Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 1 (9) Närvarande med beslutsrätt: Från kansliet: Gustav Ebenå, ordf. (mötesordförande under 11-12, 14-16, 28-41 Ann-Margret Gillerfors, vice ordf. (mötesordförande under 13, 17-27) Jenny Kihlander Åsa Lind (IF) Maria Torén Sara Elovsson (ScF) Anna Magnusson (t.o.m. 38) Andreas Sandin Siv Grotell Dessutom deltog: Förhinder: Cecilia Ralfe-Stelander (suppl. (IF) Bengt Callermo (adj. Y's Men) Fredrik Malmberg (TF) Pernilla Lindberg ( 30-37) Lisa Emsing Nicklas Sundberg Rolf Vårdstedt (adj. SåF) 11. Inledning Ordförande Gustav Ebenå rekapitulerade gårdagens samling med förbundsstyrelsen där genomgång av regler och arbetssätt för förbundsstyrelsens arbete presenterats (se bil.). Vice ordförande Ann-Margret Gillerfors höll morgonsamling varefter sammanträdet förklarades öppnat. 12. Val av justeringsperson Jenny Kihlander utsågs att tillsammans med ordförandena justera helgens protokoll. 13. Dagordning Ann-Margret framförde följande ändringar och tillägg till dagordningen: Tillägg ny punkt 2 b) Adjungeringar. Beslöts att punkten "Adjungeringar" blir en stående punkt på ärendelistan i fortsättningen. Under p. 5) GS-rapport kommer även punkterna p. 13) Insamling, p. 14) Utbildning och p. 17) Kommunikation att behandlas. p. 9) Rapport Sångarförbundet stryks då ingen från Sångarförbundet är närvarande. p. 19) Vägval Framtid flyttas till Beslutsärenden p. 21) Kanslisamverkan flyttas till Utvecklingsärenden p. 22) Föreningsbesök stryks. Tillägg under Övriga ärenden: Åtgärder i ekonomin likviditet Mötesdatum för styrelsen KFUK-KFUM Landskrona fastighetsärende Försäkringsfråga. godkänna dagordningen med dessa ändringar: 14. Adjungeringar Gustav konstaterade att tre löpande adjungeringar finns, nämligen Bengt Callermo, Y's Men Rolf Vårdstedt, Sångarförbundet, ordförande Internationella utskottet, Ingela Fredriksson, ordförande att till dagens möte adjungera Bengt Callermo för Y's Men, att till dagens möte adjungera Fredrik Malmberg som representant för triangelförbundet. De adjungerade har närvaro- och yttranderätt.
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 2 (9) 15. Föregående protokoll Gustav gick igenom protokoll Fbst 11/05-07 (se bil.). Påpekades att skrivningen under Närvaro är oklar när det gäller vilka punkter ordförandena lett mötet kontra deras närvaro. att det i fortsättningen skall anges vem som varit mötesordförande under vilka paragrafer. Jenny påpekade att hon ej varit närvarande under 300-302. därför att under Närvaro göra följande ändring: Jenny Kihlander: ( 282-299, 303-309). 296. Insamling. Namnet ändras till Torbjörn Reinhed. 288. Kanslisamverkan. Ändring av sammansättningen av ledningsgruppen tas upp längre fram i detta protokoll (se 28). 304 c) Medlemsavgift till KFUK-KFUMs riksförbund. Cecilia Ralfe-Steander påpekade att ett tillägg fallit bort som lyder: "Cecilia önskade att det till protokollet skulle noteras att hon framfört förslag om att den nationella avgiften ska ha ett tak för stora föreningar samt att den nationella avgiften betalas av specialförbunden i förhållande till bidraget per medlem från Ungdomsstyrelsen." Efter dessa justeringar lades protokoll Fbst 11/05-07 till handlingarna. Protokoll Fbst 12/05-07 gicks igenom och lades med godkännande till handlingarna. 