Handledning LIA 1 1. Vecka 18 Onsdag 2 maj 2. Vecka 20 Onsdag 16 maj 3. Vecka 23 Torsdag 7 juni
Dagens program Analys av Inköp + Repetition
Analys av Inköp Utvecklingsnivå Mognadsgrader Spend Analys ABC Analys Inköps betydelse och plats Kompetens Ledningens inställning
Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings DECENTRALISED CENTER-LED FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS Time Transactional orientation Commercial orientation Purchasing coordination Internal integration External integration Value chain integration Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002
Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings FUNCTIONAL FOCUS Financial Public services Pharma utilities Transactional orientation DECENTRALISED Commercial orientation Food & beverages Purchasing coordination CENTER-LED Consumer Automotive electronics CROSS FUNCTIONAL FOCUS Telecom Internal integration External integration Retailers Value chain integration Time Focus Serve the Factory Reduce cost Savings though synergy Total cost of ownership Supply chain optimization Total Customer Satisfaction Activities Clerial Order processing Commercial Tendering Negotiating Approved suppliers list Commercial Contracting Global sourcing Cross functional buying teams Systems integration Vendor rating Performance based contracts Outsourcing EDI/Internet E-commmerce Cost models Customer driven activities Contract manufacturing Supplier development Global supplier network Dilemmas Initial purchasing Control of purchasing expenditure Supplier base management Contract management Ethics Communication and information infrastructure Social resistance Internationlaization HRM Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002
Köpta produkter och tjänster i procent av försäljningen 80-85% 70-85% 80% 70% 50% 40% Dator utrustning Konsument elektronik Bilar Övrigt konsument produkter Läkemedel Service industri
Segmentering
Purchasing an supply chain management Monczka, Handfield
Leverantörsutveckling Utbildning - Processförbättringar - Kvalitetssystem - Produktionsfilosofier Certifiering - Standardisering av produkter, tjänster och arbetssätt Leverantör Gemensam produktutveckling - Delat ansvar Fadderprogram - Personal hos lev. - Kontaktorgan Gemensam problemlösning - Gemensam kompetens - Gemensam finansiering
Different levels of HQ intervention How can HQ build relationships and stimulate rather than demoralize local managers in moving towards purchasing synergy? High Directing Corporate Purchasing control Coordinating Approving Persuading Low Informing Loosely and informal Structured and formal Collaboration between HQ and the local purchasing units
Mapping of economic influence and purchasing recognition High SLL Skanska Clas Ohlson Volvo IKEA Economic influence SJ StoraEnso Ericsson Autoliv AstraZeneca R & D Telia SEB DROTT Low Accenture Low Purchasing recognition High
Creating corporate advantage in purchasing What is the message of the CEO? 1. Don t upset the business 2. Follow industry Best practice 3. Support the business 4. Purchasing is a competitive advantage
Medium Organizational Impact High Inköp Analysverktyg! Cost Down Efficiencies Value Up Growth Pioneers Structural Change Do differently Leaders Improvers Process Improvement Do better Functional Organizational Leadership Executive
Självskattningsverktyg för utveckling av inköpsavdelningen Källa: Leila Sadat Alinaghian; Developing a Refined Model for Purchasing and Supply System Transformation: Benefiting from Organizational Change Theories in Purchasing Development Models Poängskala och faser enligt van Weele 1 2 3 4 5 Rubrik Underrubrik Nuvärden (poäng) Målvärden (poäng) Transaktionsorientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern integration Leverantörsstrategi 4 6 Leverantörsstrategi saknas Strategier baserade på korttidsrelationer med leverantörer Kortsiktig strategi för leverantörsstyrning Långsiktig strategi för leverantörsstyrning (partnerskap) Strategi för styrning av försörjningskedjan Strategi Vikten av inköpsstrategi 4 5 Strategier är oviktigt Strategiinriktningen är oberoende av organisationsstrategin Vikten av inköpsstrategier har successivt vuxit fram Vikten av inköpsstrategier har nått sin högsta nivå Inköpsstrategin är helt integrerad med organisationsstrategin Generella