PROJEKTSLUTRAPPORT Kompetenshöjning inom social dokumentation i. hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun

PROJEKTSLUTRAPPORT Kompetenshöjning inom social dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun Titel: PROJEKTSLUTRAPPORT Kompetenshöjning inom social dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun Projekt: Stimulansmedel Idnr: Delprojekt: Samordnad rehabilitering Idnr: 17735 Beställare: Version: 1.0 Socialtjänsten, Therese Sjögren verksamhetschef väst äldreomsorgen Skriven av: Ingrid Medelberg Datum: 2012-03-15 Godkänd av: Projektets styrgrupp Datum: Projektwebbplats: www.sundsvall.se/projekt

Slutrapport Text 1(21) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK 2 RELATERADE DOKUMENT 2 1 INFORMATION OM PROJEKTET 3 1.1 EFFEKTMÅL 3 1.2 PROJEKTMÅL 4 1.3 ORGANISATION 4 1.4 RUTINER FÖR RAPPORTERING OCH KOMMUNIKATION 4 1.5 HISTORIK 5 2 PROJEKTRESULTAT JÄMFÖRT MED PROJEKTMÅL 6 2.1 UTFALL PROJEKTMÅL 6 2.2 INDIKATION EFFEKTMÅL 7 2.3 UTFALL TIDPLAN 9 2.4 UTFALL KOSTNADER, INKLUSIVE RESURSER 9 3 ÖVERLÄMNING/LEVERANS AV PROJEKTET 9 4 RESTLISTA 10 5 ERFARENHETER OCH OBSERVATIONER 10 6 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR 12 7 KOMMENTARER FRÅN PROJEKTET 13 7.1 BILAGOR 13

Slutrapport Text 2(21) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 2012-03-15 Slutrapport Kompetenshöjning inom social Ingrid Medelberg dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 1.0 20110513 Projektplan Kompetenshöjning inom Styrgrupp social dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun Text Text Text Text

Slutrapport Text 3(21) 1 Information om projektet Under projektet Samordnad rehabilitering som påbörjades hösten 2009 fick personalen som deltog i studiecirklarna nya insikter och började efterfråga bl.a. utbildning i social dokumentation samt ett utökat kontaktansvar med ett förtydligande av rollen. Dessutom hade äldreomsorgsledningen beslutat prioritera dokumentationsutbildning för personal inom hemtjänst/servicehus. Båda dessa faktorer bidrog till att projektet Samordnad rehabilitering utökades till ett nytt delprojekt, Kompetenshöjning inom social dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun. Under 2007 samt 2008 fick all personal inom särskilda boenden en intern utbildning i dokumentation enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt rollen som kontaktansvarig, personal inom hemtjänst/servicehus deltog inte i denna utbildning. Målgruppen var i början av projektet tillsvidareanställd personal i pilotområdet hemtjänsten Centrum 1 och 2 (som senare omorganiserades och blev hemtjänsten Centrum, demensteamet) samt sevicehuset Allégården. Under projektets gång utvidgades målgruppen till att omfatta all tillsvidareanställd personal inom hemtjänst/serviceshus i Sundsvalls kommun. Projektet startade juni 2010 och avslutades mars 2012. Syftet med projektet var att höja kompetensen inom social dokumentation hos personalen och därmed förbättra omsorgskvaliten för de som bor i ordinärt boende/på servicehus i Sundsvalls kommun med beviljade biståndsinsatser enligt socialtjänstlagen. En annan målsättning var att personalen skulle få en ökad medvetenhet om varför, hur, vem samt vad som ska dokumenteras. Utbildningsupplägget var två halvdagars grundläggande utbildning i dokumentation med tyngdpunkten på social dokumentation. Totalt har 657 personer deltagit i del 1, 650 personer i del 2. 1.1 Effektmål Eftersom projektdirektiv saknas så har punkt 1.1 till 1.2. hämtats från projektplanen. De övergripande målen i projektet är: Att öka kompetensen samt bidra till reflektion när det gäller social dokumentation för personal i pilotområdet. Att personalen utifrån den sociala dokumentaionen får en samsyn vad beträffar arbetsmetoder och förhållningssätt. Att kontinuiteten förbättras för vårdtagaren vilket innebär färre antal personer som verkställer beviljade insatser. Att förstärka och tydliggöra rollen som kontaktansvarig genom att diskutera de lokala styrdokument som tar upp kontaktansvariges uppdrag.