16. Åtgärdslistan Åtgärdslistan gicks igenom (se bil.). Konstaterades att den inte var komplett. Besluten från föregående protokoll hade inte lagts till. Följande paragrafer är klara och stryks från listan: 9/05-07: 246. 10/05-07: 263 b, 270, 271. Följande paragrafer pågår: 10/05-07: 277. att uppdra åt kansliet att komplettera åtgärdslistan till nästa möte med beslut fattade vid föregående möte såväl som vid dagens. Kansliet * * * * * * * * Därefter följde en presentation av styrelsen. Konstaterades att medelåldern på den nya styrelsen är förhållandevis låg. * * * * * * * * 17. GS-rapport Andreas kommenterade GS-rapporten (se bil.) och redogjorde ingående för personalsituationen på kansliet utbildning insamling kommunikation Rapporten lades till handlingarna. 18. Scoutförbundet Förelåg skriftlig rapport från scoutförbundet (se bil.). 19. Triangelförbundet
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 3 (9) Förelåg skriftlig rapport från triangelförbundet (se bil.). Fredrik Malmberg kompletterade rapporten med att triangelförbundets styrelse sammanträtt förra helgen där bl.a. kanslisamverkan tagits upp. Styrelsen ställer sig mycket positiv i frågan. Samma gäller för förslaget till kommunikationsstrategi. Beträffande riksorganisationens namnbyte till KFUK-KFUM Sverige anser triangelförbundet att även specialförbunden utåt ska använda sig av namnet KFUK-KFUM Sverige utan tillägg av specialförbundstillhörighet. 20. Idrottsförbundet Förelåg skriftlig rapport från idrottsförbundet (se bil.). 21. Y s Men Bengt Callermo rapporterade från Y s Mens verksamhet. En areakonferens har hållits i Finland. En världskonferens kommer att hållas i Danmark i sommar. Y's Mens projekt i Ukraina är nu klart. Y's Men kommer att bidra med 85.000 kr till barnhemsprojekt där fokus kommer att läggas på att skapa sociala aktiviteter för barnen. 22. Lunett AB Andreas hänvisade till protokoll från fastighetsbolaget Lunetts styrelsemöte (se bil.) att information och bakgrund om fastighetsbolaget Lunett ska presenteras vid februarimötet. 23. Ekonomi Ann-Margret presenterade resultatrapport för det tredje kvartalet 2007 (se bil.). Ingen prognos för året är gjord denna gång eftersom utfallskolumnen stämmer väl överens med budget. Februarimötet Ann-Margret Februarimötet En allmän genomgång av förbundets tillgångar etc. kommer att ske vid nästa möte. 24. KFUKs världsrådsmöte Jenny kommenterade rapport från KFUKs världsrådsmöte i Kenya (se bil.). Anna Magnusson informerade att en film om mötet producerats. Den kan erhållas från KFUK-KFUM Central. Åsa informerade att "Elsa-gruppen" ska ha uppföljningsträff i januari och då bl.a. göra sin slutrapport. 25. Prag 2008 Eftersom Prag-gruppens möte blivit inställt informerade Andreas muntligt om läget angående Prag 2008-festivalen bl.a. att Corinna Björk är koordinatör för Sverige och ansvarig för kontakterna med YMCA Europe. Hon leder en arbetsgrupp bestående av Linda Jerkinger, Marcus Tallberg, Johan Kronberg och Emil Breman. Gruppen önskar involvera fler personer i förberedelsearbetet inför festivalen, att Sverige tagit på sig att ansvara för "Real Morning Show" 90 minuter varje morgon under festivalen. Tomas Rosengren ansvarar för detta tillsammans med Nicklas Sundberg, att KFUK-KFUM Sverige har en administrativ roll när det gäller anmälningar och tåg, att tågupphandling med SJ är på gång. Ett kontraktsförslag föreligger där en viss ekonomisk risk föreligger. att uppdra åt Ekonomiutskottet att tillsammans med Presidiet fatta beslut i ekonomiska frågor gällande Prag 2008 inkluderande tågkontraktet, att uppdra åt GS att ta kontakt med vissa stora föreningar för att få deras garanti när det gäller nyttjande av tåget. EU o Presidiet GS Cecilia tog upp frågan om möjlighet till bidrag och stipendier. Både idrottsförbundet och triangelförbundet kommer troligen att kunna erbjuda sina respektive medlemmar att söka
