Rutiner och vägledning i rehabiliteringsprocessen
Innehållsförteckning Rutiner och vägledning i rehabiliteringsprocessen Rutiner för kontakt och dialog vid sjukskrivning Försäkringskassans anvisningar för rehabiliteringsutredning Vad kan jag som arbetsgivare göra redan under sjuklöneperioden Blankett rehabiliteringsutredning Riktlinjer vid uppsägning 2
Rutiner och vägledning i rehabiliteringsprocessen Inledning Arbetsgivaren har enligt lagen i socialförsäkringsbalken och arbetsmiljölagen (AML) ett ansvar för att en arbetstagare som drabbats av skada eller sjukdom får del av de rehabiliterings- och anpassningsåtgärder som behövs för att arbetstagaren skall kunna fortsätta arbeta. Ytterligare bestämmelser om arbetsgivarens skyldighet att anpassa arbetsplatsen finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1 och 1994:1 samt i lagen om förbud mot diskriminering av personer med funktionshinder. Rehabiliteringsansvaret innebär att arbetsgivaren tidigt bör uppmärksamma signaler som kan tyda på ohälsa eller risk för ohälsa och vidta de åtgärder som möjliggör att arbetstagaren kan kvarstanna eller återgå i arbetet. En lyckad rehabilitering innebär att arbetstagaren kan återgå till sitt ordinarie arbete. Detta följer av att syftet med rehabiliteringsskyldigheten är att arbetstagaren skall återgå i det ordinarie arbete enligt gällande anställningsavtal. Arbetsgivaren är aldrig skyldig att omorganisera verksamheten för att finna lämpliga arbetsuppgifter till en arbetstagare som inte kan återgå till sitt ordinarie arbete, och inte heller att utvidga verksamheten för att skapa nya arbetsuppgifter åt arbetstagaren. Rehabiliteringskedjan Från och med den 1 juli 2008 gäller nya regler inom socialförsäkringsbalken. Ett uttalat syfte med det nya regelverket är att rehabiliteringsåtgärder ska sättas in i ett tidigt skede. Därför har en rehabiliteringskedja införts med fasta tidpunkter där arbetstagarens arbetsförmåga bedöms av Försäkringskassan ((Bilaga 1)Rehab Guide Bilaga 1. bedömning av arbetsförmåga)). Rehabilitering och sekretess Personer som är inblandade i arbetet med rehabilitering av enskilda arbetstagare omfattas i offentlig verksamhet av sekretesslagens bestämmelser. Där regleras att de som deltar i anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet inte får röja uppgifter som framkommit vid rehabilitering för andra människor. Den som berörs skall ha givit sitt samtycke och utlämnande av uppgift skall förenas med ett förbehåll som inskränker rätten att lämna informationen vidare. Dokumentationen under hela rehabiliteringsprocessen skall förvaras på ett sådant sätt att sekretessen efterlevs. 3
Rehabiliteringsprocessen Handlingsplan för tidig återgång När föreligger rehabiliteringsskyldighet? Om en eller flera av nedanstående punkter är uppfyllda inträder arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet enligt socialförsäkringsbalken. Tidiga signaler som kan tyda på risk för ohälsa t ex förändrad arbetsprestation, frånvaromönster eller förändrat beteende Förväntad sjukskrivning i 21 sammanhängande kalenderdagar eller mer Upprepad korttidsfrånvaro om 4 gånger på 6 månader eller fler än 5 gånger per 12 månader (förutsatt att rehabilitering inte är uppenbart onödig) Den anställde själv begär det Steg 1 Samtal om rehabiliteringsbehov När rehabiliteringsbehov föreligger kallar närmaste chef till ett samtal för att undersöka om det finns behov av speciella insatser. Arbetstagaren skall upplysas om att en rehabiliteringsutredning kommer att påbörjas i och med detta samtal. Hela processen och dess mål skall presenteras för arbetstagaren så att hon eller han får vetskap om kommunens policy i rehabiliteringsfrågor och vad hon eller han kan förvänta sig men även tydliggöra arbetstagarens egen roll och ansvar. Samtalet syftar till att arbetsledaren/chefen tillsammans med medarbetaren. Samtalet dokumenteras på blanketten Rehabiliteringsutredning som finns på kommunens intranät. Rehabiliteringsbehov föreligger ej Om arbetsgivaren och arbetstagaren vid samtalet kommer fram till att det inte föreligger något behov av speciella insatser kan arbetstagaren återgå i arbete och i och med detta avslutas arbetsgivarens rehabiliteringsutredning. Observera att 4
