Innehåll 1 Vakansprövning 2 1.1 Behovsanalys och kompetensanalys... 2 1.1.1 Behovsanalys... 2 1.1.2 Kompetensanalys... 2 Att tänka på... 2 1.2 Kunskap och kompetens... 3 1.2.1 Exempel på personliga förmågor... 3 1.2.2 Exempel på ledarskapsförmågor... 3 1.2.3 Exempel på sociala färdigheter... 4 1.2.4 Exempel på intellektuella färdigheter... 4 Att tänka på... 4 1.2.5 Intresse och utvecklingspotential... 4 2 Kravspecifikation 5 3 Rekryteringsansvar/Samverkan/Förhandling 6 4 Rekryteringskonsulter 7 5 Diskriminering - Rekrytering ur ett diskrimineringsperspektiv 8 6 Innan annonsering 9 Att tänka på... 9 7 Annonsering 10 7.1 Tips!... 10 8 Urval 11 Att tänka på... 11 9 Anställningsintervju 12 Att tänka på... 12 9.1.1 Förhållningssättet i intervjun... 13 Att tänka på... 13 9.1.2 Frågeteknik... 14 Att tänka på... 14 10 Arbetsprover 15 11 Referenstagning 16 Att tänka på... 16 12 Beslut om anställning 17 12.1 Vid chefstillsättning... 17 12.2 Vid tillsättning av övriga befattningar... 17 12.3 Att göra... 17 13 Vikariat och andra visstidsanställningar 18
14 Tillträde 19 15 Tackbrev 20 16 Introduktion 21 17 Uppföljning av rekryteringen 22
1 Vakansprövning Alla vakanser ska prövas noggrant innan beslut om återbesättning fattas. Vakansprövning kan innebära att arbetsuppgifter omfördelas så att återbesättning inte sker eller att annan kompetens än tidigare efterfrågas. Den kan också innebära återbesättning med annan sysselsättningsgrad än tidigare. 1.1 Behovsanalys och kompetensanalys 1.1.1 Behovsanalys Behovsanalys innebär att identifiera verksamhetens mål och åtaganden. verksamhetens behov dels idag, dels i framtiden vilka arbetsuppgifter ska utföras behov av ytterligare arbetskraft 1.1.2 Kompetensanalys Kompetensanalys innebär att identifiera vilken kompetens krävs vilka färdigheter krävs förhållningssätt som krävs för de arbetsuppgifter som ska utföras Att tänka på Ställ inte högre krav än vad som behövs för befattningen. Det kan innebära risk för understimulering eller diskriminering. 2
1.2 Kunskap och kompetens Kunskap är den samlade livskunskap som man tillägnar sig på annat sätt än genom formell utbildning. Kompetens utgörs av de färdigheter och förhållningssätt som används för att åstadkomma en yrkesmässig prestation. Färdigheter kan vara analytiskt eller kognitivt betingade eller handla om förmåga att utföra vissa typer av uppgifter, som verbal förmåga eller förmåga att arbeta med siffror. Förhållningssättet bygger på personligheten och utgör ett komplement till färdigheterna. De beskriver en persons typiska beteende och hur en person brukar reagera och agera i vissa situationer. 1.2.1 Exempel på personliga förmågor personlig mognad integritet självständighet initiativtagande flexibel stabil uthållig självgående 1.2.2 Exempel på ledarskapsförmågor tydlighet ekonomisk medvetenhet strategisk omdöme beslutsam 3
1.2.3 Exempel på sociala färdigheter samarbetsförmåga relationsskapande empatisk förmåga muntlig kommunikation lojal serviceinriktad övertygande 1.2.4 Exempel på intellektuella färdigheter strukturerad kvalitetsmedveden kreativ specialistkunskap problemlösande analysförmåga numerisk analytisk förmåga språklig analytisk förmåga Att tänka på En svårighet vid kompetensanalys är antagandet att utbildning och erfarenhet borgar för kunskap eller färdigheter. Det är lätt att fokusera på fel saker när de sökande utvärderas. Om man t ex förutsätter att en civilekonomexamen medför att personen kan räkna kommer det som en obehaglig överraskning att personen kanske visar sig ha andra intressen och styrkor men saknar en utvecklad numerisk förmåga. 1.2.5 Intresse och utvecklingspotential Intresse och utvecklingspotential innebär potential att utvecklas, lära sig nytt och växa in i yrkesrollen. En person med god analytisk förmåga har nästan alltid goda förutsättningar att lära sig nya saker. En hög förändringstakt ställer krav på medarbetares flexibilitet och anpassningsförmåga. Medarbetarens intresse, det som tilltalar oss utförs med glädje och lätthet. Intresset samverkar ofta med andra aspekter i en persons liv som praktiska omständigheter, livsfas och framtidsplaner. 4
