STÄLL HÅLLBARHETSKRAV FRAMGÅNGSFAKTORER FÖR EN HÅLLBAR UPPHANDLING

STÄLL HÅLLBARHETSKRAV FRAMGÅNGSFAKTORER FÖR EN HÅLLBAR UPPHANDLING

STÄLL HÅLLBARHETSKRAV I UPPHANDLINGEN! Samhället står inför stora utmaningar inom miljö- och klimatområdet. FN:s klimatpanel har visat att människans utsläpp av växthusgaser förändrar förutsättningarna för såväl oss människor som för den biologiska mångfalden. Vi måste vidta omfattande åtgärder för att förebygga och begränsa effekterna i miljön. Offentlig upphandling kan vara ett kraftfullt verktyg i arbetet för att uppnå miljö- och klimatmålen.

Miljöproblem kan inte lösas enbart genom lagstiftning och skatter/avgifter utan behöver kompletteras med olika marknadsdrivna insatser. Många kommuner, landsting och regioner har också antagit policys och mål för sina upphandlingar som omfattar miljö och sociala hänsyn. Hållbar upphandling har ett antal fördelar vilket gör den till ett viktigt komplement till existerande generella styrmedel. FÖRDELARNA OMFATTAR BLAND ANNAT FÖLJANDE: organisationens egen belastning på miljö och hälsa kan minskas bidrar till att uppnå både lokala, regionala, nationella och internationella miljömål ger möjlighet till kostnadsbesparingar för den egna organisationen stimulerar innovationer som är bättre för miljö- och hälsa ger positiva spridningseffekter till privat sektor ökar tillgängligheten av miljöanpassade produkter för konsumenter förbättrar arbetsvillkoren för de personer som arbetar med att tillverka de varor och tjänster som upphandlas Syftet med denna broschyr är dels att ge råd och belysa viktiga aspekter som är bra för upphandlande myndigheter att tänka på i sitt arbete med hållbar upphandling, dels informera om det stöd som finns tillgängligt hos Miljöstyrningsrådet. STOR KÖPKRAFT Statliga myndigheter tillsammans med kommuner och landsting utgör en stor grupp upphandlare och därmed en stor kundgrupp. Den totala offentliga upphandlingen av varor, tjänster och entreprenader uppskattas i Sverige till 560 670 miljarder kronor årligen 1. Offentliga organisationer kan bidra till att Sveriges miljö- och klimatmål uppnås genom en hållbar upphandling vilket dessutom kan leda till teknikutveckling, innovationer och därmed till svenska exportframgångar. 1 Siffror och fakta om offentlig upphandling, Konkurrensverkets rapportserie 2013:9 STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 3

FRAMGÅNGSFAKTORER KOMPETENS OCH RESURSER --En grundförutsättning för att lyckas med den hållbara upphandlingen är att det finns tillräckligt med kompetens och resurser i organisationen för att genomföra nedanstående punkter. En viktig och generell aspekt är att börja i tid. Det tar tid. --Att se över marknadsutbudet, identifiera miljö- och sociala risker och se över interna resurser för exempelvis uppföljning har avgörande betydelse för resultatet av den hållbara upphandlingen. Kontakta gärna Miljöstyrningsrådet i förväg och diskutera krav och uppföljning. FÖRE UPPHANDLINGEN Politiska beslut och policies --Utgå från organisationens policy, miljömål, önskemål och behov. --Prioritera och välj ut vilka områden som är viktigast för er organisation att ställa hållbarhetskrav inom. --Prioritera rätt välj ut de upphandlingsområden som har en stor miljöpåverkan eller stora sociala risker och som upphandlas i stora volymer. Behovsanalysen --Låt behovsanalysen ta tid det är det verkliga behovet som ska styra vad som ska upphandlas föremålet för upphandlingen. En nyttig fråga att ställa upprepade gånger är varför. Är exempelvis det verkliga behovet ett fordon eller en transport eller en tjänst som virtuell konferens. --Det är inte bara investeringskostnaderna vid inköpstillfället som visar en produkts totala kostnad under sin livslängd. Använd livscykelkostnadskalkyler även i behovsanalysen för att jämföra produkters totalkostnad. LYCKAS MED DEN HÅLLBARA UPPHANDLINGEN För att lyckas med den hållbara offentliga upphandlingen är det viktigt att det finns en tydlig politisk ambitionsnivå och en stark intern förankring i organisationen. Att det finns tydliga ledningsbeslut om hur miljöhänsyn och sociala hänsyn ska integreras i upphandlingsarbetet skapar handlingsutrymme för tjänstemännen och visar medborgarna att det finns engagemang för frågorna. Ett politiskt engagemang och den opolitiska ledningens stöd är en förutsättning för att hållbarhetsaspekterna verkligen ska få genomslag i hela upphandlingsprocessen vid avrop och uppföljning samt att arbetet uppnår de effekter som förväntas. --Involvera miljökompetens och berörda från verksamheten i referensgruppen till upphandlingen. --Fundera redan i behovsanalysen på hur uppföljningsarbetet ska ske. Möjligheten till uppföljning påverkar vilka och hur många krav som bör ställas i upphandlingen. Marknadsanalysen --Ha en dialog med marknaden för att se vilka nya möjligheter, lösningar och produkter som finns som möter behoven och som har en mindre påverkan på miljön. --Analysera marknaden för att se om det finns leverantörer som kan tillgodose era krav. STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 4