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 4 (9) stipendier. Riksförbundet har vissa planer på att söka fondmedel. Sara Elovsson meddelade att hon inte har någon uppgift gällande scoutförbundet om detta men ska ta reda på det. 26. Ljungskile folkhögskola Andreas informerade att KFUK-KFUM Sverige är en av huvudmännen för Ljungskile folkhögskola. Tomas Rosengren har varit förbundsstyrelsens kontaktperson gentemot folkhögskolan. Patrik Schröder, ansvarig för internationella frågor på kansliet, har tillsammans med Tomas, besökt Ljungskile för att försöka få till stånd ett samarbete gällande vårt internationella arbete och skolans internationella kurser. Försök pågår att försöka fördjupa våra relationer till skolan. 27. Utvärdering Riksombudsmötet (ROM) Personalens utvärdering av riksombudsmötet förelåg (se bil.). Ann-Margret bad styrelsens ledamöter framföra sina tankar och åsikter om ROM i Jönköping. 28. Kanslisamverkan Gustav inledde med en historik angående kanslisamverkan på Skeppsbron. Andreas meddelade att alla specialförbunden har tagit beslut om en ökad kanslisamverkan. Nu ska processen drivas ytterligare ett steg framåt. En sammanfattning av de olika kanslierna har gjorts med en grundanalys där styrkor och svagheter, dubbla funktioner etc. har belysts. Försök ska nu göras att enas om en verklighetsbeskrivning och en ledningsgrupp för kanslisamverkan ska utses. Alla förbundens presidier ska samlas till ett möte i januari nästa år för att där driva diskussionen längre för att så småningom komma fram till ett konkret beslutsförslag. att ersätta Karin Hammar i ledningsgruppen med Ann-Margret och Gustav (se Fbstprotokoll 11/05-07 288). 29. Organisering av styrelsens arbete Förbundsstyrelsen delades in i tre grupper för att med utgångspunkt i verksamhetsplan, propositioner och beslut i ROM-protokoll lista beslut och uppgifter för styrelsen den nästkommande mandatperioden. Ärendet behandlas vid söndagens möte (se 38.) * * * * * * * * * Mötet ajournerades därefter till söndagen. Jenny höll inledning i anslutning till Böneveckan. Förhandlingarna återupptogs därefter. 30. Ekonomi - Likviditet * * * * * * * * * Ann-Margret lämnade en kort bakgrund till KFUK-KFUM Sveriges likviditet som för närvarande är svag. Hon delade ut ett förslag på sparåtgärder (se bil.). Ann-Margret bad styrelsen tänka över förslagen och återkomma till henne med synpunkter. Ärendet kommer att behandlas på nästkommande möte. Februarimötet 31. Sveriges Ekumeniska Kvinnoråd att utse Cecilia Ralfe-Stelander som KFUK-KFUM Sveriges kontaktperson i Sveriges Ekumeniska Kvinnoråd. 32. YMCA Europe Vid förbundsstyrelsens möte i maj beslöts att aktivt verka för en svensk representant i KFUM Europas styrelse. GS fick i uppdrag att samordna frågan med de nordiska länderna och att komma med förslag på person. Andreas presenterade därför förslag på nominering av Karin Hammar till KFUM Europas styrelse (se bil.).