2 Kravspecifikation När målen har beskrivits och vilka aktiviteter och arbetsuppgifter som ingår har identifierats är nästa steg är att ta fram en kravspecifikation, som specificerar vilka krav som ställs på den person som söks till befattningen. Kravspecifikationen bör beskriva önskemålen inom alla områden som är relevanta för arbetet. Formella krav, kunskap, personliga egenskaper och praktiska förutsättningar måste förtydligas. Struktur i kravspecifikationen skapas genom att gå igenom de områden som identifierats. Mål och ansvarsbeskrivningen används som grund. Strukturen följer de områden som nämns nedan utbildning erfarenhet kunskap kompetens intresse och utvecklingspotential praktiska förutsättningar och övriga krav 5
3 Rekryteringsansvar/Samverkan/Förhandling Innan beslut tas om hantering av den vakans som uppstått, ska frågan behandlas på arbetsplatsträff eller samverkansgrupp. När rekryteringen gäller tillsättning av chef krävs beslut i samverkan. Läs mer under rubrik Beslut om anställning. 6
4 Rekryteringskonsulter Hudiksvalls kommun har via Inköp Gävleborg upphandlat rekryteringstjänster med följande företag: Manpower AB Proffice Sverige AB Tillväxtarenan Bemannia AB LS Jobbet AB Samtliga avtal gäller till och med 2014 09 30. För mer information se www.inkopgavleborg.se flik Beställare Avtalsinformation. 7
5 Diskriminering - Rekrytering ur ett diskrimineringsperspektiv Diskrimineringslagens ändamål är att motverka diskriminering och att främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Detta gäller i synnerhet i rekryteringsprocessen. Enligt Diskrimineringslagen 7 ska arbetsgivaren verka för att personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning ges möjlighet att söka lediga anställningar. Se även Hudiksvalls kommuns Policy mot diskriminering i arbetslivet och Tillämpning Etnisk mångfald. I en rekryteringsprocess får inte någon missgynnas eller behandlas sämre än någon annan utifrån de sju diskrimineringsgrunderna i Diskrimineringslagen. Det är viktigt att granska kravspecifikationen ur ett diskrimineringsperspektiv. - Finns det krav som är onödiga och kan leda till direkt* eller indirekt diskriminering** enligt Diskrimineringslagen? - Är något av kraven utformat så att det uttrycker en fördom? - Finns det krav eller formuleringar som inte är könsneutrala eller etniskt neutrala? I intervjusituationer är det lätt att fördomar och stereotyper får stort spelrum. Det klickar till i mötet med vissa men inte med andra. Ofta känner vi oss trygga med det vi känner igen eller som påminner om oss själva. Vi påverkas av förväntningar och vi reagerar olika på män och kvinnor, på svenska och utländska namn eller på personer med intressen, klädstil eller jargong som skiljer sig från våra egna. Om man lägger för stor vikt vid magkänsla påverkar det utgången i intervjun på ett påtagligt sätt. Personer vi är välvilligt inställda till visar vi mer intresse och tolkar informationen på ett positivt sätt. Personer vi inte känner samma omedelbara engagemang inför får sämre förutsättningar, både i samband med vårt bemötande och vår tolkning. *direkt diskriminering: att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan behandlas, har behandlats eller skulle ha behandlats i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med någon av de sju diskrimineringsgrunderna. **indirekt diskriminering: att någon missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse, kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutralt men som kan komma att särskilt missgynna personer utifrån de sju diskrimineringsgrunderna. 8
6 Innan annonsering Grundregeln är att alla lediga arbeten som är tillsvidare eller 6 månader och längre ska annonseras. Undantag från annonsering ska göras i följande fall: Om arbetet behövs för tillsvidareanställd tillfälligt placerad medarbetare tillhörande Rekryteringsenheten. Om arbetet behövs för tillsvidareanställd medarbetare med önskad sysselsättningsgrad. Om anställningen behöver disponeras för omplacering (enligt LAS 7 2 stycket). Kontrollera alltid med någon av PA-konsulterna på personalavdelningen innan annonsering. Om det finns medarbetare på arbetsplatsen som ansökt om högre sysselsättningsgrad ska det prövas om den medarbetaren kan erbjudas jobbet (enligt AB 5 mom 1b). Om det finns person med företrädesrätt som har rätt kompetens (enligt LAS 25 ). Att tänka på Om det finns någon medarbetare på arbetsplatsen med efterfrågad kompetens kan det vara aktuellt att göra en rockad innan annonsering sker. Det får dock inte innebära att en företrädesberättigad dribblas bort. Beslut ska tas om annonsering ska ske internt, externt eller både och. 9