inköpsstrategier 4 4 Undvika brist Ledarskap avseende kostnader Ledarskap avseende kostnader med framtidssikte och kvalitetskrav TCO Optimering av försörjningskedjan Organisation Färdigheter Inköpsorganisation 5 6 Kommunikationsstruktur 3 5 Anställdas färdigheter och krav på erfarenhet 1 3 Decentraliserad, underavdelning på operativ nivå Avsaknad av såväl horisontell som vertikal kommunikation Logistisk, operationell och administrativ förmåga Decentraliserad, oberoende avdelning på operativ nivå Brist på horisontell kommunikation, viss förbättring av vertikal kommunikation Förmåga att analysera kostnader samt förhandla Centraliserad inköpsavdelning på organisationens funktionella nivå Kommunikation mellan avdelningar Analytisk förmåga, kommunikationsförmåga samt TQM Kultur Professionell kultur (arbetsmiljö) 2 4 Reaktiv Förhandlande och prutande Intern koordinering Centralt styrd och enheter på operativ nivå Tvärfunktionell kommunikation Stark förmåga att utveckla team, god kommunikationsförmåga och behov av strategisk insikt Grupporienterad såsom tvärfunktionella team Centralt styrd och utbredd i organisationen Tvärfunktionell kommunikation även med leverantörer Strategisk ledning av försörjningskedjan. Ledarskapsförmåga. Deltagande och tagande av konsensualbeslut. Process System Ledarskap Prestationsmätning Inköpsfunktionen och dess aktiviteter 5 6 Shoppande Inköpande Enhetlig inköpsprocess Anskaffning Ledning av leveranskedjan Arbetsflöde (avdelningar involverade i processen) 4 4 Informationssystem och dess integration i organisationen 3 5 Mandat från högre ledning 3 6 Brukare, inköpspersonal i olika enheter, redovisningsenheten Om det existerar är det administrativt Ledningens erkännande av inköpsavdelningen och dess funktion Inköpsledningens karakteristik 4 5 Ledning baserad på klagomål Brukare, operativ inköpsavdelning, finansavdelningen Administrativt Erkännande av inköpsavdelningens betydelse Ledning baserad på kostnadssänkning Brukare, inköpsavdelning på funktionell nivå, finansen Oberoende databas är ansluten men inte fullt integrerad Erkännande av mervärdesskapande potential hos inköpsaktiviteterna Ledning baserad på avdelningsöverskridande koordinering Mätning av inköpets och leverantörernas prestation 3 4 Inga uteblivna leveranser Pris och leverantörsprestaion Kvalitet och kostnad Brukare, central inköpsavdelning, andra avdelningar Integrerad med andra avdelningar, divisioner och funktioner Erkännande av inköpsavdelning nödvändighet och dess strategiska roll Tvärfunktionell avdelning Ägandeskapets totalkostnader (TCO) Brukare, central inköpsavdelning, andra avdelningar, leverantörer Full intern integration och integration med nyckelleverantörer Förväntningar på inköpets deltagande i organisationens konkurrenskraftiga framgång Strategisk ledning av försörjningskedjan. Ledarskapsförmåga. Hela värdekedjans totalkostnader Genomsnitt 3,5 4,8
Grupparbete För att bygga ett långsiktigt affärsförhållande med en leverantör måste leverantören ha en stabil och sund ekonomi. Vilka signaler, förutom ekonomiska rapporter, skulle indikera att allt inte står rätt till på företaget?
Kostnadsbaserad prissättning. Inköpspris Vinstmarginal FO, Försäljningsomkostnader AO, Administrationsomkostnader Direkta lagerhållningskostnader Direkta hanteringskostnader Varuomkostnader Varukostnad Självkostnad Försäljningspris. Exempel på kalkyltrappa från handelsbolag. 17
Prissättning
Marknadsbaserad prissättning. Inköpspris Vinstmarginal FO, Försäljningsomkostnader AO, Administrationsomkostnader Direkta lagerhållningskostnader Direkta hanteringskostnader Varuomkostnader Varukostnad Självkostnad Försäljningspris. Exempel på kalkyltrappa från produktbolag. 19
Total Cost of Ownership - TCO (LCC) Summan av alla kostnader i samband med ett inköp Fokuserar på de stora kostnadselementen Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan Skall / BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden Stöds sällan av ekonomisystemen 20
Grupparbete En komponentleverantör meddelar att ha vill höja priset med 10% efter att ha tappat en stor kund. Han hävdar att han nu måste fördela sina omkostnader på en mindre produktions volym. Vilken påläggsmetod använder leverantören? Vad tycker ni om den? Om vi antar att leverantören är viktig för er, hur behandlar ni leverantörens begäran? Hur går ni vidare?
