Administrera projekt på arvsfonden.se Den här manualen vänder sig till dig som är projektledare eller projektadministratör för ett projekt på www.arvsfonden.se Innan du kan börja arbeta med er projektsida måste du skapa ett konto för att bli medlem på webbplatsen samt ha kontaktat er handläggare som har kopplat ihop dig med er projektsida. När du har kommit så långt, och loggat in på webbplatsen, är du redo att börja fylla på information om ert projekt. Fokus på projekten! Nya arvsfonden.se har fokus på projekten. Varje projekt har en egen sida som är lätt att hitta via projektsöket, Hitta projekt. För att ge användarna en bra upplevelse är det viktigt att projektsidorna är så kompletta som möjligt. Det kan du hjälpa oss med! Skapa konto Klicka på knappen Skapa konto på Arvsfonden.se som du hittar på startsidan. Fyll i din e-postadress och ditt för- och efternamn. Klicka på knappen Skapa nytt konto. Sida 1 av 13
Ett meddelande med en länk skickas till din e-postadress. Klicka på länken i meddelandet och följ instruktionerna för att aktivera ditt medlemskap. Du måste göra detta inom två dygn (48 timmar), annars får du skapa ett nytt konto. Logga in Du loggar in högst upp på webbplatsen. Klicka på Logga in. Skriv in din e-postadress och lösenord i formuläret. Klicka på knappen Logga in. Här kan du också beställa ett nytt lösenord om du glömt bort ditt gamla. Sida 2 av 13
Mina sidor När du loggat in kommer du till din profilsida. Där finns ditt namn, din e-postadress och de projekt du är med i. För att redigera informationen, klicka på knappen Redigera. Du kan sedan lägga till en bild och skriva en presentation. Du kan ändra e-postadress och lösenord. Du kan också lägga till länkar, t.ex. till din förenings webbplats. Längre ned på sidan ser du de projekt du följer och de du deltar i. Till höger om varje projekt finns en knapp som visar att projektsidan blivit uppdaterad sedan ditt senaste besök. Klicka på knappen Nytt innehåll så kommer du till projektets sida. Hitta ett projekt Du kan söka efter ett projekt under Hitta projekt i huvudmenyn. Skriv in (del av) namnet i sökrutan. När du börjar skriva kommer du att få förslag på ett ord eller en fras. Du kan filtrera din sökning och sortera efter olika kriterier. Sida 3 av 13
Du kan också välja att istället söka på förening. Sökresultatet visas nedanför och du kan välja mellan två vyer rutnät eller lista. Om bilder och texter på webbplatsen För att webbplatsen ska vara lättöverskådlig behöver texter och bilder som presenteras i ett sammanhang ta lika stor plats och ha samma format. Antal tecken där du lägger in grundinformation om projektet är därför begränsat. Aktuella projekt med bild presenteras på startsidan. Det är därför viktigt att du laddar upp en bild som illustrerar projektet. Sida 4 av 13
Redigera ert projekt Klicka på knappen Redigera för att kunna fylla på information om ert projekt. Här kan du som är medlem följa ett projekt. De projekt du är med i ser vi till att du följer automatiskt. På den här sidan ska grundinformationen om projektet läggas in. En del information finns redan här, den har vi på Arvsfonden lagt in. Kontrollera det som är inlagt, ändra om det behövs och fyll på där det saknas information. Saker att tänka på Om ni inte redan har en lämplig e-postadress kan det vara en bra idé att skaffa en funktionsadress. Om projektet har en egen webbplats som du vill hänvisa till skriver du adressen till webbplatsen i fältet URL under rubriken FÖLJ OSS PÅ. Ange också en titel för webbplatsen som besökare ser. Om ert projekt är nationellt kan du skriva det i fältet Ort. Sida 5 av 13
Bild Ladda upp bilden som ska visas på projektet sida. Den ska relatera till projektet och representera vad ni gör. Leta först fram bilden på din hårddisk och klicka sedan på Ladda upp. Observera att bilden måste vara i 4:3-format. Beskrivning Beskrivningen visas på projektsidan till höger om bilden. Den beskrivande texten får vara max 250 tecken och ska berätta vad projektet handlar om. Sammanfattning Den här texten får vara max 130 tecken och ska vara en kort sammanfattning av beskrivningen. Sida 6 av 13
Sammanfattningen visas i projektpuffar på flera olika ställen på webbplatsen: som relaterat projekt på projektsidorna i sökresultatet som aktuellt projekt på startsidan Därför finns projektet Här ska du beskriva projektets Syfte Mål Projektets överlevnad Delaktighet Samarbeten Texterna under varje rubrik får vara max 1 500 tecken. De fem rubrikerna återfinner du under fliken Därför finns projektet på projektsidan. Om ert projekt tidigare har varit med på arvsfondsprojekten.se, kan du behöva klippa och klistra in den text som fanns där. Den är flyttad till den nya webbplatsen och du hittar den under rubriken Om projektet ovanför de fem fälten du nu ska skriva i. Sida 7 av 13