Slutrapport Text 4(21) 1.2 Projektmål Referensgrupp social dokumentation,bestående av områdeschefer,tes-planerare samt omsorgspersonal har bildats. Personalen i pilotområdet har genomgått två halvdagars grundläggande utbildning i dokumentation, med tyngdpunkten på social dokumentation. Uppföljning och respons tillsammans med områdeschef och personal efter utbildningstillfällena. Alla vårdtagare skall ha en kontaktansvarig person som blir spindeln i nätet och den som har planeringsansvar för vårdtagaren. En modell utarbetas där kontaktansvarig får avsatt tid (1½-2 timmar) till första besöket i vårdtagarens hem för att delge information samt lyssna in hur vårdtagaren vill ha de beviljade insatserna utförda. Besöka arbetsplatsen och tillsammans med områdeschef och personal diskutera arbetssätt och rutiner samt stärka kontaktansvarigs roll. Personalen kommer att få handledning i sitt praktiska arbete med social dokumentation. Utarbeta ett dokument i Sundsvalls kommun med riktlinjer för social dokumentation. Två tredjedelar av omsorgspersonalen i hemtjänst/servicehus skall ha genomgått två halvdagars utbildning i social dokumentation. En plan för utbildning/handledning av dokumentationsombud inom hemtjänsten/ servicehus skall vara framtagen. 1.3 Organisation Beställare:vid starten av projektet Håkan Littzell, äldreomsorgschef. Therese Sjögren, verksamhetschef väst äldreomsorgen övertog beställarrollen från försommaren 2011. Styrgrupp:vid starten av projektet Håkan Littzell äldreomsorgschef, Ulla Johansson MAS, Britt-Marie Wedin MAS, Åsa Swan projektledare stimulansmedel. Från försommaren 2011 ersattes Håkan Littzell av Therese Sjögren, verksamhetschef väst äldreomsorgen, samt Åsa Swan ersattes av Camilla Olsson som blev huvudprojektledare för stimulansmedel. 1.4 Rutiner för rapportering och kommunikation Områdescheferna i äldreomsorgen fick en kort information om projektet på en verksamhetsdag i september 2010. Där fick de även möjlighet att anmäla intresse att delta i en referensgrupp för projektet. Ytterligare information gavs vid områdeschefsträffar för nord,syd och väst i slutet av september, början av oktober 2010. Verksamhetscheferna inom äldreomsorgen nord/väst har vid fyra tillfällen under projekttiden fått avrapportering om projektet samt att förutsättningarna för projektet har diskuterats. Fysiska projektträffar med projektledaren har hållits varannan vecka där projektdeltagarna har rapporterat och diskuterat om de olika projekten inom stimulansmedel. Avstämmningsträffar har skett regelbundet en gång i månaden med projektledaren. Information till ansvarig områdeschef har följt en uppgjord kommunikationsplan. Första kontakt togs innan dokumentationsutbildningen påbörjades i respektive hemtjänstgrupp /servicehus. Delprojektledaren träffade ansvarig områdeschef för att delge utbildnings-

Slutrapport Text 5(21) innehållet, visa litteratur som användts, diskutera praktiska detaljer samt fastställa utbildningsdatum. Delprojektledaren fick en kort information av områdeschefen om hur långt arbetsgruppen kommit med kontaktansvaret, hur personalen arbetar med dokumentation enligt SoL/Hsl samt om någon del i utbildningen behövde tydliggöras. Andra kontakt togs med områdeschefen efter att personalen gått del ett och del två i utbildningen. Delprojektledaren och ibland även dokumentationsutvecklare för Hsl, Kerstin Nohrstedt, träffade respektive områdeschef för att ge feedback på det som personalen lyft fram under utbildningstillfällena. Lägesrapport har skrivits en gång/månad och lagts ut under ett gemensamt dokumentarkiv som finns under N/. Styrgruppsmöten har hållits månadsvis och där har lägesrapport för projektet lämnats via projektledaren. Delprojektledaren har vid tre tillfällen deltagit i styrgruppsmöten och avgett rapport om projektet. Information från styrgruppen förutsätts gå i linjen via äldreomsorgschef/verksamhetschef väst övriga verksamhetschefer områdeschefer övriga medarbetare. 1.5 Historik Projekt social dokumentation Under våren 2010 tillfrågade Carina Nelltoft, verksamhetschef nord äldreomsorgen, ansvarig delprojektledare om att arbeta i ett projektet som skulle handla om social dokumentation. Projektet skulle påbörjas i pilotområdet hemtjänsten, Centrum 1 och 2 samt servicehuset Allégården, dvs. efterfölja projektet Samordnad rehabilitering.under juni 2010 tillsattes delprojektledare för projektet Kompetenshöjning inom social dokumentation i hemtjänst/servicehus i Sundsvalls kommun. Formellt beslut att starta projektet togs av styrgruppen för stimulansmedel i oktober 2010. Beslut att förlänga projektet till 120131 togs av styrgruppen i februari 2011,anledningen till detta var att all personal inom hemtjänst/servicehus skulle omfattas av dokumentationsutbildningen. Ytterligare två månaders förlängning av projektet begärdes av delprojektledaren på styrgruppsmötet i september 2011, p.g.a. för kort om tid för att hinna med utbildningen i återstående grupper samt att skriva slutrapport. Denna begäran tillstyrktes av styrgruppen. Referensgrupp Under hösten 2010 bildades en referensgrupp för projektet, där ingick delprojektledaren, tre områdeschefer samt tre omsorgspersonal från hemtjänst. Syftet med referensgruppen var att delprojektledaren ville bolla förslag på innehåll i en dokumentationsutbildning samt diskutera hur den kontaktansvariges roll fungerar ute i verksamheten.referensgruppen träffades vid två tillfällen innan utbildningen startade. Utbildning i dokumentation I november 2010 påbörjades dokumentationsutbildningen i pilotområdet hemtjänsten Centrum 1 och 2 samt servicehuset Allégården. Därefter fortsatte projektet i ytterligare några hemtjänstområden samt på ett servicehus. På ett styrgruppsmöte beslutades att utbildningen skulle omfatta ytterligare en halv dag om hur personalen ska skriva genomförandeplaner. Detta var i linje med vad delprojektledaren

