppsammansättning Samla ihop information och fokusera Vem leder analysgruppen? Vilka funktioner ingår i gruppen (chefer, medarbetare, specialister)? Vilket mandat har gruppen? Vilken roll har medlemmarna? Har arbetsgruppen tillräckliga kunskaper om mått och analys? Foto: Jan Töve
Problemformulering Vad är vår avvikelse? Målgrupp Problemformulering Målbild - vad vill vi uppnå? Avgränsning Foto: Jan Töve
Problemformulering Vad är vår avvikelse? Vad vet vi? Vilken information ligger till grund för vårt val av område som vi vill analysera ytterligare? Foto: Jan Töve
Problemformulering Vad är vår avvikelse? Vad vet vi? Vad tror vi oss veta? Vilka gissningar och myter har vi? Foto: Jan Töve
Problemformulering Vad är vår avvikelse? Vad vet vi? Vad tror vi oss veta? Vad mer behöver vi veta? Vilken ytterligare information behöver vi ha för att kunna gå vidare och finna orsaker? Foto: Jan Töve
Externa faktorer Kund Politik och förvaltning Utförande enhet Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Möjliga orsaker kan finnas inom nedan angivna områden - Lagar - Politiska beslut - Ekonomi - Geografi - Arbetsmarknad - Utbildningsnivå - m.m. - Vilka förväntningar har kunden? - Behov - Hälsa - Naturlig variation Struktur Politiska mål Uppföljning m.m. Kultur Värderingar Ambitionsnivå Ledning Medarbetarengagemang Struktur Planering Kompetens Bemanningsschema Kultur Värderingar Ambitionsnivå Ledning Medarbetarengagemang
Orsaksanalys Sök orsaker Metoder Intervjuer Jämförelser (www.kolada.se) Dagordningar, minnesanteckningar, klagomål, synpunkter mm Granskning av lagstiftning, styrdokument Resultat från tillsyner Foto: Sören Håkanlind
Orsaksanalys Sök orsaker Verktyg 5 x Varför? Brainstorming Fiskbensdiagram Pick-graf (fyrfältare) 1. Varför 2. Varför 3. Varför 4. Varför 5. Varför Foto: Sören Håkanlind
Slutsatser, åtgärder och insatser Dra slutsatser och föreslå åtgärder I nästa tabell sammanställs orsaker, resultat, åtgärder/insatser, ansvarig och prioriteringsordning Foto: Sören Håkanlind
Samla ihop information och fokusera Sök orsaker Dra slutsatser och föreslå åtgärder Problemformulering: Enligt KPB är Ulricehamns kommuns hemtjänst bland de dyraste i landet men enligt Kolada ligger kostnaden under genomsnittet i riket. Målbild - vad vill vi uppnå? Vi vill ha en tillförlitlig statistik för att kunna jämföra oss med andra kommuner. Identifierade och påverkbara orsaker till problemet (Se Externa faktorer, Kund, Politik och förvaltning, Utförande enhet. Synkronisering av verksamhetssystem och ekonomisystem Resultat från studier av nyckeltal, intervjuer, diskussioner, brainstorming, 5 varför m.fl. metoder eller verktyg kopplat till orsaken. Bristande koppling mellan verksamhetssystem och ekonomisystem vilket gör att vi får olika siffror Åtgärd/Insats (Ansvarig) Utifrån slutsatser från resultaten i förra kolumnen föreslås Åtgärder/Insatser samt ansvarig nedan. Byggande av Qlikviewapplikationer som gör att vi kan se informationen tidigare (Verksamhetschef äldreomsorg) Prioritera skala 1-4 4=högst 3 Krävs formellt beslut? Ja/nej, av vem? Ja, socialchef Automatkopplingar till Stratsys från Kolada och Qlikview (Verksamhetschef äldreomsorg) 4 Ja, socialchef Statistik som faktaunderlag värderas lågt Dålig följsamhet i att rapportera korrekt Informera i organisationen om betydelsen av att kostnader går på rätt verksamhet och att volymer rapporteras korrekt 4 Nej Fler orsaker
Slutsatser, åtgärder och insatser - Grunden för prioritering Dra slutsatser och föreslå åtgärder Poängbedömningen - en grund för prioritering av åtgärder/insatser Beslutade åtgärder och insatser - kopplas till aktuellt mål eller uppdrag i Stratsys. Foto: Sören Håkanlind
Foto: Jan Töve Sammanfattning Förutsättningar uppföljningsprocess, gemensam struktur och systemstöd Analyshandbok - efter kommunens egna förutsättningar Analys i 2 steg enkel analys vid tertialuppföljningar Fördjupad analys - vid behov, gruppsammansättning utifrån problemformulering
Foto: Jan Töve Kontaktuppgifter Niklas Anemo, ekonomichef niklas.anemo@ulricehamn.se Caroline Ahlberg, ekonom caroline.ahlberg@ulricehamn.se Peter Danestad, utvecklingsstrateg peter.danestad@ulricehamn.se Marie Eriksson, utvecklingsledare välfärd marie.eriksson@ulricehamn.se www.ulricehamn.se