Skriv in ämnen (nyckelord) v Längst ned på sidan skriver du in nyckelord som kännetecknar ert projekt. Orden du väljer styr vilka projekt som visas som relaterade längst ned på er projektsida. Skriv inte målgrupp eller ort utan försök hitta nyckelord som särskilt kännetecknar just ert projekt. Glöm inte att spara! Administration av projektgruppen v Du administrerar projektgruppen genom att klicka på knappen Grupp på projektsidan. Du som administrerar projektet har rätt att lägga till och ta bort projektadministratör och projektdeltagare samt ändra deras roller i projektet. En person måste ha skapat ett konto på arvsfonden.se innan det går att lägga till denne till ert projekt. Sida 8 av 13
De olika rollerna är: Projektledare Projektledaren är ansvarig för och kan redigera projektsidan. Det är bara Arvsfonden som kan lägga till eller ta bort en projektledare. Ta kontakt med oss så hjälper vi dig. Projektadministratör En person som är medlem och som kan redigera ett projekt tillsammans med projektledaren utan att han eller hon syns utåt på projektsidan. Projektledare och projektadministratör kan lägga till/ändra rollen för en projektadministratör. Projektdeltagare En person som är medlem och som är kopplad till ett projekt kan göra statusuppdateringar på projektsidan men inte ändra informationen om projektet. Projektledare och projektadministratör kan lägga till/ändra rollen för en projektdeltagare. Sida 9 av 13
Handläggare I inloggat läge ser den som är kopplad till ett projekt också vem som är handläggare för projektet. Lägg till en ny person v Klicka på länken Lägg till ny person till projektet. Börja skriv namnet på den person du vill lägga till projektet. Du kommer att få förslag att välja bland och hitta rätt person, förutsatt att den har ett konto på webbplatsen. v Välj vilken roll personen ska ha och klicka sedan på Lägg till användare. Observera att det tar upp till 30 minuter innan ändringen syns på projektsidan. Välj om du vill lägga till eller ta bort personen som projektdeltagare och klicka sedan på Nästa. I sista steget klickar du på Bekräfta för att genomföra ändringen. Sida 10 av 13
Göra en projektuppdatering Alla besökare på webbplatsen kan se vad som händer i ert projekt. Det är därför viktigt att göra projektuppdateringar så ofta som möjligt. Hur ofta? Om ni fått projektstöd minst en gång i veckan. Om ni fått lokalstöd - minst en gång i månaden under de fyra första åren. Men gärna oftare! Klicka på Skapa projektuppdatering på projektsidan. Skriv in en titel (rubrik). Om du deltar i flera projekt måste du välja vilket projekt du vill skapa uppdateringen i. Du kan ladda upp en bild eller flera. Lägg till en video Du kan också länka till en video som ligger på t.ex. Youtube eller Vimeo. Skriv in texten du vill publicera under rubriken Body och glöm inte att spara! Sida 11 av 13
Skapa en kalenderhändelse Klicka på Skapa kalenderhändelse på projektsidan. Skriv in den titel och text som ska visas. Texten är begränsad till 140 tecken. Om du deltar i flera projekt måste du välja vilket projekt du vill skapa uppdateringen i. Du kan välja mellan heldagsaktivitet eller ange två datum och klockslag mellan vilka händelsen ska äga rum. Vill du kan du förhandsgranska kalenderhändelsen. Du når projektets kalender från projektsidan, längst ned till höger. Projektens kalenderhändelser kommer också att visas på startsidan. Sida 12 av 13
Glöm inte att spara! Efter flera intensiva år med höga ambitioner, stora visioner och roliga samarbeten är det dags att sätta punkt för den här tiden. Projektet ABF WeSign avslutas sista februari efter 3 års stöd från Arvsfonden. Du måste alltid spara för att det du har gjort ska visas. Du kan spara flera gånger för att vara säker på att inget innehåll går förlorat under ditt arbete. Glömmer du att klicka på Spara försvinner allt som du har gjort! När projekttiden är slut När ert projekt är slutredovisat till Arvsfonden kommer det att få projektstatus Avslutat. Det kommer att vara sökbart på webbplatsen ännu en tid och ni kan fortfarande uppdatera sidan. När projektet avslutas vill vi att ni gör en projektuppdatering med information om att projektet avslutats. Uppdatera också kontaktinformationen om det behövs eller ta bort den om projektet inte kommer att ha någon fortsatt verksamhet. Har du frågor, använd kontaktformuläret längst ned i sidfoten på webbplatsen. Lycka till med ert projekt på arvsfonden.se! Sida 13 av 13