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 5 (9) i enlighet med förslaget att nominera Karin Hammar till KFUM Europas styrelse. 33. Årsmöten LSU och SSR Andreas rapporterade att det tyvärr inte varit möjligt att finna en representant att delta i LSUs årsmöte som hålls denna helg. Meddelades att scoutförbundet haft en representant på plats. att utse Fredrik Malmberg att delta som förbundets representant i Svenska Scoutrådets årsmöte i Kristianstad 24-25 november. Fredrik Malmberg 34. Inträdesansökan KFUK-KFUM i Karlshamn Gustav informerade att ansökan om inträde i KFUK-KFUM Sverige inkommit från KFUK- KFUM i Karlshamn (se bil.). att ställa sig positiv till ansökan men avvakta beslut om inträde då inga stadgar bifogats, Kansliet att uppdra åt kansliet att uppmana föreningen att skicka in sina stadgar samt att ta upp frågan till förnyad prövning då stadgar inkommit. 35. Vägval Framtid Gustav presenterade synopsis till bok med syftet att dokumentera erfarenheterna och sammanfatta arbetet med Vägval Framtid (se bil.). Kostnad för boken är uppskattad till 120.000 kronor. Efter diskussion beslöt förbundsstyrelsen att inte låta trycka boken om Vägval Framtid med hänvisning till förbundets ekonomi, Gustav att uppdra åt Gustav att tillfråga de f.d. medlemmarna i styrgruppen för Vägval Framtid, Per Dahl och Thomas Gillerfors, om de har möjlighet att sammanställa och kommentera materialet om Vägval Framtid för publicering digitalt på förbundets hemsida. 36. KFUK och KFUM i Landskrona Från KFUK och KFUM i Landskrona hade inkommit en begäran om KFUK-KFUM Sveriges godkännande att inteckna föreningens fastighet Landskrona Saxtorp 5:24. att godkänna att föreningen KFUK och KFUM i Landskrona intecknar fastigheten Landskrona Saxtorp 5:24, Kansliet att ånyo uppmana KFUK och KFUM i Landskrona att skriva om sina stadgar då myndigheterna inte längre kräver godkännande av riksorganisation vid köp, försäljning och inteckning av fast egendom. Detta beslut förklarades omedelbart justerat. 37. Mötesdatum förbundsstyrelsen Gustav informerade att förbundsstyrelsen sammanträder fysiskt fyra gånger per år. Däremellan kommer korta avstämningsmöten per telefon att hållas de månader förbundsstyrelsen inte sammanträder. Dessa möten ersätter tidigare AU-möten per telefon. Mötesdatum 2008: Januari 19 Möte alla förbundens presidier Januari 26-27 Nordiskt möte Februari 9-10 Förbundsstyrelse (Ordinarie möte Skeppsbron) Mars 8-9 Regionernas Råd Mars 12 Förbundsstyrelse (telefonmöte kl. 20.00-21.00)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 6 (9) April 23 Förbundsstyrelse (telefonmöte kl. 20.00-21.00) Maj 17-18 Förbundsstyrelse (Ordinarie möte plats ej bestämd) September 13-14 Förbundsstyrelse (Ordinarie möte plats ej bestämd) Oktober 15 Förbundsstyrelse (telefonmöte kl. 20.00-21.00) November 29-30 Gemensam styrelsehelg för alla förbund. Förslaget till gemensam styrelsehelg 29-30 november är en förfrågan till specialförbunden. Förbundsstyrelsen emotser kommentarer och svar. Gustav informerade vidare att KFUK-KFUM Sverige ska vara representerat både på specialförbundens och regionernas årsmöten 2008. April 12-13 April 18-20 Årsmöten idrottsförbundet och triangelförbundet, Gävle (ev.) Förbundsmöte scoutförbundet. 38. Organisering av styrelsens arbete, forts. Gustav presenterade förslag till organisation av styrelsen i utskott: I dessa utskott ska ingå styrelsemedlemmar. att utse följande utskott: Verksamhetsutskott (VU) Kommunikationsutskott (KU) Internationellt utskott (IU) Ekonomiutskott (EU) Internationellt KFUK-KFUM-utskott (IKU ) att utskotten själva utser undergrupper för särskilda projekt där även ideella kan ingå. att utifrån arbetsgruppernas framtagna uppgifter fördela uppgifter och ansvar på utskotten enligt följande: Verksamhetsutskottet (VU) Närverksbyggande Festival Prag 2008 Jämställdhet Medlemsutveckling Utbildning Koordination av verksamhetsplaner Verksamhetskonferens Fånga upp seniorverksamhet Kommunikationsutskottet (KU) Webb Hemsidan Idé och värdegrund-dokumentet - ut Kommunikationsstrategi - ut Sammanhållen information - ut Omvärldsbevakning Rörelsebevakning