Slutrapport Text 6(21) önskade och hade sett ett stort behov av ute i verksamheten. Flera grupper, totalt 150 personer, fick utbildning i detta vid ett tredje utbildningstillfälle. Tidplanen för projektet tillät inte att all personal skulle hinna få ett tredje utbildningstillfälle och styrgruppen beslutade att projektet skulle innefatta två halvdagars grundutbildning i dokumentation. Projektet förlängdes till mars 2012. Arbetsgrupp ny genomförandeplan Områdescheferna inom hemtjänst/servicehus hade långt innan detta projekt startade efterfrågat utbildning samt stöd till personalen i att skriva genomförandeplaner. Under hösten 2010 bildades på uppdrag av verksamhetscheferna i äldreomsorgen en arbetsgrupp där delprojektledaren, områdeschefer från hemtjänst /särskilt boende samt systemförvaltare Prator ingick. Uppdraget var att ta fram ett förslag på en användarvänlig och tydligare genomförandeplan. Målsättningen med genomförandeplanen är att personalen ska använda den i syfte att öka den enskildes inflytande över genomförandet av de beslutade insatserna, så att den enskilde upplever större delaktighet, dessutom ska hänsyn tas till varje individs specifika behov och situation. Arbetsgruppen träffades vid sex tillfällen och arbetade fram ett förslag på en ny genomförandeplan. Två hemtjänstgrupper Nacksta 1 och 2 blev pilotgrupper som under fem månader fick testa den nya genomförandeplanen. Både personalen och områdescheferna tyckte att den fungerade väldigt bra och hösten 2011 beslutade äldreomsorgsledningen att Underlag för individuell genomförandeplan skulle börja användas av personal inom hemtjänst/ servicehus. 2 Projektresultat jämfört med projektmål Projektmålen är tagna från projektplanen eftersom projektdirektiv saknas. 2.1 Utfall projektmål Tabell 1 visar att de flesta mål som sattes upp för projektet har uppnåtts. Mål 2 övergick under projekttiden till mål 9 och redovisas därför tillsammans. Tabell 1 Utfall projektmål 1. Referensgrupp social dokumentation, bestående av områdeschefer,tesplanerare samt omsorgspersonal har bildats. 2. Personalen i pilotområdet har genomgått två halvdagars grundläggande utbildning i dokumentation, med tyngdpunkten på social dokumentation. 9. Två tredjedelar av omsorgspersonalen i hemtjänst /servicehus skall ha genomgått två halvdagars utbildning i social dokumentation. 3. Uppföljning och respons tillsammans med områdeschef och personal efter utbildnings- Referensgrupp bildades och hade ett par möten. Huvudsyftet var att bolla ett förslag till dokumentationsutbildning. Utbildning i social dokumentation har hållits för målgrupperna. Utbildning i social dokumentation utvidgades till att omfatta all personal inom hemtjänst /servicehus. Totalt har ca 657 personer gått utbildningen. Delprojektledaren träffade respektive områdeschef efter avslutad utbildning, ibland

Slutrapport Text 7(21) tillfällena. 4. Alla vårdtagare skall ha en kontaktansvarig person som blir spindeln i nätet och den som har planeringsansvar för vårdtagaren. 5. En modell utarbetas där kontaktansvarig får avsatt tid (1½-2 timmar) till första besöket i vårdtagarens hem för att delge information samt lyssna in hur vårdtagaren vill ha de beviljade insatserna utförda. 6. Besöka arbetsplatsen och tillsammans med områdeschef och personal diskutera arbetssätt och rutiner samt stärka kontaktansvarigs roll. 7. Personalen kommer att få handledning i sitt praktiska arbete med social dokumentation. 8. Utarbeta ett dokument i Sundsvalls kommun med riktlinjer för social dokumentation. 10. En plan för utbildning/handledning av dokumentationsombud inom hemtjänst/ servicehus skall vara framtagen. var dokumentationsutvecklaren för Hsl med. Två områdeschefer avböljde erbjudandet om ett uppföljningssamtal p.g.a. tidsbrist. Några uppföljningstillfällen var i samband med arbetsplatsträff, där områdeschef och personalgrupp deltog. Enligt gällande Tjänstedeklaration hemtjänst Sundsvalls kommun (2009) lovar vi att en kontaktansvarig skall utses i personalen inom sju dagar efter det att hjälpinsatsen påbörjats.en stor del av personalen känner till dokumentet, men det är inte ovanligt att de inte vet vem de har kontaktansvar för. Projektet har inte nått målet, men har på flera sätt pekat på vikten av att jobba med kontaktansvariga. Under våren 2011 beslutade äldreomsorgsledningen att ge tid (en timme) så att kontaktansvarig tillsammans med den enskilde ska kunna upprätta en genomförandeplan. Detta togs i bruk hösten 2011. Efter att personalen inom respektive hemtjänstgrupp/servicehus gått dokumentationsutbildningen har delprojektledaren besökt arbetsplatsen och träffat områdeschefen. Personalen har inte deltagit vid dessa träffar. Förutom handledning vid utbildningstillfällena, samt vid några arbetsplatsträffar så har efterfrågan på handledning inte varit så stor. Ett förslag till riktlinjer för social dokumentation är framtaget (bilaga 1). Ett förslag till en handlingsplan för utbildning av dokumentationsombud är framtagen (bilaga 2). 2.2 Indikation effektmål Kommentarerna är till stor del delprojektledarens subjektiva uppfattning utifrån erfarenheterna under projektiden.

