STYRDOKUMENT Dnr V 2014/360 POLICY FÖR ARBETSMILJÖ GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Jörgen Tholin Gemensamma förvaltningen Beslutsdatum 2014-04-10 Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Dokumentet beskriver vilket syfte arbetsmiljöarbetet har och vilka rutiner Gemensamma förvaltningen har för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Observera att organisering av Arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupper (ALG) på områdesnivån inte ersätter Lokala arbetsmiljökommittén X.
POLICY ARBETSMILJÖ, GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, Allt som kan påverka människan i arbetet är en del av arbetsmiljön. Vid Gemensamma förvaltningen, är det systematiska arbetsmiljöarbetet en högt prioriterad verksamhet. Medarbetares trivsel och hälsa har ett egenvärde. En god arbetsmiljö är också nödvändig för att säkerställa att den verksamhet som bedrivs håller en hög kvalitet. Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att i det dagliga arbetet fatta beslut och genomföra åtgärder så att anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Arbetsgivarens uppgift är att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Med arbetsgivare menas genomgående den arbetsmiljöansvarige (områdeschef, enhetschef eller sektionschef). Gemensamma förvaltningens arbetsmiljöpolicy är en komplettering till Göteborgs universitets policy, se http://www.arbetsmiljo.gu.se/arbetsmiljopolicy/ Respektive chef ska gå igenom sina uppgiftsfördelningar varje år för att säkerställa att resurser, kunskaper och befogenheter finns. Arbetsmiljöansvaret fördelas utifrån rektors uppgiftsfördelning http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/uppgiftsfordelning/ Det systematiska miljöarbetets syfte Det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Gemensamma förvaltningen syftar till:! att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen! att ansvar och beslutsbefogenheter på alla nivåer är klart formulerade! att arbetet organiseras så att det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till variation och stimulans! att de anställda ges fortlöpande information, förutsättningar för kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av arbetet och arbetsförhållandena! ett bra samarbetsklimat! en säker och trygg arbetssituation! att arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende 2 (8)
Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljölagen talar om vikten av att den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön måste samverka för att skapa en bra arbetsmiljö. För att uppnå detta måste ett systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivas. Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas att arbetsgivare och arbetsmiljöombud kontinuerligt går igenom fysiska och psykosociala risker på arbetsplatsen. I korthet handlar det om att: 1. Undersöka arbetsförhållanden 2. Bedöma risker 3. Åtgärda och göra upp handlingsplaner 4. Kontrollera 1. Undersöka arbetsförhållanden Det är en rad faktorer som påverkar arbetsmiljön inom områdets arbetsplatser. Den kan påverkas av exempelvis: arbetsledning, arbetsmängd, arbetsorganisation, arbetstempo, arbetstid, arbetsuppgifternas innehåll, ensidigt upprepande eller ständig förändring, handlingsutrymme, konflikter och kränkningar, möjligheter till inflytande och samarbete. I den rent fysiska miljön kan viktiga påverkande faktorer vara exempelvis: arbetsställningar och arbetsrörelser, belysning, buller, datorer och andra maskiner, samt värme och kyla. Rutiner för att undersöka arbetsförhållanden Inom Gemensamma förvaltningens respektive område undersöker vi regelbundet arbetsförhållandena genom att: a) Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen (ALG) tar upp arbetsmiljöfrågor vid sina möten. Gruppen består av områdeschef, enhetschefer, sektionschef, personalhandläggare, arbetsmiljöombud (AMO), likabehandlingsombud (läs mer om ALG på sid 7). Gruppen sammanträder två gånger per termin (fysiskt eller virtuellt) eller oftare om behov föreligger. Vid varje möte (virtuellt eller fysiskt) ges utrymme för aktuella lägesrapporter från alla närvarande och återrapportering från arbetsmiljöansvarig. Observera att ALG är en områdesgemensam mötesplats för avstämning och erfarenhetsutbyte. ALG ersätter INTE behovet av arbetsmiljögrupper på enhetsnivå/motsvarande. b) Varje enhets- eller sektionschef som tar emot uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet har att samverka med sina arbetsmiljöombud och anställda kring bland annat undersökningar av arbetsmiljön, riskbedömningar, upprättande av handlingsplaner, uppföljning, planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation, planering av introduktion etc. Dessutom ska arbetsmiljöombudet löpande underrättas om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. 3 (8)