UNDER UPPHANDLINGEN --Var tydlig och konkret gällande ambitionerna i upphandlingen, benämn t.ex. upphandlingen Upphandling av hållbar/ miljöanpassad xxx. --Ställ drivande hållbarhetskrav. Det främjar en aktiv produktutveckling hos producenter och leverantörer. --Tjänster kan innebära specifika risker för natur och miljö; konsulttjänst för planering har andra risker än anläggningsentreprenader som har andra risker än drift av äldrevård och så vidare. Se till att kravställandet täcker in de viktigaste aspekterna. --Ställ endast krav på att leverantören ska ha ett miljöledningssystem när det är lämpligt och motiverat. Kravet ska vara proportionerligt, d.v.s. kopplat till upphandlingsföremålet. Kravet har att göra med leverantörens organisatoriska kapacitet att utföra ett uppdrag. Oftast är det motiverat vid tjänster och entreprenader med stor miljöpåverkan. Ibland kan det vara lämpligt att ställa ett särskilt kontraktsvillkor med en viss respit att införa miljöledningssystemet efter kontraktsstart. --Hållbarhetskrav ska precis som alla andra krav som ställs vara proportionerliga och kopplade till kontraktsföremålet. Exempelvis är ett krav på servicebilens spolarvätska inte proportionerligt att ställa när service av hissar upphandlas. --Om lägsta pris används som utvärderingsmodell måste hållbarhetskraven ställas som absoluta krav (tekniska specifikationer eller kvalificeringskrav). --Om det ekonomiskt mest fördelaktiga används som utvärderingsmodell så kan miljö- och sociala krav ställas som en kombination av kvalificeringskrav, tekniska specifikationer och tilldelningskriterier. Det är då viktigt att tänka på att ge just dessa krav hög vikt i tilldelningen för att det ska få genomslag i upphandlingen. --I tilldelningen kan hänsyn tas till faktorer som har en direkt ekonomisk fördel (t.ex. kostnaderna för underhåll, energiförbrukning och avfallshantering) men även andra faktorer (t.ex. utsläpp, klimatpåverkan och hälsoskydd) som inte direkt går att kostnadsberäkna. --Ibland kan särskilda kontraktsvillkor användas för att fasa in leverantörer. Kontraktsvillkor behöver inte vara uppfyllda förrän vid kontraktets start eller viss tid därefter. Det kan därmed innebära att fler anbudsgivare kan delta vid upphandlingen, och att de inte utestängs redan vid upphandlingen på grund av miljökraven eller de sociala kraven. --Ställ inte krav på märkningar. Det är i dagsläget inte tillåtet att efterfråga en särskild märkning. Däremot kan kriterierna som ligger till grund för en viss märkning användas. Ett förslag på en märkning kan anges som ett tänkbart bevismedel, men då måste alltid eller likvärdigt läggas till. --Använd gärna de färdiga krav som Miljöstyrningsrådet har tagit fram. --Välj kravnivå efter ambition, resurser och behov. --Välj ut och hämta hem de krav du önskar i MSR-wizard och infoga dem i förfrågningsunderlaget. Hänvisa inte bara till Miljöstyrningsrådets hemsida. --Kommunicera avtalet i organisationen så avroparna och beställarna får kunskap om vilka produkter som är mest hållbara. Avropas de inte sker ingen förbättring! --Kommunicera även syftet och motiven med miljökraven och de sociala kraven för att sprida kunskap och förståelse om dem. EFTER UPPHANDLINGEN Uppföljning --Prioritera och ge resurser till uppföljningsarbetet efter exempelvis upphandlingens strategiska betydelse. Organisera uppföljningsarbetet efter behov och situation. --Räkna på miljövinsterna för att se resultaten av inköpen. Kommunicera resultat till organisationen och brukarna. --Redan när du bestämmer vad som ska upphandlas och vilka krav som ska ställas bör det också göras klart på vilket sätt kraven ska kontrolleras och vilka resurser och vilken kompetens som behövs för att en effektiv uppföljning kan genomföras. --Uppföljning kan göras genom att begära in olika typer av verifikationer från anbudsgivaren eller av leverantören under kontraktsperioden. En verifikation ska vara spårbar till de produkter eller tjänster som upphandlas, giltig för den aktuella upphandlingen och eventuellt styrkt av oberoende part, om det anses proportionerligt. --Låt inte uppföljningen ske isolerat, utan gå igenom vilka verifikationer, certifieringar, rapporteringssystem och andra bevismedel som finns tillgängliga inom aktuell bransch redan under behovs- och marknadsanalysen och när förfrågningsunderlaget arbetas fram. --Andra metoder för kontroll och uppföljning är egenkontroll av leverantören, revision genom oberoende part och/eller besök på plats hos leverantören. --Ta hjälp av medarbetare i verksamheten. --Kommunicera resultatet och eventuella avvikelser med leverantören så de får en chans att åtgärda eventuella problem. KOM IHÅG! HÅLLBARHETSKRAVEN MÅSTE VARA TYDLIGT SPECIFICERADE, MÖJLIGA ATT UTVÄRDERA OCH KONTROLLERA SAMT FÖRENLIGA MED ÖVRIGA TEKNISKA SPECIFIKATIONER KOPPLADE TILL PRODUKTEN. STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 5