Slutrapport Text 8(21) Att öka kompetensen samt bidra till reflektion när det gäller social dokumentation för personal i pilotområdet Efter del 2 i utbildningen gör deltagarna en kort skriftlig utvärdering (bilaga 3) där bl.a. nedanstående fråga ingår. 1. I vilken utsträckning har information om SoL varit värdefull för ditt yrkesutövande? I pilotområdet (hemtjänsten Centrum 1 och 2, servicehuset Allégården) har 62 personer svarat följande på frågan. Sammanställning av svaren på fråga 1 Liten Ganska liten Ganska stor Stor Antal svar 5% 58% 37% 62 En försiktig tolkning är att personalen i pilotområdet var den grupp som under projektet Samordnad rehabilitering efterfrågade utbildning i social dokumentation vilket skulle kunna vara en bidragande orsak till att 95% tyckte sig ha ganska stor eller stor nytta av utbildningen. Å andra sidan har övriga gruppers svar på frågan följt samma mönster. En annan tolkning är att en stor del av personalen inom hemtjänst/servicehus har väntat länge på en utbildning i dokumentation och därför kände sig motiverade att delta. Att personalen utifrån den sociala dokumentationen får en samsyn vad beträffar arbetsmetoder och förhållningssätt Ingen mätning är gjord, men under utbildningen diskuteras vikten av att personalen dokumenterar förhållningssätt och arbetsmetoder så att de har ett gemensamt synsätt vid t.ex. omsorgen om dementa personer, för att den enskilde skall uppleva trygghet. Många ur personalen är av samma åsikt och förstår vikten av detta, men de återkommer ofta till att det inte finns tid att dokumentera och de använder därför inte genomförandeplanerna i tillräcklig utsträckning. Min reflektion är att en bidragande faktor till att personalen ska får en samsyn är att konsekvent skriva genomförandeplaner samt att utgå från dessa i det dagliga praktiska arbetet. Att kontinuiteten förbättras för vårdtagaren vilket innebär färre antal personer som verkställer beviljade insatser För att utvärdera upplevelsen av kontinuitet var tanken när projektplanen skrevs att använda resultatet från 2010 års brukarenkät på frågan Jag träffar lagomt många personer från socialtjänsten för det jag behöver hjälp med och jämföra den med resultatet på samma fråga från 2011 års brukarenkät. Från 2011 är det Statistiska centralbyrån (SCB) som på uppdrag av Socialstyrelsen genomför brukarundersökningen för hemtjänsten. Ovanstående fråga ingår inte i SCB:s enkät och därför kan ingen jämförelse göras. För att öka personalkontinuiteten hos den enskilde bör man enligt min åsikt dela in hemtjänstgrupperna i mindre arbetslag så att den kontaktansvariege besökar sina vårdtagre oftare,vilket leder till en ökad kontinuitet för den enskilde.dessutom bör kontaktansvarig få ett utökat ansvar. Att förstärka och tydliggöra rollen som kontaktansvarig genom att diskutera de lokala styrdokument som tar upp kontaktansvariges uppdrag Under del 1 av utbildningen diskuteras de lokala styrdokumenten Tjänstedeklaration Hemtjänsten samt Ditt ansvar som kontaktansvarig i Hemtjänsten. Detta har

Slutrapport Text 9(21) förhoppningsvis bidragit till en större medvetenhet hos personalen om vikten av att jobba med kontaktansvariga samt vinsterna med ett sådant arbetssätt. Vi har också under utbildningen påtalat för deltagarna, vilket viktigt och ansvarsfullt arbete den kontaktansvarige har. 2.3 Utfall tidplan I ursprunglig tidplan var projektslut satt till 20110630. När projektet utvidgades till att omfatta all personal inom hemtjänst/servicehus förlängdes projektet till 20120131,ytterligare två månaders förlängning av projekttiden begärdes av delprojektledaren och slutdatum blev 20120331. Orsaker till att tidplanen fick förlängas var att: starten för utbildningen försenades en månad eftersom pilotgruppen hade annan utbildning som pågick och verksamheten kunde inte ha flera utbildningar samtidigt antalet anställda inom hemtjänsten utökades under projekttiden personal på korttidsenheten Lindgården erhöll sex utbildningstillfällen och dessa ingick inte i projektet. Alla aktiviteter i projektet har tidplanerats noggrant och tidplanerna har hållits när det blev tydligt vilka grupper som skulle ingå i projektet. 2.4 Utfall kostnader, inklusive resurser Huvudprojektledaren har varit ekonomiskt ansvarig för projektet. Projektgruppen har bestått av en huvudprojektledare (Åsa Swanh/Camilla Olsson) och en delprojektledare (Ingrid Medelberg). Delprojektledarens lönekostnad har finansierats inom projektet. Dessutom har projektet bekostat vikarier för personal som deltagit vid utbildningstillfällena. Funktion Tidsperiod Kostnad Personalkostnad delprojektledare 90% juni 2010 juni 2011 618 500 kr Personalkostnad delprojektledare 90% juli 2011 mars 2012 431 000 kr Summa personalkostnad: 1 049 500 kr Ersättning för vikarier samt övrigt november 2010 maj 2011 472 000 kr Ersättning för vikarier samt övrigt september 2011 feb. 2012 471 000 kr Summa kostnad vikarier: 943 000 kr Total summa hela projektet: 1 992 500 kr 3 Överlämning/leverans av projektet Projektet avslutas 20120331 och kommer att överlämnas till beställaren. Uppdraget i projektet var att genomföra två halvdagars dokumentationsutbildning för all tillsvidareanställd personal inom hemtjänst/servicehus och det uppdraget är slutfört. Delprojektledaren har redovisat resultatet samt delgivit erfarenheterna från projektet till styrgruppen. Arbetet är inte färdigt i och med att projektet avslutats, ämnet social dokumentation behöver ständigt finnas på dagordningen och rollen som kontaktansvarig behöver förstärkas och

