Årsskiftesrutiner i HogiaLön Plus Ännu ett årsskifte närmar sig och det är dags att sätta punkt för inkomståret 2011 Till din hjälp har du detta dokument, Årsskiftesrutiner med checklistan, Frågor & Svar och Guider på Kundtorget, www.kundtorg.hogia.se samt hjälptexten i programmet som du når via F1-tangenten. De funktioner på checklistan som har en guide kopplad till sig är markerade med G». Använd dessa hjälpmedel som du har tillgång till 24 timmar om dygnet och följ checklistan så att du gör allt i rätt ordning. Nedan hittar du en sammanfattning av punkterna. Kontrollera att rutan Visa meddelanden om olästa nyheter under RSS är ibockad. Har du bråttom med januarilönen? Du som betalar ut lönen tidigt i januari kan påbörja löneberedningen efter punkt 6. För att skatten ska bli korrekt, måste du ha läst in den nya versionen av löneprogrammet. 1. 2. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år 2011. Ta ut periodens rapporter samt månadens skattedeklaration. G» sid 2 Gör avstämningar avseende lön, förmåner och skatt. G» sid 2 3. Ta en säkerhetskopia. G» sid 5 4. 5. 6. CHECKLISTA Läs in årsskiftesversionen av HogiaLön Plus. Se till att löneprogrammet är avstängt när du läser in den nya versionen. I samband med installationen uppdateras skattetabellerna för inkomstår 2012. Har du inte mottagit några RSS-meddelanden, kontrollera att du bockat i rutan Visa meddelanden om olästa nyheter under RSS-ikonen i programmet. sid 5 Gå igenom fliken Utbetalning/försäkring i Anställdaregistret och kontrollera att inställningarna för AFA-rapporten stämmer för dina anställda. Genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar. sid 6 Kör rutinen Nytt kalenderår under Arkiv-menyn. När du verkställer årsskiftet nollställs även de ackumulatorer, som är markerade med Nollställ vid årsskiftet, i den nya databasen. G» sid 7 Välj att arbeta i föregående år databasen för inkomstår 2011 7. Skapa register för kontrolluppgifter samt ändra/komplettera dessa vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna och skapa KU-fil till Skatteverket. G» sid 7 8. Ta ut underlaget till FORA. G» sid 13 9. Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2011 för arkivering. G» sid 14 Välj att arbeta i innevarande år databasen för inkomstår 2012 10. Läs in CSR-svaret. Har du inte skickat in någon CSRförfrågan, måste du manuellt registrera nya tabeller och skattejämkningar. Komplettera även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd samt korrigera kolumner för pensionärer. G» sid 14 11. Justera registren genom att kontrollera ackumulatorer och nya lönearter, samt ta bort anställda som slutat under år 2010 eller tidigare. Rensa även bort gamla arbetsscheman. OBS! Nytt om bilförmån för 2012. sid 15 12. Nu är det klart för januarilönen 2012. sid 16 13. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. sid 16 14. Ta eventuellt fram rapporten Sjukstatistik för årsredovisning om räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret och ditt företag använder sig av denna rapport. Detta är inte längre obligatoriskt. sid 16 15. Gör semesterberäkningen om semesteråret samman faller med kalenderåret. G» sid 16
Checklista - punkt för punkt! 1. Lönebered och avräkna december månad Börja ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att löner som betalas ut i december ska med på kontrolluppgiften för samma år. Lön som tjänats in under december och som betalas ut i januari tillhör januarilönen och ska vara med på nästa års kontrolluppgift. Passa också på att göra eventuella justeringar som påverkar inkomst och skatt för 2011. Det kan t ex röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan om under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Har du anställda som inte har svenskt personnummer, ska du söka ett samordningsnummer hos Skatteverket. Hinner du inte få samordningsnummer måste du använda dig av löpnummer på kontrolluppgiften. Läs mer om detta under punkt 7. OBS! Om du har en anställd med negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön, kommer inte personen med på kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket. Kontrollera noggrant att du har med alla korrigeringar mm i decemberlönen. 2. Stäm av skattedeklarationen mot ackumulatorerna Skatteverket jämför skattedeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Avstämning, skattedeklaration mot ackumulatorvärden G» Kom ihåg att det är de inskickade skattedeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Skattedeklarationen, som ligger under Rapporter, finns summerad för hela året och det är den du inledningsvis skriver ut vid avstämningsarbetet. Välj att skriva ut den för hela 2011. Avstämningar inför årsskiftet nr 1 G» Avstämningar inför årsskiftet nr 2 G» För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till menyn Analys/Ackumulatorvärden. Välj vilka anställda du vill skriva ut rapport för och ange den ackumulator du vill ha uppgifter från. Du kan skapa tre listor, en för avdragen skatt, en för bruttolön samt en för förmåner. Skriv ut listorna så att själva avstämningsarbetet kan börja. Du stämmer av enligt nedan: Steg 1 Ruta 88 på skattedeklarationen, Summa avdragen skatt ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. 2