7 Annonsering Annonsering görs i rekryteringsverktyget Offentliga jobb, www.offentligajobb.se. Där hanteras den administrativa rekryteringsprocessen, från annonsering till tillsättning. I Offentliga jobb hanteras annonsering alla inkommande ansökningar kommunikation med sökande noteringar om genomförda intervjuer och referenstagning (tänk på att det blir offentlig läsning) avslut av rekryteringen arkivering av ansökningar 7.1 Tips! I Offentliga Jobb finns möjlighet att ställa enkätfrågor som den sökande besvarar i sitt CV. Det kan vara frågor om en viss utbildning, om legitimation är uttagen, en viss erfarenhet o.s.v. Det underlättar urvalet, nästa steg i rekryteringsprocessen. 10
8 Urval Kravspecifikationen ligger till grund för urvalet. Den syftar till att tydliggöra och kvalitetssäkra varje steg i urvalsprocessen och hjälper alla som är involverade i rekryteringen att fokusera på rätt saker. Det är kanske den sökandes första möte med organisationen. Med en välstrukturerad urvalsprocess förmedlar man trovärdighet och bidrar till att man uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. När ansökningarna tas emot får den sökande automatiskt ett tackbrev genom Offentliga jobb med information om att ansökningarna kommer att behandlas snarast möjligt. Det är artigt och ger samtidigt de sökande besked om att ansökan kommit fram. Efter genomgång av ansökningarna fattas beslut om vilka som ska intervjuas. Utgångspunkten är kravspecifikationen som gör det lättare att identifiera vilka urvalskriterier som kan användas. Tänk på att notera alla steg i urvalsprocessen i Offentliga jobb. Att tänka på Undvik att göra tolkningar om den sökandes personliga egenskaper utifrån hur en ansökan är formulerad. I bästa fall kan det ses som spekulationer eller hypoteser, aldrig slutsatser. De bör inte ligga till grund för urvalet i något skede. Färdigheterna och förmågorna eller kompetenserna brukar vara svåra att utvärdera före intervjun. Lägg därför fokus på dem vid intervjun och vid referenstagningen. 11
9 Anställningsintervju Vilka sökande som ska kallas till intervju är ingen förhandlingsfråga. Däremot ska de fackliga organisationer som är berörda av rekryteringen få möjlighet att lämna förord avseende vilka sökande som ska kallas till intervju. Arbetsgivare och facklig organisation kan ha gemensamma eller skilda anställningsintervjuer. Det avgörs av vilken befattning som är aktuell och med hänsyn till hur många personer från arbetsgivare och facklig organisation som ska delta. Det kan vara aktuellt med flera intervjuer beroende på situation och befattning. En första intervju kan hållas med relativt många sökanden. Därefter en andra, mer djupgående intervju med sökanden som gått vidare från första intervjun. I bland kan det finnas behov av att gå vidare med kompletterande bedömningsmetoder som referenstagning och eventuella tester för slutkandidater. En anställningsintervju ska vara noga förberedd. Det ska finnas en struktur som bl.a tydliggör vem som ska leda intervjun och en planering av frågeställningar så att t ex vissa frågor inte kommer för tidigt. En intervju är till för både arbetsgivaren och den sökande. Det är ett tillfälle då information ska utbytas. Därför är det viktigt att arbetsgivaren anstränger sig för att ge en så konkret bild som möjligt av vilka krav och förväntningar som arbetsgivaren ställer på den som ska anställas. Att tänka på En av de vanligaste fallgroparna är att det första intrycket får en allt för stor betydelse. Det baseras ofta på ytlig information som utseende, kläder, röst, handslag, ålder, kön och hudfärg. Om intervjuaren känner sig positivt inställd till en sökande påverkas ofta intervjuarens beteende. I de fallen får intervjupersonen mer uppmuntran och bekräftelse. Intervjuaren kan till och med hjälpa den sökande med svaret. Det påverkar den intervjuade som känner sig mer trygg, blir mer positiv, kanske lättsam. Intervjuaren har lättare att minnas information som stärker det övergripande intrycket: positiv information lyfts fram, negativ information sorteras omedvetet bort. T.ex kan det faktum att den sökande är arbetslös ses som en tillgång personen kan ju börja med en gång! Om intervjuaren känner sig negativt inställd till en sökande kan den sökande få mindre uppmuntran och känna sig mindre trygg. Det leder ofta till att svaren och intervjun i sin helhet blir kortare. Intervjuaren tolkar informationen på ett mer negativt sätt. Positiv information sorteras omedvetet bort och negativ information lyfts fram. Här blir en arbetslöshet en belastning ingen annan har anställt personen. Det kan tolkas som att andra arbetsgivare har gjort samma bedömning. 12