Slutrapport Text 10(21) tydligöras ytterligare. Personalens arbete med att skriva genomförandeplaner är ytterligare ett område som behöver lyftas fram och förstärkas. Ytterst ansvarig för den sociala dokumentationen i verkställighet är områdeschefen, men det är av största vikt att all personal inom verksamheten inser vikten av en väl fungerande social dokumentation. 4 Restlista Projektets huvuduppdrag var att höja kompetensen inom social dokumentation för personal som arbetar inom hemtjänst/servicehus. Arbetet är inte färdigt i och med att projektet avslutats utan övergår i en ny fas. Det som är av vikt att arbeta vidare med är: att kontinuerligt följa upp den sociala dokumentationen så att den enskilde får den hjälp han/hon enligt socialtjänstlagen är berättigad till att personalen får utbildning och handledning i att skriva genomförandeplaner att en del arbetsgrupper behöver hitta lösningar så att personalen aktivt jobbar med ett kontaktansvar samt utvecklar den rollen att påbörja utbildning/handledning av dokumentationsombud som i sin tur kan bidra till att säkerställa den sociala dokumentationen ute på arbetsplatserna 5 Erfarenheter och observationer De erfarenheter och observationer som jag tar upp är mina subjektiva reflektioner. En del av dem har jag muntligt redovisat för styrgruppen och vid möten med verksamhetscheferna. Sundsvalls Projektmodell Sundsvalls kommun har beslutat att jobba efter en specifik projektmodell som bygger på att projektledaren får ett projektdirektiv från beställaren där projektmålen är definierade. Det är projektledarens ansvar att projektmålen uppfylls. I detta projekt har inte projektmodellen tillämpats eftersom projektdirektiv saknades för projektet. Detta har inneburit att en del av innehållet samt den beräknade tiden för projektet blev otydligt. Enligt min mening skulle en utbildning samt handledning i skrivandet av genomförandeplaner för personalen, redan från början varit ett eget projekt. Jag tycker att det är en nackdel att både beställare, projektledare samt delar av styrgruppen har bytts ut under projektiden. Förankringsarbete Jag tror att projektet hade fått ännu större genomslag om det innan projektstart hade skett ett förankringsarbete i hela organisationen från äldreomsorgsledningen till omsorgspersonalen.det är viktigt att det finns en tydlighet när det gäller syfte, ansvarsförhållanden, kontaktansvarigs roll, dokumentationsförvaring, nattpersonalens dokumentation samt genomförandeplaner. Dessutom skulle det vara positivt om det fanns en långsiktig plan för utveckling av den sociala dokumentationen i äldreomsorgen.

Slutrapport Text 11(21) I mitten av projektet skulle en modell prövas där en verksamhetschef skulle delta vid några av projektmedarbetarträffarna för att ta del av de olika stimulansmedelsprojekten. Det skulle enligt min åsikt ha varit ett bra tillfälle att diskutera vilka erfarenheter samt svårigheter projektmedarbetarna träffar på. Tyvärr blev detta av endast vid ett tillfälle. Positiva erfarenheter och observationer Flera områdeschefer tyckte att det var bra att träffa delprojektledaren innan utbildningsstart för att bl.a. få information om utbildningsinnehållet. Dessutom träffade delprojektledaren och ibland även dokumentationsutvecklaren för Hls respektive områdeschef efter avslutad utbildning, för att ge feedback på vad som diskuterats samt delge det som personalen lyft fram som svårigheter under utbildningstillfällena, så att områdechefen kan var ett stöd för personalen vid dokumentationen. Områdescheferna uppskattade att de hade möjlighet att påverka utbildningstiderna samt att vikarieersättning utgick vid utbildingstillfällena, vilket troligen bidrog till ett högt deltagande. Det har också upplevts positiv att vi har haft utbildningen på respektive arbetsplats där det varit möjligt, detta har underlättat för personalen att delta samt att det har varit tidsbesparande. Inom vissa områden fanns möjlighet att mixa utbildningsgrupperna,t.ex. hemtjänst och servicehus eller flera hemtjänstgrupper, detta tyckte både personal och områdeschef var bra. Man delar med sig av olika erfarenheter som leder till ett störe kunskapsutbyte. Det finns också en vinst i att lära känna arbetskamrater i en närliggande arbetsgrupp eftersom det är lättare att ta kontakt när man har ett ansikte på en person. Det har varit stimulerande att personalen har varit nyfiken och intresserad av att lära sig mer om dokumentation. Personalen har ofta varit engagerade och kommmit med frågor samt bidragit med sina erfarenheter. Förbättringsområden Kontaktansvaret, ser olika ut i olika arbetsgrupper men enligt min mening så fungerar inte kontaktansvaret tillfredsställande ute i många hemtjänstgrupper. Det är inte ovanligt att personalen inte vet vilka de har ett kontaktansvar för. En del grupper påtalar svårigheten att få detta att fungera p.g.a. stora arbetsgrupper även sådant som delegering, körkort, svårigheter att få in vikarier spelar in vid planeringen av arbetet. För att uppnå en personkontinuitet för den som erhåller beviljade insatser är förutsättningen ett väl fungerande kontaktansvar. Större delen av nattpersonalen för sin egen dokumentation i en nattpärm som inte dagpersonalen kommer åt och kan läsa. Detta innebär att dokumentationen inte sker i kronologisk ordning, dessutom finns risk att informationsöverföring mellan natt- och dagpersonal uteblir. Det finns också risk för dubbeldokumentation vilket inte är förenligt enligt patientdatalagen. En framtida lösning på dessa problem kommer troligen när personalen går in i dokumentationssystemet Procapita. Förvaring av utförandeanteckningar SoL/rapportblad Hsl hemma hos den enskilde, enligt SoL 11 kap.5 skall handlingar som rör enskildas personliga förhållanden förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem.under projektet har denna fråga ofta kommit upp till diskussion och ute i verksamheten är det vanligt att