avslutet skall vara formellt och förvaras i personalakten. Steg 2 Rehabiliteringsbehov föreligger Handlingsplan Syftet med bedömningen är att tidigt utreda arbetstagarens arbetsförmåga, identifiera rehabiliteringspotential samt klarlägga vilka särskilda insatser som krävs för att arbetstagaren snabbt ska kunna återgå i arbete helt eller partiellt. Som stöd för detta kan man använda sig av Försäkringsmedicinskt beslutsstöd (http://www.socialstyrelsen.se/riktlinjer/forsakringsmedicinsktbeslutsstod) När chef/arbetsledare och arbetstagare konstaterar att behov av rehabiliteringsinsatser föreligger ska en handlingsplan upprättas. Handlingsplanen inriktas mot någon av följande målsättningar: Återgång till ordinarie arbetsuppgifter med bibehållen kapacitet Återgång till ordinarie arbetsuppgifter med vissa förändringar i arbetsinnehåll, anpassning av arbetsplatsen, hjälpmedel etc. Denna handlingsplan fastställs vid ett rehabiliteringsmöte där arbetstagaren, läkare från företagshälsovården eller behandlande läkare, närmaste chef och i vissa fall även handläggare från försäkringskassan deltar. Avstämningsmöte är ett möte som Försäkringskassan ansvarar för men som även andra aktörer kan ta initiativ till. I speciella fall kan representant från personalavdelningen delta. Arbetstagaren kan till denna träff även ha stöd från sin personalorganisation om hon eller han så önskar. Utifrån den medicinska diagnosen och de närvarandes kompetensområde bestämmer man vilka rehabiliteringsåtgärder som skall vidtas för att en återgång till ordinarie arbete skall bli möjlig. Arbetsgivaren för anteckningar. Vilka åtgärder som skall vidtas dokumenteras på blanketten och skall dessutom vara tidsbestämda och planerade i enlighet med rehabiliteringskedjans tidsgränser. Vidare skall uppföljningsmöten tydligt anges i dokumentationen. Arbetsgivaren och arbetstagaren samt eventuell representant för personalorganisationen undertecknar blanketten som därigenom överrenskommes. En kopia skall överlämnas/skickas till försäkringskassan. 5
Om man vid mötet kommer fram till att behov finns, kan resurser avropas från företagshälsovården. Detta skall/bör ske i samförstånd med personalavdelningen centralt. Blanketten Ansökan om ersättning för individuell arbetslivsinriktad rehabilitering Skall skickas in snarast doc senast 3 månader efter att rehabiliteringsåtgärden har påbörjats. Steg 3 Genomförande av handlingsplan Insatserna startar och under genomförandet hålls uppföljningsmöten. Vid varje uppföljning görs ställningstagande till vad åtgärden/åtgärderna givit för resultat och om nya insatser ska göras. Behov kan även finnas av fördjupade utredningar. Revideringar kan även ske vid möten utan Försäkringskassans medverkan. En dialog bör föras med dem innan nya insatser påbörjas. Även sådana möten bör noteras i arbetsplanen. Arbetsgivaren avgör i samråd med arbetstagare och försäkringskassa vilka aktörer som skall delta. Under mötet kan eventuella korrigeringar i handlingsplanen göras om så behövs. Handlingsplanen ska beakta de tidsgränser som finns i rehabiliteringskedjan. Arbetstagaren medverkar inte i sin rehabilitering Om arbetstagaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter rehabiliteringen i förtid anses rehabiliteringen vara avslutad. Därmed kan arbetsgivaren anses ha fullgjort sin rehabiliteringsskyldighet. Exempel på att arbetstagaren inte medverkar kan vara att hon/han inte kommer till möten, vägrar gå till företagshälsovården eller avbryter arbetsträning. Notera att arbetsgivaren kan ställa krav på arbetstagarens medverkan från och med det att rehabiliteringsutredningen inleds enligt steg 1. Steg 4 Rehabiliteringsutredningen avslutas 6
Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning skall avslutas på ett formellt sätt. Detta görs lämpligen genom att arbetsgivaren kallar samtliga parter till ett nytt möte. Vid detta möte går arbetsgivaren igenom vilka åtgärder som vidtagits under rehabiliteringsprocessen samt redogör för hur dessa utfallit, vilket utmynnar i ett ställningstagande huruvida arbetstagaren har arbetsförmåga av betydelse eller inte i förhållande till sitt ordinarie arbete. Därefter förklarar arbetsledaren/chefen rehabiliteringen som avslutad. Detta dokumenteras tillsammans med en detaljerad beskrivning av alla åtgärder som vidtagits. Arbetsgivare och arbetstagare undertecknar dokumentet. Steg 5 Återgång i arbete eller inte Har arbetstagaren arbetsförmåga av betydelse skall arbetstagaren återgå till sitt ordinarie arbete. Placering till annat arbetsställe kan komma att ske i undantagsfall. Anställningsavtalet är emellertid oförändrat. Saknar arbetstagaren arbetsförmåga av betydelse och återgång till ordinarie arbete därmed inte är möjlig, kan arbetsgivaren överväga uppsägning av personliga skäl. Steg 6 Uppsägning och omplacering Innan arbetsgivaren säger upp en arbetstagare av personliga skäl måste arbetsgivaren först undersöka om det finns någon omplaceringsmöjlighet inom hela kommunen enligt LAS 7:2. Sådant omplaceringsförsök/utredning och resultat skall dokumenteras. Om ingen omplaceringsutredning gjorts föreligger ingen saklig grund för uppsägning. Omplaceringsutredning skall ske i samband med varsel och underrättelse om uppsägning. Arbetsgivaren skall för att ha fullgjort sin omplaceringsskyldighet undersöka vilka vakanser som finns i hela kommunen under högst en månad. Arbetsgivaren har även skyldighet att se över vilka vakanser som kommer att uppstå under en snar framtid, t ex pensionsavgångar och redan kända uppsägningar. 7