9.1.1 Förhållningssättet i intervjun Intervjuarens uppgift är att förmedla ett professionellt intryck av sig själv och organisationen, samtidigt som ett fritt informationsflöde från den sökande ska uppmuntras. Fokus är att lyssna och själv tala så lite som möjligt. Frågor och inlägg ska hållas korta. Allt fokus och intresse ska riktas mot den sökande. Om flera personer medverkar vid anställningsintervjun är det viktigt att ha en tydlig rollfördelning. Om det finns olika frågeområden är det bra om de fördelas mellan de medverkande. Att tänka på Ska medarbetare vara med? Arbetsgivaren har ett annat fokus än medarbetare. Arbetsgivaren får ta konsekvensen av en felrekrytering. En bra anställningsintervju kräver specialistkunskap. Personer som inte har utbildning i intervjuteknik går ofta på känsla. Om kollegor till den sökande också ska intervjua kan ett alternativ vara att de har ett eget samtal. Rummet förmedlar ett budskap om organisationen. Välj ett rum där intervjun kan ske ostört. Telefoner ska vara avstängda. De som deltar i intervjun får aldrig lämna rummet så länge intervjun pågår. Den sökande kan uppfatta de som att hon/han inte är intressant. Det är viktigt att arbeta fram ett bra sätt att dokumentera intervjun på. 13
9.1.2 Frågeteknik Håll frågorna korta, raka, enkla och öppna. Korta, använd inte mer ord eller utrymme för att formulera frågan än nödvändigt Raka, använd ett okomplicerat språk utan fackord, utan tvetydigheter och omskrivningar Enkla, ställ en fråga i taget Öppna, ställ inte ledande frågor som avslöjar vilka förväntningar som finns på svaren och inte frågor som kan besvaras med enbart ja eller nej Beskrivande frågor, av karaktären vad? vilka? hur? varför? Berätta om... Att tänka på De flesta människor undviker att ljuga. Om en fråga är rak och otvetydig besvaras den i de flesta fall på ett sätt som har en rimlig koppling till verkligheten. Ingen vill bli ratad eller anses inte duga. Vi är beroende av andras omdöme. Det är särskilt uttalat i intervjusituationer. Den sökande kommer medvetet eller omedvetet att anpassa sitt beteende och sina svar till det som är socialt önskvärt. Det är helt naturligt och sker till stor del oreflekterat. Just därför måste intervjuaren ta med det i beräkningen när den slutgiltiga analysen görs. 14
10 Arbetsprover Som ett komplement till intervjuer kan arbetsprover vara värdefulla att använda. Det är nästan alltid möjligt att konstruera meningsfulla övningar som hjälper till att utvärdera några kunskaps- och kompetensområden som visat sig vara avgörande för befattningen. T ex kan en lärare eller föreläsare få hålla en provlektion, en utredare få en skrivuppgift, en socialsekreterare handlägga ett ärende, en kock planera och laga en middag, och en undersköterska utföra omvårdnadsuppgifter. Ett arbetsprov som riktar sig mot chefer kan handla om att planera och prioritera, presentera beslutsunderlag och fatta beslut. Arbetsprover har en god prognosförmåga om man utformar dem väl. De bygger nästan alltid på en realistiska situationer där personen får utföra en yrkesrelevant uppgift som testledaren kan utvärdera. Övningarna skapar engagemang och trovärdighet gentemot de sökande och genererar mycket information. De kan vara det bästa sättet att utvärdera ett visst kunskaps- eller kompetensområde. Metoden med arbetsprov ställer samtidigt krav på användaren. Uppgifterna och instruktionerna måste standardiseras för att skapa likvärdiga förutsättningar för alla som går igenom arbetsproven. Bedömningskriterierna ska vara specifierade så att tolkningen av resultatet inte blir godtyckligt. Alla som deltar i bedömningen ska vara överens om hur bedömningen ska gå till och vad det är man ska utvärdera. 15