Lokala arbetsmiljögrupper behöver inrättas på enhetsnivå för att ge respektive chef möjlighet att fullgöra sitt ansvar att samverka med ombuden enligt ovan. c) Arbetsmiljö är en stående fråga på dagordningen för respektive enhets/sektions personalmöten samt på ledningsgruppens möten inom förvaltningens respektive områden. d) Arbetsmiljörond med fokus på psykosocial arbetsmiljö med arbetsmiljöansvarig och AMO genomförs på varje enhet (motsvarande) i mars varje vår. Skriftliga protokoll från ronden upprättas där problem, ansvar och åtgärder anges. Utgångspunkt för en dylik rond kan vara resultatet av en genomförd enkät. e) Arbetsmiljörond med fokus på fysisk arbetsmiljö, inklusive genomgång av brandskydd, genomförs på varje enhet (motsvarande) i oktober varje höst av arbetsmiljöansvarig och AMO. Skriftliga protokoll från ronden upprättas där problem, ansvar och tidsplan för åtgärder anges. f) Arbetsmiljö tas upp i de årliga utvecklingssamtalen. g) En halv temadag/år med fokus på arbetsmiljö inrättas. h) Kontinuerligt underlag till arbetsmiljöarbetet inhämtas genom:! arbetsmiljöundersökning i form av GUs Arbetsmiljöbarometer! arbetstagarnas och arbetsmiljöombudens iakttagelser! ledningens iakttagelser! sjukdom, olycksfall och tillbud! de anställdas sjukfrånvaro! arbetsmiljöronder Ansvarig för datainsamling och anmälningar! Ansvarig för datainsamling kring personalens sjukdom, olycksfall och tillbud och det kontinuerliga uppföljningsarbetet är arbetsmiljöansvarig, med stöd av personalhandläggaren och rehabiliteringsansvarig.! Alla olycksfall och tillbud rapporteras inom en vecka skriftligen till AMO.! Arbetsskador och tillbud ska anmälas till rehabiliteringssamordnaren på personalenheten.! Personalhandläggaren anmäler arbetsskador och tillbud till Försäkringskassan och skyddsingenjören vid GU efter det att medarbetare och chef fyllt i aktuell blankett.! Allvarliga personskador anmäls genast till Arbetsmiljöverket, arbetsmiljöansvarigs ansvar.! Arbetsskador och tillbud utreds av arbetsmiljöansvarig tillsammans med AMO.! Upplevda problem kan alltid anmälas till arbetsmiljöansvarig eller AMO. 4 (8)
2. Bedöma risker I samband med de två årliga arbetsmiljöronderna görs riskbedömningar som dokumenteras skriftligt. I bedömningarna anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Arbetsmiljöansvarig ansvarar för att åtgärder vidtas för att eliminera eller minska riskerna. De åtgärder som inte vidtas inom den närmast följande tiden antecknas i en handlingsplan som således löpande kan komma att revideras under året. I samband med oplanerade händelser som inträffar under arbetsåret bedöms löpande riskerna för ohälsa och olycksfall i särskild ordning. Arbetsgivaren gör en bedömning om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som behöver åtgärdas. Inventering och åtgärdsförslag ventileras i arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen (ALG). ALG involveras fortlöpande i planeringsprocessen. Observera att riskbedömningarna görs i samverkan med arbetsmiljöombud och arbetstagare vilket sker i arbetsmiljögrupper på enheterna. Förslag till mall för riskbedömning vid ändring av verksamheten återfinns på: http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/riskbedomning/ Förslag till kombinerad mall för risker, riskbedömning och handlingsplan återfinns i Arbetsmiljöhandboken: http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1470/1470724_handlingsplan.docx. 5 (8)
3. Åtgärda och göra handlingsplaner Ambitionen är att problem i arbetsmiljön ska förebyggas. När de uppstår ska de åtgärdas omedelbart. Om det finns flera problem är det de allvarligaste riskerna och största problemen i arbetsmiljön som åtgärdas först. De problem som inte åtgärdas omedelbart förs in i handlingsplanen. Uppföljning sker vid arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppens (ALG) möten. Upprepad sjukfrånvaro hos personalen liksom längre sjukfrånvaro uppmärksammas av arbetsmiljöansvarig som med stöd av personalhandläggare och rehabiliteringshandläggare initierar rehabiliteringsutredningar och rehabiliteringsinsatser. Medarbetare som kommit tillbaka efter sjukskrivning längre än fyra veckor ska erbjudas regelbundna rehabiliteringssamtal så länge behov finns. Normalt hålls dessa samtal av arbetsmiljöansvarig. Upprepad sjukfrånvaro liksom all hälsa som kommer arbetsgivaren till känna måste således utredas (AFS 29001:1) Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Utredningen ska vara skriftlig och ta reda på om/vad det finns för samband mellan en händelse och förhållanden på arbetsplatsen. Utredningen genomförs tillsammans med arbetsmiljöombudet. Alla problem kan inte elimineras omedelbart och vissa kan inte