Slutrapport Text 12(21) utförandeanteckningar/rapportblad förvaras hemma hos den enskilde, så att obehöriga eventuellt kan ta del av dem. Det är glädjande att flera hemtjänstgrupper efter utbildningen har åtgärdat detta och förvarar nu anteckningarna i hemtjänstlokalen. Att det saknas tid att dokumentera, är något personalen tagit upp vid nästan alla utbildningstillfällen. Ibland stämmer inte den bilden överens mellan personalgruppen och områdeschefen. Min uppfattning är att de flesta områdeschefer anser att personalen har tid att dokumentera medans personalen var av motsatt åsikt. En del hemtjänst-grupper har dokumentationstid inlagt i sin TES-planering, vilket enligt min mening är positivt eftersom det är viktigt att arbetet organiseras så att det finns tid och resurser avsatta för dokumentation så att dokumentationen verkligen blir av. Det löpand arbetet med den sociala dokumentationen kräver enligt mitt sätt att se även mötesplatser och mötesformer så att personalen får tid att reflektera tillsammans för att kunna planera och göra uppföljningar utifrån de beviljade insatserna. Dessa åtgärder leder förhoppningsvis till en kvalitetsutveckling av den sociala dokumentationen och att personalen gör rätt saker. I många hemtjänstgrupper upplever personalen att det har blivit svårare att samarbeta med primärvårdens distriktssköterskor nu, än tidigare då kommunen hade egna distriktssköterskor. Dessutom innebär det fria vårdvalet att personalen ofta har många distriktssköterskor att vända sig till. Personalen tycker att det kan vara svårt att nå dem på deras telefontid. Personalen önskar regelbundna vårdtagarmöten, dessutom skulle de gärna vilja få feedback på de avvikelser som skrivs. Projektmiljö Att arbeta tillsammans med dokumentsationsutvecklaren för hälso- och sjukvården (Kerstin Nohrstedt) under det första utbildningstillfället har gett en ytterligare dimension när det gäller ämnet dokumentation. Hon har en lång erfarenhet av dokumentationsfrågor och har dessutom erfarenhet av en liknande utbildning för personal på särskilda boenden för ett antal år sedan. Vi har kompletterat varandra på ett mycket bra sätt med fokus på de olika lagrummen SoL och Hsl. Delprojektledarens pedagogiska utbildning och erfarenhet har varit till stor nytta både vid utbildningsupplägget och genomförandet av utbildningen. 6 Förslag till förbättringar Utöver det som redovisats under rubriken Erfarenheter och obsevationer har jag följande förslag till förbättringar. Realistiska mål Det kan vara svårt att i förväg veta om mål är realistiska och mätbara specielllt om man som jag inte hade någon tidigare erfarenhet av att vara delprojektledare och skriva projektplan/ projektdirektiv. Att målen skall vara mätbara och tidsbestämda vet alla som har gått en projektledarutbildning och personligen hade jag haft stor nytta av att gå den utbildningen innan projektet startade. Återkoppling från verksamhetsledningen Jag tycker att det är viktigt att verksamhetsledningen ger återkoppling på de frågor och funderingar som uppstår under projektets gång, dels för att driva projektet framåt, dels för att projektet skall få en så stor trovärdighet som möjligt ute i organistionen. Det är viktigt att beställaren har klart för sig vad som skall göras samt varför det skall göras och kan se nyttan