Grupparbete del 2 Ge exempel på produkter som är prissatta med: Kostnadsbaserad prissättning Marknadsbaserad prissättning Konkurrensbaserad prissättning Vilka konsekvenser (kompetensmässigt) får de olika prissättningsmetoderna för en inköpare? Vilka argument kan vi som inköpare använda vid förhandlingar för att nå lägsta möjliga inköpspris?
Förhandling
15 förhandlingstips Våga vara framgångsrik Sätt upp mål Alltid med ett leende Ge alltid en bra förklaring Håll dig till sanningen onsdag den 4 april 2012
15 förhandlingstips Verka inte för angelägen Ett nej betyder fråga igen Våga säga nej tack Rygga alltid inför ett bud Våga vara tyst onsdag den 4 april 2012
15 förhandlingstips Salamiförhandling Förhandla oftare Se varje förhandling som övning Förlikas med resultatet Fortsätt utveckla din förhandlingsteknik onsdag den 4 april 2012
Genomförandet Använd en agenda Presentera vad förhandlingen avser Kolla om alla parter har nödvändiga befogenheter Inled med något mjukt onsdag den 4 april 2012
Ja, men BATEF Bästa alternativ till en förhandlingslösning. Du är osäker utan BATEF. Utveckla ditt BATEF. Analysera motpartens BATEF onsdag den 4 april 2012
Avtal
E-auktion
Standardavtal Ofta utformade av säljaren eller branschorganisation som säljaren tillhör Ofta påfallande säljarvänliga Gemensamt upprättade standardavtal (agreed documents) i samverkan mellan parterna
Handelsbruk och partsbruk Med handelsbruk menas en sedvänja som utbildat sig inom affärslivet och som kan sätta de dispositiva reglerna i Köplagen m.fl. lagar ur spel Partsbruk är den praxis som två parter inom näringslivet kan ha etablerat sig emellan i tidigare affärer av motsvarande slag.
Kolliderande standardavtal (Battle of Forms) Flera alternativa lösningar: den i Europa förhärskande modellen är den s k last shot. Denna innebär att den som sist sänder ett avtal, som motparten inte protesterar mot, vinner
Tolkning av standardavtal individuellt avtalade villkor ges företräde framför allmänna avtalsvillkor skrivet går före tryckt dvs individuellt avtalade villkor har företräde framför tryckt text oklarhetsregeln innebär att otydligheter tolkas till nackdel för den som utformat dessa minimiregeln innebär att otydliga villkor tolkas så att man väljer den för den förpliktigade parten minst betungande tolkningen friskrivningsklausuler tolkas restriktivt friskrivningar från ansvar för skada som vållats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet accepteras inte i rättspraxis
Avtalsstruktur Bas skrivelse Appendix 1 Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4
OMRÅDEN Delivery Acceptance Payment and Interest Retention of Title Right to inspect Compliance with specification Right to reject Refunds for defects Termination Dispute Resolution
Källa: van Weele (2005) Avtals gruppen
Grupparbete Vari ligger värdet av en e-aktion för inköp? Vid vilket tillfälle skulle du välja en e-auktion? Presentera argument för och emot. Det finns ett antal områden inom vilka inköp tecknar olika typer av köpeavtal, nämn några (köp av.)?
Avtalsområden Avtalsområde Ramavtal Generiskt köp Leveransavtal Projektspecifikt köp Sekretessavtal X X Köp av standardprodukt X X Köp av OEM/ODM-produkt X Köp av legobearbetning X X Köp av entreprenad för kundorder Köp av entreprenad (investering) X X Köp av konsulttjänst X X Köp av underhållstjänst X Köp av kundanpassad ITprodukt X Köp av maskininvestering Köp av transporttjänst X X X
Processer
Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering
Arjan van Weele Inköpsprocessen
Inköpssituationer
MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer
MSU Modellen Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem onsdag den 4 april 2012
Grupparbete Vad behöver en inköpsansvarig för ett företag som producerar konsumentelektronik göra för att nå 0 fel i leveranser till den interna kunden (baserat på inköpsprocessen)? Som inköpare av handverktyg från China vill du absolut att dina varor kommer till varuhuset i tid. Vilket Incoterms villkor skulle du välja för avtalet med din leverantör? Och varför?