Läs mer om upphandlingskriterierna på Miljöstyrningsrådets hemsida: www.msr.se MILJÖSTYRNINGSRÅDETS UPPHANDLINGSKRITERIER Miljöstyrningsrådet utarbetar förslag till upphandlingskriterier för ett stort antal produkter som är vanligt förekommande inom den offentliga upphandlingen. Upphandlingskriterierna består av förslag till krav, kriterier och kontraktsvillkor med tillhörande förslag på verifikat, motiv och bakgrundsinformation. De är framtagna i en omfattande kvalitetssäkringsprocess där intressenter från både offentlig och privat sektor har deltagit och syftar till att göra det enklare för upphandlare att ställa miljö- och sociala krav. STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 6

EXEMPEL PÅ HÅLLBARHETSKRAV Observera att nedanstående krav är exempel och att de ska anpassas till de specifika förutsättningar som gäller i varje enskild upphandling. Alla krav och dess formuleringar finner du i Miljöstyrningsrådet databas på www.msr.se EXEMPEL PÅ UR MILJÖSYNPUNKT VIKTIGA SAKER ATT STÄLLA KRAV PÅ: MAN KAN I VISSA FALL STÄLLA KRAV PÅ: Fordon Ställ krav på att fordonet ska uppfylla kriterierna för miljöbilsdefinitionen som omfattar utsläpp av koldioxid. Transporttjänster Ställ krav på att leverantören ska arbeta med bränslebesparing och aktivt arbeta med att byta till förnybara drivmedel och förarna ska t.ex. utbildas i och tillämpa sparsam körning. Livsmedel Ställ krav på att livsmedelsprodukter ska vara ekologiskt producerade. Animaliska produkter Ställ krav på att skriftlig information ska kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat. Socialt ansvarfull produktion Ställ krav på att varan ska vara producerad enligt ILO:s kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och den arbetsmiljölagstiftning samt arbetsrätt som gäller i tillverkningslandet Bygg Ställ krav på materialval i byggnaden, byggnadens energianvändning, på fuktsäkerhet och inomhusklimat. Ställ krav på miljöarbete i byggprocessen. IT-produkter Ställ krav på att produkten ska uppfylla kraven på energieffektivitet och energisparfunktioner enligt EU-Energy Star (ett internationellt frivilligt märkningsprogram för energieffektivitet) gällande för persondatorer, eller likvärdigt. Textilier Ställ krav på begränsning av allergiframkallande färgämnen, miljöfarliga flamskyddsmedel och reproduktionsstörande ftalater. Pappersprodukter Ställ krav på att massa som ingår i pappersprodukten skall vara blekt utan klorgas. Städ, tvätt och rengöringsmedel Ställ krav på att produkterna inte ska innehålla giftiga eller cancerframkallande ämnen eller vara klassificerade som miljöfarliga eller allergiframkallande. Miljöledningsrutiner Det kan vara motiverat att begära in uppgifter om de miljöskyddsåtgärder leverantören kommer att tillämpa när kontraktet utförs när det gäller byggentreprenader och tjänster och i det fall uppdraget innebär en särskild risk för miljön. MAN KAN INTE STÄLLA KRAV PÅ: Lokalproducerade livsmedel Krav på korta transportavstånd, att produkten ska vara närodlad eller lokalproducerad kan i vissa fall ha goda miljöeffekter, men att ställa det som krav är diskriminerande och därmed inte tillåtet vid offentlig upphandling. Däremot kan bl.a. samordnade interna leveranser ge bättre förutsättningar för små leverantörer att lämna anbud. Ett visst miljömärke --Ställ inte krav på märkningen i sig. --Använd de kriterier som ingår i märkningen som är relevanta, det vill säga har en naturlig koppling till den specifika upphandlingen och skriv ut dessa i förfrågningsunderlaget. --Acceptera andra bevis än enbart märkning. FÄRDIGFORMULERADE KRAV FINNS PÅ WWW.MSR.SE STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 7