Under Analys/Ackumulatorvärden tar du fram en rapport på alla anställda med värden i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. I denna avstämning finns det inga naturliga differenser utan värden ska vara exakt lika. Steg 2 Ruta 50 på skattedeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Naturlig felkälla Har du anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening), ligger summan med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. Detta gäller även för de anställda som är födda 1937 eller tidigare. Deras lön finns med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men inte i ruta 50 på skattedeklarationen. På sidan 2 i rapporten Skattedeklaration för hela år 2011 visas summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 bas belopp om det är en idrottsförening samt summan för löntagare med negativ bruttolön. Sist i denna rapport specificeras även anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare. Tips! Använd dig av Specifikation till skattedeklaration med urval på anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare samt för de som har tjänat under 1000 kr. Ta sedan ut en rapport under Analys/Ackumulatorvärden för dessa anställningsnummer och välj att titta på ackumulator 111 Kontant Bruttolön. För att få fram den naturliga differensen lägger du ihop summorna för de som är födda 1937 eller tidigare samt för de som har tjänat under 1000 kr. Steg 3 Ruta 51 på skattedeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån 3
Naturlig felkälla Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare, finns deras förmåner med i ackumulatorerna men inte i ruta 51 på skattedeklarationen. Tips! Använd dig av skattedeklarationens sammanställning av anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare. Gå till Analys/Ackumulatorvärden och ta fram en rapport för dessa anställda och välj att titta på ackumulatorerna för förmåner, notera summan. I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter, men den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på skattedeklarationen. Det blir en helt naturlig differens i och med att den delen av förmånen inte är underlag för arbetsgivaravgift. Tips! Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter/Egna rapporter/transaktionshistorik för utbetalningsdatum 20110101 20111231 för att se exakt hur stor differensen ska vara. Kom ihåg att markera Skriv ut anställda som har slutat. Lägg ihop denna summa med den du fick fram för de anställda som är födda 1937 eller tidigare. Nu vet du hur stor den naturliga differensen ska vara. Fortfarande differenser? Kontrollera att skattedeklarationen du tog ut för hela år 2011 verkligen stämmer med det du skickat till Skatteverket. En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Börja felsökningen med att ta ut rapporten Löneartsfördelning under Rapporter/Periodens & månadens för den senaste löneutbetalningen. Markera att du vill visa ackumulerade värden. I denna rapport får du information om vilka lönearter som använts under året. OBS! Ruta 53 och ruta 81 på Skattedeklarationen måste inte ha samma belopp. Om du har anställda som fått tjänstepension, drivmedelsförmån eller skattejämkning, bör du ha högre belopp i ruta 81. Du kan även ha andra lönearter som är skattepliktiga men inte är underlag för sociala avgifter. Avstämning Egen rapport Dubbelkolla värdet i en ackumulator genom att skapa en egen avstämningsrapport. Gå till Rapporter/Egna rapporter/transaktionshistorik och ange därefter alla lönearter som är knutna till t ex ackumulator 111 Kontant Bruttolön. På samma sätt kan du skapa en liknande rapport över lönearterna för Beskattningsbara förmåner som ska redovisas i ruta 51 på Skattedeklarationen. Den egna rapporten läser transaktionernas värden som du sedan kan jämföra med det värde som summerats i ackumulatorn. Stämmer beloppen inte överens, kan en löneart ha varit felkopplad. För att ta reda på vilken löneart det är som har varit felkopplad, börja med att ta ut rapporten Löneartsfördelning för den senaste löneutbetalningen. Markera att du vill visa ackumulerade värden. I denna rapport får du information om vilka lönearter som använts under året. Skriv därefter ut rapporten Lönearter per ack, både från Övningsföretaget och från ditt eget företag. I denna rapport får du information om vilka lönearter som är kopplade till respektive ackumulator. Jämför rapporterna och kontrollera att lönearterna är kopplade till rätt ackumulator. Är du osäker på hur någon ersättning du betalat ut under året ska redovisas, finner du information om detta i Skatteverkets informationsblad, SKV304 Kontrolluppgifter lön, förmåner mm. Inkomståret 2011. Informationsbladet kan du även ladda ner från Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se. Om du i felsökningen finner att det under året har skett en felaktig summering till en ackumulator finns det möjlighet att justera värdet genom att räkna om ackumulatorn. Justera värdet genom att räkna om ackumulatorerna Koppla först den/de under året felaktigt summerade lönearten/lönearterna till rätt ackumulator. Säkerhetskopiera och gå därefter till Register/Registervård/Räkna om ackumulatorvärden. Välj där att räkna om den ackumulator som var felaktig. Rutinen går igenom årets alla transaktioner och räknar om värdet enligt de nuvarande inställningarna på lönearten. OBS! Det är endast ackumulatorer med inställningen Automatisk nollställning vid årsskiftet som går att räkna om. OBS! Använd inte den här funktionen om du har gjort manuella justeringar direkt i ackumulatorerna under året! 4