11 Referenstagning Referenstagning är det vanligaste komplementet till anställningsintervjun. Det är ett viktigt moment som aldrig ska förbigås. Referenstagning är också ett slags intervju och medför därför samma risker och fallgropar som övriga intervjuer. Referenten kan ha sina egna skäl till att ge ett positivt omdöme eller lägger in en helt annan betydelse än den som tar referenser gör i begrepp som t.ex samarbetsförmåga eller flexibilitet. Referenstagningen ska därför behandlas lika seriöst som anställningsintervjun och med insikt om att även referenten måste analyseras. För att åstadkomma en bra referenstagning ska tillräckligt med tid avsättas, minst 20 minuter. Ett öppet samtal ska eftersträvas. Det säkerställer att referenten uppfattas rätt, dels ger det ny information som kan berika bilden av personen. Att tänka på vid referenstagning förbered frågeområden, sammanfattning följ en tydlig struktur och gör anteckningar lyssna på alla nivåer gör en bedömning av referenten som person 16
12 Beslut om anställning Efter att intervjuer genomförts och referenser tagits fattas beslut om anställning. Observera att för anställningar inom förskoleverksamhet, skola och barnomsorg liksom verksamhet enligt LSS gällande stöd- och serviceinsatser åt barn (under 18 år) med funktionshinder liksom HVB-hem, krävs utdrag ur belastningsregistret. Den som inte lämnar registerutdrag får inte anställas. (Se Hint.) Hur den formella hanteringen av anställningsfrågan sker beror på om den aktuella befattningen är en chef med personalansvar eller inte. 12.1 Vid chefstillsättning Eftersom arbetsgivaren är förhandlingsskyldig enligt MBL innan beslut om tillsättning av chefer sker, ska arbetsgivarens förslag behandlas i samverkansgrupp (eller i en direkt MBL-förhandling). När så skett kan arbetsgivaren fatta beslut i anställningsfrågan. 12.2 Vid tillsättning av övriga befattningar De fackliga organisationerna ska ges möjlighet att lämna förord för den de anser ska anställas. Därefter fattar arbetsgivaren beslut i anställningsfrågan. 12.3 Att göra Träffa en överenskommelse om lön och andra anställningsvillkor innan anställning Skriv Anställningsavtal (se Hint) Vem som fattar beslut om anställning och lön framgår av delegationsordningen Notera tillsättningen i Offentliga jobb Avsluta rekryteringen i Offentliga jobb 17
13 Vikariat och andra visstidsanställningar Företrädesrätt uppstår när någon har varit anställd minst 361 dagar under de senaste tre åren. En vikariatsanställning övergår till tillsvidareanställning när någon varit vikarie i minst 721 dagar under de senaste fem åren. Detsamma gäller för allmän visstidsanställning. En visstidsanställning övergår till tillsvidareanställning när personen arbetat minst 721 dagar med allmän visstidsanställning. Om personen haft såväl vikariat som allmän visstidsanställning minst 1081 dagar övergår anställningen till tillsvidareanställning. Som chef måste man vara uppmärksam på om den person som ska anställas har tidigare anställningstid i kommunen. Personen kan ha varit anställd inom olika verksamheter eller olika enheter och kan på så sätt erhålla erforderligt antal anställningsdagar för företrädesrätt respektive för konvertering till tillsvidareanställning, under kommande anställningsperiod. 18
14 Tillträde Tillträde bestäms genom överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Om redan tillsvidareanställd ska byta befattning får berörda chefer komma överens om tillträdesdag. 19
15 Tackbrev Ansvarig rekryterare meddelar övriga sökande att tjänsten har tillsatts. Det görs i Offentliga jobb. Skriv gärna några rader om rekryteringsarbetet, t ex antalet sökande, om valet av medarbetare varit svårt eller något liknande. Uppmuntra de som inte fått arbetet att söka igen, men bara om det känns ärligt. 20
16 Introduktion Det är viktigt att den nya medarbetaren, såväl visstidsanställd som tillsvidareanställd, får en väl genomtänkt introduktion i sitt nya arbete. Är det möjligt kan det vara bra att den nyanställde får gå parallellt med den som slutar. Arbetsplatsintroduktionen läggs upp individuellt och planeras av närmaste chef tillsammans med medarbetarna. Se Att indrocucera en ny medarbetare. Ge den nya medarbetaren skriften Bra att veta som arbetsledare alt. Bra att veta som medarbetare. 21
17 Uppföljning av rekryteringen Efter ett år ska den som ansvarat för rekryteringen göra en uppföljning. Den ska visa om det genomförda rekryteringsarbetet blev lyckat eller inte. Erfarenheterna kan med fördel används som underlag vid nästa rekrytering. 22
Policys och tillämpningar Inom Hudiksvalls kommun finns policy-dokument och tillämpningar. De senaste versionerna finns alltid på HINT. Tryck maj 2013. 23