VAD SÄGER REGELVERKET? Upphandlingslagstiftningen medger att det är möjligt att beakta miljöhänsyn och social hänsyn vid upphandling. I inledningen till upphandlingsdirektiven anges att upphandlande myndigheter kan bidra till att skydda miljön och främja en hållbar utveckling. Miljö- och sociala krav kan ställas i alla delar av upphandlingsprocessen; som kvalificeringskrav, tekniska specifikationer, tilldelningskriterier samt som särskilda kontraktsvillkor. I den svenska lagstiftningen anges att upphandlande myndigheter bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta (LOU 1 kap 9 a ). VIKTIGA PRINCIPER Proportionalitetsprincipen innebär att man inte får ställa mer långtgående krav än nödvändigt för att uppnå sitt syfte t.ex. är det endast tillåtet att ställa krav på just den vara eller tjänst som man upphandlar och inte på leverantörens övriga produktion eller verksamhet. Likabehandlingsprincipen innebär att alla leverantörer ska behandlas lika t.ex. att man måste säkerställa att det går att kontrollera uppgifter som lämnas i ett anbud. Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att man ska godta likvärdiga bevismedel utfärdade av behöriga organ i andra EU-stater. Icke-diskrimineringsprincipen innebär ett förbud mot direkt och indirekt diskriminering. Exempelvis kan man inte kräva en leverantör/vara från en viss geografisk region. Man kan t.ex. inte kräva svenskt eller närproducerat. Principen om transparens innebär att upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Man kan t.ex. inte använda uttryck som miljövänlig och energisnål. CHECKLISTA FÖR MILJÖ- OCH SOCIALA KRAV I UPPHANDLING NÄR DU FORMULERAR MILJÖ- OCH SOCIALA KRAV, TÄNK PÅ ATT DE ÄR: Kopplade till kontraktsföremålet Tillräckligt drivande, omfattande och ändamålsenliga för att uppnå sitt syfte. Proportionerliga, förutsägbara och icke-diskriminerande. Möjliga att kontrollera och följa upp. Sådana att de kan stimulera en positiv, ur miljösynpunkt, teknisk utveckling. Tydligt formulerade så att alla tänkbara anbudsgivare, nationella som internationella, ges samma möjlighet att svara. Förenliga med andra krav eller tekniska specifikationer i förfrågningsunderlaget. STÄLL HÅLLBARHETSKRAV 8

LÄS MER OCH FÅ TIPS OM HÅLLBAR OFFENTLIG UPPHANDLING PÅ www.msr.se FOTO: Miljöstyrningsrådet och Johannes Jansson/norden.org

GENOM ATT ställa miljö- och sociala krav på varor, tjänster och entreprenader i upphandling, kan den offentliga och privata sektorn bidra till en hållbar framtid. En bättre miljö och framtida hälsa. Miljöstyrningsrådet är regeringens expertorgan som ger konkret hjälp i att ställa miljö- och sociala krav i form av Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier. Kriterierna består av krav med tillhörande förslag på verifikat, motiv och bakgrundsinformation. Vi erbjuder även rådgivning via vår help-desk. Våra krav finns inom huvudområdena fordon och transporter, IT och telekom, städ och rengöring, gatu och fastighet, kontor, livsmedel, inredning och textil, energi, sjukvård och omsorg samt tjänster. Kraven finns fritt att ladda ner på vår hemsida www.msr.se VASAGATAN 15 17 111 20 STOCKHOLM VÄXEL 08-700 66 90