Har du under året bytt från något annat lönesystem till HogiaLön Plus och lagt in värden direkt i ackumulatorerna rekommenderar vi att du inte räknar om dina ackumulatorer. Tänk på att om du tidigare under året har gjort manuella justeringar direkt i ackumulatorerna, kommer dessa att försvinna vid omräkning. Korrigera nu Har du haft någon anställd som det har blivit fel på under året, passa på att genomföra korrigeringarna innan du genomför årsskiftet i programmet. OBS! En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. På sidan 2, i rapporten Skattedeklaration för hela år 2011, visas summan för löntagare med negativ bruttolön. Kontrollera noggrant att du har med alla korrigeringar mm i decemberlönen så att eventuell bruttolöneskuld för 2011 korrigeras redan nu. 3. Ta en säkerhetskopia Innan du börjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på inkomstår 2011. Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Spara kopian antingen på en server eller på datamedia. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv. Säkerhetskopiering, Access och SQL G» Arbetar du med HogiaLön Plus på SQL Server? När du genomför årsskiftet skapas det en helt ny databas för 2012. Arbetar du med HogiaLön Plus på en SQL Server, är det viktigt att du kontrollerar med din IT-tekniker att du har den behörighet som krävs för att få skapa en ny databas på servern. På Kundtorget, www.kundtorg.hogia.se, finns det ett dokument som beskriver de behörigheter som behövs på SQL Server. Om du inte har de rättigheter som krävs för att ta säkerhetskopior är det viktigt att du har en bra backupsupport på plats som kan hjälpa till att årsskiftesrutinen kan genomföras. OBS! Om du kör programmet i Terminal server eller Citrix-miljö eller om din IT miljö förvaltas av ett annat företag är det viktigt att planera in när uppdateringen ska göras så att hjälp finns på plats när du ska läsa in den nya versionen. 4. Läs in årsskiftesversionen av HogiaLön Plus Allt arbete vid kalenderårsskiftet ska ske i den nya versionen av löneprogrammet. Hämta årsversionen från Kundtorget Vi skickar inte ut någon CD-skiva med årsskiftesversionen utan ber dig i stället att hämta ner uppdateringen direkt från Kundtorget/ Aktuell version. Skriv ut följebrevet för att se vilka förändringar som skett i löneprogrammet i den senaste versionen samt under 2011. Gå in på Hogias webbplats www.kundtorg.hogia.se. Du kommer till en inloggningsbild. I fältet Företag* anger du de tre första bokstäverna i ditt företagsnamn, ta inte med mellanslag. I fältet Kundnr anger du det kundnummer du har hos Hogia. Du som har bokstäver i ditt kundnummer ska även ange dessa. Det spelar ingen roll om du använder stora eller små bokstäver. Du som fått licensnummer från Hogia ska i första hand använda det. När du loggat in väljer du program HogiaLön Plus och klickar därefter på länken Aktuell version. För att kunna gå vidare, måste du markera att du har läst Systemkraven och Följebrevet. Klicka därefter på länken Hämta filer. Välj att spara filen på disk, förslagsvis på skrivbordet på din dator (ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta). När det är klart går du till den plats där du sparat ner installationsfilen. Se till att programmet är avstängt. Installationen startas genom att du dubbelklickar på filen. Vill du ha årsskiftesversionen på CD-skiva, beställer du den via e-postadressen ekonomi.leverans@hogia.se. Vid kontakt med leveransavdelningen är det viktigt att du anger namn, företagsnamn och kundnummer samt vilket av våra löneprogram du använder. OBS! Hogia debiterar 500 kr för en skickad CD. Se till att ditt löneprogram är avstängt när du gör uppdateringen. Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden. När uppdateringen är klar får du besked om detta. Efter avslutad installation startar du löneprogrammet och går till menyn Hjälp/Om HogiaLön Plus för att kontrollera att versionen uppdaterats till 12.1. Har du även Hogia Personal, måste du uppdatera även det programmet. Med installationen har du fått in nya skattetabeller för inkomstår 2012 samt inställningar för 2012 års kontrolluppgifter. Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel använda övningsföretagets löneartsregister som mall när du ska lägga upp egna lönearter eller ändra inställningar på befintliga. 5
5 Genomgång av inställningar och korrigeringar för FORA Gå igenom ditt Anställdaregister och genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar av AFA-rapporten till Fora försäkringscentral. Gå till fliken Utbetalning/försäkring och kontrollera att inställningarna för AFA försäkringarna stämmer för dina anställda. Arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. Arbetare över 65 år fortsätter i vissa fall att tjäna in Avtalspension SAF/LO. Rapportering av dessa personer ska ske under förutsättning att en särskild överenskommelse om fortsatt intjänande av pension gjorts mellan arbetsgivare och arbetstagare. Att man enbart kvarstår i tjänst kvalificerar inte i sig till pensionspremie. Tjänsteman Markera här för dina tjänstemän, deras löneuppgifter kommer inte med i filen men summeras på slutliga uppgifter på sidan 3. Ej AFA Om personen inte ska ingå i AFA-rapporten anger du koden ej AFA. Om du har arbetare över 65 år, som inte har fortsatt överenskommelse om avtalspension med arbetsgivaren, markerar du dessa som ej AFA. VD Den person som är VD för företaget ska ha en extra markering i kryssrutan VD. Markeringen innebär att årslönen för denna person utesluts ur det belopp som ligger till grund för inbetalningen till Trygghetsrådet. Från och med 2011 särredovisas VD-lönen på en separat rad på sidan 3. Kollektivavtal Personer som arbetar under nedanstående tre kollektivavtal för elektriker har rätt till extra pensionspremier utöver de som ingår i Avtalspension SAF-LO. Alla som arbetar inom dessa avtal