elimineras helt och hållet. Ett exempel på ett sådant är upplevd stress. I fall av den typen ska alltid en personlig handlingsplan alt. rehabiliteringsplan upprättas. Där ska framgå hur problemet upplevdes från början och hur det utvecklades allteftersom åtgärder vidtas, vilken typ av stöd, handledning med mera som satts in och när nästa uppföljningstillfälle är. Arbetsmiljöansvarig ansvarar för detta. För problem av mer generell karaktär, sådana som t ex synliggörs genom GUs arbetsmiljöbarometer, upprättas en handlingsplan för arbetsmiljöarbete som följs upp årligen av ALG och arbetsmiljöansvarig. Ansvaret åligger arbetsmiljöansvarig. Vid brist på resurser eller kunskaper för att åtgärda uppkomna brister i arbetsmiljön för arbetsmiljöansvarig frågan vidare till närmast överordnad. Akut eller särskild psykisk påfrestning En särställning bland de potentiella arbetsmiljöproblemen utgörs av personal som upplever akut eller särskild psykisk påfrestning i det vardagliga arbetet. Denna typ av problem fångas till en del upp vid de regelbundna undersökningar som redovisats ovan. Men när de är akuta eller successivt byggts upp till en nivå där de blir svåra att hantera i vardagen är det viktigt att arbetsmiljöansvarig görs uppmärksam på situationen. Det är viktigt att veta att arbetsmiljöansvarigs dörr står öppen för att diskutera problem av denna art. Om det känns svårt att ta direkt kontakt går det bra att istället vända sig till AMO. 6 (8)
4. Kontrollera: Ansvarig för åtgärder och uppföljning I slutänden är arbetsmiljöansvarig ansvarig för att eventuella risker i arbetsmiljön minskas och att arbetsmiljön förbättras i övrigt. Även uppföljningen av arbetsmiljöpolicy, den årliga handlingsplanen för arbetsmiljöarbete, enskilda handlingsplaner och i förekommande fall personliga handlingsplaner ligger på arbetsmiljöansvarigs bord. Vid behov kan extern hjälp inkallas. En hel del arbetsmiljöfrågor kan inte lösas på enhets/områdesnivå. Om det vid arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppens (ALG) möten kommer upp frågor som borde gå vidare till universitetets lokala eller centrala arbetsmiljökommitté skickar arbetsmiljöansvarig dessa vidare. Detta görs per brev med kopia till ALG. Skrivelsen diarieförs av mottagaren och förs vidare till kommittén och övriga berörda. Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen (ALG) Det finns en Arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupp (ALG) inom förvaltningens respektive områden. Gruppen sammanträder (fysiskt eller virtuellt) två gånger per termin eller oftare om behov föreligger. Vid varje tillfälle ges utrymme för lägesrapporter från alla närvarande och återrapportering från arbetsmiljöansvarig. I arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen (ALG) ingår*: Områdeschef (sammankallande) Samtliga övriga arbetsmiljöansvariga (enhetschefer, sektionschef) Personalhandläggare Arbetsmiljöombud (från samtliga enheter) Likabehandlingsombud (ett för området) * Med anledning av områdenas skilda organisatoriska förutsättningar kan lokala avvikelser förekomma. Vidareutveckling av arbetsmiljöarbetet Alla de som medverkar i arbetsmiljöarbetet inom området ska ha relevant kompetens. Behov om fortbildning ska anmälas till arbetsmiljöansvarig som också själv tar initiativ till fortbildning när detta framstår som påkallat. Information om arbetsmiljöarbetet Alla anställda ska ha kunskaper om arbetet och dess risker så att ohälsa och olycksfall kan förebyggas. Arbetsmiljöansvarig ansvarar för att anställda får tillräckligt med introduktion, att de har den utbildning och information som behövs och att nödvändiga skriftliga instruktioner finns. Information om vem man ska kontakta om arbetsmiljöärenden uppstår anslås på fysisk plats på området/enheter samt digitalt på Medarbetarportalen, inom respektive område, sidan för styrdokument. 7 (8)
Arbetsmiljöpolicyn samt Handlingsplan för arbetsmiljöarbete publiceras på Medarbetarportalen, inom respektive område, sidan för styrdokument. Relevanta regelverk liksom annat informationsmaterial och relevant litteratur finns tillgänglig på anvisad plats. Den som vill få hjälp med att rekvirera material eller göra inköp som behövs för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete kontaktar arbetsmiljöansvarig. Uppdaterad plan samt handlingsplaner En översyn av arbetsmiljöpolicyn vid gemensamma förvaltningen görs en gång per år eller vid behov. Utöver planen för det systematiska arbetsmiljöarbetet upprättas en Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet inom respektive område inför varje år. Handlingsplanen ska innehålla tydliga mål, åtgärder, tidsplan för åtgärder, ansvarig för åtgärd samt former och ansvarig för uppföljning. Handlingsplanen följs upp och revideras varje år. 8 (8)