Slutrapport Text 13(21) av de projekt som pågår. Jag hade önskat att det funnits en långsiktig planering när det gäller den sociala dokumentationen som tagit vid där projektet slutade, för att få en fortsatt utveckling och kvalitetssäkring. Dela upp projekt i mindre delprojekt En lärdom som jag fått under detta projekt är att inte ta med för många projektmål i samma projekt utan låta ett projekt tas över av ett annat. När det gäller utbildning i att skriva genomförandeplaner för personalen så kommer det eventuellt att bli ett nytt projekt i framtiden. 7 Kommentarer från projektet Allmänt Det har varit intressant, lärorikt och givande att få arbeta med projektet. Att arbeta med utbildning och kvalitetsfrågor tycker jag är väldigt stimulerande. Att få möta så mycket personal inom hemtjänst/servichus med olika erfarenheter och kunskaper har varit berikande på många sätt. Mottagandet ute i grupperna har varit positivt och förväntansfullt och deltagarna har varit engagerade. Min förhoppning är att personalen har fått en ökad kompetensen när det gäller att dokumentera. Slutord från delprojektledaren Det övergripande syftet med projekter var att öka kompetensen inom social dokumentation hos personl inom hemtjänst/servicehus. Det återstår att se om personalen praktiskt kan omsätta sina kunskaper de fick under utbildningen. En av de allra största framgångsfaktorerna för att bibehålla kunskap och intresse hos personalen är att kontinuerligt arbeta med uppföljning. Detta har också varit ett önskemål som ofta återkommit på den skriftliga utvärdering som personalen gjorde efter utbildningen. Enligt mitt sätt att se bör det inom socialtjänsten i Sundsvalls kommun finnas en Socialt Ansvarig Samordnare, SAS ( bilaga 2 ) som bl.a. har till ansvar att se till att en uppföljning blir av. En SAS skall också vara den som kvalitetsutvecklar och kvalitetssäkrar den sociala dokumentationen utifrån gällande styrdokument och lagstiftning. Jag tror att en sådan tjänst kan bidra till att förbättra de brister tillsynsmyndigheten ständigt påtalar när det gäller, den enskildes rätt till inflytande samt delaktighet i insatsernas genomförande. Det finns mycket att jobba vidare med när det gäller den sociala dokumentationen ett exempel är utbildning och handledning i att skriva genomförandeplaner. Då är det en fördel att all personal har en grundutbildning i dokumentation att bygga vidare på. 7.1 Bilagor 1 Förslag till riktlinjer social dokumentation 2 Förslag till handlingsplan för utbildning av dokumentationsombud Förslag till ny funktion inom socialtjänsten i Sundsvalls kommun, Socialt Ansvarig Samordnare (SAS) 3 Utvärderingsblankett dokumentationsutbildning 2010-2012 Bilaga 1

Slutrapport Text 14(21) Social dokumentation -riktlinjer för personal inom äldreomsorgen i Sundsvalls kommun Ingrid Medelberg

Slutrapport Text 15(21) Syfte och mål med riktlinjerna Målet är att den enskilde ska få så bra service, omsorg och vård utifrån sina specifika behov och förutsättningar, så att han/hon känner trygghet med Sundsvalls kommuns äldreomsorg. Syftet med riktlinjerna är att vägleda personalen samt skapa en samsyn kring vilka arbetssätt, förhållningssätt som ska gälla vid individuell planering, vid dokumentation samt vid uppföljning av genomförandet av beviljade insatser. Riktlinjerna ska bidra till att säkerställa den enskildes rättssäkerhet genom att: omsorgstagaren ska känna sig delaktig i planeringen, genomförandet samt uppföljningen av de beviljade insatserna kontaktmannen planerar genomförandeplanen, som beskriver hur insatserna ska genomföras, tillsamman med omsorgstagaren alla omsorgstagare har en genomförandeakt och att journalanteckningar förs kontinuerligt för att kunna följa hur situationen för den enskilde utvecklas samt att uppföljning av genomförandeplanen sker inom 4 veckor Lagar och föreskrifter Skyldigheten att dokumentera regleras i den lagstiftning som styr äldreomsorgen. Dokumentation ska ske enligt socialtjänstlagen(sol), både under handläggning och under verkställighet. Avsikten med de regler som styr den sociala dokumentation är att den enskilde skall få sin sak prövad och avgjord på ett sakligt och opartiskt sätt. I socialtjänsten är det i huvudsak tre lagar som reglerar kraven på dokumentation -förvaltningslagen, FL (1986:223), tar upp allmänna bestämmelser om hur en myndighet skall handlägga ärenden

Slutrapport Text 16(21) -socialtjänstlagen, SoL (2001:453), tar upp handläggningen av ärenden samt dokumentation av genomförande av beslutade insatser -lagen om stöd och service, LSS (1993:387) De bestämmelser som reglerar dokumentationen i SoL och LSS kompletteras med föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen (SOSFS 2006:5) I Sundsvalls kommun har vi lokala styrdokument att arbeta efter: - Tjänstedeklaration Hemtjänst (2009) - Ditt ansvar som kontaktman i hemtjänsten/boende (2011) - Riktlinjer för utförande av insatser vid beslut hjälp i hemmet enligt SoL 2009 Varför behövs dokumentation enligt SoL? för rättssäkerheten, så att den enskilde har inflytande och insyn i sitt ärende, samt för att den enskilde ska få de insatser han/hon är beviljad för informationsöverföring mellan personal för att utveckla och kvalitetssäkra omsorgsarbetet gentemot den enskilde samt för verksamhetsplanering och statistik för att skapa ett underlag för planering av omsorgsinsatserna rättssäkerhet för de anställda i samband med klagomål och anmälningar för att möjliggöra tillsyn från Socialstyrelsen, socialnämnden, revisorer och Justitieombudsmannen(JO) Den sociala dokumentationen innebär mer än att anteckna fakta och iakttagelser. I dokumentationen ska det tydligt framgå den enskildes behov, önskemål och upplevelser av situationen. Det är viktigt att klargöra syftet med dokumentationen för att bestämma vad som skall dokumenteras, av vem och på vilket sätt. Hur ska man dokumentera? Den sociala dokumentationen ska utformas med respekt för den enskilde, vara tydlig samt innehålla tillräcklig, väsentlig och korrekt information (SOSFS 2006:5). Nedan följer en beskrivning på vad det innebär. Respektfull ta hänsyn till den enskildes integritet. Dokumentationen ska inte innehålla ovidkommande värdeomdömen, nedsättande eller kränkande formuleringar.