har, oavsett ålder, rätt till de extra pensionspremierna. Elektriska Installatörsorganisationen Installationsavtalet Energiföretagens Arbetsgivareförening Kraftverksavtalet Elgrossisternas Arbetsgivareförening Elektroskandiaavtalet I anställdaregistret finns ett fält, Kollektivavtal, där du anger det kollektivavtal den anställde arbetar under. Ange följande kod för respektive avtal. Målarförbundet & målarmästarna Måleriavtalet Ange M för målare för vilka premierna betalas ut av Målarnas semesterkassa. Elektriska installatörsorganisationen Installationsavtalet Ange I Energiföretagens arbetsgivareförening Kraftverksavtalet Ange K Elgrossisternas arbetsgivareförening Elektroskandiaavtalet Ange E Arbetare blev tjänsteman (datum) Om den anställde har bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med i filen och lönen för tiden som tjänsteman ska vara med i summeringen på sid 3. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du i anställdaregistret anger datum då anställningsformen ändrades. 6
Tjänsteman blev arbetare (datum) Om den anställde har bytt anställning från tjänsteman till arbetare under året fyller du i datum för förändringen. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare och redovisar lönen för arbetaren i filen och lönen för tiden som tjänsteman i summeringen på sid 3. Tänk även på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare i Anställdaregistret. Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuella bruttolöneavdrag. För att AFA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha angivit ett kryss i rutan AFA-lön (belopp). Om denna markering saknats under året så har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 Lön AFA genom att gå in och kryssmarkera avseende AFA på lönearten och därefter välja att Räkna om ackumulatorvärden. Denna funktion återfinner du under Register/Registervård. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. 6. Nytt kalenderår Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Du är tvungen att köra den här rutinen INNAN du börjar göra löner för inkomstår 2012. När du väljer Verkställ årsskifte kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2011). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år. Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parantes. Nytt kalenderår i Access G» Nytt kalenderår i SQL G» I samband med att du gör ett nytt kalenderår kommer de ackumulatorer, markerade för automatisk nollställning vid årsskifte, att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, såsom ackumulatorn för komptidssaldo eftersom den saknar markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Löneprogrammet uppdaterar automatiskt inställningarna för arbetsgivaravgift och aktuellt prisbasbelopp samt inkomstbasbelopp för inkomståret 2012. Arbetar du med HogiaLön Plus på SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din IT-tekniker att du har den behörighet som krävs för att skapa en ny databas på servern. Välj att arbeta i föregående år databasen för inkomstår 2011 7. Skapa kontrolluppgiftsregister Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har avdragen preliminär skatt uppburit inkomst över 100 kr i någon av rutorna 11, 12, 13, 18, 20, 21, 22, 25, 30, 31, 32 samt 35 uppburit andra ersättningar för vilka redovisning ska ske med kryssmarkering i någon av rutorna 50-56 Skapa register för kontrolluppgifter G» Skapa kontrolluppgifter och skicka fil till Skatteverket G» Rätta kontrolluppgift G» Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna 50-56. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas på datamedia till Skatteverket senast den 31/1 2012. Till de anställda skriver du ut en kontrolluppgift på vanligt papper eller använder blankettypen i data- eller laserpostformat. Du kan även skicka kontrolluppgiften via e-post eller Posten e-brev. Använder du Hogias PBM Portal, ska du välja Blankettyp Payslip. Du genererar webbrapporter på samma sätt som lönespecifikationer. Specifikationsnummer Vid redovisning av inkomstår 2011 måste alla kontrolluppgifter ha ett Specifikationsnummer. Löneprogrammet genererar specifikationsnummer 1 på samtliga anställda som saknar specifikationsnummer. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar, är de sparade i anställdaregistret och används som tidigare. Du börjar alltid med att Skapa register för kontrolluppgifter. Om det finns personer som har flera anställningar får du upp nedanstående meddelande; Följande anställda har dubbla anställningar, har du kontrollerat att de har olika specifikationsnummer i anställdaregistret? Om du svarar Ja går programmet vidare och skapar registret för kontrolluppgifter. Om du svarar Nej, avbryter programmet skapandet av kontrolluppgifter och du får möjlighet att gå till anställdaregistret och kontrollera/registrera specifikationsnummer på de dubbla anställningarna. 7