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 7 (9) Internationellt utskottet (IU) Världens Barn ut Praktikantprogrammet Internationella projekt - partners - seminarier gemensamma för internationell och nationell verksamhet - internationell information Övrigt enligt verksamhetsplan Ekonomiutskottet (EU) Insamling Världens Barn in Lunett Internationellt KFUK-KFUM-utskottet (IKU ) Bevaka internationella politiska möten Stärka unga kvinnors representation i KFUK-strukturen Styrelsen Vision strategi Miljöpolicy Regionerna Nationell avgift Återremitterade propositioner Kanslisamverkan Samhällsdebatt Former för ROM Lobbying Utskottens sammansättning: att utse Ingela Fredriksson som ordförande för Internationella utskottet, att utse följande ledamöter till ordförande respektive kontaktpersoner för utskotten: Gustav Ebenå (ordförande) Verksamhetsutskottet (VU) Maria Torén (kontaktperson) Kommunikationsutskottet (KU) Jenny Kihlander (kontaktperson) Internationella utskottet (IU) Ann-Margret Gillerfors (ordförande) Ekonomiutskottet (EU) Åsa Lind (ordförande) Internationella KFUK-KFUM-utskottet (IKU ) att utse följande ledamöter att ingå i utskotten: Sara Elovsson - Verksamhetsutskottet (VU) Cecilia Ralfe-Stelander - Internationella KFUK-KFUM-utskottet (IKU ) att uppdra åt Gustav och Ann-Margret att tillfråga Nicklas Sundberg, Lisa Emsing och Anna Magnusson om utskottstillhörighet. Gustav, Ann-Margret att uppdra åt utskottsordföranden och kontaktpersoner för utskotten att kontakta personer som suttit i utskotten föregående mandatperiod om de har intresse av att fortsätta sitt engagemang i utskottsarbetet, att uppdra åt utskottsordföranden och kontaktpersoner för utskotten att till februarimötet presentera en lista på namn till utskottet som då kan fastställas, att uppdra åt utskottsordföranden och kontaktpersoner för utskotten att till februarimötet lägga fram förslag på en uppdaterad uppdragsbeskrivning för sina respektive utskott 39. Attest- och delegationsordning Utskottsordf o kontaktpersoner Utskottsordf o kontaktpersoner Utskottsordf o kontaktpersoner
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 8 (9) Gustav presenterade attest- och delegationsordning (se bil.). att fastställa nu gällande attest- och delegationsordning att gälla tills vidare, att uppdra åt Presidiet att utarbeta ett beslutsunderlag med erforderliga justeringar i attestoch delegationsordningen till nästa möte. Presidiet 40. Försäkringsfråga Jenny tog upp frågan angående protokollförande av personer vid utlandsresor på uppdrag av styrelsen, eftersom detta är ett krav från försäkringsbolaget. att godkänna att Tomas Rosengren, Nicklas Sundberg och Christoffer Aronsson har förbundsstyrelsens mandat att delta för KFUK-KFUM Sveriges räkning i Prag i november 2007 i samband med förberedelsearbete inför festivalen i Prag 2008, att uppdra åt kansliet att undersöka möjligheterna att upprätta rutiner vid försäkring av ideella vid utlandsresor samt Kansliet att eventuellt göra ett tillägg om detta i delegationsordningen. Jenny framhöll att IU även i fortsättningen vill förbehålla sig rätten att avgöra vem som får åka på IUs uppdrag. 41. Avslutning Ordföranden tackade ledamöterna för helgen och avslutade mötet. Dag som ovan Vid protokollet: Siv Grotell Justeras: Gustav Ebenå Ann-Margret Gillerfors Jenny Kihlander Ordförande Vice ordförande mötesordförande 11-12, 14-16, 28-41 ötesordförande 13, 17-27
Protokoll fört vid förbundsstyrelsens sammanträde 16-18 november 2007 Sid 9 (9) KFUK-KFUM Sverige Bilaga till Protokoll Fbst 2/07-09 den16-18 november 2007 Regler för förbundsstyrelsens arbetssätt Alla är lojala med beslut Vi skvallrar inte om vårt arbete Vi kommer på mötena och är pålästa och aktiva Rapporter är skriftliga och föredras icke Representanterna från specialförbunden har dubbelt ansvar Vi tar och ger återkoppling i en positiv och konstruktiv anda Vi lyssnar på alla Vi företräder hela KFUK-KFUM på ett ansvarsfullt sätt