Slutrapport Text 17(21) Tillräcklig - så att den säkerställer den enskildes rättssäkerhet samt möjlighet till insyn. Ge relevant information för att kunna utföra och följa upp beviljade insatser. Väsentlig informationen ska inte vara onödigt detaljerad dvs. inte handla om dagliga rutiner utan det som avviker från det normala. Dokumentationen ska endast innehålla uppgifter som är av betydelse för det fortsatta arbetet som visar hur situationen för den enskilde utvecklar sig. Korrekt - det ska bara finnas med uppgifter som har betydelse för arbetet. Uppgifterna ska bygga på ett korrekt underlag och det ska framgå vem som har lämnat uppgifterna. Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som gjort en viss bedömning. Tydlig - alla anteckningar ska vara sakliga, tydligt formulerade, väl strukturerade, föras i kronologisk ordning, vara daterade och signerade. Att tänka på när du dokumenterar: språket skall vara enkelt och lätt att förstå använd inte värdeladdade ord eller subjektiva upplevelser skriv om en sak i taget skriv i korta meningar skriv bara det du kan stå för Kom ihåg att: dokumentationen ska spegla både positiva och negativa förhållanden, inte enbart belysa den enskildes problem den enskilde skall kontinuerligt informeras om att det förs anteckningar och att han/hon har rätt att ta del av dess Bilaga 2 2012-01-30

Slutrapport Text 18(21) Förslag till handlingsplan för utbildning av dokumentationsombud i Sundsvalls kommun Dokumentationsombudet är en utsedd person i arbetsgruppen som har fått extra utbildning i social dokumentation. Enligt mitt förslag bör det finnas 1-2 dokumentationsombud /arbetsgrupp (beroende på arbetsgruppens storlek). Dokumentationsombudet är den som tillsammans med områdeschefen ska vara ett stöd, och en person som kan påminna sina arbetskamrater om att dokumentera. Inom de flesta arbetsgrupper finns det personal med utländsk bakgrund eller personer med läs och skrivsvårigheter som kan behöva extra hjälp med att dokumentera. Dokumentationsombuden ska tillsammans med områdeschef informera, instruera och hjälpa nyanställd personal samt vikarier. Dessa personer blir också en länk mellan områdeschef och arbetskamrater när det gäller att informera om nyheter/ förändringar gällande dokumentationsmaterial. Åtgärder Leda till Vem ansvarar Påbörjas Spetsutbildning till dokumentationsombuden Ca fem utbildnings tillfällen Ökad kunskap om dokumentation som ger större trygghet i dokumentationsrolle Socialt ansvarig samordnare Hösten 2012 Återkommande nätverksträffar ca 2-3 ggr/år n Tillfälle att diskutera nytt material, ny lagstiftning, nya rutiner Socialt ansvarig samordnare Hösten 2012/våren 2013 Förslag till ny funktion inom socialtjänsten i Sundsvalls kommun, Socialt Ansvarig Samordnare (SAS) Socialstyrelsens tillsynsverksamhet framhåller att det finns tydliga skillnader på systematik och kunskaper mellan hälso- och sjukvårdsområdet respektive socialtjänsten. När det gäller hälso- och sjukvården har kommunen ganska bra kontroll över t.ex. nya föreskrifter via medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), men inom socialtjänstområdet finns en kunskapsbrist och där skulle en socialt ansvarig samordnare (SAS) kunna ha motsvarande funktion. SAS är en förhållandevis ny typ av funktion som blir allt vanligare ute i landets kommuner. För att kunna kvalitetsutveckla och kvalitetssäkra den sociala dokumentationen utifrån gällande styrdokument och lagstiftning, anser jag att det inom socialtjänsten i Sundsvalls kommun bör finnas en Socialt Ansvarig Samordnare (SAS).Målet med dess arbete är att inom det sociala området säkerställa en god kvalitet och på så sätt uppnå ett resultat med nöjda kunder. Exempel på arbetsuppgifter som kan ingå i en SAS funktion:

Slutrapport Text 19(21) - kontinuerligt (en till två gånger/ år) utbilda nyanställda samt långtidsvikarier i grundläggande dokumentation (kan övertas av dokumentationsombuden när de finns i organisationen) - ha ett övergripande ansvar för metodutveckling avseende social dokumentation inkluderande genomförandeplaner - hålla sig uppdaterad samt ansvara för att informera områdeschefer/dokumentationsombud när det kommer ny lagstiftning inom området - utarbeta rutiner kring den sociala dokumentationen i verkställighet - tydliggöra vilket ansvarsområde de olika rollerna har (områdeschef, dokumentationsombud samt kontaktman) - skapa en modell samt genomföra utbildning av dokumentationsombud i frågor som gäller social dokumentation, förslagsvis regelbundna nätverksträffar - utreda risk för eventuella missförhållanden, lex Sarah-ärenden Bilaga 3 2011-01-05