Om du svarar Ja av misstag kan du ange specifikationsnummer i rutinen Ändra/komplettera i menyn för kontrolluppgifter. Fältet Specifikationsnummer på Statistikfliken i anställdaregistret uppdateras med samma värde på den anställde. Under Ändra/ komplettera kan du se vilka specifikationsnummer de anställda har och du kan även ändra dem där. Löpnummer Personer som saknar eller har felaktigt personnummer/samordningsnummer måste ha ett Löpnummer. Om du i anställdaregistret sparar en anställd som saknar personnummer får du ett meddelande och en fråga om du vill ange ett löpnummer. Vilka regler som gäller för registrering av löpnummer ser du i meddelandet. Skatteverket kräver ett löpnummer på kontrolluppgiften om personnummer saknas eller om det bara finns de 8 första siffrorna i personnumret. Löpnumret kan vara max 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. När du skapar register för kontrolluppgifter och har personer som saknar korrekt personnummer/samordningsnummer får du ett meddelande med upplysning om att du måste ange ett löpnummer på personen. Om du klickar OK kommer programmet att skapa ett register för kontrolluppgifter som inkluderar personer utan personnummer och löpnummer. Personer utan både personnummer och löpnummer kommer däremot inte med i KU-filen. Du får en varning när du skapar filen. Om du väljer att ange löpnummer under Ändra/komplettera, får du följande meddelande som talar om att fältet löpnummer kommer att uppdateras med samma löpnummer i anställdaregistret. Om du klickar Nej skapas inget KU-register. Gå till Anställda och registrera Löpnummer på angiven person. Fältet Löpnummer ligger på Statistikfliken i anställdaregistret. Därefter skapar du om registret för kontrolluppgifter. Exempel på löpnummer: Om personen har samordningsnummer 19760326-0000 ska löpnumret vara 19760326XXX, där XXX byts ut mot siffror. Inställningar i Anställdaregistret, fliken Statistik m m Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Har du anställda med tjänstebil ska du ange Skatteverkets kod för förmånsbil i Anställdaregistret. Koden hämtas då automatiskt till kontrolluppgifterna. Koderna för samtliga bilmärken och modeller finns på www.skatteverket.se. Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bl a medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Gå till Verktyg/Kontrolluppgifter. Skapa register för kontrolluppgifter Börja arbetet med att skapa ett register för kontrolluppgifter. Om du vid första gången du skapar register för Kontrolluppgifter 2011 får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta? svarar du Ja. Det kan vara förra årets register som ligger kvar. Om du måste skapa ett nytt register, ytterligare en gång, under arbetet med 2011 års kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar i det nya registret. 8
Kontrollera inkomståret som anges högst upp till vänster i bilden. Står där 2011 angivet, vet du att du arbetar i korrekt databas. Står där 2012, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående års databas. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde, föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator. Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12), 20, 21, 25, 31, 32 eller 37 måste du i rutorna 65-70 specificera vad som avses med en beskrivande text. I bilden för inställningar av kontrolluppgiften har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du går in på de anställda för att ändra och komplettera. Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer som finns med i underlaget är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret. När du skapat dina kontrolluppgifter visas följande bild om du har anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande. Det är information till dig med anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 11 då samtliga kostnadsersättningar ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar. Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 92 och i vissa fall ruta 93. OBS! Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare, flyttas deras värden från ackumulator 111 till ruta 31 vid skapandet av kontrolluppgiftsregistret. Detta gäller även eventuella förmåner. Allt enligt riktlinjer från Skatteverket. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/ komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. Om en anställd har negativ bruttolön, får du följande meddelande. Du måste nolla ut den negativa lönen på personens kontrolluppgift för att komma vidare. Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 15, Antal månader med bilförmån och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt ut 12 månader som förslag i ruta 15 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera. 9
Statusrapport Statusrapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister. Utskrift av kontrolluppgifter Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i dataeller laserpostformat. Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under blankettyp). Detta kräver att du har ett befintligt avtal med Posten. Vill du sända kontrolluppgiften via e-post väljer du blankettyp E-post och klickar på Bildskärm. Har du anställda som saknar eller har felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att redovisas på en fellista, skriv ut den och stäng ner bilden. Efter det kan du kontrollera kontrolluppgifterna för att sedan klicka på E-posthantering. Klicka sedan OK för att sända. Kontrolluppgiften kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan du ha som underlag till att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du som har Hogia PBM Portal och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Du måste skriva ut på bildskärm för att där välja att Generera Webbrapporter. Klicka på Generera webbrapporter och markera den utdelade katalogen där du vill spara kontrolluppgifterna. De sparas som pdf-filer och till varje kontrolluppgiftsfil skapas en kvittofil. Skapa fil till Skatteverket Sista momentet är att skapa KU-filen som ska skickas till Skatteverket. Fyll i uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filen. Arbetar du på en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företags namn. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Du får en kvittens på att filerna KURED och INFO.KU har skapats och var de finns sparade. Det är enbart dessa filer du ska sända till Skatteverket. Samtidigt skapas det ytterligare 2 filer som HogiaLön Plus använder sig av om du vill rapportera kontrolluppgifter för flera företag i samma KU-fil. OBS! Du ska endast sända filerna KURED och INFO.KU till Skatteverket. Samtidigt som filen skrivs till datamediet får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker eventuell diskett/cd. Använd en tom etikett och märk enligt etikettunderlagets anvisningar. OBS! Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. Medielämnare som skickar in datamedia med kontrolluppgifter till Skatteverket får alltid en bekräftelse på att diskett/cd är inläst. Datamedia skickas till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 Östersund Det vanligaste idag är att man skickar kontrolluppgifterna på fil via Internet. Detta kräver en e-legitimation. Hur du skaffar din e- legitimation kan du läsa mer om på www.skatteverket.se/e-tjanster. När du vill sända din KU fil via Internet går du till adressen www.skatteverket.se/e-tjanster/filoverforing. Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. 10
När du lägger till ett rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att nollställa värden i rutorna till KU 20, KU 25 eller KU 31. Skicka in en ny datamedia till Skatteverket. Den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. OBS! Rättelsedisketten/filen ska endast innehålla anställda med rättelser. När du skapar filen gör du urval på dessa genom att ange rättelsedatum. Kontrollista från KU datamedia När du väl sparat KU-filen på datamedia kan du ta ut en kontrollista för att enkelt kontrollera innehållet i filen. På listan skrivs en rad för varje person som finns med i filen. Det är enbart skatt och bruttolön som redovisas på kontrollistan inte resterande uppgifter. FÖR DIG SOM REDOVISAR KU20 Om t ex en delägare lånat ut pengar till företaget och du vill redovisa inkomstränta och skatt via löneprogrammet kan du lägga upp egna lönearter och ackumulatorer för detta. Börja med att lägga upp en ackumulator för inkomsträntan. Ge den nummer 503 och kalla den Ränteinkomst, ej konto. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg även upp en ackumulator för skatt på inkomsträntan. Ge den nummer 501 och namnet Skatt 30 % ränteinkomst. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. Lägg därefter upp en löneart för inkomsträntan. 11
Och även en löneart för skatten. När du sedan skapar kontrolluppgiftsregistret kommer ackumulatorerna för skatt och ränta med i registret. FÖR DIG SOM REDOVISAR KU25 Har företaget lånat ut pengar till de anställda och du vill redovisa detta via programmet, gör du på följande sätt. Lägg upp en ackumulator för betald och för året avdragsgill ränta. Ackumulator för skuldräntan kan heta 540. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg upp en löneart som du använder vid löneberedning och knyt ackumulatorn 540 till denna löneart. När kontrolluppgiftregister skapas kommer ackumulatorns nummer 540 med på raden för Betald och avdragsgill ränta. Ruta 541, Total inbetald ränta, ska endast anges om förskottsränta erlagts som inte är avdragsgill för året. Om inte så är fallet lämnas denna ruta tom. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. När du skapar filen till Skatteverket skapas kontrolluppgifter för KU10, KU13, KU14, KU20 och KU25 för de anställda som berörs. FÖR DIG SOM REDOVISAR KU31 Denna kontrolluppgift används för att lämna uppgifter om utdelning m.m. på delägarrätter (aktier) och andelar i ekonomisk förening. Vi har lagt upp ackumulatorer för detta i Övningsföretaget; en för Utbetald utdelning mm (KU31) med nummer 574 och en för Avdragen skatt - utdelning (KU31) med nummer 401. 12
Antingen lägger du in värdet i ackumulatorerna via Register/Registervård eller skriver in värdet i respektive ruta under Ändra/ komplettera. Skriver du in värdet direkt i rutorna på kontrolluppgiften, bör du ha i minnet att värden i och med detta inte är sparade i databasen. Behöver du skapa om kontrolluppgiftsregister raderas innehållet i fälten. Lägger du däremot in värden i ackumulatorerna via registervården, Register/Registervård/Ändra ackumulatorvärden, är uppgiften sparad i databasen och visas automatiskt på kontrolluppgiften. 8. Ta ut underlag för rapport till Fora Försäkringscentral OBS! Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. AFA-rapport G» Från och med den 9 januari 2012 är det möjligt att rapportera de anställdas lön till Fora. Det gör du genom att logga in på Mina sidor på www.fora.se med ditt lösenord och kundnummer (användarnamn). Du kommer då till den rapportering som hör till just ditt företag. Senast den 31 januari 2012 ska slutliga uppgifter och löneuppgifter för arbetare laddas upp via Foras hemsida. Det går inte längre att maila eller sända filen via datamedia. Fyll i avtalsnummer, inkomstår och att transaktioner läses för utbetalningsdatum 20110101 20111231. Du kan göra urval på Kategori om du har delat in de anställda i kategorier i Anställdaregistret. Livsarbetstidspremie: Om du har arbetstidskonto för dina arbetare och vissa av de anställda har valt att placera den årliga avsättningen i pensionspremie, anger du vilken löneart som du använt för detta. Följer du grundregistret i HogiaLön Plus heter lönearten 401 Pensionspremie arbtidskto. 13