Arbetstagarens kvalifikationer bedöms gentemot de kvalifikationer som krävs för tjänsten vid nytillsättning, inte i förhållande till andra personer som söker tjänsten. Arbetstagaren kan inte begära att arbetsgivaren avgränsar sin utredningsskyldighet till vissa förvaltningar. Ur ett arbetsrättsligt perspektiv är det fullt tillräckligt att erbjuda arbetstagaren ett skäligt erbjudande om omplacering. Erbjudande om omplacering görs på särskild blankett. Om arbetsgivaren inte hittar någon möjlighet till omplacering där arbetstagare har tillräckliga kvalifikationer eller arbetstagaren avböjer skäligt erbjudande om omplacering inleds ett uppsägningsförfarande p g a personliga skäl (LAS 7). 8
Rutiner för kontakt och dialog vid sjukskrivning Period Arbetstagare Arbetsgivare Personal Avd Försäkringskassa Företagshälsovård Dag 1 Dag 2-7 Dag 8 14 Sjukanmälan till arbetsgivaren. Medicinskt underlag (läkarintyg) från första dagen lämnas på anmodan från arbetsgivaren. Fortlöpande kontakter med arbetsgivaren, alternativt sker detta genom utsedd kontaktperson Lämnar medicinskt underlag (läkarintyg). Fortsatta kontakter med arbetsgivaren alternativt kontaktperson. Besöker arbetsplatsen, deltar i arbetsplatsträffar eller möten. Tar emot sjukanmälan. Se Checklista Utredning i samband med sjukanmälan Fortlöpande kontakt med arbetstagaren alternativt genom utsedd kontaktperson. Chefen analyserar samtalet och dokumenterar. Skickar sjukanmälan till personalenheten Får in medicinskt underlag. Kontakter med arbetstagaren för planering och uppföljning. Försäkringsmedicin skt beslutsstöd kan användas som stöd Registrerar sjukanmälan Får in medicinskt underlag.
Period Arbetstagare Arbetsgivare Personal Avd Försäkringskassa Företagshälsovård Dag 15 28 Kontakt med arbetsplatsen och FK. Samtal med chefen om rehabiliteringsbehov. Regelbunden kontakt med arbetstagaren. Genomför samtal om rehabiliteringsbeho v. Ställningstagande till om arbetsförmågebedö mning behöver göras och beställas. Chefen samråder med arbetstagaren om de upplysningar som behöver lämnas till FK. Prognos vad gäller återgång i arbete. Handlingsplan upprättas. Försäkringsmedicin skt beslutsstöd kan användas som stöd. Skickar info till försäkringskassan om sjukskrivning Börjar betala sjukpenning. Tar emot plan/info om rehab Inkopplas vid behov 10
>4 veckor, eller upprepad frånvaro Medverkar i rehabiliteringsutredning Kontakt med FK och vid behov även företagshälsovård. Vidtar de åtgärder på arbetsplatsen som krävs för en effektiv rehabilitering i enlighet med handlingsplanen. Följer upp och utvärderar löpande handlingsplanen. Biträder vid behov Ansvarar för rehab utredningen och upprättar rehab plan tillsammans med arbetstagare, arbetsgivare. Ev medverkan vid avstämningsmöte. Medverkar vid behov Ev arbetsförmågebedömnin g och underlag lämnas till arbetsgivaren. På längre sikt Kontakten med arbetsplatsen fortsätter. Deltar aktivt i sin egen rehabilitering. Följer upp och är ansvarig. Bevakar att avstämningsmöte med FK sker. Fortlöpande dokumentation av resultatet av samtal, samråd mm. Biträder vid behov Samordningsansvar. Bedömer rätten till ersättning i förhållande till arbetsförmåga och till rehabiliteringskedjan. Kallar till avstämningsmöte. Medverkar vid behov. 11
Rehabiliteringspr ocessen avslutas när arbetstagaren återfått sin arbetsförmåga helt eller delvis eller när alla rehabiliteringsmö jligheter är uttömda. Har arbetsförmåga och återgår i ordinarie arbete med eller utan anpassning. alt. Saknar arbetsförmåga av betydenhet, och återgång i arbete är därmed inte möjlig - arbetsgivaren kan överväga uppsägning av personliga skäl. Efter omplaceringsutredning a) erbjuds annat arbete hos arbetsgivaren b) varslas om uppsägning Formellt avslut av rehabiliteringen och arbetstagaren återgår i ordinarie arbete. alt. När arbetstagaren saknar arbetsförmåga av betydenhet övervägs möjligheten till uppsägning av personliga skäl enl LAS. Omplaceringsutred ning sker. Arbetstagaren kan a) erbjudas annat arbete eller b) varslas om uppsägning. Biträder vid behov. Bedömer rätten till sjukpenning i förhållande till arbetsförmåga och koppling till rehabiliteringskedjan. Biträder vid behov. 12