Markera Skriv till fil och var du vill spara filen. Jämförelse prisbasbelopp eller inkomstbasbelopp Beroende på om du ska anmäla intjänande av avtalspension till SAF-LO eller om du har en annan pensionsförsäkring (t ex TFA, TGL, AGB, OMST) skiljer det sig om du ska använda Prisbasbelopp eller Inkomstbasbelopp vid rapportuttaget. I våra tidigare versioner användes Prisbasbelopp med automatik. Nu kan du själv välja inställning för detta. Prisbasbelopp (PBB) används till beräkning för försäkringar. Inkomstbasbelopp (IBB) används för intjänande till pension SAF-LO. Klicka OK och Bildskärm för att skapa filen. Skriv ut de tre sidorna. På sid 3 finner du slutliga uppgifter om årslönesummorna. Slutliga uppgifter för år 2011 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda oavsett ålder. Årslönesummorna redovisas fördelade på vd, tjänstemän och arbetare och skrivs ut på sid 3. Fyll i dessa uppgifter på Mina sidor på Foras hemsida. Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. Dessa skrivs i filen som du kan ladda upp på Foras hemsida. OBS! Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. Den nya rutan Alla ska räknas som tjänstemän gäller bara vissa specifika avtal. 9. Ta säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på föregående år (2011) för arkivering nu när allt arbete är klart. OBS! Spara säkerhetskopian på en server. Du kan också spara den på datamedia för arkivering. Säkerhetskopiering Access och SQL G» Välj att arbeta i innevarande år databasen för inkomstår 2012 10. Läs in svarsmaterialet från CSR Om du skickat in en CSR-förfrågan läser du in svarsmaterialet i det nya året INNAN du gör den första löneberedningen. Återläsa CSR-svarsfil G» Har du inte skickat in någon frågefil till CSR kan du givetvis registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt. Registrerar du uppgifterna manuellt, glöm inte att sätta ett minustecken framför jämkningsbeloppet om jämkningsbeslutet innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om kolumn samt engångsskatt på respektive anställd. Engångsskatten uppdaterar du smidigast genom att köra rutinen Verktyg/Engångsskatt. För att läsa in svarsfilen gå till Verktyg/CSR-rutin och välj Läs svarsfil från CSR. Funktionen uppdaterar Anställdaregistret med uppgift om tabelltillhörighet samt jämkning. Har du skapat en frågefil för flera företag, genom att gå in i respektive företag och fylla på filen, ska du, när du läser tillbaka svarsfilen, gå in i alla företag och läsa tillbaka svarsmaterialet. Har du Flerföretagslicens och har skapat en frågefil för flera företag, markerar du valet Läs in samtliga företag i svarsfilen när du läser in svarsmaterialet. Markerar du Endast rapport, ej registeruppdatering innebär detta att du får en rapport på skrivaren med de uppgifter som finns i svarsfilen. Anställdaregistret uppdateras inte med informationen. Du får också meddelande om vilka personer som har en anställning men som inte har kommit med på filen, t ex personer som har börjat efter det att du skickade in CSR-förfrågan. Anställda med sidoinkomst? Har du anställda med sidoinkomst måste du ta ställning till om dessa ska ligga kvar med nuvarande sidoinkomst i anställdaregistret eller om du vill uppdatera dessa personer med informationen från CSR-svarsfil. Vill du behålla nuvarande sidoinkomst på berörda personer väljer du alternativet Behåll nuvarande sidoinkomst. Det sista alternativet Stanna och fråga för varje person med sidoinkomst i samband med inläsningen innebär att programmet stannar vid varje person som har sidoinkomst i anställdaregistret och frågar om personen ska uppdateras med uppgifterna från CSR eller inte. 14
OBS! Har du många anställda med sidoinkomst kan denna inläsning ta lång tid. Om du har valt att jämkning ska sparas i personalhistoriken kommer programmet att visa varje ändring av de anställdas värden. För att undvika detta kan du avmarkera att jämkning ska sparas under Arkiv/Inställningar/Personalhistorik när du läser tillbaka CSR-filen. När du är klar med detta, sätter du tillbaka markeringen. Svarsfilen läser du in före första lönen med utbetalning under januari. I samband med inläsningen får du samtidigt en utskrift som talar som vilka uppgifter som lästs in samt vilka uppgifter du måste komplettera med. OBS! Tänk på att svarsfilen från CSR inte innehåller några uppgifter om engångsskatt. Dessa procentsatser lägger du enklast in på de anställda genom att välja alternativet Engångsskatt under menyn Verktyg. Vidare innehåller inte svarsfilen från CSR uppgifter om kolumntillhörighet, detta får du korrigera manuellt. 11. Anpassa registren för 2012 Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året för t ex schablonbelopp gällande resor och traktamenten. OBS! Notera att årsskiftesversionen inte uppdaterar ditt företags löneartsregister. Du kan däremot importera nya lönearter från Övningsföretaget. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätter, semesterkategori etc. stämmer i Anställdaregistret. Passa även på att ta bort anställda som slutat under år 2010 eller tidigare. Bilförmån Från och med inkomståret 2012 har tidigare regler om justering av förmånsvärdet för miljöbilar ersatts med motsvarande regler om nedsättning av förmånsvärde. Det är viktigt att du uppdaterar alla anställda med nya bilförmånsvärden innan du börjar med lönekörningen i januari. Detta gör du under Verktyg/Uppdatera bilregistret. OBS! När du uppdaterat alla anställda med nytt förmånsvärde för 2012 måste du ta bort markeringen för Nedsättning miljöbilar, om förmånsbilen är en Elhybridbil som inte kan laddas från elnätet eller Alkoholdriven bil. Läs mer i Följebrevet. Arbetsschema Arbetsscheman som har ett slutdatum 20111231 har förlängts per automatik till 20121231. Komplettera ditt avvikande schema med helgdagar för 2012. Detta gör du under Register/Arbetsschema. För att få en ny rad, ställ markören på sista raden och tryck på Enter. Rensa arbetsscheman Du kan också passa på att rensa gamla arbetsscheman i programmet. Funktionen ligger under Register/Registervård. Programmet rensar scheman som har ett tidigare till och med datum än det angivna. Funktionen rensar både i registret över arbetsscheman och tar bort scheman från anställdaregistret på de anställda som är knutna till schemat. 15
12. Klart för löner i januari 2012 Nu kan du lönebereda utbetalningen i januari med avvikelser från december. Om ditt semesterår är lika med kalenderår, gör du en preliminär och definitiv avräkning för januari lön. Utför semesterberäkningen och skriv sedan ut lönespecifikationerna. Nu kan de anställda se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter att de inträffat. Sjukfrånvaro som hör till december avräknas alltså i januari. 13. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du finner den under Verktyg/ Semesterrutiner/Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera, krävs att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer och resultatenhet per anställningsnummer. Börja med att ange vilken princip för intjänandeår som ditt företag följer. Intjänandeår är lika med föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan de blir tillgängliga för uttag. Om du följer semesterlagens period, som innebär att ett semesterår sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från 20110401 20111231. Intjänandeår är lika med innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, d v s de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som underlag för att kontrollera om alla tjänat in det antal dagar som de också tagit ut under året. Om man har innevarande år som intjänandeprincip, är det vanligt att semesterår och kalenderår sammanfaller, vilket innebär att följande datum anges 20110101-20111231. Det är mycket viktigt att perioden som listan ska omfatta har slutdatum 20111231 och att du tar ut semesterskuldslistan före en eventuell semesterberäkning görs. Notera att du kan stå i antingen innevarande eller föregående års databas och ta ut semesterskuldslistan till bokslutet. Skillnaden är att skulden i det nya året beräknas med 2012-års arbetsgivaravgifter. Läs mer om att ta ut semesterskuldlista i samband med årsskiftet på kundtorget under Kundtorget/Programsupport/Semester www.kundtorg.hogia.se. 14. Sjukstatistik för årsredovisning Rapporten Sjukstatistik för årsredovisning är inte längre obligatorisk. Rapporten ligger under Rapporter/Statistik. Programmet kontrollerar om antalet anställda uppgår till högst 10 personer. För att rapporten inte ska härleda uppgifter till en enskild individ måste antalet i en åldersgrupp vara fler än 10 personer, understiger antalet 10 i en åldersgrupp, redovisas det med en *. För att rapporten ska bli korrekt måste du ha löneberett datum på lönearterna för sjukfrånvaro samt för planerad ordinarie arbetstid. Har du inte schema upplagt på dina anställda måste du även ha registrerat passiva lönearter för arbetstid i timmar, sjukfrånvaro i timmar (efter dag 14) samt reducerande frånvaro som t ex tjänstledighet eller föräldraledighet i timmar. Har du inte använt passiva lönearter för att registrera dessa timmar måste detta göras i efterhand. Detta på grund av att rapporten baseras på timmar. Har du anställda med schema kan du bortse från passiva lönearter. 15. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret gör du nu din semesterberäkning. Rutinen finner du under Verktyg/Semesterrutiner/Semesterberäkning och innebär att Betalda semesterdagar räknas fram Ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade Semesterberäkning innevarande år Avtal 2 G» För att beräkningen av semesterlön/dag ska ske korrekt, krävs att du har löneberett hela år 2011 i ditt löneprogram. Använd dig av våra lathundar till respektive semesteravtal som finns på Kundtorget/Programsupport/Semester, www.kundtorg.hogia.se. 16
Faktaruta 2012 Arbetsgivaravgifter födda 1947-1985 31,42 % Särskild löneskatt 24,26 % Arbetsgivaravgift för födda 1986-15,49 % Ålderspensionsavgift 1938-1946 10,21 % Prisbasbelopp 44 000 kr Inkomstbasbelopp 54 600 kr Statslåneränta 1,65 % Skattefri bilersättning enligt schablon Resa med egen bil 18,50 kr/mil Resa med bensindriven tjänstebil 9,50 kr/mil Resa med dieseldriven tjänstebil 6,50 kr/mil Kostförmån/dag Helt fri kost Fri lunch eller middag Frukost Traktamentsersättning schablon Helt belopp Halvt belopp Natt 200 kr 80 kr 40 kr 220 kr 110 kr 110 kr Om arbetsgivaren utöver traktamente även betalar kost ska måltidsavdrag göras (gäller även vid representation och hotellfrukost, men inte för kost som obligatoriskt ingår i resebiljett): Måltidsavdrag Sverige Helt Halvt Helt fri kost 198 kr 99 kr Lunch och middag 154 kr 77 kr Lunch eller middag 77 kr 39 kr Frukost 44 kr 22 kr Måltidsavdrag utlandet Normalbelopp Helt fri kost 85 % Lunch och middag 70 % Lunch eller middag 35 % Frukost 15 % Representationsbelopp Högst 90 kr/person vid extern och intern representation. Vi reserverar oss för eventuella förändringar av siffrorna efter tryck. Till sist vill vi önska dig en riktigt God Jul och Gott Nytt År! Vi ser fram emot ett lika gott samarbete 2012! www.hogia.se/pasystem Kontaktuppgifter till supporten hittar du i ditt program. Ansvarig utgivare Martin Hogmalm. Skribent Eeva Carlsson.